Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Г.И. НОСОВА»

Институт истории, филологии и иностранных языков

Кафедра документоведения и архивоведения

Направление - 46.03.02 Документоведение и архивоведение

Профиль - Документоведение и документационное обеспечение управления

БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА

На тему: Совершенствование нормативно-методической базы кадровой службы в ООО ТК «Агаповский»

Студента Папиной Маргариты Олеговны



Содержание

• Введение
• Глава 1. Теоретические основы номативно-методических документов
• 1.1 Нормативно-методическая и правовая база деятельности кадровой службы
• 1.2 Анализ основных понятий по кадровому делопроизводству
• 1.3 Порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству
• Выводы по 1 главе
• Глава 2. Совершенствование нормативно-методической базы в ООО ТК «Агаповский»
• 2.1 Краткая характеристика деятельности кадровой службы ООО ТК «Агаповский»
• 2.2 Анализ нормативно-методической базы по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский»
• 2.3 Порядок совершенствования инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский»
• Выводы по 2 главе
• Заключение
• Список использованных источников


Введение

кадровый делопроизводство инструкция

Деятельность каждого предприятия связана с подготовкой большого количества различных видов документов. Только в одной кадровой службе их огромное количество, и по тому, насколько умело и грамотно они оформляются, можно судить об эффективности работы данной службы. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определен основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора, но чтобы организовать работу с документами в организации, необходимо иметь инструкцию по кадровому делопроизводству, либо за неимением таковой ее разработать.

Актуальность нашей работы заключается в том, что создание рабочей нормативно-методической базы для кадровой службы является приоритетной задачей, так как правильная регламентация деятельности способна обеспечить качественную работу компетентного персонала.

Вопросами нормативно-методической документации по кадровому делопроизводству, в том числе и первичными учетными документами занимались такие исследователи как: Андреева Валентина Ивановна, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия, Янковая Валентина Федоровна, кандидат исторических наук. Заместитель директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД, г. Москва), Санкина Лариса Владимировна, кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения РГГУ, Шкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости и многие другие.

В бакалаврской работе были использованы следующие правовые и нормативно-методические документы:

- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт РФ. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст).

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993

- Трудовой Кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 № 197 ФЗ.

- Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152 ФЗ «О персональных данных».

- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

- Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 N 28-ст (введен в действие. 01.03.2014 г).

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

- «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558.

- Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

- Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69)

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536)

Изучив данные документы, пришли к выводу о том, что в действующих нормативных актах, регламентирующих оформление документов и ведение делопроизводства, все еще остаются нерешенными многие актуальные для кадровых служб вопросы. При этом наличие ранее принятых нормативных актов в ряде случаев не только не помогает вести кадровую документацию, но нередко усложняет эту работу и приводит к противоречивым толкованиям тех или иных фактов и ситуаций [25, с.7-8].

Целью нашей работы является совершенствование инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский»

Объектом исследования - нормативно-методическая база по кадровому делопроизводству.

Предметом - нормативная регламентация в ООО ТК «Агаповский».

Исходя из цели и объекта исследования, определим основные задачи:

1. Изучить и проанализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу, периодические издания базы для кадрового делопроизводства.

2. Проанализировать основные понятия по кадровому делопроизводству.

3. Обобщить порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству.

4. Охарактеризовать деятельность кадровой службы в ООО ТК «Агаповский».

5. Провести анализ нормативно-методической документации в отделе кадров ООО ТК «Агаповский».

6. Описать порядок совершенствования инструкции по кадровому делопроизводству в ООО ТК «Агаповский».

База исследования - Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповкский», структурное подразделение Административно-управленческий персонал, отдел кадров.

Материал исследования - совершенствование нормативно-методической базы, посредством инструкции по кадровому делопроизводству.

Практическая значимость нашей работы заключается в том, что разработанный нами проект инструкции по кадровому делопроизводству после внедрения в кадровой службе позволит привести кадровое делопроизводство организации привести к единой системе с едиными формами документов.

