Менеджмент архивного отдела государственной администрации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Менеджмент архивного отдела государственной администрации



Содержание

Введение

Глава 1. Функции и компетенция государственной администрации

1.1 История учреждения

1.2 Государственная администрация

1.3 Полномочия Гос. Администрации

Глава 2. Государственная администрация, как исполнительный орган власти на территории г. Тирасполь

2.1 Факторы, влияющие на структуру управления

2.2. Формирование структуры управления

2.3 Организационная структура Государственной администрации

Глава 3. Основные нормативно- правовые сведения об архивном отделе

3.1 Реализация стратегии гос. администрации в области учета и обеспечения сохранности документов на территории города Тирасполь

3.2 Система мер обеспечения сохранности документов

3.3 Учет документов в архиве

3.4 Описи дел, документов

3.5 Каталоги и ведомственные картотеки

3.6 Обзоры

Заключение

Библиография



Введение

Основной целью практики является изучение сферы деятельности государственной администрации г. Тирасполь на подведомственной ей территории, её организационно правовой статус как органа исполнительной власти. Изучение специфических особенностей управления в соответствии с муниципальной формой собственности, а так же процесса и методов управления муниципальной собственностью. Изучить работу основных и вспомогательных отделов и управлений государственной администрации.

Изучение роли и места стратегического менеджмента в организации процесса планирования стратегии, выбора стратегических альтернатив, управление реализацией стратегии. Изучение информационной системы коммуникации с физическими и юридическими лицами, выдача различных справок, информации, обеспечение аппарата и подведомственных учреждений, организаций и предприятий государственной администрации необходимыми нормативно-методическим и документационным обеспечением.

Участие студента в практической работе на функциональном рабочем месте в архивном отделе государственной администрации во всех направлениях деятельности отдела, закрепление и расширение навыков работы на компьютере, организация работы по документационному обеспечению, разработка и составление документов, а также анализ полученных знаний важны для применения их в дальнейшей учебе студента.

Сегодня очевидно для всех - архивоведение область знаний, напрямую связанных с государственной, политической, материальной и духовной степенью развития общества, замедленное его становление, главенствование тех или иных ошибочных теорий и методик может привести к непоправимым ошибкам в документировании многообразной жизни общества, к искусственному созданию "белых пятен" истории.



Глава 1. Функции и компетенция государственной администрации

1.1 История учреждения

Исполнительный комитет Тираспольского городского Совета депутатов трудящихся 1944-1977 годы.

Исполнительный комитет Тираспольского городского Совета народных депутатов 1977-1995 годы.

В январе 1995 года на основании указа президента ПМР от 24.01.95 №26 в соответствии с Конституцией ПМР, законом "Об органах местной власти и местного самоуправления и государственной администрации в ПМР" исполнительный комитет Тираспольского городского Совета народных депутатов был реорганизован в государственную администрацию г.Тирасполь и городской Совета народных депутатов. В связи с реорганизацией исполкома произошло разделение функций:

законодательная - у городского Совета народных депутатов;

исполнительная - у государственной администрации г. Тирасполь.

1.2 Государственная администрация

Государственная администрация обладает в пределах своей компетенции всей полнотой исполнительной и распорядительной власти на подведомственной территории и пользуется правами юридического лица.

Структурный и количественный состав государственной администрации определяется Правительством Приднестровской Молдавской Республики.

Глава администрации самостоятельно формирует персональный состав администрации и заключает с должностными лицами договоры о работе на контрактной основе.

Депутаты Советов не могут быть работниками государственной администрации.

Государственная администрация в своей деятельности руководствуется Конституцией и законами Приднестровской Молдавской Республики, решениями Советов народных депутатов. Правительства Приднестровской Молдавской Республики, и организует их исполнение.

Государственная администрация не реже чем два раза в год отчитывается о своей деятельности перед Советом и информирует о ней население.

Государственная администрация выполняет свои полномочия до назначения (избрания) нового главы администрации и назначения им нового состава администрации.

