Системный анализ объекта управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «ПОЛОЦКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

РЕФЕРАТ

По дисциплине “Основы менеджмента”

На тему “ Системный анализ объекта управления”

Новополоцк 2017

ВВЕДЕНИЕ

Организацию можно рассматривать как производственную целостность, которая, эффективно используя свои ресурсы, выполняет экономическую функцию производства продукции и оказания услуг. При этом обеспечиваются рабочие места для населения и доходы для предпринимателей. Исходя из этой точки зрения, роль бизнеса заключается в использовании его энергии и ресурсов для получения прибыли. Однако организация одновременно является частью среды, состоящей из поставщиков, потребителей, средств информации, союзов и объединений людей, работников, собственников акций, поэтому она находится в прямой зависимости от этой среды и должна наряду с обеспечением своих интересов удовлетворять ее интересы. Таким образом, организации отвечают перед обществом за его состояние, благополучие, что требует от них направления части ресурсов и усилий по социальным каналам. Сферами ответственности организации являются защита среды обитания, здравоохранение и безопасность, защита прав потребителей и т.п. Бизнес в этом случае выступает в роли фактора ответственности за развитие общества.

Организации окружают современного человека на протяжении всей его жизни, в организациях - детских садах, школах, институтах, учреждениях, клубах, партиях - большинство людей проводит огромную часть своего времени. Организации (предприятия) создают продукцию и услуги, потребляя которые человеческое общество живет и развивается; организации (государственные учреждения) определяют порядок жизни в обществе и контролируют его соблюдение; организации (общественные) являются средством выражения наших взглядов и интересов. В конце XX в. организация стала фактически универсальной формой общественной жизни. Если революции (духовные и политические) XIX в. превратили человека из существа патриархального в общественное, то революции следующего столетия сделали его человеком организации.

Ключевую позицию в управление организацией занимаются менеджеры. управление капитал информация труд

1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Обязательные требования к организации:

1. наличие хотя бы двух людей, считающих себя частью этой группы;

2. наличие, по крайней мере, одной цели (желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы;

3. наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Существуют формальные и неформальные организации. Определение, данное организации выше относится к формальной организации. Неформальные организации, группы, возникающие неожиданно (спонтанно), где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, исключая, быть может, довольно маленькие. И хоть у них нет руководителей, неформальные организации очень важны.

СЛОЖНЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ. Организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую всеми её членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. У сложных организации в наборе взаимосвязанные цели.

Один пример: «МакДоналдс» является организацией, которая состоит из семи с лишним тысяч самостоятельных предприятий, работа которых обеспечивается поддержкой большого числа организаций, работающих «в тени» (клиент их не видит), которые ведут строительство магазинов и цехов, осуществляющих рекламу, производящих закупку продуктов, разрабатывающих новые виды продукции, осуществляющих контроль качества. Каждое заведение «МакДоналдс» имеет свои планы реализации продукции и прибыли. Каждая вспомогательная единица также имеет свои цели, такие как, закупка говядины по выгодным ценам. Эти цели взаимосвязаны и взаимозависимы. Например, ресторан может реализовать свои цели, добившись запланированной прибыли, только если служба закупки добьётся в свою очередь своих целей, а именно обеспечив достаточное количество булочек по нужной цене, если служба маркетинга обеспечит достаточный приток покупателей, технологи найдут способ эффективного приготовления и т.д. Основная причина, позволившая «МакДоналдсу» стать крупнейшим предприятием в своём бизнесе, заключается в том, что компании удаётся не только достичь всех вышеперечисленных целей, но и эффективно их взаимоувязать с наименьшими затратами.

Общие характеристики организаций. Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определённый набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики.

Ресурсы. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов.

Зависимость от внешней среды. Одной из самых важных характеристик организации является её взаимосвязь с внешней средой. Организации полностью зависимы от окружающего мира - от внешней среды - как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь.

Термин «внешняя среда» включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию, и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на всё, что происходит внутри организации. Например, введение новой автоматизированной технологии может обеспечить организации преимущество в конкуренции. Но, чтобы воспользоваться этой технологией, организации придётся найти людей с определёнными навыками, а также определёнными взглядами, которые сделают эту новую работу привлекательной для них. Если экономическая конъюнктура повышается или если существует конкуренция на рынке таких специалистов, организации, может быть, придётся повысить заработную плату, чтобы привлечь этих специалистов на работу. При их найме организации придётся придерживаться государственного законодательства, запрещающего дискриминацию по возрасту, полу и расе. Все эти факторы меняются постоянно.

Большое значение имеет и тот факт, что, хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, обычно, находится вне пределов влияния менеджеров.

С каждым годом руководству приходится учитывать всё большее количество факторов внешней среды, которые принимают поистине глобальный характер. Чтобы добиться успеха, фирмам приходится конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине. Это требует понимания целой новой области юриспруденции, осознания новых культурных ценностей.

