Складові управлінської системи

Размещено на http://www.allbest.ru

МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ І ТУРИЗМУ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВ

Інститут державного управління та інформаційної діяльності

Кафедра менеджменту

Контрольна робота

З дисципліни «Основи менеджменту»

На тему: Складові управлінської системи

Виконала:

Студентка ІІ курсу

заочної форми навчання

Семененко Олександра

Науковий керівник:

Гуткевич С.О.

Київ 2011

Вступ

Теперішня форма організації життя людини дуже тісно переплетена з поняттям „управління”. На сьогоднішній день кожна мисляча людина розуміє: що краще здійснюється управління, тим вище ймовірність успіху організації. Від управління залежить реальність передбачення результату, чіткість і узгодженість дій людей. А також зацікавленість людини ? учасника спільної праці в загальному результаті. Ось чому починаючи з певного етапу розвитку виробництва і суспільства, все більша увага приділяється управлінню. Ставляться завдання вдосконалення управління, пошуку нових форм, визначення можливостей його розвитку, використовуючи засоби нової техніки, збагачення інформацією та інше.

Для того, щоб організація успішно функціонувала і розвивалася потрібно багато уваги приділити моделюванню управлінської системи. Сули входить визначення основних методів і процедур управління, обрання керівного складу організації, моделювання організаційної структури, визначення принципів обробки інформації, порядок прийняття управлінських рішень. управління система управлінський

Зрозуміло, що в кожної організації повинна бути своя унікальна управлінська система, проте для того щоб уникнути помилок варто звернути увагу на дослідження в цій сфері та досвід інших організацій.

1. Категорія „управління” та „управлінська система”

У широкому розумінні управління ? це цілеспрямований вплив на певний об'єкт з метою стабілізації або зміни його стану таким чином, щоб досягти поставленої мети.

Щодо діяльності окремої організації, установи чи підприємства управління означає сукупність скоординованих заходів, спрямованих на досягнення окреслених в рамках організації цілей. Процес управління має місце там, де здійснюється організована діяльність людей з метою досягнення певних результатів.

Складність управління визначається масштабами, кількістю і структурою розв'язуваних проблем, зв'язків між ними, різноманітністю застосовуваних методів, організаційних принципів. Складність характеризується і ступенем новизни рішень, що приймаються, об'ємом необхідних змін, пошуком нетрадиційних підходів, а також визначається ступенем оперативності, самостійності, відповідальності, ризикованості рішень, які необхідно приймати.

Будь-яка організація, незалежно від її конкретного призначення, може бути описана за допомогою ряду параметрів, серед яких головними є: цілі організації, її організаційна структура, зовнішнє і внутрішнє середовище, сукупність ресурсів, нормативна та правова основа, специфіка процесу функціонування, система соціальних і економічних відносин і, нарешті, організаційна культура.

Система управління будь-якої організації є складною системою, створеною для збору, аналізу і переробки інформації з метою отримання максимального кінцевого результату при певних обмеженнях (наявності ресурсів, наприклад).

Говорячи про управління організацією, зокрема підприємством, ми вживаємо термін система. Наприклад, виробнича система, система матеріально-технічного постачання, система збуту, обслуговуюча системи.

Як правило, визначення об'єкта у вигляді системи завжди пов'язане з деякими труднощами через наявність великої кількості визначень системи і труднощами вибору єдиного визначення, що використовується при побудові реальної системи управління.

В даний час можна виділити, принаймні, п'ять типів системних уявлень: мікроскопічне, функціональне, макроскопічне, ієрархічне і процесуальне.

Кожен з цих підходів відображає певну групу характеристик системи.

Мікроскопічний підхід зображення системи заснований на розумінні її як безлічі спостережуваних і неподільних величин (елементів). Загалом абсолютно неподільних елементів немає, проте в кожному конкретному випадку проектування системи елемент приймається неподільним. Структура системи фіксує розташування обраних елементів і їхнього зв'язку.

Під функціональним зображенням системи розуміється сукупність дій (функцій), які необхідно виконувати для реалізації цілей функціонування системи.

Макроскопічне уявлення характеризує систему як єдине ціле, що знаходиться в «системному оточенні» (середовищі). Це означає, що реальна система не може існувати поза системним оточенням, а навколишнє середовище являє собою ту систему, в рамках якої вибрані об'єкти, які нас цікавлять. Отже, система може бути представлена безліччю зовнішніх зв'язків із середовищем.

Ієрархічне уявлення ґрунтується на понятті «підсистема» і розглядає всю систему як сукупність підсистем, пов'язаних ієрархічно.

І, нарешті, процесуальне уявлення характеризує стан системи в часі.

Отже, система управління володіє наступними ознаками: складається з безлічі елементів, розташованих ієрархічно; елементи систем взаємопов'язані за допомогою прямих і зворотних зв'язків; система ? це єдине і нерозривне ціле, що є цілісною системою для нижчестоящих ієрархічних рівнів, є фіксовані зв'язку системи із зовнішнім середовищем.