1.3 Полномочия Гос. Администрации

Гос. Администрация:

1) организует выполнение решений Совета, вышестоящих органов государственной власти и управления;

2) образует по вопросам своей деятельности комиссии, определяет полномочия этих комиссий, руководит их работой;

3) оказывает содействие избирательным комиссиям в осуществлении ими своих полномочий по подготовке и проведению выборов народных депутатов Приднестровской Молдавской Республики, Президента и глав гос. Администрации поселка и села;

4) обеспечивает решение всех вопросов управления, относящихся к ее ведению.

Гос. Администрация независима в выборе законных форм и методов организации выполнения решений Совета, а также вышестоящих органов гос. власти и управления.



Глава 2. Государственная администрация, как исполнительный орган власти на территории г. Тирасполь

2.1 Факторы, влияющие на структуру управления

Для реализации своих функций и управления каждой организации, предприятию и учреждению необходимо создать свою структуру.

Структура как категория выражает внутреннее строение процесса, явления, системы. Применительно к управлению структура отражает внутреннее строение субъекта управления или внутреннее строение управляющей системы.

Структура управления это форма разделения труда по принятию и реализации управленческого решения.

Процесс формирования структуры - это организационное закрепление тех или иных функций управления за подразделениями аппарата управления. Организационная структура управления охватывает процесс управления в целом, все основные компоненты управления: цели, методы, функции, этапы, стадии, уровни, технологию принятия и реализации решения. Организационная структура должна быть такой чтобы она наилучшим образом, обеспечивала выполнение возложенных на нее задач.

Факторы, влияющие на структуру управления: непосредственно влияющие и косвенно влияющие на структуру. К непосредственно влияющим относятся цели, принципы, функции и методы управления. К косвенно влияющим относятся кадры, техника, технология управления, организация труда.

Цели управления, прежде всего, влияют на структуру управления. Цель является основной для выделения в структуре управления самостоятельных подразделений, органов, отвечающих за достижение конкретной цели. Принципы управления также влияют на структуру управления.

На структуру управления влияют и кадры управления.

Квалифицированные специалисты позволяют создать более

специализированные функциональные службы. Непосредственное влияние на структуру управления оказывают функции управления, их состав, содержание и объем. Развитие функций управления объясняет и обуславливает развитие структуры управления.

В наборе функций управления выражаются производственно-технические, организационные, экономические и имущественные связи, уровень централизации и децентрализации прав и ответственности, характер, размеры и территориальное размещение производства, уровень специализации, концентрации и автоматизации производства.

Важный фактор формирования структуры - масштаб управляемости. Так, в оперативном управлении государственной администрации находится 60 муниципальных предприятий, организаций и учреждений расположенные на территории города, которые представляют различные направления и отрасли. Это - предприятия торговли и общественного питания; жилищно-коммунального хозяйства; предприятия бытового обслуживания; транспорт и дорожное хозяйство; строительные организации и др.

При определении структуры управления важное значение имеет оптимальное сочетание содержания и количества внутренних и внешних связей объекта управления. Целесообразно, что внутренние связи объекта преобладали над внешними, иначе последние отрицательно повлияют на стабильность объектов. В то же время преобладание внутренних связей имеет свой предел, за которым наступает изоляция объекта от внешней среды, в результате чего может произойти отмирание объекта.

Формирование реальной структуры управления связано и с объемом работ по каждой функции управления. На объем работ по управлению влияют: масштаб производства, объем производимой продукции, характер производства, количество и тип предприятий, их специализация и размеры, характер производственных и других общественных отношений, складывающихся в производстве.

Таким образом, при формировании структуры управления приходится одновременно учитывать много факторов: и систему функций, и объемы работы, и масштаб управляемости. Приходится учитывать воздействие и личности работника и применяемых средств техники управления. Формирование реальной структуры - это и искусство управления, влияют и проницательность руководителя, и его интуиция, и прогнозы о характере развития производства и управления.

2.2. Формирование структуры управления

В связи с тем, что учесть все обстоятельства формирования структуры невозможно разрабатывают типовые структуры, на основании которых решаются конкретные вопросы. Опыт развития организационных форм управления позволяет сделать вывод о том, что при построении структуры того или иного аппарата управления в равной мере следует руководствоваться как принципами построения типовых структур, так и специфическими условиями деятельности.

