Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 377.121.427

Об одном из системных подходов к повышению качества образовательного процесса в системах косвенного документооборота

В.Н. Лаптев,

Ю.Н. Сопильняк,

Р.А. Дьяченко,

И.В. Бельченко,

В.Е. Бельченко

Аннотации

Лаптев Владимир Николаевич, к.т.н., доцент, ФГБОУ «Кубанский государственный аграрный университет», 350044, Россия, г. Краснодар, ул. Калинина 13, E-mail: mail@kubsau.ru

Сопильняк Юрий Николаевич, к. пед. н., ФКБОУ «Краснодарский университет МВД РФ», Краснодар, Россия, 350005, Россия, г. Краснодар, ул. Ярославская 128

Дьяченко Роман Александрович, д.т.н., Бельченко Илья Владимирович, ФГБОУ «Кубанский государственный технологический университет»,350072, Россия, г Краснодар, ул.Московская 2

Бельченко Владимир Евгеньевич, к. т.н., ФГБОУ ВО «Армавирский государственный педагогический университет», 352901, Россия, г. Армавир, ул. Р. Люксембурге 159, E-mail: agpu@inbox.ru

Рассматриваются вопросы организации документооборота в образовательной организации. Выявлена необходимость обеспечения документооборота повседневных документов, обмен которыми не имеет характера строгой отчетности, но они также крайне важны для осуществления работы в образовательной организации. Обмен такими документами отличается от традиционного документооборота в первую очередь скоростью создания документов и их обмена. Были выявлены иные требования и ограничения к организации документооборота повседневных документов. В рамках исследования предложено разделить документооборот на прямой и косвенный. Сформулированы основные отличия прямого и косвенного документооборота. Анализируются достоинства и недостатки традиционных подходов, основанных на файловых серверах и облачных хранилищах данных. Рассматриваются вопросы реализации учета выполнения поручений. Предложена структура поручения в рамках подхода. Предлагается подход к увеличению качества организации учебного процесса, основанный на реализации косвенного документооборота за счет использования централизованной WEB системы для обмена файлами, документами, учета выполнения поручений, организации косвенного документооборота. Предложенный подход снимает ответственность за хранение файлов с отдела технической поддержки образовательной организации, позволяет работать с системой с мобильных и настольных устройств

Ключевые слова: ДОКУМЕНТООБОРОТ, ЗАДАЧА, ОБМЕН ДАННЫМИ, ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ, ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ ХРАНЕНИЕ

UDC 377.121.427

Pedagogical sciences

TO THE QUESTION OF THE SYSTEMATIC APPROACH TO QUALITY OF EDUCATIONAL PROCESS IN THE SYSTEM OF INDIRECT DOCUMENT FLOW

Laptev Vladimir Nikolaevich

Cand.Tech.Sci., associate professor

Kuban State Agricultural university, 350044, Russia, Krasnodar, Kalinin st., 13, E-mail: mail@kubsau.ru

Sopilnyak Yuri Nikolaevich

Cand.Ped.Sci.

Krasnodar University of Ministry of internal Affairs of the Russian Federation, 350005 Russia, Krasnodar, Yaroslavskaya, 128. E-mail: post@krdu-mvd.ru

Dyachenko Roman Aleksandrovich

Dr.Sci.Tech.

Belchenko Ilya Vladimirovich

Kuban State Technological University, 350072 Russia, Krasnodar, Moskovskaya, 2

Belchenko Vladimir Evgenjevich

Cand.Tech.Sci.

Armavir State Pedagogical university, 352901,

Russia, Armavir, R. Luxemburg, 159, E-mail:

agpu@inbox.ru

The article considers questions of workflow in the educational organization. It revealed the need to process everyday documents, which exchange does not have the character of strict accountability, but they are also crucial to the implementation of the work in the educational organization. The exchange of such documents is different from the traditional workflow, primarily, it is the speed of document creation and sharing them. We identified other requirements and limitations to the daily workflow of documents. The study proposed to divide document on direct and indirect. The article formulates basic differences between direct and indirect document. It also analyzes the advantages and disadvantages of traditional approaches based on file servers and cloud data storage. We list problems of implementation of the account running errands. We have offered the structure of the order in the approach. The study shows an approach to increase the quality of the educational process based on the implementation of the indirect workflow through the use of centralized WEB system for the exchange of files, documents, accounting running errands, organizing indirect document. The proposed approach takes responsibility for storage of files from the technical support department of educational organizations can work with the system with mobile and desktop devices

Keywords: DOCUMENT, TASK, DATA EXCHANGE, REPORTS ON THE IMPLEMENTATION, CENTRALIZED STORAGE

Введение

Образовательный процесс в учебных организациях включает в себя набор организационных вопросов, таких как обмен файлами, документами между преподавателями и подразделениями, учет выполнения поручений. Под такими файлами и документами понимают проекты служебных записок, ведомости, документы, которые не вписываются в рамки традиционного документооборота образовательной организации. Под поручениями понимают задания, включающие в себя его формулировку и прикрепленные файлы.

