Основы делопроизводства в лесном хозяйстве "Тамбовский лесхоз"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретические основы делопроизводства в лесном хозяйстве

1.1 Документационное обеспечение в госучреждении

1.2 Определение и классификация первичных документов

1.3 Законодательное регулирование делопроизводства

2. Действующая организация делопроизводства Тамбовского областного государственного учреждения "Тамбовский лесхоз"

2.1 Общая характеристика государственного учреждения "Тамбовский лесхоз"

2.2 Организация делопроизводства Тамбовского областного государственного учреждения "Тамбовский лесхоз"

2.3 Оформление документов по освидетельствованию мест рубок

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность курсовой работы. Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Процесс организации делопроизводства включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно- распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы [5; c.7].

Общим Положением о лесхозе Федеральной службы лесного хозяйства России определено, что лесхоз является государственным учреждением. Соответственно и делопроизводство в лесхозе осуществляется строго по нормативно-правовым актам РФ.

Цель: изучить организацию делопроизводства Тамбовского областного учреждения "Тамбовский лесхоз".

Задачи:

- рассмотреть документационное обеспечение в госучреждении;

- изучить определение и классификацию первичных документов;

- определить законодательное регулирование делопроизводства;

- охарактеризовать государственное учреждение "Тамбовский лесхоз";

- проанализировать организацию делопроизводства Тамбовского областного государственного учреждения "Тамбовский лесхоз";

- изучить оформление документов по освидетельствованию мест рубок.

1. Теоретические основы делопроизводства в лесном хозяйстве

1.1 Документационное обеспечение в госучреждении

Любое предприятие или организация имеет определенную структуру, включающую внутренние связи (взаимодействие между руководством и структурными подразделениями) и внешние связи (с деловыми партнерами, органами государственной власти и т.п.).

Лесное хозяйство представляет собой самостоятельную отрасль народного хозяйства, в состав которой входят выращивание, сохранение, защита лесов, их рациональное использование с учётом целевого назначения. Самостоятельность отрасли подтверждается прежде всего технологией, организацией, определением задач и функций лесного хозяйства, что получило отражение в экономической классификации отраслей народного хозяйства.

В общем смысле воспроизводство, состоящее из выращивания, сохранения и защиты лесов, означает непрерывное возобновление производства тех продуктов и услуг леса, на которые ставится цель хозяйства.

Управление предприятием можно рассматривать как информационный процесс. Это получение информации, ее обработка, принятие решения и доведение его до исполнителя. Существует три основополагающих требования к информации, необходимой для выработки правильного решения: она должна быть полной, достоверной и оперативной.

Носителем информации, используемой в управлении предприятием, является документ. Документы, используемые в сфере управления предприятием, принято называть организационно-распорядительными документами (сокращенно ОРД).

Поскольку управленческая деятельность всегда осуществляется с применением различного рода документации, в настоящее время наряду с термином "делопроизводство" используется также понятие "документационное обеспечение управления (ДОУ)".

Делопроизводство включает в себя несколько самостоятельных и одновременно тесно связанных друг с другом видов деятельности.

Отрасль деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения называется собственно Делопроизводством.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборота.

Деятельность по организации хранения документов называется архивным делом.

Деятельность организации обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях лежит на руководителе организации.

Делопроизводство осуществляется как должностными лицами, для которых ведение делопроизводства является их основной трудовой функцией, так и иными должностными лицами, на которых теми или иными распорядительными документами (а в ряде случаев и законом) возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов в учреждении. Делопроизводство, связанное с разработкой и оформлением официальных документов, имеющих отношение к работникам организации, как правило, осуществляется должностными лицами кадровой службы. Если в организации кадровая служба отсутствует, соответствующие функции исполняются сотрудником, специально назначаемыми для этого приказом руководителя предприятия [4; 8].

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов".

В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительные документы (далее - ОРД) имеют установленный комплекс реквизитов и фиксированный порядок их расположения.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации;

02. Герб субъекта Российской Федерации;

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. Код организации;

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. Код формы документа;

08. Наименование организации;

09. Справочные данные об организации;

10. Наименование вида документа;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14. Место составления или издания документа;

15. Адресат;

16. Гриф утверждения документа;

17. Резолюция;

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. отметка о наличии приложения;

22. Подпись;

23. Гриф согласования документа;

24. Визы согласования документа;

25. Оттиск печати;

26 Отметка о заверении копии;

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

Также необходимо отметить следующее.

В деятельности организации широко используются унифицированные формы.

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20.

Названный порядок предусматривает, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается [4; c. 10].

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно - распорядительным документом организации.

Формы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается им. изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая и свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Документы изготавливают на бланках.