Основные принципы построения структур управления:

- способность отражать содержание деятельности органа, основные

элементы управления: цели, принципы, методы, функции, этапы и стадии

принятия и реализации решения;

- гибкость, способность реагировать на изменение социально-

экономических и организационно-технических условий и своевременного

реагирования;

-минимум времени прохождения решения, приказов, распоряжений от высшего руководителя до непосредственного исполнителя и обратно;

-минимум ступеней иерархической лестницы. Полномочия на решение вопросов следует предоставить тому органу, который обладает информацией, необходимой для правильного и полного решения. Каждое звено управления должно быть наделено реальными правами;

каждый орган управления или подразделения органа ответственен за реализацию определенных функций;

- относительная равномерность нагрузок на каждое подразделение

аппарата управления; простота принципов и правил, регулирующих

взаимосвязи.

- сопряженность отдельных ячеек структуры и т.д.

Выделяют следующие методы разработки структур:

- экспертный метод - выработка наиболее рациональных новых

решений по структуре управления, исходя и сложившихся представлений о

наиболее передовых тенденциях в этой области;

- метод аналогий - использование прототипов для разрабатываемой

организации и заимствование некоторых решений, которые оправдали себя

на практике;

- метод структуризации целей - формулировка системы целей

организации и ее последующее совмещение с разрабатываемой структурой;

- метод организационного моделирования - разработка формализованных графических описаний распределений полномочий и ответственности в организации для того, чтобы оценить степень рационализации организационных решений.

В реальных системах управления структура управляющих систем очень разнообразна . Но, в этом разнообразии имеются общие устойчивые явления, закономерности.

В соответствии с типами связей между элементами, составляющими структуру, можно выделить два основных типа структур управления: линейную и функциональную. На базе этих типов возникают различные комбинированные структуры.

2.3 Организационная структура Государственной администрации

г. Тирасполь.

Так на примере Государственной администрации г. Тирасполь хочу привести ее структуру, которая относится к линейной. В линейной организации каждый подчиненный имеет только одного начальника и в одном звене рассматривается весь комплекс вопросов, возникающих в подчиненном объекте.

Линейная организация характеризуется несколькими уровнями руководства. Уровень руководства - это группа равноправных ячеек, подчиненных одной вышестоящей ячейке. Положение на том или ином уровне руководства определяет ранг ячейки системы управления.

Таблица 1 "Линейная структура"

ячейка А

В наиболее элементарном случае число уровней руководства зависит от общего числа работников управления и показателей масштаба управляемости. Если этот масштаб одинаков для всех уровней и составляет десять человек, то каждый десять человек образует ячейку В. Каждые десять ячеек В образуют ячейки Б, каждые десять ячеек Б нуждаются в ячейке А.

Линейные организации эффективны, так как в них четкие, ясные и простые взаимодействия. Поэтому именно линейная организация была присуща в течение нескольких тысячелетий различным системам социального управления: производственным, военным, религиозным, политическим и т. д.

Но линейным организациям присущи и серьезные недостатки: отсутствие специалистов и хорошей информации. Так, чтобы скоординировать ячейки В1 и В4 необходимо, чтобы приказ был отдан ячейкой А и обязательно прошел ячейки Б1 и Б2 , т. е. он должен проходить все этажи системы. Информация тоже циркулирует медленно и к тому же часто искажается, переходя от уровня к уровню. Но самые серьезные проблемы линейной организации состоит в том ,что начальник должен быть компетентен во всех вопросах работы подчиненных звеньев. Учитывая все эти обстоятельства, можно сделать вывод, что линейная структура приемлема для простой по содержанию управленческой деятельности и , что очень важно, при относительно одинаковых обязанностях у рядовых членов организации .Эта система эффективна, когда объем приказов и информации относительно невелик.

Сложной проблемой организации является распределение вопросов по уровням руководства. Умелое распределение проблем по уровням иерархии повышает эффективность руководства. Но произвести такое распределение сложно, так как критерии его лежат за пределами самой структуры.

