Исследование свойств и характеристик процесса управления электронными документами
Понятие "документ" и "электронный документ". Различия между управленческими документами бумажного и электронного вида. Особенности электронного документооборота и документооборота смешанного типа. Исследование процесса управления электронными документами.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 13.10.2017 |
| Размер файла | 40,1 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Размещено на http://www.allbest.ru/
Исследование свойств и характеристик процесса управления электронными документами
Содержание
Введение
1. Общее представление о документе
1.1 Понятие «документ» и «электронный документ»
1.2 Различия между управленческими документами бумажного и электронного вида
1.3 Особенности электронного документооборота и документооборота смешанного типа
2. Исследование процесса управления электронными документами
2.1 Описание возможностей процесса управления
2.2 Обзор системы управления документами
2.3 Характеристика процесса управления
3. Примеры внедрения СЭД
3.1 Преимущества при внедрении СЭД на предприятии
Заключение
Список использованных источников
Введение
документ электронный управление бумажный
Любое предприятие, бизнес или государственная служба ставит перед собой определенную цель. В достижении, которой помогает процесс управления - совокупность отдельных видов деятельности, направленных на упорядочение и координацию функционирования и развития организации и ее элементов в интересах достижения стоящих перед ними задач. Управленческий процесс объединяет в себе такие моменты как управленческий труд, его предмет и средства, и реализуется в определенном продукте. Предметом и продуктом труда в управлении является информация. Носителем социальной информации, используемой в процессе управления, является документ. Документы могут быть представлены на электронных и на бумажных носителях.
Актуальность темы «Исследование свойств и характеристик процесса управления электронными документами» связана с возрастающей ролью компьютерных технологий в жизни современного общества. Крупные государственные проекты, направленные на построение в России «электронного правительства» требуют скорейшего и максимально возможного перехода к электронным формам делового взаимодействия, включая автоматизацию как внутренних, так и межведомственных процессов документооборота.
Целью данной курсовой работы является всестороннее рассмотрение понятия «электронный документ» и его роли в процессе управления, выделение основных этапов, которые проходит документ при документообороте. Достижение поставленной цели предполагает при этом решение следующих задач:
-общее ознакомление с понятием документ, его классификацией;
-рассмотрение электронного документа, и выявление его характерных черт;
-сравнительный анализ бумажного и электронного документа, как участника управленческого процесса на предприятии;
-исследование плюсов и минусов электронного документооборота;
-обзор системы управления документами;
-характеристика процесса управления электронными документами.
-рассмотрение внедрения СЭД на конкретном предприятии
Курсовая работа состоит из двух частей. В первой главе рассматривается документ, как единица управленческого процесса, а также документооборот: электронный и смешанный. Во второй главе изучается сам процесс управления, дается описание системы управления документами, раскрывается каждый этап работы с электронными документами.
Предметом исследования является анализ электронного документа и процесса управления электронными документами.
Объектом исследования является анализ процесса управления электронными документами на конкретном предприятии.
Теоретическое значение данного исследования состоит в том, что оно позволяет в общем масштабе рассмотреть по частям процесс управления, начиная от понимания особенностей электронного документа, электронного документооборота, и заканчивая системой управления. Понимание данных нюансов, может помочь и при практической работе, так как позволит изначально избежать многих ошибок.
1. Общее представление о документе
1.1 Понятие «документ» и «электронный документ»
Документ понятие многозначное и во многом зависит от того, в какой отрасли и для каких целей оно используется. Отображая факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека, документ создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии или звукозаписи. Можно сказать, что документ - это средство закрепления различным способом на специальном материале какой-либо информации. Эта информация является основанием для принятия управленческих решений. [2]
Существуют документы самого разнообразного характера в зависимости от размеров и направлений деятельности предприятий, форм собственности, структурных особенностей и других факторов. Документы можно классифицировать тем или иным образом. Классификация, как один из методов познания, позволяет изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различие между видами документов, которые выделяются по различным признакам.
Так как документ - это сложный материально-информационный объект, то и классификация будет отражать эту сложность. Существует фасетно-блочная схема классификации документов, в которой сначала документы делят: по информационной составляющей; по физической (материальной) составляющей; по обстоятельствам его бытования во внешней среде. А потом каждая классификация делится на блоки-фасеты. [3]
В данной курсовой работе нас интересует электронный документ, который относится к информационной классификации. Итак, информация может фиксироваться на различных носителях. Поэтому документы могут делиться по способам документирования на: рукописные, печатные, механистические, магнитные, фотографические, оптические, лазерные и электронные.
