Документаційне забезпечення керування

Размещено на http://www.allbest.ru/

Вінницький факультет менеджменту і бізнесу

Київського університету культури і мистецтв

РЕФЕРАТ

з предмету: Менеджмент і адміністрування

на тему: Документаційне забезпечення керування

Виконала: студентка І курсу

заочної форми навчання

Кубашевська К.М.

2015 рік



Зміст

1. Загальні положення

1.1 Поняття документаційного забезпечення управління

1.2 Нормативні визначення про документ

2. Призначення, функції та види документів

3. Поняття адміністрація, адміністрування і менеджмент

4. Діловодсво, як форма управління документацією

4.1 Документація, як складова частина діловодства

4.2 Різновиди документування

5. Зв'язок діловодства з іншими видами діяльності

6. Процес управління документацією

7. Функціональне значення документів

Висновки



1. Загальні положення

Визначальним фактором впливу на управлінський процес є діяльність, що пов'язана з документуванням та організацією роботи з документами. У ХХ-ХХІ століттях таку діяльність, поряд із традиційною назвою “діловодство”, називають терміном “документаційне забезпечення управління”. Вважається, що поява цього терміна зумовлена впровадженням в управлінську діяльність автоматизованих систем управління.

Різниця в значеннях між документаційним забезпеченням керування та документаційним забезпеченням управління суттєва. Уніфікація цих термінів не завжди є доречною та згідно ДСТУ 2732-2004 «Про діловодство й архівну справу» встановлено ці слова синонімами.

Відомий знавець української мови Є.Чак рекомендує вживати «керування» як основний термін для позначання дії, а «управління» як синонім слова керування, коли йдеться про механізми, до таких механізмів належать й інформаційні технології. Управління - це процес, а керування - дія. діловодство менеджмент керування

Можна зробити висновок, що процес створення документів - це процес управління, а дії по виконанню настанов зазначених в документах - процес керування.

1.1 Поняття документаційного забезпечення управління

Сучасний економічний розвиток ставить суспільство перед необхідністю розв'язання комплексу проблем, пов'язаних з ефективним використанням достовірної, своєчасної і достатньої управлінської інформації. Комунікативний зв'язок між різними суб'єктами та об'єктами діяльності, будується партнерами на основі певних вимог і правил, що встановлюються відповідними нормативними документами. Попри значне поширення в сучасному світі електронних документів традиційний паперовий носій інформації залишається найбільш вживаним в управлінській практиці. До виконання здебільшого приймаються рішення з наявністю всіх візуальних атрибутів, що асоціюються з поняттям “документ”. Документована інформація є основою управління. Найбільш поширеним у сучасному менеджменті матеріальним носієм із зафіксованою на ньому з дотриманням певної юридичної процедури інформацією є управлінський документ. Управлінський документ - це матеріальний об'єкт із закріпленою будь яким способом на спеціальному носії інформацією, що утворилась або використовується в процесі управління. Інформація виконує в менеджменті досить важливу роль. Хоч і вважається, що менеджер приймає рішення стосовно якогось конкретного випадку, в дійсності він приймає рішення на основі інформації про цей випадок.

Управлінська інформація має своєю метою забезпечення інтегрованої системи взаємодії, яка дає кожному рівню управління “потрібну” інформацію в “потрібний” час. При цьому рішення повинні базуватись на інформації, що виправдовується логічно та економічно.Управлінська діяльність може бути представлена як цілісна система менеджменту.

Система менеджменту - це комплекс наукових підходів і методів, що сприяють прийняттю і реалізації конкурентоспроможних рішень. Основними складовими системи менеджменту є керуюча і керована підсистеми.

Керуюча підсистема - це підсистема, в якій відбувається регламентація вимог щодо якості управлінських рішень і організовується процес управління персоналом для досягнення цілей і завдань системи, компонентами її є: ™

управління персоналом; ™

розробка управлінського рішення; ™

оперативне управління реалізацією рішення.

