Размещено на http://www.allbest.ru/

ФЕДЕРАЛБНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕСРИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ МГУПС(МИИТ)» ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ

Кафедра «документоведение и документационное обеспечение управления»

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине: Документоведение

Тема: Особенности составления и оформления информационно-справочной документации

Выполнил

Колесник М.А.

Проверил:

Карпычева Е.В.

Москва 2015



Оглавление

Введение

• 1. Понятие, состав и назначение информационно-справочной документации
• 2. Составление и оформление информационно-справочных документов
• Заключение


Введение

Одной из групп комплексной классификации документов является информационно-справочная документация, в состав которой входят служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, протоколы, сводки и др. документы.

Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Документационное обеспечение - важнейшая задача деятельности любого учреждения, организации, предприятия. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц. Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

Цель данной курсовой работы - характеристика и анализ видов и разновидностей информационно-справочной документации и изучение особенностей их составления и оформления.

Задачи курсовой работы:

- раскрыть понятие «информационно-справочная документация»;

- проанализировать основные виды документов данной группы;

- рассмотреть особенности составления и оформление каждого вида документов данной группы.

Объектом исследования данной курсовой работы является информационно-справочная документация в целом.

Предмет исследования - изучение особенностей составления и оформления информационно-справочной документации.

Структура работы состоит из введения, основной части, включающей 2 главы, заключения, списка используемой литературы, приложений.

В первой главе раскрываются понятие «информационно-справочный документ», состав и назначение основых видов данной группы.

Во второй главе раскрываются особенности составления и оформления информационно-справочной документации: требования к содержанию, перечень реквизитов, расположение и вид листа.



• 1. Понятие, состав и назначение информационно-справочной документации
• Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
• В составе информационно-справочной документации выделяют:
• 1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдаётся по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
• 2. Справочно-аналитическая (выдаётся по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
• Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.
• 1. Записка
• Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
• Обычно докладной запиской информируют руководство о сложившейся ситуации (об имевших место событиях, фактах, явлениях), требующей решения. Докладная записка представляется руководителю организации или руководителю подразделения. Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции работника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации.
• Докладные записки могут быть двух видов:
• 1. внешняя;
• 2. внутренняя.
• Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
• Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
• Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.
• Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам:
• - материально-технического обеспечения;
• - хозяйственного обеспечения;
• - организационного обеспечения.
• Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:
• - обоснования (изложения причин составления);
• - предложения, просьбы, заявки и тому подобное.
• Объяснительная записка -
• 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта);
• 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.
• Объяснительные записки составляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.).
• Текст объяснительной записки во втором значении, как правило, состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ею написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия.
• По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:
• 1) Объяснительные записки, прилагающийся к основному документу (акт, план, отчёт и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.
• 2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.
• 2. Сводка -
• документ, представляющий собой обобщённые данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).
• В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
• Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

3. Организационно-деловые письма - обобщённое название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Письмо - основной информационно-справочный документ, обеспечивающий юридическую связь организации с внешним миром и выяснение отношений с другими организациями, предъявление претензий и подтверждение обязательств, выделенный в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Часто письма напоминают монолог. К таким письмам относят письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. Эти письма не требуют ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение.

Существуют письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Их называют сопроводительными письмами. Сопроводительные письма фиксируют факт отправки документов или материальных ценностей, прикладываются к ним и несут дополнительную поясняющую информацию.

Письма обеспечивают предварительный обмен информацией, позволяющей участникам обмена выявить возможности для заключения различного рода актов, договоров и сделок.

Существует множество разновидностей деловых писем, определяемых возникающими производственными и другими ситуациями, дающими повод для переписки.

По функциональному признаку деловые письма делят на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма-ответа.

К первой группе писем относят письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Ответы на эти письма приобретают определённую форму в зависимости от характера исходного письма.

Ко второй группе писем относят: письма-предупреждения; письма-напоминания; письма-приглашения; письма-подтверждения; письма-отказы; сопроводительные письма; письма-извещения; гарантийные письма; информационные письма, письма-распоряжения.

4. Заявление - документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявления подразделяются на две группы:

- по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);

- сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

- индивидуальным;

- коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

5. Протокол

документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий -- только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления

6. Акт

документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

По содержанию различают следующие виды актов:

· приёма-сдачи (материальных ценностей, документов);

· обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);

· испытаний (образцов, систем, технологий);

· выделения к уничтожению документов;

· о списании материальных ценностей;

· о нарушении установленных правил;

· ревизии, инвентаризации;

· расследования аварий, несчастных случаев;

· о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;

· об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;

· об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

7. Справка

1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий;

2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Справки в первом значении, отражающие основную (производственную) деятельность организации, составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального (совещательного) органа.

Выделяют справки:

- подтверждающие факты биографического или служебного характера;

- отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель -- подтвердить наличие или отсутствие определённого факта, например:

1) место работы;

2) должность, профессия, специальность;

3) стаж работы в определённой должности (по профессии, специальности);

4) размер заработной платы;

5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование

8. Заключение

документ содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчёты, статьи, диссертационные дипломные проекты), проекты стандартов и др.