Появление электронного документа связано с распространением в массовом масштабе ЭВМ. В данном случае основным способом документирования является экранность, а не письменность. Для воспроизведения информации зафиксированной данным способом применяется различные технические средства. [6]
Согласно действующему законодательству электронный документ - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Если говорить об основных требованиях, то электронный документ должен: создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств; иметь структуру, установленную Федеральным законом; содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать; иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком. [13]
Как и обычный документ, электронный должен содержать обязательные реквизиты, которые включают в себя электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа. [3]
Документ является важной составляющей процесса управления, а современные технологии позволяет если не полностью, то хотя бы частично перейти на электронный документооборот. При этом электронный документ имеет свои особенные характеристики и особенности.
1.2 Различия между управленческими документами бумажного и электронного вида
В управленческом труде используют и бумажные и электронные документы, каждый из которых имеют свои преимущества и ограничения. Рассмотрим подробнее [7]:
-требование к оформлению документов. Оформление бумажных документов определено стандартами и унифицированными формами. В отдельных же случаях, например, когда не подразумевается машинная обработка информации, допускается некое разнообразие в оформлении, но не затрагивающее при этом реквизитов, которые определяют юридическую силу документа. Можно сказать, что для бумажных документов решены практически все вопросы придания им юридической силы. К электронным документам требования определены пока в значительно малой степени, и по большему счету касаются в основном вопросов использования ЭП (электронной подписи). [1]
Помимо ЭП возможно также применение «цифровых водяных знаков». Однако данное новшество еще нормативно не регламентировано.
В целом, требования к оформлению электронных документов могут быть более жесткими, чем требования предъявляемые к бумажным, так как при обмене и передаче информации через различные информационные системы может произойти сбой в процессе расшифровки данных.
-справочно-информационная работа. Если нет продуманной системы классификации информации и документов, то бумажные документы довольно проблематично отыскать. Тогда как для электронных документов задача упрощается и сокращается во времени. Так использование ссылок помогает помимо нахождения конкретного документа найти также и другие, связанные с ним тематически или по каким-либо иным признакам. Корпоративные информационные системы дают возможность пользоваться информацией в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа в систему.
-удобство восприятия информации. Говоря о данном качестве, добавим, что оно скорее относится к бумажным документам, которые в процессе своего существования постоянно совершенствовались.
Так как период формирование электронных документов меньше, то и процесс формирования оптимизации еще не закончен.
-время транспортировки документов. Одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление. Для бумажных документов эта характеристика зависит от способа доставки. У электронных документов здесь имеется преимущество, так как электронная сеть позволяет доставлять файлы за считанные минуты и секунды.
-возможность работать с несколькими документами одновременно. Работа с электронными документами дает возможность видеть на мониторе сразу несколько файлов, что делает всю работу более продуктивной.
-возможность при ознакомлении с документом выделять нужный фрагмент в тексте. Что возможно как в бумажном, так и в электронном документе. Но при этом, на бумажном носителе остаются следы, тогда как на электронном документе пометки можно убрать.
-утомляемость при работе с документами. Обычно считается, что наибольшая утомляемость происходит при работе с электронными документами, так как происходит более сильная нагрузка на зрение, чем при аналогичной работе с бумажным источником. Хотя сейчас современные технологии позволяют снизить утомляемость от работы за компьютером.
-возможность сделать копию документа. При необходимости создания копии документа, легче это сделать с электронного носителя, что делает электронный документ более удобным в этом плане, чем бумажный.
-необходимость специального оборудования рабочего места для восприятия информации. Для восприятия информации обычного документа не требуются специальные устройства, тогда как для работы с электронными документами требуется компьютер.
-сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком. Если говорить о сохранности бумажного документа, то он определяется качеством бумаги. Тогда как на электронный документ влияет иные факторы. Добавим, что для обеспечения физической сохранности бумажные документы помещают в архив, в котором создается фонд пользования или страховой фонд, а для сохранности базы данных может выполняться резервное копирование информации.
-защита информации и информационная безопасность. Говоря о безопасности бумажных документов, то защитой является их физическая недоступность. Электронные документы защищаются посредством регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных.
-сфера применения документов. Бумажная документация используется повсеместно, тогда, как электронные документы применяются только в организациях, оснащенных компьютерными технологиями. [4]
Современная ситуация в процессе управления предполагает использование документов как бумажного, так и электронного вида. Если говорить об общей характеристики данных документов, то они имеют свои преимущества и недостатки при работе.
1.3 Особенности электронного документооборота и документооборота смешанного типа
Учитывая характеристику обоих видов документов, можно предположить, что и у документооборота на основе этих документов есть свои преимущества и недостатки.
