Общие требования к составлению и оформлению документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Общие требования к составлению и оформлению документов

Основу содержания документа составляет текст. Помимо текста документ, как правило, содержит и установленный для данного вида документа набор реквизитов - обязательных элементов его содержания.

Под текстом управленческого документа следует донимать выраженное средствами служебно-делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и, по возможности, кратко. Текст документа может быть составлен на основе:

1) унифицированных форм документов, входящих в состав УСД;

2) унифицированных текстов, составленных для отдельных организаций;

3) типовых нормативных документов (типовые положения, типовые правила и др.), определяющих содержание конкретных документов.

Как правило, текст документа оформляют в форме связного (сплошного) текста, анкеты, таблицы или в комбинированной форме, предполагающей взаимосочетание текста с таблицами.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и лексически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем и организационно-распорядительных документов (например, приказов).

Форма анкеты для изложения содержания документа применяется для представления информации об одном объекте по определенному набору признаков. Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению и сбыту, финансовых документах и др. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в плановых документах, четно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Как правило, таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки.

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, при этом последующих страницах печатаются номера граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr (Aril Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) (ГОСТ 9327-60) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Требования ГОСТ Р6.30-2003 в отношении документации являются рекомендуемыми.

2. Бланки документов с угловым и продольным расположением реквизитов, общий бланк, бланк конкретного вида документа и бланк для писем. Формуляр - образец

Формуляр - образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. В соответствии с ГОСТ 6.10.5-87 «Требования к построению формуляра-образца» формуляр-образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей и зон; 5) расположение реквизитов. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки.

3. Перечень документов, имеющих гриф утверждения документа. Перечень документов, на которых ставится печать

Гриф утверждения - реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.¹

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

-акты (проверок и ревизий; оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и др.);

-задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);

-инструкции (правила) - должностные, технологические, по технике безопасности, внутреннего трудового распорядка;

-номенклатура дел организации;

-нормативы (расхода сырья и материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и др.);

-отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и др.);

-перечни (должностей, предприятий, документов и др.);

-планы (работы коллегиальных органов, советов, производственные, строительно-монтажных, проектно-конструкторских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, и т.д.);

-положения (о структурных подразделениях, премировании, аттестации и др.);

-программы (проведения работ, командировок и т.д.);

-расценки на производство работ;

-регламенты (коллегиальных и совещательных органов, должностные и др.);

-сметы расходов (на содержание аппарата управления, на капитальное строительство, на развитие и др.);

-структура и штатная численность;

-тарифные ставки;

-формы унифицированных документов;

-штатное расписание.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

4. Система справочно-информационных документов, ее состав

Справочно-информационная документация носит вспомогательный характер в соответствии с организационно-распорядительной документации

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают их выполнять, я как распорядительные документы, а сообщают данные, на основании которых принимаются соответствующее решение, то есть инициируют управленческое решение, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого влиянию.

Особенность этих документов заключается в том, что они направляются снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения с руководящими организации, от подведомственной организации к высшей.

В справочно-информационной документации относятся следующие виды документов:

-акты; протоколы;

-справки;

-служебные письма;

-объяснительные и докладные записки;

-планы и графики;

-отзывы и рецензии

Справка - это служебный документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий Справки делят на 2 группы:

1. справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

2. справки, удостоверяющие какой-то факт

Реквизиты справки:дата (проставляют дату подписания);индекс (проставляют в день подписания); место составления или издания; адресат (не указывают, если в тексте указано);название вида документа; заголовок к тексту (указывается в случае необходимости); текст; отметка о наличии приложений (в случае необходимости); подпись и печать; отметка об исполнителе (оформляют в случае необходимости)

Справку подписывает лицо, ее составила, руководитель структурного подразделения или один из первых руководителей учреждения. Если справка должна финансово-материальный характер и выходит за пределы предприятия, то ее подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Акт - официальный документ, составленный для подтверждения установленных фактов В акт включаются только те факты, которые установлены лицами, которые его подписали

Акт обычно оформляют на общем бланке.

