Вивчення методів інформаційно-аналітичної діяльності майбутніми фахівцями з документознавства та інформаційної діяльності

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вивчення методів інформаційно-аналітичної діяльності майбутніми фахівцями з документознавства та інформаційної діяльності

А. В. Ліпінська,

к. п. н., доцент, доцент кафедри інформаційної, бібліотечної та архівної справи, КНУКіМ, м. Київ

Аннотация

документознавство інформаційний абстрагування

У статті розглянуто методи інформаційно-аналітичної діяльності, які вивчають майбутні фахівці з документознавства та інформаційної діяльності. Описано класифікацію методів опрацювання інформації. Охарактеризовано наступні методи: ділової гри, мозковий штурм, Дельфі, колективного блокноту, сценаріїв, абстрагування, конкретизація, порівняння, індукція, дедукція та інші.

Ключові слова: інформаційно-аналітична діяльність метод ділової гри, мозковий штурм, метод Дельфі, метод колективного блокноту, метод сценаріїв, абстрагування, конкретизація, порівняння, індукція, дедукція.

Annotation

The article deals with the special of studying the methods of information and analytical activity future specialists in documentation science and informational activity. The classification of methods of processing information is described. The following methods are described: business game, brainstorming, Delphi, collective notebook, script, abstraction, specification, comparison, induction, deduction, and others.

Keywords: information and analytical activity, business game method, brainstorming, Delphi method, collective notebook method, script method, abstraction, specification, comparison, induction, deduction.

Постановка проблеми. У процесі навчання майбутні фахівці з документознавства та інформаційної діяльності повинні на високому рівні опанувати основні методи організації інформаційно-аналітичної діяльності (ІАД), набути досвіду вирішення завдань професійного характеру.

Методи ІАД студенти-документознавці вивчають на третьому курсі. Відповідно до психологічних особливостей професійного становлення студентів у процесі навчання на цей період припадає професійна криза. Її причиною є усвідомлення того факту, що фундаментальних знань, здобутих на молодших курсах недостатньо для успішного вирішення професійних завдань, з якими вони стикаються під час проходження практики. Саме на третьому курсі у студентів актуалізується професійна мотивація, змінюється ставлення до навчання, студенти розглядають процес навчання різних дисциплін з точки зору професійної значущості, а здобуття фундаментальних знань - як засіб оволодіння способами навчально-професійної діяльності. Це вказує на те, що вивчення методів ІАД є важливим етапом становлення майбутніх фахівців.

Враховуючи те, що студенти спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» у блоці професійно-орієнтованих дисциплін вивчають інформаційні, документознавчі й управлінські дисципліни [1], то і методи ІАД як способи дослідження проблем чи вирішення професійних завдань доцільно розглядати у трьох аспектах: опрацювання інформації, робота з документами та прийняття управлінських рішень.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Методи ІАД досліджують І.Р. Боднар, В.М. Варенко, І.В. Захарова, П.Ю. Конотопов, І.Т. Муковський, С.О. Телешун, Л.Я. Філіпова та інші. Незважаючи на достатню кількість досліджень з цієї проблеми, залишається недостатньо врегульованим питання вивчення методів ІАД студентами-документознавцями.

Метою роботи є розгляд основних методів ІАД, їх класифікації і характеристика деяких з них.

Виклад основного матеріалу. Будь-яка галузь людської діяльності потребує інформаційного забезпечення. Жодне виважене рішення в науці, економіці, державному управлінні, комерційній діяльності не можливо прийняти без належного інформаційного забезпечення. ІАД пов'язана з виявленням, зберіганням і поширенням інформації, для опрацювання якої необхідно оволодіти низкою методів.

Для ІАД особливо важливою є систематичність визначення кола питань, які виникають у процесі професійної діяльності, їх аналіз і прогнозування тенденцій розвитку. Вирішення фахових завдань обумовлює переважне застосування тих чи інших методів опрацювання інформації: аналіз, сценаріїв, мозковий штурм, порівняння, індукція, дедукція тощо. Передбачення шляхів розвитку певного процесу потребує узагальнення і оцінювання інформації, тобто використання методів узагальнення, абстрагування, моделювання.