Горизонтальное разделение труда. Наверное, самой очевидной характеристикой организаций является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой. Например, организация из двух человек, имеющая целью пройти на судне до места, отдалённого на десять миль, может разделить работу так, чтобы один во время путешествия управлял парусами, а другой был у руля. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется Горизонтальным разделением труда.

Разделение большого объёма работы на многочисленные небольшие специализированные задания, позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению и подаче еды клиентам между двенадцатью работниками, как это обычно делается у «МакДоналдса», можно обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одни поваром и несколькими официантами.

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно чётко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочерёдно готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно чётко проследить их функции и цели деятельности. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг, финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

Подразделения. Сложные организации осуществляют чёткое горизонтальное разделение за счёт образования подразделений, выполняющих специфические задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. Корпорация «МакДоналдс» имеет специальные подразделения для каждой основной функции организации - отделы маркетинга, закупок, недвижимой собственности и т.д. Эти подразделения у «МакДоналдса» и в других организациях имеют свои собственные, более мелкие, более конкретные подразделения. «МакДоналдс», например, являясь такой крупной и широко разветвленной компанией, формирует подразделения, как по географическому принципу, так и по отдельным видам деятельности. Отдел недвижимой собственности разделяется на подотделы - выбора новых мест размещения предприятий, управления имеющейся собственностью, а в каждом из этих подотделов имеются группы по географическим зонам, такие как группа Восточного побережья, группа Калифорнии, группа Западной Европы и т.д.

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения представляют собой группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по сути своей, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретных целей взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно. Организации имеют также большое количество неформальных, спонтанно возникающих групп. Например, поток студентов, изучающих менеджмент, является подразделением колледжа бизнеса. Уже после нескольких совместных занятий такого потока, как вы, наверное, и сами видели, создаётся несколько сплочённых группировок, неформальных групп, формирующихся самостоятельно внутри потока.

Вертикальное разделение труда. Так как работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Возвращаясь к примеру с лодкой, если кто-то из матросов не возьмёт на себя обязанности капитана, и не позаботится, чтобы движения руля были согласованны с маневрами парусов, чтобы судно держалось курса, - группа, плывущая на судне, вероятней всего, никогда не доберётся до порта назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесёт её ветер и течение (т.е. внешняя среда).

Итак, в организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда. Первая - разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальное, отделяет работу по координацию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

Необходимость управления. Для того, чтобы организация могла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Однако, в малых организациях часто не имеется чётко выделенной группы управляющих. Например, в небольшом магазине, управляемом двумя партнёрами, один из них может принимать решения, касающиеся закупок, выполняя тем самым управленческую функцию в течение одной недели, а второй - в течение другой. Оба они координируют рабочие графики своих немногочисленных подчинённых, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнёра также выполняют неуправленческие функции, обслуживая покупателей и раскладывая товары на полках. Ни один из партнёров, не считает другого хозяином или управляющим. Но, хотя управленческие функции и не выделены чётко, основная функция - координирование - выполняется. Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет часто работу, не связанную с координированием работы других. Руководители высшего звена в компании «Ай Би Эм», например, иногда сами звонят клиентам или выходят в торговый зал, для того чтобы сохранить связь с клиентами, ощутить их потребности. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится всё труднее осуществлять его мимоходом. По мере разрастания организации людям сложнее ориентироваться, от кого они должны непосредственно принимать указания. На этом уровне, для того чтобы организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть чётко отделена от неуправленческой работы, т.е. организации должны назначать руководителей и определять круг их обязанностей и ответственности.

2. ВНЕШНЯЯ И ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ

Внутренняя среда организации представляет собой совокупность внутренних факторов (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих организации конкретное, присущее только ей лицо.

Она включает следующие внутренние переменные: цели, задачи, ресурсы, горизонтальное и вертикальное разделение труда, культуру, технологии, структуру организации, организационную структуру управления, систему коммуникаций и обмена информацией.

Внутренние переменные являются частично чем-то данным организации при ее создании, частично возникают в результате предыдущих управленческих решений и могут, хотя и не полностью, контролироваться.

Разделение труда представляет собой качественное разграничение и обособление различных его видов и закрепление их за отдельными исполнителями и подразделениями, теми, кто их может выполнить наиболее

успешно. Это служит основой дальнейшей специализации деятельности.

Во всех практически организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по видам деятельности, которые данная организация осуществляет в соответствии со своим предназначением. Если организация достаточно большая, то работников группируют вместе по функциональным областям, набор которых определяет ее организационную структуру управления.

Вертикальной разделение труда служит костяком структуры управления и направлено на образование иерархии, т.е. подчиненность одних звеньев организации другим. Создание уровней управления используется для дифференциации и координации управленческой деятельности.

Одним из важных направлений разделения труда в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в определенные сроки. С технической точки зрения, задачи предписываются не работнику, а его должности.

