Перспективи розвитку діловодства в контексті становлення інформаційного суспільства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Перспективи розвитку діловодства в контексті становлення інформаційного суспільства

Товт І.С.,

доцент кафедри документознавства та інформаційної діяльності Білоцерківського інституту економіки та управління ВНЗ ВМУРоЛ "Україна", кандидат історичних наук

У статті висвітлено проблеми і способи розвитку діловодства як ключової підсистеми в системі інформаційного забезпечення життєдіяльності суспільства. Визначено обставини, які стали рушійними для комп'ютеризації сфери діловодства та проаналізовано проблеми, які виникають у процесі інформатизації діловодства.

Ключові слова: діловодство, інформаційне суспільство, комп'ютерні технології, інформація, управлінська діяльність, інформаційно-комунікаційні технології, стандартизація, інформаційні ресурси.

Науково-технічний прогрес інтегрувався в усі сфери життєдіяльності суспільства, впливаючи на його діяльність і розвиток. Тотальна інформатизація в сучасності є невідворотною реальністю: інформаційно-комунікаційні технології - це не просто технічна інфраструктура, пов'язана, наприклад, з комп'ютеризацією чи телефонізацією, а глобальний інструмент перерозподілу ідей, капіталу та праці, який визначає спосіб розвитку глобалізованого світу. Невпинний ріст і нагромадження обсягів інформації, розвиток інформаційних систем та цифрової апаратури передбачає глобальні перетворення у світовому масштабі. Цей процес уже розпочався; на разі він ще не охопив усі сфери суспільства, однак його мета є цілком конкретною - формування, визначення і побудова суспільства нового типу, яке у багатьох країнах світу протягом останніх десятиліть все частіше трактується як інформаційне суспільство.

Ресурси інформаційного суспільства - інформація, опрацьована та впорядкована, знання та інформаційно-комунікаційні технології - найбільш вдало і цілісно характеризують його природу. Одним із різновидів інформаційного ресурсу є управлінський документ, який формується і функціонує в системі діловодства (діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування інформації та організації роботи з документами у процесі управлінської діяльності [2]).

Актуальність дослідження. Діловодство як галузь практичної діяльності людини в умовах формування інформаційного суспільства виходить на якісно новий рівень розвитку. На сучасному етапі побудови інформаційного макросередовища набуло актуальності питання про організацію діловодства з максимальним застосуванням новітніх комп'ютерних технологій. У зв'язку з цим стали необхідними структурні та якісні зміни на всіх рівнях організації діловодства: від локального - на підприємстві, в установі чи організації - до загальнодержавного і міжнародного.

Метою статті є аналіз перспектив і способів розвитку діловодства у процесі побудови і функціонування інформаційного суспільства.

У процесі дослідження було виконано такі завдання:

- з'ясовано роль процесу становлення інформаційного суспільства для удосконалення роботи з документальною управлінською інформацією;

- визначено способи модернізації діловодства у процесі переходу його на електронний рівень;

- проаналізовано проблеми, що виникнуть за умови комп'ютеризованого удосконалення системи діловодства;

- розкрито роль діловодства в системі загального інформаційного забезпечення;

- установлено роль інформаційного суспільства як новоутворення для подальшого прогресу науково-практичної діяльності.

Оскільки процес інформатизації діловодства - явище комплексне і дотичне до багатьох галузей науки, це питання досліджували науковці різних галузей знань: А.Н.Діденко в навчальному посібнику "Сучасне діловодство" аналізує діловодство як наукову і практичну дисципліну, розглядає його проблеми на сучасному етапі [2]; Л.Г.Зубенко у праці "Ділові папери в менеджменті" розглядає електронне діловодство в контексті менеджменту як процес оптимізуючий та прискорювальний [3]; О.Ф.Клименко у дослідженнях з інформатики і комп'ютерної техніки вивчає ділові папери в аспекті стандартизації на основі комп'ютерного програмування. Варто також відзначити дослідження Г.Г.Воробйова про роль інформації в управлінській діяльності [1] та науковців Н.Р.Головко, А.П.Коваль, Г.Г.Поберезької, С.П.Бибик, І.Л.Михно та інших.

Запровадження нових стандартів з діловодства для практичної роботи органів управління та документування з комп'ютерними системами сприятиме встановленню чіткого організаційно-технічного розпорядку, прозорості процесів створення, зберігання і передавання документів, зменшенню кількості суб'єктивних помилок і технічних порушень. Перехід діловодства на всіх підприємствах, в установах та організаціях незалежно від сфери діяльності та форми власності на електронний рівень із дотриманням усіх вимог і стандартів вимагає значних економічних витрат, серед яких найбільшої ваги набувають такі:

- забезпечення належного комп'ютерного обладнання і програмного забезпечення;

- підготовка кваліфікованих спеціалістів і перепідготовка працівників з діловодства;

- створення нових та оптимізація вже діючих каналів передавання і систем опрацювання документної інформації;

- організація державного регулювання нового напряму діяльності діловодства.