Для майбутніх документознавців дуже важливо знати методи ІАД і вміти використовувати їх на практиці, адже на перших етапах інформаційної діяльності виникає багато питань методологічного характеру.

Методи організації ІАД науковці часто ототожнюють з іншими науковими методами, але вони мають і свою специфіку - їх використовують, як правило, під час вирішення проблемних ситуацій, складних і неструктурованих завдань.

Різноманітність галузей людської діяльності обумовлює широкий спектр методів, які класифікують за різними критеріями. Насамперед, виокремлюють методи теоретичної і матеріальної діяльності. При цьому методи можна класифікувати відповідно до філософських категорій на одиничні, особливі та загальні; за галуззю і масштабами застосування - одиничні, специфічні, загальні й універсальні.

У сучасній науці за ступенем загальності та галуззю діяльності виділяють кілька груп методів, зокрема:

1. Філософські методи, серед яких загальними й історично першими є діалектичний і метафізичний. До них належать аналітичний, інтуїтивний.

2. Загальнонаукові методи виступають своєрідною проміжною методологією між філософією і фундаментальними теоретико-методологічними положеннями спеціальних наук.

3. Методи міждисциплінарного дослідження як сукупність ряду синтетичних, інтегративних способів, які застосовують на стиках наук.

4. Методи спеціальних наук, які застосовують у галузі окремої науки.

Отже, функціонує складна, динамічна, цілісна система різноманітних методів різних рівнів, галузей діяльності, спрямованості, які реалізують з урахуванням конкретних умов.

Особливість методів ІАД полягає в тому, що вони знаходиться на стику ряду наукових дисциплін, зокрема, соціології, політології, економічної науки, математики, логіки, інформатики, управлінської діяльності тощо.

Основними групами методів, які застосовують у ІАД є [5]:

1. Загальнонаукові методи: аналіз, синтез, абстрагування, узагальнення, порівняння.

2. Методи емпіричних досліджень: соціологічні методи, опитування, спостереження, експеримент, статистичний аналіз.

3. Інформаційно-прогнозні методи: моделювання, експертна оцінка.

4. Методи створення інформаційної продукції: згортання змісту інформації (реферування, анотування) і узагальнення (створення оглядової інформації).

5. Методи інформаційного обслуговування користувачів: поточного інформування, довідково-інформаційне обслуговування.

Також розрізняють неформальні та формальні методи. Неформальні дотримуються своїх правил і стратегій, але не є самообмеженими. До них належать історико-описові, політико-описові, нормативно-ідеологічні, нормативно-гіпотезотворчі, інтуїтивно-логічні, формально-логічні, операційно-прикладні та аналітико-прогностичні.

Формальні методи опрацювання інформації засновані на формальній логіці та математичному аналізі. Кількісні методи дають критерій для перевірки правильності деяких якісних уявлень.

До них належить метод моделювання, що разом із методом Дельфі, сценаріїв, аналізу тощо входить до класу аналітико-прогностичних методів і є одним з найпопулярніших. У основі методу моделювання лежить опис конкретного процесу чи явища, створення його формальної моделі. З неї за допомогою логіки виводять твердження. Змінюючи певні параметри моделі, додають упущені фактори, шляхом проб і помилок поступово створюють нову модель. Порівнюючи ці дві моделі, роблять висновки та припущення про розвиток процесу чи явища в майбутньому.

Змоделювати можна міжнародні системи, співпрацю і співіснування, конфлікти, процес прийняття управлінських рішень, схеми документообігу тощо.

Аналіз і моделювання належать до аналітико-прогностичних методів, які становлять сукупність комплексних методів, пов'язаних з опрацюванням, класифікацією, інтерпретацією і описом інформації. На їх основі виникли інші аналітичні методи. Роль прогностичних методів дуже важлива, адже в результаті аналіз і пояснення фактів потрібні заради складання прогнозів можливого розвитку подій надалі. Прогнози складають з метою прийняття адекватного рішення. Важливу роль у цьому покликаний відіграти аналіз процесу ухвалення рішення.

