Основні складові системи управління проектами

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Проектом називається сукупність розподілених у часі заходів або робіт, спрямованих на досягнення поставленої мети. Прикладами проектів є будівництво будівель, комплексів, підприємств, освоєння випуску нового виду продукції та інші.

Проект має певні властивості:

1) Проект завжди має чітко визначену мету, яка виражається в отриманні певного результату. Досягнення цього результату означає успішне завершення і закінчення проекту. Наприклад, для проекту будівництва будівлі результатом є сама будівля, прийняте в експлуатацію.

2) Проект має чітко окреслене початок, що збігається з початком першої роботи, спрямованої на досягнення поставленої мети. Початок може задаватися директивно, або розраховуватися в результаті складання плану робіт за проектом.

3) Проект має чітко окреслений кінець, який збігається з кінцем останньої роботи, спрямованої на отримання заданого результату. Як і початок, кінець проекту може задаватися директивно, або розраховуватися при складанні плану робіт. Наприклад, для проекту будівництва будівлі кінець проекту збігається з датою акту здачі / приймання його в експлуатацію. проект управлінський інтеграційний штатний

4) Проект виконується командою, до складу якої входить керівник проекту, менеджери, виконавці. Крім основної команди в ньому можуть брати участь допоміжні виконавці, команди і організації, які залучаються на тимчасовій основі для виконання окремих робіт.

5) При реалізації проекту використовуються матеріальні ресурси. їх номенклатура та кількість визначаються характером проекту і роботами, що входять у нього. Так при будівництві будинку використовуються пісок, щебінь, цемент, цегла і т.п.

6) Проект має бюджет. Вартість проекту складається з вартості витрачених матеріальних ресурсів, витрат по оплаті праці команди, що реалізує його і інших витрат, пов'язаних з особливостями конкретних видів робіт.

Проект має обмеження трьох видів:

1) Обмеження по бюджету встановлюють граничну вартість всього проекту або окремих видів робіт.

2) Обмеження по часу задають граничні терміни закінчення або всього проекту, або деяких робіт. Наприклад, тестові випробування повинні проводитись у присутності представника замовника, який буде присутній у заданий період часу.

3) Обмеження по ресурсах визначаються обмеженим складом команди або графіками надходження матеріальних ресурсів.

Життєвий цикл проекту - це проміжок часу між моментами його початку і завершення. Він ділиться на чотири фази:

1) Концептуальна фаза. Включає формулювання цілей, аналіз інвестиційних можливостей, обґрунтування здійсненності (техніко-економічне обґрунтування) і планування проекту.

2) Фаза розробки проекту. Включає визначення структури робіт і виконавців, побудова календарних графіків робіт, бюджету проекту, розробку проектно-кошторисної документації, переговори й укладання контрактів з підрядниками і постачальниками.

3) Фаза виконання проекту. Включає роботи по реалізації проекту, у тому числі будівництво, маркетинг, навчання персоналу і т.п.

4) Фаза завершення проекту. Включає в загальному випадку приймальні випробування, дослідну експлуатацію і здачу проекту в експлуатацію.

Результат проекту - це деяка продукція або корисний ефект, створювані в ході реалізації проекту. В залежності від мети проекту, в якості результату можуть виступати: наукова розробка, новий технологічний процес, програмний засіб, будівельний об'єкт, реалізована навчальна програма, реструктурована компанія, сертифікована система якості і т.д.

Про успішність проекту судять по тому, наскільки його результат відповідає за своїми витратним, дохідним, інноваційним, якісним, тимчасовим, соціальним, екологічним та іншим характеристикам запланованому рівню.

Керованими параметрами проекту є:

1) обсяги і види робіт;

2) вартість, витрати за проектом;

3) тимчасові параметри, що включають терміни, тривалості і резерви виконання робіт і етапів проекту, а також взаємозв'язки між роботами;

4) ресурси, необхідні для здійснення проекту, в тому числі людські або трудові, фінансові, матеріально-технічні, а також обмеження по ресурсах;

5) якість проектних рішень, застосовуваних ресурсів, компонентів проекту та інше.

