Відправлення документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Відправлення документів

Опрацювання й відправлення документів поштою здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби діловодства відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку [21]. У невеликих установах приймання кореспонденції для відправлення здійснює секретар. Документи, призначені для відправлення, приймаються повністю оформленими, підписаними і зареєстрованими та з позначкою про категорію поштового відправлення (окрім простих відправлень).

Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші відправлення до служби діловодства (секретарю) у години, встановлені для цього інструкцією з діловодства установи.

Співробітник експедиції (секретар) перевіряє правильність оформлення документів:

o наявність підпису;

o наявність дати (у разі відсутності її проставляють) і номера;

o наявність заголовка до документа;

o наявність відмітки про виконавця;

o наявність на відпусках віз, у т. ч. візи виконавця;

o правильність розташування реквізитів відповідно до державних стандартів;

o правильність адресування;

o наявність адреси, якщо документ надсилається установі, яку не внесено до адресної книги (списку) постійних кореспондентів;

o наявність списку на розсипку (якщо документ розсилається більш як на чотири адреси);

o наявність усіх аркушів документа та всіх додатків, зазначених в основному документі;

o відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Ці елементи оформлення є обов'язковими при відправленні документів як поштою, так і факсом.

Документи, оформлені неналежним чином, підлягають поверненню виконавцеві для доопрацювання.

Підготовка вихідних документів до відправлення здійснюється у такому порядку:

o сортування кореспонденції за видами поштових відправлень;

o написання адрес на конвертах;

o фальцювання документів (згортання аркушів) і вкладання їх у конверти;

o заклеювання конвертів;

o визначення вартості відправлення;

o складання списку на рекомендовану та цінну кореспонденцію;

o передавання до відділення зв'язку.

Відповідальність за пакування документів покладається на виконавця документа та службу діловодства.

Під час опрацювання вихідної кореспонденції слід дотримуватися таких правил:

o документи, що надходять для відправлення, повинні опрацьовуватися й відправлятися того ж дня або не пізніше наступного робочого дня;

o у разі надсилання кореспонденції до інших міст, окрім назви установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку [21];

o оригінали розпорядчих та інших внутрішніх документів залишаються в установі, яка є їх автором. До інших установ надсилають їх засвідчені копії;

o на оригіналах документів, які підлягають поверненню в установу, на верхньому правому березі першої сторінки проставляють штамп: "Підлягає поверненню";

o на рекомендовану та цінну кореспонденцію складається опис вкладення, в якому співробітник експедиції (секретар) проставляє своє прізвище та дату відправлення;

o документи з електронними носіями, посилки і бандеролі мають надсилатися в упакуванні, що відповідає технічним вимогам і вимогам щодо збереженості носіїв та записаної на них інформації;

o обов'язкова супровідна документація до деяких категорій документів (з електронними носіями; документів, у яких не передбачено зазначення дати, реєстраційного індексу й адреси одержувача; посилок і бандеролей) проходить експедиційне опрацювання на загальних підставах;

o для відправлення документів, що надсилаються постійним адресатам, рекомендується використовувати конверти із заздалегідь надрукованими адресами;

o усі документи, що надсилаються на одну адресу, вкладають в один конверт, а на листах з кількома адресатами підкреслюється назва того кореспондента, якому надсилається примірник листа.

Останніми роками з розвитком надсилання документів за допомогою засобів електричного зв'язку (телеграм, телетайпограм, факсограм, телефонограм, електронних повідомлень) кількість кореспонденції, що пересилається традиційними поштовими відправленнями, зменшується.

Передавання інформації адресатам за допомогою засобів електричного зв'язку здійснюється швидко й оперативно. Водночас і в цьому випадку слід дотримуватися певних правил.

Телеграми, що приймаються співробітником служби діловодства для відправлення, мають бути завізовані, підписані, датовані, зареєстровані та мати відмітку про категорію й вид відправлення.

Передавання інформації за допомогою телефонограм здійснюється усно по каналах телефонного зв'язку на підставі підписаного відповідною посадовою особою тексту телефонограми.

При передаванні документів по каналах факсимільного зв'язку слід керуватися такими правилами:

o документи мають бути підписані й зареєстровані;

o обсяг документа (тексту, схеми, графічного зображення), виконаного на папері формату А4 чорним кольором, не повинен перевищувати п'яти аркушів;

o документ для передавання каналами факсимільного зв'язку подається із заявкою (див. додаток 52), підписаною керівником структурного підрозділу.

