Автоматизированная система управления персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

управление персонал планирование

Введение

1. Автоматизированная система управления

1.1 Цели автоматизации управления

1.2 Состав АСУ

1.3 Основные классификационные признаки

1.4 Функции АСУ

1.5 Жизненный цикл АС

2. Категории систем для управления персоналом

3. Что дает автоматизация управления персоналом

4. Необходимые функции HR-систем

5. АСУ «Легион»

5.1 Задачи АСУ «Легион»

5.2 Плюсы программы АСУ «Легион»

5.3 Возможности программы

Заключение

Список используемой литературы



Введение

Тенденция автоматизации бизнес-процессов коснулась и такой узкой области, как процедура подбора персонала. Следствием стремления к повышению результативности работы явились разработки автоматизированных систем управления процессом подбора персонала. Во внедрении новых информационных систем компании и кадровые агентства видели возможность приобрести конкурентное преимущество.

Главная задача управления персоналом состоит в определении количественного и качественного состава работников, необходимых для выполнения поставленных целей в установленные сроки. Эту задачу ежедневно решает руководство предприятия, а служба управления персоналом или отдел кадров, сотрудников которых с советских времен называют кадровиками, должны готовить рекомендации и представлять необходимую информацию для принятия своевременных и компетентных решений. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом, получившим на Западе название HR-систем (Human Resource Systems).

Задачи, решаемые отделом кадров, можно разбить на две большие группы. Первая группа связана с непосредственной работой с людьми, а вторая - с информацией о них. Чтобы непосредственная работа с людьми была более плодотворной и на нее оставалось больше времени у сотрудников отдела кадров, вторая группа задач должна быть максимально автоматизирована.

В первую очередь следует автоматизировать задачи подбора и найма, а также текущего учета кадров. К задаче подбора и найма кадров относятся анализ резюме, собеседование и отбор претендентов на вакантные рабочие места. В круг задач текущего кадрового управления входят учет персонального состава, перемещение персонала, его обучение и переобучение, продвижение по службе, трудовая дисциплина, составление должностных инструкций, формирование отчетности.

Кроме того, требуют автоматизации работа со штатным расписанием и планом предприятия, оперативный учет рабочего времени и расчет зарплаты, хотя это относится к компетенции других подразделений предприятия. Но очень часто задача табелирования (учета отработанного времени) возлагается на отдел кадров.

В своей контрольной работе, я бы хотела узнать как можно больше о автоматизированных системах управления, рассмотреть программу АСУ «Легион» (ООО «ТехноБизнесСофт»).



1. Автоматизированная система управления

Автоматизированная система управления (сокращённо АСУ) -- комплекс аппаратных и программных средств, а также персонала, предназначенный для управления различными процессами в рамках технологического процесса, производства, предприятия. АСУ применяются в различных отраслях промышленности, энергетике, транспорте и т. п. Термин «автоматизированная», в отличие от термина «автоматическая», подчёркивает сохранение за человеком-оператором некоторых функций, либо наиболее общего, целеполагающего характера, либо не поддающихся автоматизации. АСУ с Системой поддержки принятия решений (СППР), являются основным инструментом повышения обоснованности управленческих решений.

Создателем первых АСУ в СССР является доктор экономических наук, профессор, член-корреспондент Национальной академии наук Белоруссии, основоположник научной школы стратегического планирования Николай Иванович Ведута (1913--1998). В 1962--1967 гг., в должности директора Центрального научно-исследовательского института технического управления (ЦНИИТУ), являясь также членом коллегии Министерства приборостроения СССР, он руководил внедрением первых в стране автоматизированных систем управления производством на машиностроительных предприятиях. Активно боролся против идеологических PR-акций по внедрению дорогостоящих ЭВМ, вместо создания настоящих АСУ для повышения эффективности управления производством.

Важнейшая задача АСУ -- повышение эффективности управления объектом на основе роста производительности труда и совершенствования методов планирования процесса управления. Различают автоматизированные системы управления объектами (технологическими процессами -- АСУТП, предприятием -- АСУП, отраслью -- ОАСУ) и функциональные автоматизированные системы, например, проектирование плановых расчётов, материально-технического снабжения и т. д.

1.1 Цели автоматизации управления

В общем случае, систему управления можно рассматривать в виде совокупности взаимосвязанных управленческих процессов и объектов. Обобщенной целью автоматизации управления является повышение эффективности использования потенциальных возможностей объекта управления. Таким образом, можно выделить ряд целей:

Предоставление лицу, принимающему решение (ЛПР), релевантных данных для принятия решений;

Ускорение выполнения отдельных операций по сбору и обработке данных;

Снижение количества решений, которые должно принимать ЛПР;

Повышение уровня контроля и исполнительской дисциплины;

Повышение оперативности управления;

Снижение затрат ЛПР на выполнение вспомогательных процессов;

Повышение степени обоснованности принимаемых решений.