Электронные системы, распространяющиеся повсеместно в организациях, привели к массовому переходу к электронному документообороту. Под электронным документооборотом понимается система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных. [15]
Как и у любого нововведения у электронного документооборота есть свои плюсы и минусы. Рассмотрим подробнее. [16]
Плюсы:
Экономия. Отказ от бумажного документооборота влечет за собой экономию средств, которые в ином случае были бы потрачены на бумагу, чернила, почтовые услуги и т. п.
Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Намного легче найти файл на компьютере, чем в стопке бумаг.
Доступ. Так как электронный документооборот предполагает цифровой формат, то документы могут храниться в облаке, что повышает мобильность, ввиду того, что сотрудники могут работать удаленно.
Экология. Отказ от офисной бумаги позволил бы спасти немало деревьев, что хорошо повлияет на окружающую среду.
Минусы:
Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой многих офисов, не использующих бумажный документооборот.
Процессы. При переходе на электронный документооборот предполагается пересмотр текущих процессов и операций. Например, может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, сотрудники предприятия должны уметь работать с этими системами.
Непрерывность. Хотя к цифровым данным легко получить доступ, но его также легко можно и потерять. Так если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Поэтому, чтобы данные не были утеряны нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.
Время. Переход на электронный документооборот не осуществляется за одну ночь, поэтому требуется учет последствий, которые могут возникнуть в данном процессе.
Несмотря на все плюсы и минусы электронного документооборота, реально происходит скорее переход к смешанному типу документооборота, черты которого можно наблюдать повсеместно [4]:
-электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;
-использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;
-ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;
-ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.
Документ является сложным объектом - сплавом информации и материального носителя, на котором ее фиксируют. Документы могут рассматриваться как единицы управленческого процесса на предприятии. При этом документооборот, бывший долгое время бумажным, в настоящий момент вмещает в себя также черты и электронного документооборота - все это говорит о том, что происходит образование документооборота смешанного типа.
2. Исследование процесса управления электронными документами
2.1 Описание возможностей процесса управления
Документы имеют большое значение в сфере управления, можно сказать, что без них управление не могло бы состояться. Поэтому системный контроль и распределение важных документов, а также потребность в надежном доступе к ним стали приоритетными задачами.
Итак, в любой организации происходит процесс управления документами, под которым понимается технология или область знаний, которая расширяет возможности системы компьютерных файлов. Системы управления документами помогают пользователям сохранять, искать и использовать документы с меньшей степенью сложности и большей эффективностью. [10]
Управление документами может помочь организации достичь качественно новых уровней контроля, понимания и конкурентоспособных преимуществ. Современные организации рассматривают свои потребности и цели, к тому же они вынуждены проверять тип и суть информации, которую собирают, для того, чтобы установить процедуру пользования документами. Управление документами дает возможность быстрого доступа к правильной версии какого-либо документа организации, а также [8]:
-управляет всей информацией. Все типы файлов в логических группированиях и индексах соединены, и, таким образом, могут быть зафиксированы в центральном электронном хранилище.
-сокращает накладные расходы. Используя возможности хранения электронных данных всеобщих функций архивации, можно устранить затраты, связанные с косвенными и юридическими проблемами физического хранения бумажных документов.
-увеличивает продуктивность. С помощью веб-браузера и клиентского/сервисного доступа, можно получить мгновенный доступ к основной информации во всей организации.
-совершает равномерный доступ к информации. Независимо от формы, в которой сохраняется документ вся важная деловая информация доступна присоединенным организациям через Интернет и приложения порталов.
-управляет рисками ответственности. Правила хранения документов употребляются при создании документов, и риск возбуждения судебного процесса сокращается благодаря применению правил хранения автоматизированных юридических документов.
-просматривать информацию в точном виде. Документы проходят процесс очистки и проверки, таким образом, гарантируя безусловную точность данных.
-совершает быстрый доступ к информации. Обширные базы данных имеют систему ссылок с помощью мета-тегов, что позволяет пользователям находить нужную информацию за несколько секунд.
-рационализирует бизнес-процессы. Документы могут маршрутизироваться через сложные бизнес-процессы, сокращая количество ошибок и потраченного времени.
Работа предприятия напрямую зависит от того насколько организован документооборот. Управление документами позволяет решить сразу несколько задач, которые увеличивают общую конкурентоспособность организации.
2.2 Обзор системы управления документами
Управление документацией в организации включает создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.