Установлены два стандартных формата бланков документов - А 4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для каждого документа набор необходимых реквизитов определяется его видом. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа (например, реквизиты "Гриф утверждения" и "Адресат").

Однако существуют реквизиты, абсолютно обязательные для каждого документа. Их отсутствие в документе лишает его юридической силы.

Обязательными являются прежде всего постоянные реквизиты, входящие в состав официального (фирменного) бланка документа.

Гост Р 6.30-2003 устанавливает два варианта бланков - угловой.

Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" ("герб субъекта Российской Федерации" либо "эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)") располагают над серединой реквизита "Наименование организации". Реквизит "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" допускается располагать на уровне реквизита "Наименование организации".

Реквизиты "Наименование организации", "Справочные данные об организации", "Наименование вида документа", "Место составления или издания документа", ограничительные отметки для реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов

равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма [4; c.12].

1.2 Определение и классификация первичных документов

Основанием для отражения информации о совершаемых хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учёта являются первичные документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

· К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

· Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно после её окончания;

· Исправления, имеющиеся в первичной документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:

· По назначению;

· По содержанию хозяйственных операций;

· По порядку составления;

· По способу отражения операций;

· По месту составления.

По назначению:

1. Распорядительные - документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение - передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.

Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.

2. Оправдательные (исполнительные) - документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители - кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.

Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств, квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.

3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.

4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах [8; c.26].

Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.

По содержанию хозяйственных операций:

1. Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей.

Пример: приходный ордер.

2. Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия.

Пример: платёжное поручение

3. Расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.

Пример: счёт-фактура.

По порядку составления:

1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые. Пример: накладная, приходный ордер.

2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов. документационное обеспечение делопроизводство государственное

По способу отражения операций:

1. Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

2. Накопительные - документы, используемые в определённый период времени, постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции.

Пример: табель рабочего времени.

По месту составления:

1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер [8; c.36].

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной операции.

2. В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

3. Правильность арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

· группировка по однородным операциям;

· таксировка, т.е. денежное измерение;

· контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов.

В установленные сроки документы сдаются в архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления или получения со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в порядке их поступления в бухгалтерию.

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы.

Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по однородным признакам.

2. По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в денежном измерении в обобщённом виде.

Пример: Оборотная ведомость.

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6.

3. По форме построения:

А) односторонние - все записи на одной стороне листа.

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду:

А) бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру листы.

Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.

В) свободные листы - таблицы со специальным графлением для синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера).

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации [8; c.43].

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными [8; c.51].

Таким образом, информация, которая находит отражение в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

1.3 Законодательное регулирование делопроизводства

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Федеральный закон "О бухгалтерском учете", указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральные законы "Об акционерных обществах" и "Об обществах с ограниченной ответственностью" наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона "Об акционерных обществах" и ст. 50 закона "Об обществах с ограниченной ответственностью" определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Закон "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе "Об основах государственной службы Российской Федерации", посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены "Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации". В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу [15; c.59].

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров", который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации" и др. [15; c.59].

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

2. Действующая организация делопроизводства Тамбовского областного государственного учреждения "Тамбовский лесхоз"

2.1 Общая характеристика государственного учреждения "Тамбовский лесхоз"

Лесхоз Федерального агентства лесного хозяйства является федеральным государственным учреждением, финансируемым за счет средств федерального бюджета, субъектов Российской Федерации, средств бюджетов органов местного самоуправления и внебюджетных источников.

Леса Тамбовского лесхоза расположены в центральной части Тамбовской области на территории Тамбовского и Рассказовского районов.

Общая площадь лесхоза составляет 34715 га. В составе лесхоза пять лесничеств: Пригородное - 5664 га, Новолядинское - 5561 га, Столовское - 6392га, Платоновское - 8521 га, Рассказовское - 8577 га.

Насаждения лесхоза входят в состав Цнинского лесного массива, расположенного по правому берегу реки Цны узкой полосой шириной до 30 км.

Тамбовский лесхоз содержит четыре цеха по переработке древесины, которые дают области ежегодно до 3000 м ³ пиломатериалов, в том числе 1000 м³ тарной доски, а также широкий ассортимент товаров народного потребления.

Структурные подразделения:

Отдел лесного фонда.

Отдел бухгалтерского учёта, экономики и финансов.

Административно-правовой.

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а также нормами глав 21, 25 Налогового кодекса Российской Федерации учетная политика является основным организационно-распорядительным документом, регулирующим особенности организации бухгалтерского учета в каждом конкретном случае и особенности формирования налоговой базы и налоговых регистров, а также документом, который позволяет сформировать и выработать грамотные управленческие решения, направленные на повышение экономической эффективности деятельности лесхоза.

