Нормування управлінської праці, облік та аналіз робочого часу менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Нормування управлінської праці, облік та аналіз робочого часу менеджера

Нічого так не відрізняє ефективного управляючого, як бережливе відношення до часу.

Пітер Друкер

Нормування управлінської праці

Нормування праці - це встановлення міри витрат праці на виконання визначеного обсягу робіт у даних організаційно -технічних умовах. Основним завданням нормування праці є визначення трудомісткості робіт і необхідної для їх виконання чисельності працівників.

Для нормування управлінської праці застосовують наступні методи:

а) розрахункові (аналітичні) методи - за їх допомогою аналізується використання робочого часу висококваліфікованими фахівцями. Зміст їх праці приймається як еталонний, а структуру їх робочого дня - нормативом.

б) дослідницькі методи - допомагають визначити трудомісткість конкретних видів робіт з урахуванням спеціалізації організації і змісту праці. За допомогою фотографії робочого дня і хронометражу вивчаються усі види робіт, їх структура і витрати робочого часу. Після цього визначаються усередині показники, які є нормативними.

в) метод аналогів - встановлюються нормативи витрат часу за аналогією з передовими організаціями. Цей метод використовується для визначення обсягів робіт тих категорій управлінських працівників, праця яких взагалі не піддається задовільному обліку через відсутність критерій регламентації термінів виконуваної ними роботи.

г) методи прямого нормування - використовуються для визначення нормативів постійно повторюваних робіт.

д) методи непрямого нормування - враховують вплив різних факторів на навантаження службовців. За допомогою даних методів встановлюються укрупнені нормативи чисельності різних категорій працівників, а також дані методи застосовують для встановлення норм обслуговування, тобто кількості працівників, які обслуговуються, що приходяться на одного обслуговуючого, тобто керівника.

З урахуванням специфіки праці менеджера доцільно виділити такі види

норм:

Норми керованості для керівників - кількість працівників, якими найбільш ефективно може управляти начальник. Вважається, що для вищої ланки управління норма керованості повинна встановлюватися згідно із «законом 7 плюс-мінус 2», тобто не менше 5 і не більше 9 чоловік.

Укрупнені нормативи чисельності для фахівців, тобто чисельність працівників, необхідних для повного і якісного виконання робіт у визначених організаційно-технічних умовах.

Нормативи часу й обслуговування для технічних виконавців визначаються у залежності від трудомісткості робіт.

Облік та аналіз робочого часу

Щоб створити «часову базу» для планування, необхідно звернути увагу на перші два етапи:

¦ підготовка даних, щоб визначити затрати часу на постійні справи,

здійснення аналізу змісту плануючих справ і визначити необхідний час для їх виконання.

Ці два етапи називають - процесом обліку часу.

Існують такі методи обліку затрат робочого часу: фіксація і самофіксація використання робочого часу; хронометраж; моментні спостереження. Самим ефективним методом є самофіксація робочого дня, так як тут діє управлінське правило: якщо працівник включений в процес регламентації своєї праці, він буде виконувати ці рекомендації.

Основні принципи техніки ведення обліку часу зводяться до наступного:

облік всіх затрат часу - перевірка твердості рішення раціонально організувати свій час;

виявлення простоїв, повільності, витоку часу - основа обґрунтованих реальних планів майбутніх справ;

перш чим змінити способи роботи, необхідно їх детально вивчити;

навчіться планувати час - реальна трудова перемога;

не починайте створювати блискучих планів раціонального використання часу на майбутнє, поки не обдумали того, як на даний період часу ви його витрачайте.

Облік часу, який витрачається на виконання тих чи інших видів робіт,

- не проста задача, так як його можна звести до різного ступеня деталізації. Однак, можна постійно займатися поясненням того, як витрачається кожна хвилина, і втратити з поля зору головну мету обліку і аналізу використання робочого часу - підвищення ефективності роботи менеджера, керівника. Техніка і методи обліку повинні бути по можливості прості і зручні, а групування видів діяльності повинно враховувати специфіку роботи того чи іншого керівника.

