Проектирование информационного обеспечения системы управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Исторические аспекты развития информационных систем менеджмента

1.1 Проблема информационного обеспечения управления в истории управленческой мысли

1.2 Историческое развитие технического обеспечения информационных систем

Глава 2. Особенности Проектирования информационных систем в управлении

2.1 Понятие информационной системы и технологии в управлении

2.2 Критерии выбора информационных систем в управлении

2.3 Этапы проектирования информационного пространства предприятия

Заключение

Список сокращений

Список литературы

Приложение

Введение

Информация имеет большое значение для внутреннего управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений она является ограниченным и дорогим ресурсом производственной активности фирмы.

Сложность процесса управления состоит в том, что решение приходится принимать в условиях неопределенности. Решение есть результат мыслительной деятельности человека, приводящий к какому-либо выводу или к необходимым действиям. Решения предопределяют успешность деятельности любого менеджера, ибо любое его действие осуществляется на основе принятия решения. Отсутствие действий со стороны аппарата управления или менеджера является результатом принятого решения о нецелесообразности изменения в системе, так как она развивается, изменяется и действует в соответствии с раннее принятым решением и достигает определенных целей.

Управление есть абсолютно необходимый элемент экономики, без которого участие в экономических отношениях теряет смысл, - в этом секрет неугасаемого интереса к этой сфере деятельности. Существовало представление, что определяющими для правильного решения являются профессиональный опыт и интуиция менеджера. Однако менеджеры все больше ощущают необходимость научного обоснования вариантов принимаемых решений. Такое обоснование может обеспечить информационное обеспечение, выстроенное на основе современных компьютерных технологий. Кроме того, следует подчеркнуть, что для того, чтобы принять правильные решения, необходимо объективную составляющую (цель, ситуация, проблема и другие независимые от воли и сознания факторы) воспринимать адекватно, что возможно лишь при наличии у менеджеров глубоких знаний, соответствующего опыта и навыков. Информатизация позволяет быстрее развивать эти навыки, что является особенно актуальным для обеспечения конкурентоспособности предприятия.

Важность и актуальность рассматриваемой проблемы определили выбор нами темы исследования: «Проектирование информационного обеспечения системы управления».

Объект данной курсовой работы можно определить следующим образом - роль информационного обеспечения в системе управления.

Предмет исследования - информационная составляющая системы управления.

Цель исследования состоит в характеристике сущности и основных особенностей проектирования информационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленной целью и проблемой, нами определены следующие задачи данной работы:

1) охарактеризовать исторические аспекты развития информационных систем менеджмента;

2) уточнить содержание понятия информация и указать особенности ее роли и восприятия в организации управления;

3) дать понятие информационного обеспечения в управлении;

4) рассмотреть критерии выбора информационного обеспечения при проектировании системы управления.

Структура исследования. Данное курсовое исследование состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы.

Глава 1. Исторические аспекты развития информационных систем менеджмента

1.1 Проблема информационного обеспечения управления в истории управленческой мысли

Традиционно возникновение внимания к проблеме информационного обеспечения менеджмента связывают с серединой XX века, когда в 40 - 60-е годы появилась «электрическая» Салов В. Информационное обеспечение управления предприятием // Бизнес журнал. - 2004. - №11. - С. 44. технология, основанная на использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они улучшили учрежденческую деятельность за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов.

Появление во второй половине 60-х годов больших производительных ЭВМ на периферии учрежденческой деятельности (в вычислительных центрах) позволило смесить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной» технологии.

Однако первыми о проблеме роли информации в управлении организацией задумались отечественные управленцы. Впервые данная проблема нашла свое освещение в фундаментальном двухтомном научном труде российского ученого А. Богданова «Тектология. Всеобщая организационная наука». Заложив основы классической теории организации Шеметов П. В. Элементы научного управления. - Новосибирск, 2002. - С. 22.. А.Богданов впервые определил организационные проявления и составляющие, обосновал законы функционирования информационных потоков в организации, раскрыл фундаментальные организационные принципы, вскрыл и показал наиболее существенные свойства управленческой информации. Фундаментальная теория А. Богданова и дальнейшие исследования его многочисленных последователей стали необходимой основой формирования, развития, адаптации и применения большинства современных моделей управления информацией.

В отечественной практике совершенствования и развития информационного обеспечения менеджмента изучению, адаптации и применению важнейших положений управления информационными потоками уделили особое внимание крупные ученые Алексей Гастев и Платон Керженцев. Возглавляя в Москве Центральный институт труда (ЦИТ) в 1921 - 1938 гг., А. Гастев последовательно пропагандировал и распространял инновационные принципы и методы обработки управленческой информации, разработанные на основе последних достижений таких наук, как общая теория систем, эргономика, социология и психология. Обращая особое внимание на строгое соблюдение должностных обязанностей, он внес существенный вклад в адаптацию и развитие административного подхода в условиях управления реальной российской организацией. Четкие, содержательно емкие и хорошо запоминающиеся слоганы ЦИТ (например, «Кто хочет работать ищет средства, кто не хочет работать - причины») можно и сегодня встретить в кабинетах различных администраций Кнорринг В. И. Искусство управления. - М.: БЕК, 2001. - С. 54..

