Предмет і метод теорії управління. Структура теорії управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Предмет і метод теорії управління. Структура теорії управління»



Управління - це процес впливу на систему для переведення її в новий стан чи для підтримки її в якомусь установленому режимі. Воно характеризується наявністю системи, причинного зв'язку між її елементами, керуючої і керованої підсистем, динамічного характеру системи і керуючого параметру. Вихідним, тобто початковим пунктом управлінської діяльності є формування і вибір цілей, кінцевим - їхнє досягнення. Риси, властиві усім видам управління можна об'єднати в 2 групи: статистичні (властиві формі і структурі управління) і динамічні (властиві процесу управління).

Предметом теорії управління є закономірності управління як цілісного, комплексного компонента економіки. Теорія управління вивчає закони системи управління в цілому, закони синтезу її компонентів.

Закономірності управління як цілого - це насамперед закономірності формування системи управління: її структури, її кадрів, її технічної бази, її методів. Їх вивчає теорія управління. Крім того, закони управління - це закономірності функціонування системи управління, взаємодії її елементів. Їх також вивчає теорія управління.

Таким чином, саме теорія управління вивчає цілісні комплексні закономірності управління - і системні, і локальні. Цим обумовлений інтерес до теорії управління з боку працівників, що мають справу з управлінням у цілому, тобто для керівництва. Якщо теорія планування насамперед орієнтована на працівників планування, а бухгалтерський облік і статистика - на працівників облікових органів, то теорія управління - це насамперед наука для керівників.

У силу наявності в управлінні двох типів закономірностей: закономірностей-принципів і закономірностей-конкретних рекомендацій, у рамках теорії управління й у рамках загального предмета і методу, виділяються дві самостійні частини. Перша з них називається теорією управління. Вона вивчає і розкриває принципи управління - системні і локальні. Друга - теорія управлінського мистецтва. Вона використовує підхід зразків і виробляє рекомендації для конкретних ситуацій.

Отже, метод теорії управління включає: логічний метод і метод зразків. У свою чергу логічний метод розкривається в наступних підходах: плановий, системний, комплексний, оптимізаційний, прагматичний. Метод зразків властивий управлінському мистецтву.

Плановий підхід свідчить про те, що деякі з управлінських процедур повинні обов'язково підкорятися плануванню (наприклад, фінансування, загальна стратегія виконання робіт, контроль та ін.).

Системний підхід означає, що управління розглядається як єдине ціле, що органічно зв'язує всі його елементи. Тому теорія управління йде від загального до конкретного і ціле має визначальне значення стосовно його елементів.

Комплексний підхід полягає в розгляді управління як єдиного цілого, що складається з економічних, організаційних, технічних, правових і психологічних аспектів.

Оптимізаційний підхід виражається в прагненні досягти кількісної визначеності в аналізі проблем управління і на основі цього побудувати математичну модель, що дозволяє знаходити оптимальні рішення.

Прагматичний чи прикладний підхід методу теорії управління означає безпосередню орієнтацію на запити практики з метою задоволення їх і можливого передбачення майбутніх потреб управління.

У теорії управління виділяють 2 частини: теорія управління, що побудована на базі логічного методу і мистецтво управління, що включає емпіричні узагальнення.

У теорію управління входять такі чотири розділи: механізм управління, структура управління, процес управління й удосконалювання управління. Їхній зміст визначається єдиним об'єктом - управління.

Основою теорії управлінського мистецтва є поняття «зразок». Зразком є критично проаналізований окремий випадок із практики (може бути як позитивним, так і негативним). Зразок включає опис ситуації, аналіз проблеми і варіантів її рішення, характеристику обраного шляху й отриманого результату. Щоб зразок став елементом теорії управлінського мистецтва він обов'язково повинен включати рішення, його аналіз і висновки. управління правило технологія

«Процес і технологія управління»

Процес управління можна охарактеризувати з точки зору змісту, організації і технології. Зміст визначається сутністю, цілями, функціями і методами управління. Організація характеризується наступними стадіями: планування і прогнозування; організація, координація і мотивація; облік, аналіз і контроль.

З точки зору технології процес управління являє собою насамперед процес управління організаційними процедурами й управлінськими операціями і процесами одержання, збереження і переробки різноманітної інформації.

Відповідно до стадій організації управління, ці процеси обслуговуються, у свою чергу, обліковим, аналітичним і інформаційним процесами, котрі також можуть бути неавтоматизованими, напівавтоматизованими й автоматизованими. Належність до тієї чи іншої групи з останніх визначається ступенем використання обчислювальної техніки і програмного забезпечення.

Процес управління - це діяльність органів і кадрів по впливу на об'єкт за допомогою обраних методів для досягнення поставлених цілей. Процес характеризує систему, усі її елементи і динаміку. Він представляє реальне життя системи.

Як основні елементи процес включає прийняття і реалізацію управлінського рішення й організацію діяльності працівників.

Відповідно до рівня структури виділяються наступні процеси:

а) процес на народногосподарському рівні, на міжгалузевому рівні;

б) процес на рівні галузей народного господарства і регіонів;

в) процес на рівні підприємств, об'єднань;

г) процес в органі, всередині апарата.

