Использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан

Содержание

1. Цели и направления использования документов

2. Формы использования архивных документов

3. Доступ к документам Национального архивного фонда РК

4. Учет использования архивных документов

Литература

1. Цели и направления использования документов

Использование архивных документов - это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Можно выделить следующие направления использования архивных документов:

- укрепление казахстанской государственности;

- удовлетворение информационных потребностей общества;

- обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов могут быть политические, идеологические, агитационно-пропагандистские, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительные, учебные, социально-правовые и др.

2. Формы использования архивных документов

Формы использования архивных документов - это информационные услуги, выполняемые архивными учреждениями по различным направлениям использования. Выделяются несколько форм использования архивных документов:

- информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;

- предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;

- представление документов пользователям для исследований и экспонирование документов на выставках;

- использование документов в средствах массовой информации;

- проведение информационных мероприятий;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов.

Использование документов производится с разрешения руководства архива. Среди обязательных требований к использованию архивных документов можно выделить обеспечение физической сохранности документов во время их использования и используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены. При пользовании делами запрещается делать пометки и подчеркивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работы по использованию архивных документов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, справочников, описей, другого научно-справочного аппарата.

Этапы поиска документной информации:

- установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

- установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

- определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

- определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

- визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив - фонд - опись - единица хранения), по которому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хранящиеся в ней документы.

Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов. Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения. Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных.

Наиболее важной формой использования документов является исполнение запросов. Существуют следующие виды запросов:

- тематические (выявление информации по конкретной теме или документальное подтверждение какого-либо факта);

- персональные, в т.ч. биографические (о жизни конкретного лица) и генеалогические (об истории семьи, рода);

- социально-правовые (направленные на обеспечение прав и интересов граждан), которые в свою очередь подразделяются на запросы:

- о трудовом стаже;

- о размере заработной платы;

- о награждении;

- об образовании, учебе;

- о службе в вооруженных силах;

- об участи в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.;

- о работе в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.;

- о репрессиях, раскулачивании, реабилитации;

- о рождении, смерти, браках и др. актах гражданского состояния;

- о творческой деятельности и авторских правах;

- о нахождении на излечении;

- об имущественных и наследственных правах и т.д.

- консульские - направленные на защиту законных прав и интересов граждан, постоянно проживающих за рубежом, в т.ч. казахстанских граждан, граждан СНГ, иностранных граждан и лиц без гражданства. Эти запросы являются разновидностью социально-правовых запросов и отличаются от них лишь тем, что поступают через Министерство иностранных дел РК, посольства зарубежных стран, зарубежные организации, Центры розыска и информации ЦК обществ Красного Креста и Красного Полумесяца и др. общественные организации.

В соответствии с Законом РК «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» от 12 января 2007 г. установлены следующие сроки исполнения запросов:

- 3 дня - для пересылки непрофильного запроса в другой архив и извещения об этом заявителя;

- 15 дней - для исполнения запроса по научно-справочному аппарату архива;

- 30 дней - при выполнении ответа по документам архива.

В тех случаях, когда необходимо проведение дополнительного поиска запрашиваемых сведений (исполнение особо сложных запросов), срок может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней, о чем сообщается заявителю в течении 3-х дней с момента продления срока исполнения запроса.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архива. Ответом архива являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия. Архивная справка - официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивная выписка - копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке при помощи подписи исполнителя и печати архива. Архивная копия - официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых документов, изучение выявленных документов, составление справки. Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список использованных документов с их поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с полным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы. Для работы исследователей с архивными документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы. Работа в читальном зале архива строится в соответствии с «Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Казахстан», утвержденных приказом Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 2 октября 2000 г.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, предприятия, заинтересованных в их работе. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается. При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов. Исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними.

Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом. Исследователь может получить под расписку в бланке заказа в день 3 описи и до 7 до 10 дел. 5 описей и от 15 до 20 дел выдается иногородним исследователям, находящимся в командировке сроком до 1 месяца. Максимальное количество дел, находящихся у исследователя, не должно превышать 15 дел и 6 описей, а у иногородних исследователей - 30 дел и 8 описей.

Дела исследователям выдаются на срок до одного месяца, особо ценные документы - по специальному разрешению руководства архива на срок от 1 до 5 дней. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются. При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дело просматривается работником архива. В случае дефектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер.

При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. В случае порчи документов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.

Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях. Формы использования документов в научных и культурно-просветительских целях многообрахны: организация выставок, использование документов архива в средствах массовой информации, вечеров-встреч с общественностью, экскурсии в архивы, лекций и доклады, и т.д.

Выставки документов организуются архивом самостоятельно или совместно с другими архивами, музеями, организациями. На их базе могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические, информационные мероприятия. Выставка организуется на основе концепции и тематико-экспозиционного плана. Концепция определяет структуру и содержание экспозиции. Тематико-экспозиционный план способствует выявлению и отбору документов, иллюстративного, вещевого, вспомогательного материала. Он определяет место и средства показа документов в будущей экспозиции. Художественное оформление выставки осуществляется на основе дизайнерских и эскизных проектов. Подготовка документов к экспонированию состоит из их реставрации, изготовления копий и муляжей. При возможности подлинники документов не выставляются. В случае же их экспонирования они должны быть защищены как от воздействия внешней среды, так и от хищений.

В средствах массовой информации документы используются для подготовки информационных материалов в прессе, на радио и телевидении. В периодически печати возможны основанные на документах статьи и сообщения, обзоры и публикации документов. В телевидении и на радио документы используются для теле- и радиопередач, в тематических программах, информациях, хрониках, интервью, репортажах, готовящихся сотрудниками архива совместно с работниками радио и телевидения.

К информационным мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции, занятия для студентов и школьников. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих общественность с архивными документами, показ документов, ознакомление с работой архивов. Особое внимание уделяется проведению занятий со студентами и школьниками. Они имеют тематический характер, проходят в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий.

Выдача дел и документов во временное пользование производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. Выдаваемые дела должны быть полностью оформлены, иметь листы использования. На их место, на время отсутствия, помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт, а их виновники привлекаются к ответственности.

Публикация документов. Под публикацией архивных документов понимают совокупность работ по подготовке документов к изданию. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания. Все они основываются на научных принципах подготовки документов к изданию, но отличаются спецификой отбора, источников, приемов передачи текста документа, составом научно-справочного аппарата. В соответствии с составом публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката, могут быть публикации в периодических и продолжающихся изданиях. Подготовка публикации проходит через ряд этапов: выявление и отбор документов; выбор и передача текста документа; археографическое оформление документа; составление научно-справочного аппарата; формирование макета публикации.

Подбор документов определяется темой, типом, видом издания. Отбор документов проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа документов. Источниковедческий анализ предполагает установление подлинности, места, времени, условий создания, внешних особенностей, авторства, достоверности, политической направленности, полноты, представительности, научной значимости, новизны информации, степени сохранности, способа воспроизведения текста документов.

Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов документов, примечаний, указателей, содержания с перечнем публикуемых документов. При публикации могут применяться хронологический, тематический, географический, авторский, номинальный признаки систематизации или их сочетания. Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией. Каждый документ сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой. В редакционном заголовке указываются порядковый номер документа в публикации, его разновидность, автор, адресат, краткое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер. В археографической легенде сообщаются поисковые данные (шифр) документа, его подлинность, язык, способ воспроизведения, внешние особенности, в случае необходимости -- сведения о более полной его публикации. Основным пособием по публикации архивных документов являются Правила публикации исторических документов в СССР (М., 1980).

3. Доступ к документам Национального архивного фонда РК

Доступ к документам Национального архивного фонда РК определяется предусмотренными нормативными документами и условиями использования архивных документов. Информация, содержащаяся в архивных документах, являющихся государственной собственностью, охраняется законодательством Республики Казахстан как интеллектуальная собственность государства.

Закон РК о Национальном архивном фонде Республики Казахстан и архивах предусматривает принцип публичности архивов, архивных документов и справочников к ним, что означает возможность свободного доступа к ним любого юридического и физического лица. Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность.

Физические и юридические лица Республики Казахстан имеют право бесплатно пользоваться документами Национального архивного фонда, хранящимися в государственных и ведомственных архивах и их филиалах открытыми для использования.

Допуск осуществляется как по отношениям в архивы учреждений, предприятий, организаций, так и по личным заявлениям граждан. Никто не вправе ограничивать их доступ к архивным документам. Ответственность за использование архивных документов несут сами потребители, обязанные в своих работах сообщать поисковые данные используемых документов и предоставлять в архивы, чьи документы использовались, обязательные экземпляры своих работ.