Он содержит следующие реквизиты и информационные элементы: название организации; название вида документа; дата, индекс, место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; основание; состав комиссии; присутствуют; текст; ведомость о количестве экземпляров акта, их местонахождение; перечень приложений; подписи членов комиссии (и присутствующих)

В конце текста размещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта, место их нахождения или в адресатах, которым они направлены Акт обычно составляют в трех экземплярах. Первый из них направленных в вышестоящую организацию, второй - руководителю организации, третий - подшивают к делам.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, без указания должности

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

5. Оформление справок, актов предложений, писем и факсов

Справочно-информационная документация носит вспомогательный характер в соответствии с организационно-распорядительной документации

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают их выполнять, я как распорядительные документы, а сообщают данные, на основании которых принимаются соответствующее решение, то есть инициируют управленческое решение, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого влиянию.

Особенность этих документов заключается в том, что они направляются снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения с руководящими организации, от подведомственной организации к высшей.

В справочно-информационной документации относятся следующие виды документов:

-акты; протоколы;

-справки;

-служебные письма;

-объяснительные и докладные записки;

-планы и графики;

-отзывы и рецензии

Справка - это служебный документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий Справки делят на 2 группы:

1. справки, содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

2. справки, удостоверяющие какой-то факт

Реквизиты справки:дата (проставляют дату подписания);индекс (проставляют в день подписания); место составления или издания; адресат (не указывают, если в тексте указано);название вида документа; заголовок к тексту (указывается в случае необходимости); текст; отметка о наличии приложений (в случае необходимости); подпись и печать; отметка об исполнителе (оформляют в случае необходимости)

Справку подписывает лицо, ее составила, руководитель структурного подразделения или один из первых руководителей учреждения. Если справка должна финансово-материальный характер и выходит за пределы предприятия, то ее подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер.

Акт - официальный документ, составленный для подтверждения установленных фактов В акт включаются только те факты, которые установлены лицами, которые его подписали

Акт обычно оформляют на общем бланке.

Он содержит следующие реквизиты и информационные элементы: название организации; название вида документа; дата, индекс, место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; основание; состав комиссии; присутствуют; текст; ведомость о количестве экземпляров акта, их местонахождение; перечень приложений; подписи членов комиссии (и присутствующих)

В конце текста размещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта, место их нахождения или в адресатах, которым они направлены Акт обычно составляют в трех экземплярах. Первый из них направленных в вышестоящую организацию, второй - руководителю организации, третий - подшивают к делам.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, без указания должности

Предложение - это документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства. Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение - перечень предложений. Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.

Служебное письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах - печать.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

- код отправителя

- дата и время передачи, а также ее длительность

- номер телефакса, с которого передана информация

- количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимио скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

6. Составление писем и факсов

Справочно-информационная документация носит вспомогательный характер в соответствии с организационно-распорядительной документации

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают их выполнять, я как распорядительные документы, а сообщают данные, на основании которых принимаются соответствующее решение, то есть инициируют управленческое решение, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого влиянию.

Особенность этих документов заключается в том, что они направляются снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения с руководящими организации, от подведомственной организации к высшей.

В справочно-информационной документации относятся следующие виды документов:

-акты; протоколы;

-справки;

-служебные письма;

-объяснительные и докладные записки;

-планы и графики;

-отзывы и рецензии

Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.

Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.

Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.

При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:

1) постоянные реквизиты бланка письма:

-эмблема (03);

-наименование организации (06);

-справочные данные (07);

-код ОКПО (04);

2) переменные реквизиты бланка письма:

-дата (09);

-регистрационный номер (10);

-ссылка на регистрационный номер и дату документа (11)¹;

-адресат (14);

-заголовок (17);

-текст (19);

-отметка о наличии приложения (20);

-подпись (21);

-отметка об исполнителе (26).

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большинстве случаев являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются:

- код отправителя

- дата и время передачи, а также ее длительность

- номер телефакса, с которого передана информация

- количество переданных страниц

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимио скопировать, потому что факсовая бумага многих факсимильных аппаратов недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах, в которых используется обычная бумага, копирование необязательно.

7. Письма, требующие и не требующие ответа

Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в

управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

8. Документирование деятельности коллегиальных органов. Составление и оформление протоколов и отчетов

Коллегия - это официально установленная группа должностных лиц, образующая административный, совещательный или распорядительный орган.