Крім рівнів, необхідно виділити і функціональний розріз процесу: процес планування, процес оперативної діяльності, процес контролю, чи інші функціональні процеси: процес управління виробництвом, кадрами, фінансами та ін. Вихідною ж є перша класифікація, що дає чітку глибоку картину реального процесу на кожному рівні економіки.

Планування забезпечує цілеспрямовану діяльність органа, єдність у рішенні питань і стабільності в роботі. Воно дає можливість підкоряти оперативну поточну діяльність апарата рішенню в першу чергу основних, перспективних задач, що стоять перед органом. Тут використовуються усі види планування, характерні для управлінської діяльності: прогнозування, перспективне і поточне планування.

Організація оперативної діяльності полягає в тому, щоб здійснити чітку регламентацію робочого дня всіх співробітників від керівників до виконавців, організувати прийом відвідувачів, проведення нарад, здійснювати контроль за проходженням документів, організувати й оснастити робочі місця з використанням техніки та ін.

Контроль - завершальна стадія процесу. Він поділяється на попередній, поточний і наступний. Для організації системи контролю необхідно насамперед знати зміст роботи контрольованого об'єкта і мати правильно оформлену і своєчасну звітність, тобто бути інформованим про об'єкт, що перевіряється. Основна мета перевірки - дати об'єктивну характеристику діяльності суб'єкта в процесі досягнення ним поставлених цілей і задач.

Зміст процесу визначається характером проблем, що вирішуються. Економічна діяльність будь-яких структурних виробничих підрозділів охоплює всі стадії відтворювального процесу: формування виробничих і трудових ресурсів, організацію виробництва, збуту, впровадження досягнень науки і техніки у виробництво та ін. Це визначає зміст процесу. Соціально-психологічний аспект процесу присвячений аналізу соціальної структури працівників, їхнім мотивам.

Організація процесу включає:

а) виявлення учасників процесу і порядок їхньої взаємодії, тобто розподіл завдань між співробітниками, кооперація їх у процесі управління і т. п.;

б) опис тимчасової послідовності протікання процесу, обумовлений послідовною реалізацією функцій;

в) визначення процедури взаємодії різних органів і осередків у процесі.

Наукове управління характеризує якість практики управління. Практична можливість наукового управління визначена чотирма обставинами: знаємо, хочемо, уміємо, маємо умови і залежить від рівня наших знань про управління, від ступеня науковості цих знань, тобто від розвитку науки.

Система наукових знань про управління представлена системою наук, яку можна назвати науковими основами управління.

Наукові основи управління - це система наукових знань, що складає теоретичну базу практики управління. Вся система наукових основ управління складається з 3-х частин:

1. Методичні основи наукового управління - відповідні розділи суспільних наук і науки, що вивчають загальні організаційно-технічні закони, властиві різним видам управління (кібернетика, теорія систем), а також право, психологія, соціологія та ін. Зазначимо, що методичні основи наукового управління були б неосяжними, якби в їхній склад включалися самі згадані науки чи хоча б їхні розділи, але мова йде тільки про заключні висновки і рекомендації, що безпосередньо відносяться до управління.

2. Конкретні управлінські науки про елементи, функції і аспекти управління - це теорія планування, облікові дисципліни, управління науково-технічним прогресом, управління дослідженнями і розробками, управління зовнішньоекономічними зв'язками, управління містом. Ряд конкретних наук про управління вивчають окремі його елементи: наукова організація управлінської праці, автоматизовані системи управління, діловодство та ін. Система конкретних наук про управління постійно розвивається і доповнюється.

3. Теорія управління. Чим більше з'являється конкретних управлінських наук, чим більше різноманітність матеріалу методологічних і теоретичних основ, тим гостріше необхідність підходу до управління як до єдиного цілого. Цим визначається потреба в науці, присвяченій проблемам управління як цілого. Такою наукою є теорія управління.

Теорія управління покликана дати знання, що дозволяють науково керувати і сформувати навички вмілої управлінської діяльності.

«Принципи і функції управління»

Категорія «принцип» означає: основне правило, ідея, якою керуються, основна вимога. Принцип визначений об'єктивними закономірностями управління, він відбиває найбільш загальні, найбільш стійкі риси в прояві цих закономірностей. Принцип визначає спосіб діяльності. Відповідно до характеру закономірностей, властивих управлінню, виділяються загальні принципи, дія яких поширюється на усі компоненти системи управління і принципи, що відносяться тільки до окремих частин системи управління.

Загальний принцип - це найбільш обов'язкове з усіх правил і норм управління. У процесі управління дотримання загальних принципів є необхідною, а не абсолютно достатньою, умовою успішного управління, тому що необхідно враховувати безліч інших факторів. Найчастіше правильність ухвалення рішення залежить також від локальних і приватних умов у кожній конкретній ситуації. Але ігнорування загальних принципів обов'язково приведе до серйозних помилок і прорахунків керівника.

Найважливішим із загальних принципів можна вважати принцип економічного підходу, що вимагає безупинного росту ефективності виробництва, орієнтації на науково-технічний прогрес, на ріст продуктивності праці, її якісних показників та економії ресурсів.

Функції управління - це особливий вид управлінської діяльності, продукт процесу поділу праці і спеціалізації в сфері. Існує шість стадій виділення (відокремлення) функцій управління. (Г. Х. Попов, 1984).