Технология, или связь между отдельными видами работ, направленных на преобразование ресурсов организации в конечный продукт или услуги и может быть: складывающейся, последовательной, связанной и групповой.

Складывающаяся технология характеризуется тем, что все работы в рамках организации, хотя и направлены на достижение какого-либо конечного результата, но выполняются практически независимо, а завершенность им придает последняя операция. Например, работы по изготовлению какого-то узла могут выполняться по отдельности и параллельно.

Последовательная технология предполагает, что работы в организации выполняются друг за другом, ни одна не может начаться раньше, чем закончиться предыдущая. Пример, сборка на конвейере. Хотя в реальном производственном процессе, может использоваться «симбиоз» различных технологий - к примеру,последовательно-параллельная технология при конвейерной сборке, ее целью является сокращения время изготовления конечного продукта.

Связанная технология объединяет работы, которые взаимно обусловливают друг друга, при этом необязательно в строгой последовательности. Так, съемка эпизодов фильма происходит совсем не обязательно в той очередности, в которой они будут смонтированы в окончательном виде.

Групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте (например, прокладка трассы) последовательно или параллельно в зависимости от ситуации.

Внутренняя среда характеризуется также степенью дифференциации и интеграции производственных и трудовых процессов.

Дифференциация предполагает такое распределение между отдельными элементами организации выполняемых работ, когда каждая получает определенную степень завершенности в конкретном результате, имеющем самостоятельную ценность, но с точки зрения организации не являющимся законченным целым.

Для обеспечения целостности дифференциация должна дополняться интеграцией, предполагающей объединение усилий и сотрудничество исполнителей.

Внешняя среда организации - это совокупность внешних факторов, оказывающих воздействие на неё, или которые она должна учитывать в своей деятельности. Организация взаимодействует со средой, чтобы получать ресурсы в обмен на продукты своей деятельности. Внешняя среда признается большинством современных теорий управления важнейшей характеристикой функционирования организации.

Внешняя среда характеризуется подвижностью, взаимосвязанностью отдельных факторов внешней среды, неопределенностью, сложностью, предсказуемостью, темпами изменений, степенью привычности событий . На различные элементы организации эти факторы влияют по разному.

Это придает деятельности организации, особенно в перспективе, элемент неопределенности. В тоже время, неопределенность во много зависит и от внутренних моментов, среди которых следует выделить непредсказуемость поведения персонала и менеджеров.

Внешнюю среду иногда называют окружением организации, которое бывает деловым и фоновым.

Деловое окружение - явления, процессы и институты среды, с которыми организация непосредственно взаимодействует и может оказывать на них влияние (например, поставщики, потребители, посредники и конкуренты).

Фоновое окружение - это процессы, происходящие во внешней среде, на которые организация не в состоянии влиять, а может только приспосабливаться (например, политика государства, состояние рынка и многие другие обстоятельства подавляющему большинству организаций неподвластны - им приходится «принимать к сведению» и подчиняться, либо уходить от их воздействия, либо пытаться теми или иными способами нейтрализовать последствия).

Из всей совокупности факторов внешней среды выделяют факторы прямого и косвенного действия.

Факторы прямого воздействия внешней среды - это факторы, непосредственно влияющие на функционирование организации. К ним относятся: поставщики, потребители, конкуренты, трудовые ресурсы (рынок наемной рабочей силы), посредники, капитал (потенциальные инвесторы в лице банков, инвестиционных фондов и компаний и т.д.), законы государственные органы.

Факторы косвенного воздействия внешней среды - это факторы, не оказывающие прямого немедленного воздействия на организацию. К данному виду факторов относятся: научно-технический прогресс, состояние экономики, социокультурные факторы (жизненные установки, ценности и традиции, влияющие на организацию), политические факторы, групповые интересы, социальные факторы.

Взаимодействие организации с внешней средой достаточно сложный процесс , чем динамичнее окружающая среда, тем труднее учитывать различные ее проявления.

Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внутренней и внешней среде, ясно осознавать их значение как в настоящем, так и в будущем, и выбирать наилучший вариант реакции в пределах существующих ресурсов. От того, насколько адекватно воспринимается менеджерами внешняя среда, зависит качество разрабатываемых решений. Прежде всего, выбор направлений развития, рынков и оптимальных технологий.

Поскольку ограниченность ресурсов трудно преодолима, особенно в краткосрочном периоде, на деле организация может реагировать лишь на некоторые изменения среды, а остальные - игнорировать. И от того, насколько правильно она сумеет их выбрать, зависит ее будущее.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе мною было изучено, что такое организация, обязательные требования к организации, какие бывают организации(формальные и неформальные), примеры сложных организации, внутреннюю и внешнюю среды организации, как они влияют на функционирование организации .

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1. Н.И. Кабушкин, 1996

2. Интернет источник manageconom.ru

3. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М.,1992.

Размещено на Allbest.ru