В современных условиях для повышения эффективности управления в образовательной организации необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов [1]. документооборот учебный образовательный повседневный

Также выделяют повседневные документы, обмен которыми не имеет характера строгой отчетности, но они также крайне важны для осуществления работы в образовательной организации. Обмен такими документами отличается от традиционного документооборота в первую очередь скоростью создания документов и их обмена. Для таких систем выделяют иные требования и ограничения.

В рамках исследования предложено разделить документооборот на прямой и косвенный.

Прямой документооборот базируется на обмене служебными документами, отражении действий, таких как отправка, получение, назначение документа и т.д. в специальных журналах под соответствующими номерами.

Косвенный документооборот обеспечивает обмен «рабочими» и повседневными документами, файлами, задачами.

Схема организации информационных потоков в рамках косвенного документооборота представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема организации информационных потоков в рамках косвенного документооборота.

Систем документационного оборота создано много, но вопрос косвенного документооборота в учебных организациях решается каждой организацией в частном порядке и не в полном объеме. Поэтому возникает объективная необходимость разработки нового подхода, отличного от классического документооборота и охватывающий больший, по сравнению с существующими аналогами, объем решаемых задач.

Целью исследования является разработка нового системного подхода к системам косвенного документооборота за счет централизации механизмов обмена информацией.

Объектом исследования является процесс косвенного документооборота в образовательных организациях.

Предметом исследования является один из подходов к организации косвенного документооборота.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- Анализ существующих методов и подходов к организации косвенного документооборота;

- Выявление проблем, связанных с традиционным подходом к организации косвенного документооборота;

- Разработка системного подхода, отличного от классического документооборота и охватывающего больший, по сравнению с существующими аналогами, объем решаемых задач.

В образовательных организациях существуют несколько традиционных подходов к организации косвенного документооборота.

Чаще всего это различные FTP серверы, где каждому сотруднику выделена папка для обмена файлами. Схема организации косвенного документооборота на основе FTP представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Схема организации косвенного документооборота на основе FTP сервера.

Подход имеет ряд недостатков:

- Проблема с отсутствием разграничения доступа к документам и файлам в общедоступных папках;

- Отсутствие возможности прикреплять к документам информационные сообщения о задаче, описании файла и комментарии.

Другой подход, которым пользуются в небольших образовательных организациях это использование облачных сервисов для хранения данных. Подход гарантирует сохранность информации, но не обеспечивает разграничение доступа к документам и файлам [2]. Схема организации косвенного документооборота на основе облачного сервиса представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 - Схема организации косвенного документооборота на основе облачного сервиса.

Таким образом, типовые подходы к организации косвенного документооборота содержат ряд проблем, требующих решения.

Предлагаемое решение

В качестве одного из решений проблем связанных с обменом файлами, документами между сотрудниками и подразделениями образовательной организации, учетом выполнения поручений (косвенным документооборотом) предлагается подход, в основу которого положено единое WEB приложение [3]. Этот подход сочетает в себе положительные свойства подходов основанных на FTP сервере, облачном хранилище данных.

В рамках подхода предполагается разработать кроссплатформенное WEB приложение, адаптированное для использования на мобильных устройствах [4]. Все данные системы хранятся в облаке, так как сервис распространяется по технологии SaaS (software as a service) [5]. Это снимает с отдела технической поддержки учебной организации ответственность за работоспособность и хранение информации, также это снимает какое-либо ограничение, накладываемое на производительность пользовательских компьютеров. Для работы с системой необходим только WEB браузер.

В рамках рассматриваемого подхода выделяются два множества пользователей: сотрудники и подразделения (отделы) образовательной организации.

Схема одного из подходов к организации косвенного документооборота представлена на рисунке 4.

Рисунок 4 - Схема одного из подходов к организации косвенного документооборота

Централизованное хранение информации, управление доступом к файлам - возможности предложенного подхода, решающие часть проблем, связанных с типовыми подходами и как следствие повышают качество организации образовательного процесса.