У контексті розвитку інформаційного суспільства діловодство функціонуватиме не як окремо взята галузь управлінської діяльності, а як ключова структурна підсистема в системі інформаційного забезпечення. Тому вже зараз необхідно створювати стабільне підґрунтя для подальшого розвитку, розгалуження і вдосконалення системи електронного діловодства; першоосновою для цього має стати розвиток і вдосконалення систем роботи (створення, класифікації, редагування, організації, обміну) з документопотоками і базами даних. Це включатиме розроблення і впровадження відповідних програм і методики раціональних прийомів роботи з ними.

Важливе місце у процесі інформатизації діловодства становитиме проблема міжнародного обміну інформацією, зокрема і управлінською [3]. Діловодство як підсистема має бути взаємопов'язане з іншими інформаційно-пошуковими системами локального і глобального рівнів. Ці зміни торкнуться такого:

- ступеня відкритості та прозорості масивів управлінської документації підприємств, установ та організацій (зокрема, досить поширеної проблеми "подвійної бухгалтерії");

- захисту інформації від несанкціонованого копіювання та вірусів;

- створення різних ступенів доступу до окремих видів інформаційних ресурсів;

- забезпечення умов та засобів зберігання інформаційних масивів;

- встановлення ціни інформації;

- визначення вартості послуг, пов'язаних з передаванням і використанням інформаційного ресурсу;

- надання права на використання національних баз даних окремим країнам з урахуванням економічних і політичних відносин з ними.

Перехід від індустріального до інформаційного устрою у світі відбувається нерівномірно, що обумовлюється як неоднорідним розвитком економіки, комунікаційних систем і науки (як першооснови для всіх інших галузей), так і станом розвитку світового співтовариства. Цей процес набув поширення у розвинених країнах, а в економічно відсталих країнах він ще навіть не розпочався [1]. Зазначене породжує труднощі у пристосуванні останніх до нових умов, налагодженні комунікаційних каналів між державами та організації, життєдіяльності суспільства відповідно до обставин. Важливу роль у цьому відіграють наукові нововведення і розробки, спрямовані на вдосконалення цих процесів.

Уже сьогодні значне розширення інформаційно-комунікаційного простору, розвиток і модифікація процесів, що в ньому відбуваються, спричиняє проблеми, у зв'язку з якими процес передавання інформації ускладнюється. Великі масиви інформації внаслідок невпорядкованості та неналежного рівня стандартизації і документального оформлення губляться, накладаються, дублюються і, як наслідок, втрачають свою практичну корисність і цінність.

Висновки та пропозиції

діловодство інформаційний комп'ютеризація суспільство

У процесі організації управлінської інформації у діловодстві виникають проблеми, викликані недостатнім рівнем комп'ютеризації, стандартизації і взаємоузгодженості процесів. Саме тому, вважаємо, важливим у реалізації стратегії інформатизації суспільства є локальне вдосконалення всіх галузей інформаційної діяльності, зокрема і діловодства як однієї з найважливіших складових в оптимізації процесу обміну інформаційними ресурсами у всіх галузях діяльності і розвитку міжнародного ділового партнерства.

Зважаючи на швидкі темпи розвитку і вдосконалення комп'ютерної техніки, програмного забезпечення до неї, варто більш детально розглянути і відкоригувати питання етапів використання ІКТ у діловодстві з урахуванням темпів оновлення технічної і програмної бази. Це допоможе уникнути застарілих методик та нерезультативних прийомів роботи з управлінськими документопотоками і документними масивами.

Важливо також всебічно дослідити способи уніфікації і стандартизації управлінської документації, виявити неточності та недоопрацювання, які вже натепер гальмують процес інформатизації діловодства в установах, організаціях і на підприємствах. Важливу роль у цьому процесі відіграватиме регулювання процесів стандартизації відповідними державними комітетами та відомствами.

Список використаної літератури

1. Воробьев Г.Г. Информация в роботе руководителя / Г.Г.Воробьёв. - М. : Экономика, 1998. - 104 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство / А.Н.Діденко. - К. : Либідь, 2004. - 384 с.

3. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті : навч. посіб. / Л.Г.Зубенко - К. : ТОВ «УВПК Екособ», 2002. - 272 с.

Товт И.С. Перспективы развития делопроизводства в контексте становления информационного общества

В статье раскрыты проблемы и способы развития делопроизводства как ключевой подсистемы в системе информационного обеспечения жизнедеятельности общества. Определены условия, которые стали движущими для компьютеризации области делопроизводства, проанализированы вопросы, возникающие в процессе информатизации делопроизводства.

Ключевые слова: делопроизводство, информационное общество, компьютерные технологии, информация, управленческая деятельность, информационно-коммуникационныетехнологии, стандартизация, информационные ресурсы.

Tovt Irina. Prospects of paperwork development in the context of setting up the data society

This article shows problems and ways of office administration development as a key part in a system of information providing society life activity. Circumstances, stimulating computerization of office administrations' area, are presented. A number of problems, which can arise during the process of informatization of office administration, are analyzed in the article.

Key words: paperwork, data society, computer technologies, data, managerial activity, data communication technologies, standardization, data resources.

Размещено на Allbest.ru