Структура работы состоит из введения, двух глав теоретического и практического характера, в каждой из которых по три параграфа, выводов по главам, заключения, списка использованных источников и приложения.



Глава 1. Теоретические основы номативно-методических документов

1.1 Нормативно-методическая и правовая база деятельности кадровой службы

В данном параграфе изучается правовая и нормативно-методическая база по кадровому делопроизводству в Российской Федерации.

Нормативно-методическая база - это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. [25].

В Российской Федерации работа с кадровой документацией в современный период в основном базируется на сложившихся, традиционных правилах, передающихся на практике от одного специалиста кадровой службы к другому. Ранее порядок ведения кадрового делопроизводства устанавливался в основном отраслевыми нормативными актами, утверждавшимися соответствующими министерствами и ведомствами. Специального комплекса нормативно-методических документов, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового делопроизводства, не было создано ни в прошлый период, ни в последние годы.

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании кадрового делопроизводства - это формирование достаточной базы нормативных документов. По нашему мнению документы, которые ежедневно должны быть под рукой у работника кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы. К первой группе отнесем законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Для начала отметим, что основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В ней записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом» [2].

Первоочередным правовым актом для кадровых служб РФ является Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) от 30 декабря 2001 № 197 ФЗ (ред. от 02.04.2014, с изм. от 31.12.2014). Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист. Нормы ТК РФ регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций [3].

Основной закон для кадровиков Российской Федерации - это Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152 ФЗ «О персональных данных» (ред. 23.07.2013). Данный закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, иными муниципальными органами, юридическими лицами и физическими лицами [4].

Следующий закон обязательный для исполнения - Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ред. от 02.07.2013 N 187-ФЗ). Данный Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при: осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации. На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться, и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу [5].

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» [7].

Федеральный закон от 17.07.1999 N 181-ФЗ (ред. от 09.05.2005, с изм. от 26.12.2005) «Об основах охраны труда в Российской Федерации» (17 июля 1999 г.). Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. Здоровые и безопасные условия работы - это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками[6].

Документация, отражающая трудовые отношения работника с работодателем, не может произвольно уничтожаться: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов по личному составу [ 9].

Ко второй группе отнесем документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно стандартам. По нашему мнению в данном разделе можно выделить несколько основных методических документов:

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов [11].

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, данный перечень является приложением к приказу Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы [14].

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ - это упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [12].

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, там же даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то работодатель вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. Работодатель имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации[15].

Таким образом, даже краткий анализ нормативной базы, регламентирующей кадровое делопроизводство, показывает, что вместо системы взаимосвязанных нормативных актов, подготовленных на единой методологической основе, в разные годы Правительством РФ, министерствами и ведомствами были приняты и продолжают действовать нормативные правовые акты и методические документы, не связанные друг с другом и регулирующие отдельные вопросы документирования работы с кадрами и организации деятельности структурных подразделений, обеспечивающих управление персоналом и учет кадров.

В действующих нормативных актах, регламентирующих оформление документов и ведение делопроизводства, все еще остаются нерешенными многие актуальные для кадровых служб вопросы. При этом наличие ранее принятых нормативных актов в ряде случаев не только не помогает вести кадровую документацию, но нередко усложняет эту работу и приводит к противоречивым толкованиям тех или иных фактов и ситуаций[25].

В настоящее время ввиду отсутствия единого законодательно закрепленного порядка регламентация кадрового делопроизводства осуществляется в основном на локальном уровне. Отсутствие полноценной правовой регламентации работы с кадровыми документами закономерно приводит к негативным примерам ведения работодателями кадрового делопроизводства. В итоге работодатель может с этим столкнуться при проверках, проводимых Государственной инспекцией труда, или при возникновении трудовых споров и обращении работников, в том числе бывших, в суд.

