Инструкция по документационному обеспечению управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Инструкция по документационному обеспечению управления как основной нормативный акт по регламентации и технологии ДОУ

1.1 Кто разрабатывает инструкцию

1.2 Подготовительный этап

1.3 Структура инструкции по делопроизводству

1.4 Согласование и утверждение

2. Должностная инструкция руководителя службы ДОУ

Список используемой литературы

Введение

Принятый в марте 2007 года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

1. Инструкция по документационному обеспечению управления как основной нормативный акт по регламентации организации и технологии ДОУ

1.1 Кто разрабатывает инструкцию

Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.

В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.

Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации.

Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

? сбор и анализ материала;

? разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;

? внедрение инструкции в организации.

1.2 Подготовительный этап

Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.

После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:

? структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);

? структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);

? функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);

? функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));

? функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);

? состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации; должностной инструкция делопроизводство документальный

? организация работы по приему и отправке документов;

? система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);

? организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);

? система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);

? организация работы исполнителей с документами;

? порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;

? организация работы по отправке и получению документов по факсу;

? порядок использования электронной почты.

Основные источники сведений об организации работы с документами - это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.

При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:

? компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);

? виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);

? виды бланков документов, используемых в организации;

? порядок согласования (визирования) документов;

? порядок подписания документов;

? виды документов, утверждаемых руководителем;

? виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;

? место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;

? места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;

? регистрируемые и нерегистрируемые документы;

? организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).

1.3 Структура инструкции по делопроизводству

Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).

Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся:

? назначение и цели инструкции;

? нормативная база инструкции;

? виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;

? общие принципы работы с документами;

? нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;

? ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции - совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях - на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

? общие требования к документам;

? бланки документов;

? оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;

? особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;

? правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

? подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);

? подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);

? подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);

? составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);

? ведение деловой переписки;

? составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);

? подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:

? организация документооборота;

? прием, обработка и прохождение поступающих документов;

? регистрация и учет поступающих документов;

? организация работы с отправляемыми документами;

? регистрация и прохождение внутренних документов;

? учет объемов документооборота;

? контроль исполнения документов;

? организация работы с обращениями граждан;

? работа исполнителя с документами;

? изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

? использование средств факсимильной связи;

? ксерокопирование и тиражирование документов;

? организация хранения документов;

? составление и ведение номенклатуры дел;

? формирование дел;

? оформление дел;

? оперативное хранение дел;

? передача дел на архивное хранение;

? работа исполнителя с документами;

? изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;

? организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;

? организация работы с документами, поступающими по электронной почте;

? копирование и тиражирование документов.

Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами - раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан - раздел «Организация работы с обращениями граждан» и др.

При написании текста инструкции следует пользоваться теми нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций, учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие - в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

? образцы бланков документов;

? образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);

? перечень нерегистрируемых документов;

? перечень утверждаемых документов;

? перечень документов, заверяемых печатью организации;

? формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;

? форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

1.4 Согласование и утверждение

Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ - контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

2. ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД: http://www.vniidad.ru.

3. Ведение переписки с зарубежными корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться отдельными инструкциями.

2. Должностная инструкция руководителя службы ДОУ.

ОАО «Деталь»

Должностная инструкция

07.05.2008

Руководитель службы ДОУ

1. Общие положения

1.1. Руководитель службы ДОУ относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.2. Основными задачами руководителя службы ДОУ являются планирование и распределения работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

1.3. Руководитель службы ДОУ подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

1.4. В своей деятельности руководитель службы ДОУ руководствуется:

ѕ действующим законодательством РФ;

ѕ уставом предприятия;

ѕ правилами трудового распорядка;

ѕ законы по ДОУ;

ѕ кодекс РФ;

ѕ постановления РФ.

1.5. Руководитель службы ДОУ должен знать:

ѕ структуру организации, направление ее деятельности, распределение обязанностей между сотрудниками службы ДОУ, основные организации - партнеры и их руководство;

ѕ государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

ѕ основные правила работы архива организации;

ѕ распределение обязанностей между заместителями генерального директора.

1.6. Руководитель службы ДОУ должен уметь:

ѕ совершенствование форм и методов работы с документами;

ѕ обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ЕГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

ѕ сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

ѕ разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

2. Основные задачи и обязанности

В соответствии с возложенными задачами руководитель службы ДОУ осуществляет следующие функции:

2.1. разрабатывать и проектировать бланки документов;

2.2. контролировать подготовку и оформление документов;

2.3. организовывать работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

2.4. разрабатывать ( совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины4

2.5. организовывать рабочие места, АРМ, условия труда сотрудников службы ДОУ;

2.6. осуществлять контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

2.7. проводить семинары для повышения квалификации сотрудников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультировать по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

2.8. разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

2.9. разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2.10. организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

3. Права

Руководитель службы ДОУ имеет права:

3.1. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

3.2. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

3.3. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

3.4. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

3.5. участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

3.6. вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4. Ответственность

Руководитель службы ДОУ несет ответственность:

4.1. обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

4.2. выполнение поручений генерального директора и соблюдения необходимых условий труда сотрудников службы ДОУ.

5. Взаимоотношения

Руководитель службы ДОУ взаимодействует:

5.1. со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления;

5.2. с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

5.3. со службами материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы;

5.4. с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ЭВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований ГСДОУ и стандартов.

5.5. со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами.

Ген. Директор подпись П.А. Юрков

С инструкцией ознакомлена

Руководитель службы ДОУ подпись дата

Список используемой литературы

1. М. В. Стенюков. Документы делопроизводство. Издание восьмое, М. 2003г.

2. М. В. Ватолина. Организация работы с документами. Ростов - на - Дону 2004 г.

3. Журнал "Секретарь-референт" №9 2007

Размещено на Allbest.ru

...