Все заседания коллегиального органа проводятся в соответствии с планом его работы, в котором предусматриваются сроки проведения заседаний и повестка дня. Вопросы повестки дня в связи с производственной необходимостью могут быть дополнены или изменены председателем коллегиального органа. Их располагают по степени важности и сложности.

Повестка дня рассылается членам коллегиального органа (в виде извещения) вместе со справками, в которых дана информация по наиболее сложным вопросам, и проектами решений. В некоторых случаях членам коллегиального органа рассылаются письменные доклады и тезисы выступающих. Предварительное знакомство с этими материалами помогает сократить срок проведения предстоящего заседания.

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов повестки дня на заседаниях, ход которых отражается в протоколах. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется в соответствии с формуляром-образцом, принятым для этого документа на общем бланке А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства; наименование организации (структурного подразделения); указание вида документа (протокол); дата заседания; номер; место заседания; гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению); заголовок; текст; подписи.

Датой документа является дата заседания, а не дата оформления или подписания протокола. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. В реквизите "место заседания” указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, "заседания комиссии”, "собрания трудового коллектива”.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола содержатся сведения о председателе, секретаре собрания, присутствующих и приглашенных, повестке дня. Фамилии располагаются либо в алфавитном порядке, либо указывается их общее число, а поименный список прилагается к протоколу.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня заседания. Эти разделы имеют три составные части: 1. СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Содержание выступлений в тексте протокола излагают от третьего лица единственного числа. Текст решений (постановлений) должен быть конкретным и указывать действие, исполнителя и сроки исполнения.

Полностью отредактированный и оформленный протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде распорядительных документов (постановлений, решений или приказов), в виде копий или выписок из протокола.

9. Документы, составляющие документацию по личному составу. Требования и правила составления резюме, анкет и заявлений

документ анкета заявление справка

Документы по личному составу - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

К таким документам относятся:

-трудовые договоры (контракты), заключенные предприятием с работникам - соглашение между работником и нанимателем, в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок, а наниматель обязуется предоставить работнику обусловленную трудовым договором работу, обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде;

-приказы по личному составу - оформляются в следующих случаях: прием, увольнение, поощрение, премирование, наложение дисциплинарного взыскания и др.;

-трудовые книжки - относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек;

-личные карточки формы Т-2 - основной документ по учету персонала организаций;

-личные дела - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Срок хранения дела 75 лет;

-лицевые счета по заработной плате и др.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

Резюме - документ, составляемый при участии в конкурсном отборе на какую-либо должность.[3] Главная цель этого документа - презентация (самореклама) претендента на должность, где важно показать положительные качества, достоинства и оставить в тени слабые стороны.

Существует несколько основных форматов резюме: хронологический, функциональный и смешанный.

В хронологическом резюме опыт работы указан в строго хронологическом порядке (предпочтительнее использовать обратный хронологический порядок).

В функциональном резюме больший акцент делается на полученных навыках, а не на перечислении мест работы. Этот формат предпочтительнее использовать, если карьера развивалась не по прямой восходящей линии:

Резюме должно иметь ярко выраженную структуру и простой язык изложения. У работодателя должно уйти минимум времени на просмотр резюме и принятие решения по нему. В тексте должны бросаться в глаза ваши ключевые способности, достижения, опыт.

Резюме должно быть правильно оформленным. При его чтении не должно рассеиваться внимание. Необходимо сочетать аккуратные промежутки, ровные поля, выделять текст абзацами.

Резюме должно быть кратким. Оптимальный объем 1-2 страницы. Опыт работ подробнее стоит описать за последние 5-7 лет. [5]

Резюме должно быть продуманным. Его содержание должно полностью соответствовать направлению работы, на которую претендует соискатель.

Резюме должно быть точным. Места работы, образование и прочие данные должны быть четко определены, полностью написаны и точно датированы.

Резюме должно быть аккуратным и внешне привлекательным. Оно должно быть напечатано на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Шрифт должен быть хорошо читаемым, как правило, в диапазоне от 12 до 14 пунктов.

Анкета (фр. еnquete -- расследование) -- опросный лист, самостоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным в нем правилам. Несмотря на то, что она является одним из основных документов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует. Это всегда собственная разработка компании, и в зависимости от того, какому подразделению нужна информация (службе кадров, юридической службе, др.) задающими генеральное направление выступают специалисты этих структурных единиц (кадровики, юристы, др.).

