Организация рабочего места секретаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

"КОЛЛЕДЖ "ЗВЕЗДНЫЙ"

Профессия: Секретарь

Квалификация: Секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка

Место производственной практики: Благотворительный фонд помощи детским домам, тяжелобольным детям, инвалидам, участникам боевых действий, беженцам ("Твоих рук дело")

ВЫПУСКНАЯ

КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Тема: Организация рабочего места секретаря

Стадниченко Диана Сергеевна

2017 год



Содержание

Введение

1. Схема рабочего места руководителя

2. Схема рабочего места секретаря БФ "Твоих Рук Дело"

3. Документооборот предприятия БФ "Твоих Рук Дело"

3.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии БФ "Твоих Рук Дело"

3.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии БФ "Твоих Рук Дело"

3.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами на предприятии БФ "Твоих Рук Дело"

Заключение

Список литературы



Введение

Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией.

В бездокументарные функции секретаря в БФ "Твоих Рук Дело" входит:

прием телефонных звонков, факса;

организация приема посетителей;

составление документов;

подготовка и организация заседаний, деловых встреч;

подготовка деловых поездок, командировок.

Помощником руководителя является - секретарь. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Через секретаря осуществляется связь руководителя с внешним миром и подчиненными. Секретарь всегда тщательно и продуманно одет, опрятен, спокойно, быстро и с достоинством решает вопросы в рамках своей компетенции, что немаловажно при работе с посетителями и гостями. БФ "Твоих Рук Дело" - организация содействующая в оказании помощи всем нуждающимся. Благотворительный Фонд зарегистрирован 14 июля 2016. Полное фирменное наименование центра на русском языке: Благотворительный Фонд помощи детским домам, тяжелобольным, инвалидам, участникам боевых действий, беженцам "Твоих Рук Дело". Фирма находится по адресу: 431580, респ Мордовия, село Кочкурово, район Кочкуровский, улица Кооперативная, дом 76.

Таблица 1 - Штатное расписание БФ "Твоих Рук Дело"

п/п	Наименование должности	Наименование должности
1	Генеральный директор	1
2	Секретарь	1
3	Заместитель директора	1
4	Главный бухгалтер	1



1. Схема рабочего места руководителя

Назначение и общая характеристика рабочего места.

Категория персонала - руководитель.

Рисунок 1 - Рабочее место руководителя

Мебель и оборудование.

Рабочий стол 120х80 см. - 3 шт.

Стол для компьютера 80х80 см. - 1 шт.

Уголок R 80 см. - 1 шт.

Книжный шкаф - 1 шт.

Кресло директора - 1 шт.

Кресла для посетителей - 3 шт.

Стулья кабинетные - 10 шт.

Сейф металлический - 1 шт.

Персональный компьютер - 1 шт.

Коммуникатор внутренней связи - 1 шт. - 1 шт.

Телефонный аппарат (факс)- 1 шт.

Письменная доска - 1 шт.

Канцелярский набор "Органайзер" - 1 шт.

Папки деловые - 20 шт



2. Схема рабочего места секретаря БФ "Твоих Рук Дело"

Рисунок 2 - Рабочее место секретаря

3. Документооборот предприятия БФ "Твоих Рук Дело"

1. Мебель и оборудование.

1 - Стол письменный, одно тумбовый;

2 - приставка;

3 - шкаф для документов;

4 - стул подвешено поворотный;

5 - стул для посетителей;

6 - диктофон;

7 - ПК;

8 - сшиватель документов;

9 - телефонный аппарат с программированным набором;

10 - переговорное устройство;

11 - поставка для карандашей и бумаг;

12 - дырокол;

13 - подставка для календарей;

14 - лотки для бумаг;

15 - настольная письменный набор;

16 - контрольная карточка;

17 - машинка для заточки карандашей;

18 - ксерокс;

19 - корзина для бумаг;

20 - блокнот справочно-алфавитный и алфавитно-механическое;

21 - телефон;

22 - ложемент для мелков, канцелярских принадлежностей;

2.1. Основная тема

Комфорт офиса зависит от:

1. эргономики рабочего места

2. рационального планирования офисного пространства в целом.