Вивчаючи систему управління також необхідно виділяти вимоги, що пред'являються до систем управління, за якими можна оцінювати ступінь організованості систем. До таких вимог відносяться:

· детермінованість елементів системи;

· динамічність системи;

· наявність у системі керуючого параметра;

· наявність у системі контролюючого параметра;

· наявність у системі каналів (принаймні, одного) зворотного зв'язку. У системах управління детермінованість (перша ознака організованості системи) проявляється в організації взаємодії підрозділів органів управління, за якої діяльність одного елемента позначається на інших елементах системи. Якщо в організаційній структурі управління, наприклад, є відділ, дії якого не впливають на інші підрозділи, то такий відділ не реалізує жодну з цілей функціонування організації і є зайвим у системі управління. Другою вимогою системи управління є динамічність, тобто здатність під впливом зовнішніх і внутрішніх збурень залишатися певний час у певному незмінному якісному стані. Будь-які зміни в навколишньому середовищі можуть вивести систему з рівноваги. У самій системі також можуть з'явитися фактори, які прагнуть зруйнувати її «зсередини». Наприклад, в організації немає достатньої кількості кваліфікованих кадрів, відсутній з різних причин ряд відповідальних працівників, погані умови роботи і т.д. До зовнішніх збурень слід віднести укази вищестоящих організацій, зміни ситуацій на ринку, економічні та політичні чинники.

З метою забезпечення швидкого перестроювання системи в умовах зміни середовища в системі управління повинен бути елемент, що фіксує факт появи збурення; система повинна мати мінімально допустиму інерційність, щоб своєчасно приймати управлінські рішення, в системі управління повинен бути елемент, що фіксує факт впорядкування стану системи відповідно до зміненими умовами. Під керуючим параметром у системі управління слід розуміти такий її параметр (елемент), за допомогою якого можна керувати діяльністю всієї системи та її окремими елементами. Таким параметром (елементом) в системі є керівник підрозділу даного рівня. Він відповідає за діяльність підпорядкованого йому підрозділу, сприймає сигнали керівництва організації, організовує їх виконання, несе відповідальність за виконання всіх управлінських рішень. При цьому керівник повинен володіти необхідною компетенцією, а умови роботи ? дозволяти виконати це доручення.

Недотримання цієї вимоги, тобто наявності керуючого параметра, призводить до прийняття суб'єктивних управлінських рішень і так званого вольового стилю керівництва. Це вимагає чіткої організаційної структури та розподілу обов'язків між керівниками підрозділів, наявності посадових інструкцій та інших документів, що регламентують їх діяльність.

Наступним, четвертим вимогою, що висуваються до систем управління, слід назвати наявність у ній контролюючого параметра, тобто такого елемента, який постійно контролював би стан суб'єкта управління. Контроль суб'єкта управління передбачає координацію обробки будь-якого керуючого сигналу, поданого на вхід даної системи. Функцію контролюючого параметра в системі управління, як правило, реалізує один зі співробітників апарату управління. Наприклад, підготовку плану найважливіших робіт курує головний спеціаліст з економіки. Будь-які управлінські рішення в системі управління повинні проходити тільки через елемент, що виконує функції контролюючого параметра.

Наявність прямих і зворотних зв'язків у системі забезпечується чіткою регламентацією діяльності апарату управління з прийому та передачі інформації при підготовці управлінських рішень.

2. Характеристика елементів системи управління

Будь-яка система є сукупністю елементів. Елемент завжди є структуроутворюючою частиною системи (наприклад, підприємство ? елемент корпорації як системи; разом з тим підприємство ? це складна сукупність елементів: цехів і служб). Елементу властиві одна або кілька якостей, які визначають його місце у внутрішній організації системи. При цьому своє призначення елемент може виконувати тільки тоді, коли він взаємодіятиме з іншими елементами системи.

Елементи системи управління можна характеризувати рядом наступних параметрів та показників:

· функції управління;

· інформація;

· технічні засоби управління;

· управлінські кадри;

· технологія управління;

· методи організації управління;

· організаційна структура управління;

· управлінські рішення.

Функції управління ? специфічний вид діяльності з обґрунтування, вироблення, прийняття та виконання управлінських рішень. При моделюванні управлінської системи потрібно визначити такі параметри: склад і кількість функцій; розподіл функцій; рівень виконання функцій, рівень спеціалізації, кооперації, децентралізації і централізації виконання функцій; кількість рівнів управління; рівень дублювання функцій; рівень регламентування функцій; витрати на виконання функцій; тривалість виконання функцій та інше.

Інформація ? сукупність відомостей і даних, необхідних для обґрунтування, вироблення, прийняття і виконання рішень по досягненню цілей і завдань організації. При моделюванні управлінської системи визначають: види, структура і об'єм інформації; рівень інформаційного забезпечення; періодичність надходження інформації; витрати на обробку інформації; схема інформаційних потоків; схема документообігу та інше.