Управленческая деятельность и косвенный документооборот неразрывно связаны с подачей поручений (заданий, приказов и т.д.). Каждое поручение формально состоит из содержательной части и приложения. В рассматриваемом подходе для обозначения поручения введено понятие «Задача» [6].

Каждая задача представляет собой текстовое сообщение с комментарием к заданию, а также прикрепленными файлами. В процессе выполнения поручений у сотрудников и подразделений (отделов) возникает потребность оперативного уточнения информации у автора задачи или подачи отметки о выполнении задания. В рамках подхода предлагается уточнения и отчеты о выполнении рассматривать в формате комментариев. Они располагаются под задачей, содержат информацию об авторе, сообщении и прикрепленных файлах. Структура задачи в рамках предложенного подхода представлена на рисунке 5.

Рисунок 5 - Структура задачи в рамках предложенного подхода

Для хранения отчетности о заданиях предлагается ввести дополнительную подсистему статусов задания:

- «Архив»;

- «Открыта»;

- «Закрыта».

Заключение и вывод

В результате исследования была сформулирована методика повышения качества образовательного процесса за счет применения одного из подходов к организации косвенного документооборота.

Предложенный подход решает проблемы, которые не решают традиционные системы и подходы к организации косвенного документооборота:

- Разграничение доступа сотрудников к документам и файлам;

- Организация учета выполнения поручений в образовательной организации.

В рамках подхода предложено использовать централизованную WEB систему для обмена файлами, документами, учетом выполнения поручений, а именного организацию косвенного документооборота. Предложенный подход снимает ответственность за хранение файлов с отдела технической поддержки образовательной организации, позволяет работать с системой с мобильных и настольных устройств.

Защита информации, объединение управленческих информационных потоков в одном узле положительно влияет на повышение качества организации образовательного процесса.

Литература

1. Бельченко В.Е. Технология организации Web-сайта учебного заведения // Высшее образование в России. 2014. № 4. С. 97-101.

2. Кучер В.А., Магомадов А.С., Чигликова Н.Д., Дьяченко Р.А. Обеспечение информационной безопасности вычислительной сети с использованием интеллектуальных систем // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного агарного университета. 2015. № 110. С. 1811-1816.

3. Коновалов Д.П., Дьяченко Р.А., Богданов В.В. Современные средства разработки WEB-приложений. Сравнительный анализ // Сборник III Международной научно-практической конференции молодых ученых, посвященная 52-й годовщине полета Ю.А. Гагарина в космос. 2013. С. 303-306.

4. Атрощенко В.А., Руденко М.В., Дьяченко Р.А., Багдасарян Р.Х. К вопросу организация хранения данных в мобильном приложении // Научные труды Кубанского государственного технологического университета. 2014. № 1. С. 189-197.

5. SaaS. Все об облачных технологиях. URL: http://saas.ru/

6. Шароватов А.С., Лоба И.С., Решетняк М.Г. Разработка алгоритма поиска оптимальной модели // Политематический сетевой электронный научный журнал Кубанского государственного агарного университета. 2012. № 77. С. 413-422.

References:

1. Bel'chenko V.E. Tehnologija organizacii Web-sajta uchebnogo zavedenija // Vysshee obrazovanie v Rossii. 2014. № 4. S. 97-101.

2. Kucher V.A., Magomadov A.S., Chiglikova N.D., D'jachenko R.A. Obespechenie informacionnoj bezopasnosti vychislitel'noj seti s ispol'zovaniem intellektual'nyh sistem // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agarnogo universiteta. 2015. № 110. S. 1811-1816.

3. Konovalov D.P., D'jachenko R.A., Bogdanov V.V. Sovremennye sredstva razrabotki WEB-prilozhenij. Sravnitel'nyj analiz // Sbornik III Mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj konferencii molodyh uchenyh, posvjashhennaja 52-j godovshhine poleta Ju.A. Gagarina v kosmos. 2013. S. 303-306.

4. Atroshhenko V.A., Rudenko M.V., D'jachenko R.A., Bagdasarjan R.H. K voprosu organizacija hranenija dannyh v mobil'nom prilozhenii // Nauchnye trudy Kubanskogo gosudarstvennogo tehnologicheskogo universiteta. 2014. № 1. S. 189-197.

5. SaaS. Vse ob oblachnyh tehnologijah. URL: http://saas.ru/

6. Sharovatov A.S., Loba I.S., Reshetnjak M.G. Razrabotka algoritma poiska optimal'noj modeli // Politematicheskij setevoj jelektronnyj nauchnyj zhurnal Kubanskogo gosudarstvennogo agarnogo universiteta. 2012. № 77. S. 413-422.

Размещено на Allbest.ru