Коллега А. Гастева, руководитель РОСТА П. Керженцев отстаивал концепцию широкого вовлечения персонала в разработку и реализацию практических мер по научной организации труда. Основывая свои предложения на всестороннем развитии инициативы работника, он предлагал использовать работников в процессе движения информации в организации, ознакомлении их с новостями организации. Работы П. Керженцева «Борьба за время», «НОТ», «Памятка организатора», «Принципы организации» Шеметов П. В. Элементы научного управления. - Новосибирск, 2002. - С. 23. внесли большой вклад в разработку основ управления информационными потоками в государственном управлении. В них он, уже соглашаясь с А. Гастевым, обосновывает и приводит широкий комплекс целей, задач, подходов, правил, норм, типов, схем организационно-методического и административного сопровождения информационных потоков.

Совершенно особое, практическое влияние на развитие информационного обеспечения менеджмента оказали так называемые великие организаторы, чьи действия были прежде всего направлены на совершенствование и администрирование организации. К их числу относят директоров крупных предприятий, президентов компаний, исследователей прикладной организации, которые описали, систематизировали и представили обоснованную, стройную и адаптированную концепцию эффективного менеджмента. В США среди них выделяют Генри Форда, Эндрю Карнеги, Джеймса Муни и других преуспевших топ-менеджеров, обобщивших свой собственный опыт и наблюдения за коллегами в целостную систему взглядов на администрирование. Наиболее полно и обоснованно она изложена в изданном Д. Муни и А. Рейли в 1939 г. в Нью-Йорке труде «Принципы организации» Салов В. Информационное обеспечение управления предприятием // Бизнес журнал. - 2004. - №11. - С. 45.. В нем предлагается система строго формализованных принципов менеджмента, предметно адаптируемая и адекватно применяемая модель непротиворечащих правил и положений администрирования.

Необходимость и конструктивность организации согласования информации, обеспечивающей не только устранение, но, что особенно важно, недопущение большинства возможных информационных противоречий, являлись одними из важнейших требований «великих организаторов», активно подхваченных европейским менеджментом. Развивая эти требования, директор Женевского международного института управления Линделл Урвик объединил классические подходы и практические рекомендации своих предшественников. Основные результаты своих многолетних и плодотворных исследований он представляет в 1955 г. в совместном с Л. Гьюликом докладе: «Менеджмент как система мышления». Именно в нем управление информацией в процессе управления окончательно предстает в виде совершенно необходимой основы, конкретного инструментария и практического механизма построения и осуществления эффективного менеджмента.

Современные сторонники этого подхода последовательно совершенствуют и развивают его содержание. Их стараниями общий менеджмент, его административная специализация и организационно-методическое обеспечение последовательно утверждают свое основополагающее место в системе профессиональных знаний и практических навыков современного менеджера.

1.2 Историческое развитие технического обеспечения информационных систем

Информационно-технические средства управления - аппаратура приема и обработки информации, техника умственного труда, и она жизненно необходима всем, кто работает с информацией. Чем совершеннее эта техника и чем лучше руководитель умеет ею пользоваться, тем эффективнее технология управления, организация управленческого труда и сам процесс управления. Эффективность применения комплекса технических средств (КТС) управления зависит от нескольких условий. Во-первых, от возможностей и качества самой компьютерной техники и средств телекоммуникаций. Во-вторых, от совершенства программного обеспечения и, наконец, от профессиональной подготовленности пользователей этих программных средств и КТС Салов В. Информационное обеспечение управления предприятием // Бизнес журнал. - 2004. - №11. - С. 45-46..

Благодаря достижениям кибернетики появились мощные быстродействующие средства обработки информации - электронно-вычислительные машины. Велик соблазн погрузиться в ностальгические воспоминания о легендарной "Урал-1" и других ЭВМ этого славного семейства: "Урал-14Д", "Урал-16", о малых машинах "Проминь", "Стрела", "Мир", "Наири-2", "Наири-К", о "чуде XX века" быстродействующей БЭСМ-6, подумать только - скорость обработки информации до 1 млн. операций в секунду! Об ЭВМ серии М-20 и М-222 с их записью информации на магнитные барабаны, о "Минск-22" и "Минск-32", позволяющих оператору вести диалог с ЭВМ, и, наконец, о смелом прорыве к лучшим образцам мировой вычислительной техники - создании единой серии ЭВМ различной мощности - ЕС ЭВМ, в которой были использованы большие возможности интеграции стран социализма Гунин В.Н., Ивановская Л.В. Методические основы нормирования и регламентирования инженерно-управленческого труда. - М.: МИУ, 2005. - С. 34.. Да, славные были страницы истории отечественной кибернетики, много талантливых ученых и специалистов работало над созданием ЭВМ и программного обеспечения. Увы, сегодня, в конце XX века, научно-техническая мысль России переживает тяжелый кризис, и понадобятся десятилетия, чтобы вновь выйти на уровень мировой компьютерной техники.

Этот первый период развития средств вычислительной техники, охватывающий 60 - 70-е годы, вошел в историю отечественной науки и техники не только созданием крупногабаритных ЭВМ, пришедших на смену цифровым и алфавитно-цифровым табуляторам (Т-5М и ТА-80), специализированных систем связи, и формированием информационных банков, но и преодолением пресловутого психологического барьера между разработчиками и потребителями этой техники. Сегодня трудно представить масштабы той неравной борьбы между надменными, самоуверенными и абсолютно некомпетентными чиновниками самого высокого уровня, психологически солидарными с ними начальниками на ключевых производственных должностях и специалистами в области АСУ. "Зачем вам так много магнитов? Не подпишу!" - это при оформлении счета на бобины магнитных лент! "Мне бы хоть половину штата вашего ИВЦ, я бы у нас в бухгалтерии горы свернула..." Убедить счетных работников в том, что микрокалькулятор удобнее, чем костяшки счет, было весьма сложно: "Врут ваши калькуляторы! Мои счеты надежнее".