Технічні засоби управління ? сукупність технічних засобів, що застосовуються для збору, обробки, представлення та використання інформації кадрами управління. При моделюванні управлінської системи визначають: види і кількість технічних засобів, якість технічних засобів, вартість і ціна споживання технічних засобів, питома вага прогресивних технічних засобів, віковий склад технічних засобів, забезпеченість технічними засобами, рівень автоматизації вирішення управлінських завдань, рівень організації робочих місць та ін;

Управлінські кадри ? працівники всіх рівнів управління. При побудові моделі управлінської системи визначають наступні параметри: чисельність управлінського персоналу, чисельність по підсистемах (функцій) управління, питома вага менеджерів і виконавців, професійний і віковий склад, кваліфікаційний та освітній рівень, плинність управлінських кадрів, заробітна плата кадрів управління, рівень трудової дисципліни, умови праці, оперативність прийняття рішень, відповідність займаним посадам, рівень забезпеченості кадрами управління та інше.

Технологія управління ? сукупність взаємопов'язаних управлінських процесів, спрямованих на обґрунтування, вироблення, прийняття та виконання рішень управлінських процесів. До параметрів, які визначаються при моделюванні управлінської системи відносяться: склад і структура управлінських процесів, процедур і операцій; тривалість управлінського циклу; питома вага управлінських операцій рутинного і творчого характеру; повторюваність і тривалість процесів, процедур і операцій; рівень типових технологічних процесів управління; рівень регламентації процесів управління; ритмічність виконання процесів управління; якість виконання процесів управління; витрати на виконання процесів, процедур і операцій управління та інше.

Методи організації управління ? сукупність способів і прийомів управління, що забезпечують досягнення цілей і вирішення завдань організації. При організаційному моделюванні визначається: питомі ваги організаційно-адміністративних, економічних та соціально-психологічних методів управління; забезпеченість нормативними, методичними та іншими документами; рівень обліку та контролю виконання рішень; рівень якості використовуваних методів управління; рівень мотивації праці; рівень творчої активності членів трудового колективу; рівень організації діловодства та інше.

Організаційна структура ? сукупність спеціалізованих органів (підрозділів ? відділів, бюро, груп) управління, взаємодіючих і взаємопов'язаних між собою для досягнення цілей і завдань організації. Моделювання організаційної структури передбачає вибір таких параметрів: склад і кількість управлінських підрозділів на ієрархічних рівнях управління; склад і співвідношення цільового, лінійного, функціонального і забезпечує управління; тип існуючої структури управління; відповідність коефіцієнта керованості нормі керованості; рівень якості організаційної структури; витрати на управління по підрозділах.

Управлінські рішення ? акти, результат, кінцевий продукт управлінської діяльності, спрямовані на досягнення цілей і завдань організації: склад, структура і якість рішень; повнота і обґрунтованість рішень; своєчасність рішень; рівень виконання рішень; рівень регламентації рішень; повторюваність рішень; кількість прийнятих рішень; оперативність рішень; витрати на прийняття і виконання рішення та інше.

3. Основні складові управлінських систем

Організаційне моделювання ? це частина управлінської діяльності, спрямованої на визначення оптимальних моделей систем управління, їх основних якостей, критеріїв, характеристик, параметрів, різних відносин, процесів, ефективних з точки зору реалізації поставлених завдань, які виконують задану функцію, що передбачають втілення в процесі діяльності, і вираження їх у певній знаковій формі.

Для уникнення типових помилок при моделюванні управлінської системи рекомендується дотримуватись певних принципів. Деякі з них наведені нижче.

Принцип необхідної пропорційності керованої й керуючої підсистем. Кожна система складається із двох самостійних, але взаємозалежних підсистем: керованої й керуючої. До керованої підсистеми належать елементи, що забезпечують безпосередній процес створення матеріальних і духовних благ або надання послуг, а до керуючої підсистеми ? елементи, що забезпечують процес управління, тобто процес цілеспрямованого впливу на групи людей, зайнятих у керованій підсистемі. Принцип пропорційності керованої й керуючої підсистем будь-якої системи передбачає раціональну співвідносність усередині систем, а також між ними, з метою забезпечення найбільш ефективного функціонування цих підсистем, оскільки складність або однорідність керованої підсистеми повинна відповідати такій самій складності або однорідності підсистеми керуючої.

Принцип оптимального зіставлення централізації й децентралізації управління. Рівень централізації управління змінюється в процесі розвитку організації. Для кожного етапу розвитку має бути свій оптимальний рівень централізації (децентралізації). При цьому чим вищий рівень, на якому приймається рішення, і нижчий щабель, для якого воно призначене, тим, закономірно, вищий рівень централізації управління. Децентралізація й централізація, на думку українського дослідника Б. Краснікова, тісно пов'язані з ступеневістю системи управління (одно-, двох-, трьох- і чотирьохступеневою): посилення централізації супроводжується виникненням додаткових і проміжних рівнів управління, збільшенням бюрократичного апарату, монополізацією виробництва; основними ж характеристиками децентралізації є відсутність зайвих проміжних рівнів, скорочення бюрократичного апарату, демонополізація виробництва. При цьому обидва компоненти мають як позитивні, так і негативні властивості, тому система управління буде максимально ефективною лише у разі оптимальної реалізації всіх позитивних характеристик як централізованого, так і децентралізованого менеджменту.