Разом з цим, можна виділити такі види діяльності: заплановані засідання, ділові зустрічі, переговори; незаплановані засідання, ділові зустрічі, переговори; робота з документами; поїздки, огляди; розмови по телефону; планова, технічна і організаційна робота (ознайомлення з планами, звітностями, технічною документацією тощо); облік керівників; суспільна робота; представницькі функції; фактично всі управлінські дії за участю підлеглих тощо.

Визнавши проблему часу (тобто його дефіциту) важливою, керівник проводить аналіз ситуації, яка склалася. Робиться огляд головних видів діяльності за відповідний період і визначається бажаний об'єм часу в порівнянні з фактично затраченим часом. Як свідчить практика успішних менеджерів, підприємців, управлінських працівників різних рівнів, достатньо раз в квартал на протязі 7 -10 днів проводити ревізію своєї діяльності з точки зору затрат часу. А також потрібно проводити систематичний аналіз, який повинен враховувати, з однієї сторони, чи дійсно робота, що виконується відповідає посаді, знанням, кваліфікації, а з другої сторони, чи не протиріччять затрати часу на роботи, що виконуються розумним, раціональним підходам по використанню часу.

Менеджерами 15 країн було запропоновано 145 чинників непродуктивних затрат часу, з яких необхідно було виділити 15 універсальних. На основі проведених досліджень був складений наступний перелік:перерви в роботі в результаті телефонних дзвінків, випадкові відвідувачі, наради (заплановані і незаплановані), кризові ситуації, відсутність цілей, пріоритетів і конкретних строків виконання, нагромадження справ і особиста дезорганізація, неефективне делегування прав і обов'язків, рутинна робота, зайва деталізація питань, спроба братися зразу за все і нереальні часові оцінки, відсутність достовірної інформації, незрозумілі інструкції, невідповідна, неточна і застаріла інформація, нерішучість і відтягування прийняття рішень, нечітка уява про сфери відповідальності і повноважень, нездатність сказати «ні», невміння доводити задачі до кінця, відсутність самодисципліни.

Тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент (англ. time management) - один із шляхів підвищення ефективності використання власного робочого часу; набір правил, порад, навиків, інструментів і систем, спільне використання яких дозволяє ефективніше використовувати власний час і, на перспективу, покращити якість життя.

Основна задача тайм-менеджменту - вирішувати головні завдання, які дійсно потрібно вирішити. Тайм-менеджмент допомагає усвідомити керівнику те, що саме і коли саме він повинен зробити. Навики тайм-менеджменту потрібні усім, особливо тим, хто кожен день виконує дуже різні завдання, а також тим, хто в кінці дня часто усвідомлює, що ним не зроблено дуже багато із запланованого і, що він пропустив щось дуже важливе. облік робочий тайм менеджмент

Основні принципи тайм-менеджменту: не витрачайте марно часу; ставте перед собою цілі; користуйтеся спеціальними інструментами тайм -менеджменту (блокнот, записник, спеціальні програми тощо); формуйте пріоритети; розподіляйте завдання; обмежуйте час на виконання кожного завдання; використовуйте час, який витрачається на очікування.

Управління часом - це дія або процес усвідомленого контролю кількості часу, витраченого на конкретні види діяльності, при яких спеціально збільшуються ефективність та продуктивність. Процес управління часом включає в себе широкий спектр діяльності, а саме: планування; розподіл; постановку цілей; делегування; аналіз часових затрат; моніторинг; організацію; формування списку справ; розстановку пріоритетів. Зазвичай управління часом є необхідним заходом у процесі реалізації будь-якого проекту як цілої організації, структурних її підрозділів, так і окремої особи, оскільки визначає час завершення проекту і його масштаб.

Размещено на Allbest.ru