Глава государственной администрации.

Глава государственной администрации является высшим должностным лицом города (района, поселка, села) и руководит соответствующими органами исполнительно-распорядительной власти.

Глава государственной администрации входит в единую систему исполнительной власти в Приднестровской Молдавской Республики, образуемую Президентом и Правительством Приднестровской Молдавской Республики.

Глава государственной администрации города и района назначается Президентом Приднестровской Молдавской Республики.

Глава государственной администрации поселка (села) избирается всенародно на принципах всеобщего равного и прямого избирательного права при тайном голосовании по соответствующей территории, как правило, на альтернативной основе.

Глава государственной администрации поселка (села) считается избранным, если за него проголосовало более половины избирателей, принявших участие в голосовании.

В своей деятельности глава государственной администрации руководствуется Конституцией и законами Приднестровской Молдавской

Республики, указами и распоряжениями Президента Приднестровской Молдавской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики, постановлениями Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики и местных Советов, принятых в пределах их полномочий.

Глава государственной администрации в целях социального и экономического развития соответствующей территории в интересах ее населения взаимодействует с органами представительной власти города, района, поселка, села в соответствии с принципом разделения властей и осуществляет свои функции в пределах своей компетенции.

Глава государственной администрации обладает правом законодательной инициативы в представительном органе города, района, поселка, села.

Глава государственной администрации города и района вправе вносить проекты постановлений Правительства Приднестровской Молдавской Республики, которые подлежат обязательному рассмотрению Правительством Приднестровской Молдавской Республики.

Глава государственной администрации организует работу государственной администрации города, района, поселка, села, координирует деятельность заместителя (заместителей) главы государственной администрации, управляющего делами (секретаря), начальников отделов, управлений и служб, организует выполнение решений Совета и вышестоящих органов государственной власти и управления.

Глава государственной администрации представляет государственную администрацию в отношениях с государственными и общественными

органами, органами территориального, общественного самоуправления, предприятиями (объединениями), организациями, учреждениями и гражданами.

Глава государственной администрации поселка, села подотчетен соответствующему Совету и главе государственной администрации города, района.

Глава государственной администрации города, района подотчетен Президенту Приднестровской Молдавской Республики и соответствующему Совету народных депутатов.

Глава государственной администрации поселка, села может быть отстранен от занимаемой должности главой государственной администрации района, города самостоятельно или по предложению сельского, поселкового Совета за нарушение Конституции и законов Приднестровской Молдавской Республики, постановлений Верховного Совета и Правительства Приднестровской Молдавской Республики, указов Президента Приднестровской Молдавской Республики, распоряжений главы государственной администрации района, города, с последующим освобождением от занимаемой должности на сессии районного, городского Совета народных депутатов.

Глава государственной администрации района, города назначает временно исполняющего обязанности главы государственной администрации поселка, села, вместо отстраненного, и обращается в районный, городской Совет народных депутатов с предложением о назначении выборов нового главы государственной администрации поселка, села.

Глава государственной администрации города, района отстраняется от занимаемой должности Президентом Приднестровской Молдавской Республики, если он нарушает Конституцию и законы Приднестровской Молдавской Республики, Постановления Верховного Совета и Правительства Приднестровской Молдавской Республики, указы и распоряжения Президента Приднестровской Молдавской Республики, и не

приводит свое решение в соответствие с ними.

Районный, городской Совет народных депутатов вправе принять решение на сессии городского, районного Совета о неудовлетворительной работе государственной администрации соответствующего города, района. В этом случае Президент Приднестровской Молдавской Республики рассматривает вопрос о целесообразности пребывания в должности соответствующего главы государственной администрации.

Глава государственной администрации имеет право расторгнуть договоры о работе на контрактной основе с должностными лицами государственной администрации в установленном законодательством порядке.

Глава государственной администрации является распорядителем счетов государственной администрации в учреждениях банков.

