Система регистрации документов

Понятие индексации корреспонденции в делопроизводстве. Применения индексов и соответствующих реквизитов в регистрационных входных формах. Сведения о журнальной, карточной и электронной форме регистрации. Порядок контроля за сроками исполнения документов.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 20.11.2017
Размер файла 559,6 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Файл не выбран
РћР±Р·РѕСЂ

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Муниципальное образование и науки Пермского края

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

"Соликамский политехнический техникум"

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: "Система регистрации документов"

по дисциплине: "Документационное обеспечение управления"

специальность: 46.01.02. - Документационное обеспечение управления и архивоведение

Выполнил: студент группы 32 ТД,

Журавлёва Виктория Николаевна,

форма обучения: заочная

Руководитель: Пегушина Ксения Анатольевна

Соликамск - 2017

Содержание

Введение

1. Понятие, назначение, принцип регистрации документов

2. Индексирование документов

3. Формы регистрации документов

3.1 Журнальная форма регистрации

3.2 Карточная форма регистрации

3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

4. Контроль за сроками исполнения документов

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

Цель моей курсовой работы - изучить и проанализировать систему регистрации документов (принцип, назначение регистрации документов; индексирование документов).

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

Задачи регистрации документов:

- раскрыть понятие;

- выявить все преимущества и освоить мало известные стороны данной темы;

- показать важность регистрации документов.

1. Понятие, назначение, принцип регистрации документов

Регистрация документов один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных данных о документах, необходимо, чтобы эти данные, а именно -регистрационный номер и дата появились на документе. Точнее было бы сказать, что "регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате".

Из этого следует, что основная цель регистрации придать юридическую силу документу, т. е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются после его подписи), он еще не имеет юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу это главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и другие цели организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;

обеспечение оперативного доступа к информации и документам;

максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;

обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются ИПС ручного, механизированного, автоматизированного типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Не подлежат регистрации документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в определении такой категории документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия (Приложение 1).

Не регистрируемые документы сразу же передаются в соответствующие службы, структурные подразделения или конкретным лицам.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

При централизованной форме все документы регистрируются в одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях или компаниях, а также в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации документов: канцелярии, секретарей структурных подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству учреждения или предприятия, и важнейшие внутренние документы, например, приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

Но, практика показывает, что наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

В условиях использования автоматизированной системы ДОУ предпочтение отдается централизованной регистрации в этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по любым каналам связи: по почте, электронной почте, факсу. Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются предприятием:

список структурных подразделений с их условными обозначениями;

перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;

классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

2. Индексирование документов

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной крупе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и содержанием. Индексы необходимы для учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например: 02-10/15, где 02-10 - это индекс дела по номенклатуре, 15 - порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107 К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. те на основании, которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер может дополнить индексом (буквой) "П", например, 74-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, а в другой - под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе, и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним также не индексируются); на внутренних документах.

3. Формы регистрации документов

Ввод документа в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы:

- регистрационно-контрольные карточки (РКК);

- экранные формы;

- регистрационные журналы.

В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают:

- автора (корреспондента);

- название документа;

- дату документа, проставленную организацией-автором;

- индекс документа, присвоенный организацией-автором;

- дату поступления;

- индекс поступившего документа (входящий индекс);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- резолюцию;

- срок исполнения;

- исполнителя (кому направляется документ на исполнение);

- отметку об исполнении.

Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих документах содержат:

- исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);

- дату документа;

- регистрационный индекс;

- корреспондента (кому адресован документ);

- заголовок документа или его краткое содержание;

- количество листов.

Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

Правила заполнения реквизитов регистрационно-контрольных форм приведены в Приложении 2.

Кроме того, в регистрационной форме должен отражаться ход исполнения документов А состав перечисленных реквизитов может быть дополнен другими сведениями о документе, которые необходимы конкретной организации для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д.

Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:

- Количество входящих, исходящих и внутренних документов;

- Наличие документов, требующих строгого учета;

- Принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);

- Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

3.1 Журнальная форма регистрации

Журнальная форма регистрации документов в России была впервые введена еще в XVIII в. и закреплена Генеральным регламентом (1720 г.).

При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационные журналы. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах (Приложение 3).

Например, журналы могут быть:

- входящей корреспонденции;

- исходящей корреспонденции;

- входящих распорядительных документов от руководства;

- входящих телеграмм;

- исходящей переписки с руководством и т.д.

В последнее время получила развитие факсимильная связь, которая обеспечивает скорость доставки документов адресатам. Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. (Приложение 3).

Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например, конфиденциальную документацию, документы об образовании (аттестаты, дипломы), документы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.п. При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах.

В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик (порядка 500 документов в год). При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:

Журнальная форма предполагает запись данных о документах по порядку, т.е. только в хронологической последовательности. Основным признаком для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер. Поэтому поиск нужных сведений ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения (например, из канцелярии) в другое неизбежна повторная регистрация, т.к. сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, т.к. при журнальной форме регистрацией может заниматься только один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат.

Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале. Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека. Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации.

3.2 Карточная форма регистрации

Карточная форма регистрации делает процесс регистрации более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т.д. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды - маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная - исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. Форма единой регистрационно-контрольной карточки (РКК) была закреплена в Основных положениях ЕГСД. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены в Приложении 4.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т.д. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Карточная форма регистрации документов имеет несомненные преимущества перед журнальной:

Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности. "Подвижность" карточек позволяет использовать в справочных картотеках различные поисковые признаки, т.к. их можно расположить по корреспондентам, исполнителям, авторам, содержанию, хронологии и др.

Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний день наибольшее распространение получают автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам организации.

3.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры (или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о документе вводится в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

- быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

- автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

- автоматический контроль за исполнением документа;

- возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

- возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и др.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. регистрация делопроизводство индексация исполнение

К программным продуктам, позволяющим автоматизировать работу с документами, относится система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело".

"Дело" поддерживает полный жизненный цикл документа, в том числе и автоматизирует регистрацию. При регистрации в данной системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.

При регистрации файлы исходящих и внутренних документов могут быть прикреплены к РК системы "Дело". Для документов, которые готовятся в MS Word, реализованная упрощенная процедура регистрации из среды текстового процессора, а при большом объеме документооборота можно использовать опцию "Поточное сканирование", позволяющую обеспечить массовый ввод в систему документооборота электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемых системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавании система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образцы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Рис. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа: 1 - Закладка "Основные реквизиты"; 2 - Закладка "Дополнительные реквизиты", содержащая при необходимости набор дополнительных реквизитов для конкретного вида документов; 3 - Панель инструментов; 4 - Поля, содержащие информацию о корреспонденте (или корреспондентах); 5 - Дополнительные разделы "Сопроводительные документы", "Адресаты" и "Журнал передачи"; 6 - Файлы, прикрепленные к РК; 7 - Поручение

С целью сокращения времени, затрачиваемого на заполнение РК, в часть полей информация вносится выбором значений из справочников. Кроме этого каждый пользователь может вести список стандартных текстов, используемых при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры. В системе "Дело" существует возможность выполнять проверку орфографии текста, введенного с клавиатуры.

Рис. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа и окно с информацией об организации-корреспонденте: 1 - Кнопка открывающая окно, содержащее пробную информацию об организации-корреспонденте

Также для каждой группы документов могут быть заданы значения реквизитов, которые будут помещаться в поля РК автоматически (по умолчанию).

Система "Дело" позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП), а также документы, созданные на основе проектов.

Существует возможность создания связок между РК документов (ссылок на РК других документов) в системе, что позволяет пользователю при работе с документом получить полную информацию по истории вопроса.

