Роль информации в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

1. Роль информации в управлении

2. Виды документов, изготовляемых средствами вычислительной техники

Список литературы

1. Роль информации в управлении

Информация, используемая в управлении, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др. [4, c. 152]

Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров (личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела), приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе [8, c. 166].

Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны: меняется численный состав персонала в связи с текучестью, его структура по всей совокупности признаков: по полу, возрасту, стажу работы и т.д., постоянно идет процесс внутризаводского движения кадров между структурными подразделениями, меняются профессии, уровень квалификации. Информация в данном случае выступает как средство контроля за соответствием фактической структуры рабочей силы требуемой, за своевременностью укомплектования вакантных рабочих мест. Поэтому основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера [4, c. 153].

Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такой информации существенно отличается от чисто кадровой, поскольку относится к системе бухгалтерского учета.

Необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д.

Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации. Она должна быть:

- объективной (полной, непротиворечивой, достоверной);

- актуальной (удовлетворяющей объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации);

- своевременной;

- целенаправленной;

- лаконичной (сжатой, но без потерь необходимой полноты);

- коммуникативной (понятной и приемлемой для руководителей и специалистов) [4, c. 155].

Внутри организации создаются свои документы, обеспечивающие правильный прием, адаптацию перемещения, аттестацию персонала, дисциплинарные отношения, программы обучения, использование социальной защиты, разрешение трудовых споров, нормирование и организацию труда, его оплату и т.д. Весь этот поток находится в непрерывном движении, обновляется, причем изменение в одном из документов часто требует корректировки всего массива.

Отделы кадров ведут работу по оформлению документов при приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, предоставлении отпусков, выдают справки в различные учреждения (райвоенкоматы, райсобесы, образовательные учреждения, налоговую полицию, вышестоящие организации, биржи труда, ОВИРы, редакции газет, судебные органы, организации, где сотрудники работают по совместительству, статистические службы, медицинские учреждения и т.д.). Они составляют отчеты по всем направлениям кадровой деятельности, договоры с целым рядом учреждений. Ведение финансовой документации, связанной с оплатой труда, материальной ответственностью, составляет важный блок в документальной системе управления персоналом [1, c. 277].

Регистрационная и учетная функции кадровых служб также связаны с информационными потоками. Под кадровой информацией обычно понимают определенным образом организованное множество данных о персонале организации. К наиболее типичным задачам, связанным с информационно-документальным обеспечением, относят кадровое и управленческое делопроизводство, внутриорганизационное кадровое планирование и оценку персонала.

Кадрово-управленческое делопроизводство включает разработку штатных расписаний, должностных инструкций, ведение личных дел и подготовку приказов по личному составу, а также информацию о расчете заработной платы персонала. Внутриорганизационное кадровое планирование обеспечивает анализ, оценку и контроль затрат, связанных с их набором, аттестацией, использованием и т.д.

Ведение кадровой информации - это технологические функции, обеспечивающие систему управления персоналом. В ее основе: входящая информация, хранение и переработка документального потока и исходящая информация. В системе разделяются информационные массивы по степени их актуальности и периоду использования. С этой точки зрения можно говорить о долговременных и оперативных подмассивах [4, c. 155].

Для того чтобы документальный поток служил целям организации, необходимо наличие такого элемента системы, как метеоинформация, т.е. своды правил, алгоритмических действий, классификационных систем и т.д., обеспечивающих закладку всех необходимых параметров кадровой деятельности, возможностей их оперативного извлечения и корреляции [4, c. 156].

Очень важно, чтобы в систему были заложены не только производственные характеристики персонала, его демографические характеристики, но и права на определенные льготы, ограничения в использовании, карьерные перспективы и т.д. Могут возникнуть ситуации, когда потребуются дополнительные сведения о сотрудниках; те из них, которые относятся к типовым, также необходимо предвидеть и фиксировать.

Сущностная закладка материалов в метеосистемы должна обеспечить кадровой службе оперативное получение статистических данных, их сопоставление и анализ. При этом необходимо иметь в виду, что оперировать приходится официальной статистикой, статистикой отрасли, внутрифирменной статистикой, статистикой производительности труда и т.д. На этой основе создаются обзоры, основанные на косвенных расчетах, исходя из данных переписей, занятости в определенной отрасли, тенденциях развития производительности труда и т.д. Большое число материалов базируется на основе первичной информации, полученной непосредственно в учреждении путем учета, наблюдения, проведения экспериментов, сопоставления результатов по годам и т.д.

