Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда. Документ входит в состав УСОРД и имеет унифицированную форму.

Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). Текст документа составляется в форме таблицы, в которой приводятся наименования структурных подразделений организации, наименования должностей, включенных в эти подразделения, а также их количество в соответствии с уровнем оплаты по соответствующим группам.

Штатное расписание - это документ (локально-нормативный акт), применяемый для оформления штатного состава организации, структуры, штатной численности согласно Уставу (Положению). Этот необходимый в работе документ, наличие которого определено потребностями предприятия.

Штатное расписание содержит: перечень подразделений организации, должности, штатные единицы, оклады, надбавки, месячный фонд оплаты труда. В связи с этим, прежде чем составлять данный документ, на предприятии должна быть определена организационная структура.

Организация в праве сама разрабатывать форму штатного расписания в соответствии с потребностями, но рекомендуется использовать утвержденную форму Т-3.

Бланк Т-3 может заполнять как сотрудник отдела кадровой службы, так и бухгалтер или руководитель предприятия. Это зависит от размера организации и штатной численности.

Наименование организации. Данная строка заполняется в точном соответствии с Уставом (Положением).

Не следует путать строки "Дата составления" указывается день, месяц, год и "Дата вступления в силу" с периодом вступления документа в действие (чаще всего один год). Чаще всего дата составления документа является более ранней, чем дата вступления в силу.

Наименование структурного подразделения. Данная графа заполняется исходя из утвержденной организационной структуры предприятия. Государственные учреждения с вредными (опасными) условиями труда при заполнении данной колонки следуют указаниям тарифно-квалификационных справочников, требованиям отраслевых классификаторов и других нормативных документов, от которых зависят льготы, предоставляемые при выходе на пенсию. В отличие от госучреждений, коммерческие предприятия могут вносить любые названия структурных подразделений, опираясь на общепринятые определения и понятия.

Код. Разрабатывается организацией самостоятельно и используется для ведения документооборота.

Должность (специализация). Заполняется в соответствии с общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Также необходимо указать вакантные должности в колонке "Примечание".

Количество штатных единиц. Заполняется в соответствии с потребностями предприятия в различных видах работ и экономической целесообразности.

Стоимостные показатели прописываются в рублях до второго знака после запятой.

"Тарифная ставка (оклад)". В данной графе может указываться не только конкретный оклад по определенной должности, но и могут прописываться его границы, например, 10000 - 15000. Такой вариант позволяет оплачивать труд работников, занимающих одинаковые должности, в зависимости от их квалификации, различиях в трудовых функциях. При этом не нарушится запрет о "дискриминации".

Графы с 6 по 8 представляют собой "Надбавки". В них указываются компенсационные и стимулирующие выплаты: премии, доплаты и т.п.

Если графы с 5 по 9 не могут заполняться в рублевом эквиваленте, например, в связи со смешанной или бестарифной системой оплаты труда, в них указываются другие единицы измерения, например, проценты или коэффициенты.

"Всего". При расчете данной графы складываются колонки с 5 по 8, затем полученный результат умножается на количество штатных единиц (графа 4).

"Итого". Сумма по всем должностям составляет месячный фонд оплаты труда.

Штатное расписание утверждается (изменяется) соответствующим приказом руководителя предприятия или уполномоченного лица [7].

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции также разъясняют порядок применения законодательных актов, распорядительных документов в той или иной области деятельности. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации разъясняет порядок применения Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов по оформлению документов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (область деятельности), на которые распространяются требования инструкции.

Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы (область деятельности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопроизводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.

Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструкции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществляется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.

Текст инструкции состоит из разделов, наименование которых зависит от содержания затрагиваемых вопросов, но первым разделом всегда идет раздел "Общие положения". В нем излагаются цели и причины издания документа, область распространения, порядок и обязательность использования, документы, послужившие основанием для его разработки, и другие сведения общего характера. Разделы могут разбиваться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Как в любом правовом акте, в инструкции текст по стилю изложения носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа, например: "Все вновь принимаемые на работу сотрудники организации должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией".

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция, т.е. инструкция "на должность".

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная организация. Например, может быть создана типовая должностная инструкция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную должностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписанием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием должности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Должностная инструкция, как правило, не составляется на категорию служащих "руководители" (организаций, структурных подразделений). Функции, задачи, обязанности, права и ответственность данных служащих фиксируются в положениях (уставе) об организации или в положении о структурном подразделении в разделе "Руководство".

