Особливості реалізації практичного механізму планування особистої роботи менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Особливості реалізації практичного механізму планування особистої роботи менеджера

Коли ви навчитеся організовувати власну працю, то все інше, чого прийдеться навчитися в сфері управління, буде здаватися дитячою забавою. Спеціаліст в сфері організації управлінської діяльності

А.Б.Осборн

Аналіз умов, необхідних для планування власної роботи керівника

Для досягнення відповідних цілей, керівнику необхідно об'єднати і збалансувати наявні матеріальні ресурси і наміри підпорядкованих йому працівників. Цілеспрямований керівник повинен орієнтуватись на такий виробничий процес, при якому отримується готова продукція, товари, послуги. При цьому необхідно знати також організацію грошового обороту. Тобто, ці два компоненти (виробничий процес і організація грошового обороту) на практиці тісно пов'язані і їх необхідно враховувати в прийнятті того чи іншого рішення.

Хороший керівник повинен добре знати різного роду взаємопов'язані групи і їх зацікавленість в діяльності даної організації. Йому необхідно вияснити, що дані взаємопов'язані групи готові вкласти у виробничий процес і оборот грошей, а також, що вони очікують чи вимагають взамін свого внеску. Важливо також завчасно зауважити, в якому напрямку розвиваються їх інтереси і як ця тенденція може вплинути на роботу керівника на різних етапах його діяльності і часових інтервалах.

Складання і розподіл за часом плану роботи керівника

Для підтвердження реалізації ключових результатів та цілей на останній стадії планування необхідно включити в особисті плани конкретні дії та час їх виконання окремими особами. Найбільш дієвим засобом такого планування служить календарний розподіл часу.

Планування розподілу часу дає фотографію робочого часу. Основним в такому плануванні є відношення до роботи і бажання робити, а не технічна сторона справи. Оскільки умови керівника найчастіше такі, що він зосереджує увагу не на основних, а на другорядних справах, то він повинен врахувати цей факт і своєчасно спланувати свій час так, щоб якомога більша частина часу, а також часу його підлеглих використовувалась на безпосередню (основну) роботу по досягненню основних результатів.

В процесі планування особистої роботи необхідно приділяти увагу різним сторонам виконання плану, тобто плануванню виконання планів. В процесі послідовного планування з'являються нові ідеї, пов'язані з досягненням намічених цілей. Поряд з цим у практиці управління існує багато такого, що неможливо спрогнозувати, але до якого можна бути готовим, якщо раніше намітити декілька альтернативних рішень. Ситуації не підвладні точному прогнозуванню, вони або сприяють результативності дій, або заважають їй в залежності від того, як складені плани, наскільки швидко керівництво відреагує на нову ситуацію і наскільки творчо працює колектив. Якщо останнього досягається, то важливі непередбачені ситуації можна оперативно пов'язати (узгодити) з існуючими планами. Найчастіше такі ситуації приводять до досягнення ближчих цілей на персональному рівні.

В діяльності будь-якої організації існує ряд специфічних чинників, які прискорюють виконання планів. Дані чинники називаються головними чинниками ситуації і вони є об'єднуючою ланкою між складанням планів та їх виконанням. планування керівник час

Розбивка плану на часові відрізки

Реальність (приємливість) планів гарантується рамками (межами) плану. Логічний процес планування може призвести до створення планової системи, в якій видно основний зміст плану, його часовий відрізок і відповідальність за його виконання особи чи групи осіб.

Система планів може містити в собі різні плани, серед яких основними з точки зору цілісності плану є річний план та план індивідуальної роботи. Мета такої системи - гарантія реальності плану. Головне скласти таку планову систему, яка стала б постійно діючим процесом, враховуючим індивідуальні риси кожної організації.

Рекомендації щодо формування особистого плану використання часу

При складанні плану максимально враховуйте кожну кінцеву ціль та заходи по її досягненні, як на рік, так і на протязі тижня.

Визначайте у своєму плані діяльності заходи і групи заходів настільки конкретно, щоб можна було б зарезервувати більше часу для заходів, які вимагають більше часу.