Развитие технических средств обработки информации шло не только путем создания ЭВМ различной мощности, но и путем разработки конструкций аналоговых и управляющих вычислительных машин для научно-исследовательских и производственных целей.

Аналоговые вычислительные машины (АВТ) реализуют идею создания электрического (электронного) аналога, модели изучаемого физического или технологического процесса. Например, модель реально существующего газопровода, обладающего вполне конкретными характеристиками (диаметром D, длиной L, общим и удельным сопротивлением R и r, рабочим сечением S и другими параметрами), может быть собрана из простых электротехнических элементов (источники электрических напряжений и токов, сопротивлений, емкостей, индуктивностей и т.д.) Гунин В.Н., Ивановская Л.В. Методические основы нормирования и регламентирования инженерно-управленческого труда. - М.: МИУ, 2005. - С. 59. или электронных микросхем. АВТ может с достаточной точностью определить соотношения между постоянно меняющимися физическими величинами (машинными переменными) и аналогами соответствующих исходных переменных исследуемого процесса. Не претендуя на высокую точность измерений параметров исследуемого процесса, АВТ обладает рядом несомненных преимуществ перед традиционными ЭВМ: простотой обслуживания, невысокой стоимостью и, главное, отсутствием сложного программного обеспечения.

Управляющие вычислительные машины обеспечивают контроль и управление особо сложными, быстро протекающими во времени или опасными для жизни человека технологическими процессами. Электронные управляющие машины обрабатывают информацию, поступающую в процессе управления, и воздействуют посредством управляющих сигналов на исполнительные органы контролируемого объекта. Управляющие машины класса М, выпускаемые в СССР серийно с 1964 г., как и системы агрегатных (АСВТ) и малых ЭВМ (СМ ЭВМ), не имели зарубежных аналогов или существенно отличались от зарубежных ЭВМ. Диапазон применения этих ЭВМ был весьма широк, от управления радиолокационными станциями и наблюдения за искусственными спутниками Земли до автоматизации мощных энергоблоков котел - турбина - генератор (Щёкинская ГРЭС, 1966 г. и Славянская ГРЭС, 1969 г.). С 1974 г. по 1990 г. было создано более 60 тыс. управляющих комплексов СМ ЭВМ и на их базе - большое количество автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Компьютерная техника. С появлением микропроцессорной техники исчезла проблема создания больших машинных залов и громоздких систем кондиционирования воздуха. Микро-ЭВМ и персональные компьютеры (ПК) с их высокой надежностью и большой скоростью обработки информации значительно расширили сферу применения вычислительной техники, информационные технологии стали более эффективными. ПК сегодня успешно применяются и для обработки нечисловой информации (дизайнерской, поиска информации, графической, текстовой, в том числе и при печатании текста с голоса, без машинистки), сам термин "вычислительная техника" уже неполно отражает характер решаемых задач. Сегодня организации и предприятия России оснащаются практически только импортной и, скажем объективно, очень хорошей компьютерной техникой. Обычные персональные компьютеры, за которыми сейчас засиживаются и взрослые, и дети, превосходят по всем параметрам самые мощные отечественные ЭВМ недалекого прошлого, они обрабатывают информацию со скоростью миллиардов операций в секунду и имеют практически безграничную емкость памяти.

АСУ. Автоматизированные системы управления - человеко-машинные советующие системы, в которых компьютер выполняет функции сбора, хранения, обработки и выдачи информации, но принятие оперативного решения остается за человеком.

АСУ состоит из двух основных частей: функциональной и обеспечивающей. Функциональная часть представляет собой комплекс задач и подсистем, созданных для оптимального управления объектом. Декомпозиция АСУ на составляющие ее подсистемы производится по функционально-организационному признаку с учетом действующей структуры и особенностей объекта управления (типа предприятия, характера производства, действующей системы управления).

Обеспечивающая часть АСУ состоит из информационного, технического, программного, организационного и правового обеспечения. Наиболее сложной составляющей обеспечивающей части АСУ является программное обеспечение, т.е. совокупность компьютерных программ и алгоритмических языков, обеспечивающая функционирование комплекса технических средств.

По данным научных источников, внедрение АСУ позволяет увеличить прибыль на 4-20%, объем выпуска продукции - на 2-14, рентабельность - на 3-б, фондоотдачу - на 1-5, производительность труда - на 3-12, оборачиваемость оборотных средств ускоряется на 2-10%, высвобождается 2-5% основных фондов, сокращаются на 5-10% штрафы за невыполнение договорных обязательств, трудоемкость по операциям управления снижается на 10-30% и соответственно высвобождается время управленческого персонала для творческой работы Гунин В.Н., Ивановская Л.В. Методические основы нормирования и регламентирования инженерно-управленческого труда. - М.: МИУ, 2005. - С. 71.. Очевидно, что в связи с совершенствованием технических и программных средств и снижением их стоимости в настоящее время эти технико-экономические показатели стали еще выше. Внедрение АСУ и АСУ технологических процессов (АСУ ТП) продолжается и в настоящее время, хотя не так широко, как 80-е годы. Например, Уфимский электроламповый завод (теперь АО "УЭЛЗ-СВЕТ") добился высоких показателей за счет технического перевооружения основных цехов на основе АСУ ТП стекольного цеха (АСУ ТП "Шихта") и внедрения автоматизированной системы травления спиралей.