Обсяг управління невеликий. здійснюється тим же працівником, що виконує виробничі функції. Прикладом цієї стадії управління є керівник дослідницької групи хіміків, які проводять аналізи стічних вод підприємств, тобто керівник виступає в ролі «граючого тренера».

Обсяг управлінських робіт досягає розмірів, для виконання якого потрібно виділення спеціального працівника. Наприклад, завідувач аналітичною лабораторією.

Обсяг управлінських робіт настільки великий, що над групою керівників нижчого рівня з'являється загальний керівник.

Складність управлінської діяльності збільшується і здійснюється спеціалізація управлінських працівників. У керуванні з'являються фахівці: технологи, облікові працівники, плановики та ін.

Обсяг роботи зі спеціальних функцій і число працівників, зайнятих спеціальними роботами, настільки великі, що в службі обліку з'являється начальник, відділи та ін.

У ході спеціалізації від єдиного відокремилося так багато спеціалізованих видів діяльності, що необхідним стало виділення керівництва як окремого виду діяльності. Задача керівництва - синтезувати всі спеціалізовані функції управління, координувати їх. Так, у системі Мінекології в кожній області України існує Обласне управління, що координує роботу районних інспекцій і відділів охорони вод, повітря та ін.

У процесі розвитку організації і, як наслідок, її управління змінюється перелік функцій, що виконують керівники. Необхідною умовою вивчення функцій управління є їхня класифікація.

У загальному виді виділяють два найбільш важливі типи класифікацій функцій управління: з позицій об'єкта і з позиції суб'єкта. З позиції об'єкта функції розподіляються між різними ступінями ієрархії органів управління: від Міністерства до мінімальної групи. Вони називаються господарськими.

В якості суб'єкта виступає управління. Функції управління, виділені на основі суб'єкта управління, називають організаційними. Серед них особливе значення має група функцій, що відбиває стадії управління. Їх називають основними (попереднє управління, оперативне управління і заключне управління).

Функції попереднього управління. Перша з основних функцій попереднього управління - визначення мети. Мета - це вихідний пункт процесу управління, це основа реалізації всіх інших функцій процесу управління.

Прогнозування - наступна функція, що відноситься до попереднього управління. В даний час прогнозуванню підлягають практично всі сторони життєдіяльності будь-якої організації: розробляється система прогнозів, що складається із соціальних, економічних, демографічних і науково-технічних прогнозів.

Планування також відноситься до попереднього управління, тому що план включає визначення мети, перелік засобів і методів досягнення мети, узгодження цілей, передбачуваних витрат і результатів. У стислому розумінні функція планування покликана визначити систему заходів, що дозволять забезпечити досягнення цілей.

Функції оперативного управління підрозділяються на організацію (включає організацію об'єкта і суб'єкта управління, впливу суб'єкта на об'єкт); мотивацію (стимулювання), координацію дій та усунення конфліктів. Мотивація здійснюється шляхом матеріального, морального і адміністративного впливу.

Функції заключного управління: контроль, облік і аналіз. Контроль забезпечує перевірку відповідності процесу функціонування (діяльності) об'єкта і суб'єкта управління цілям і іншим критеріям (законам, постановам, наказам, нормам, стандартам, правилам). У процесі контролю перевіряються результати роботи, ступінь відхилення від планованих етапів, виявляються причини і винуватці невиконання робіт.

Функції обліку й аналізу мають місце в процесі всієї роботи, але особливу важливість здобувають на етапі закінчення роботи. Облік, як функція управління, реалізується в спостереженні, реєстрації і збереженні інформації шляхом бухгалтерського, статистичного й оперативного обліків.

Чім складніше і масштабніше управління, тим глибше йде в ньому поділ праці, тим більше з'являється нових функцій управління. В той самий час, поява нових функцій управління обумовлює посилення ролі інтегруючої функції - керівництва.

На сучасному етапі розвитку теорії управління набуває дедалі більшого значення інноваційна управлінська діяльність або інноваційний менеджмент, суть якого полягає у створенні та впровадженні науково-технічних новацій з урахуванням екологічних інтересів суспільства.

Згідно діючого законодавства України під інноваційною діяльністю слід розуміти одну із форм інвестиційної діяльності, що пов'язана з розробкою і впровадженням науково-технічних, організаційних, технологічних і управлінських нововведень. Виділяються три основні види інновацій:

- управлінські, які ґрунтуються на нових методах управлінської діяльності, особливо - екологічних;

- продукційні, що спрямовані на покращення існуючих видів продукції, матеріалів тощо;

- технологічні, котрі пропонують нові засоби модернізації виробництва, новітні технології виготовлення старої і нової продукції з урахуванням екологічних вимог.

Таким чином, головними перевагами інноваційного менеджменту є новизна, екологічність і комерційний успіх.

У той же час, новизна може бути управлінська, технологічна, економічна і екологічна.

«Цілі і методи управління»

Цілі управління

Мета - це віднесений до майбутнього бажаний стан об'єкта управління і його окремих параметрів. Мета визначає напрямок і характер поводження об'єкта управління, що здійснюється для досягнення чи збереження цього бажаного стану.