Для работников хозяйственных и вспомогательных служб (а также для работающих по договору подряда или трудовому соглашению) могут также не составляться должностные инструкции по установленной форме. В таких случаях могут быть разработаны функциональные обязанности, оформление которых не регламентировано действующими нормативными документами.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его назначение всегда одно и то же - регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

Должностные инструкции, как и остальные организационные документы, являются документом длительного пользования и действуют до тех пор, пока не будут заменены новыми. Необходимость в пересмотре должностной инструкции может возникнуть в связи с изменением структуры и функций подразделения и организации, сокращением штатов, изменением технологии выполняемых работ. Обычно должностные инструкции пересматриваются (корректируются) один раз в 3-5 лет. При составлении должностной инструкции за основу берут типовую или примерную, если таковые имеются, а при их отсутствии - тарифно-квалификационную характеристику должности из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Но такая характеристика имеет отличную от должностной инструкции структуру текста и не содержит всю информацию, необходимую для составления должностной инструкции конкретного работника. Недостающую информацию берут из других организационных документов, таких как структура и штатная численность, положение о структурном подразделении и др.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет унифицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководитель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структурного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем должны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функциональных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

Заголовок должностной инструкции, как уже отмечалось, должен отвечать на вопрос "кого?": например, должностная инструкция бухгалтера, юрисконсульта и т.п.

Текст должностной инструкции состоит из следующих типовых разделов [7]:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

К указанным разделам иногда добавляют и другие, такие как "Условия оплаты", "Организация работы", "Порядок утверждения и внесения изменений", "Контроль, проверка и ревизия деятельности". Как правило, перечисленных выше типовых разделов должностной инструкции достаточно для определения организационно-правового положения работника, а добавление новых обычно повторяет информацию, содержащуюся в других документах - трудовом договоре, договоре об индивидуальной материальной ответственности, положении о премировании, регламенте работы и др. Вводя дополнительные разделы в должностную инструкцию, необходимо сверять их содержание с перечисленными выше документами, чтобы избежать противоречий в установлении отдельных норм и правил.

В разделе 1 "Общие положения" по пунктам должна быть зафиксирована следующая информация:

- полное наименование должности, приведенное в соответствие со штатным расписанием, обозначением структурного подразделения;

- кому подчиняется работник;

- порядок назначения на должность и освобождение от нее (приема и увольнения - для рядовых работников);

- порядок замещения в случае временного отсутствия работника (в том числе и порядок приема - передачи дел);

- особенности организации работы, если они имеются (ненормированный рабочий день, гибкий график и др.). Если данная информация оговаривается в трудовом договоре, то данный пункт может отсутствовать;

- перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности;

- квалификационные требования (уровень образования, стаж работы).

Раздел 2 "Функции" содержит перечень основных направлений деятельности работника в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

В разделе 3 "Должностные обязанности" подробно должны быть перечислены виды работ, которые обеспечивают выполнение указанных выше функций. В этом разделе описывается также характер выполняемых действий ("организует", "обеспечивает", "подготавливает", "рассматривает", "руководит" и т.д.).

Иногда разделы 1 и 2 объединяют, особенно в тех случаях, когда составляется должностная инструкция на должности категории "технические исполнители". Должностные обязанности должны быть описаны подробно, так как в случае возникновения трудовых споров именно этот раздел служит основой для их разрешения.

В разделе 4 "Права" перечисляют полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него функций и обязанностей:

- право на получение информации, в том числе имеющей грифы ограничения доступа к ней, необходимой для выполнения им должностных обязанностей;

- право на самостоятельное принятие решений по определенным вопросам;

- право самостоятельной подписи или право визировать и согласовывать документы в рамках предоставленной ему компетенции;

- право контролировать работу других работников и требовать от них выполнения определенных действий;

- право представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях с указанием пределов представительства;

- право вносить предложения руководству об улучшении организации работы;

- право участвовать в совещаниях, на которых решаются вопросы, относящиеся к его компетенции.

В разделе 5 "Ответственность" обычно приводятся обобщенные формулировки типа "работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение или невыполнение своих обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей инструкцией в соответствии с действующим законодательством". Ответственность может быть дисциплинарной, материальной, административной, уголовной - перечислить в должностной инструкции все случаи возникновения того или иного вида ответственности практически невозможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности.

Раздел 6 "Взаимоотношения (связи по должности)" описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

Итак, главная особенность организационных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются.

Заключение

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный ДИРЕКТОР

"Форма собственности" "Название компании"

______________________ Ф. И.О. Генерального директора

"______" _____________________ 20__ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА, ПРЕМИРОВАНИИ И ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ ВЫПЛАТАХ

ДЛЯ СОТРУДНИКОВ "Форма собственности" "Название компании"

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

1.2. Под оплатой труда понимается система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, настоящим Положением и трудовыми договорами.

1.3. В Компании установлена тарифная система оплаты труда, которая включает в себя тарифную ставку (оклад). Тарифная ставка (оклад) - фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определенной сложности (квалификации) за единицу времени.