Как и любая инновация, создание АСУ всегда сопряжено со значительными трудностями экономического, организационного и психологического характера. Кроме объемных проектных работ необходимо решить вопросы создания нормативно-информационной базы данных, обосновать выбор и приобрести электронно-вычислительную технику, провести длительную, кропотливую работу по обучению и психологической перестройке кадров. В создании АСУ особенно важна роль руководителя предприятия (известный принцип "первого лица"). Важно отметить, что процесс создания АСУ всегда заметно обогащает принципиально новой информацией специалистов предприятия - разработка и внедрение АСУ позволяют по-новому оценить технологические и информационные процессы, глубже продумать структуру управления предприятия.

Создаваемые в начале 80-х годов АСУ имели в основе своей технической базы самые мощные для того времени ЭВМ единой серии (ЕС-1022, ЕС-1033 и т.д.). Современные АСУ имеют несравненно более совершенные технические средства: персональные компьютеры, объединенные в единую информационную сеть со значительно более развитой системой программного и информационного обеспечения. Все это обеспечивает высокую эффективность АСУ.

Наряду с разработкой АСУ различной степени сложности и работами по созданию искусственного интеллекта плодотворно развиваются и концепции перехода комплексной автоматизации на более высокий уровень. В связи с принципиальным увеличением надежности систем автоматики, телемеханики, защит и блокировок наметилась четкая тенденция вывода из контуров управления самого ненадежного элемента - человека, т.е. переход от автоматизированных систем управления к автоматическим. Важность этого процесса подтверждается тем, что неумолимые данные математической статистики показывают, что около 95% всех крупнейших аварий, включая и чернобыльскую катастрофу, произошло по вине обслуживающего персонала.

Перевод АСУ на новую компьютерную технику позволяет сокращать сроки обработки информации и создавать мощные базы и банки данных (кстати, к моменту распада СССР в США имелось 3200 общедоступных банков данных, в Великобритании - 2500, в Германии - 290, а в нашей стране - ни одного) Шуванов В. И. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Интел-Синтез, 2001. - С. 32.. АСУ позволяет решать комплекс информационно и нормативно связанных производственных задач, объединенных в следующие основные подсистемы:

- техническая подготовка производства (ТПП);

- технико-экономическое планирование (ТЭП);

- оперативное управление основным и вспомогательным производством (ОУП);

- бухгалтерский учет (БУ);

- управление финансами, сбытом и реализацией готовой продукции (УФСР);

- материально-техническое обеспечение (МТО), а также решать большое количество автономных задач (управление и контроль качества продукции, управление и учет кадров, автоматизированный контроль за исполнением важнейших документов и приказов, инженерные расчеты, задачи НИОКР и т.п.). Приведенный краткий перечень КТС и сотни задач, решаемых автономно или на основе единой нормативно-информационной базы, показывают, что уже созданы мощные технические и программные средства управления, направленные на совершенствование труда исполнителей, специалистов и руководителей предприятий.

Дальнейшим развитием идей автоматизации управления явилось создание "всемирной паутины" - сети Интернет и "виртуальных предприятий". Концепция виртуального предприятия отражает требования современной "бизнес-революции", переход от экономики массового производства к экономике индивидуальных услуг, от диктата производителя к удовлетворению требований клиента, который, как известно, "всегда прав". Создание виртуального, т.е. искусственно образованного, расширенного за счет совместных ресурсов, предприятия стало возможным при компьютерно интегрированной организации, внедрении новых информационных и коммуникационных технологий. Примером "виртуального продукта" является автомобиль японской фирмы "Тойота", который изготавливается за 72 часа после заказа с любой мощностью двигателя, определенной коробкой передач, с выбранным клиентом кузовом и отделкой салона:

Ошеломляют темпы развития и постоянное совершенствование элементной базы компьютерных систем. Значительный рост производительности микропроцессоров достигается за счет принципиально новых технологий и повышения плотности транзисторов на кремниевом кристалле. Один из основателей Intel Гордон Мур заявил: "Если бы автомобилестроение развивалось со скоростью эволюции полупроводниковой промышленности, то сегодня "Роллс-Ройс" мог бы проехать полмиллиона миль на одном галлоне бензина и было бы дешевле его выбросить, чем платить за парковку".

информационный обеспечение управленческий

Глава 2. Особенности Проектирования информационных систем в управлении

2.1 Понятие информационной системы и технологии в управлении

В последней четверти XX в. общественное производство в целом и отдельные предприятия нашей страны развивались в направлении создания автоматизированных систем управления (АСУ). Особенно бурно этот процесс стал протекать после выпуска ЭВМ третьего поколения на интегральных схемах. Если в 1970 г. в стране действовало 200 АСУ на крупных предприятиях, то уже к 1980 г. их насчитывалось около 1500. Сегодня информационная система хорошо развита и охватывает не только крупные предприятия, но и большинство средних и мелких Шеметов П. В. Элементы научного управления. - Новосибирск, 2002. - С. 143.. Услугами информационной системы пользуются повсеместно. Созданы крупные комплексы спутниковой связи, информационно-вычислительные комплексы, информационно-вычислительные центры, автоматизированные системы управления технологическими процессами. Информационная система - это комплекс взаимосвязанных технических устройств связи, объединенных в единое целое.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т. д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ) Шуванов В. И. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Интел-Синтез, 2001. - С. 29. на базе интеграции инфраструктуры компаний и информационных систем. Это дает возможность руководителям быстро взаимодействовать между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, технологические, научно-технические, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет.