Визначайте для себе робочий ритм опорного року, опорного місяця, опорного тижня, опорного дня і свідомо впроваджуйте його при формуванні планів використання часу в майбутні звітні періоди на більш тривалий строк.

Наперед резервуйте час для проведення наступних заходів: розвиток власного діапазону відповідальності і діапазону відповідальності всієї організації; виділення часу для особистого зосередження на розумінні кінцевих цілей і задач по розвитку; вияснення того, з ким в найближчі місяці, тижні і дні і по якому питанні треба буде провести ділові зустрічі (регулярні спільні збори, наради та інші спільні заходи) і підготовка до них; виділення часу для особистого росту і відпочинку; виділення часу для управління зовнішніми зв'язками та їх підтримання.

Переконайтесь, що сплановане використання часу поширюється на весь діапазон діяльності на протязі року.

Деякі рекомендації і поради по складанні плану на тиждень Роботи при складанні плану на тиждень доцільно розбити на три групи:

Обов'язкові з точки зору досягнення кінцевих цілей.

Роботи, які будуть виконані, якщо вистарчить часу на наступному тижні.

Роботи, які будуть виконані, якщо залишиться час.

Деякі рекомендації і поради по складанні плану на день Денний план керівника можна складати за методом «Альпи», який включає п'ять стадій:

1. складання переліку завдань;

оцінка тривалості дій щодо виконання кожного завдання;

резервування часу;

прийняття рішення про пріоритети і делегування (передоручення) роботи;

контроль виконання.

При складанні і реалізації плану роботи на день необхідно дотримуватися таких рекомендацій:

Перевірте свою позицію по відношенню до планування використання часу і подбайте про зміни позицій, щоб закріпити управління часом.

Позбудьтеся рутини.

Довіряйте іншим і делегуйте повноваження.

Ефективно використовуйте графіки робочого часу.

Розвивайте телефонну культуру.

Позбудьтеся поганих звичок.

Визначте порядок значимості робіт і чітко його дотримуйтеся.

Не відривайте інших від їх роботи з метою відпочити самому.

Зарезервуйте достатньо часу для задач, які дійсно вимагають зосередженості.

Поважайте свій план використання часу і плани, складені іншими.

Записуйте в календар всі питання, які треба запам'ятати, зразу ж, як тільки вони виникнули.

При необхідності твердо говоріть: «Ні».

Інформуйте інших про ваш план використання часу і просіть взяти його до уваги.

Відкиньте всі непотрібні збори, наради. Складіть план підвищення ефективності необхідних зборів, нарад (група може працювати ефективно без перерви максимум 1,5 годин).

Секретар повинен діяти як ефективний фільтр.

Підтримуйте хороший фізичний і психологічний стан.

Чистий стіл.

Зробіть коротку паузу ранком для планування робіт на день. Навіть в умовах дефіциту часу розпочніть свій робочий день із спокійного розміркування на протязі 10-15 хвилин про роботи, які треба виконати даного дня. Якщо у Вас є секретар, то розпочніть робочий день з наради з ним.

Будьте пунктуальні і точні.

Скоротіть перерви і правильно їх розподіляйте на протязі дня.

Для початку позбудьтеся термінової роботи. Не звикайте до того, щоб розпочинати свій робочий день з ознайомлення з кореспонденцією, так як вона рідко містить щось термінове.

Поменше вмішуйтеся в справи підлеглих.

Позбудьтеся справ, які довго затягуються у своїх реалізації.

Не виконуйте і не вирішуйте особистих справ в робочий час.

Добре виконуйте одну справу.

Зберіть дрібні справи докупи і реалізуйте їх швидко за одним разом.

Ефективно використовуйте технічних виконавців.

Ефективно використовуйте оргтехніку.

Вміло переадресовуйте кореспонденцію.

Використовуйте попередні домовленості про зустрічі.

Добре плануйте спільні заходи.

Своєчасно передавайте роботу підлеглим, зайвий раз не затримуйтесь до пізньої години на роботі.

Використовуйте зворотній зв'язок в роботі з начальником, підлеглими по відношенню до ефективності використання свого часу і можливостей підвищення ефективності.

Постійно пам'ятайте про денний ритм роботи.

Размещено на Allbest.ru