Принцип участі працівників в управлінні. Участь працівників в управлінні забезпечує не тільки підвищення відповідальності державних працівників, а й підвищення ефективності управління. Про справжню ефективність управління можна говорити тоді, коли витрати на управління або скоротилися, а показники управління не змінилися, або витрати не змінилися, а якість управлінської діяльності покращилася; або коли витрати збільшилися, але значною мірою покращилися й показники якості управління.

Принцип делегування і відповідальності. Делегування означає передачу задач і повноважень особі, яка бере на себе відповідальність за їх виконання. Воно являє собою засіб, за допомогою якого керівництво розподіляє серед співробітників численні завдання, які повинні бути виконані для досягнення цілей всієї організації. Якщо істотне завдання не делеговано іншій людині, керівник змушений буде виконувати його сам. Це, звичайно, у багатьох випадках просто неможливо, тому що час і здібності керівника обмежені. Більш важливим є те, що сутність управління полягає в умінні домогтися виконання роботи іншими. Тому в справжньому значенні слова, делегування являє собою акт, який перетворює людину на керівника.

У великих організаціях керівники вищої ланки рідко спілкуються з підлеглими на нижчих рівнях, які фактично виконують більшість конкретних завдань. Тим не менше. вони несуть відповідальність за справи фірми і своїх підлеглих. Якщо молодший інженер зробить помилку в проекті, то саме віце-президент, який відповідає за проектно-конструкторські роботи, повинен пояснювати президентові, чому так вийшло. Можливо, Президентові доведеться звітувати перед акціонерами, чому він допустив зниження доходів. Навіть якщо президент і цей маловідомий інженер ніколи не зустрічалися. Акціонери справедливо вважають президента відповідальним за все.

Відповідальність являє собою зобов'язання виконувати задачі і відповідати за їх задовільний дозвіл. Під зобов'язанням розуміється, що від індивіда очікується виконання конкретних робочих вимог, коли він займає певну посаду в організації. Фактично, індивід укладає контракт з організацією на виконання завдань цієї посади в обмін на отримання певної винагороди. Відповідальність означає, що працівник відповідає за результати виконання завдання перед тим, хто передає йому повноваження.

Важливо усвідомити, що делегування реалізовується тільки у разі прийняття повноважень, і власне відповідальність не може бути делегована. Керівник не може розмивати відповідальність, передаючи її підлеглому, хоча особа, на яку покладено відповідальність за рішення якої-небудь задачі, не зобов'язана виконувати її особисто. Воно залишається відповідальним за задовільне завершення роботи. Наприклад, якщо торговий агент не виконає своїх планових завдань на рік і в результаті відділ збуту також не виконає свій план, керівник відділу збуту, а не торговий агент, повинен відповідати перед комерційним директором.

Принцип точного визначення меж повноважень. Відповідно до визначення, повноваження є обмеженим правом використовувати ресурси і командувати людьми. Всередині організації ці межі зазвичай визначаються політикою, процедурами, правилами і посадовими інструкціями, викладеними в письмовому вигляді, або передаються підлеглому усно. Особи, що виходять за ці межі, перевищують свої повноваження навіть, коли це необхідно для виконання делегованих завдань. Наприклад, робітник, уповноважений працювати тільки на певному верстаті, перевищив би свої повноваження, перейшовши за верстат іншого робітника, якщо його власний зламався

У загальному межі повноважень розширюючись у напрямку більш високих рівнів управління організації. Але навіть повноваження вищого керівництва обмежені. Голова ради директорів президент великої відкритої акціонерної компанії повинні відповідати перед акціонерам якщо затримка спочатку перевищують загальний бюджет. Не можуть також вищі чиновники фірми підвищувати собі зарплату, використовувати ресурси організації без схвалення ради директорів.

Більша частина повноважень керівника визначається традиціями, звичаями, культурними стереотипами та звичаями суспільства, в якому організація функціонує. Люди підкоряються наказам начальника частково через те, що це соціально прийнятну поведінку. Ці фактори, з одного боку, обмежують повноваження, а з іншого, підтримують їх. Керівники не можуть делегувати повноваження, які суперечать законам або культурним цінностям, принаймні, на довгий термін. Це означає, звичайно, що вони не можуть делегувати обов'язки, які потребують таких повноважень, і чекати їх виконання. Іноді ці обмеження стикаються з планами організації. Однак обмеження, що накладаються на повноваження, часто широко порушуються на практиці.

Основні поняття категорії "управління". Адміністративне право як складова частина правової системи держави характеризується насамперед тим, що воно виступає регулятором особливої категорії суспільних відносин, а саме: відносин, які складаються у сфері державного управління.

Сам термін "адміністративне" у перекладі з латинської означає "управління". Тому словосполучення "адміністративне право" цілком закономірно можна трактувати як "управлінське право".

