Кадровое делопроизводство

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Современная законодательная и методическая база кадрового делопроизводства

2. Составьте комплекс документов по оформлению перевода сотрудника из одного подразделения в другое (заявление, представление руководителя структурного подразделения, дополнение к трудовому договору, приказ)

Список литературы

Введение

Компании, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ.

1. Современная законодательная и методическая база кадрового делопроизводства

законодательный кадровый делопроизводство

В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждого предприятия определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.

Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации. На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные (корпоративные) нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу, которые составляют область корпоративного регулирования ДОУ любой организации.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" устанавливает обязательность документирования информации, определил ряд терминов ("информация", "документированная информация" и др.) обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Федеральные законы "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью" определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов со специально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Закон РФ "О языках народов Российской Федерации", Закон РФ "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров", постановление Правительства РФ "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" и др.) содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (постановления Правительства РФ "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи", "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи"), приданию документам на машинном носителе юридической силы (Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи").

Следует упомянуть ряд других нормативно-правовых актов таких как Указ Президента Российской Федерации "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне", Федеральный закон РФ "О коммерческой тайне", "О бухгалтерском учете", "Об авторском праве и смежных" правах", имеющих большое значение при оформлении управленческой документации.

Остановимся далее на нормативных документах, имеющих для организации делопроизводственного процесса в кадровой службе первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении учебного материала. Вот эти документы:

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в управлении отечественной экономикой.

ЕГСД замышлялась как научно обоснованный комплекс правил, норм и рекомендаций по ведению делопроизводства в отношении организационно-распорядительной документации. В ЕГСД были сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, приведены принципы унификации документации, даны рекомендации по структуре делопроизводственных служб, определены их функции, изложены основы контроля исполнения документов, механизации делопроизводственных процессов.

В рамках ЕГСД была разработана и внедрена унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) в составе государственных стандартов: ГОСТ 6.38-72 (основные положения) и ГОСТ 6.39-72 (формуляр-образец). В дальнейшем стандарты пересматривались (1988 г.) в связи с внедрением в делопроизводство вычислительной техники, а сама ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационно-го обеспечения управления (ЕГСДОУ). Положения ЕГСДОУ распространялись уже на все виды управленческих документов. В 1991 г. ЕГСДОУ и была преобразована в Государственную систему документационного обеспечения управления - ГСДОУ.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

* ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Предшественниками данного стандарта являются упомянутые выше ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. На их базе, с учетом почти двадцатилетней практики использования, был разработан единый стандарт ГОСТ 6.38-90, который, однако, вследствие значительных социально-экономических изменений, произошедших в нашей стране в 90-х годах XX в., быстро устарел и был заменен вначале ГОСТ Р 6.30-97, а затем упомянутым выше действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция разработана в целях совершенствования документационного Обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкция используется не только федеральными органами власти, она также находит применение в организациях в качестве основы для создания собственных систем документационного обеспечения управления.

* Основные правила работы архивов организаций.

Правила освещают в соответствии с действующим Положением об архиве государственного учреждения требования к номенклатуре дел, порядок проведения экспертизы ценности документов и передачи их в архив, работу с документами в архивах.

* Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Типовое положение излагает особенности документооборота данной категории документов: регистрацию, ведение картотеки, сроки исполнения, формирование дел и их архивное хранение.

Кроме того, действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, отчетно-статистической и некоторых других видах документации.

2. Составьте комплекс документов по оформлению перевода сотрудника из одного подразделения в другое (заявление, представление руководителя структурного подразделения, дополнение к трудовому договору, приказ)

Генеральному Директору ООО «Карат-экспорт»

Максимову Ю.Г.

Офис-менеджера

Лазаревой Ирины Юрьевны

Заявление

Прошу перевести меня на должность менеджера по персоналу с 19.02.2009 г.

01.02.2009 Лазарева

Список литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть I: Федеральный закон от 30 ноября 1994 г. №51-ФЗ (в ред. от 05.02.2007 г. №13-ФЗ) // Собрание законодательства РФ. - 1994. - №32. - Ст. 3301.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30 декабря 2001. № 197-ФЗ. Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001. // Собрание законодательства РФ. 2002. №1. Ст.3.

3. Собрание законодательства Российской Федерации. 1994-2008. - М.: Цетрполиграф, 2009.

4. Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40 - 48.

5. Белова Н.Н. Делопроизводство. - М.: Норма, 2009.

6. Кузнецов С.Л. Новый стандарт в области ДОУ // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.35 - 39.

7. Общероссийский классификатор управленческой документации. - М.: Издательство стандартов, 2008.

8. Организация работы с документами / Под ред. Кудряева В.А. - М.: Инфра-М, 2009.

9. Юшкина Т.В. Делопроизводство. - М.: Флинта, 2008.

Размещено на Allbest.ru