9. Отзыв -

документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

10. Перечень -

документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определённых норм или требований.

11. Список -

документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определённом порядке.

Списки составляются в целях регистрации или информирования и по тем же правилам, что и перечни, но, как правило, не нуждаются в утверждении.

12. Резюме - это краткая, но вместе с тем достаточно информативная справка о том, что представляет собой составитель в профессиональном отношении. В этом смысле резюме - результат самооценки кандидата на какую-либо должность или работу с точки зрения его квалификации, профессиональных навыков и деловых качеств, опыта работы.

Резюме, как правило, используется в двух случаях:

ь При поиске работы (в этом случае резюме направляется потенциальному работодателю).

ь При заключении гражданско-правовых договоров на выполнение каких-либо работ (договора подряда, договора возмездного оказания услуг).

15. Рецензия - жанр журналистики, а также научной и художественной критики. Рецензия даёт право на оценку работы, сделанную человеком, нуждающемуся в правке и корректировке его работы. Рецензия информирует о новом произведении, содержит его краткий анализ и оценку.

16. Автобиография - сегодня имеет исключительно историческую ценность. В автобиографии последовательно описывается жизненный путь кандидата. Эта информация не структурирована, поэтому воспринимать её тяжело и работать с ней неудобно (разве что оценить сам стиль изложения и обратить внимание на то, что человек упоминает, а о чем умалчивает).

Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определённые управленческие решения. справочный документация служебный письмо

2. Составление и оформление информационно-справочных документов

1. Записка

Докладная записка

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние -- на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок тексту, подпись. В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных о потенциальных клиентах. Одним из наиболее реальных путей ею расширения является постоянный анализ средств массовой информации, в частности, прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю в подразделениях и руководитель подразделения, если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Служебная записка

Хотя форма написания служебной записки - произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ею составлении:

· «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

· наименование документа - Служебная записка;

· дата составления и номер;

· заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;

· текст документа - сначала идёт описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;

· должность составителя, подпись и расшифровка подписи - фамилия, имя, отчество автора.

Объяснительная записка

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ею написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

2. Сводка

Сводка должна иметь заголовок к тексту, кратко раскрывающий ею содержание и указывающий дату или период времени, к которым относятся изложенные в ней сведения.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы. В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Сводка подписывается составителем, при ею направлении в другой адрес - руководителем.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней), адресат, заголовок к тексту, подпись.

3. Предложение

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение -- перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Представления составляются руководителями подразделений, их заместителями или заместителями руководителя организации.
Представление оформляется на стандартном листе бумаги, являются наименование подразделения, название вида документа, дата, регистрацией номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

4. Организационно-деловые письма

При ведении деловой переписки должны соблюдаться следующие требования:

1) документы оформляются на специальных бланках- бланках письма и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;

2) текст письма должен составляться грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений, официально - деловым стилем и не допускать неоднозначного толкования;

3) события и факты, отражаемые в тексте письма должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Формуляр письма состоит из компонентов:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. наименование структурного подразделения (если есть);

4. адрес организации (почтовый, телеграфный);

5. номер телефона, факса, телетайпа;

6. номер счета в банке;

7. дата, номер;

8. ссылка на индекс и дату входящего документа;

9. адресат;

10. заголовок;

11. текст;

12. приложения;

13. подпись;

14. печать;

15. фамилия и телефон исполнителя;

16. гриф ограничения доступа.

5. Представление

Представление оформляется представление на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование подразделения или организации, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.

Текст представления может содержать следующую информацию о сотруднике: Ф.И.О., дата рождения, образование, занимаемая должность, стаж работы, оценка служебной деятельности, повышение профессионального уровня, оценка деловых качеств, мотивы назначения, перемещения или поощрения, должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

6. Заявление

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести...», «прошу предоставить отпуск...» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения -- документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приёме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

7. Протокол

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, повестки дня, списков приглашённых и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашённых лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии-присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой располагаются по степени их сложности и важности. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчёта). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: «(Текст доклада прилагается)».

В разделе «ВЫСТУПИЛ И» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается простое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично избежание двоякого толкования.

Постановляющая часть может подразделяться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т. д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

8. Акт

Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.

При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются);

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации, по распоряжению которого проводились де завершившиеся составлением акта.

9. Справка

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние -- на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ею составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ею текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ею текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названием документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и даётся общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечаний по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По проекту... замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов-составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

10. Отзыв

В целом порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

11. Перечень

Перечни оформляются на общем бланке организации.

Текст, как правило, оформляется в виде таблицы.
Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней утверждаются руководителем организации, или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируются соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

12. Список

Составляется на общем бланке. Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Также возможен вариант составления в форме текста. Список подписывается должностным лицом, составившим его, а при необходимости -- руководителем организации.

13. Автобиография

Составляется в свободной форме. Все события, описанные, должны быть изложены в хронологическом порядке, логично и последовательно.

Формуляр включает реквизиты:

1. наименование вида документа;

2. текст документа;

3. дата документа

4. подпись;



Заключение

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Размещено на Allbest.ru

...