Данный документ является обобщающим и содержит все сведения о соискателе. Анкета заполняется от руки, без помарок и исправлений.

Но можно выделить основные группы вопросов, содержащиеся в анкете. К ним относятся:

1. Общая информация. Ее можно получить посредством вопросов о правовом (имя, место жительства, пр.) и социальном статусе потенциального работника, условиях его жизни, способах контакта с ним (номер телефона, пейджера, адрес, е-mail и т.д.).

2. Информация о перспективах работы компании. Правильно подобранные вопросы позволят первоначально озвучить цели, мотивы, профессиональные притязания кандидата. Сопоставляя информацию этого и предшествующего раздела, можно прогнозировать перспективы работы сотрудника в компании, определить адекватность оценки соискателем самого себя, своих желаний и амбиций.

3. Информация об образовании и опыте работы.

4. Информация о профессиональных навыках.

5. Информация о рекомендациях.

Заявление. При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность.

Реквизиты заявления:

ФИО руководителя, на имя которого подается заявление

ФИО соискателя, адрес места жительства

Вид документа - заявление

Текст заявления, в котором указывается должность, наименование структурного подразделения и организации. Особые условия работы также оговариваются в тексте заявления (принять по совместительству, на определенный срок, на неполный рабочий день и т.д.)

Подпись, расшифровка подписи

Дата

10. Порядок составления характеристики и условия ее выдачи. Трудовой договор

Характеристика - официальный документ, выдаваемый учреждением (организацией, предприятием) сотруднику в различных ситуациях и содержащий сведения о его трудовой, общественной и иной деятельности, в том числе, осведомлённости в профессиональных вопросах, взаимоотношениях с коллегами, исполнительности, личных качествах, важных для профессиональной деятельности.

Составляя характеристику, руководитель структурного подразделения должен продемонстрировать индивидуальный подход, показать, что он хорошо знает работника, объективно оценивает его деловые и личные качества. Реквизит «текст» условно разделяется на следующие части: заголовочная часть; анкетные данные; данные о трудовой деятельности; оценка деловых и личных качеств; заключительная часть. В первой - заголовочной - части указывается название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА), фамилия, имя, отчество работника полностью, наименование должности, наименование структурного подразделения, наименование учреждения.

В анкетных данных - фамилия и инициалы работника, год рождения, образование (какие учебные заведения, где и когда окончил), специальность (профессия), учёная степень и звание (если таковые имеются).

Третья часть содержит краткое описание работы, выполняемой работником. Обычно здесь указывается, с какого года и в какой должности начал свою трудовую деятельность работник в данном учреждении.

В четвёртой части даётся оценка профессиональных и личных качеств работника.

В заключительной части характеристики указывается цель её составления, например: «Характеристика составлена для представления в …». Характеристика заверяется подписью руководителя учреждения или лица, составившего характеристику, и гербовой печатью. Дата выдачи характеристики проставляется внизу под подписью слева. Характеристика составляется в двух экземплярах; один передаётся по назначению, второй (копия) подшивается в личное дело работника.

Трудовой договор следует рассматривать в трех аспектах:

1.как соглашение о труде, заключаемое между работником и работодателем;

2.институт трудового права, нормы которого регулируют порядок приема на работу (заключение трудового договора), перевода на другую работу и увольнения (изменение и прекращение трудового договора);

3.юридический факт возникновения трудовых правоотношений, а также возникновения, изменения и прекращения тесно связанных с трудовыми (производных) правоотношений.

11. Назначение и заполнение личных карточек формы Т-2. Приказы по личному составу, требования к составлению текста

Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм. Личная карточка работника оформляется на каждого сотрудника, принятого в фирму по трудовому договору.

Для заполнения формы Т-2 нужны приказ о приеме сотрудника на работу и личные документы сотрудника, а именно: трудовая книжка; паспорт; военный билет (для военнообязанных); документ об окончании учебного заведения; свидетельство государственного пенсионного страхования; свидетельство о постановке на учет в налоговых органах; другие документы (например, медицинская книжка, водительское удостоверение, документы, подтверждающие повышение квалификации, награждение государственными наградами, наличие инвалидности и т. п.).