Система управления документами - это информационная система, представляющая собой интегрированную совокупность, искусственное единство методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объеме. [11]
Система управления документами на данный момент времени становится существенной силой в организации работы любого предприятия, и может помочь в следующем [5]:
-управлять документами, распространяемыми и хранимыми в хранилищах предприятия;
-предоставлять услуги хранения, отслеживания, контроля версий, индексирования, и поиска документов;
-управлять проверками документов и «аудиторскими расследованиями» для отслеживания предыдущего местонахождения документа;
-открывать доступ к информации как внутри, так и вне предприятия;
-облегчать доступ к любому документу через компьютерные сети и Интернет;
-производить запись образов документов и обработку формы;
-обеспечивать технологии делопроизводства и программного обеспечения для рабочих групп для совершения объединительного управления документами, ориентированного на операции.
Разрабатывают, внедряют и поддерживают функционирования таких систем в организациях помимо специалистов по информационным технологиям, управляющие документацией. Они же отвечают за обучение персонала управлению документами и индивидуальной работе в рамках системы управления документами. Проектированием и внедрением систем управления документацией с использованием информационных и коммуникационных технологий занимаются другие сотрудники организации.
Система управления документами должна поддерживать все необходимые делопроизводственные процессы. К процессам управления документами относятся: включение документов в систему; регистрация; классификация; классификация доступа и защиты; установление сроков хранения и выбор действий по отбору документов; хранение; использование и контроль движения и использования документов; отбор (передача) документов на хранение или уничтожение. Добавим, что эти процессы могут быть отделены друг от друга во времени различными интервалами, но могут и выполняться одновременно или в иной последовательности. Если говорить об электронных системах управления, то в них решения о включении в систему, классификации, статусе доступности и сроках хранения обычно принимаются в момент создания документа, так что эти процессы четче выражены и обычно осуществляются одновременно.
Система управления документами является наилучшим решением для организаций различного вида, в виду своей функциональности и удобства при использовании.
2.3 Характеристика процесса управления
В процессе управления электронными документами происходит:
-включение документов в систему.
Под этим пунктом понимается принятие решения о том, какие документы в организации могут быть созданы, получены и сохранены. Тем самым определяется, кто может иметь доступ к этим документам и сколько они могут храниться.
При работе с электронными документами очень важно уметь отличать служебные (управленческие) документы от личных (неофициальных) и иных материалов (справочных материалов, проектов документов, копий, публикаций).
Официальными документами являются документы, создаваемые или получаемые в процессе управленческой деятельности организации, свидетельствующие об управленческих операциях, действиях и решениях.
К документам могут быть отнесены как оригиналы, так и копии документов, поскольку копия документа может служить отдельной управленческой цели и храниться в другой системе.
Документы должны храниться отдельно от иных материалов, которые следует уничтожать после минования надобности (без согласования с архивом организации или государственным архивом).
Если говорить о хранении документов в цифровом формате, то в отличие от бумажного способа хранения документов, он позволяет задействовать эффективный и оптимальный поток информации. Что обеспечивает средства для быстрого поиска, возобновления и передачи документов, сохраняемых в документальной системе организации.
Существую три основных метода создания электронного документа:
-сканирование бумажных файлов, которое позволяет сохранить в компьютере сфотографированный образ.
-конвертация для создания неизменяемых образов электронных документов. Под конвертацией понимается процесс трансформации информации, созданной электронным текстовым процессором, или в виде крупноформатной таблицы, в перманентный образ, который можно хранить в компьютере.
-импортация с целью создания поддающихся изменению версий электронных документов. Этот процесс также носит название управления электронными документами. Он есть альтернативным методом создания электронных файлов, таких как аудио и видео файлы, которые сохраняются в компьютере в своем оригинальном формате и могут быть изменены.
Когда документ вносится в систему, то он должен быть сохранен. Существует много механизмов для длительного хранения документов. Однако важнее всего то, что документы должны храниться в общедоступном формате для обеспечения их надежности в будущем.
Рассмотрим пять основных способов хранения электронных документов:
1. магнитные носители (жесткие диски). Такие устройства можно использовать для хранения большого количества документов, и они могут обеспечить быстрое время отклика. Но магнитные носители состоят из подвижных дорожек, и данные, которые хранятся на них, могут быть полностью утеряны в результате механических неполадок.
2. магнитооптический носитель (диск MO). Это устройство использует как магнитную, так и оптическую технологию для достижения сверхвысокой плотности записи данных. Главным ограничением диска МО является то, что он медленнее, чем жесткий диск и все равно может поддаваться механическим повреждениям.