Керована підсистема - це підсистема, здатна сприймати і якісно виконувати управлінські рішення керуючої підсистеми. Інформація як сукупність відомостей і даних, необхідних для успішного здійснення аналізу, контролю, прийняття та організації виконання управлінських рішень, виступає невід'ємним елементом ефективного управління діяльністю.

Документаційне забезпечення управління - це функція, у якій всі її складові елементи мають бути узгоджені та скоординовані між собою за допомогою певних закономірностей, відносин, зв'язків або принципів і має базуватися з урахуванням специфічних особливостей конкретної галузі.

Термін "документаційне забезпечення управління" регулює відносини із зовнішнім середовищем, підкреслює інформаційну складову в сучасній організації діловодства та складається із двох нерозривно пов'язаних компонентів:

документування

(складання та оформлення документної інформації на різних носіях за встановленими правилами);

організація роботи з документами

(передбачає організацію документообігу, зберігання та використання документів у поточній діяльності установи, організації).

Документаційне забезпечення розглядається як одна з найважливіших сфер діяльності кожного підприємства, установи або закладу. Законодавство України регламентує загальні принципи організації документаційного забезпечення діяльності як юридичних, так і фізичних осіб. Нормативноправові та методичні документи регламентують конкретні питання документування та організації діловодства у певній галузі або сфері людської діяльності котра забезпечує виконання її функціональних завдань.

В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішень, доведення їх до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків.



1.2 Нормативні визначення про поняття «документ»

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління - це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби діловодства її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти.

Нормативно-методична база регламентує:

1. Правила оформлення документів.

2. Правила роботи з документами.

3. Забезпечення схоронності документів.

4. Порядок передавання документів на архівне зберігання.

5. Роботу служби документаційного забезпечення.

6. Запровадження нових інформаційних технологій у роботу з документами.

7. Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу.

8. Справочинство за звереннями громадян.

9. Юридичні аспекти, пов'язані з документами.

Нормативно-методична база регулюється:

законодавчими актами України у сфері інформації та документації;

указами Президента України, постановами уряду України, що регламентують питання документаційного забезпечення;

правовими актами органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру;

правовими актами нормативного та інструктивного характеру, методичними документами зі справочинства установ, організацій та підприємств;

державними стандартами на документацію;

уніфікованими системами документацій;

нормативними документами з організації архівного зберігання документів.

В залежності від характеру й особливостей структури та її господарської діяльності залежить порядок документообігу підприємства, який є обов'язковим для всіх працівників.

Документообіг це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів.

Головним завданням документообігу є прискорення руху документів від моменту отримання інформації до моменту прийняття рішень.

В Україні офіційно прийнято декілька визначень документа, зафіксованих у ряді державних стандартів. Поняття терміна “документ” визначається трьома Законами України (“Про інформацію”, “Про бібліотеки і бібліотечну справу”, “Про обов'язковий примірник документів” ) та чотирма державними стандартами України .

Поняття "документ" («documentum» зразок, доказ, свідчення; від латинського дієслова «docere» учити, навчати) широко застосовується в усіх сферах суспільної діяльності. Визначення загального значення цього поняття є завданням теоретичного документознавства документології.

Гостра необхідність вдосконалення документаційного забезпечення управління на всіх рівнях, впровадження наукових методів організації праці, в т.ч. у діловодстві, викликала необхідність теоретичного обгрунтування питань документування управлінської документації та організування роботи зі службовими документами на підприємствах. В середині 70-х років відбувся частковий перехід документознавства від історичної науки в науку про управління. Дослідження саме теоретичних основ документознавства необхідне для забезпечення вищої якості документів у момент їх створення та функціонування як в оперативному так і в архівному середовищі.

Документи з'явились разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а згодом із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передавання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті. У значенні письмового свідчення слово «документ» уживалося від середньовіччя до XIX ст., згодом із латинської мови запозичено в усі європейські мови.

Із стародавніх часів дійшли до нас різні види документів, завдяки яким ми пізнаємо історію країни, особливості побуту та відносин, які формувалися в ті далекі часи.