Личная карточка состоит из одиннадцати разделов:

1.Общие сведения

2.Сведения о воинском учете

3.Прием на работу и переводы на другую работу

4.Аттестация

5.Повышение квалификации

6.Профессиональная переподготовка

7.Награды (поощрения) и почетные звания

8.Отпуск

9.Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

10.Дополнительные сведения

11.Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Приказ является наиболее распространенным видом распорядительных документов.

Приказ - правовой акт, издаваемый в организации, действующий на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказами по личному составу документально оформляются:

1) прием на работу;

2) перевод на другую работу;

3) предоставление отпуска;

4) увольнение;

5) присвоение разрядов, классности;

6) установление размеров оплаты труда;

7) изменение условий труда;

8) командирование сотрудников;

9) наложение дисциплинарных взысканий и др.

Датой приказа является дата его подписания или утверждения. Приказы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Приказ подписывают руководитель организации или должностное лицо, исполняющее обязанности руководителя организации во время его отсутствия. Причем следует помнить о том, что полномочия по руководству организацией должны быть зафиксированы в приказе, который составляется на год или на срок отсутствия руководителя.

12. Особенности хранения документации по личному составу

Каждая организация обязана соблюдать особые правила хранения документов по личному составу. Эти правила закреплены законодательно. Это связано, прежде всего, с необходимостью содействия государственному пенсионному страхованию и соблюдения правил трудового кодекса при работе с персоналом. Также и конституция гарантирует права на информацию, подтверждающую социальный статус.

Сроки хранения основных кадровых документов: 

-Архив переписки об учете кадров, их перемещении, приеме и распределении - 5 лет.

-Документы о проверке работы с кадрами (доклады, сводки, справки, сведения) - постоянно;

-Личные дела (заявления, автобиографии, выписки, приказы) работников - 75 лет. Для руководящего состава - постоянно;

-Личные карточки работников, характеристики тех, кто не имеет личных карточек, а также трудовые договора и соглашения, не вошедшие в дело, хранятся 75 лет;

-Списки сотрудников, а именно руководящего состава, ветеранов и участников ВОВ, а также награжденных государственными наградами должны храниться постоянно.

-Подлинники личных документов (трудовых книжек, дипломов, аттестатов и т.д.) хранятся в отделе кадров до востребования. А невостребованные документы должны храниться не менее 50 лет.

Говорить о том, что их терять не стоит, излишне. И руководитель организации вместе с начальником отдела кадров обязан обеспечить надежное хранение документов как текущее, так и архивное. 

Основные требования к хранению:

1.Отдельное помещение для текущего хранения;

2.Шкафы или ящики, запирающиеся на ключ;

3.Ограничение доступа посторонних лиц;

4.Отдельное помещение архива и последующий контроль доступа к нему.

13. Требования к заполнению и хранению трудовых книжек и вкладышей к ним. Использование журналов ведения и регистрации трудовых книжек

Общие правила оформления книги сводятся к следующему:

-поскольку книга будет использоваться несколько лет и долго храниться, рекомендуется снабдить её твердой обложкой;

-страницы следует пронумеровать и прошить прочной ниткой, концы которой вывести после завершающей страницы и прикрепить изнутри к обложке бумажной наклейкой;

-бумажная наклейка должна быть опечатана сургучом или пломбой с захватом обложки и концов нитки.

-на бумажной наклейке цифрами и прописью указывается, сколько страниц пронумеровано и прошито, и ставится подпись руководителя.

Хранение трудовых книжек Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме. По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме. Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф. При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

1 - это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.

2, 3, 4 - дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек - что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней).

5 - ФИО ее владельца без сокращений.

6 - Серия и номер книжки.

7 - указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.

8 - указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.

9 - дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.

10 - роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.

11 - сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые.

12 - дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.

13 - увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.

14. Личное дело - его назначение и состав документов. Требования к использованию и хранению личных дел

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь - на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы N Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:

- анкета или личный листок по учету кадров;

- автобиография или резюме;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении в должности;

- копии характеристик;

- трудовой договор;

- копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

- дополнение к личному листку по учету кадров;

- справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

Хранение дел осуществляется по месту их формирования и включает:

-размещение дел в местах оперативного хранения;

-учет дел;

-выдачу дел (документов) во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения);

-контроль наличия и состояния дел (документов);

-подготовку дел (документов) к передаче в архив организации (либо в государственный или муниципальный архив).