Важное практическое значение имеет вопрос о порядке составления и оформления кадровых документов. Мы уже знаем что, документация по личному составу регламентируется двумя разными ведомствами, Госстандартом РФ и Госкомстатом РФ, к разным системам документации: унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) и Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД). Благодаря включению в эти системы, как мы выяснили, ряд кадровых документов имеет унифицированные бланки (протоколы, акты, должностные инструкции, служебные записки и др.) и типовые формы (штатное расписание, некоторые виды приказов, график отпусков, учетные карточки, табель учета рабочего времени, и др.). Отсюда видим, что данные системы позволяют значительно ускорить составление документов, уменьшить трудозатраты на работу с документами и избежать ошибок в их оформлении[25].

Вместе с тем мы выявили, что несмотря на наличие двух одновременно действующих унифицированных систем кадровой документации, многие кадровые документы остаются не унифицированными. Например, отдельные виды приказов, могут оформляться по-разному в организации и, в результате, эти документы теряют юридическую силу.

В случае, когда приказы по личному составу имеют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, выяснили, что они оформляются в соответствии с Указаниями по заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, являющимися составной частью названного постановления.

При издании приказов, не имеющих унифицированных форм (например, об изменении биографических данных работников, о применении дисциплинарных взысканий, о совмещении профессий и др.) используются бланки, на которых оформляются приказы по основной деятельности, а текст этих приказов составляется в произвольной текстовой форме[25].

Определили, что решение всех названных вопросов невозможно без создания научно обоснованной нормативно-методической базы кадрового делопроизводства и прежде всего определения состава обязательных документов, регламентирующих ведение кадрового делопроизводства (инструкция по кадровому делопроизводству, табель форм документов, альбом унифицированных форм, график документооборота кадровой документации).

Из сказанного выше делаем вывод: необходимо упорядочить имеющийся на сегодняшний день нормативный массив, регламентирующий кадровое делопроизводство, восполнить имеющиеся в нем пробелы, устранить проявившиеся в правоприменительной практике внутренние противоречия и несоответствия. При этом считаем необходимым учесть специфику законодательно закрепленного статуса различных видов работодателей, а также возможность реализации тех или иных регламентирующих кадровое дело положений на практике.

1.2 Анализ основных понятий по кадровому делопроизводству

В данном параграфе анализируются основные понятия по кадровому делопроизводству с использованием с использованием следующих источников: Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, Государственные стандарты Российской Федерации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (на сегодняшний день утратил силу) и ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», а также с использованием справочников по кадровому делопроизводству.

Первостепенным термином для нашей работы является документ. Долгое время этот термин трактовал ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так, документ; документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В связи с отменой вышеуказанного Государственного стандарта, новый ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» трактует его немного иначе, документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Термин не потерпел коренных изменений[13].

Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 трактует определение документ как - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности[1].

С темой нашей исследовательской работы тесно связано понятие нормативно-методическая база делопроизводства - это есть совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и другие аспекты. Соответственно, данным определением мы и будем руководствоваться в дальнейшей работе[48].

В соответствии с ФЗ РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1988 № 14-ФЗ обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества[8].

Инструкция по делопроизводству - это документ, который устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти документов, совершенствования делопроизводства федерального органа исполнительной власти и повышения его эффективности[28].

Инструкция по кадровому делопроизводству - это документ, который устанавливает единые требования и правила к документированию кадровой деятельности, нормы работы с документами по всему комплексу кадровых задач[37]. Основным отличием двух определений является разная специфика делопроизводств, в остальном определения носят идентичный характер.

Так как инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые требования и правила к документированию кадровой деятельности, а это является своего рода управлением документами, мы рассмотрели данное определение. В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 управление документами (records management) определяется как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций [1]. Из определения следует, что деятельность по управлению документами должна строиться так, чтобы при необходимости доказать законность, правомерность и необходимость тех или иных управленческих операций. Поэтому умение управлять документами важное качество руководителя.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 гласит, что управление документами - это деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации [10]. В этом определении говорится, что документы должны соответствовать единым требованиям законодательства и национальных стандартов. На наш взгляд, данное определение в меньшей степени отражает сущность управления документами. В стандарте ГОСТ Р 51141-98 термин «управление документами» отсутствует.

