Застосування проектного менеджменту в системі надання адміністративних послуг

Размещено на http://www.allbest.ru/

Застосування проектного менеджменту в системі надання адміністративних послуг

20.09.2011 р. у рамках сесії Генеральної Асамблеї ООН 8 країн-засновниць (Бразилія, Сполучені Штати Америки, Індонезія, Мексика, Норвегія, Філіппіни, Південно-Африканська Республіка, Сполучене Королівство) започаткували міжнародну ініціативу «Партнерство «Відкритий Уряд» (далі - Партнерство), підписавши відповідну Декларацію. Партнерство спрямоване на підвищення рівня відкритості та прозорості діяльності державних органів, підтримку залучення інститутів громадянського суспільства до формування державної політики, впровадження високих стандартів професійної чесності в державному управлінні. Станом на 01.12.2012 р. 58 країн, у т.ч. й Україна, підтвердили намір приєднатися до Партнерства.

Ключові питання для України постали: посилення партнерської взаємодії органів виконавчої влади й інститутів громадянського суспільства; забезпечення доступу до публічної інформації; запобігання та протидія корупції; забезпечення належного врядування шляхом підвищення якості надання адміністративних послуг і впровадження електронного урядування. План дій має відображати основні принципи відкритого урядування: прозорість, участь громадськості, підзвітність, технології й інноваційність [1].

На наш погляд, ефективною методологією впровадження інновацій є управління проектами. Аналіз наявної у спеціалізованій літературі теорії та практики реалізації бізнес-проектів дозволяє застосувати їх до державних і муніципальних програм і проектів. Це інструментарій ефективного планування інвестицій, задоволення очікувань клієнтів, забезпечення конкурентних переваг, прозорості процесів для керівництва, розроблення нової інноваційної продукції, а також підвищення результативності й ефективності діяльності [2, с. 16].

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Окремі теоретико-методологічні аспекти управління проектами досліджені у працях таких вчених як В.М. Бабаєв, В.В. Морозова, О.В. Пономаренко, В.А. Рач, О.В. Россашанська, І.А. Чикаренко, В.Д. Шапіро та інших. Проблеми реформування системи надання адміністративних послуг висвітлені у роботах В.Б. Авер'янова, Т.О. Буренко, Е.Ф. Демського, І.Б. Коліушка, Г.М. Писаренко, В.М. Сороко, В.П. Тимощука, Ю.П. Шарова та інших.

Мета статті. Дослідити окремі аспекти проектного менеджменту з метою їх застосування в системі надання адміністративних послуг.

Виклад основного матеріалу. З'ясовано, що управління проектом - це сукупність управлінських завдань, організаційних дій, методів і засобів спрямованих на досягнення поставленої мети проектної діяльності [3]. Зазначимо, що в Україні в форматі «проект» реалізується значна кількість конкретних, оригінальних, епізодичних і самодостатніх справ, які деколи сприймаються як фрагменти певної стратегії чи програми, та не є системним явищем (табл. 1) [4, с. 11]. Вони реалізуються в різних сферах і напрямах діяльності, незалежно від загальносуспільних інтересів і перспектив розвитку.

Таблиця 1. Класифікація проектів

З метою поліпшення умов для ведення бізнесу, вдосконалення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності, прискорення реформування сфери надання адміністративних послуг Указу Президента України «Про невідкладні заходи щодо прискорення здійснення економічних реформ» від 12.06.2013 р. № 327/2013 Кабінету Міністрів України, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, обласним, Київській та Севастопольській міським державним адміністраціямпостановлено забезпечити протягом 2013 р. відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» створення мережі центрів надання адміністративних послуг та їх належне функціонування. Крім того, забезпечити отримання такими центрами інформації з державних реєстрів, інших інформаційних баз (систем), які використовуються для надання адміністративних послуг, і недопущення встановлення адміністраторами й держателями таких реєстрів, інформаційних баз (систем) необґрунтованої плати за підключення та користування ними [5].

На наш погляд, заходи щодо підвищення якості надання адміністративних послуг мають здійснюватися із застосуванням методів та інструментів проектного менеджменту [6, с. 81]:

- графіки робіт (обмеження у часі);

- кошториси, бюджети та плани фінансування (грошові ресурси);

- проектна документація (обумовлена технічним завданням);

- контроль і нагляд за реалізацією проекту (всі види обмежень);

- страхування ризиків (обмеження різних видів допуску).

Вони є гнучкими, їх можна застосовувати у будь-яких організаціях і гармонійно коригувати зі стратегічним управлінням. За допомогою проектного підходу здійснюється зворотній зв'язок з населенням країни, що дає змогу оцінити діяльність конкретного органу державної та місцевої влади.

З'ясовано, що центри надання адміністративних послуг мають ліквідувати ринок «посередників», покращують умови праці державних і муніципальних службовців, зменшують витрати бюджету на забезпечення стандарту комфортності надання послуг.