3. компактные диски (CD). На CD цифровая информация вмещена в виде серии микроскопических углублений на отображающей поверхности алюминиевого диска. CD обеспечивают надежность и безопасность хранения данных, имея возможность длительного хранения образов. Также, CD-ROM не требует специализированного технического или программного обеспечения для воспроизведения информации. Главным недостатком таких носителей является их ограниченный объем сохраняемой информации.
4. цифровой видео диск или цифровой универсальный диск (DVD). DVD относится к новому поколению технологий хранения информации на оптических дисках. Он является существенно более вместительным и быстрым компакт-диском, который может вмещать больше информации, включая видел, аудио и компьютерные данные, помещая больше информации на таком же физическом пространстве, как и CD. Он делает возможным произвольный доступ к любой точке диска. DVD пользуются небывалой всеобщей поддержкой всех больших электронных производителей. Недостатком такого носителя есть его высокая стоимость и постоянная борьба стандартов, поскольку разные производители используют разные форматы для DVD многократной перезаписи.
5. компакт-диск с однократной записью и многократным считыванием (WORM). Данные дисков Worm перманентны и могут быть считаны неограниченное количество раз. Формат носителя в таком случае не общедоступен и требует использования специального технического и программного обеспечения. Такой тип носителей не рекомендован в силу небольшого количества компаний, предоставляющих материалы и поддержку для такой технологии.
-регистрация.
Обеспечивает доказательство существования документа (его создания или включения в систему), а также упрощает его поиск. Это способ формализации включения документа в систему, поэтому обычно процессы включения в систему и регистрации документов происходят одновременно.
Электронные регистрационные картотеки в крупных организациях могут представлять собой совокупность центральной картотеки и картотек подразделений. Так, в Совете Федерации Российской Федерации в центральной картотеке регистрируются входящие документы и направляются в соответствующие подразделения для отметки дальнейшего движения документа. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях регистрируют в своих картотеках исходящие и внутренние документы и направляют их в центральную картотеку для отправки сторонним организациям или доставки внутренним адресатам. Доступ одного подразделения к картотеке другого строго ограничен областью их совместной деятельности. То есть регистрационная карточка документа, как и сам документ, недоступна для просмотра в любом другом подразделении, не участвующем в его исполнении. Аналогичный принцип применяется для доступа к документам центральной картотеки.
-классификация.
Как определенный процесс заключается в установлении категории или категорий управленческой деятельности и управленческих документов, а также их группировке.
Процесс классификации требует наличия в организации классификаторов, прежде всего, классификатора управленческой деятельности.
К числу основных классификаторов также относятся:
-номенклатура дел (как основа номерообразования при регистрации и источник информации о физическом местонахождении исполненного и рассмотренного документа);
-перечень структурных подразделений;
-перечень должностных лиц, уполномоченных давать поручения по исполнению документов;
-справочник корреспондентов (организаций и физических лиц, с которыми ведется переписка, с указанием адресов и иерархической связи);
-шаблоны текстов (резолюции и аннотации документов, списки рассылки);
-классификатор групп документов (по создателям - структурным подразделениям и должностным лицам);
-тематический рубрикатор (систематизированная совокупность вопросов, по которым осуществляется взаимодействие внутри организации и с внешней средой), позволяющий группировать документы одной тематики;
-перечень видов доставки (почта, телеграф, электронная почта, курьерские службы и др.);
-перечень типов файлов (для электронных образов документов, привязанных к регистрационным формам);
-перечень типов связок (для установления таких традиционных для делопроизводства взаимосвязей, как «во исполнение», «в дополнение», «первичный - повторный», «запрос», «согласование», а также для отражения отмены или изменения сферы (сроков) действия нормативных и распорядительных документов, систематизации переписки по конкретной теме и др.);
-перечень пользователей с указанием видов доступа и полномочий при работе в системе.
Так, например, базы данных можно классифицировать на базы данных, содержащие данные из множества первичных бумажных документов и не имеющие бумажного аналога; базы данных, содержащие данные из множества первичных электронных документов; базы данных, содержащие уникальную информацию.
-установление сроков хранения и выбор действий по отбору документов.
Производиться уже в момент включения документа в документную систему организации или регистрации. Этот процесс требует наличия такого инструмента, как перечень документов (номенклатура дел), связывается с процессом классификации и может быть автоматизирован.
В основе этого процесса лежит такая основная функция управления документами, как экспертиза ценности документов. Документ может иметь первичную ценность (административную, фискальную (финансовую), правовую) и вторичную (архивную) ценность (доказательную, информационную). В настоящее время многие зарубежные управляющие документацией и архивисты считают, что в центре внимания при экспертизе ценности документов должна быть доказательность документа.