Кадровое делопроизводство строится на документах в которых используются персональные данные. Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ персональные данные - это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация [Ошибка! Источник ссылки не найден.].

Официальный документ - это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» [Ошибка! Источник ссылки не найден.]. Сравнивая термины двух Государственных стандартов, мы видим, что значительных изменений не произошло в трактовке понятий.

Следующим значительным понятием является, бланк документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» толкует его следующим образом, бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа, а ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» следующим, бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. По нашему мнению, понятие актуальное на сегодняшний день раскрыт несколько шире прежнего.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» истолковывает существенное понятие унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Сравнивая с термином актуальным, который толкует ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения», унифицированная форма документа - это формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста, мы видим, новое определение формуляр, чтобы понять что это значит, обращаемся к Государственному стандарту 2013 года, формуляр документа - совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» толкует следующим образом, формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности[Ошибка! Источник ссылки не найден.].

Сравнив толкование определения табель унифицированных форм документов в двух Государственных стандартах, мы видим, что данное определение на протяжении долгих лет остается неизменным. Табель унифицированных форм документов - перечень установленных к применению унифицированных форм документов. Следующее определение альбом унифицированных форм документов, нашло свое истолкование только лишь в Государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения». Альбом унифицированных форм документов - это сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению[Ошибка! Источник ссылки не найден.].

Следующим ведущим термином является, носитель документированной информации. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» истолковывает данный термин так, носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Сравнивая с ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения», носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации, мы видим, что данное определение кардинально не изменилось[Ошибка! Источник ссылки не найден.].

Правила ведения документооборота предполагают обязательную регистрацию документов. Данный термин приведен в трех стандартах, определение каждого из них отличается по своему содержанию. По ГОСТ Р 51141-98 регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения [Ошибка! Источник ссылки не найден.]. На наш взгляд, это определение наиболее ярко отражает суть процесса регистрации документов, т.к. регистрированию подлежат все документы: внутренние, входящие и исходящие. Но ГОСТ Р 7.0.8-2013 сжал данное определение - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму [Ошибка! Источник ссылки не найден.].

Регистрация (registration) - это присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему. В данном определении, приведенном в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», речь идет о регистрации документов в системе электронного документооборота, так как положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам [Ошибка! Источник ссылки не найден.].

Термин управление документами раннее ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не охватывал, а ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» трактует его следующим образом, управление документами - это деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации[Ошибка! Источник ссылки не найден.].

Хранение любых документов, в том числе персональных данных осуществляется на основе номенклатуры дел. Анализ ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 51141-98 показал, что определение в стандартах совпадает. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Заключительным понятием в нашем анализе считаем, выделение документов к уничтожению. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует это определение следующим образом, выделение документов к уничтожению - это выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению. Новый ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения», называет это понятие несколько иначе, но смысл определения практически остался неизменным, уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке[Ошибка! Источник ссылки не найден.]. Национальный стандарт «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» толкует данное определение так, уничтожение (destruction) - ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

Мы проанализировали основные понятия по кадровому делопроизводству и делопроизводству в частности, и увидели, что кардинальных изменений в терминах с момента вступления в силу нового Государственного стандарта 2013 года не произошло, но Государственный стандарт 1998 года продолжает оставаться актуальным для совершенствования методической базы данных областей.

1.3 Порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству

В данном параграфе рассматривается порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству, а также приложений к ней.

Изучив в первом параграфе правовую и нормативно-методическую базу по кадровому делопроизводству в РФ, выяснили что, законодательством не установлена обязанность работодателя, составлять инструкцию по кадровому делопроизводству.

Однако, ознакомившись с официальными сайтами крупнейших компаний РФ видим, что на практике многие организации и ведомства используют этот документ в своей деятельности. Например:

1. Ростехнадзор применяет Инструкцию, утвержденную приказом Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372.