ЭВМ позволяет высвободить значительный состав учетчиков, бухгалтеров, плановиков и других работников, занятых планированием и нормированием труда, начислением зарплаты, учетом материально-производственных запасов и их управлением, реализацией продукции, статистической отчетностью. ЭВМ стала обычным явлением в процессе управления непосредственно производственными процессами. На основе быстрой обработки информации рассчитываются оптимальные режимы работ участков и цехов, конвейеров, агрегатов и машин, осуществляется диспетчеризация и оперативное управление производством Авакьян Л.А. Стратегическое планирование в организации // Инфобизнес. - 2004. - № 18. - С. 6..

Современная ИСУ позволяет выполнять работу в трех основных направлениях Гунин В.Н., Ивановская Л.В. Методические основы нормирования и регламентирования инженерно-управленческого труда. - М.: МИУ, 2005. - С. 160.:

1) пассивно реагирующую, когда машина выдает информацию и пассивно реагирует на специальные требования и требования заказчика снижать затраты на производство;

2) в опережающем направлении, когда она инициирует и направляет проекты, реализуемые с целью роста эффективности хозяйственной деятельности;

3) в координирующем направлении, когда машина выступает в роли консультанта по вопросам производственных требований и изменений технологий.

В соответствии с этими направлениями работают и службы ИСУ:

1) пассивно реагируют на запросы и требования, для чего достаточно иметь лишь аппаратные средства, программное обеспечение и сети при минимальных затратах и приемлемом уровне услуг;

2) действуют с опережением и прогнозированием, когда служба ИСУ хочет улучшить поддержку производственной деятельности. Здесь главное внимание обращается на формирование соответствующего кадрового обеспечения, развитие сетевых и информационных ресурсов;

3) берут на себя координирующую роль, если ставят цель разработать производство новых продуктов или услуг. При этом обращается внимание на организационную культуру, фактор времени, риск и гармоничное развитие всего предприятия. Естественно, при таком режиме работы могут возникать противоречия между руководителями ИСУ и самой организации, которые разрешаются обычно с помощью беспристрастной оценки конфликта самими вычислительными машинами.

Определенную роль в работе менеджера занимают телевизионные системы. Телевизионная сеть охватила огромные территории Земли. В 90-х гг. находились в пользовании три совместные телевизионные системы Шуванов В. И. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Интел-Синтез, 2001. - С. 154.:

NTSC (первые буквы комитета, разработавшего эту систему) - для США, Японии и еще 40 стран с населением 669,млн. человек;

SECAM (аббревиатура названия «Поочередность цветов и память») - для российско-французского региона и еще 40 стран с населением более 620 млн. человек;

PAL (строка с переменной фазой) - для 74 стран, в том числе Индии и Китая с населением 2,6 млрд. человек.

Огромную роль в настоящее время имеет быстрая и надежная система спутниковой связи, которая существует уже около 30 лет и обеспечивает связь между удаленными точками.

Благодаря спутниковой системе связи в России можно принимать многие десятки телевизионных программ всего мира. Положение на фондовых рынках, курсы иностранных валют и акций, экономические показатели, спрос и предложение товаров и многое другое менеджеры узнают из телевизионных передач. Здесь же идет и «ненавязчивая реклама» и т. д.

В работе с потоками информации используется разветвленная сеть радиорелейных, кабельных, волоконно-оптических каналов и других систем связи. Технология подготовки и передачи информации осуществляется на телевизионных центрах с предварительной магнитной записью. Это дает возможность обеспечить четкий технический контроль качества записи, хронометраж, автоматизацию передачи и перехода на передачу другой информации, производить оперативный монтаж. По наиболее важным и срочным, сообщениям применяется также прямой репортаж и передачи с мест событий Симоненко В. Д. Основы менеджмента: Краткий курс лекций. - Брянск: БГПУ, 2002. - С. 263..

В последнее время нашла широкое применение волоконно-оптическая связь, разрешительная способность которой по сравнению с обычной значительно возросла (множество каналов с различной длиной волны и скоростью передачи свыше 1 млрд. бит в секунду).

Обмен информацией невозможен без соответствующей коммуникации. Руководители взаимодействуют между собой и с исполнителями посредством личных контактов, обмена документами и с помощью электронных средств связи. Менеджер может как получать информацию о внешнем мире, так и передавать о своей фирме по сети Интернет Шуванов В. И. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Интел-Синтез, 2001. - С. 139..

К другим видам связи относятся: электронная почта, цифровая сотовая связь (радиосвязь), цифровая радиосвязь, но она сравнительно дорогая и используется в полиции, пожарных службах, экстренной медицинской помощи, чрезвычайных ситуациях и т. д.

Наиболее распространенными коммуникационными сетями являются: кольцевая, звездообразная, шинная.

Юридическое обеспечение защиты информации также очень важно. В США в любом штате действуют законы о компьютерных преступлениях, есть и несколько федеральных законов:

· связанные с мошенничеством (обманом);

· связанные с воровством (хищением имущества) и растратами в сфере информации;

· связанные с так называемым хакерством или несанкционированным доступом в компьютеры и сети передачи данных, незаконным использованием машинного времени и занесением вирусов, несанкционированным размещением программного обеспечения, на которые имеются авторские права Шепель В.М. Настольная книга бизнесмена и менеджера. - М.: Финансы и статистика, 2002. - С. 233..