При определении доказательной ценности документа рекомендуется использовать вместо традиционного подхода - оценки документов по содержанию - модель функциональной экспертизы ценности документов, согласно которой не сам документ (содержание документа), а контекст создания документа (функция, деятельность, действие) является отправной точкой. Современные зарубежные теории экспертизы ценности электронных документов явно имеют тенденцию фокусироваться на функциях и бизнес-процессах как ключевых элементах контекста создания документа.
Отечественная методика хранения и отбора электронных документов на хранение получила отражение в разработанных ВНИИДАД («Рекомендациях о порядке учета, оперативного хранения и отбора на постоянное хранение электронных документов»).
Как и бумажные, электронные документы требуют выработки стратегии долгосрочного ("десять лет и более") обеспечения сохранности, ее нормативного закрепления в основных документах по организации делопроизводства. Как сохранить цифровые объекты во времени, чтобы они могли быть найдены и были доступны в течение установленного срока хранения? Вопрос включает проблемы устаревания техники, зависимости программного обеспечения, износа носителей хранящейся информации. Особенно сложной из них признана проблема зависимости электронных документов от программ - устаревание технологических форматов электронных документов.
Специфика электронных документов заключается в том, что они становятся доступными для прочтения человеком только при наличии определенного программного и технического оборудования. Поэтому когда программное и (или) техническое обеспечение устаревает (а это происходит очень быстро), электронные документы могут оказаться непригодными для использования. В целях обеспечения сохранности и доступности электронных документов, необходимо периодически перемещать их на более новые программные и технические средства. И при этом необходимо, чтобы они оставались достоверными, то есть необходимо обеспечивать аутентичность их контента, структуры и контекста, обеспечивать сохранность сопровождающих документы метаданных и протоколов контроля системных процессов. Кроме того, для обеспечения сохранности записанной информации особое значение имеет правильный выбор носителя - средства хранения, а также создание контролируемой среды (соответствующих условий) хранения электронных документов.
-Передача документов на хранение или уничтожение.
Подготовка электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив организации включает: проверку физического состояния машинных носителей информации запись электронных документов на машинные носители, проверку качества записи, описание электронных документов, проставление архивных шифров на единицах хранения в соответствии с описью документов, подготовку комплекта сопроводительной документации. В сопроводительной документации, которая должна быть достаточной для обеспечения сохранности и использования электронных документов, указываются: название документа, дата создания, характеристика содержания, электронный формат, физическая и логическая структура, объем документа. Периодичность передачи электронных документов в архив организации устанавливается экспертной комиссией. [9]
Современные предприятия все чаще обращаются в своей работе к электронным системам управления документами, ввиду их удобства и практичности использования электронных документов. Любое нововведение требует тщательного анализа опыта других организаций для выявления наиболее эффективного метода. Так как у электронных документов есть свои особенности, то и процесс управления ими имеет специфические черты.
3. Примеры внедрения СЭД
3.1 Преимущества при внедрении СЭД на предприятии
В процессе исследования была рассмотрена теоретическая сторона вопроса о процессе управления электронными документами. Практическая часть изучает внедрение СЭД на конкретном предприятии, в данном случае в группе компаний «ИНТАРСИЯ», реализующей масштабные проекты по строительству, реконструкции и реставрации в Санкт-Петербурге и регионах России.
ГК «ИНТАРСИЯ» предоставляет следующий перечень услуг, таких как:
-проектирование;
Архитектурное бюро «АМ-ИНТАРСИЯ» предоставляет полный спектр по научно-техническим, конструкторским разработкам, проектированию, а также авторскому сопровождению проектов.
-строительство;
Строительное направление предлагает своим заказчикам полный спектр услуг: строительство, реконструкцию, капитальный ремонт зданий и сооружений.
-реставрация;
Реставрационная компания «ИНТАРСИЯ» предоставляет полный спектр услуг по проектированию и комплексной реставрации, приспособлению памятников истории и культуры.
-реконструкция;
Перед всеми компаниями группы «ИНТАРСИЯ» стоит сложная задача - учитывая современные потребности, сохранить первоначальный облик исторических зданий в неприкосновенности. [12]
Учитывая достаточно широкий перечень работ компании, со временем пришло осознание необходимости внедрения СЭД. Что было обусловлено следующими потребностями:
-необходимостью согласования внутренних документов (приказов, договоров, положений);
-желанием навести порядок в хранении электронных копий документов, находящихся в структуре файловых серверов. [14]
Выше в курсовой работе были рассмотрены преимущества электронного документооборота в общем виде. Если говорить о ГК «ИНТАРСИЯ», то введение документооборота данного типа привело к следующему конкретному результату.