Види документів, які передаються каналами факсимільного зв'язку, а також необхідність і порядок досилки їх паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства установи.

У разі відправлення електронних повідомлень централізовано службою діловодства її працівник запускає програму відправлення електронної пошти і створює файл повідомлення, в якому зазначає ім'я, дату й час відправлення, електронний формат, інформацію про використання електронного підпису, обсяг документа, інформацію про "стиснення" документа із вказівкою використаної програми.

Електронні повідомлення передаються адресатам відповідно до списку на розсилку. Кожному абоненту виділяється індивідуальна поштова скринька (область пам'яті ЕОМ), якій присвоюється код користувача, й обмін електронними повідомленнями здійснюється через поштові скриньки.

Оскільки при передаванні документів електронною поштою виникає проблема засвідчення підпису (авторизації документа), необхідно користуватися спеціальною програмою, що дає можливість застосовувати електронний цифровий підпис або електронний підпис (за умови укладення угоди про авторизацію з певним кореспондентом).

Види документів, інформація яких передається електронною поштою, а також необхідність і порядок досилки їх паперового оригіналу адресату визначаються інструкцією з діловодства з урахуванням технічних і програмних засобів, що функціонують в установі.

У разі впровадження в установі системи електронного документообігу виконавцям зазвичай пересилається РКК документа із прикріпленим файлом, що містить електронний образ самого документа. При цьому відповідальному виконавцеві за необхідності може передаватись і паперовий оригінал документа. Застосування такої технології дає можливість зменшити кількість паперових копій документів, прискорити рух документів в установі, скоротити трудомісткість опрацювання документів і підвищити оперативність та ефективність виконання посадових обов'язків діловодним персоналом.

Вибір автоматизованих систем управління документами

Перш ніж обрати програмний продукт із безлічі, що пропонуються на ринку, установа повинна чітко визначитися щодо основної мети придбання автоматизованої системи та її можливостей, сформулювати свої вимоги до програмного продукту.

Вимоги щодо програмного забезпечення АСУД рекомендується зафіксувати в технічному завданні. Однак цілі автоматизації управління документами для будь-яких установ, незалежно від їх організаційно-правової форми, досить схожі і зводяться до таких:

o підвищення якості й оперативності управління в установі шляхом удосконалення діловодства;

o об'єднання в єдиний діловодний цикл усіх структурних підрозділів, у т. ч. територіальних відділень;

o забезпечення оперативного і водночас розмежованого доступу до інформаційних (документаційних) ресурсів установи;

o зниження трудових і часових витрат та накладних видатків і, як результат, отримання економічного ефекту;

o закладення підвалин для поступового переходу установи від паперового до електронного документообігу на перспективу, у т. ч. впровадження електронного цифрового підпису.

При виборі АСУД важливе значення має повнота інформації про ринок програмного забезпечення управління документами. Необхідно володіти інформацією не лише про самі автоматизовані системи, але й про компанії-розробники АСУД і продавців АСУД. Очевидно, що в одному класі можуть опинитися кілька систем, схожих за функціями, технологіями і характеристиками. Отже, виникає необхідність їх оцінки.

АСУД слід оцінювати за такими параметрами [73, с. 180-183]:

1. Галузь застосування системи.

Необхідно з'ясувати, на яку організаційну структуру установи розрахована система (один структурний підрозділ, усі структурні підрозділи однієї установи (включаючи територіально віддалені), кілька установ.

2. Функціональні характеристики системи (функції управління документами).

Може бути виокремлено значну кількість функціональних характеристик АСУД. Установи повинні самостійно визначати набір функціональних вимог до системи відповідно до завдань і рівня автоматизації.

3. Експлуатаційні характеристики.

Під час оцінки експлуатаційних характеристик системи слід враховувати:

o обсяг документообігу (АСУД повинна забезпечувати роботу зі всіма документами установи в межах свого функціонального призначення; системи повинні відповідати реальним обсягам документообігу установи і мати необхідний резерв);

o експлуатаційну надійність системи (АСУД має бути притаманний достатній рівень надійності; збої і поломки програмно-технічних засобів АСУД не повинні впливати на безпеку і збереженість документаційного фонду установи);

o кількість користувачів, які одночасно можуть працювати в системі.

4. Програмна реалізація системи.