Завданнями управління проекту є:

1) визначення мети проекту і проведення його обґрунтування;

2) створення структури проекту (підцілі, основні етапи роботи, які належить виконати);

3) визначення необхідних обсягів та джерел фінансування;

4) підбір команди виконавців, підготовка та укладання контрактів зі сторонніми виконавцями;

5) визначення термінів виконання проекту;

6) складання графіка його реалізації:

7) розрахунок необхідних для проекту матеріальних ресурсів, укладання контрактів з постачальниками;

8) розрахунок кошторису і бюджету проекту:

9) планування і облік ризиків;

10) забезпечення контролю за ходом виконання проекту.

Управління проектом - це процес планування, організації та управління роботами і ресурсами, спрямований на досягнення поставленої мети, як правило, в умовах обмежень на час, наявні ресурси або вартість робіт.

Управління проектом складається з трьох основних етапів:

1) Формування плану проекту. На першому етапі здійснюється обґрунтування проекту, складається перелік робіт і наявних ресурсів, виробляється розподіл ресурсів по роботах і оптимізація плану за критеріями часу завершення проекту, сумарної вартості проекту, рівномірного розподілу ресурсів, мінімізації ризиків. Тут же проводиться укладання всіх необхідних договорів зі сторонніми виконавцями, підрядниками та постачальниками.

2) Контроль за реалізацією плану та його оперативна корекція. Другий етап передбачає контроль виконання проекту з метою своєчасного виявлення та усунення намітилися відхилень від початкового плану. При значних відхиленнях початковий план переробляється і складається новий.

3) Завершення проекту. Завершення проекту означає виконання певних регламентованих дій, необхідних для завершення і припинення робіт за проектом. Наприклад, підписання акта приймання / здачі виконаних робіт.

В даний час для управління проектами використовується методологія сітьового планування і управління. Ця методологія була розроблена в 1956 р. фахівцями фірм "Дюпон" і "Ремінгтон Ред" М. Уолкером і Д. Келлі для проекту з модернізації заводів компанії "Дюпон".

Сітьове планування та управління складається з структурного та календарного планування та оперативного управління.

Структурне планування полягає в розбитті проекту на етапи і роботи, оцінки їх тривалості, визначенні послідовності їх виконання. Результатом структурного планування є сітковий графік робіт, який використовується для оптимізації проекту по тривалості.

Календарне планування полягає в складанні тимчасової діаграми робіт і розподіл між роботами трудових ресурсів (виконавців). Результатом календарного планування є діаграма Ганта, яка графічно відображає періоди виконання робіт на осі часу. На цьому етапі може виконуватися оптимізація ресурсів та бюджету проекту.

Оперативне управління полягає в регулярному співставленні фактичного графіка робіт з плановим. Результатом серйозних відхилень є прийняття рішень про зміну первісного структурного чи календарного плану.

Універсальну архітектуру програмних засобів систем управління проектами (СУП) представлено на рис. 1.

Рис. 1. Архітектура програмних засобів СУП

Основою автоматизації управління проектами традиційно розглядається система календарно-ресурсного планування. Також в контур управління проектом можуть залучатися ще ряд інших інформаційних систем, які функціонують на підприємстві і можуть використовуватися при вирішенні деяких завдань управління проектом (від статистичних пакетів до систем фінансового планування і НКР-систем).

В організаційній сфері інтеграційний підхід виражається в формування управлінських структур, розташованих над штатним розкладом (керівний комітет, група управління, робоча група), і організаційно-розпорядчих документів, що описують наскрізні процеси, що торкаються не тільки персоналу проекту, але і постійні структурні підрозділи підприємства (ресурсні підрозділи, фінансова служба, служба логістики, служба безпеки і т. д.).

В IT-області інтеграційний підхід виражається в необхідності створення контуру взаємопов'язаних продуктів, в якому СУП зв'язується з іншими системами підприємства інформаційними та користувальницькими інтерфейсами. В обох областях рішення найчастіше не є універсальними і розробляються під вимоги конкретних замовників.

