Інформатизація як напрям розвитку державних нотаріальних архівів: переваги та недоліки

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

В історії розвитку нотаріату питання нотаріального діловодства, збирання, зберігання документації завжди були актуальними й дискусійними. Насамперед, це пов'язано з тим, що створення в нашій країні правової держави з ефективно працюючими інститутами представницької, виконавчої, судової влади, виробництва, науки, освіти, у тому числі й нотаріату, пов'язано не тільки з прийняттям юридичних основ їх діяльності, а й із формуванням раціональних, конкретних правил і процедур їх функціонування, у тому числі в галузі роботи з документами. А безперервне зростання обсягів документації в усьому світі, все ширше застосування електронно-обчислювальної техніки під час обробки інформації, використання не паперових носіїв та інші об'єктивні фактори приводять фахівців до висновку про необхідність пошуку можливостей оволодіння й управління документованою інформацією.

Система зберігання інформації стала формуватися одночасно з формуванням системи ділової писемності. І це природно, з появою перших документів виникло й завдання їх збереження. Протягом багатьох століть вівся пошук найкращої системи їх систематизації - архіви виникали, зливались, перепідпорядковувались. Зберігання інформації з хаотичного ставало системним у результаті оцінювання (експертизи) документів, що накопичилися, і поділу їх на різні терміни зберігання залежно від їхньої інформаційної цінності.Архів, як зазначила Х. Леонова, - це скарбниця нації, яка потребує захисту й охорони.

Утворення архіву є невіддільним елементом діяльності державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса, а необхідним продовженням та доповненням цієї діяльності є діяльність державного нотаріального архіву

Отже, державний нотаріальний архів, що входить до системи нотаріальних органів України, - це важлива ланка інформаційно-документального забезпечення розвитку держави, економіки й органів нотаріату зокрема. він зберігає та обробляє інформацію, надає людству доступ до інформаційних масивів. Проте на сьогодні існує велика кількість проблем, які стосуються розвитку і становлення державних нотаріальних архівів, зберігання й використання нотаріальних документів, які в них зберігаються.

Насамперед, це стосується стану матеріально-технічної бази державних нотаріальних архівів України, який не відповідає сучасним стандартам і потребам, через це працівники архівів вважають, що з'явилася загроза втрати й псування частини архівних документів. Адже, як зазначила А. Койтен, історична пам'ять - річ тендітна, і можливість її втрати, на жаль, аж ніяк не химерна. Для вирішення цієї проблеми останнім часом все частіше говорять про необхідність створення і введення інформаційно-пошукової системи архівних документів на базі державних нотаріальних архівів.

У зв'язку з останніми подіями в нашій країні це питання ще більше актуалізувалося, вітчизняна система законодавства, яка обслуговує нотаріат, виявилась абсолютно не готовою до врегулювання дій нотаріальних структур у разі виникнення надзвичайної ситуації. Через це в зоні ризику під загрозою пошкодження або навіть знищення опинилися нотаріальні архіви Луганської та Донецької областей.

Фахівцями громадської організації «Інститут теоретико-правових досліджень у сфері юстиції та інноваційних проектів» запропоновано низку базових рекомендацій, які Міністерство юстиції України могло б взяти за основу під час розробки нормативного акта про порядок і послідовність дій нотаріусів та працівників нотаріальних архівів у разі настання надзвичайних ситуацій.

Проте основна увага зосереджується на необхідності оцифрування найцінніших документів, які підтверджують право власності на рухоме й нерухоме майно, щоб зберігати їх на електронних носіях. А якщо говорити більш глобально, то фактично йдеться про створення електронного нотаріального архіву.

На думку Е. Махноносова та Г. Лінькова, з якою ми повністю погоджуємось, використання інформаційно-комунікаційних технологій у нотаріальній діяльності на сьогодні є необхідною умовою забезпечення відповідності нотаріального захисту конституційних прав громадян і юридичних осіб потребам держави й суспільства.

Адже нині інформаційно-комунікаційні технології стали одним із найважливіших факторів, що впливають на розвиток суспільства. їх революційний вплив стосується державних структур та інститутів громадянського суспільства, економічної й соціальної сфер, науки й освіти, культури та способу життя людей. Багато країн, розвинених і тих, що розвиваються, повною мірою усвідомили ті колосальні переваги, які несе з собою розвиток і поширення інформаційно-комунікаційних технологій. ні в кого не викликає сумніву той факт, що рух до інформаційного суспільства - це шлях у майбутнє людської цивілізації.

О. Макарова зазначила, що на сьогодні, коли інформація і знання є домінуючими чинниками прогресу, значно зростає роль архівних установ як комунікаційних посередників між минулим, сьогоденням і майбутнім. Вони є не тільки основними хранителями пам'яті нації - архівного фонду, а й головними виконавцями у справі його формування, від них залежить його повнота.

Перспективу інформатизації архівної галузі вбачають у різноманітності використання інформаційних технологій в архівній справі, поступовому проникненні їх у всі напрями архівних робіт, а саме:

- комплектування архіву й експертиза цінності документів;

- створення та ведення інформаційно-пошукових архівних довідників по всіх документах архіву з метою прискорення процесів пошуку інформації;

- комплектування, збереження й пошук документів на машиночитних носіях, створюваних в установі або установах-джерелах комплектування;

- облік документів архіву та контроль за забезпеченням збереженості документів;

- створення страхового фонду й фонду користування документами;

- інформаційно-довідкова робота, контроль за виконанням запитів, що надходять до архіву від структурних підрозділів установи, інших установ, дослідників і громадян.