Во всех случаях учетная политика лесхоза должна отвечать шести требованиям ведения бухгалтерского учета: полнота, своевременность, осмотрительность, приоритет содержания перед формой, непротиворечивость и рациональность.

При формировании учетной политики по конкретному направлению или конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета лесхозом выбирается один способ из нескольких, допускаемых законодательством. Лесхоз имеет право самостоятельно разрабатывать способы ведения учета в случаях отсутствия установленных норм, руководствуясь при этом общеметодологическими подходами и действующим законодательством.

Общие положения, одинаковые для всех лесхозов, не следует включать в учетную политику. При ее формировании рассматриваются только те вопросы, решение которых в соответствии с нормативными документами может отличаться от принятых в других лесхозах. Наличие в нормативно-правовых актах формулировок "может" или "имеет право" влечет за собой определение очередного элемента учетной политики.

В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" ответственность за формирование учетной политики в организации несет главный бухгалтер.

Утверждение учетной политики входит в компетенцию руководителя организации.

Учетная политика лесхоза оформляется организационно-распорядительным документом. К таким документам относятся приказ или распоряжение руководителя.

В названии приказа об учетной политике может и не быть указания на год ее принятия, так как предполагается последовательность применения однажды избранной учетной политики в последующие годы. При необходимости в нее вносятся соответствующие изменения и дополнения.

В связи с этим требования налоговых органов о ежегодном представлении каждой организацией нового приказа об учетной политике на следующий финансовый год являются необоснованными.

Содержание приказа об учетной политике принято подразделять на две группы вопросов:

1) организационно-технические (рабочий план счетов, формы используемых первичных документов, график документооборота и т. п.);

2) методические (порядок организации бухгалтерского и налогового учета основных средств, порядок планирования, бухгалтерского и налогового учетов расходов на ведение лесного хозяйства и т. п.) [16].

Обязательность включения в приказ об учетной политике организационно-технического раздела следует из содержания статьи 6 Закона о бухгалтерском учете. Однако этот раздел достаточно велик по объему, при этом он представляет интерес в первую очередь для внутренних, а не для внешних пользователей бухгалтерской информации.

Поскольку учетная политика представляет достаточно объемный документ, то в полном виде его неудобно представлять в налоговую инспекцию или другим заинтересованным пользователям и, прежде всего, из-за организационно-технического раздела.

Однако исключить его нельзя, так как не включение его в приказ об учетной политике нарушает нормы действующего законодательства.

При оформлении приказа об учетной политике по каждому ее отдельному элементу рекомендуется указывать соответствующую норму, которая предусматривает возможность применения того или иного способа ведения учета или необходимость самостоятельного определения организацией конкретной методики учета по данному вопросу.

Согласно статье 6 Закона о бухгалтерском учете, в зависимости от объема учетной работы бухгалтерский учет в лесхозе может осуществляться: бухгалтерией как самостоятельным структурным подразделением; бухгалтером, принятым по трудовому договору и состоящим в штате организации; специальной профессиональной организацией (централизованной бухгалтерией) или бухгалтером-специалистом на договорных началах; руководителем лично.

Положение о бухгалтерской службе, а также должностные инструкции работников бухгалтерии оформляются по общей схеме и, как правило, включают в себя шесть разделов: общие положения; функции; права и обязанности; ответственность; взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями лесхоза, государственными и иными органами, учреждениями банков, органов федерального казначейства и так далее; организация работы.

Поскольку Тамбовский лесхоз в качестве основного структурного подразделения имеет лесничества, то в учетной политике необходимо установить степень централизации учетных работ: при централизованной форме вся учетная работа проводится в центральной бухгалтерии, при децентрализованной форме на местах функционируют свои учетные подразделения. Как правило, в каждом лесничестве имеется уполномоченное лицо, отвечающее за формирование ежемесячного материального отчета лесничества и своевременное представление его в лесхоз.

Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменение учетной политики может производиться в случаях изменения законодательства Российской Федерации или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета или существенного изменения условий ее деятельности. В целях обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета изменения учетной политики должны вводиться с начала финансового года [16].

2.2 Организация делопроизводства Тамбовского областного государственного учреждения "Тамбовский лесхоз"

Организация работы с документами в Тамбовском областном государственном учреждении "Тамбовский лесхоз" включает в себя рациональный ми определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [16].

Под объемом документооборота "Тамбовский лесхоз" понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из отделов предприятия, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности госучреждения "Тамбовский лесхоз", оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А 4. Применяются следующие виды бланков: бланк предприятия для письма; общий бланк для всех других видов документов (служебная госучреждения "Тамбовский лесхоз", его заместителями и руководителями структурных подразделений; Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы госучреждения "Тамбовский лесхоз" оформляются на бумаге формата А 4 с воспроизведением следующих реквизитов: название предприятия, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются на анализируемом муниципальном предприятии при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2003.