Термін "управління" у буквальному розумінні означає діяльність з керівництва чимось. У довідковій літературі є кілька визначень сутності управління. Найчастіше його розуміють як діяльність, що спрямовує і регулює суспільні відносини; сукупність приладів і механізмів, за допомогою яких приводять в рух машини; підрозділу в системі установи; вид синтаксичної залежності тощо.

Подібне різночитання зумовило необхідність уніфікувати як термінологію, так і її трактування, незалежно від того, які конкретні аспекти управління висуваються на перший план.

Не повинно виникати такої ситуації, коли, приміром, економісти чи юристи, оперуючи управлінською термінологією, вкладають у її значення різний смисл. Тому спроби дослідників відшукати загальне, що може реально характеризувати управління в усіх його можливих проявах, виявилися не тільки цікавими з наукової точки зору, а й такими, що мали велике практичне значення.

Вирішальну роль у пошуку універсальних характеристик управління відіграла кібернетика -- наука про загальні закономірності процесів управління та інформації у машинах, живих організмах і суспільстві. За допомогою категорій, вироблених кібернетикою, з'явилася можливість знайти єдині позиції, яка відсутня у різних варіантах "відомчого" підходу до розуміння сутності управління. Цьому сприяло і те, що безпосереднім об'єктом вивчення кібернетики є абстрактний процес управління. Тобто вона досліджує процес управління в цілому, без урахування особливостей, які завжди притаманні конкретним учасникам реальних управлінських відносин.

Увагу спеціалістів різних галузей знання кібернетика привернула і системним підходом до аналізу сутності управління та всіх пов'язаних з ним категорій.

Якими ж були вихідні позиції цього підходу?

· По-перше, кібернетика, запропонувала шукати сутність зазначеного аналізу виходячи з визнання того, що управління -- це система взаємодіючих компонентів;

· по-друге, визначила, що управлінські системи є цілісними (цілісність системи -- це сукупність компонентів, взаємодія яких породжує нові якості, не притаманні тим компонентам, які утворюють систему; характерним прикладом щодо цього є механічний годинник, який складається з багатьох деталей, їх сукупність породжує унікальну якість -- здатність фіксувати перебіг часу);

· по-третє, поставила питання про са-мокерованість (самоорганізацію) управлінських систем;

· по-четверте, довела, що управління -- це об'єктивна закономірність.

І хоча системний підхід до явищ дійсності не є відкриттям кібернетики, та саме вона привернула загальну увагу до того, що управління треба розглядати і досліджувати як цілісну систему, яка складається із взаємодіючих компонентів.

Таким чином, в управлінні як в об'єктивно існуючому явищі було виявлено і деталізовано (відокремлено) головну ланку -- управлінську систему. Саме вона виявилася носієм усіх складових і ознак управління.

Вивчення цілісних управлінських систем показало, що будь-яка з них складається з двох підсистем -- керуючої, тобто тієї, яка управляє, і керованої, тобто тієї, яка піддається управлінню, відчуває на собі дію (вплив) керуючої підсистеми.

Керуючу підсистему прийнято визначати як суб'єкт управління, тобто як те, що управляє, а керовану -- як його об'єкт, тобто те, чим управляють. Звідси випливає, що керуюча підсистема (суб'єкт) управляє керованою (об'єктом). Керівництво (або управління) об'єктом здійснюється за допомогою керуючого впливу, який виходить від суб'єкта. Керуючий вплив -- це ще один неодмінний і обов'язковий (присутній завжди) компонент управління. Без нього не може бути ні управлінської системи, ні управління як такого. Саме в керуючому впливі суб'єкта на об'єкт і закладена сутність управлінської діяльності, смисл і зміст взаємодії її компонентів (насамперед суб'єкта і об'єкта).

Управлінська система функціонує завдяки тому, що суб'єкт управління впливає на його об'єкт. Внаслідок цього об'єкт певною мірою змінюється, набуває нових якостей та організаційних особливостей. Головною визначальною ознакою змін (набутих об'єктом нових якостей та організаційних особливостей) є те, що вони відповідають потребам, інтересам і бажанням суб'єкта. Суб'єкт прагне до змін в об'єкті, які йому вигідні, корисні, відповідають цілям, завданням та уявленням про те, як має бути організований і як повинен функціонувати об'єкт. Тому керуючий вплив виступає як цілеспрямований та організуючий фактор.

Такий вплив містить комплекс керуючих команд, які виробляються, формуються і видаються суб'єктом. Об'єкт ці команди сприймає, "осмислює" і реалізує на практиці. Отже, керуючий вплив, виконуючи призначення і згідно зі своїм характером забезпечує підпорядкування та підвладність об'єкта суб'єкту.

Для формування керуючих команд суб'єкт потребує інформації про те, правильно чи неправильно "зрозумів" об'єкт його попередні команди, наскільки точно їх виконано, чи достатній від них одержано ефект. Тому суб'єкт діагностує, досліджує, вивчає стан об'єкта, тобто встановлює і підтримує так звані зворотні зв'язки.

Зворотні зв'язки -- це ще один компонент управлінської системи. Інформація, що є наслідком зворотних зв'язків, є підставою для оцінки суб'єктом стану об'єкта, коригування суб'єктом своїх дій, вироблення нових команд, тобто для формування чергового імпульсу керуючого впливу на об'єкт.