2. Антимонопольная служба (ФАС России) -Инструкцию, утвержденную приказом ФАС РФ от 4 февраля 2008 г. № 23.

3. ОАО «РЖД» - Инструкцию, утвержденную распоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р.

Инструкция по кадровому делопроизводству регламентирует деятельность сотрудников кадровой службы. Наличие такой инструкции позволяет: соблюдать единый порядок оформления кадровых документов организации, учитывать специфику организации при ведении кадрового делопроизводства, быстрее адаптироваться новым сотрудникам отдела кадров к условиям работы в кадровой службе организации и т. д.[34].

Типовой Инструкции по кадровому делопроизводству в законодательстве не предусмотрено, поэтому организация может составить ее в произвольной форме, что не противоречит ч. 1 ст. 8 ТК РФ. При составлении документа за основу можно взять инструкции, действующие в вышеуказанных ведомствах и организациях.

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости И.И. Шкловец в кадровой справочной системе ( далее - КСС) «Система Кадры» предлагает свой вариант создания инструкции по кадровому делопроизводству. Инструкция, как правило, состоит из:

- общих положений (преамбулы);

- тематических разделов;

- приложения.

В преамбуле указывают общие сведения: цель составления инструкции; ее назначение; лиц, ответственных за сохранность кадровых документов[34].

В ходе работы мы выяснили, что наименования и количество тематических разделов инструкции зависит от того, какие процедуры осуществляет кадровая служба. Как правило, каждый из разделов посвящен отдельной процедуре, которая регламентирована трудовым законодательством. Так, например, инструкция по кадровому делопроизводству может состоять из следующих разделов:

1) прием новых сотрудников (гл. 10-11 ТК РФ);

2) перевод сотрудников внутри организации (гл. 12 ТК РФ);

3) увольнение сотрудников (гл. 13 ТК РФ);

4) предоставление отпусков сотрудникам (гл. 19 ТК РФ);

5) организация работы с трудовыми книжками (ст. 66 ТК РФ);

6) оформление поощрений и дисциплинарных взысканий (гл. 30 ТК РФ);

7) выдача справок и копий документов сотрудникам (ст. 62 ТК РФ);

8) использование и хранение персональных данных сотрудников (гл. 14 ТК РФ);

9) передача кадровых документов на архивное хранение (Правила, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Журнал «Кадровое делопроизводство» описывает общие положения инструкции: цели и задачи, нормативную правовую базу инструкции. Тематические разделы инструкции: перечень и порядок оформления основных кадровых процедур. Приложения к инструкции: необходимый справочно-иллюстративный материал.

Инструкция по кадровому делопроизводству имеет ряд преимуществ. Во-первых она решает много практических задач. В инструкции утверждаются шаблоны всех документов по личному составу, очередность их оформления и порядок прохождения внутри организации. А главное, утверждается перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции. Во-вторых ценность инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, организация создаст условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие для работы в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы организации[23].

Журнал «Кадровое делопроизводство» определяет основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается инструкция по кадровому делопроизводству:

· Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (утвержден постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20).

· Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

· Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки обеспечения ими работодателя (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

· Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.).

· Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536).

· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г.)

· Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Первый раздел называется «Общие положения». В этом разделе необходимо объяснить цели и задачи инструкции, а также указать законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также нужно определить ответственность за несоблюдение установленных правил[44].

Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска, командировки, ведения табеля учета рабочего времени и др. Поэтому считаем обоснованным составлять инструкцию из одноименных тематических разделов. В таком случае каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.

Но возможен и другой принцип деления инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов. Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой раздел - трудовым книжкам. Для нашей работы более рациональным стал первый вариант из тематических разделов. Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.

Состав и структура тематических разделов инструкции определяются индивидуально для каждой организации. Для того чтобы решить, из каких тематических разделов будет состоять инструкция, нужно четко представлять, какие кадровые процедуры необходимо документировать[44].