то сокращение времени согласования документов. Благодаря оптимизации процессов, ввели так называемое веерное согласование, когда один документ параллельно рассматривается несколькими независимыми инстанциями. В результате «ИНТАРСИИ» удалось добиться значительного сокращения времени согласования документов. Так, до начала проекта на прохождение договора согласно официальному регламенту отводилось больше одного месяца, а электронный документооборот позволил сократить это время до двух недель.
Для руководителей компании из всех функций СЭД наиболее полезными оказались механизмы контроля исполнительской дисциплины, то есть появилась возможность контроля исполнительской дисциплины.
Второе преимущество для руководства -- протоколирование совещаний, внесение протоколов и рассылку выписок из протоколов тем, кто не участвовал, и соответственно контроль исполнения задач, поставленных в протоколе. Поскольку у «ИНТАРСИИ» четыре основных юридических лица и 11 объектов, на которых проводятся совещания, то управление контентом и задачами, которые идут в протоколах, -- это то второе, что реально востребовано топ-менеджментом. Эти два инструмента сыграли важнейшую роль в понимании топ-менеджмента эффектов от инвестиций в систему.
Косвенно СЭД помогла сохранить канцелярию и секретариат в прежнем объеме. По достоинству был оценен также удобный защищенный доступ к конфиденциальной информации. Поиск документов стал быстрым и удобным. И чем больше в базе документов, тем проще их становится найти. Причем для проектной документации, которая хранится в основном в виде графических файлов, в настоящее время создается отдельный архив со специальной системой поиска.
Наконец, расход бумаги сократился примерно на 8%. На другом проекте -- внедрения СЭД на машиностроительном заводе, расход бумаги сократился на 10%. Это достаточно заметная сумма. Снизилась и нагрузка на телефонную сеть: если раньше сотрудники постоянно звонили друг другу, чтобы что-то уточнить, то теперь находят нужную им информацию в электронных документах. [14]
Итак, хотя внедрение электронного документооборота имеет некоторые общие черты, в каждом отдельно взятом случае процесс зависит от предприятия. Так как любая организация имеет свои особенные свойства, то и системы электронного документооборота будут различны в зависимости от целей и задач, стоящих перед ней.
Заключение
Целью нашей работы являлось исследование свойств и характеристика процесса управления электронными документами. В процессе анализа пришли к выводу, что документ, как средство закрепления какой-либо информации на материальном носителе, является важным звеном в работе предприятий. Что связано с тем, что информация в документе является основной для принятия управленческих решений.
Документы могут быть классифицированы по различным видам. В зависимости от способа документирования, документы бывают: рукописные, печатные, механистические, магнитные, фотографические, оптические, лазерные и электронные. Данная курсовая работа сконцентрирована на электронном документе, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
В управлении используют бумажные и электронные документы. Проведя сравнительный анализ преимуществ и недостатков документов обоих видов пришли к выводу, что в документообороте на предприятии, несмотря на преимущества использования электронных документов, все-таки преобладает смешанный тип документооборота.
В сфере управления системный контроль и распределение важных документов, потребность в надежном доступе к ним - стали приоритетными задачами. Для того чтобы происходило управление документами в организации создают специальные электронные системы, поддерживающие все необходимые для делопроизводства процессы. К процессам относят: включение документов в систему; регистрация; классификация; классификация доступа и защиты; установление сроков хранения и выбор действий по отбору документов; хранение; использование и контроль движения и использования документов; отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.
Итак, во время исследования были сделаны следующие выводы: электронный документооборот, как нововведение набирает оборот. Имея свои особые свойства и характеристики, электронный документ является удобной альтернативой документу бумажному.
Список использованных источников
1. Об электронной подписи [Текст]: федер. закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ // Российская газета, № 75, 08.04.2011
2. Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно-практическое пособие / В. И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС, 2008. - 256 с.
3. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) [Текст]: Учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2001. - 359 с.
4. Камышев, Э.Н. Современное документоведение [Текст]: учебное пособие с практикумом. - Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. - 116 с.
5. Конявский, В.А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией [Текст] / В. А. Конявский, В. А. Гадасин. - Минск: Беллитфорд, 2004. - 282 с.
6. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение [Текст]: Учебник. - 8-е изд., стер. - К.: Знання, 2008. - 459 с. - (Высшее образование XXI века).
7. Ларин, М.В. Управление документацией в организациях [Текст]. - М.: Научная книга, 2002. - 288 с.