Основа последнего - деление на рабочие зоны так, чтобы каждый сотрудник работал максимально эффективно и сам по себе, и в команде.

Проблему недостатка пространства можно решить с помощью оптимизации рабочих мест. Иначе говоря, подобрать подходящие форму и габариты рабочего стола, количество приставных столов и иных дополнительных элементов в виде настольных или навесных полок, приставных или выкатных тумб.

Проанализировав рабочее место секретаря, мы сможем рассчитать наиболее благоприятные условия для его работы с учетом всех функций, которые он выполняет, спроектировать рабочее пространство.

Отбор типичных рабочих мест для анализа.

Профессия секретаря-делопроизводителя очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур.

Основной задачей секретаря является грамотное, аккуратное оформление различных материалов и документов на компьютере. Секретарь должен обладать профессиональными навыками работы: знать распределение материала при выполнении различных документов, правила эксплуатации компьютера и прочих устройств, используемых на рабочем месте секретаря, в совершенстве владеть грамматикой русского языка, уметь параллельно с работой на компьютере быстро и точно читать текст.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Основные принципы эргономичной организации рабочего места - комфорт и минимизация нагрузок. Как бы странно это не звучало, но сидеть на стуле вредно для организма. Основная часть работы секретаря связана с компьютером.

Более 40% случаев заболеваний происходят из-за отрицательных воздействий на рабочем месте: воздух, шум и неправильное размещение на сиденье кресла. Каждый год 35 из каждых 100 служащих берут отпуск по болезни из-за мышечной боли и боли в пояснице.

Классификация рабочего места секретаря:

* категория работников - специалист;

* число работников - индивидуальные;

* уровень механизации - автоматизированные;

* рабочая поза - сидячие;

* место расположения - помещение;

* уровень подвижности - стационарные;

* степень специализации - универсальные;

* вид производства - вспомогательные;

* число смен - односменные;

* условия труда - нормальные.

Выбор метода анализа рабочего места и его использование.

Для получения информации, необходимой для анализа рабочего процесса, используются по отдельности или в сочетании несколько методов:

- наблюдения;

- собеседование (интервью);

- анкеты;

- список обязанностей работника;

- дневник.

При любом из этих методов вначале собираются данные о рабочем месте, а затем изучается сам процесс, для чего рассматриваются те рабочие задания, которые выполняет соответствующее лицо.

В данном анализе мы будем использовать список обязанностей работника и наблюдение, а также фотографию рабочего дня.

Описание рабочего места.

Наименование должности: секретарь генерального директора.

Дата: 13 апреля 2017 г.

Общее описание рабочего процесса.

Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ, как: работа с документами, со средствами связи и посетителями; подготовка и проведение совещаний.

Роль секретаря руководителя состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

- Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т. д.

- Получение, обработка входящей и исходящей почты.

- Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

- Ведение дневника руководителя, организация его встреч.

- Организация деловых поездок руководителя.

- Регистрация деловой корреспонденции, ведение дел.

- Организация и участие в работе совещаний.

- Информационное обеспечение.

- Оформление банковских счетов.

- Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных звонков и посетителей. секретарь делопроизводитель руководитель

Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Одна из главных задач секретаря - быть чутким посредником между руководителями и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т. п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя.

Затраты рабочего времени представлены в таблице 1.

Таблица 1. Сводка затрат рабочего времени секретарем

№ п/п Вид работы и затраты времени Мин

11 Подготовка рабочего места 15

12 Совещание по текущим вопросам 15

13 Деловые контакты с вышестоящим руководством 30

14 Прием и общение с посетителями 45

15 Просмотр документации, работа с внутренними документами 80

16 Подготовка приказов, распоряжений 25

17 Работа с личными делами 15

18 Служебные разговоры по телефону 70

19 Составление отчетной документации 35

110 Занесение необходимой информации в компьютер 85

111 Отдых и личные надобности 40

112 Обеденный перерыв 60

113 Потери рабочего времени 25

114 Всего 540

Спецификация рабочего процесса

Общие требования к работнику:

умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail),

хорошее знание иностранного языка,

блестящие навыки общения с людьми,

умение планировать и организовывать исполнение поручений руководства.