На сьогодні інформаційні технології вже починають застосовуватися в усіх без винятку напрямах архівної діяльності, хоча різною мірою, але попереду - неозоре поле діяльності.

В сучасних умовах ми розуміємо, що вирішити питання впровадження інформаційних технологій одноразово й централізовано в загальногалузевому масштабі неможливо, як, утім, не все просто складається, наприклад, у межах регіону. У різних архівах різні умови - різні матеріально-технічні можливості, різні рівні кадрової підготовки тощо. Але факт залишається фактом, якщо навіть в окремо взятому архіві складається сприятлива ситуація, пов'язана з розумінням важливості питання впровадження інформаційних технологій, з'являються, нехай невеликі, але можливості розвитку цього процесу, значить, справа вже буде розвиватися.

Адже, як зазначила Т. Варухіна, інформатизація архівної галузі являє собою соціально-економічний і науково-технологічний процес створення оптимальних умов для задоволення інформаційних потреб громадян, підприємств, організацій, установ, усіх структур держави й суспільства на основі формування інформаційних ресурсів державних архівів із використанням нових інформаційних архівних технологій.

На сьогодні в багатьох архівах світу використовується можливість надання користувачам архівних документів в електронній формі. За кордоном накопичено певний досвід у цій галузі. Успішний досвід зарубіжних архівних установ дає змогу стверджувати, що такого роду проекти не тільки необхідні, а й можуть бути реалізовані. В Україні цей процес тільки почав розвиватися. Аналіз інформації, зокрема про розвиток інтернет-технологій, свідчить про те, що спроби українських архівів у сфері впровадження інформаційних технологій у свою роботу мають місце, але масштаби цієї роботи поки незначні. Хоча нині інформаційні інтернет-технології почали відігравати все більш значну роль у сфері використання архівних документів.

Про важливість і далеко не повне освоєння й оцінення сферою застосування інформаційних технологій в архівній справі мережі Інтернет підтверджує реалізація роботи архівних сайтів як перспективних об'єктів застосування інформаційних технологій в архівній справі. Перед архівними сайтами відкриті величезні можливості, які неухильно розширюються водночас із технологічним прогресом. Основними цілями наявності архівів в Інтернеті, як зазначив І. Кисєльов є такі: надання загальної довідкової інформації про архівні документи й архіви; постійне інформування про архівну діяльність; сприяння пошуку архівних документів та отриманню архівних послуг; взаємне інформування й обговорення професійних архівних питань; популяризація архівної справи, формування позитивного іміджу архівів у громадян і суспільства.

Підсумувавши все вище зазначене, можна зробити висновок, що електронні архіви можуть стати інформаційними центрами й серйозними джерелами інформації, а інформатизація архівної справи є закономірним процесом розвитку теорії та практики цієї галузі, що сприятливо позначиться на роботі вітчизняних фахівців. однак тут необхідно звернути увагу на те, що використання інформаційних технологій в архівній справі зумовлює виникнення нових проблем. так, наприклад, брак кваліфікованих кадрів. Проте цю проблему можна вирішити досить легко. З метою підвищення кваліфікації працівників державних нотаріальних архівів просто необхідно проводити спеціалізовані цикли лекцій про застосування інформаційних технологій на курсах у вищих навчальних закладах.

Стосовно наявних проблем і стримуючих факторів розвитку інформаційних технологій у нотаріальній діяльності загалом та архівній справі зокрема, слід відзначити наявність проблем організації широкого доступу до Інтернету; відсутність правового регулювання нотаріальної діяльності у сфері електронного документообігу, учинення нотаріальних дій з електронними документами; недостатня актуальність баз даних, які формуються на основі відомостей, що надходять від нотаріусів, а також фінансування. На усунення зазначених стримуючих факторів, як організаційного, так і правового характеру, включаючи й питання правового забезпечення інформаційної безпеки, що стосуються забезпечення юридичної значимості електронних документів, мають бути спрямовані зусилля нотаріального співтовариства, оскільки від цього в інформаційному суспільстві значною мірою залежить підвищення якості нотаріального захисту прав громадян і юридичних осіб.

Для інформатизації архівної справи найбільш пріоритетними на сьогодні є такі завдання:

- створення й розвиток власної інформаційної інфраструктури (корпоративної мережі), що забезпечує впровадження та використання інформаційних технологій;

- створення інформаційних ресурсів і систем, що забезпечують актуальність і достовірність обробки інформації (збирання, зберігання, передача й використання);

- забезпечення інформаційної безпеки на основі застосування комплексу спеціальних заходів і засобів (програмно-технічних, організаційних тощо);

- формування нормативно-правової бази та прийняття комплексу організаційних заходів, що забезпечують використання створюваних інформаційних ресурсів;

- підвищення кваліфікації працівників державних нотаріальних архівів як користувачів створюваних інформаційних систем;

- використання інформаційних технологій для підвищення інформованості населення про можливості, передбачені інститутом нотаріату, та переваги використання нотаріальної форми документів;

- інтеграція внутрішніх інформаційних ресурсів з інформаційними системами органів державної влади й поступовий перехід на взаємодію з ними в електронній формі. архівний нотаріальний експертиза

Підводячи підсумок, необхідно розуміти, що основною метою будь-якого архіву є зберігання інформації, а нотаріального архіву - зберігання інформації щодо юридично значущих факті цивільного обігу, що, безсумнівно, сприятиме подальшому розвитку суспільства. Створення електронного архіву надасть принципово нові й недоступні раніше можливості, що дадуть змогу підняти нотаріальний архів на більш високий щабель розвитку. Тому правові та організаційні основи діяльності державних нотаріальних архівів України потребують удосконалення й серйозного корегування.

Размещено на Allbest.ru