Тщательно охраняются информационные системы, применяемые в воздушных сообщениях, управляющие системами оружия, работой АЭС, навигационным оборудованием.

2.2 Критерии выбора информационных систем в управлении

Центральная задача информационных систем - улучшение информированности управления. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому Шуванов В. И. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Интел-Синтез, 2001. - С. 181.. Потребность в информации - разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

· количество информации (полнота);

· ее значимость;

· точность;

· надежность;

· понятность (например, отсутствие семантических ошибок);

· актуальность;

· гибкость;

· экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);

· учет защищенности информации.

Информационные технологии достаточно разнообразны. При их выборе следует учесть Шипунов В.Г., Е.Н.Кишкель Основы управленческой деятельности. - М.: Высшая школа, 2001. - С. 274.:

· когда, как часто, как долго осуществляется связь;

· кто с кем связывается;

· как связаны участники ("звезда", "круг", "колесо", "цепь", "селектор");

· что является предметом и чем она осуществляется.

Из всего обилия компьютерных информационных систем рассмотрим два типа:

- управленческие информационные системы (MIS),

- системы обеспечения принятия решения (DSS - decision support system).

В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются менеджеру таким образом, чтобы обеспечить оперативное управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются Салов В. Информационное обеспечение управления предприятием // Бизнес журнал. - 2004. - №11. - С. 49..

Примеры информации, которая формируется в базах данных, - цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно организована.

Компьютер в MIS обрабатывает данные и генерирует информацию для различных подразделений фирмы. Она является основой формирования моделей управленческих решений и самих решений. Построение модели остается творческим процессом.

DSS отличаются от MIS тем, что менеджер обычно является внутренним компонентом DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует с компьютерной информационной системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико - математические модели как первичные элементы системы, с которой ЛПР взаимодействует (Приложение 1).

Информационные потоки взаимодействия менеджера и компьютерной системы DSS, обычно называются анализом "что, если…?" Компьютер генерирует результаты на экономико-математической модели, а менеджер его спрашивает: "Что произойдет, если что-нибудь изменится в модели?" (например, цели, издержки, их структура и т.д.). Менеджер может также промоделировать возможные решения и оценить потенциальные результаты.

Дополнительным аспектом DSS является взаимодействие между ее составными частями. Например, решения по запасам влияют не только на производство, но и на маркетинг, распределение продукции и издержки. Потоки информации обеспечивают разработку "кооперативного" решения.

Решения менеджера не означают конца операций DSS. Они и их последствия в форме обратной связи обеспечивают дополнительные данные в базе данных. Таким образом, идеальная DSS - это динамичная система с непрерывным обновлением данных.

Развитием таких систем являются экспертные системы Салов В. Информационное обеспечение управления предприятием // Бизнес журнал. - 2004. - №11. - С. 51.. Это компьютерные программы, включающие базы знаний по частным проблемам и механизмы взаимодействия элементов этих баз - по сути интеллектуальные DSS.

База знаний включает в себя большую сумму знаний относительно проблем, запомненных в системе. Исследователи находят, что использование этой массы знаний более эффективно, чем использование специальных решающих процедур. Экспертные системы являются консультантами в принятии решений, т. к. содержат факты, знания и правила, которые взаимодействуют в проблемной области.

Выгоды оперирования реальным знанием и способности экспертных систем ведут далее к созданию и использованию систем с искусственным интеллектом.

Центральным моментом искусственного интеллекта является использование более эвристики (или правил перебора), чем алгоритмов обработки информации. Эвристика включает инструкции, правдоподобные аргументы или правила перебора для принятия решений и, таким образом, отражает человеческое поведение точнее, чем алгоритмы.

Другой важной характеристикой систем с искусственным интеллектом является то, что они оперируют символами так же хорошо, как числами.

Экспертные системы с искусственным интеллектом находят применение в планировании, управлении производством, обслуживании оборудования, т. е. в областях, где решения в области управления не могут полностью основываться на алгоритмах.

В практической работе менеджмента огромное место занимает персональный компьютер. Общее представление о роли таких аппаратных средств дает перечисление возможностей персонального компьютера Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. - СПб.: ОЛБИС, 2003. - С. 102..

Записная книжка. В таком режиме машина хранит необходимые адреса и фамилии, номера телефонов, расписание текущих дел, время совещаний и встреч, период, в течение которого необходимо выполнить ту или иную работу.

Личная картотека. В нее менеджер заносит указатель отработанных документов, книг, брошюр, статей, писем и др. Здесь может быть и список литературы или документов, с которыми необходимо ознакомиться в ближайшее время. В память машины можно занести также каталог личной библиотеки.

Лабораторный журнал. Для руководителя часто важно просматривать предыдущую информацию по тому или иному вопросу и решению, оценивать предпринятые действия. Для этого нет необходимости поднимать из архива множество документов, достаточно нажать соответствующие клавиши, и за считанные секунды информация появится перед вами. Анализ прошлой информации позволяет менеджеру сделать верные выводы для будущей работы.

Текстовой процессор. Способность ЭВМ осуществлять редактирование текстов дает возможность производить аналитические (формульные) выкладки в режиме диалога. Здесь можно подготовить официальное письмо, рукопись статьи или книги с изображением схем и рисунков на отдельных листах, таблицы, графики и др.