Сьогодні в регіонах країни бурхливо впроваджується національний «проект» - «Утворення регіональних центрів надання адміністративних послуг». Передумовами їх створення є територіальна розпорошеність органів, які приймають участь у наданні послуг, недостатня інформованість населення, недосконалість нормативно-правового регулювання порядку надання, та інформаційного обміну між органами й організаціями населення, що спричинює необґрунтовані витрати часових і фінансових ресурсів споживачів. На 01.01.2014 р. в державі має працювати біля 700 центрів у всіх регіонах. Однак, наявний стан справ ставить під сумнів кінцевий результат (табл. 2) [7].

Таким чином, встановлено, що проектна діяльність, спрямована на отримання певного результату у заданий проміжок часу, не може відбуватися без використання певних ресурсів (матеріальних, людських, фінансових). Формування цілей проекту передбачає дотримання таких правил [4, с. 28]:

- результат проекту повинен бути чітко окреслений (обсяг робіт);

- проект має здійснюватися у визначеному зовнішньому середовищі (учасники);

- повинні бути встановлені терміни проекту (строки);

- бюджет проекту не повинен перевищувати заданої величини (затрати);

- продукт має задовольняти визначеним стандартам (якість);

- необхідно мати справу з надійними, гнучкими і стабільними постачальниками і підрядчиками (ресурси).

проектний менеджмент адміністративний

Таблиця 2. Інформація про створенні Центри надання адміністративних послуг в Україні (станом на 05.09.2013 р.)

Одним з проектів «Утворення регіональних центрів надання адміністративних послуг» можна визначити, наприклад, «Організацію інноваційної системи надання адміністративних послуг населенню в м. Краснодоні Луганської області, через роботу Центру надання адміністративних послуг» [8, с. 426-427]. Нагальна потреба громади міста полягає у впровадженні інноваційного підходу до трансформації системи надання адміністративних послуг та підвищення ефективності використання існуючих ресурсів місцевого самоврядування в інтересах місцевого розвитку.

Організаціями-партнерами виступають Проект GIZ «Підвищення якості муніципальних послуг», Краснодонська телерадіокомпанія, Газета «Слава Краснодону», Газета «Краснодонські вісті». Цільовою групою проекту визначені громадяни, юридичні особи, в т.ч. іноземні, фізичні особи-підприємці, особи без громадянства, іноземні громадяни, які звертаються особисто або через довірених представників за отриманням послуги та / або інформаційно-консультаційної підтримки відносно надання адміністративних послуг щодо державної реєстрації, видачі документів дозвільного характеру, реалізації виборчого права, отримання інформації, матеріальної допомоги, щодо земельних відносин з міською радою, проведення земляних робіт та інші.

Перелік заходів проекту становить 17 пунктів, реалізація яких забезпечить прозорість, відкритість і зрозумілість дій у сфері надання кожної з 232 адміністративних послуг; отримання максимум послуг в одному приміщені у зручний для споживачів режим роботи Центру (40 годин на тиждень); підвищення керованості діяльністю виконавчих органів у даній сфері; створення єдиного інформаційного простору збору, накопичення, аналізу всіх видів інформації щодо надання адміністративних послуг шляхом об'єднання баз даних виконавчих органів міської ради; оперативний моніторинг і контроль за будь-якою діяльністю, пов'язаною з наданням адміністративних послуг; поширення досвіду створення Центру шляхом відкриття філій максимально наближених до споживачів у містах супутниках і селищних радах; приєднання до єдиного інформаційного простору щодо надання адміністративних послуг, органів непідпорядкованих міській раді; зменшення втричі часу, необхідного для відвідування виконавчих органів, що надають адміністративні послуги; уникнення дублювання дій, пов'язаних з введенням аналогічної інформації на різних етапах роботи з аналогічними документами.

Обсяг коштів, необхідних для реалізації проекту - 1275,852 тис. грн., з них 546,134 тис. грн. - з державного бюджету, 423,135 тис. грн. - з міського бюджету, 306,583 тис. грн. - коштів організацій - партнерів.

Реалізація проектів в умовах ринкової економіки зводиться до низки взаємозалежних і скоординованих закупівель необхідних ресурсів. Поняття «закупівлі» у світовій практиці управління проектами має набагато більш глобальний характер порівняно з його традиційним вітчизняним розумінням як етапу матеріально-технічного забезпечення проекту. Основна відмінність полягає у більш широкому розумінні терміну «ресурси проекту», що означає не тільки традиційні матеріально-технічні й трудові ресурси, а й увесь необхідний спектр робіт і послуг за проектом. Об'єднуючим елементом ресурсів проекту є основний спосіб їхньої закупівлі - через конкурсні торги (тендери) [4, с. 177].

Крім того, в межах впроваджених реформ робляться кроки з посилення боротьби з корупцією. Продовжується робота над відпрацюванням механізмів персональної відповідальності чиновників усіх рівнів за реалізацію завдань упровадження реформ. Зростає відповідальність за порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг.