Мета (ціль) у своїй основі об'єктивна. Вона відбиває об'єктивні закономірності розвитку суспільства, вимоги законів економічного, соціального, природно-історичного і технічного прогресу, відбиваючись в намірах людей, напрямку і формах їхньої діяльності. В той самий час цілі - це завжди продукт людської свідомості та формуються окремою особистістю чи колективом. Таким чином, спостерігається сполучення з метою об'єктивного і суб'єктивного елемента управління.

На основі поставленої мети формуються різні способи її досягнення, тобто методи управління, відбуваються різні зміни в організаційній структурі управління, здійснюється вибір кадрів, використовується техніка управління. Формування мети управління утворює початковий, а її досягнення - кінцевий пункт процесу управління.

При визначенні цілей необхідно дотримуватись наступного принципу: кожний більш високий рівень управління має право брати участь у формулюванні цілей кожної організації, що входить у його систему. У противному випадку можуть виникнути конфлікти, що ускладнюють роботу системи.

Різноманіття цілей управління для зручності їхнього використання обумовлює необхідність класифікації. Цілі управління можна класифікувати по їхньому змісту, часовому обрію, рівнях управління й обсягу.

Зміст цілей відбиває складність і різноманіття суспільних відносин і визначається закономірностями їхнього розвитку. Виділяють:

- Економічні, котрі визначаються системою економічних законів.

- Соціальні, що конкретизують матеріальні і духовні потреби членів суспільства і вимоги до розвитку його соціальної структури.

- Політичні, що впливають практично на всі цілі розвитку суспільства.

- Ідеологічні, що характеризують світоглядний аспект суспільної свідомості (є однією зі складових будь-яких цілей).

- Науково-технічні, що відбивають об'єктивні закономірності розвитку науки і техніки.

Фактор часу також є одним з найважливіших для визначення режиму діяльності і, власне, для класифікації цілей управління. Усяку роботу - від найпростішої і елементарної до найскладнішої і багатоступінчастої - можна підрозділити на дрібні етапи, виконання яких дозволить зробити висновок про повне завершення роботи. Цією обставиною й обумовлена часова класифікація цілей:

- довгострокові чи стратегічні, розраховані на тривалий час;

- середньострокові чи тактичні;

- короткострокові чи оперативні, розраховані на короткий період.

Особливістю цієї класифікації є сполучення цілей, тобто короткострокові цілі є частиною середньострокових, а середньострокові - частина довгострокових.

У той же час, при розробці довгострокових цілей обов'язково необхідно знати розміри планів, що охоплюють середньострокові і короткострокові цілі. У противному випадку, коли довгострокові цілі розробляються формально, виникає небажана практика планування від досягнутого.

Важливо і те, що різний часовий рівень цілей повинен мати різну конкретизацію. Якщо довгострокові цілі можуть лише загалом показати перспективу розвитку галузі, підприємства, структурного підрозділу, то короткострокові цілі повинні в деталях передбачити кожен крок організації, щоб не виникало різночитань у їхньому розумінні.

Важливим аспектом визначення мети в часовому розрізі є її формулювання. Вона, як правило буває «траєкторна» і «крапкова». Під «траєкторним» формулюванням розуміється словесне, описове вираження цілей, наприклад, «забезпечити краще очищення стічних вод підприємства», «здійснювати регулярний контроль за станом води в пунктах масового відпочинку населення», «провести озеленення території нових будинків» і т. п. Такі цілі мають право на існування, вони відбивають напрямки діяльності тієї чи іншої організації, однак у них зовсім відсутня конкретизація, вони задають лише траєкторію руху.

Більш конкретними можна назвати цілі, що мають крапкове формулювання, при якому цілі задаються як чіткі, кількісно визначені нормативи, наприклад, «щодня о дев'ятій годині робити добір проб води в зонах купання гідропарків Журавлівський, Олексіївський і Жовтневий для подальшого аналізу. Відповідальний - санітарний лікар Іванов І. І.» чи «для озеленення районів нових будинків висадити 125 одиниць саджанців липи, 234 - берези і 222 - горобини, розділивши пропорційно між мікрорайонами 444 і 443. Відповідальний Петров В. В.» і т. п. У даних випадках цілі задаються у виді кількісно визначених характеристик - цільових нормативів. Цільовий норматив - це показник, найменування якого виражає зміст потреби, а цифрова частина - значення бажаного оптимального рівня її вдоволення.

Таким чином, «крапкове» формулювання цілей є конкретизацією якісно сформульованих цілей і більш характерне для середньострокових і короткострокових цілей.

Наступна класифікація цілей за рівнями управління є однією з найважливіших, оскільки вона припускає перерозподіл функцій на всіх ступінях управління господарством країни. При цьому сполучення цілей рівнів управління і вищезгаданих груп - тимчасових і змістовних обов'язкове, але надзвичайно складне. Так, для рівня народногосподарського комплексу галузі господарства необхідно сформулювати довгострокові цілі, але дуже складно і недоцільно для цього рівня формулювати короткострокові крапкові цілі. Останні ж у свою чергу важливо довести до окремих лабораторій і цехів.

У цілому за рівнями можлива наступна класифікація цілей: загальнодержавні, багатогалузеві, міжгалузеві, галузеві, територіальні, цілі виробничого об'єднання підприємства, функціональні (мети окремих функціональних підрозділів організації - відділів, лабораторій і т. п.).