Глава государственной администрации отменяет акты отделов и

управлений, других подчиненных ему органов, а также предприятий

(объединений), организаций и учреждений, относящихся к местной

собственности соответствующей административно-территориальной

единицы; приостанавливает акты предприятий (объединений), организаций и учреждений вышестоящего подчинения, находящихся на территории соответствующей административно-территориальной единицы, если они противоречат действующему законодательству, решениям Совета и государственной администрации, до решения вопроса в установленном порядке.

Глава государственной администрации распределяет обязанности между своими заместителями, управляющим делами (секретарем) и контролирует их работу.

Первый заместитель главы государственной администрации.

Первый заместитель главы государственной администрации города и района исполняет, по поручению главы государственной администрации, функции, полномочия и обязанности, возложенные на него главой государственной администрации; замещает главу государственной

администрации случае его отсутствия или невозможности исполнения им своих обязанностей.

Заместитель (заместители) главы государственной администрации.

Заместитель (заместители) главы государственной администрации в соответствии с распределением обязанностей занимается вопросами развития отраслей местного хозяйства, координирует деятельность отделов и управлений соответствующей государственной администрации, работу комиссий, образованных при администрации, предприятий (объединений), организаций и учреждений, относящихся к местной собственности; организует выполнение решений Совета и главы государственной администрации, исполняет другие обязанности, возложенные на него главой государственной администрации.

В государственных администрациях поселка, села, заместитель главы государственной администрации замещает главу государственной администрации в случае его отсутствия или невозможности исполнения им своих обязанностей.

Управляющий делами государственной администрации.

Управляющий делами (секретарь) государственной администрации организует работу аппарата государственной администрации; обеспечивает подготовку материалов на рассмотрение главе государственной администрации; организует доведение решений и распоряжений главы государственной администрации до исполнителей; исполняет другие обязанности, возложенные на него главой государственной администрации.

В случае отсутствия управляющего делами (секретаря) государственной администрации его обязанности по решению главы государственной администрации, исполняет заместитель главы государственной администрации.

Отделы и управления государственной администрации.

Отделы и управления государственной администрации образуются распоряжением главы государственной администрации для осуществления руководства отраслями местного хозяйства и социально-культурным развитием на территории соответствующего Совета.

Отделы и управления государственной администрации подчиняются и отчитываются о своей работе главе государственной администрации, информируют о своей деятельности население и трудовые коллективы.



Глава 3. Основные нормативно- правовые сведения об архивном отделе

3.1 Реализация стратегии гос. администрации в области учета и обеспечения сохранности документов на территории города Тирасполь

В качестве примера реализации стратегии гос. администрации в области учета и обеспечения сохранности документов на подведомственной территории города хочу привести деятельность архивного отдела, в котором я проходила практику.

В соответствии с положение об отделе утвержденные решением Главы гос. администрации от 30.07.2004 № 2327.

Архивный отдел является органом Управления и контроля за постановкой архивного дела на территории города Тирасполь, которое он осуществляет совместно с Центральным государственным архивом ПМР, обеспечивающий выполнение действующего законодательства в области архивного дела и управления документацией в учреждениях, предприятиях и организациях муниципальной собственности, координируя и контролируя их деятельность.

Архив входит в структуру государственной администрации г. Тирасполь, на правах отдела. Организационное руководство и административно-хозяйственное обеспечение осуществляет государственная администрация, нормативно-методическое руководство ГУ "Госархивы ПМР".

- В своей деятельности руководствуется законодательными и правовыми актами ПМР, Государственной архивной службы ПМР и государственной администрации г. Тирасполь, в области архивного дела и управления документацией, а также настоящим Положением.

-Выполняет функции межведомственного архива по личному составу, комплектуясь документами по личному составу юридических лиц всех форм собственности, расположенных на территории г. Тирасполь, ликвидируемых и не имеющих правопреемников.

Архив финансируется за счет средств местного бюджета. Штатная численность архива устанавливается Главой гос. администрации по согласованию с ГУ "Гос. архивы ПМР", исходя из установленных нормативов нагрузки.

Архив имеет свой фирменный бланк и печать.

Осуществляет платные услуги по утвержденным тарифам. Денежные средства, полученные за платные услуги, поступают на счет гос. администрации.

Документы архива являются муниципальной собственностью.