Обратите внимание! Поскольку личные дела содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или в запираемом на ключ и опечатываемом шкафу.

Можно выделить следующие основные правила хранения личных дел в кадровой службе организации.

Правило 1. Личные дела хранятся в кадровой службе в сейфах (шкафах) с использованием первичных защитных средств хранения (папок, пакетов).

Правило 2. Папки с личными делами располагаются на полках в вертикальном положении, корешками наружу по порядку номеров.

Правило 3. В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников, личные дела уволенных передаются на хранение в архив организации или в государственный или муниципальный архив.

Правило 4. Личные дела хранятся отдельно от личных карточек работников и трудовых книжек.

Правило 5. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на руководителя кадровой службы.

15. Понятие документооборота и его основные этапы. Обработка входящей и исходящей корреспонденции

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1.Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2.Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3.Рациональное движение документов внутри организации.

4.Обработка исполненных и отправляемых документов.

16. Регистрация корреспонденции с использованием карточек или журналов регистрации. (Правила регистрации и индексирования документов. Перечень документов не подлежащих регистрации. Регистрационные карточки и журналы регистрации)

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:

- для обеспечения сохранности документов;

- для удобства поиска документов;

- для учета и контроля исполнения документов.

Формы регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешанная система предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

-Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

-Графики, наряды, заявки.

-Сводки и информация, присланные для сведения.

-Учебные планы, программы.

-Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.

-Прейскуранты, прайс-листы.

-Технические условия.

-Нормы и нормативы расходов материалов.

-Поздравительные письма.

-Пригласительные билеты.

-Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

-Формы статистической отчетности.

-Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".

-Объяснительные записки.

Журнальная форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:

- при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,

- в секретном делопроизводстве (в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными),

- тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,

- когда объем документооборота невелик (порядка 500 в год).

Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.

Недостаток карточной системы - потери карточек.

17. Контроль за использованием документов. Реквизит «отметка об исполнении и направлении документов в дело»

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя предприятия.

Организация системы контроля исполнения документов Основным нормативным документом, регламентирующим ведение контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). Инструкция, как правило, определяет:

- кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

- ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);

- работу с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

- информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Её назначение - напоминание исполнителю о том, что исполнение документа контролируется.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям. Исполнение документа оформляется реквизитом «отметка об исполнении и направлении документа в дело» (реквизит 28).

18. Работа с документами, составляющими коммерческую тайну. (Сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Система защиты коммерческой тайны. Организация работы с документацией, составляющей коммерческую тайну)

Сведения, которые могут относиться к коммерческой тайне предприятий:

-процесс реализации продуктов и услуг организации;

-разработанные внутри организации формы договоров, соглашений и других документов;

-способы более выгодного использования денежных средств, ценных бумаг, капиталовложений;

-информация о деловых партнерах, посредниках, потребителях, заказчиках;

-банковские отношения (кредиты, ссуды, долги);

-бухгалтерская и финансовая отчетность;

-планы развития предприятия;

-себестоимость продукции и размеры прибыли;

-методы управления деятельностью внутри организации, распределение обязанностей;

-деловая переписка.

Информация является одним из важнейших элементов управления деятельностью любого предприятия. В условиях рынка от наличия информации в значительной степени зависит успех предпринимательской деятельности. На сегодняшний день организации нередко сталкиваются с проблемой утечки информации и необходимостью построения системы защиты коммерческой тайны. Создание такой системы - сложный и многоплановый процесс, который затрагивает все структурные подразделения организации, в т.ч. и отдел кадров.

Система защиты коммерческой тайны создаётся в целях:

- достижения устойчивых позиций в условии конкурентной борьбы на рынке товаров и услуг;

- сохранения конфиденциальной информации в течение определённого промежутка времени;

- получения возможности проверить каждый из вероятных каналов утечки информации;

- предотвращения негативных последствий текучести кадров.

Основная цель функционирования системы защиты информации - установить оптимальный режим работы предприятия с таким расчетом, чтобы ограничить распространение сведений, содержащих коммерческую тайну, сделать эти сведения недоступными для посторонних лиц, предотвратить их утечку и создать необходимые условия работы лицам, имеющим к ним законный доступ.

...