Цілі рівнів знаходяться у взаємозв'язку, тобто цілі нижчого рівня виступають у виді засобів досягнення вищих цілей окремих людей, цехів, підприємств і об'єднань до цілей територіальних, галузевих і народногосподарських. Однак цілі різних галузей стосовно одна одної можуть бути рівно ступеневими, тому що прямо не є засобом реалізації мети промисловості в цілому. Сполучення таких цілей відбувається вже на рівні народногосподарського комплексу. Між рівно ступеневими цілями при правильній організації роботи не повинно виникати конфліктів, однак на практиці такі випадки невідповідності цілей зустрічаються (наприклад, ціль машинобудування - пустити в лад новий завод, а ціль Міністерства екології та природних ресурсів України - ввести в дію очисні спорудження не ньому. Досягнення мети машинобудування не можливо без реалізації екологічної мети, якщо це на виконується, - складається конфліктна ситуація).

За обсягом цілі бувають глобальні і локальні.

Усі класифікації взаємно доповнюють одна одну, розкривають повну картину складної проблеми розробки ефективної системи цілей управління.

Важливим етапом управлінської діяльності є не тільки усвідомлення поставленої мети, але і роз'яснення її усім членам колективу, оскільки важлива, але погано сформульована і донесена до колективу мета виконується гірше, ніж менш значима, але чітко окреслена.



Методи управління

Орієнтація будь-якого рівня управління на кінцеві результати вимагає по-новому підходити до методів і технологій визначення цілей, не обмежуватися на минулому досвіді, загальних теоретичних установках, інтуїції та здоровому глузді, а шукати все більш розгорнуті способи визначення цілей, що відповідають як їхній складності, так і їх зростаючій важливості.

Таким чином, під методом маємо на увазі спосіб здійснення керуючого впливу, чи спосіб реалізації цілей.

Класична теорія підрозділяє всі методи управлінського впливу на дві групи: основні і комплексні. В основних чітко виділяється змістовна частина відповідно до використовуваних змістовних цілей (економічні, соціальні, науково-технічні та ін.). Комплексні являють собою комбінації основних методів.

Крім того, методи також розрізняються за спрямованістю: з погляду джерела впливу й об'єкта впливу, тобто відкіля виходить і на що спрямований вплив. У кінцевому рахунку будь-який вплив спрямований на людину, конкретного працівника. Специфічно також те, що керуючій вплив направляється на мотиви його діяльності, що обумовлює розділення методів на групи моральної, матеріальної і владної мотивації. Кожна з цих груп включає як позитивну (стимулювання), так і негативну (санкції) сторони.

Розходження використовуваних в управлінні методів не виключає необхідності використання керівником у процесі роботи різних організаційних форм. Під організаційною формою розуміється: спосіб впливу (колективний, одноособовий), тип впливу (норматив, акт), характер впливу (пряме, опосередковане, шляхом створення чи обмежень стимулювання), тимчасова характеристика впливу (постійне, періодичне, разове) та ін.

Відносно нові підходи і методи цілеполягання можна об'єднати в дві групи: евристичні методи і дослідницькі методи. Загальною ознакою дослідницьких методів є орієнтація на ту чи іншу модель, більш-менш формальну. До дослідницьких методів відносяться:

а) екстраполяційний, що полягає в орієнтації на такий рівень стану системи, що визначається як прийнятний, здійсненний, задовільний;

б) оптимізаційний, у якому використовується модель екологічного об'єкта, що включає цільову функцію і набір обмежень;

в) адаптаційний, що полягає в адаптації об'єкта до майбутнього стану. Передбачається три ступіні знання про майбутнє: визначені знання (характеризують ті риси майбутнього, існування яких неминуче), невизначені знання (характеризують ті риси майбутнього, стосовно яких немає твердої впевненості в їх реалізації) і незнання (відносяться до тих рис майбутнього, що не можуть бути визначені навіть у варіантах).

В евристичних методах передбачається обов'язкова участь експертів. Можливості цих методів спираються на аналітичні здібності індивідуума, на його досвід і знання. До них відносяться:

Метод «Дельфи», що ґрунтується на послідовному анкетуванні колективів експертів. Включає етапи: анкетування; обробка анкет і складання довідки, що докладно відбиває думку кожного; інформування експертів (без посилань на авторів) про те, які є погляди; перегляд думок: удосконалення їх чи висловлення особливого судження, якщо воно відрізняється від інших істотно. Такий порядок повторюється до досягнення єдності.

Метод операційної гри. За визначеним сценарієм експерти імітують діяльність реальних осіб, що втілюють і створюють рішення.

Група експертів поділяється на підгрупи, кожна з яких вирішує свої задачі, після чого представники доповідають про рішення і на загальному засіданні в процесі дискусії вибирається кращий варіант.

Метод кібернетичних сесій. Формується кілька груп фахівців-експертів, що розглядають різні сторони існуючої проблеми. Попередньо складається коло питань для кожної групи і перелік, що визначає порядок участі кожного фахівця в різних групах, таким чином склад груп весь час змінюється та формується рішення у ході постійних дискусій.