2. Призначення, функції та види документів

Офіційно прийняте в Україні визначення терміну, зафіксоване у ряді державних стандартів тлумачить, що документ це матеріальний об'єкт, який містить у зафіксованому вигляді на папері, магнітній, кіно-, фотоплівці, оптичному диску або іншому носієві інформацію, основною функцією якого є зберігати та передавати її у часі та просторі, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Виходячи із визначень документа, зафіксованих у державних стандартах України, основними його ознаками є:

-- наявність інформації, яка має певний зміст;

-- стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

-- функціональна призначеність для передавання інформації у просторі та часі.

Документ являє собою єдність матеріальної форми та інформації, яка в ній зафіксована, відсутність будь-якої з вищеназваних складових означає вже не документ.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо.

Структура документа це матеріальна конструкція, що складається з певної кількості елементів, мусить бути оформлена і відповідати певним вимогам з метою подальшого використання та зберігання.

Кожен вид службового документа має свій типовий формуляр чи зразок про необхідні відомості, які слугують його основою.

Вид письмового документа сукупність письмових документів, об'єднаних усередині певної системи документації спільністю ознак, які характеризують структуру змісту документів, залежно від їхнього цільового призначення (наказ, звіт, акт).

Документна інформація інформація, яка міститься в документі.

Автор (документа) організація або особа, яка створила документ.

Текст (документа) мовна інформація, зафіксована будь-яким видом письма чи будь-якою системою звукозаписування.

Текстовий документ текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким видом письма.

Рукописний документ письмовий документ, який створюється шляхом нанесення знаків письма рукою.

Машинописний документ письмовий документ, який створюється нанесенням знаків письма за допомогою друкарської машини.

Автограф оригінал, написаний власноручно

Чернетковий документ рукописний чи машинописний документ, який відображує роботу автора над текстом документа.

Документообіг, що грунтується на використанні електронних документів, підписаних такими ж віртуальними електронними підписами, так званий електронний документообіг, який вже давно завоював визнання в усіх країнах світу. Це альтернатива паперовій тяганині та ефективний інструмент швидкого та зручного ведення бізнесу. Українським законодавством теж передбачено впровадження даного поняття.

Електронний документ це документ, інформація в якому зафіксована у формі електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Він також є гарантованою архівною версією паперового документа.

Електронні документи містять всі обов'язкові реквізити, що й їхні паперові аналоги. Юридична чинність і доказовість надається електронному документу за допомогою електронного підпису, який є обов'язковим реквізитом електронного документа (відповідно до ст. 6 Закону про електронні документи ) для ідентифікації автора чи особи, яка його підписала. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передачі, отримання, збеpігання, використання і знищення електронних документів.

Створення архівів електронних документів, що стосуються діяльності установи відбувається за допомогою зовнішніх накопичувачів інформації (серверів, дисків тощо) або подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання згідно чинного законодавства .



3. Поняття адміністрація, адміністрування і менеджмент

Таким чином, більшу частину документаційного фонду будь-якої установи складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління.

Зв'язок документа з інформацією можна подати таким чином:

а) документ є носієм соціальної (а не природної) інформації, оскільки він створюється людиною для використання в суспільстві;

б) документ передбачає наявність смислової інформації, що є наслідком інтелектуальної діяльності людини;

в) інформація розповсюджується у вигляді повідомлення, яке може являти собою окремий документ чи сукупність документів.

Основою первинних функцій адміністративного менеджменту є прийняття рішень керівництвом, ця діяльність називається адміністрацією підприємства, посадові особи структурних підрозділів, що виконують адміністративну функцію, необхідну для управління підприємством називаються апаратом управління підприємством, а ключовим елементом системи адміністративного управління є менеджер-адміністратор.

Існують два близьких за значенням англійських слова - management, що в перекладі означає управління і leadership, яке перекладається як керівництво або лідерство. Різниця в тому, що менеджмент - це певна соціально-економічна технологія (набір методів, інструментів тощо), що дозволяє досягати поставлених цілей. Але технологія без втілення в життя не ефективна і саме керівництво дає змогу реалізувати на практиці цю технологію через управління людьми чи колективами, координуючи, мотивуючи та контролюючи їх діяльність.

