Делопроизводство и документооборот

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Регистрация и контроль исполнения документов

2. Документация по личному составу

3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпрофинплана на 2010 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно

1. Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа ? это присвоение ему регистрационного индекса и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или в памяти ПК. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов:

? централизованная,

? децентрализованная,

? смешанная.

Централизованной системе регистрации осуществляет все регистрационные операции в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Централизованная система регистрации чаще всего применяется в небольших коммерческих предприятиях.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные - в структурных подразделениях.

Смешанная система ? это когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно в другом структурном подразделении.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно ? это входящие документы, исходящие, внутренние, коммерческие контракты, документы, имеющие гриф «Конфиденциально».

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения индексов. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу, начиная с № 1 (или № 01) с 1 января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные индексы, состоящие из порядкового номера, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, подготовившего документ, вида документа, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

Для регистрации применяются регистрационные журналы или регистрационные карточки. При небольших объемах документооборота журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Журналы включают следующие графы:

? индекс (номер) документа;

? дата регистрации документа;

? автор документа (организация) ? для входящих документов;

? адресат (корреспондент) ? для исходящих документов;

? название документа, краткое содержание;

? количество листов;

? резолюция ? для входящих документов;

? исполнитель ? для внутренних и исходящих;

? срок исполнения;

? отметка об исполнении;

? номер дела, в которое подшивается второй экземпляр документа.

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания (журналы, брошюры), извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой «лично», программы конференций, совещаний и т. п.

Регистрация документов с грифом «Конфиденциально» выполняется специальным подразделением. Порядок регистрации определяется инструкцией.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала.

Основная цель контроля ? обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль.

2. Документация по личному составу

Документы по личному составу ? это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно?распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 ? 2003.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

? прием, перевод и увольнение работников;

? предоставление отпусков;

? командирование.

При приеме на работу фиксируются основные анкетно-биографические данные работника, условия его приема и оплаты труда. Вся эта информация может в дальнейшем меняться, поэтому к документации, оформляющей процессы движения кадров, можно отнести документы об изменении анкетно -биографических данных, условий и оплаты труда.

Прием на работу не допускается без предъявления трудовой книжки и паспорта. Для военнообязанных предусмотрено предъявление военного билета.

Основанием приема на работу является заключенный письменно трудовой договор (контракт). Поступающие на работу пишут личное заявление с просьбой о приеме. При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и составляется автобиография.

Приказ - правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Трудовой контракт (договор) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.

Срочные договоры заключаются в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы. Срочные договоры заключаются тогда, когда работа не имеет постоянного характера. Разновидностью срочных договоров являются договоры о временной и сезонной работе.

Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.

Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.

Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступаю на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.

Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.

Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.

Резюме ? документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве.

Характеристика ? документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем.

Личный листок по учету кадров ? перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.

Анкета ? аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы. Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка. Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.

Личная карточка ? основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.

3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпрофинплана на 2010 год. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

ПРОТОКОЛ

Производственного совещания

"__"________ 20__ г.

Nо._____ __________

__________________

Председатель-________________________________________________

Секретарь - __________________________________________________

Присутствовали:_______________________________________________

(долности, фамилии, инициалы)

_____________________________________________________________

(долности, фамилии, инициалы)

Рассмотренные вопросы:

1.______________________________________________________________________________________________________________________________

2.______________________________________________________________________________________________________________________________

Принятые решения:

1.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2.____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Председатель_________________ / /

(подпись)

Секретарь____________________ / /

(подпись)

В дело Nо._____

"__"______20__г.

_____________________

(подпись исполнителя)

Список используемой литературы

документ протокол совещание

1. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. Книжный мир, 2008

2. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии. Вершина, 2009.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. МЦФЭР, 2008

4. Межуева Т.Н. Справочник по делопроизводству. "РОСБУХ", 2011

5. Раздрожный А.А. Документирование управленческой деятельности. ИНФРА-М, 2016

Размещено на Allbest.ru