Основными делопроизводственными функциями являются:

своевременная обработка поступающей кадровой документации;

регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

контроль за исполнением требований документов;

размножение документов по кадровым вопросам и др.

Секретарь должен знать:

организацию делопроизводства в организации (см. выше);

формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу;

структуру организации;

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организации;

действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников;

порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины;

порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы;

основы трудового законодательства;

правила внутреннего трудового распорядка;

основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Деловые качества:

ответственность;

исполнительность;

оперативность;

самостоятельность;

дисциплинированность;

добросовестность.

Индивидуально-психологические и личностны качества:

коммуникабельность;

открытость;

усидчивость;

внимательность;

высокая работоспособность.

Психофизиологические качества:

хорошее состояние здоровья;

хорошее зрение;

усидчивость;

отсутствие болезней, связанных с моторным аппаратом.

Требования к квалификации секретаря: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

Проектирование рабочего процесса, оценка и внедрение

Успех работы секретаря в значительной мере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда.

Сидячая продолжительная работа вредна человеку в принципе: секретарь сутулится или подается вперед и позвоночник деформируется, травмируя диски. При работе на компьютере поднимаются плечи и сгибаются руки, держа их в напряжении - и естественно, они начинают болеть. Пережимая сосуды, перегружается сердце. Поза, а, следовательно, и здоровье зависят от размеров и дизайна рабочего места.

Рабочее место секретаря должно обеспечить максимальные удобства для выполнения возложенных на него обязанностей и быть образцом правильной организации. В приемной оно обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей должна стоять в зале, хорошо просматриваемом секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность свободно вставать и свободно вытянуть ноги. Для организации отдыха стоит создать зону для перерывов на кофе, наподобие барной стойки. Их важно проводить стоя, что позволит не только быстро обменяться оперативной информацией, но и размяться. Отдельная кухня-столовая менее эффективно использует пространство, но может значительно сэкономить время - сотрудникам нет необходимости выходить на обед за пределы офиса.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом максимальной эффективности. Они должны быть доступны для подхода и кратковременного пользования, и быть под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться оргтехникой другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к поломке аппаратуры, а также к размножению посторонней информации.

Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п.

Необходимо постоянно следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. документооборот организация прием посетитель

При работе необходимо соблюдать правила внутреннего распорядка, техники безопасности и электробезопастности.

Еще один важнейший фактор, от которого зависят работоспособность и здоровье человека, - это освещение. Свет регулирует все функции человеческого организма и влияет на психологическое состояние и настроение, обмен веществ, гормональный фон и умственную активность. К сожалению, далеко не всегда в офисе этому фактору уделяется должное внимание.

Самым здоровым светом остается естественный дневной. Чтобы его использовать, глубина офисных помещений не должна превышать 6 м. Кроме того, хорошим решением здесь будут стеклянные перегородки, обеспечивающие зрительную и звуковую изоляцию, но в то же время, не препятствующие проникновению естественного света. Это позволяет максимально эффективно использовать естественное освещение, хотя между этим помещением и окнами располагается еще и рабочая зона.

Оптимальным вариантом искусственного освещения является комбинированная система, сочетающая в себе прямой и рассеянный свет. Причем, обычным лампам "дневного света" (вредное влияние их мерцания с частотой 50 Гц давно известно) стоит предпочесть галогенные. Их свет более естественен и гораздо меньше утомляет глаза и нервную систему.

Психологически человек за рабочим столом как бы отделяется от остального пространства световым полем, получая необходимую яркость в те точки, где это необходимо. На этом основана целая система мебели и света.

Ее суть в следующем: два светильника с разной световой направленностью интегрируются в корпус стола и образуют цельную и легко перемещаемую конструкцию. Другое модное направление - легкие перегородки со встроенным освещением, позволяющие сразу моделировать пространство и свет.

Важно учесть, что свет, как и цвет, - это очень мощный инструмент, влияющий и на психическое, и на физическое состояние людей. Ведь свет имеет еще ряд важных особенностей - к примеру, теплоотдачу. Иногда в офисе невозможно находиться из-за жара, исходящего от ламп. Поэтому очень важно выбрать правильный тип лампы для каждого отдельного случая.