1.2 Состав АСУ

В состав АСУ входят следующие виды обеспечений: информационное, программное, техническое, организационное, метрологическое, правовое и лингвистическое.

1.3 Основные классификационные признаки

Основными классификационными признаками, определяющими вид АСУ, являются:

сфера функционирования объекта управления (промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т. д.);

вид управляемого процесса (технологический, организационный, экономический и т. д.);

уровень в системе государственного управления, включения управление народным хозяйством в соответствии с действующими схемами управления отраслями (для промышленности: отрасль (министерство), всесоюзное объединение, всесоюзное промышленное объединение, научно-производственное объединение, предприятие (организация), производство, цех, участок, технологический агрегат).

1.4 Функции АСУ

Функции АСУ устанавливают в техническом задании на создание конкретной АСУ на основе анализа целей управления, заданных ресурсов для их достижения, ожидаемого эффекта от автоматизации и в соответствии со стандартами, распространяющимися на данный вид АСУ. Каждая функция АСУ реализуется совокупностью комплексов задач, отдельных задач и операций. Функции АСУ в общем случае включают в себя следующие элементы (действия):

планирование и (или) прогнозирование;

учет, контроль, анализ;

координацию и (или) регулирование.

Необходимый состав элементов выбирают в зависимости от вида конкретной АСУ. Функции АСУ можно объединять в подсистемы по функциональному и другим признакам.

Функции при формировании управляющих воздействий:

Функции обработки информации (вычислительные функции) -- осуществляют: учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование, преобразование формы информации;

Функции обмена (передачи) информации -- связаны с доведением выработанных управляющих воздействий до ОУ и обменом информацией с ЛПР;

Группа функций принятия решения (преобразование содержания информации) -- создание новой информации в ходе анализа, прогнозирования или оперативного управления объектом.

1.5 Жизненный цикл АС

Стандарт ГОСТ 34.601-90 предусматривает следующие стадии и этапы создания автоматизированной системы:

1. Формирование требований к АС

Обследование объекта и обоснование необходимости создания АС

Формирование требований пользователя к АС

Оформление отчета о выполнении работ и заявки на разработку АС

2. Разработка концепции АС

Изучение объекта

Проведение необходимых научно-исследовательских работ

Разработка вариантов концепции АС и выбор варианта концепции АС, удовлетворяющего требованиям пользователей

Оформление отчета о проделанной работе

3. Техническое задание

Разработка и утверждение технического задания на создание АС

4. Эскизный проект

Разработка предварительных проектных решений по системе и ее частям

Разработка документации на АС и ее части

5. Технический проект

Разработка проектных решений по системе и ее частям

Разработка документации на АС и ее части

Разработка и оформление документации на поставку комплектующих изделий

Разработка заданий на проектирование в смежных частях проекта

6. Рабочая документация

Разработка рабочей документации на АС и ее части

Разработка и адаптация программ

7. Ввод в действие

Подготовка объекта автоматизации

Подготовка персонала

Комплектация АС поставляемыми изделиями (программными и техническими средствами, программно-техническими комплексами, информационными изделиями)

Строительно-монтажные работы

Пусконаладочные работы

Проведение предварительных испытаний

Проведение опытной эксплуатации

Проведение приемочных испытаний

8. Сопровождение АС.

Выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами

Послегарантийное обслуживание

Эскизный, технический проекты и рабочая документация -- это последовательное построение все более точных проектных решений. Допускается исключать стадию «Эскизный проект» и отдельные этапы работ на всех стадиях, объединять стадии «Технический проект» и «Рабочая документация» в «Технорабочий проект», параллельно выполнять различные этапы и работы, включать дополнительные.

Данный стандарт не вполне подходит для проведения разработок в настоящее время: многие процессы отражены недостаточно, а некоторые положения устарели.



2. Категории систем для управления персоналом

С появлением первых средств автоматизации были разработаны и первые программы учета и управления персоналом. Они были реализованы на различных аппаратных платформах, начиная от больших ЭВМ и заканчивая ПК. Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы в первую очередь руководства и персонала кадровых служб предприятий и играют большую роль в повышении производительности их труда. Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

- экспертные системы для анализа персонала, выявления тенденций развития отделов и предприятия в целом;

- программы расчета зарплаты;

- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

С помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества кандидата на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов предприятия. С формальной точки зрения такие программы позволяют достаточно эффективно отбирать перспективных специалистов. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб.

Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы на любом предприятии. В первую очередь такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой предприятия, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках. Оперативно принять правильное решение сможет лишь руководитель, способный быстро оценить сложившуюся ситуацию на основе анализа актуальной информации о состоянии дел на предприятии. Поэтому немаловажным фактором условий использования HR-систем является также возможность интеграции системы кадрового учета с системами бухгалтерского учета и управления предприятием.