З метою формування нового типу держави, орієнтованого на задоволення потреб громадян і суб'єктів господарювання, насамперед у наданні адміністративних послуг, розпорядженням Кабінету Міністрів України від 24.07.2013 р. № 614-р схвалено Концепцію Державної цільової програми створення та функціонування інформаційної системи надання адміністративних послуг на період до 2017 року. Метою Програми є створення доступних і зручних умов для реалізації та захисту прав, свобод і законних інтересів фізичних та юридичних осіб, підвищення якості надання адміністративних послуг шляхом здійснення заходів із створення й функціонування системи електронної міжвідомчої взаємодії державних органів, Єдиного державного порталу адміністративних послуг, цілодобової Урядової телефонної довідки про адміністративні послуги [9].

Виконання Програми здійснюватиметься за такими напрямами:

- створення інформаційної системи електронної міжвідомчої взаємодії державних органів, яка повинна забезпечувати отримання інформації, необхідної для надання адміністративних послуг, з електронних інформаційних систем і баз даних державних органів, органів влади АР Крим, органів місцевого самоврядування в автоматичному режимі;

- забезпечення технологічної сумісності інформаційної системи електронної міжвідомчої взаємодії державних органів з електронними інформаційними системами та базами даних державних органів, органів влади АР Крим, органів місцевого самоврядування й визначення на законодавчому рівні вимог щодо обов'язкового підключення до зазначеної системи всіх інформаційних систем і баз даних державних органів, органів влади АР Крим, органів місцевого самоврядування;

- підключення до інформаційної системи електронної міжвідомчої взаємодії державних органів інформаційних ресурсів органів виконавчої влади, Ради міністрів АР Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, державної установи «Урядовий контактний центр» і забезпечення фінансування подальшого функціонування та модернізації зазначеної системи;

- модернізація (зокрема розширення функціональних можливостей, створення комплексної системи захисту інформації, облаштування серверного приміщення, закупівля серверного і телекомунікаційного обладнання, розвиток програмного забезпечення) та забезпечення функціонування Єдиного державного порталу адміністративних послуг;

- створення та забезпечення функціонування цілодобової Урядової телефонної довідки про адміністративні послуги на базі державної установи «Урядовий контактний центр» за окремим багатоканальним телефонним номером (у т.ч. спеціалізоване програмне та програмно-технічне забезпечення, облаштування нових робочих місць, виділення додаткових приміщень тощо).

Висновки. Таким чином, сфера державного управління є однією з пріоритетних щодо використання методів і прийомів проектного менеджменту. Його впровадження сприятиме активізації участі представників громадянського суспільства, що сприятиме легітимності, двосторонньому обміну досвідом, покращить інформованість і взаєморозуміння. Проектний підхід визнаний в європейських країнах, які успішно провели реформування системи місцевого самоврядування та територіальної організації влади, як ефективний метод реформування системи надання адміністративних послуг. Зазначений підхід забезпечує формування оптимальної гнучкої організаційної структури та взаємодії органів виконавчої влади та місцевого самоврядування.

Список використаних джерел

1. Веб-сайт ініціативи «Партнерство Відкритий уряд».

2. Рач В. А. Управління проектами: практичні аспекти реалізації стратегій регіонального розвитку : навч. посіб. / В. А. Рач, О. В. Россошанська, О. М. Медведєва ; за ред. В. А. Рача. - К. : «К.І.С.», 2010. - 276 с.

3. Трілленберг В. Проектний менеджмент. Конспект лекцій і семінарів. / В. Трілленберг - Тернопіль: Економічна думка,2001. - 95 с.

4. Батенко Л. П. Управління проектами : навч. посіб. / Л. П. Батенко, О. А. Загородніх, В. В. Ліщинська. - К. : КНЕУ, 2003. - 231 с.

5. Про невідкладні заходи щодо прискорення здійснення економічних реформ : Указ Президента України від 12.06.2013 р. № 327/2013 // Офіційне Інтернет-представництво Президент України В. Янукович - http://www.president.gov.ua/documents/15800.html

6. Нинюк І. Теоретичне обґрунтування необхідності оволодіння методологією управління проектами як складової професіоналізму управлінських кадрів / І. Нинюк // Вісник НАДУ. - 2008. - № 1. - С. 81-90.

7. Веб-сайт Державної служби України з питань регуляторної політики та розвитку підприємництва.

8. Електронний каталог кращих практик місцевого самоврядування за напрямами Всеукраїнського конкурсу проектів і програм розвитку місцевого самоврядування 2012 року. - К. : Державний фонд сприяння місцевому самоврядуванню в Україні, 2012. - 446 с.

9. Концепція Державної цільової програми створення та функціонування інформаційної системи надання адміністративних послуг на період до 2017 року : Розпорядження Кабінету Міністрів України від 24.07.2013 р. № 614-р // Урядовий кур'єр від 14.09.2013 - № 167.

Размещено на Allbest.ru