Провідне місце серед неформальних методів належить історико-описовому, який є основою історії дипломатії, міжнародних відносин, зовнішньої політики окремих держав, державного управління, численних праць з аналізу явищ і процесів. Його різновидом виступає політико-описовий метод, який зводиться до реферування документальних джерел. До цієї ж групи належить порівняльно-історичний метод пояснення змісту та характеру міжнародних відносин на різних етапах історичного розвитку; виявлення спільного та відмінного між різними етапами ІАД.

Суттєве місце в ІАД належить двом спорідненим методам - нормативно-ідеологічному та нормативно-гіпотезотворчому. Перший виводить положення з певної ідеології, а другий дотримується логіки розуму, а не віри: знаючи про дефіцит емпіричного чи теоретичного матеріалу, він компенсує його гіпотезами.

При використанні інтуїтивно-логічного та формально-логічного методів керуються логікою, але надають перевагу різним її видам.

Ще одну групу споріднених методів складають операційно-прикладний і аналітико-прогностичний. При певних відмінностях їх поєднує націленість на вирішення прикладних завдань і отримання результатів, які могли б знайти пряме теоретичне та практичне застосування.

До операційно-прикладних можна віднести різні методи аналізу ситуації (спостереження, вивчення документів, порівняльний аналіз), методи аналізу змісту (контент-аналіз, аналіз подвійних даних), методи аналізу варіантів поведінки (імітації, ситуаційні аналізи, ділові ігри).

Аналітико-прогностичні методи націлені на прогноз складніших, ніж окремі ситуації і варіанти поведінки, процеси та явища; динаміку міжнародної системи в цілому, її окремі географічні та проблемні напрями тощо. З точки зору практичної значимості найкраще зарекомендували себе метод сценаріїв і методи експертного аналізу (мозковий штурм, метод Дельфі тощо).

При організації ІАД також використовують кількісні методи. Однак вони поки що не дали вагомих результатів, що пояснюється відсутністю загальної теорії досліджуваних явищ і процесів, принциповою неможливістю порівняти важливі характеристики, складністю взаємозв'язків між зовнішніми проявами та сутнісними аспектами явищ і процесів.

Евристичні методи застосовують при управлінні персоналом, організації управління. До евристичних методів аналізу, що передбачають як генерування варіантів аналітичних рішень, так і їх оцінювання, відносять: метод мозкового штурму, комісій і конференцій, колективного блокноту, функціонально-вартісний аналіз, ділові ігри тощо. Евристичні методи аналізу являють собою особливу групу прийомів збирання і опрацювання інформації, що спирається на професійне судження фахівців. Основою їх застосування є експертні оцінки розглянутих процесів і операцій.

Експертні методи аналізу - методи організації роботи з експертами, аналіз їх думок. Для вирішення багатьох завдань потрібно мати незалежну думку, тобто залучати фахівців. Інформацію, отриману від експертів, не використовують як готову, її опрацьовують і лише після цього приймають рішення.

Метод експертної комісії заснований на виробленні експертами єдиної колективної думки при обговоренні поставленої проблеми та альтернатив її вирішення. При використанні цього методу статистично опрацьовують результати індивідуальної бальної оцінки всіх експертів, потім відбувається обмін думками за результатами експертизи, уточнюють оцінки.

Способами отримання експертних оцінок є метод Дельфі, оцінки ризиків, сценаріїв, ділових ігор, SWOT-аналізу, функціонально-вартісного аналізу тощо.

Метод Дельфі - заочне й анонімне опитування експертної групи (5-10 осіб) у кілька турів з узгодженням думок експертів. Перед кожним експертом ставлять конкретне завдання. Експерти заповнюють анкети з досліджуваної проблеми. До учасників експертизи доводять результати кожного проміжного туру опитування у вигляді усереднених статистичних значень. При отриманні відповідей від експертів можуть скластися такі ситуації: експерти дійшли згоди, думки експертів розділилися. У першому випадку думка приймається як результат вирішення завдання, у другому - процес експертизи буде продовжений.