Ограничения в пользовании документами Национального архивного фонда, содержащими государственные и негосударственные секреты, порядок их рассекречивания и предоставления в общее пользование определяется законодательством РК. По мере истечения сроков секретного хранения документов, они рассекречиваются, и поступают в открытый доступ. Находящиеся в отдельном хранилище архивов рассекреченные документы переводятся в открытые хранилища. К ним открывается доступ потребителей на общих основаниях.

Запрещается пользование документами несовершеннолетними, а также лицами, признанными судом недееспособными или ограниченно дееспособными.

Использование архивных документов, на которые сохраняется право собственников устанавливать ограничение доступа, возможно только с их согласия или согласия их правопреемников (наследников).

4. Учет использования архивных документов

Учет использования архивных документов необходим для дальнейшего планирования и совершенствования работы архива, прежде всего развития научно-справочного аппарата, изучения эффективности использования отдельных категорий и групп документов, проведения маркетинговых исследований рынка, информации.

Учетные документы по использованию материалов архива подразделяются на первичные, обобщающие и итоговые.

К первичным учетным документам по использованию материалов ведомственного архива относятся:

- журнал учета подготовленных информационных документов;

- журнал регистрации выданных копий, архивных справок и выписок из документов;

- журнал или контрольная картотека учета социально-правовых запросов;

- журнал регистрации исследователей и посещений читального зала;

- книга выдачи дел из хранилища;

- лист использования дела;

- личное дело исследователя.

Несколько отличаются первичные учетные документы по использованию материалов государственного архива, которые включают:

- карточку учета форм использования документов;

- карточку учета тем исследований в читальном зале;

- журнал регистрации пользователей в читальном зале;

- требования на выдачу дел;

- личное дело пользователя;

- картотеку или журнал регистрации запросов казахстанских или иностранных пользователей;

- журнал письменных обращений граждан, поступивших через приемную; - карточку учета изданий архива;

- лист использования дела.

На основе вышеуказанных документов создается вторичная обобщающая документация в виде сводных таблиц:

- работы архива по формам использования по годам;

количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;

- категорий потребителей информации по годам;

- тематики исследований по годам;

- количества публикаций по видам;

- количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;

- количества выданных копий по годам.

Итоговой аналитической информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые государственным архивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития. Анализ использования архивных документов проводится на основе изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе таких показателей как количество обращений пользователей в архив за год, количество обращений пользователей по целям использования за год, категории потребителей информации. Отдельным показателем интенсивности использования документов является число обращений:

- к хронологическим группам документов;

- разным темам исследования;

- разным видам исторических источников;

- к каждому фонду за год;

- к фондам разных категорий за год.

Эффективность использования изучается на основе количественных показателей, представляющих собой отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения, отношение количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов. К неколичественным показателям относятся качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу). Абсолютные показатели эффективности использования архивных документов подсчитываются на основе количества публикаций, ссылок, копий, связанных с документами архива.

Литература

документ архив казахстан информация

1. Архивное законодательство : Законы и иные нормативные правовые акты // Архивы России / Федерал. архив. Агентство. - М., 2013.

2. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: правовое регулирование деятельности архивов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова и др. // Секретарское дело. - 2004. - № 1. - С. 63-67.

3. Асфандиярова И.Г. Правовые основы организации архивного дела : учеб.-метод. комплекс / И. Г. Асфандиярова, Г. Т. Калимуллина. - Уфа : БАГСУ, 2009. - 91 с.

4. Брагина Е.М. Современные проблемы нормативного правового регулирования в сфере архивного дела в РФ // Вестн. Югор. гос. ун-та. - 2009. - № 4. - С. 9-12.

5. Бурова Е.М. Архивоведение : (теория и методика) : учеб. для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева. - М. : МЭИ, 2012. - 482 с.

6. Даль Е.П. Административная ответственность за правонарушения в области архивного дела // Актуал. вопр. правовой политики в соврем. условиях - Хабаровск, 2009. - С. 185-193.

7. Кузина И.Л. Архивное право : учеб. пособие - Комсомольск-на-Амуре : КнАГТУ, 2011. - 136 с.

8. Лапина М.А. Информационное право : учеб. пособие для студ. вузов / М.А. Лапина, Ревин А.Г., Лапин В.И. ; под ред. И.Ш. Килясханова. - М. : Юнити : Закон и право, 2004. - 335 с.

9. Об архивном деле : федеральный закон от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ : [принят Гос. Думой 1 окт. 2004 г. : одобр. Советом Федерации 13 окт. 2004 г.] // Рос. газ. - 2004. - 27 окт. (№ 237).

Размещено на Allbest.ru