Саме за такою схемою відбувається перетворення (розвиток, еволюція) управлінських систем. Цей процес має постійний, безперервний (перманентний) характер. Він надає системі динамізму і забезпечує її розвиток та еволюцію. Його прийнято називати управлінським процесом, а системи, в яких такий процес спостерігається, -- динамічними.

Отже, до основних компонентів управлінської системи належать:

1) суб'єкт управління, тобто джерело керуючого впливу, той, хто управляє, виконує функції керівництва і впливає на об'єкт з метою переведення його у новий стан;

2) об'єкт управління, тобто те, на що спрямовано керуючий вплив суб'єкта; що функціонує під цим впливом;

3) керуючий вплив, тобто комплекс цілеспрямованих і організуючих команд, заходів, прийомів, методів, за допомогою яких здійснюється вплив на об'єкт і досягаються реальні зміни у ньому;

4) зворотні зв'язки, тобто інформація для суб'єкта про результативність керуючого впливу та зміни в об'єкті.

На підставі викладеного можна сформулювати універсальні, найбільш загальні, абстрактні (кібернетичні) визначення категорій "управління" та "універсальна система".

У найбільш узагальненому вигляді управління -- це діяльність суб'єкта, що дістає вияв у цілеспрямованому, організуючому впливі на об'єкт управління, здійснюваному з метою приведення останнього у бажаний для суб'єкта стан.

Управлінська система -- це єдине ціле, що існує і розвивається завдяки взаємодії його компонентів.

Учені пропонують й інші визначення цього поняття. Наприклад, під управлінською системою розуміють сукупність компонентів, які у процесі взаємодії утворюють єдине ціле; сукупність компонентів, взаємодія яких породжує нові якості, не притаманні її складовим (живий організм, будівля, годинник, комп'ютер, навчальна група тощо); сукупність взаємозв'язаних і взаємодіючих елементів, які становлять єдине ціле і розвиваються відповідно до заданої мети, що є загальним для всіх цих елементів; певну цілісність (єдність), яка існує завдяки внутрішній взаємодії і зв'язкам між елементами, що її утворюють.

З позицій кібернетики управлінський процес дістав вияв практично у будь-якій сфері живої або неживої природи і концентрується у трьох глобальних управлінських системах: механічній, біологічній і соціальній. Залежно від цього виділяють й три основні види управління:

· технократичне --- управління технікою, механізмами, машинами;

· біологічне -- управління живими організмами рослин і тварин;

· соціальне -- управління людьми та їх колективами.

Кожен з перелічених видів є об'єктом пізнання і досліджується людиною в рамках відповідних наук.

Перші два види управління -- це в основному сфера природничих, а також наук техніко-математичного профілю. Дослідження соціального управління є безпосереднім завданням суспільних наук. Що ж до кібернетики, то її пріоритети обмежені "трансплантацією" в галузь соціальних досліджень найбільш загальних абстрактних понять про категорії управління.

Кібернетичний підхід до поняття управління -- це підхід формалізований. Практичне застосування він дістав у сфері кількісних показників, там, де управлінські категорії представлені здебільшого математичними формулами та символами. У такому вигляді вони реально можуть використовуватися лише у сфері техніки: комп'ютерах, калькуляторах, касових апаратах, аудю- і відеосистемах, навігаційних, криміналістичних та інших пристроях.

Внаслідок такого роду особливостей кібернетика не може пояснити ті управлінські процеси, які реалізуються у соціальних системах, де головною дійовою особою виступає людина. Прийнятна як найбільш загальна і в основному формальна наука про управління, вона виявляється неспроможною, коли йдеться про своєрідність управлінських відносин у людському суспільстві.

Наділені волею і свідомістю, люди виступають при цьому і в ролі керуючих, і в ролі керованих. Вони одночасно є і джерелами керуючого впливу і об'єктами, які відчувають цей вплив на собі. Люди формують інформаційні потоки, оцінюють ефективність впливу, визначають цілі та завдання управління, приймають рішення, реалізують управлінські команди.

Іншими словами, управління у соціальних системах знаходить прояв у свідомо-вольових зв'язках людей. Усі основні управлінські категорії (суб'єкт, об'єкт, керуючий вплив, зворотні зв'язки) не є абстрактними. Вони матеріалізовані у конкретних діях людей, колективів, у взаємовідносинах між ними.

Саме тому, за змістом структурних елементів, управлінських взаємозв'язків та взаємозумовленостей, найбільш складним визнається соціальне управління, тобто управління людьми та їх колективами. Пізнання ж як соціального управління в цілому, так і окремих його сторін є завданням багатьох наук соціального профілю, в тому числі й адміністративного права.