Великий ефект для аналізу складних ситуацій може дати метод мозкового штурму - вільне генерування ідей, висловлюваних у групі зацікавлених експертів. У ньому можуть брати участь не лише кваліфіковані фахівці, але й молодь, здатна внести несподівані неординарні пропозиції. Щоб результати мозкового штурму можна було використати, важлива участь осіб, які приймають рішення. У цьому випадку, систематизувавши пропозиції учасників, частину з них відразу відкидають як ідеальні, а решту обговорюють докладніше з фахівцями відповідного профілю.

Відбір ідей проводять поступово. На першому етапі жодна з них не відкидається і, як правило, взагалі жодні оцінки не висловлюють. Потім ідеї оцінюють за рівнем опрацьованості, термінами та вартістю реалізації, ефективності тощо. На другому етапі аналізу можна використати один або кілька розглянутих раніше методів оцінювання і відбору рішень. Мозковий штурм може бути складовою частиною аналітичної роботи, особливо при перспективному аналізі.

Мозковий штурм - спосіб, який уможливлює нові варіанти рішень у проблемній ситуації, ефективний при вирішенні нетрадиційних завдань.

Метод комісій і конференцій - найпоширеніша форма групової роботи, у процесі якої відбувається вільне висування ідей, їх критика. Заснований на численних засіданнях і дискусіях, критичних оцінках нових і недостатньо обґрунтованих ідей. Недоліком є орієнтація аналітиків у своїх судженнях спочатку на компроміс, що збільшує ризик отримання спотворених результатів аналізу.

Метод колективного блокнота забезпечує висунення фахівцями незалежних ідей з подальшим оцінюванням пропозицій. З цією метою кожен член колективу отримує блокнот, у якому в загальних рисах викладено суть аналізованого питання, наведені необхідні допоміжні та довідкові матеріали (схеми документообігу, посадові інструкції тощо). Протягом заздалегідь встановленого часу вони записують у свої блокноти результати аналізу та пропозиції, а у висновку дають оцінку своїх ідей, виділяючи кращі. Блокноти здають координатору для підготовки узагальнюючої записки. Метод колективного блокнота зручний, коли неможливо організувати тривалу спільну роботу, залучити досвідчених консультантів. Для використання методу необхідна наявність у колективі організації творчих, досвідчених фахівців.

Особливе місце в евристичних методах займає SWOT-аналіз (strength - сила, weakness - слабкість, opportunity - можливість, threats - ризики й обмеження). Метод показав високу ефективність при прийнятті рішень у системах, яким притаманні динамічність, керованість, залежність від внутрішніх і зовнішніх факторів, циклічність тощо. SWOT-аналіз - визначення сильних і слабких сторін організації, а також можливостей і загроз, що виходять з її ринкового оточення. Проведення SWOT-аналізу зводиться до заповнення матриці, у клітинках якої відображають сильні та слабкі сторони організації, ринкові можливості та загрози.

Останніми роками значну увагу приділяють використанню функціонально-вартісного аналізу (ФВА) як методу системного вивчення функцій об'єкта (процесу, структури), спрямований на мінімізацію витрат на всіх стадіях життєвого циклу при збереженні (підвищенні) якості та корисності об'єкта.

Виявлення функцій вимагає високої професійної підготовки експертів, знання сутності об'єкта та методів аналізу. Робота експертів будується на основі списку контрольних питань. При проведенні ФВА прийнято виділяти такі етапи: підготовчий, інформаційний, аналітичний, творчий, дослідницький, рекомендаційний і впровадження. Головним при проведенні ФВА є аналітичний етап, на якому вивчають функції об'єкта і аналізують можливості зменшення витрат на їх здійснення шляхом усунення або перегрупування другорядних функцій.

Метод сценаріїв - сукупність прийомів і процедур підготовки та реалізації будь-яких рішень. Метод застосовують для експертного прогнозування. Він корисний при виборі цілей організації і прогнозуванні, коли організацію не влаштовує ситуація, що склалася, і є необхідність розширити бізнес. Сценарій розробляють фахівці організації, він містить опис послідовності кроків до прогнозованого стану процесу чи явища, а також факторів і подій, що мають вирішальний вплив на цей процес або явище. Вихідний пункт розробки сценарію - точна оцінка ситуації, проведена на основі ретроспективного аналізу діяльності. Така оцінка веде до розуміння динаміки впливу факторів на діяльність і того, які фактори забезпечують її підйом, а які спад. Для некерованих чинників розвитку повинні бути зроблені спеціальні оцінки.