Виділимо два основних напрямки автоматизації СУП

1) автоматизація стандарту управління проектами;

2) автоматизація функцій управління проектами.

Автоматизація стандарту управління проектами забезпечується засобами інформаційних технологій.

Стандарт управління проектами підприємства являє собою сукупність документів, що пояснюють чи передбачають, як і в якій послідовності, в які терміни, з використанням яких шаблонів треба виконувати ті чи інші дії в процесі управління проектами.

Одним із перспективних підходів в автоматизації проектами є організація стандарту у вигляді бази знань. Даний стандарт забезпечує:

1) всі необхідні сервіси по оновленню і пошуку документів, з організації взаємозв'язків між документами, перехресних посилань і т. д.

2) необхідності колективної роботи, в яку втягуються не тільки проектна група, але і постійні підрозділи підприємства (ресурсні, функціональні, спеціалізовані і т. д.).

У стандарті можуть бути явно чи неявно закладені вимоги до автоматизації функцій управління проектами.

До основних сфер діяльності з управління проектами, що підлягають в тій чи іншій мірі автоматизації відносяться:

- власне управління проектами, яке у вузькому сенсі зазвичай розуміється як календарно-ресурсне планування;

- формування та ведення бюджету проекту;

- управління документами - як управлінськими, так і є результатами виконання проекту;

- управління діловими процесами в проектах, включаючи процеси узгодження документів.

Функціональні компоненти СУП та відповідні пакети прикладних програм представлені на рис. 2:

Рис. 2. Функціональні компоненти СУП

У частині календарно-ресурсного планування СУП повинна забезпечити наступні можливості:

- формування структури декомпозиції робіт (WBS-структури) необхідного ступеня деталізації;

- формування календарного плану, що містить тривалість робіт, їх обсяг та вартість, обмеження на дати початку та закінчення, а також технологічні залежності між роботами;

- формування обмежень за проектом, що визначають перелік трудових ресурсів, які передбачається використовувати в проекті із зазначенням доступної кількості в певний час;

- формування детального плану робіт, в якому роботам призначені ресурси - трудовитрати і матеріально-технічні ресурси;

- побудова звітів про стан проекту, в тому числі з використанням різних аналітик.

У частині фінансового планування СУП повинна забезпечити наступні можливості:

- планування та облік фінансових потоків, включаючи розрахунки із замовником та субпідрядниками;

- формування завдань виконавцям і облік реально витраченого часу;

- облік непроектного і неробочого часу, відпусток та лікарняних листів;

- облік відрядних та адміністративних витрат.

В управлінні документами і діловими процесами проектів велике значення має не тільки традиційні функції управління документами, такі як підтримка версій документів і історії роботи з ним, ведення архіву, авторизація доступу, підтримка зв'язків між документами (EDMS-функції).

Може бути, навіть більше значення набувають функції управління рухом документів і контролю термінів їх виконання (workflow-функції).

Управління документами реалізується з використанням базової функціональності промислових пакетів (Docs Open, Documentum).

Функції управління рухом документів і контролю термінів їх виконання реалізуються з використанням базової функціональності спеціалізованих програмних систем (Eastman) або промислових пакетів управління документами (Documentum).

Серед найбільш важливих функціональних можливостей відзначимо наступні:

- наявність єдиної точки доступу до всієї інформації, що відноситься до проектів;

- створення нових документів з автоматичним зв'язуванням їх з конкретним фрагментом проекту (роботою, вузлом WBS) або з проектом в цілому;

- перехід до роботи з документами безпосередньо з середовища календарно-ресурсного планування, і навпаки;

- ініціювання процесу проходження (виконання) документа, отримання відміток про виконання, узгодження, ознайомленні або відхилення документа;

- контроль стану документа в процесі проходження ним певного бізнес-процесу, пов'язаного з управлінням проектом (наприклад, узгодження і приймання робіт).

Размещено на Allbest.ru