Основные задачи:

- Обеспечение выполнения действующего законодательства ПМР в области архивного дела и управления документацией юридическими лицами, расположенными на территории города.

- Обеспечение сохранности документов, хранящихся в состав

межведомственного архива по личному составу.

- Государственный учет документов, хранящихся в архиве по личному

составу.

- Совершенствование научно-справочного аппарата к документам,

хранящимся в межведомственном архиве по личному составу.

-Комплектование архива документами по личному составу ликвидированных юридических лиц всех форм собственности, расположенных на территории города.

-Совместно с Центральным государственным архивом ПМР осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за деятельностью ведомственных архивов и управления документацией учреждениями, предприятиями и организациями муниципальной собственности в сохранении, комплектовании и использовании документов.

Информационное обеспечение органов государственного управления, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

Организация использования документов.

Функции:

Архив в соответствии с возложенными на него основными задачами:

- Осуществляет хранение и принимает меры по созданию оптимальных

условий документов и обеспечению их физической сохранности.

- Под руководством Центрального государственного архива ПМР

разрабатывает список учреждений, организаций и предприятий г. Тирасполь

не являющих источниками комплектования Архивного фонда ПМР,

документы по личному составу которых (упраздненных, ликвидированных)

подлежат сдаче в архив, ведет постоянную работу по дополнению и

уточнению списка, осуществляет прием документов на хранение.

- Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам

архива, с целью оперативного использования содержащейся в них

информации.

Разрабатывает и ведет отчетность о проделанной работе, об изменении в составе и объеме фондов, картотеки фондов, согласно установленным формам учета, которая представляется в государственную администрацию и ГУ "Гос. архивы ПМР".

Использует документы, хранящиеся в архиве в социально-экономических и культурно-просветительных целях; в установленном порядке представляет документы архива юридическим лицам и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы населения, выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицом справки, копии, выписки из документов.

Совместно с Центральным государственным Архивом ПМР осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за

работой ведомственных архивов и организацией.

- Ведет в установленном порядке государственный учет документов

архивного фонда ПМР.

Вносит на рассмотрение государственной администрации г. Тирасполь и межведомственного органа управления и контроля в области архивного дела и управления документации, предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов, организацией документов в делопроизводстве муниципальных учреждений, предприятий и организаций, участвует в подготовке и рассмотрении проектов нормативно правовых актов в области архивного дела и управления документацией.

Информирует государственную администрацию г.Тирасполь и межведомственный орган управления и контроля в области архивного дела и документации о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения Архивного фонда, других нарушениях архивного законодательства.

Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации делопроизводства муниципальных предприятий, распространяет их положительный опыт, проводит совещание, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методике работы ведомственных архивов и управления документацией, а также деятельность экспертных комиссий.

Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции архива.

- Организует работу архива в соответствии с современными

нормативно методическими документами по архивному делу и управления

документацией, внедряет в практику автоматизированные технологии

обработки и поиска документной информации.

Состав документов архива:

Документы по личному составу в упорядоченном виде ликвидированных предприятий, учреждений, организаций всех форм собственности, расположенных на территории города, не имеющих правопреемника:

приказы и распоряжения по личному составу;

личные карточки по учёту кадров;

личные дела;

лицевые счета рабочих и служащих (или заменяющие, документы по начислению заработной платы);

другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменения в должности и социально-правовом положении граждан.

- Перечень учреждений, предприятий и организаций муниципального

подчинения.

Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов (описи, исторические справки, каталоги, указатели и т. д.).

Учётный аппарат, книга поступлений документов, акты приема-передачи, дела фондов, листы фондов, журнал выдачи копий и справок.

Права отдела:

- Представлять государственную администрацию города по всем вопросам, входящим в компетенцию архива.

-Получать от учреждений, предприятий и организаций муниципальной

собственности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и управления документацией.

-Проверять выполнение муниципальными учреждениями, предприятиями и организациями требований законодательства ПМР, законодательных актов и иных, правовых актов в области архивного дела и управления документацией.

-Давать в пределах своей компетенции муниципальным учреждениям, предприятиям и организациям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и управления документацией.