Найпоширенішою формою ділової гри є моделювання аналізованих процесів і майбутнього розвитку прогнозованого явища в різних варіантах і розгляд отриманих даних. Ігри, які проводять в організаціях, отримали назву організаційно-діяльнісних. У певному вигляді вони включають в себе ідеологію методів Дельфі та сценаріїв.

Всіх учасників гри поділяють на групи, кожній групі пропонують написати сценарій розвитку подій. Групою керує експерт, завдання якого - слідкувати за тим, щоб члени групи не відхилялися від поставленого завдання. На наступний день проводять конференцію, на якій представник кожної групи виступає з доповіддю, у якій відображає групове бачення розвитку подій. Члени інших груп беруть участь в обговоренні доповіді та намагаються переконати інших, що їх пропозиції конкретніше та переконливіше. В кінці дня керівник гри й експерти підбивають підсумки конференції і звертають увагу колективу на відсутність єдності думок з обговорюваних питань. Групи розходяться і готують новий сценарій. На наступний день знову проводять конференцію, на якій заслуховують нові доповіді. Експерти повинні підвести учасників до того, щоб вони разом домагалися поставлених цілей. Коли це виявляється на конференціях, тобто більшість доповідей виражає єдність думок, учасники гри перестають працювати в групах і єдиним колективом виробляють сценарій. У результаті гри відбувається згуртування колективу, що може слугувати основою успішної діяльності.

За допомогою методу аналогій визначають основні напрямки аналізу, який поглиблюють з використанням кількісних методів. Однак попереднє використання такого методу попереджає невиправдано детальний аналіз в тому напрямку, який не розкриває основні причини ситуації.

Абстрагування - метод відволікання від несуттєвих даних, який уможливлює перехід від конкретних питань до загальних і передбачає отримання важливої для користувача інформації. Результатом абстрагування є відомості, в яких відображають загальні та суттєві ознаки предметів і явищ. Абстрагування має універсальний характер, оскільки кожна думка пов'язана з цим процесом або з використанням його результатів. Зміст цього методу полягає в уявному відході від несуттєвих властивостей, зв'язків, відношень предметів і в одночасному виділенні, фіксуванні однієї чи кількох важливих рис, які особливо цікавлять фахівця.

Конкретизація - метод вивчення предметів, процесів, явищ у якісній різноманітності реального існування на відміну від їх абстрактного вивчення. При цьому досліджують їх стан у зв'язку з умовами існування і історичного розвитку.

Вивчення і вимірювання причинних зв'язків в аналізі можна здійснити методами індукції і дедукції. Спосіб вивчення причинних зв'язків за допомогою логічної індукції полягає в тому, що опрацювання документів проводять від часткового до загального, від розгляду окремих фактів до узагальнень, від причин до результатів. Дедукція - це спосіб вивчення від загальних чинників до часткових, від результатів до причин. Індуктивний метод в ІАД використовують у поєднанні з дедуктивним.

Системний підхід передбачає максимальну деталізацію явищ і процесів, які вивчають, на елементи (власне аналіз), їх систематизацію і синтез. Деталізацію явищ проводять у тому ступені, який необхідний для з'ясування найістотнішого та головного в об'єкті, який вивчають. Вона залежить від об'єкту та мети аналізу.

Систематизацію проводять на основі аналізу взаємозв'язків, взаємодії, взаємозалежності. Це уможливлює побудову моделі об'єкту, який розглядають, визначення його компонентів, функцій, підлеглості елементів системи, розкриття схеми аналізу, яка відповідає внутрішнім зв'язкам, які вивчають.