Наконец, это управление базами данных, библиотека программ, микрокалькулятор, небольшая универсальная вычислительная машина и др.

Сегодня в распоряжении менеджеров могут быть самые различные типы компьютеров. Они подразделяются на группы в.зависимости от класса, поколения и режима обработки информации.

К аппаратным средствам передачи и приема информации, используемым менеджерами, относятся технические устройства, разработанные в США, Японии, Германии, Франции, России и других странах. Например, французская система «ТЕЛЕТЕЛЬ» включает небольшой телеэкран, клавиатуру и телефонную трубку. Система позволяет общаться в диалоговом режиме с центральными базами данных, получать информацию и справки из самых различных источников и областей - от географии и орфографии и до установления телексной связи с 2000 различных служб Экономика предприятия / Под ред. О.И.Волкова. - М.: Инфра-М, 2001. - С. 254..

В Германии разработан терминал цехового комплекса (бывшее объединение «РОБОТРОН» - ГДР), позволяющий автоматизировать управление производством не только цеха, но и каждого рабочего места.

Фирма IBM предлагает менеджерам использовать электронный органайзер «ТЕРМОТРОНИК-6750». Он может быть и быстродействующим печатающим устройством в компьютерной системе вывода информации. В его памяти имеется орфографический словарь на 50 тыс. слов, сверка с ним производится автоматически, а в случае орфографической ошибки подается звуковой сигнал. В словари можно ввести 300 дополнительных терминов.

Российскими инженерами разработан уникальный прибор - портативная лаборатория «Панель инженера ТСА - ПО», позволяющая производить отладку программ пользователя, диагностировать компьютерную технику, изучать элементы аппаратного и программного обеспечения микропроцессорных устройств Там же. С. 256..

За последнее время менеджеры все чаще прибегают к услугам информационно-вычислительных центров (ИВЦ). Потоки информации идут туда с различных сторон и в самом разнообразном виде. Как руководителю во всем этом быстро, полно и эффективно разобраться, чтобы принять необходимые решения?

Процесс движения информации в ИВЦ можно представить следующими этапами:

1) информация готовится в форме отчетов на бумаге или в электронном виде на ЭВМ;

2) определяется, что требуется конечному пользователю, и решается целесообразность выполнения информационного заказа;

3) создается база данных и проводится кодирование программы для производства, требуемого в п. 2;

4) осуществляется тестирование базы данных и программы, созданной в п. 3;

5) создается и проводится прогон программы для производства требуемого пользователем информационного продукта и его доставки;

6) сопровождается и расширяется база данных и программ с учетом текущих хозяйственных изменений и требований обстановки.

Таким образом, ИВЦ - это производственная линия, на которой изо дня в день выпускается информационная продукция Шуванов В. И. Информационные технологии в менеджменте. - М.: Интел-Синтез, 2001. - С. 87..

Одновременно с положительным эффектом ЭВМ увеличивает психологическую нагрузку, сокращает время для личных контактов и др. Все это может повлечь за собой возникновение нежелательного климата на производстве, нервные срывы у работников и в конечном итоге падение производительности труда. Машину нельзя противопоставлять человеку, делать его бессловесным придатком техники. Применение ЭВМ должно иметь разумные пределы.

2.3 Этапы проектирования информационного пространства предприятия

Система управления предприятием реализует следующие основные функции:

· обслуживание клиентов;

· разработка продукции;

· учет и контроль за деятельностью предприятия;

· финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д.

Комплексная автоматизация этих функции требует создания единого информационного пространства предприятия, в котором сотрудники и руководство могут осуществлять свою деятельность, руководствуясь едиными правилами представления и обработки информации в документном и бездокументном виде.

Для этого в рамках предприятия требуется создать единую информационную систему по управлению информацией или единую систему управления документами, включающую возможности:

· удаленной работы, когда члены одного коллектива могут работать в разных комнатах здания или в разных зданиях;

· доступа к информации, когда разные пользователи должны иметь доступ к одним и тем же данным без потерь в производительности и независимо от своего местоположения в сети;

· средств коммуникации, например: электронная почта, факс, печать документов;

· сохранения целостности данных в общей базе данных;

· полнотекстового и реквизитного поиска информации;

· открытость системы, когда пользователи должны иметь доступ к привычным средствам создания документов и к уже существующим документам, созданным в других системах;

· защищенность информации;

· удобства настройки на конкретные задачи пользователей;

· масштабируемости системы для поддержки роста организаций и защиты вложенных инвестиций и т.д.

Начальным этапом создания такой системы является построение модели предметной области или другими словами модели документооборота для конкретного бизнеса и позиционировать в ней свое предприятие.

Определенные ранее направления автоматизации документооборота: поддержка фактографической информации, возможность работы с полнотекстовыми документами, поддержка регламента прохождения документов, определяют трехмерное пространство свойств, где по некоторой траектории движется любой программный продукт данного класса, проходя различные стадии в своем развитии (рис. 1.).

Первая ось (F) характеризует уровень организации хранения фактографической информации, которая привязана к специфике конкретного рода деятельности компании или организации. Например: при закупке материальных ценностей происходит оформление товарно-сопроводительных документов (накладных, приемо-передаточных актов, приходных складских ордеров и т.д.), регистрируемых в качестве операционных документов, атрибутика которых очень важна для принятия управленческих решений. Информация из операционных документов используется при сложной аналитической и синтетической обработке, и, в частном случае, может быть получена пользователем через систему отчетов.