Все хозяйственные операции, проводимые лесхозом, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной учетной информации (документов) - это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот - это движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в лесхозе графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники лесхоза (начальники лесничеств, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Таким образом, документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

2.3 Оформление документов по освидетельствованию мест рубок

Тамбовское областное государственное учреждение "Тамбовский лесхоз" проводит освидетельствование и по его результатам составляют акт освидетельствования мест рубок главного пользования методом аналитико-измерительного дешифрирования материалов в многолесных районах с большим объемом лесозаготовок (далее - акт освидетельствования).

Акт освидетельствования составляется в 3 экземплярах, подписывается лесхозом, проводящим освидетельствование, лесопользователем и лицами, присутствующими при освидетельствовании. В акте освидетельствования указываются все выявленные при освидетельствовании нарушения и размеры начисленных неустоек. В акт записываются указания лесхоза об устранении выявленных недостатков, а также замечания и возражения (при их наличии) лесопользователя и присутствующих при освидетельствовании лиц.

В акт освидетельствования, кроме данных, полученных при освидетельствовании, вносятся также сведения о количестве фактически заготовленной деловой и дровяной древесины на основании справки лесопользователя.

Справка, пересчётные ведомости, абрисы, доверенности, справки лесопользователей о количестве фактически заготовленной древесины и другие необходимые документы прилагаются к акту освидетельствования. Один экземпляр акта освидетельствования с заключением лесхоза направляется лесопользователю.

Второй и третий экземпляры акта остаются в лесхозе.

Правил отпуска древесины на корню в лесах Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 551 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2553; 2002, N 39, ст. 3801; 2006, N 13, ст. 1401) (далее - Правила отпуска древесины на корню), и устанавливает порядок освидетельствования мест рубок главного пользования методом аналитико-измерительного дешифрирования материалов крупномасштабной аэрофотосъемки в многолесных районах с большим объемом лесозаготовок.

Освидетельствование мест рубок главного пользования проводится лесхозом Федерального агентства лесного хозяйства или ведущими лесное хозяйство организациями органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации для своевременной и объективной оценки состояния мест рубок в целях проверки соблюдения требований правил отпуска древесины на корню.

О дне проведения освидетельствования мест рубок лесопользователь извещается письменно лесхозом не позднее чем за 15 дней до назначенного срока. Почтовая квитанция об отсылке извещения сохраняется и прилагается к материалам освидетельствования. Если извещение передается непосредственно лесопользователю, то на остающемся в лесхозе экземпляре извещения должна быть подпись лесопользователя и дата получения им извещения. Если лесопользователь уклоняется от участия в проведении освидетельствования, то освидетельствование может быть проведено лесхозом в одностороннем порядке с извещением лесопользователя о дне его проведения.

Акт освидетельствования высылается лесопользователю и требования этого акта является для него обязательными.

Представители лесхоза, производящие освидетельствование, должны иметь:

· лесорубочные билеты или их копии и абрисы на каждую подлежащую освидетельствованию лесосеку (делянку, участок леса) с указанием мест складирования древесины;

· имеющиеся материалы аналитико-измерительного дешифрирования крупномасштабных аэрофотоснимков;

· бланки актов освидетельствования, перечетных ведомостей, ведомостей материально-денежной оценки, а также необходимые таблицы и ставки лесных податей за древесину, отпускаемую на корню;

· сведения (акты) о ранее выявленных нарушениях на лесосеках, подлежащих освидетельствованию.

Участвующий в освидетельствовании лесопользователь должен иметь справку о количестве фактически заготовленной древесины (в том числе деловой), а также оформленную в установленном порядке технологическую карту.

Заключение

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной четкой работы государственного учреждения.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

Список литературы

1. Лесной кодекс Российской Федерации от 29 января 1997 г. N 22-ФЗ (ЛК РФ) (с изм. и доп. от 30 декабря 2001 г., 25 июля, 24 декабря 2002 г., 10, 23 декабря 2003 г., 22 августа, 21, 29 декабря 2004 г., 9 мая, 21 июля, 31 декабря 2005 г., 27 июля 2006 г.).

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000, 187 с.

3. Банасюкевич В.Д; Ларин М.В. Разработка государственной системы документационного обеспечения управления - актуальная задача // Делопроизводство. - 1998. - № 1.

4. Барихин А.Б. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. М.: Книжный мир, 2009. - 192 с.

5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учеб. Для студ. учеб. зав./Под ред. Т.В. Кузнецовой. -М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. -359 с.

...