Характеристика соціального управління та його види

Соціальне управління -- це управління, здійснюване у людському суспільстві, людьми по відношенню до людей. І суб'єкт, і об'єкт управління представлені тут людиною. Отже, в управлінських системах, які функціонують у соціальному середовищі, головним і провідним є людський фактор. Основними категоріями соціального управління є ті самі суб'єкт, об'єкт, керуючий вплив, зворотні зв'язки, управлінська система. Проте їх зміст, форми і методи впливу, цілі взаємодії, принципи, на яких вони базуються, стають зовсім іншими, кардинально відмітними від того, що спостерігається у технократичних і біологічних системах. Усі відомі категорії набувають у соціальному управлінні конкретного вираження у діях людей, їх колективів, у їх взаємозв'язках.

Управління має місце у будь-якому суспільстві і, практично, у будь-якому людському колективі. Залежно від історичних, екологічних, політичних та інших обставин можуть змінюватися його цілі, форми, методи. Незмінною залишається необхідність в управлінні. Функції, породженій суспільством, без якої воно не може обійтися.

Основою потреби в управлінні є проста на перший погляд обставина, властива у будь-якому людському колективу. Це -- співробітництво людей всередині колективу. Саме співробітництво, спільна діяльність заради досягнення конкретних цілей, перетворює окремо взятих людей у колектив.

Уявімо, що зібралася група людей, кожен прагне до адекватної для всіх мети (наприклад, до створення фірми, підприємства, громадського формування). У який спосіб найкраще розв'язати спільну для всіх і для кожного окремо проблему? Певна річ, найефективніший спосіб -- співробітництво, спільна діяльність, спільне подолання труднощів і розв'язання завдань, що постають на шляху досягнення мети. Іншими словами, треба створити колектив і, використовуючи знання, психічні, фізичні та інші можливості його членів, розпочати спільно діяти. Зробити це можна тільки одним шляхом, -- впливаючи на кожну людину, щоб досягти усвідомлення кожним необхідності в спільній праці. В результаті будемо мати соціальну управлінську систему, де є суб'єкт, об'єкт і керуючий вплив.

Потреба людей у співробітництві, спільній діяльності, спільній праці об'єктивно породжує потребу управління. Водночас, ця потреба завжди виникає там, де спостерігаються будь-які варіанти спільної діяльності людей. Управління в даній ситуації являє собою засіб забезпечення спільної діяльності, умову її нормального функціонування.

Суспільство в цілому є результатом спільної діяльності людей, їх співробітництва. Більше того, в подібному розумінні суспільство -- найвища форма спільної праці людей, а управління -- атрибут суспільного життя.

Виходячи з викладеного, визначимо найсуттєвіші, на наш погляд, ознаки соціального управління:

1) соціальне управління завжди присутнє там, де виникає спільна діяльність людей;

2) його головне призначення полягає у здійсненні регулюючого впливу на поведінку учасників спільної діяльності;

3) функції соціального управління (координація, узгодження, планування, контроль, нагляд, примус) реалізуються в рамках суспільних відносин;

4) внаслідок соціально-управлінських впливів виникають управлінські відносини, які є різновидом, по-перше, суспільних, а по-друге, -- вольових відносин;

5) соціальне управління є різновидом людської діяльності.

На підставі цих ознак можна сформулювати визначення соціального управління.

Соціальне управління -- це вид вольової діяльності, вираженої у цілеспрямованому й організуючому впливі, здійснюваному з метою забезпечення узгодженості й впорядкованості спільних дій людей та їх колективів в інтересах ефективного розв'язання завдань, що стоять перед ними.

Як і будь-який інший вид управління, соціальне управління має системний характер і здійснюється в рамках соціальних управлінських систем. До факторів, які детермінують ці системи, належать такі:

1) єдність системи по відношенню до середовища і багатоманітність її зв'язків з ним;

2) наявність у системи відносно самостійних компонентів, з яких утворені її керуюча і керована підсистеми;

3) інтегрування компонентів системи, внаслідок чого ціле (система) набуває властивостей і характеристик, які відсутні в окремих складових систем, тобто наявність у системи інтегративних якостей;

4) наявність всередині системи суперечностей, що є рушійною силою її саморозвитку, які породжують необхідність самоуправління, цілеспрямованого впливу однієї підсистеми (керуючої) на іншу (керовану);

5) історичність системи, тобто розвиток її у часі. Соціальне управління, як і весь комплекс відносин, що складаються у суспільстві, -- багатопланове й багатогранне явище. Цим і породжена величезна кількість спроб здійснення його видової класифікації.

Управління може здійснюватись однією людиною і колективом людей. Управляти можна економікою, соціально-політичною, духовною сферами тощо. Однак найбільш послідовне врахування характеристик соціального управління, специфіки керуючого впливу знаходить вияв у його поділі на такі два основних види:

· державне управління, де суб'єктом виступає держава в особі відповідних структур;

· громадське управління, де суб'єктами є недержавні утворення.

Треба зазначити, що в суспільстві, організованому на державній основі, переважне значення має державний канал соціально-керуючого впливу. Нині у суспільному житті неможливо відшукати хоча б одну сферу, якої так чи інакше не торкався б управлінський вплив держави.

Поряд з цим, в умовах адміністративної реформи і ринкових перетворень в економіці зростає активність недержавних формувань і структур. Вони беруть дедалі активнішу участь в управлінні не тільки суспільними, а й державними справами, у розв'язанні політичних, господарських і соціально-культурних проблем.