Все подготовленные формы отчетности и обзоры статистического и аналитического характера сами по себе становятся источниками информации. При рассмотрении каждого нового вопроса необходимо проверить, можно ли получать сведения из ранее составленных материалов. При этом служащие кадровых служб обеспечивают соответствие разрабатываемых документов требованиям государственных стандартов, принятой в деловых кругах практике [8].

информация управление документация вычислительный

2. Виды документов, изготовляемых средствами вычислительной техники

В соответствии со ст. 2 Закона Российской Федерации от 20.02.95 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. При этом, документом на машинном носителе считается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронной вычислительной машиной (ЭВМ). Известно, что ЭВМ обрабатывает исключительно компьютерную информацию - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, зафиксированные на машинном носителе в форме, доступной восприятию ЭВМ. Таким образом, документом на машинном носителе можно считать компьютерную информацию, которая имеет реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.

С учетом изложенного, в качестве общих юридических признаков документа на машинном носителе можно выделить:

1. Машинный носитель информации;

2. Компьютерную информацию;

3. Реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.

Рассмотрим их более подробно.

Компьютерная информация всегда опосредована через машинный (физический) носитель информации, вне которого она не может существовать. Машинный носитель информации (МНИ) - это любое техническое устройство либо физическое поле, предназначенное для фиксации, хранения, накопления, преобразования и передачи компьютерной информации. Наиболее распространены следующие виды машинных носителей информации:

внутренний накопитель на жестком магнитном или магнитооптическом диске (НЖМД или НМОД - винчестер);

внешний накопитель на жестком магнитном диске (ЗИП-драйвер);

внешнее устройство накопления информации (стриммер);

накопитель на магнитной ленте или специальной металлической нити (в кассетах или бобинах);

гибкий магнитный диск (ГМД - дискета);

оптический или магнитооптический диск (лазерный или компакт - диск);

бумага, полимерная (пластиковая) пленка или тонколистовой металл (в виде карты или ленты);

интегральная микросхема памяти (ИМСП) - микроэлектронное изделие окончательной или промежуточной формы, предназначенное для выполнения функций электронной схемы памяти ЭВМ и других компьютерных устройств, элементы и связи которого неразрывно сформированы в объеме и (или) на поверхности материала, на основе которого изготовлено изделие [10];

физическое поле - материальный носитель физических взаимодействий искусственного происхождения.

С правовой точки зрения представляется возможным выделить следующие виды таких документов.

1. Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. К этой категории относятся документы, все реквизиты которых находятся в сложных форматах - в виде компьютерной информации, например: электронно-цифровое документальное сообщение, переданное по каналам электросвязи; электронная страница глобальной сети ЭВМ «Интернет»; сайт; бездокументарная ценная бумага; цифровой фотоснимок, видео- и аудиозапись; файл с данными, позволяющими их идентифицировать; электронный журнал автоматического регистрирующего устройства; электронная записная книжка сотового радиотелефона; программа для ЭВМ; база данных [9].

Программа для ЭВМ - это объективная форма представления совокупности данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств с целью получения определенного результата, а также подготовленные и зафиксированные на физическом носителе материалы, полученные в ходе ее разработки, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

База данных - объективная форма представления и организации совокупности данных (например: статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ.

2. Пластиковая карта - документ, выполненный на основе металла, бумаги или полимерного (синтетического) материала - пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи. В соответствии с российским стандартом ГОСТ Р 50809 «Нумерация и метрологическое обеспечение идентификационных карт для финансовых расчетов» эти документы должны иметь следующие геометрические параметры: 85,59553,9750,763,18 мм (ширинавысота толщинарадиус окружности в углах).

Список литературы

1. Беляцкий Н.П., Велесько С.Е., Ройш П. Управление персоналом. - Мн.: Экоперспектива, 2000.

2. Веснин В.Р. Технология работы с персоналом и деловыми партнерами. - М.: Элит, 2002.

3. Герчикова, И. М. Менеджмент: Учебник. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997.

4. Кротова Н.В. Управление персоналом. - М.: Логос, 2005.

5. Лицарева Е. Управление персоналом. Учебное пособие. - М.: Академия, 2006.

6. Мескон М. X. и др. Основы менеджмента / Пер с англ. - М.: Дело, 2004.

7. Симоненко В. Д. Основы менеджмента: Краткий курс лекций. - Брянск: БГПУ, 2007.

8. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я.Кабанова. - М.: ИНФРА-М, 2004.

Размещено на Allbest.ru