Метод «Дерева цілей» - це графічне зображення зв'язку між цілями і засобами їхнього досягнення, побудований за принципом дедуктивної логіки і з застосуванням деяких евристичних процедур. «Дерево цілей» дозволяє представити повну картину взаємозв'язків майбутніх подій аж до одержання конкретних задач і одержати інформацію про їхню порівняну важливість. Воно забезпечує роботу з доведення цілей до безпосередніх виконавців шляхом відповідності між організаційною структурою колективу і структурою цілей.

«Дерево цілей» складається з: генеральної мети, підцілей I рівня, підцілей II рівня та ін. Досягнення головної мети здійснюється шляхом досягнення підцілей I рівня, досягнення підцілей I рівня - за рахунок підцілей II рівня та ін. Цілі нижчого рівня є засобом досягнення цілей більш високого рівня.

Цілі, для реалізації яких не потрібно додаткових ув'язувань «мети-засобу» називаються задачами. У задачі досягається максимальна конкретизація параметрів досягнення мети: термін, кількісне вираження очікуваного результату й ін. Рішення задачі - комплекс заходів, тобто ресурсів і дій, за допомогою яких забезпечується досягнення потрібної мети. Побудова «дерева цілей» включає: класифікацію, декомпозицію і ранжирування.

При класифікації ціль вищого рівня розбивається на 7-9 галузей, що вирішують різні задачі. При декомпозиції варто зменшувати самостійність підцілей, тобто прагнути вибирати таке їх співвідношення, для досягнення якого існують незалежні один від одного засоби, а також критерії оцінки цих підцілей. Об'єднання підцілей однієї галузі дерева означає досягнення мети більш високого рівня, тобто кон'юнктивності. Найчастіше при визначенні цілей здійснюється така помилка: деталізація цілей досягає таких масштабів, що ціль перетворюється на засіб. Одна з важливих умов декомпозиції: цілі одного рівня не повинні бути послідовними етапами роботи.

Критерії (правила) декомпозиції:

- за напрямками діяльності;

- за структурою об'єкта;

- за кінцевим продуктом;

- за підвищенням якості виробів;

- за розмаїтістю асортименту та ін.

Глибина декомпозиції повинна задовольняти вимозі кон'юнктивності, тобто підцілі повинні бути незалежними, самостійними (не входити до складу один одного), - як правило, не більше 4-5 рівнів. У противному випадку цілі стають настільки тісно взаємозалежними, що незалежне існування кожної з них просто неможливо. Крім того, надмірне дроблення цілей ускладнює розподіл функцій між виконавцями.

Недолік цього методу - порівняна статичність, тобто на конкретному етапі робіт потрібно переглядати ієрархію цілей.

«Орган управління»

Функціонування будь-якої організації практично не можливе без дотримання таких формальностей, як виділення органу управління, окреслення меж його компетенції, розробка Положення про орган управління, штатного розкладу, посадових інструкцій, тощо. У той же час велика увага повинна приділятись нормуванню робочого часу персоналу, формам і стилю керівництва, підвищенню його ефективності.

Орган - це організаційно відокремлена у відповідності зі специфікою і характером свого об'єкта ланка в системі. Сукупність підрозділів органа складає його апарат. Для нормального функціонування створюваного органа необхідно заздалегідь визначити безпосередні його задачі, перелік конкретних функцій, організаційну структуру і штати апарата, основні положення й інструкції, що регламентують його діяльність.

Компетенція органа - це точно визначене, у залежності від призначення органа, коло підвідомчих йому питань відповідного обсягу правомочних, необхідних для здійснення діяльності.

Компетенція підрозділяється на:

індивідуальну (призначену для одного конкретного органа);

типову (призначену для необмеженої кількості органів, однорідних за характером своєї діяльності);

мішану (у якій частина норм призначена одному конкретному органу, інша - багатьом).

Індивідуальна компетенція розробляється вищим органом стосовно створюваного їм нижчестоящому.

Типова компетенція розробляється зазвичай декількома вищими органами з метою встановлення єдності з метою, задачами та функціями конкретних органів. Після розробки проекту компетенції органа вона підлягає затвердженню.

Для успішної реалізації компетенції апарат кожного органа розділений на структурні підрозділи. Усі структурні підрозділи в самостійному органі зазвичай об'єднані в чотири основні групи: управління, галузеві структурні підрозділи, функціональні структурні підрозділи, допоміжні й обслуговуючі структурні підрозділи.

Розподіл обов'язків, функцій і кадрів за структурними підрозділами має відбуватися на основі визначеної і затвердженої структури - штатного розкладу, закріпленого в Положенні про орган управління, у положеннях про його підрозділи, у посадових інструкціях.

Положення й інструкції не обмежують ініціативу працівників, а лише направляють їхні зусилля в потрібне русло для рішення задач організації. У положеннях повинні бути чітко розмежовані задачі, функції, права, службові зв'язки і відповідальність кожного підрозділу з урахуванням специфіки його робіт, а також діяльність всього апарата і його окремих підрозділів.

У посадових інструкціях повинні передбачатися такі розділи: основні задачі і функції працівника (обов'язки), права, організація роботи, взаємозв'язки з іншими підрозділами і відповідальність.

Основні задачі. В цій частині визначається місце і значення підрозділу і працівника в системі апарату, вказується безпосереднє підпорядкування даного підрозділу, а також його специфіка. Крім того, має бути зазначено, для чого створено цей підрозділ, спрямованість і цілі його діяльності.