Документи є змістовним об'єктом обміну інформацією між суб'єктами і становлять основу адміністративних функцій управління (адміністрування) установою, виконуючи комунікативну функцію. За допомогою документообігу та діловодства відбувається ефективне адміністрування (керівництво) установою.

Комплекс установчих документів і внутрішніх положень, затверджених процедур, діючих регламентів і правил підприємства формує основи встановлення і досягнення цілей.

Термін адміністрування означає професійну діяльність менеджерів організації, що спрямована на втілення в життя рішень керівництва, тобто реалізація поставлених задач і пошук оптимальних шляхів їх вирішення. Документаційне адміністрування є одним з багатьох інструментів менеджменту, що дозволяють досягати поставлених цілей найбільш ефективним способом.

Вперше основні принципи і правила адміністрування систематизував і узагальнив Анрі Файоль , який вперше визначив, що діяльність з управління будь-якою організацією складається з п'яти обов'язкових загальних функцій:

передбачення (планування), організація, розпорядження, координація та контроль.

Адміністрування це лише одна із шести ознак, якими управління повинно забезпечувати правильний хід виробництва і має велике значення поряд з іншими обов'язками керівників підприємства, до яких належать ще такі:

- передбачення - аналіз можливостей і напрацювання програми дій;

- організація матеріальне і соціальне забезпечення підготовки і виконання запланованого;

- розпорядництво приведення в дію ресурсів, персоналу;

- узгодження зв'язок і об'єднання всіх дій та зусиль заради мети;

- контроль спостеження, порівняння запланованого і виконаного, висновки.

Сукупність підготовлених для ефективного використання документів з метою отримання оперативної інформації створює документний ресурс.



4. Діловодство, як форма управління документацією

Галузь діяльності, предметом якої є питання документування та організації роботи з документами у процесі управлінських дій називається діловодством. У Законі України «Про Національний архівний Фонд та архівні установи» , це значення визначається як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами згідно Стандартів країни . Сьогодні в Україні діловодство ще перебуває у стадії становлення, його терміносистема не досить чітко визначена. Поряд із традиційним терміном «діловодство» широко вживаються синонімічні терміни «справочинство» або «документаційне забезпечення управління».

Виникнення терміну "документаційне забезпечення управління" пов'язано зі зміною організаційно-технічної основи діловодства і методологічних підходів до його здійснення. Термін «справочинство» походить від словосполучення «справу чинити», що більш точно відповідає українській лексиці. Саме на цьому ґрунтується прагнення витіснити з ужитку термін «діловодство». Термін «справочинство» є законодавчо визначеним синонімічним терміном діловодства .

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін «керування документацією», який можна визначити як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання та функціонування службових документів згідно стандартів країни , тобто управління створенням, користуванням і зберіганням документів організації протягом їх життєвого циклу з використанням нових інформаційних технологій.

4.1 Документація, як складова частина діловодства

В результаті діяльності установи виникає певна кількість службових документів. А службовим документом, називають той, що створила або отримала та зареєструвала установа в процесі своєї діяльності. Сукупність службових документів, об'єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи чи її підрозділу, називається документацією.

Утім, документація установи це загальна назва сукупності всіх її службових документів. У результаті упорядкування та групування службових документів у справи в підрозділах установи організується її документаційний фонд. Тобто фонд службових документів, який установа нагромадила внаслідок діяльності. Склад та процес його формування визначають нормативні документи (інструкція з діловодства, номенклатура справ і перелік документів зі строками зберігання). Більшу частину або навіть увесь документаційний фонд установи становить її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функцій управління.

4.2 Різновиди документування

У системі управлінської документації виокремлюють підсистеми:

- організаційно-розпорядчої,

- первинно-облікової,

- банківської,

- фінансової,

- звітно-статистичної,

- планової,

- зовнішньоторговельної та інших видів документацїї.