- Требовать от предприятий, организаций и учреждений всех форм собственности, правильности составления и оформления документов по личному составу в соответствии с установленными правилами.

Принимать участие в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых гос. администрацией, её структурными подразделениями по вопросам работы ведомственных архивов и управления документацией; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений.

Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий для участия в решении вопросов сохранности документов Архивного фонда ПМР.

Выносить на рассмотрение государственной администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектование и использование документов, хранящихся в архиве; совершенствованию работы архивов и управления документацией муниципальных учреждений, предприятий и организаций.

Оказывать платные услуги по утверждённым тарифам, в пределах своей компетенции.

Заключать договора и в установленном порядке проводить расчеты с юридическими и физическими лицами за выполнение договорных работ по оказанию платных услуг. Полученные от выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных основаниях внебюджетные средства используются в соответствии с действующим законодательством.

Организация работы:

Архив возглавляет начальник архивного отдела, который назначается и освобождается от должности Главой государственной администрации города по согласованию с ГУ "Гос. архивы ПМР".

- Начальник архива организует деятельность и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

- Представляет сведения о работе архива и состоянии архивного отдела в городе перед государственной администрацией и ГУ "Гос. архивы ПМР".

Деятельность архива организуется в соответствии с Правилами и инструкциями, действующие в системе ГУ "Гос. архивы ПМР", на основании текущих и перспективных планов работы, утвержденных государственной администрацией по согласованию с ГУ "Гос. архивы ПМР".

-Архив осуществляет свою работу во взаимодействии с органами местного самоуправления, центральным Государственным Архивом ПМР, учреждениями, предприятиями и организациями муниципальной формы собственности и другими общественными организациями, расположенными на территории города.

- Обеспечение архива помещениями, отвечающими требованиям хранения документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других необходимых условий для работы, осуществляется государственной администрацией города за счет средств местного бюджета. - Участвует в системе подготовки и повышении квалификации ГУ

"Гос. архивы ПМР" и других мероприятий, связанных с профессиональной деятельностью (семинары, совещания)

- При смене начальника архива города прием-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой входят представители гос. администрации и ГУ "Гос. Архивы ПМР".

3.2 Система мер обеспечения сохранности документов

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве осуществляется:

1) комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов;

2) комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика видового состава документов архива.

3.3 Учет документов в архиве

Общие требования к учету документов. Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, а также страховые копии документов и описи дел и документов. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра. Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, описи, единицы хранения. Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение. Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются: архивный фонд, архивная коллекция; единица хранения.

Единица хранения - физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельные значение. Единица хранения документов на бумажной основе (дело) совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.

Учет документов в архиве строится на основе соблюдения принципов: централизации, выраженной в применении единых единиц учета; унификации, основанной на соблюдении преемственности учета архивных

документов на всех стадиях работы с ними; динамичности, обеспечиваемой своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов; полноты и достоверности учета. В архиве ведется централизованный учет документов в каждом хранилище, осуществляемый сотрудниками, закрепленными за каждым хранилищем.

3.4 Описи дел, документов

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели. На титульном листе описи помещается: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись. Предисловие составляется общее ко всем описям фонда. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи. В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагается: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям. К описи составлены указатели.

3.5 Каталоги и ведомственные картотеки

Каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов. нормативный документ коммуникация юридический

Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации - письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

В архиве организации составлен именной каталог. В нем документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках. Объектом описания в каталоге выступает документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу). Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника, ссылки на номера фонда, описи, дел, листов со сведениями о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий - по алфавиту имен и отчеств. На каждое

название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.



3.6 Обзоры

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор. Объектом описания для обзора фонда является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда. Объектом описания для тематического обзора по документам архива является документ (группа документов, часть документа), единица хранения, единица учета одного фонда (части фонда, группы фондов) архива по определенной теме.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного фонда. Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании части документов одного или группы фондов архива по определенной теме. При составлении обзоров применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе фонда, принципа группировки информации в основной части обзора, выявлении целесообразного состава и степени полноты справочного

аппарата к обзору. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокрагцений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

Историческая справка.