При таком обилии тонкостей и условий важно не ограничиваться лишь красотой, но и учитывать функциональность проекта. Для этого необходимо понять индивидуальность данного пространства и найти в нем единственно верный баланс. Как уже было сказано выше, основную часть рабочего времени секретарь проводит за компьютером, поэтому большое значение имеет правильная установка клавиатуры и монитора, что является необходимым условием для полноценного выполнения своих обязанностей.

Неправильное положение рук при печатании на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку, сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу. Клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более "мясистую" часть локтя. Глубина стола позволяет полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору. Рабочая площадь для работы с компьютером должна соответствовать стандартам ANSI на ширину и глубину рабочих поверхностей.

Монитор, как правило, располагается чрезмерно близко. Существует несколько научных теорий, по-разному определяющих значимые факторы и оптимальные расстояния от глаза до монитора. Например, рекомендуется держать монитор на расстоянии вытянутой руки. Однако, большинство ученых считает, что человек сам должен решать, насколько далеко будет стоять монитор. Именно поэтому конструкция столов должна позволять менять глубину положения монитора в широком диапазоне.

Среди столов наиболее эргономичной признана криволинейная угловая форма. За счет вогнутости большая часть их площади оказывается используемой, поскольку попадает в зону охвата руками человека, равную 35-40 см. Но если край стола закруглен слишком плавно или его поверхность Г-образной формы, то придется тянуться за бумагами. Площадь столешницы хорошего стола не может быть меньше 1 м2. Высота от пола до столешницы, как правило, должна равняться рекомендованным европейскими нормами 74 см.

Для полноценной работы секретаря также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки, а также прочие функциональные аксессуары. Но важно не загромождать ими стол. Лучше воспользоваться навесными полками или тумбочками на колесах, которые помогут организовать рабочее место по принципу "все под рукой", когда необходимые для ежедневной работы полки, тумбы, шкафы находятся на расстоянии вытянутой руки.

Такое расположение мебели позволяет исключить ненужные затраты энергии и направить все силы на выполнение своих обязанностей. Специальными исследованиями доказано, что благодаря соблюдению норм эргономики экономится около 30% рабочего времени и, соответственно, на столько же увеличивается производительность труда.

Документооборот - это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами.

Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных предприятием за определенный период времени.

Анализируя документооборот БФ "Твоих Рук Дело" за последние полгода, была выявлена тенденция к его росту. Документооборот БФ "Твоих Рук Дело" включает в себя три потока документов:

входящие (поступающие);

исходящие (отправляемые);

внутренние.

3.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии БФ "Твоих Рук Дело"

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в БФ "Твоих Рук Дело" осуществляется секретарем.

При первичной обработке корреспонденция мною проверялась, по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно приходилось возвращать.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрывались, при этом проверялась правильность доставки. На полученном документе мною проставлялся регистрационный штамп (учетный номер и дата поступления) в правом нижнем углу документа с лицевой стороны. Документы с надписью "Лично" не вскрывая передавала адресату.

Отметку при поступлении документа я проставляла только на регистрируемых документах, в нее входили входящий номер документа и дату поступления. Регистрируемыми документами являются документы, которые требуют ответа и исполнения. Такие документы регистрируют на компьютере в специальной форме. В мои обязанности так же входило заполнение такой формы. Именно регистрируемые документы передаются руководителю. Документы, не требующие ответа и исполнения, создаваемые только для сведения не регистрируются. На предприятии БФ "Твоих Рук Дело" разработан список документов не подлежащий регистрации:

письма справочно - информационного характера;

рекламные письма;

поздравительные письма;

печатные издания (брошюры, журналы);

пакеты с пометкой "Лично";

информационный материал.

После первичной обработки нерегистрируемые документы отправляются к исполнителям. Эти документы руководителю не передаются.

Основными моими функциями в работе с входящими документами являлось:

первичная обработка и прием документов;

проверка целостности конверта, правильность доставки;

вскрытие конвертов, за исключением с надписью "Лично";

учет и регистрация входящей корреспонденции.