Діловодство ж особливу увагу приділяє саме організаційно-розпорядчій документації підсистемі управлінської документації, що забезпечує виконання організаційної та розпорядчої функцій управління. Крім того, діловодство регулює організацію роботи зі службовими документами, а саме:

- організування документообігу,

- формування справ,

- зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи.

До організування роботи зі службовими документами належать:

- приймання,

- реєстрування,

- розгляд вхідних документів,

- опрацювання та надсилання вихідних документів,

- контроль виконання документів, складання номенклатур і формування справ,

- готування справ до зберігання та користування,

- підготовка до архівації.



5. Зв'язок діловодства з іншими видами діяльності

Діловодство, як і інші види інформаційної діяльності (архівна та бібліотечна справи), має свою технологію та спирається на спеціально розроблені наукові засади. Науковою дисципліною, що їх розробляє і зорієнтована на впровадження у практику, вважається документознавство, яке в Україні називають управлінським документознавством.

Сьогодні все більшого поширення набуває так зване електронне (комп'ютерне) діловодство, яке певним чином пов'язане з такою сферою діяльності, як електронне документування та електронний документообіг, тобто є відгалуженням інформатики та діловодства.

Спільним об'єктом дослідження діловодства та документної лінгвістики є прагнення до оптимального конструювання тексту, уніфікації мовних зворотів для забезпечення реалізації основної соціальної функції управлінської документації.

Пріоритетність у сучасному розумінні документа його інформаційної складової та правового забезпечення продукує зв'язки діловодства з теорією і практикою менеджменту, зокрема інформаційного менеджменту, забезпечуючи поступове трансформування діловодства в керування документацією.

Функціонування документа як правового акта чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів обумовлює зв'язок діловодства з правознавством.

Наступним етапом у «житті» документів після складання і виконання настанов зазначених у них, є їх зберігання. Такою діяльністю займається комплексна наукова дисципліна архівознавство, яка розробляє теоретичні, правові й методичні основи діяльності з організації збереження, обліку і використання архівних документів, тобто архівної справи.

Архівне діловодство складається з процедур, що деяким чином різняться з загальним діловодством бо є процесом упорядкування і зберігання або знищення готових, виконаних та здійснених інформаційних матеріалів. Можна виділити наступні основні процеси архівної справи:

- підготовка справ до передачі;

- експертиза цінності документів;

- передача і розміщення справ в архіві;

- виділення справ до знищення;

- виділення справ до передачі;

- видача справ і контроль повернення;

- підготовка архівних довідок і статистичної інформації.



6. Процес управління документацією в організації

Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від цільового призначення групуватися на системи, підсистеми, класи, підкласи. Це є класифікацією документів.

Питання класифікації документів має давнє походження. Сучасний тлумачний словник української мови дає двояке визначення терміна «класифікація». У першому випадку класифікування, у другому система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями. У такий спосіб упорядники вирізняють поняття «класифікація» і «групування».

Але слід розуміти, що класифікація процес поділу документів за їх внутрішніми властивостями, систематизацією зведених груп, типів, а групування за їх зовнішніми ознаками. Класифікування це загальний процес поділу документів, що розкриває змістові властивості та якості документів.

Класифікація документної інформації дозволяє встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу і виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись в інформаційних потоках, визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою й іншими властивостями.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.

Оформлення документа - це надання йому закінченої зовнішньої і внутрішньої форм, що включає встановлення формату, вибір шрифту, підготовку ілюстрацій. Тобто, це його зовнішня і внутрішня структура.

Зовнішня побудова документа конструкція, що дозволяє ідентифікувати його як вид. Для службового документа це його бланк як носій інформації, для книжкового обгортка, палітурка, книжковий блок, форзац, корінець, футляр тощо.

Внутрішня структура документа це його внутрішня будова, сукупність пов'язаних між собою елементів та частин, які дозволяють більш ефективно виконувати пошукову діяльність, сприймати й використовувати інформацію, яка в ньому міститься.