Функції (обов'язки). В цій частині повинні бути чітко перераховані усі функції, що зобов'язаний виконувати даний робітник відповідно до задач, покладених на підрозділ.

Права. У цьому розділі перелічуються права даної категорії працівників і порядок їхньої реалізації.

Організація роботи. У даній частині регламентується порядок організації роботи усередині підрозділу, визначається його структура в залежності від обсягу роботи і числа працівників.

Взаємини з іншими підрозділами. В частині повинні вказуватися взаємозв'язки даного підрозділу з іншими підрозділами і службами установи, встановлений порядок одержання і видачі відповідної документації. Крім цього, вказується порядок розгляду скарг і розбіжностей між підрозділами.

Відповідальність. Цей розділ повинний передбачати відповідно до законодавства дисциплінарну, матеріальну й адміністративну відповідальність за невиконання або погане виконання обов'язків.

Аналіз витрат робочого часу дозволяє здійснювати нормування управлінської діяльності. Використовуються чотири види нормативів: норми часу, обслуговування, керованості та нормативи чисельності.

Норми часу регламентують його витрати на виконання визначених операцій, видів робіт, а також розміри відповідної винагороди. Тому що управлінська праця творча, нормуванню підлягає праця допоміжно-технічного персоналу і діловодів.

Норми повинні забезпечувати якісне обслуговування працівниками апарата певного числа робітників, інженерів чи службовців конкретного числа виробничих ділянок.

Широке поширення одержали укрупнені нормативи чисельності апарата. Вони визначаються на основі аналізу кореляційної залежності чисельності працівників від факторів, що визначають характер і трудомісткість робіт з кожної функції управління.

Ефективність виконання управлінських робіт багато в чому залежить від того, наскільки раціонально організовані робочі місця працівників.

Для організації робочого місця перш за все важливе правильне планування робочих приміщень та розміщення меблів і використовуваних у роботі технічних засобів.

При плануванні робочих місць необхідно дотримуватись таких вимог:

рух інформації в процесі виконання управлінських робіт повинен здійснюватися по непересічним траєкторіям без зайвих «петель»;

найчастіше взаємодіючі структурні підрозділи і працівники повинні розташовуватися з урахуванням найкоротших відстаней між ними;

робоче місце управлінського працівника і устаткування, що входить до його складу, повинне бути розплановане з урахуванням зони дії працівника і виконуваних ним операцій.

Внутрішня організація робочого місця повинна забезпечувати найбільш зручне розташування документів, швидкість їхнього пошуку, ліквідацію зайвих маршрутів руху за матеріалами, строгий їх облік і візуальний контроль даних.

Питання оптимізації умов праці вивчає спеціальна наукова дисципліна - ергономіка. Вона вивчає функціональні можливості людини в трудових процесах з метою створення для неї оптимальних умов праці, що, роблячи працю високопродуктивною, у той же час забезпечує людині необхідні зручності і зберігає його сили, здоров'я, працездатність.

Стиль - це сукупність найбільш характерних і стійких методів вирішення типових задач і проблем, що виникають у процесі реалізації функції керівництва, тобто система постійно застосовуваних методів керівництва. Розрізняють індивідуальний і загальний стиль.

При організації роботи колективу треба керуватись такими правилами:

ясно поставити мету, виділити основну і другорядні цілі;

скласти чіткий і точний план роботи;

розподілити роботу між її учасниками;

з'ясувати всі умови роботи і пристосувати місце роботи;

робити усе вчасно, даючи вказівки, визначати терміни їхнього виконання;

використовувати делегування, суворий контроль і облік виконання робіт;

організувати самого себе, заощаджувати час, пам'ятати про відповідальність.

Тому що ми на роботі проводимо кращу частину життя, потрібно зробити її приємною і легкою.

«Техніка управління»

Сучасний офіс важко уявити без великої кількості технічних засобів, що забезпечують оперативність виконання тієї чи іншої роботи. До техніки управління належить безліч обладнання, що безпосередньо не приймає участі в процесі руху інформації, а лише створює комфортні умови роботи апарату управління. Щоб краще орієнтуватись в такій кількості техніки управління, розроблена детальна її класифікація, яка викладена в даній лекції.

Техніка - це знаряддя і засоби праці, призначені для виконання інформаційних перетворень в процесі управління. Оскільки способи виробництва підрозділяються на засоби і предмети праці, логічно і техніку управлінської діяльності підрозділити на групи:

а) матеріальні носії інформації (папір, магнітна стрічка, дискета);

б) засоби переносу інформації на носії;

в) засоби оснащення процесу інформаційних перетворень (устаткування, приміщення, кондиціонери та ін.).

Техніка має більш детальну класифікацію, що включає:

Носії інформації:

Носії, безпосередньо доступні для сприйняття людини (паперові форми, звук, світлове зображення).

Носії, що використовують технічні засоби (перфокарти, диски, дискети, магнітні стрічки та ін.).

Засоби перетворення інформації - це сукупність машин і обладнання широкого вжитку, призначених для обробки, збору і передачі даних.

Засоби механічного перетворення інформації - це засоби фіксації, копіювання і розмноження, передачі, збереження і пошуку інформації, засоби наочного відображення інформації, допоміжні засоби технічної обробки інформації.

