Регулирование и контроль в системе менеджмента

Размещено на http://www.allbest.ru/

Регулирование и контроль в системе менеджмента

Цель и разновидности контроля

Контроль является завершающей функцией менеджмента в управленческом процессе. Цель функции контроля и регулирования - обеспечение эффективного осуществления всех основных функций менеджмента.

Контроль - постоянный процесс, обеспечивающий достижение организацией принятых целей развития путем своевременного обнаружения проблем, возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления (отклонения от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменения внешней среды.

Контроль - комплексная функция, включающая в себя функции учета, оценки, анализа.

Перед контролем стоят следующие задачи:

сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности организации и ее результатах (подфункция - учет);

оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонения от стандартов - плановых заданий, нормативов (подфункция - оценка);

анализ причин отклонения и анализ дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (подфункция - анализ);

прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснования необходимости принятия корректирующих воздействий.

Контролю присущи следующие элементы:

Неопределенность. Множество различных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное не реализовалось (изменение законов, соц. ценностей, технологии, условий конкуренции, переменные величины окруж. среды все это может превратить планы вполне реальные в момент их формирования через некоторое время в нечто совершенно невыполнимое). Еще одним фактором неопределенности являются люди, выполняющие большинство работ любой организации. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой либо работы с абсолютной точностью.

Предупреждение возникновения кризисных ситуаций Ошибки и проблемы переплетаются если их вовремя не исправить. Распространенной является ситуация, при которой организация не гибнет, а существует, переходя из одного кризиса в другой. Функция контроля это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того как эти проблемы перерастут в кризис.

Поддержание успеха. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу.

Широта контроля. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать, в первую очередь состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера , назначенного контролером и его помощником.

Контроль выступает как функция обратной связи в процессе управления: информационные потоки в нем направлены от объекта к субъекту управления. Контроль завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента.

По данным контроля производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т. е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Система контроля в организации должна предусматривать осуществление различных видов контрольной деятельности. Эффективная система контроля характеризуется: стратегической направленностью, ориентацией на результаты, соответствием контролируемому виду деятельности, своевременностью и гибкостью. Классификация видов контроля представлена в таблице 1

Таблица 1. Классификация видов контроля

По форме контроль разделяют на внутренний - система контроля организуется предприятием самостоятельно, и внешний - контроль организуется со стороны внешних контрольных органов, вышестоящих организаций, государственных органов.

кризисный моральный гибкость контроль

Процесс осуществления контроля

Механизм контроля осуществляется по следующей схеме:

Характерные черты эффективного контроля

Вне зависимости от того, фокусируется ли организация на упреждающем контроле или контроле с обратной связью, отдает ли она предпочтение бюрократическому или децентрализованному подходу к контролю качества, контрольная система должна отвечать ряду характеристик, должна соответствовать потребностям компании и облегчать выполнение организационных задач. Эффективный контроль характеризуется рядом общих для всех его форм черт.

1. Связь со стратегией. Система контроля должна не просто измерять текущие или (прошлые показатели), она призвана контролировать направление движения организации, ее дизайн должен соответствовать новым стратегиям компании. Программы качества организации обязаны облегчать достижение стратегических целей. Если, например, компания стоит перед необходимостью сокращения продолжительности цикла, ее система контроля должна быть сфокусирована на связанных с данной проблемой решениях.

2. Использование всех этапов контроля. Этапы контроля включают в себя установление нормативных показателей, получение данных о фактически достигнутых результатах, сравнение нормативов и реальных показателей и принятие корректирующих воздействий. Эффективная система контроля предполагает, что организация поднимается по всем перечисленным нами «ступенькам». Ошибочно, например, предположение о том, что сотрудники и сами прекрасно осознают ожидания менеджмента. Менеджеры должны четко определять плановые нормативы, идентифицировать и анализировать данные о достигнутых результатах. Наличие достоверной информации позволяет менеджерам или сотрудникам предпринять направленные на исправление выявленных недостатков меры.

3. Принятие участниками. Контроль эффективен в том случае, когда менеджменту удается добиться участия в процессе контроля всех членов организации. Чем более сотрудники привержены стандартам контроля, тем более успешной будет система в целом. Система контроля должна мотивировать приверженность сотрудников, а не подавлять ее. Необходимо установление таких стандартов и такой обратной информационной связи, которые имеют для сотрудников смысловое значение.

4. Баланс объективных и субъективных данных. Излишнее доверие менеджеров к количественным показателям либо субъективным оценкам чревато дезориентацией. Контроль должен восприниматься как объективный, но количественные данные дают весьма ограниченную картину происходящего. Система контроля должна предусматривать рассмотрение как «голых» цифр, так и качественных показателей.

5. Точность. Нередко направляемые «вверх» информационные потоки подвергаются «цензуре» на низших и средних уровнях организации, когда позитивные известия приукрашиваются, а «плохие» новости приглушаются. Система контроля должна обеспечивать получение руководством ограничений точной своевременной информации.

С другой стороны, сама манера поведения высших менеджеров нередко однозначно сигнализирует подчиненным о характере желаемой руководством информации.