1.4. Размер месячной тарифной ставки (оклада) определяется Штатным расписанием Компании.

1.5. В месячную тарифную ставку (оклад) не включаются доплаты, надбавки и гранты, иные компенсационные и социальные выплаты.

1.6. Размер месячной тарифной ставки (оклада) изменяется в случае внесения изменений в Штатное расписание Компании.

1.7. Руководителям, специалистам, которым установлены оклады, оплата труда производится согласно штатному расписанию, утвержденному руководителем предприятия, и количеству отработанного времени.

1.8. Тарифные ставки (оклады) устанавливаются исходя из 40-часовой продолжительности рабочей недели; для совместителей - исходя из 16-часовой рабочей недели и 3,2-часового рабочего дня.

Заработная плата в Компании состоит из:

ѕ тарифной ставки (оклада);

ѕ доплат.

1.9. Выплата заработной платы в Компании производится в денежной форме в рублях.

1.10. Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

1.11. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст.138 ТК РФ).

1.12. В отдельных случаях (взыскание алиментов на несовершеннолетних детей, возмещение вреда, причиненного работодателем здоровью работника, возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещение ущерба, причиненного преступлением), установленных законодательством Российской Федерации, размер удержаний из заработной платы не может превышать 70%. Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание (ст.138 ТК РФ).

1.13. При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы выплачиваются не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязуется в указанный выше срок выплатить не оспариваемую им сумму (ст.140 ТК РФ).

1.14. Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти. Выдача заработной платы производится не позднее недельного срока со дня подачи работодателю соответствующих документов.

1.15. Время простоя по вине работодателя, если работник в письменной форме предупредил работодателя о начале простоя, оплачивается в размере не менее двух третей средней заработной платы работника.

1.16. Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, если работник в письменной форме предупредил работодателя о начале простоя, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки (оклада).

1.17. Время простоя по вине работника не оплачивается.

2. ДОПЛАТЫ

2.1. В Компании устанавливаются следующие виды доплат, предусмотренные законодательством Российской Федерации:

ѕ при совмещении профессий (должностей) или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;

ѕ за сверхурочную работу, за работу в выходные дни.

2.2. Работнику, выполняющему наряду со своей основной работой по трудовому договору дополнительную работу по другой профессии (должности) или исполняющему обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере от 10% до 30% от тарифной ставки (оклада) такого работника. Указанная доплата выплачивается в течение всего периода совмещения профессий и исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

2.3. Размер доплаты устанавливается Генеральным директором Компании и зависит от объема выполняемой работы.

2.4. Сверхурочная работа оплачивается в Компании за первые два часа работы в полуторном размере, за последующие часы - в двойном размере. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст.152 ТК РФ).

2.5. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст.153 ТК РФ).

2.6. Если сотрудник имеет право на доплаты по всем основаниям, то размер вознаграждения суммируется, но не более чем 50 % месячного должностного оклада.

3. ПРЕМИИ

3.1. В конце календарного года сотрудникам Компании выплачивается премия. Размер премии зависит от выслуги лет в Компании:

ѕ от 3 до 6 месяцев составляет 50% от тарифной ставки (оклада) сотрудника;

ѕ от 6 месяцев - составляет 100% от тарифной ставки (оклада) сотрудника.

Размер годовой премии может быть изменен в сторону увеличения или уменьшения по решению Администрации.

3.2. Премии генеральному директору, исполнительному директору, советнику генерального директора, консультанту по развитию бизнеса. Размер премии определяется по итогам финансово-хозяйственной деятельности компании. Размер премии и периодичность ее выплаты утверждается приказом генерального директора.

4. ИНЫЕ ВЫПЛАТЫ РАБОТНИКАМ

4.1. Администрация Компании также обязуется выплачивать работникам выходное пособие и иные компенсационные выплаты в случаях и в порядке, установленных законодательством Российской Федерации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТОДАТЕЛЯ

5.1. За задержку выплаты заработной платы и другие нарушения оплаты труда работодатель несет ответственность в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. В случае задержки выплаты заработной платы на срок более 15 дней работник имеет право, известив Работодателя в письменной форме, приостановить работу на весь период до выплаты задержанной суммы.

Приложение Б

Должностная инструкция делопроизводителя

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

"________"_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1 Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

1.2 Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3 Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.

1.4 На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5 На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.

1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:

нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;

Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;

приказами и распоряжениями руководства;

настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

2.1 Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.2 В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.3 Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.4 Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.5 Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6 Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.

2.7 Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.8 Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.

2.9 Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

3.1 Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2 Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3 Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.4 Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1 За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2 За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3 За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Приложение В

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

УТВЕРЖДЕНО

Приказом организации от "__"___20__г. №___

Штат в количестве _________________ единиц

на период__________________ с "______" _________________20____ г.

Размещено на Allbest.ru