Рис. Регистрационная карточка исходящего документа с открытым окном "Выбор текста из списка стандартных текстов"

К РК могут прикрепляться файлы документов (как текстовые файлы, так и образцы), что обеспечивает возможность работы с системой не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц выполняющих содержательную работу по исполнению документов.

Файлы документов при регистрации могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

4. Контроль за сроками исполнения документов

Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть:

- типовым (типовые сроки исполнения установлены для определенных, наиболее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а также ведомственными подзаконными актами (например, для предоставления статистической и финансовой отчетности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.);

- индивидуальным (индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от установленного автором). При установлении срока исполнения учитываются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.

Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента поступления его в учреждении, а создаваемого - с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наиболее важных входящих, исходящих и внутренних документов подлежит контролю, который возлагается на профессионально организованную службу. На контролируемых документах проставляется штамп "К" или "Контроль". После исполнения документ снимается с контроля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Заключение

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Что касается регистрации документов в бухгалтерии, я бы посоветовала не экономить на бумаге и регистрировать внутренние и исходящие документы в той форме, которая была бы предпочтительнее для такого объема документов, присущих бухгалтерии. А также передать функции по регистрации документов секретарю.

Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.

Список использованных источников

Нормативно-правовые акты:

1. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". М. 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". М. 2003.

Литература:

3. Басаков М.И. Современное делопроизводство. М. 2008.

4. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3-е изд., перераб. и доп. /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М. 2009.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. - М. 2003.

6. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.

7. Санкина Л.В., Быкова Т.А. Деловая переписка в коммерческой организации. М. 2004.

8. Журнал "Делопроизводство": № 1 2008.

9. Журнал "Делопроизводство": № 3 2008.

10. Журнал "Секретарь-референт" № 11 2007.

Электронные ресурсы:

11. Энциклопедия делопроизводства termica/dou/enc/index.php.

Приложение 1

Утверждаю

руководитель организации

________________И.О. Фамилия

Дата

Перечень нерегистрируемых документов:

периодические издания (газеты, журналы, брошюры, книги);

рекламные извещения, плакаты, проспекты;

копии счетов на оплату;

первичная документация бухгалтерского учета (авизо).

поздравительные письма, телеграммы и открытки.

пригласительные билеты.

Приложение 2

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ), утвержденные Приказом Главархива СССР от 23.05.1985 № 33

Реквизиты

Пояснения по заполнению

Название вида документа

Заполняется в соответствии с названием вида регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется

Автор (корреспондент)

При регистрации поступившего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.

Дата документа

Дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится на РКФ: число, месяц, год.

Индекс документа

Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится на РКФ с поступившего или отправляемого документа.

Дата поступления

Дата поступления документа в организацию переносится на РКФ с регистрационного штампа.

Индекс поступления

Индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится при регистрации поступления на РКФ из регистрационного штампа. После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел и другими индексами по соответствующим классификаторам.

Заголовок документа или краткое содержание

Переносится заголовок, сформулированный на документе. При отсутствии заголовка на документе он формулируется исходя из основного содержания документа.

Резолюция

Переносится на РКФ с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении - формируется составителем РКФ.

Срок исполнения

Проставляется число, месяц, год, арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.

Отметка об исполнении

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.

Дело номер

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

Приложение 3

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата получения

Входящий регистрационный номер

Корреспондент

Номер и дата документа

Краткое содержание

Резолюция

Исполнитель

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата

Регистрационный номер

Корреспондент

Краткое содержание

Исполнитель

Количество листов

Номер дела

Форма журнала регистрации принятых факсограмм

Регистрационный номер

Корреспондент (автор), Ф.И. О., номер телефона

Краткое содержание

Принято

Направлено

Дата и время

Количество листов

Ф.И. О.

Наименование структурного подразделения,

Ф.И. О. исполнителя

Дата и время направления

Приложение 4. Примеры регистрационно-контрольных карточек

Лицевая сторона РКК

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.