6. Гибкость. В ответ на изменения внешнего окружения со временем трансформируются и внутренние цели и стратегии организации. Система контроля должна быть достаточно гибкой, обладать способностью к адаптации, допускать изменение целей и стандартов.

7. Своевременность. Система контроля призвана обеспечивать менеджмент оперативной информацией, что позволяет руководству своевременно реагировать на происходящие перемены. В противном случае корректирующие, воздействия могут оказаться бессмысленными. Проведенное на японских и американских предприятиях по производству кондиционеров исследование показало, что скорость систем контроля первых в два раза превышает скорости компаний США. Кроме того, американцы уступают азиатам и в быстроте принятия управленческих решений.

Что касается эффективного контроля, то он будет являться таковым, если сможет выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение цели организации. Для этого он должен обладать следующими свойствами:

иметь стратегическую направленность

ориентироваться на результаты

соответствовать делу

быть современным

быть гибким

простота контроля

Роль и механизм регулирования

Регулирование -- это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых заданий.

Регулирование - процесс выработки корректирующих мер и реализации принятых организационно - технических, экономических и технических решений, обеспечивающих своевременное и безусловное устранение выявленных проблем (отклонений).

Задача регулирования - актуализация (обновление) плановых заданий, нормативов, стандартов с целью обеспечения своевременного и эффективного достижения целей организации.

В условиях, когда ход производственного процесса не выходит за рамки принятых в производственной системе допущений [+?Y; -?Y] (рис. 13.4.1.), нет особых оснований для беспокойства или тревоги.

Рис. Реальная (YRe) и плановая (Упл) функции процесса

Однако выход за эти рамки является основанием для включения активных регулирующих рычагов. Невыполнение плановых заданий обычно вызывает значительно больше беспокойства, чем превышение плана. Есть, однако, много предприятий, где превышение плановых заданий просто невозможно. Так, принципиально невозможно получить собранных холодильников, телевизоров или автомобилей больше, чем подано комплектов деталей на конвейер. В тех случаях, когда достаточно велик объем ручного или механизированного труда, когда ритм не задается жестким режимом работы конвейера, превышение плановых заданий вполне возможно. Вместе с тем, например, перевыполнение планов выпуска продукции на ликеро-водочном заводе или кондитерской фабрике должно вызывать естественный интерес у контролирующих органов, прежде всего к требованиям соблюдения технологии.

На рис. представлены варианты принятия решений, призванных устранить отклонения, выходящие за пределы допуска [+?Y; -?Y].

Пусть в некоторый момент времени производственная система находится в точке А. Кривая производственного процесса далеко вышла за допустимый предел регулирования - (-?Y). Из истории производственной системы известно, что обычно движение идет по приведенной кривой YRe или близко к ней. Этот процесс традиционного развития не может быть признан приемлемым: за требуемое для этого время система может окончательно выйти за пределы экономической нормы. Какие же есть варианты дальнейшего развития событий в процессе регулирования?

Вариант 1 -- система скачком восстанавливает «плановое» состояние за время, практически равное нулю или близкое к нему. Этот вариант нереален -- он свидетельствует о том, что система обладает практически неограниченными возможностями. По аналогии с миром техники можно сказать, что система способна на скачок энергии в нулевой отрезок времени, обладая бесконечно большой мощностью. В реальной жизни признание такой возможности означает сокрытие огромных производственных возможностей, сырья, рабочей силы, искажение отчетной документации.

Вариант 2 предполагает активное вмешательство в состояние производственной системы, укрепление технологической, трудовой, производственной и плановой дисциплины. Если необходимо, может быть осуществлено активное вмешательство в реорганизацию структуры управления и производственной структуры.

Вариант 3 весьма затянут и неприемлем с точки зрения экономической устойчивости производственной системы.

Наиболее эффективным представляется вариант 2, связанный с промежуточными сроками.

Регулирование направлено на устранение не только возникающих, но и потенциальных отклонений от плановых заданий, поэтому оно всегда имеет прогностический характер. При регулировании речь может идти не об изменении параметров, а только об изменении величины самих параметров (например, о величине ресурсоемкое™, фондоотдачи, рентабельности и т. д.), что, разумеется, далеко не одно и то же.

В основе реализации функции регулирования лежит использование системы материальных и моральных стимулов и антистимулов (санкций за недобросовестную работу) -- разумное, гибкое, чрезвычайно точно дозируемое. В условиях высокой культуры производственного коллектива и культуры управления оно может иметь исключительно творческий, эвристический, интуитивный характер с высокой степенью результативности.

Функция регулирования тесно связана с прогнозированием результатов вмешательства не только в ход производственного процесса, но и в социально-бытовую сферу. Иными словами, принимая любое решение, руководитель должен уметь оценить весь спектр последствий -- как ближайших, так и отдаленных. Ведь этими результатами могут быть не только нормализация хода производственного процесса, но и временный успех, и возможная впоследствии дестабилизация производственной системы или даже ее разрушение. Реализация этой функции требует не только большого практического опыта, но и развитых прогностических качеств руководителя, высокого уровня его профессионализма.

Размещено на Allbest.ur