3. Что дает автоматизация управления персоналом

Сейчас важность качественной работы с персоналом возрастает как никогда. Так, например, прием на работу некомпетентного сотрудника или необоснованный перевод служащего с одной должности на другую может привести к прямым финансовым потерям, не говоря о косвенном ущербе (ухудшении психологического климата), который проявляется не сразу и почти не поддается учету.

Неоспоримым фактом является то, что процесс управления персоналом требует серьезной информационной поддержки. Дело осложняется тем, что все, связанное с отношениями между людьми, слабо поддается формализации. Если рассматривать проблему масштабно, то персонала, хотя для отечественных предприятий именно с этого начинается внедрение компьютерных систем управления человеческими ресурсами.

Используя программное обеспечение для управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в своей работе. Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.

Руководство предприятия может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но также иметь возможность непосредственного доступа к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных управленческих решений.

Принято считать, что эффект от внедрения систем управления персоналом наблюдается при численности персонала предприятия более 100 человек, а при численности до 100 эффективность учетных задач имеет место лишь при большой текучести кадров. Ощутимый эффект наблюдается при автоматизации управления персоналом, численность которого превышает более 1000 человек. Внедрение автоматизированных систем управления персоналом позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты.

Организационные эффекты позволяют:

- сократить время принятия решений на всех уровнях управления предприятием;

- повысить качество кадровых решений;

- оперативно готовить различные отчетные документы.

Экономические эффекты позволяют:

- снизить затраты на управление персоналом;

- повысить производительность труда персонала;

- оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект состоит в:

- персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;

- ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;

- подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

В целом, автоматизация процессов управления персоналом приводит к увеличению общей культуры работы с сотрудниками предприятия и увеличению достоверности данных и оперативности их обработки.



4. Необходимые функции HR-систем

HR-программы должны обеспечивать ведение баз данных, в которых хранится информация о сотрудниках и их свойствах, в том числе приказах и карьере, организациях и их свойствах, а также различная часто используемая информация справочного характера. При этом важно, чтобы в одной базе данных можно было вести учет по нескольким филиалам корпорации и иметь консолидированный учет.

Эта важнейшая часть кадрового делопроизводства должна обеспечиваться HR-системой, причем она должна быть легко настраиваемая под любую организационную структуру, так как именно с ней связаны кадры предприятия. Необходимо обеспечивать не только возможность формирования дерева штатного расписания любой сложности, но и отображать занимаемые сотрудниками позиции. Со штатным расписанием связаны различные виды отчетности: вакансии, текучесть кадров, штатно-должностная книга, алфавитная книга и др.

Так как в базе данных хранятся огромные массивы сведений о сотрудниках и их свойствах, приказах, должностях, организациях, то в HR-системе должны поддерживаться хорошие поисковые механизмы. Для быстрого получения аналитических данных должны быть предусмотрены средства, позволяющие получать данные по контексту «на лету».

В деятельности кадровой службы используется множество документов: документы по сотрудникам (приказы, контракты, должностные инструкции, справки, выписки) и отчеты (установленных форм и произвольные списки). Эти документы необходимо получать как в электронном виде, так и печать на принтере, чтобы хранить бумажные копии. Поэтому генерирование и печать документов и отчетов является важной функцией кадровой программы.

Инструменты и средства для настройки модулей HR-программы необходимы для обслуживания как создаваемых баз данных, их резервного копирования и восстановления, так и для предварительных настроек параметров.

Хотя табельный учет является необходимым компонентом (функциональностью) систем расчета заработной платы, так как обеспечивает учет отработанного времени, тем не менее, все большее число разработчиков включает этот модуль в свои HR-системы. Это обусловлено тем, что табельный учет становится функцией некоторых отделов кадров.



5. АСУ «Легион»

Основное назначение АСУ «Легион» - это комплексная автоматизация кадровых агентств и кадровых служб в рамках подбора персонала.

Программа позволяет вести базу данных резюме, автоматически подбирать персонал по базе на указанную вакансию, работать с клиентами (заказчиками), оказывает существенную помощь бухгалтерии предприятия и позволяет контролировать работу менеджеров по подбору персонала.

5.1 Задачи АСУ «Легион»

Кроме того установка данной программы решает множество сопутствующих задач, как то:

тестирование персонала;

выставление счетов клиентам;

контроль над расчетами с клиентами (акты сверки, ведомости дебиторской задолженности);

работа с потенциальными клиентами, учет отправленных КП;

ведение личного органайзера каждым менеджером организации, с напоминанием о запланированных задачах;

ведение черного списка соискателей;

возможность работать с обезличенными соискателями (во исполнение ФЗ 152-ФЗ "О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ");

Для удобства пользователя в программе предусмотрено два режима интерфейса:

Компактный режим (тулбар вверху экрана, не закрывающий собой других запущенных приложений);

Расширенный режим (окно программы развернуто во весь экран, выводя максимально подробную информацию о любом объекте системы).