3.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии БФ "Твоих Рук Дело"

Отправляемые предприятием документы называются - исходящими. В них входят: приказы, постановления, поручения, письма.

Основная работа секретаря с отправляемыми документами заключается в их:

регистрации;

обработке;

отправке.

Документы, поступающие от исполнителей к секретарю, должны быть полностью оформлены, напечатаны на соответствующем бланке, со всеми реквизитами.

В мои обязанности при обработке исходящих документов входило:

проверка правильности оформления, составленного документа;

проверка удостоверяющих реквизитов;

проставление исходящего регистрационного индекса;

подготовка документа к отправке.

Обработка документов включала в себя:

сортировку;

вложение в конверт (упаковку);

адресование (отправку);

сдачу в отделение связи.

На предприятии БФ "Твоих Рук Дело" исходящие документы оформлялись мною в двух экземплярах, кроме факса.

После регистрации и присвоения номера документу, я проставляла его номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах.

Письма отправлялись в конвертах установленного образца. Бандероли, упаковывались в специальную упаковку, обеспечивающую сохранность вложения. Заказные письма, и письма направляемые более чем четырем адресатам отправлялись только после того как составлялся расчет рассылки.

Документы, подготовленные к отправке в течении дня, подлежали сортировке: часть из них отправлялись мною обычным способом, через узел связи, а более важные и срочные направлялись адресатам с курьером.

Передача за пределы предприятия информации, в виде факсограмм и электронных сообщений, осуществлялась мною с помощью факса и персонального компьютера.

Документы, поступившие секретарю для обработки, отправлялись адресатам в тот же день, второй экземпляр подшивался в папку с "исходящими документами

3.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами на предприятии БФ "Твоих Рук Дело"

Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения

Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

составление проекта документа исполнителем;

согласование;

проверка правильности оформления;

подписание руководителем;

регистрация в журнале.

Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.

После регистрации документа в папке с "внутренними документами" я производила размножение в нужном количестве (по числу исполнителей). Копии документа заверялись, передавались на исполнение ответственным исполнителям. Оригинал документа я подшивала в дело.

Документы внутри организации передавались исполнителям под расписку.

Секретарем систематически ведется учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, то есть учитывается объем документооборота. Сведения о количестве документов вносятся в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретарем.



Заключение

Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием, играют большую роль. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Успех работы секретаря в значительной мере зависит от правильной организации рабочего места, оборудования его необходимым инвентарем, соблюдения условий гигиены труда.

Рабочее место секретаря должно обеспечить максимальные удобства для выполнения возложенных на него обязанностей и быть образцом правильной организации.

В помещении должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей должна стоять в зале, хорошо просматриваемом секретарем.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность свободно вставать и свободно вытянуть ноги.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется предприятием и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. Частично познакомилась с документооборотом предприятия, порядком прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Так же ознакомилась с бездокументарной деятельностью.

Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.

Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлено на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет оснащен необходимыми техническими средствами, созданы все условия для работы. Все поставленные цели, и задачи выполнила. Работа с документами давалась очень легко и была интересной благодаря хорошей поддержке руководителя и очень сплоченному коллективу.



Список литературы

1.Основные источники

1. Басаков М.Н. Кадровое делопроизводство. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2002. - 352 с.

2. Вересов Н.Н. Психология управления. - М.: МПСИ, Воронеж: НПО МОДЭК, 2001. - 224 с.

3. Меркулова О.С. Психология труда. - М.: Приор, 2004. - 80 с.

4. Основы управления персоналом. / Под ред. Б.М. Генкина. - М.: СПб.: Питер, 2002. - 396 с.

5. Современный менеджмент. / Под ред. Комарова А.Г., Муфтиева Г.Г. - СПб.: Питер, 2004. - 432 с.

6. Черняк Т.В. Проектирование рабочих мест служащих. - Новосибирск: СибАГС, 2003. - 108 с.

2. Дополнительные источники

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000. С. 16.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536

3. Интернет ресурсы

1. www.buhgalteria.ru

2. www.glavbukh.ru

Размещено на Allbest.ru

...