Менеджмент в архивах

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Менеджмент в архивах

1. Принципы организации работы архивных учреждений

Государственный архив, центр хранения документации республики, области, города создается Правительством республики, соответствующим органом исполнительной власти области, города и подчиняется непосредственно органу управления архивным делом республики, области, города. архив документ маркетинг информация

Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов Национального архивного фонда РК. Деятельность архива финансируется за счет средств бюджета республики, области, города, а также внебюджетных средств. Архив руководствуется в своей деятельности законодательством РК, указами Президента РК, постановлениями и распоряжениями Правительства РК, законодательными и иными правовыми актами республики, области, города приказами и указаниями Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации РК, вышестоящего архивного органа, положением о государственном архиве, центре хранения документации. Положение утверждается архивным органом. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

Ведомственный архив создается приказом руководителя учреждения, предприятия, организации для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений учреждения, предприятия, организации или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с правилами, обеспечивает передачу этих документов на государственное хранение.

Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления во главе с лицом, ответственным за ведение архива. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РК, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами РК, методическими документами соответствующего архивного учреждения, положением об архиве учреждения, организации, предприятия (которое разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим архивным учреждением).

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации или предприятия. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение госархива. Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

2. Основные документы, регулирующие деятельность архивов

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

для государственного архива:

- положение об архиве;

- положение о структурном подразделении архива;

- структура и штатное расписание архива;

- смета расходов архива на год;

- должностные инструкции сотрудников;

для ведомственного архива:

- положение об архиве;

- инструкция о службе документационного обеспечения управления или инструкция по делопроизводству организации;

- должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов. К ним относятся:

для государственного архива:

- план работы архива на год;

- план научно-исследовательской работа архива на год;

- план научно-издательской работы архива на год;

- план работы структурного подразделения архива на год;

- индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

- отчет о выполнении работы архива за год;

- отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал;

- отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

- отчет о выполнении плана работы сотрудника;

- табель учета рабочего времени работников архива;

для ведомственного архива:

- план работы архива на год;

- планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

- планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

- перспективные планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив;

- отчет о выполнении годового плана;

- дневник учета труда работника архива;

- табель учета рабочего времени работника архива.

Планы могут быть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложений. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах.

В организацию труда персонала архива входит: подбор и рациональная расстановка кадров и эффективное использование материально-технических ресурсов, а также создание для работников благоприятных условий труда. Подбор работников происходит в соответствии со штатным расписанием архива. При этом учитываются личные и деловые качества, квалификация работников. При приеме на работу проводится инструктаж по технике безопасности и противопожарной безопасности, будущие работники знакомятся с распорядком работы архива, положением о нем. Для определения соответствия работников занимаемым должностям, один раз в 3 года проводится их аттестация. В случае несоответствия работника занимаемой должности он отстраняется от нее. Для повышения квалификации работников на базе архивов периодически проводятся курсы, совещания, семинары.

Архивист может быть привлечен к ответственности за несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме документов на хранение, нарушение правил использования документов и доступа пользователей к ним.

В соответствии с Международным этическим кодексом архивистов:

- первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им на хранение;

- объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма;

- архивисты должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;

- архивисты должны фиксировать свои действия с документами, быть способными обосновать эти действия;

- архивисты должны содействовать максимально широкому доступу к документам и обеспечивать беспристрастное обслуживание пользователей;

- архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, создавших документы или сведения о которых эти документы содержат;

- архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

- архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности, беспристрастности;

- архивисты не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям, коллегам;

- архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.

Основой работы архивных работников являются их должностные инструкции.

Заведующий архивом возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов; кроме того, он руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов; оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов; инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив; контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством; обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения; руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли; осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов; организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива; составляет установленную отчетность, принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Заведующий архивом учреждения должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

- единую государственную систему делопроизводства, порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

- структуру предприятия, учреждения, организации, основы организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Квалификационные требования к заведующему архивом учреждения содержат обязательное среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

Архивист осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии; организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив; принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив; шифрует, в соответствии с действующими правилами, единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет; подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли; ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов; следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности; контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива; выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива; подготавливает данные для составления отчетности о работе архива; принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

В обязанности архивиста входит знание нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов и документов по ведению архивного дела на предприятии; порядка приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими; единой государственной системы делопроизводства; порядка составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядка оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядка ведения учета и составления отчетности; структуры предприятия; основ организации труда, правил эксплуатации технических средств, основ трудового законодательства, правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда.

Требования к квалификации архивиста несколько отличаются от требований к заведующему архивом и выглядят следующим образом: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Маркетинг архивной информации

Маркетинг архивной информации - это деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов. В соответствии с законодательством Республики Казахстан финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных средств. Согласно Закона РК «О Национальном архивном фонде Республики Казахстан и архивах» государственные и ведомственные архивы, содержащиеся за счет бюджетных средств, вправе реализовывать товары (работы, услуги), не относящиеся к их основной деятельности, плата за которые не носит обязательного характера и определяется по соглашению с физическими и юридическими лицами.

В связи с этим архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать расценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополнительно к устоявшейся системе работ по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право проводить маркетинговые исследования и продавать информационные услуги по свободным ценам.

Маркетинг архивной информации включает:

- изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов;

- прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг.

- разработка перечня платных услуг;

- расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей;

- установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг.

Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации. Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления.

Архивные услуги могут быть разнообразными - от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников. Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся:

- выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот;

- обслуживание читателей читального зала архива в общем порядке;

- предоставление организациям - фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;

- копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей;

- организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений - источников комплектования; научно-техническое информирование организаций архивной системы.

При необходимости архив может определять категории потребителей - льготных пользователей информации.

Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью которых является получение дохода от использования архивных информации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные договоры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности.

Список литературы

1. Архив журнала "Путь". - М.: Париж: Религиозно-философская академия, 2015. - 733 c.

2. Архив новейшей истории России. Том II. Специальные лагеря НКВД/МВД СССР в Германии. 1945 - 1950 гг. Сборник документов и статей. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2015. - 376 c.

3. Архив новейшей истории России. Том III. Скорбный путь Романовых. 1917 - 1918 гг. Гибель царской семьи. Сборник документов и материалов. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2013. - 320 c.

4. Архив новейшей истории России. Том VII. Журналы заседаний Временного правительства. Март-октябрь 1917 года. В 4 томах. Том 1. Март - апрель 1917 года. - М.: Российская политическая энциклопедия, 2013. - 448 c.

5. Делопроизводство в банках. Нормативные акты. - М.: Приор, 2014. - 160 c.

6. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, 2014. - 294 c.

7. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2015. - 294 c.

8. Кузнецова, Т.В. Бухгалтерское делопроизводство / Т.В. Кузнецова. - М.: Горячая линия бухгалтера, 2012. - 288 c.

9. Новоселов, В.И. Делопроизводство в государственном аппарате / В.И. Новоселов, А.Н. Сокова. - С.: Саратовского университета, 2012. - 248 c.

10. Фридман, А. C/C++. Архив программ / А. Фридман, Л. Кландер, М. Михаэлис, и др.. - М.: ЗАО Издательство БИНОМ, 2013. - 640 c.

Размещено на Allbest.ru