Після аналізу окремих властивостей об'єкта, їх взаємозв'язків, підлеглості та залежності треба узагальнити весь матеріал вивчення. Узагальнення є дуже важливим методом в ІАД, воно допомагає логічно об'єднувати окремі думки відповідно темі запиту на інформацію. Узагальнення передбачає об'єднання змістових положень, дібраних з різних джерел і становлення нових структурних взаємозв'язків між ними. Метод забезпечує згортання інформації, яку містить первинний документ, передбачає застосування способів перетворення великих обсягів інформації у компактну, але досить містку форму. При узагальненні результатів аналізу необхідно зі всіх чинників, які розглядають, відділити типові від випадкових, головні та вирішальні, від яких залежать результати діяльності. Узагальнення допомагає дотримуватися послідовності думок, викласти компактно зміст. При використанні узагальнення в ІАД шукають нові засоби та форми подання інформації, в результаті чого досягають її згортання.

Порівняння - метод, за допомогою якого роблять висновок про подібність чи відмінність об'єктів. Цей метод уможливлює виявлення кількісних і якісних характеристик предметів, класифікацію, упорядкування і оцінювання їх, один з найпоширеніших методів, процес встановлення подібності або відмінності предметів і явищ, а також знаходження загального, притаманного кільком об'єктам.

Вимірювання - процедура визначення числового значення певної величини за допомогою одиниці вимірювання. Цінність процедури полягає в точному визначенні даних про об'єкт. При вимірюванні необхідні такі основні елементи, як об'єкт вимірювання, еталони, вимірювальні прилади, методи вимірювання.

Висновки

Отже, вивчення методів ІАД майбутніми документознавцями має бути спрямоване на досягнення очікуваних результатів навчання, формування інформаційних компетентностей. Це передбачає здійснення відповідного добору змісту навчання, системи завдань професійного характеру, відповідної організації самостійної роботи студентів.

Література

1. Бездрабко В.В. Документознавча освіта в Україні: становлення, сучасний стан і перспективи / В.В. Бездрабко // Гілея. - К., 2009. - Вип. 20. - С. 56-66

2. Варенко, В.М. Інформаційно-аналітична діяльність [Текст]: навч. посіб. / В.М. Варенко. - К.: Університет «Україна», 2014. - 417 с.

3. Захарова, І.В. Основи інформаційно-аналітичної діяльності [Текст]: навч. посіб. / І.В. Захарова, Л.Я. Філіпова. - К.: Центр учбової літератури, 2013. - 336 с.

4. Конотопов, П. Ю. Аналитика. Методология, технологические и организационные аспекты информационно-аналитической работы [Текст] / П.Ю. Конотопов, Ю.В. Курносов. -- М.: Русаки, 2004. -- 250 с.

5. Стегній Б.Т., Методи інформаційно-аналітичного забезпечення трансферу та провайдингу інновацій у галузі ветеринарної медицини / Б.Т. Стегній, А.П. Герілович та ін. // Ветеринарна медицина, випуск 101, 2015. - с. 236-237.

6. Телешун С.О. Інформаційно-аналітична діяльність в державному управлінні: навч.-метод. матеріали / С.О. Телешун, І.В. Рейтерович. - К.: НАДУ, 2013. - 36 с.

References.

1. Bezdrabko V.V. (2009) “Documentation Studies in Ukraine: Formation, Current State and Prospects”, “Gilea”, vol. 20, pp. 56-66.

2. Varenko V.M. (2014) “Information and Analytical Activity”, University “Ukraine”, Kyiv, Ukraine.

3. Zakharova I.V. and Filipova L.Y. (2013) “Fundamentals of Information and Analytical Activity”, Center for Educational Literature, Kyiv, Ukraine.

4. Konotopov, P.Y. (2004) “Analysts. Methodology, Technological and Organizational Aspects of Information and Analytical Work”, Rusaki, Moscow, Russia.

5. Stegniy B.T. and Gerilovych A.P. (2015) “Methods of information-analytical support for transfer and providing of innovations in the field of veterinary medicine”, Veterinary medicine, Vol. 101, pp. 236-237.

6. Teleshun S.O. (2013) “Information and Analytical Activity in Public Administration”, NADU, Kyiv, Ukraine.

Размещено на Allbest.ru