Любая кадровая служба занимается оформлением приема, увольнения, перевода работников, а также учетом рабочего времени и оформлением отпусков. Поэтому эти разделы необходимо включить в состав тематических разделов инструкции. В зависимости от потребностей организации также можно описать, порядок документирования командировок, поощрений или дисциплинарных взысканий.

Первый раздел - порядок оформления приема на работу. В нем перечисляются документы, необходимые для оформления сотрудника на работу. Выяснили, что эти документы удобно разграничивать на две группы.

В одну группу включать документы, которые будут оформляться в кадровой службе. В их числе будут не только заявление и приказ о приеме на работу, а также трудовой договор, но и соответствующие регистрационные журналы. К другой группе отнести документы, которые работник будет предъявлять при трудоустройстве, - паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет, документ об образовании (перечень этих документов четко определен в статье 65 ТК РФ; перечень документов, предъявляемых при приеме на работу внешнего совместителя, уточняет статья 283 ТК РФ)[45].

После того как перечислили в инструкции перечень необходимых документов, переходим к порядку составления и оформления документов. Эти сведения можно объединить в одном пункте.

Следующий раздел об оформлении увольнения, как и составление других разделов, начинается с перечня документов, необходимых для оформления данной кадровой процедуры.

Увольнение работника может быть обусловлено разными причинами: собственное желание работника, инициатива работодателя, обстоятельства, не зависящие от воли сторон, соглашение сторон, истечение срока трудового договора. Основной перечень документов для оформления увольнения по всем указанным причинам будет одинаковым - приказ об увольнении, трудовая книжка, личная карточка, личное дело. Но за одним очень важным исключением. За исключением документов - оснований, послуживших предпосылкой для издания приказа[45].

В унифицированной форме № Т-8, то есть в приказе об увольнении предусмотрено две графы основания. Сначала указывается юридическое основание прекращения (расторжения) трудового договора. Затем - документальное основание увольнения. В этой графе перечислены варианты возможных оснований - заявление работника, служебная записка, медицинское заключение. Это также могут быть докладные записки, акты, уведомления, аттестационные листы и многие другие документы. Тем не менее, в большинстве случаев документальным основанием для увольнения сотрудника становится его заявление.

Необходимо проконтролировать, чтобы сотрудник при увольнении сдал всю документацию, материалы и предметы, выданные ему для работы. В их числе могут быть: пропуск, справочная и методическая литература, калькулятор, спецодежда и спецобувь, полисы обязательного и добровольного медицинского страхования. Для того чтобы ничего не упустить, следует использовать следующий документ, который называется обходной лист. В нем содержатся данные о фамилии должностных лиц, которые будут контролировать возвращение сотрудником тех или иных ценностей[45].

Составив перечень необходимых для увольнения документов, обязательно следует описать в инструкции порядок и сроки их оформления. Очень важно отметить в инструкции, что не только кадровик, но и работник должен поставить при увольнении свою подпись в личной карточке и трудовой книжке. Также сотрудник обязательно должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Следующий раздел - порядок оформления отпусков, в него включен порядок оформления всех видов отпусков - ежегодного оплачиваемого, дополнительного оплачиваемого и отпуска за свой счет. Не стоит забывать о том, что сроки хранения у приказов на разные виды отпусков различны. Так, например, приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков имеют срок хранения 5 лет, а приказы о предоставлении отпусков за свой счет - 75 лет[45].

В инструкции по кадровому делопроизводству должны быть прежде всего включены документы, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, которые являются обязательными для трудовых отношений. Такие как: Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу, Личная карточка работника, Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, Штатное расписание, Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу, График отпусков и др.[46].

Завершающим этапом в разработке инструкции по кадровому делопроизводству является оформление приложений. В приложения к инструкции необходимо включить необходимый справочно-иллюстративный материал: привести образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов. Наглядно показать требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам. Кроме того, в приложения можно включить графики документооборота.