Рис.1. Трехмерное пространство свойств.

Вторая ось (D) - полнотекстовые документы, отражает необходимость организации взаимодействия: формирование и передача товаров, услуг или информации как внутри корпорации, так и вне ее. В этих документах наряду с фактографической информацией содержится слабо структурированная информация, не подлежащая автоматизированной аналитической обработке, такая, например, как форс-мажорные факторы и порядок предъявления претензий при нарушении условий договора. Все взаимоотношения между субъектами бизнеса сопровождаются документами, которые становятся осязаемым отражением результата взаимодействия.

Третья ось (R) вносит в пространство документооборота третье измерение - регламент процессов прохождения документов, а именно: описание того какие процедуры, когда и как должны выполняться. Основа для позиционирования относительно данной оси - набор формальных признаков (атрибутов) и перечень выполнения операций.

Точка в пространстве (F, D, R) определяет состояние системы документооборота и имеет координаты (f,d,r), где f,d и r принадлежат множествам F,D и R, соответственно. Положение этой точки зависит от уровня развития и стадии внедрения системы документооборота на предприятии, а также от его специфики и самих масштабов бизнеса Эткельсон В.А. Организационное проектирование. - М.: Норма, 2003. - С. 211..

Представив модель документооборота именно таким образом, можно, например, зная текущее положение дел с организацией делопроизводства на каждом конкретном предприятии, четко представить, в каких направлениях нужно двигаться дальше, чего недостает в текущий момент и каким образом органично использовать уже существующие системы автоматизации. Например, в одном из московских банков был накоплен большой массив фактографических данных, для обработки которых использовалась современная СУБД, развернутая на мощных, отказоустойчивых серверах - все, казалось бы, должно быть отлично. Однако при работе с внутренними документами наблюдалось дублирование информации: возникали ситуации, когда "никто вроде бы и не виноват", а банк время от времени лишается выгодных клиентов. Причина в том, что точка, отражающая положение системы документооборота для этой организации, имела достаточно большие координаты по оси "F" и, возможно, по оси "D", однако значение координаты по оси "R" было близко к нулю. Конкретным решением в этом случае может быть рассмотрение вопроса о внедрении системы управления регламентом. При этом не надо пока заботится о СУБД (ось "F") или электронных архивах (ось "D") - речь идет только об изменении значения координат по оси "R".

В общем случае, как уже отмечалось, процесс автоматизации делопроизводства на предприятии можно представить в виде кривой в трехмерном пространстве координат F,D,R. Причем, чем круче эта кривая, тем быстрее идет процесс модернизации, а чем больше значения всех трех координат - тем выше уровень автоматизации на корпорации и, как следствие, тем меньше у нее проблем с организацией своей собственной деятельности.

Работоспособна ли данная модель для задания пространства развития неавтоматизированной системы управления документооборотом? Да. Единственно, что в этом случае решается задача не облегчения рутинного труда по перемещению документов, их поиску и регистрации, а упорядочения всей системы документооборота. Новое качество, с которым сегодня ассоциируется возросший интерес к системам электронного документооборота, связано с использованием инструментальных систем, предназначенных для хранения, регистрации, поиска документов, а также для управления регламентом. Чаще ошибочно под новым качеством сегодня понимается простое внедрение отличной от ранее используемой технологии работы с документами, например локальной сети вместо дискет, переносимых с одного компьютера на другой. Вряд ли в этом случае уместно говорить о новом качестве управления предприятием.

Заключение

Информация в процессе управления играет чрезвычайно большую роль. Это совокупность сведений и сигналов о состоянии, процессах и явлениях в жизнедеятельности предприятий. Ее восприятие зависит от множества обстоятельств психологического и технического свойства. Информация является такой продукцией, которой интересуются буквально все руководители. В ряде стран имеет место юридическое обеспечение защиты информации.

Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека. Управленческая информация - это совокупность сведения о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации.

Научно-технический прогресс, открытия и изобретения в области электроники позволили в последние десятилетия создать целые информационные системы и разнообразные информационные технологии. Среди них АСУ, ИСУ, ИВК, система Интернет с сетью персональных и профессиональных компьютеров, Информационно-вычислительные центры и комплексы и др.

С помощью информационных систем осуществляется управление производством, обменом, финансами, подготовкой кадров в учебных заведениях, научными исследованиями и т. д. Во всех экономически развитых странах фирмы эффективно применяют информационную систему управления (ИСУ) на базе интеграции инфраструктуры компаний и информационных систем. Это дает возможность руководителям быстро взаимодействовать между собой, ускоряет процесс выработки и принятия необходимых решений.

На отечественных предприятиях с помощью информационных систем решаются многие вопросы технической и технологической подготовки производства, технологические, научно-технические, конструкторские и нормативные расчеты, экономические обоснования, планирование и учет.

К услугам менеджеров предоставлены самые разнообразные аппаратные средства, коммуникации и программное обеспечение. Конечно, все это стоит недешево, но затраты с лихвой окупаются резким повышением производительности управленческого труда.

Список сокращений

АВТ - аналоговые вычислительные машины

АО - акционерное общество

АСУ - автоматизированные системы управления

АСУ ТП - автоматизированные системы управления технологических процессов

БУ - бухгалтерский учет

КТС - комплект технических средств

...