Засоби логічного перетворення інформації. Вони включають:

- засоби механізації та автоматизації обчислювальних робіт;

- засоби механізації та автоматизації текстових процесів.

Універсальні комплекси засобів механічного і логічного перетворення інформації - це організаційні автомати й автоматизовані системи обробки даних.

Засоби оснащення процесів перетворення інформації:

- будинок і службові приміщення;

- засоби, призначені для створення нормальних умов праці.

Розвиток техніки йде декількома шляхами: створюються нові технічні засоби, удосконалюються ті, що застосовуються зараз, поєднуються в багатофункціональні системи та ін.

Технологія управління

Процесс управління обов'язково супроводжується утворенням великої кількості документів, що забезпечують добре виконання роботи і досягнення поставленої мети. Оскільки головний продукт праці апарату управління - це інформація, її необхідно перетворити в форму документа. Існує декілька засобів перетворення інформації, а в свою чергу, і декілька видів документів, що втілюють в життя ці перетворення. Окремим питанням можна розглянути форму і суть управлінських рішень. Кожне з них повинне мати чітке формальне втілення. Для кращої орієнтації в морі документів існують правила їх складання і оформлення, що вивчаються в курсі «Ділової української мови», а також «Діловодство», «Документообіг», тощо. В даному курсі не ставиться за мету навчити складати документи, а лише показати їх особливості і роль в процесі управління.

Управлінська інформація - це сукупність зведень про стан об'єкта і суб'єкта. Обсяг і зміст інформації, що переробляється в процесі управління залежить від основних характеристик системи: цілей, функцій і методів, структури органа. Перетворення інформації бувають: творчі, логічні і технічні. Творчі перетворення завершуються створенням нової інформації. Логічні інформаційні перетворення - це різного роду розрахунки, вибірка даних, їхнє складання і т. п. Технічні інформаційні перетворення не змінюють якісної чи кількісної характеристики інформації, вони пов'язані лише з перетворенням форми її носія.

Інформація, використовувана в процесі, класифікується за різними ознаками: за змістовною ознакою, за джерелом виникнення, стосовно процесу, за тимчасовою ознакою, за формою представлення, за способом фіксації.

За змістом поділяється на соціально-політичну, економічну, організаційну, науково-технічну та ін.

За джерелом - внутрішня (джерелом є об'єкт і його ланки) і зовнішня (надходить від вищих органів, постачальників, замовників і т. п.).

Стосовно процесу - директивна й описова. Директивна - це інформація впливу, обов'язкова до виконання. Вона міститься в законах, постановах, наказах і інших документах. Описова може бути використана в процесі, наприклад для обліку вимог, що змінюються, до тих чи інших параметрів.

За часом - минула, поточна і майбутня чи постійна і перемінна.

Інформація про минуле дозволяє виробити оцінки вірності й обґрунтованості дій як об'єкта, так і суб'єкта. Інформація про поточні події - це, як правило, інформація для прийняття оперативних рішень. Інформація про майбутнє включає планові і прогностичні зведення.

До постійної інформації відносяться прейскуранти, нормативи й ін., а до тимчасового - зведення про споживання ресурсів, результат перевірок і т. п.

За формою - цифрова, текстова і кодована. Остання використовується або для збереження зведень, або для їхньої проміжної обробки і передачі.

За способом фіксації - усна і документальна.

В процесі використовуються наступні основні види документів:

Постанова - первинний акт, прийнятий вищими, функціональними, регіональними і галузевими органами, що визначає найбільш важливі, принципові рішення. Мають тривалий термін дії і стосуються широкого кола організацій різного підпорядкування.

Положення - правовий акт, що встановлює правила діяльності чи організацій чи їхніх структурних підрозділів.

Рішення - це документ, що видається декількома неоднорідними органами спільно (наприклад, адміністрацією чи профспілкою).

Розпорядження - є як правило правовим актом обмеженого терміну дії по вирішенню оперативних питань. Видається особисто керівником.

Наказ - це основний вид розпорядницького документа, що виданий як з ініціативи керівника його підлеглим, так і в зв'язку з директивою вищестоящої організації.

Розпорядження - документ, у якому міститься розпорядження керівника підлеглим працівникам із приводу виконання окремих дій.

Протокол - документ, що фіксує склад і кількість учасників, хід обговорення яких-небудь питань колегіальним органом чи колективом даної організації і прийняті ними рішення.

Акт - документ колегіального характеру, у якому групою посадових осіб підтверджується визначений факт чи подія.

Лист - найбільш розповсюджений вид документації, що використовується для обміну інформацією між установами на всіх рівнях. Різновидом листа є висновок і повідомлення.

Довідка - опис, підтвердження або констатація яких-небудь фактів.

Зведення - різновид довідки. Форми зведень: таблиці, графіки.

Огляд - коротке повідомлення, що містить інформацію для підвідомчих і сторонніх організацій про роботу в тій чи іншій області.

План - документ, у якому фіксуються намічені до виконання роботи, їхній обсяг, послідовність, терміни виконання, джерела фінансування та ін.

Звіт - документ, що включає зведення про виконання чого-небудь, а також про проведення визначених заходів.

У практиці використовуються й інші види документів, характеристика яких не наведена вище.

Размещено на Allbest.ru

...