В качестве приложений в инструкцию по делопроизводству включаются бланки документов, образцы регистрационных форм, перечень документов, не подлежащих регистрации, альбом форм документов и т.д. Образцы документов следует размещать в порядке расположения тематических разделов. В тексте инструкции делать ссылки на приложения - указывая, какой документ где посмотреть. Это значительно упростит работу с инструкцией[46].

Таким образом, готовая инструкция по кадровому делопроизводству обеспечит единство правил выполнения и оформления документов, максимально сократит количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организации.



Выводы по 1 главе

В первой главе нашей бакалаврской работы мы изучили правовую и нормативно-методическую базу деятельности кадровой службы в Российской Федерации. Основными источниками в данном разделе послужили: Конституция Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный закон «О персональных данных», Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и многие другие нормативные документы, обязательные в исполнении, и методические документы, носящие рекомендательный характер.

Во втором параграфе первой главы мы подробно изучили основные понятия по кадровому делопроизводству и делопроизводству в целом. Рассмотрели порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству, а также приложений к ней в виде форм кадровых документов.

Таким образом, для грамотной разработки такого методического документа как инструкция по кадровому делопроизводству, необходимо знать нормативно-методическую базу и термины и определения кадрового делопроизводства, а так же порядок разработки данного документа. Наличие инструкции по кадровому делопроизводству в организации обеспечит единство правил выполнения и оформления кадровых документов, а также максимально сократить количество и объем документов.



Глава 2. Совершенствование нормативно-методической базы в ООО ТК «Агаповский»

2.1 Краткая характеристика деятельности кадровой службы ООО ТК «Агаповский»

В данном параграфе мы изучили направленность деятельности организации и охарактеризовали ее, рассмотрели структуру организации. Изучили деятельность кадровой службы ООО ТК «Агаповский», а также функциональные обязанности инспектора кадровой службы.

Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский», создано и действует в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом организации (от 31 октября 2013г. в 4 редакции), Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими действующими нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также международными договорами, стороной которых является Российская Федерация (т.е. законодательство).

В соответствии с ФЗ РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1988 № 14-ФЗ обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества[10]

Полное фирменное название на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью Тепличный комбинат «Агаповский». Сокращенное фирменное название Общества на русском языке: ООО ТК «Агаповский». Основным видом деятельности ООО ТК «Агаповский» является производство и сбыт овощей. Целью деятельности общества является извлечение прибыли.

Место нахождения комбината: 457400, РФ, Челябинская область, Агаповский район, с. Агаповка, ул. Труда, д.9. Комбинат является юридическим лицом с организационно-правовой формой общества с ограниченной ответственностью (Приложение Ж).

В настоящее время ООО ТК «Агаповский» входит в группу предприятий ООО «Фабрика овощей». Вышестоящим органом для тепличного комбината является ООО Управляющая компания «Фабрика овощей», которая объединяет под брендом группу компаний: ТК «Агаповский»,ТК «Новомосковский», ТК «Новгородский» и ТК «Ростовский». Управляющая компания контролирует деятельность предприятий, входящих в ее структуру, в частности отслеживает финансовые потоки и расходы, оптимизирует процесс взаимодействия предприятий друг с другом внутри структуры компании, а также принимает эффективные управленческие решения. Управляющая компания «Фабрика овощей» выполняет ряд общекорпоративных функций финансовое управление и маркетинг, что позволяет сэкономить на количестве сотрудников, осуществляющих эти функции отдельно по каждому предприятию группы. Следующий взаимодействующий орган - ООО Торговый дом «Фабрика овощей» - это крупная торговая фирма, занимающаяся масштабными торговыми сделками по широкой номенклатуре товаров, а также снабжением и сбытом внутри структуры компании.

Комбинат является юридическим лицом с организационно-правовой формой общества с ограниченной ответственностью и функционирует с января 2013 года. Основным документом, регламентирующим деятельность ООО ТК «Агаповский», является Устав тепличного комбината, который создан на основании Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» (Приложение Ж).

...