В архиве организации составляется историческая справка к архивному аппарату и к обзору. В обзоре фонда поисковые данные состоят из номеров описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хранения. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокрагцений, указатели. В основу построения обзора положены структурный, отраслевой, предметно-тематический. Для обзора фонда личного происхождения используется схема систематизации документов фонда.

Первый раздел - история фондообразователя - включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации-предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций, в том числе следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; изменения в названии и подчиненности организации; структура организации и ее изменения.

Второй раздел - история фонда - включает следующие сведения: дата первого поступления документов фонда в архив, их объем и крайние даты; степень сохранности документов; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному составу), находящихся в составе других фондов или архивохранилищ, и местах их хранения; состав научно-справочного аппарата к фонду.

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.



Заключение

В процессе прохождения практики была ознакомлена с исполнительным органом власти на территории г. Тирасполь в виде государственной администрации.

Основным законодательным актом регламентирующим деятельность государственной администрации является закон "Об органах местной власти, местного самоуправления и государственной администрации в Приднестровской Молдавской Республике".

Структура государственной администрации является линейной. Она представлена шестью заместителями Главы государственной администрации, которые в соответствии со своими функциональными обязанностями курируют и координируют деятельность трех управлений и восьми отделов.

Порядок деятельности государственной администрации регулирует регламент работы, утвержденный Главой гос. администрации. Регламентом закреплены:

планирование работы гос. администрации;

порядок подготовки вопросов рассматриваемых Главой администрации;

контроль и проверка исполнения решений;

организация работы со служебными документами;

организация приема граждан и работа с письмами, заявлениями и жалобами граждан;

регламентация работы аппарата гос. администрации;

информационное, организационное и материально-техническое обеспечение деятельности (прилагается).

Для разработки и утверждения перспективных планов, программ, мероприятий при Главе гос. администрации создан Совет, который является коллегиальным совещательным органом, действующим на общественных началах. Основной задачей Совета является выработка коллегиальных решений по важнейшим направлениям жизнедеятельности города. В состав Совета входят все заместители Главы гос. администрации, представители некоторых отделов и управлений гос. администрации, руководители предприятий, организаций и учреждений города. Деятельность Совета регламентируется положением.

Помимо отделов и управлений входящих в аппарат администрации, в ведении Тираспольской гос. администрации находится 73 предприятия, из них 58 муниципальных предприятий и 15 государственных. Муниципальные предприятия осуществляют свою деятельность в следующих отраслях:

- промстройматериалы - 1;

торговля и общепит - 19;

жилищно-коммунальное хозяйство -11;

бытовое обслуживание - 2;

транспорт и дорожное хозяйство - 1;

строительство - 9;

государственные предприятия - 15;

другие виды деятельности - 15 (прилагается).

Я непосредственно проходила практику в одном из структурных подразделений гос. администрации в архивном отделе. Основным документом регулирующим деятельность отдела является положение об отделе. Функциональные обязанности каждого работника отдела закреплены в должностных инструкциях (прилагается).

В период прохождения практики в архивном отделе изучила работу по документационному обеспечению и обеспечению сохранности документов. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архива является составление описи дел постоянного срока хранения и по личному составу. Мною были составлены описи за 1999- 2000 годы (прилагается).

Была ознакомлена с государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Законом ПМР "О документационном обеспечении управления" и другими нормативно-методическими материалами. В соответствии с которыми мною были составлены некоторые организационно-распорядительные документы, это такие как: письмо, распоряжение, решение, протокол, акт, служебная записка и др. (прилагается)

Проходя практику в архивном отделе, я получила много практических знаний по организационной структуре, по оформлению и составлению документов, узнала инфраструктуру города, сеть подведомственных подразделений и многое другое.



Библиография

1.Нормативно - правовые документы Архивного отдела государственной администрации города Тирасполь и города Днестровск.

2. http://zakon-pmr.com/DetailDoc.aspx?document=42020

3. http://www.ffre.ru/otrjgejgemerujgqas.html

Размещено на Allbest.ru

...