5.2 Плюсы программы АСУ «Легион»

Программа АСУ «Легион» сделана максимально "гибкой", соискателям и клиентам можно задавать любой набор параметров определенных пользователем, не обращаясь к услугам программистов. Но если вы не нашли в программе нужного вам функционала, разработчики легко включат его в очередное обновление программы. Переоформление печатных форм по стилю клиента, разработчики осуществят совершенно бесплатно.

Кроме того программа АСУ Легион максимально защищена как от внешних посягательств на её базу, так и от внутренних недоброжелателей. При работе в сетевом варианте нет необходимости "расшаривать" папку в которой лежит база данных, весь обмен происходит по протоколу TCP/IP через СУБД FireBird.

Административная часть программы позволяет гибко настроить права доступа к программе каждого пользователя. На любой объект системы можно назначить как возможность только просматривать объекты, так и вносить изменения, но например с запретом на удаление данных.

К основным преимуществам программы АСУ «Легион» относятся:

Высокое быстродействие и неограниченный размер базы данных;

Простота в установке и настройке программы;

Удобный интерфейс;

Оперативная техническая поддержка;

Доступность по цене для небольших кадровых центров;

Наиболее профессиональная и доступная программа для кадровых агентств.

5.3 Возможности программы

Общий список возможностей программы:

Ведение базы данных соискателей и их резюме (рис. 1);

Ведение базы данных клиентов (заказчиков);

Формирование заявок клиентов на подбор персонала;

Автоматический подбор соискателей из базы данных по заявке клиента;

Ведение истории отношений с клиентами и соискателями (CRM);

Напоминание о планируемых и регистрация фактических событий (звонок, письмо и т.д.), формирование и просмотр плана работ на день, как по конкретному сотруднику, так и по всему офису;

Вывод резюме и карточки соискателя в различных форматах (Word, Excell, PDF, HTML для размещения на сайте);

Хранение информации по собеседованиям соискателей;

Работа с платежами, поступающими от клиентов и соискателей, разноска платежей по заявкам, формирование отчетов и справок по дебиторской задолженности;

Отчеты и аналитика по работе пользователей программы (введено в базу данных, принято заявок, принято платежей, сбор дебиторской задолженности, карта обзвона и т.п.);

Возможность импорта данных из других систем, а также конвертирование данных для использования в других системах;

Мощный блок администрирования. Гибкая настройка правил системы, прав доступа, справочников и т.д.;

Работа в соответствии с законом о персональных данных (Федеральный закон 152-ФЗ "О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ");

Тестирование соискателей и сотрудников (рис. 2);

Импорт резюме из файлов в формате MS-Word присылаемых соискателями.



Рис.1 Ведение базы данных соискателей и их резюме

Рис. 2 Тестирование соискателей и сотрудников



Заключение

Используя программное обеспечение для управления персоналом, менеджеры по кадрам сокращают до минимума рутинные операции и значительно повышают долю интеллектуального труда в своей работе. Они переходят на новые технологии и методы работы, абсолютно невозможные при «бумажном» делопроизводстве. С помощью аналитических отчетов они могут вырабатывать рекомендации по перемещению, подготовке и переподготовке персонала, по кадровому резерву, по приему на работу кандидатов и т. д.

Руководство предприятия может не только оперативно получать от службы управления персоналом необходимую информацию, но также иметь возможность непосредственного доступа к базе данных со своими сотрудниками. Это позволяет конфиденциально готовить и проводить некоторые кадровые решения, получать оперативный доступ к личным делам сотрудников и другой информации. Кроме того, оперативное получение аналитической отчетности по персоналу облегчает принятие правильных управленческих решений.

В процессе выполнения контрольной работы я смогла кратко ознакомится с программой автоматизации управления персоналом.



Список используемой литературы

1. Терехов В., Пустовалова А. Автоматизированные системы управления процессом подбора персонала. Обзор [Электронный ресурс] / В. Терехов, А. Пустовалова - Режим доступа: http://hrm.ru/avtomatizirovannye-sistemy-upravlenija-processom-podbora-personala-obzor - (Дата обращения: 01.12.2014).

2. Автоматизированная система управления [Электронный ресурс] - Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Автоматизированная_система_управления - (Дата обращения: 01.12.2014).

3. Легион автоматизация кадрового центра [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://asu-legion.ru/index.php/home - (Дата обращения: 01.12.2014).

Размещено на Allbest.ru

...