При аналізі програмної реалізації автоматизованої системи оцінюють такі технічні і технологічні характеристики:

o інтеграція з програмними додатками, інтеграція в інформаційне середовище установи (можливість підключення до системи інших модулів, розроблених тією ж компанією, іншими компаніями або самостійно; виділення в системі комунікаційного ядра, призначеного для адміністрування, розробки і самостійного її використання; можливість автоматичного внесення в систему відомостей про структуру установи, забезпечення інформаційної єдності установи, інтеграції з існуючими засобами автоматизації управління документами, включення всіх документів, баз і банків даних без перекручень, втрат інформації і зміни характеристик; можливість інтеграції з архівом установи);

o підтримка української (за бажанням - російської) мови;

o технічні вимоги АСУД (технологія "клієнт - сервер"; засоби розробки в АСУД (наявність інтерфейсу прикладних програм (АРІ), можливість самостійних модифікацій); операційна система серверної частини АСУД; операційна система клієнтської частини автоматизованої системи діловодства; система управління базами даних, що використовується як основа; програмний комплекс, що використовується АСУД; телекомунікаційні можливості; апаратні можливості серверної і клієнтської частин);

o маршрутизація документів (залежно від завдань управління і діловодної практики установи при виборі АСУД слід звертати увагу на можливість фіксації або зміни маршруту документа);

o відстеження версій і підверсій документів;

o можливість роботи з мобільними (віддаленими) користувачами і групами користувачів;

o наявність в АСУД модулів для сканування документів (або можливість інтеграції з професійними системами управління образами);

o можливість спільної роботи над документами;

o протоколювання дій у системі.

5. Технологія діловодства.

Технологія підтримування АСУД може бути умовно названа "вітчизняною" або "західною". АСУД, що підтримують вітчизняні технології процесів діловодства (до них належать і російські програмні продукти), орієнтовані насамперед на використання в державних установах і відбивають всі прийняті в них традиції і норми діловодства (чітко виражений характер руху документів усередині установи, відстеження всього комплексу робіт з документами в реєстраційно-контрольних формах, спеціалізовані служби для забезпечення єдиного порядку опрацювання документів). АСУД, що підтримують "західні" технології діловодства (рух документів переважно горизонтальний, відсутність централізованого (в межах всієї установи) контролю, реєстрація документів безпосередньо виконавцями, відсутність спеціалізованих служб діловодства), орієнтовані на максимально повне використання електронних документів і засобів колективної роботи користувачів, відсутність проміжних ланок. Основною особливістю "західної" технології є моделювання конкретних процесів документообігу і настроювання на ці моделі програмних систем.

6. Способи захисту системної інформації.

Для забезпечення інформаційної безпеки можуть використовуватись апаратні, програмні й організаційні засоби.

7. Відкритість і масштабованість системи.

АСУД повинна забезпечувати можливість її модернізації без суттєвих економічних і організаційних витрат, без втрати інформації при можливих змінах в організації діловодства установи.

8. Вартість.

Для визначення вартості АСУД потрібна оцінка таких показників: базова вартість системи; вартість ліцензійного програмного забезпечення, необхідного для встановлення й експлуатації АСУД; вартість додаткових програмних і технічних засобів, що не входять до базового комплекту поставки (засоби електронного цифрового підпису, системи оптичного розпізнавання тексту тощо); вартість робіт (з обстеження установи, встановлення програмного забезпечення, навчання адміністраторів і користувачів, первісного конфігурування системи, її модернізації, технічного обслуговування тощо).

Такий комплексний підхід до обрання АСУД дозволить здійснити впровадження системи, яка сповна відповідатиме вимогам і завданням автоматизації управлінської діяльності установи.

Обравши систему, можна розпочинати впровадження спочатку пілотного, а потім і повномасштабного проекту автоматизації діловодства та електронного документообігу. Однак, вибір АСУД - це не просто технологічне або інженерне завдання, він має бути пов'язаний із загальною стратегією розвитку установи.

Усю роботу з вибору найбільш відповідної системи виконують співробітники відділів інформаційних технологій та служб діловодства.

Впровадженню системи має передувати етап обстеження та раціоналізації діловодства. Позитивних результатів від впровадження АСУД можна очікувати лише у випадку, якщо в установі попередньо буде проведено оптимізацію складу документації, документопотоків, чітко розподілено функції та завдання між структурними підрозділами й окремими співробітниками служби діловодства, визначено, які інформаційні процеси стануть безпаперовими, а які фіксуватимуться в документах з паперовими носіями.

Размещено на Allbest.ru