Визнаючи наявність у них можливостей правильно розв'язувати такі проблеми, держава наділяє деякі недержавні об'єднання повноваженнями державно-владного характеру.

Як приклад можна навести Закон України від 21 травня 1997 p. "Про місцеве самоврядування в Україні". Згідно з ним виконавчим комітетам сільських, селищних і міських рад делеговано значний обсяг повноважень органів державної виконавчої влади, зокрема такі:

· здійснення контролю за додержанням земельного та природоохоронного законодавства, природних ресурсів загальнодержавного та місцевого значення, відтворенням лісів;

· реєстрація суб'єктів права на землю; реєстрація права користування землею і права договорів на оренду землі;

· організація і ведення земельно-кадастрової документації;

· статистичний облік громадян, які постійно або тимчасово проживають на відповідній території;

· вчинення нотаріальних дій з питань, віднесених законом до їх відання, реєстрація актів громадянського стану.

У цілому ж аналіз функцій суб'єктів громадського управління свідчить, що основними напрямами їх діяльності є:

· виконання переданих до їх відання функцій органів державної виконавчої влади;

· здійснення безпосереднього впливу на роботу державного апарату (спільне вироблення питань, пов'язаних з управлінням господарством, культурою, організація громадського контролю);

· управління своїми внутрішніми справами.

Державне і громадське управління не є видами діяльності, що протистоять один одному. Як різновиди соціального управління вони мають багато схожого. Спільні риси, які досить легко можна у них виявити, зумовлені єдністю цілей і завдань, у виробленні яких ці дві системи беруть активну участь, а також самою природою управлінської діяльності.

Поряд з цим кожному з названих видів управлінської діяльності притаманні специфічні ознаки, що виключає можливість їх ототожнення. Відмінності між ними зумовлені особливостями їх організації, характером використовуваних форм і методів впливу.

Так, державне управління здійснюється спеціальним апаратом держави, в якому на платній основі працюють державні службовці. Діяльність такого апарату має юридично-владний характер і забезпечується примусовою силою держави. Суб'єкти державного управління виступають від імені держави. Рішення, які приймаються у рамках цієї системи, обов'язкові для всіх учасників суспільних відносин, у тому числі й для недержавних організацій та формувань.

Громадське управління, як правило, не підкріплюється примусовою силою держави в обсязі, характерному для державного управління. Діяльність основної маси недержавних організацій має головним чином морально-організаційний характер.

Відмінності між державним і громадським управлінням не перешкоджають зростаючій взаємодії органів держави і громадських організацій.

Превалююча роль державного управління у розв'язанні завдань, що стоять перед суспільством, -- об'єктивна закономірність і одна з найважливіших умов реалізації волевиявлення народу.

Висновки

Управління являє собою сукупність скоординованих заходів, спрямованих на досягнення окреслених в рамках організації цілей. Процес управління має місце там, де здійснюється організована діяльність людей з метою досягнення певних результатів.

Система управління володіє наступними ознаками: складається з безлічі елементів, розташованих ієрархічно; елементи систем взаємопов'язані за допомогою прямих і зворотних зв'язків; система ? це єдине і нерозривне ціле, що є цілісною системою для нижчестоящих ієрархічних рівнів, є фіксовані зв'язку системи із зовнішнім середовищем.

В даний час можна виділити, принаймні, п'ять типів системних уявлень: мікроскопічне, функціональне, макроскопічне, ієрархічне і процесуальне.

Виділяють наступні елементи управлінської системи: функції управління; інформація; технічні засоби управління, управлінські кадри, технологія управління, методи організації управління, організаційна структура управління, управлінські рішення.

Для уникнення типових помилок при моделюванні управлінської системи рекомендується дотримуватись таких принципів як принцип необхідної пропорційності керованої й керуючої підсистем, принцип оптимального зіставлення централізації й децентралізації управління, принцип участі працівників в управлінні, принцип відповідальності за делегування, принцип точного визначення меж повноважень та інші.

Список використаних джерел

1. Менеджмент: Навч. Посіб. Для студ. Вищ. Навч. Закл. /За ред. Г. В. Щокіна, М. Ф. Головатого, О. В. Антонюка, В. П. Сладкевича. - К.:МАУП, 2007. - 816с.

2. Кочеткова А.И. Введение в организационное поведение и организационное моделирование: Учеб. пособ. ? М.: Дело, 2003. ? 944 с.

3. Мильнер Б.З. Теория организаций: Курс лекций. ? М.: ИНФРА-М, 1998. - 335 с.

4. Теория организации: Учебное пособие / А.Н. Кусков, А.П. Чумаченко ? М.: МГИУ, 1999 г. ? 196 с.

5. Организационный менеджмент. / А. Н. Мардас, О. А. Мардас ? СПб: Питер, 2003. - 336 с.

6. Сурмин Ю.П. Теория систем и системный анализ. - К.: МАУП, 2003, ? 368 с.

Размещено на Allbest.ru

...