Корреспондент

Дата поступления

Входящий №

Дата документа

№ документа

Краткое содержание

Резолюция

Срок исполнения

Исполнитель

Оборотная сторона РКК

Исполнитель

Дата

Исходящий №

Куда (кому?)

Количество листов

Кем подписан

№ дела

Краткое содержание

Ход исполнения

Отметка об исполнении

Лицевая сторона РКК с расширенным составом реквизитов

Корреспондент

Дата поступления

Входящий №

Дата документа

№ документа

Краткое содержание

Количество листов

Генеральный директор

Резолюция

Срок исполнения

Начальник отдела

Резолюция

Срок исполнения

Исполнитель

Дата

Оборотная сторона РКК с расширенным составом реквизитов

Исполнитель

Дата

Исходящий №(промежуточный ответ)

Исполнитель

Дата

Исходящий № (окончательный ответ)

Куда (кому?)

Количество листов

Кем подписан

Краткое содержание

Ход исполнения

Отметка об исполнении

№ дела

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

  • Назначение регистрации документов. Журнальная система регистрации в работе с документами ограниченного доступа: секретными и конфиденциальными. Преимущество карточной системы. Электронная форма регистрации документов с помощью программного обеспечения.

    контрольная работа [135,4 K], добавлен 22.03.2013

  • Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.

    курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011

  • Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.

    курсовая работа [32,9 K], добавлен 11.02.2012

  • Задачи службы делопроизводства, порядок регистрации документов. Организация документооборота в ГУ "1 отряд Федеральной противопожарной службы по Саратовской обл.". Формы регистрации документов и значение для оперативного принятия управленческих решений.

    курсовая работа [2,4 M], добавлен 12.01.2012

  • Определение понятия регистрации корреспонденции как фиксации факта создания или получения документов с целью обеспечения их учета, контроля и поиска. Порядок оформления исходящих документов на бланке регистрационно-контрольных карточек и в журналах.

    контрольная работа [365,5 K], добавлен 04.02.2012

  • Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

    курсовая работа [186,6 K], добавлен 02.03.2014

  • Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.

    курсовая работа [55,0 K], добавлен 08.11.2013

  • Значение и цели управления документооборотом. Инструкции по регламентации контроля исполнения документов, формы и виды. Сроки исполнения документов. Учет, обобщение и анализ результатов контроля. Пути повышения качества документированной информации.

    курсовая работа [506,9 K], добавлен 26.02.2009

  • Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.

    контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013

  • Организация работы по контролю исполнения документов. Обеспечение своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации. Качество и сроки исполнения документов как объекты контроля. Автоматизация контроля документа.

    реферат [919,1 K], добавлен 25.11.2016

  • Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве: понятие и форма. Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы РФ по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

    дипломная работа [1,4 M], добавлен 22.02.2010

  • Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.

    контрольная работа [25,4 K], добавлен 12.04.2014

  • Создание набора документов для подготовки к деятельности фирмы и её регистрации (создание виртуальной фирмы - проекта будущего бизнеса). Разработка фирменного товарного знака. Схема регистрации общества с ограниченной ответственностью ООО "ГорСмаз".

    курсовая работа [271,3 K], добавлен 26.09.2011

  • Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.

    курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011

  • Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.

    контрольная работа [28,2 K], добавлен 13.05.2013

  • Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.

    курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012

  • Понятие и содержание, значение и функции распорядительных документов. Теоретические и методические основы, основные этапы составления и принципы оформления, а также основное содержание некоторых реквизитов распорядительных документов на примере приказа.

    контрольная работа [18,2 K], добавлен 27.10.2014

  • Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

    контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016

  • Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.

    контрольная работа [29,8 K], добавлен 25.06.2014

  • Сущность документальной базы системы управления. Организация и технология документационного обеспечения. Номенклатура дел организации и ее назначение. Классификация и типы документов. Основные и дополнительные атрибуты документов и формы их регистрации.

    контрольная работа [23,8 K], добавлен 07.04.2011

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.