8. Ларин, М.В. Электронные документы в управлении [Текст]: науч.-метод. пособие / М. В. Ларин, О. И. Рысков; ВНИИДАД. - 2-е изд., доп. - М.: ИПО « У Никитских ворот», 2008. - 208 с.
9. Полоса, Е.Л. Как организовать ведение делопроизводства с нуля [Электронный ресурс]. URL: http://www.eos.ru/eos_delopr_intesting/detail.php?id=100981§ion_id=598 (дата обращения 27.12.2015).
10. Процесс управления [Электронный ресурс]. URL: http://www.pragmatist.ru/sistema-upravleniya/process-upravleniya.html (дата обращения 27.12.2015).
11. Сажин, П. Б. Организационные системы: теория и практика управления [Электронный ресурс]. URL: http://www.m-economy.ru/art.php?nArtId=2657 (дата обращения 27.12.2015).
12. Структура группы компаний «Интарсия» [Электронный ресурс]. URL: http://www.intgr.ru/page/activities/ (дата обращения 27.12.2015).
13. Что такое электронный документ [Электронный ресурс]. URL: http://documentooborot.com/dokument/elektronnyj-dokument.html (дата обращения 27.12.2015).
14. Шойдин, Ю. Проект по внедрению Системы электронного документооборота на примере ГК «Интарсия» [Электронный ресурс]. URL: http://www.amilen.ru/publication_28 (дата обращения 27.12.2015).
15. Электронный документ/ документооборот: юридический взгляд на объекты технологического процесса [Электронный ресурс]. URL: http://medialaw.asia/posts/16-04-2012/60369.html (дата обращения 27.12.2015).
16. Электронный документооборот: плюсы и минусы [Электронный ресурс]. URL: http://smartsourcing.ru/blogs/it_i_biznes/2098 (дата обращения 27.12.2015).
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Понятие электронного документооборота, его преимущества перед традиционным и основные его проблемы. Архивоведение и источниковедение, электронный документ в законодательных и нормативно-методических актах: контроль за документами и их движением.
курсовая работа [41,8 K], добавлен 05.11.2011Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015Правовое регулирование управления документацией, система международных стандартов. Особенности электронного документооборота за рубежом. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.
дипломная работа [98,1 K], добавлен 20.10.2010Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014Сущность и роль электронного документооборота в современных условиях. Виды компьютерных программ по электронному документообороту. Исследование электронного документооборота ООО "Галактика", его влияние на эффективность работы управленческого аппарата.
дипломная работа [1,1 M], добавлен 19.05.2014Документирование управленческой деятельности в историческом аспекте. Совершенствование содержания и оформления документов. Использование систем для создания в организации электронного документооборота и автоматизирования работы с бумажными документами.
дипломная работа [245,5 K], добавлен 13.02.2009Общая характеристика и основные функции CAD-систем. Характерные особенности современных автоматизированных систем управления предприятием. Принципы управления документами и организации документооборота. Свойства систем делопроизводства на предприятии.
презентация [89,8 K], добавлен 27.10.2013Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".
курсовая работа [51,4 K], добавлен 06.04.2015Работа с входящими, исходящими и внутренними документами. Составление организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Передача документов на исполнение, контроль исполнительской дисциплины. Система электронного документооборота.
отчет по практике [37,0 K], добавлен 11.08.2015Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Изучение видов и функций документооборота. Организационно-экономическая характеристика организации ООО "Райживсоюз". Анализ действующей системы документооборота. Процесс внедрения электронного документооборота в структуру управления данной организацией.
курсовая работа [52,0 K], добавлен 23.11.2014Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016Понятия и определения электронного документооборота (по тексту федеральных законов). Потребность малых предприятий в системе электронного документооборота (СЭД). Классификация функций СЭД, основные требования к ней. Атрибуты и реквизиты документов.
презентация [1,1 M], добавлен 21.03.2015Основные виды документооборота. Безбумажный обмен неюридическими документами. Дублирование электронных документов бумажными. Организация бизнес-процессов на современном предприятии. Документопотоки компании с территориально-распределенной структурой.
доклад [361,9 K], добавлен 18.11.2009Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.
курсовая работа [45,9 K], добавлен 16.10.2014Понятие и основные концепции корпоративных систем. Контуры и модули системы "1С:Предприятие 8". Построение аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета. Формирование связей между электронными документами. Программный комплекс "БЭСТ-5".
курсовая работа [623,7 K], добавлен 07.01.2014Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015Технические особенности, специфика, временные рамки и сложности внедрения системы электронного документооборота на предприятии. Анализ проблем психологического характера, возникающих при мотивации и переобучении персонала, связанных с внедрением СЭД.
курсовая работа [123,8 K], добавлен 04.12.2014