Основним нормативно-правовим документом, що представляє уніфіковану систему документації, в якій усі документи створено за однаковими правилами, нормативним переліком назв з унікальними кодовими позначеннями є Державний класифікатор управлінської документації . Саме цей документ містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа (УФД), призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу. Всі види номіналів документів, які створюються установами, згідно з чинного законодавства мають відповідати зазначеним ДКУД уніфікованим формам документів.

УФД сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню у певній сфері діяльності, і розташованих у визначеному порядку на носії інформації.

УСД система документації, що створена за єдиними правилами і вимогами та містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Іншим нормативним актом, що закріплює класифікаційні схеми документів є «Перелік типових документів» (далі Перелік) .

В основу Переліку покладено функціональний принцип їх обігу, що відображає основні напрями діяльності незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності.

Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості у логічній послідовності. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа.

Документи, що створюються в управлінській діяльності згруповано за напрямами:

1) організація системи управління;

2) прогнозування, планування, ціноутворення;

3) фінансування, кредитування, податкова політика;

4) облік та звітність;

5) організація використання трудових ресурсів;

6) робота з кадрами;

7) соціально-культурний розвиток населення;

8) науково-інформаційна діяльність;

9) економічне, науково-технічне і культурне співробітництво із зарубіжними країнами;

10) матеріально-технічне постачання;

11) адміністративно-господарське обслуговування;

12) діяльність громадських організацій.



7. Функціональне значення документів

Загальний процес створення документів називається документуванням.

За назвою існує безліч різновидів документів. Наприклад: наукові звіти, технічні регламенти, креслення, схеми, графіки, технологічні та інші карти, накази, розпорядження, вказівки, плани і звіти, акти, протоколи, договори, статути, інструкції, довідки, доповідні, пояснювальні записки, службові листи, факси, телеграми, анкети, стандарти, платіжні вимоги і доручення, довіреності, позовні заяви, авторські свідоцтва і т.д.

Всі документи поділяються на групи:

1. Розпорядча діяльність це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність або оперативне керівництво, зафіксована у законах, постановах, розпорядженнях, наказах, правилах, положеннях, інструкціях, мето-дичні вказівних документах тощо на всіх рівнях керівництва.

2. Контроль - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі безпосередні виконавці. Зафіксовано в актах, доповідях, довідках, оглядах, висновках, звітах, листуванні, зверненнях, пропозиціях, скаргах тощо.

3. Організаційні основи управління - це рух потоків інформації і прийняття рішень, весь управлінський процес, що пов'язаний з метою, функціями, розподілом повноважень та роботою установи. Під організаційною структурою управління мається на увазі управлінська ієрархія та взаємозв'язок між керуючою і керованою сторонами. Визначається положеннями, схемами, листуванням, списками, переліками, планами, довідками, доповідями, штатним розкладом, висновками, відгуками, посадовими інструкціями, документацією з ліцензування, акредитації, статутами, договорами, протоколами, актами, звітами тощо

4. Правове забезпечення управління це створення та підтримка в необхідних межах організаційно-функціональних характеристик систем управління за допомогою упорядкованого впливу всього арсеналу юридичних засобів. Здійснюється за допомогою загального та спеціального законодавства, законодавства про оподаткування.

5. Організація документаційного забезпечення управління - це весь комплекс операцій по обробці створених документів чи документів які надійшли, прийом, реєстрація, відправлення та зберігання.

Для розуміння технологічного процесу обробки документів необхідно вирізняти інші категорії ознак документів. В основу поділу за складністю, покладено кількість порушуваних в них питань. За цією ознакою документи діляться на:

односкладні, що містять інформацію щодо одного певного питання;

складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

(прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук).

Залежно від особливостей організації процесу обігу розрізняють:

внутрішні документи, що стосуються внутрішніх питань установи і не виходять за її межі;

вхідні документи (ті, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації);

вихідні документи.

За строками виконання документи групують на:

термінові,

дуже термінові,

безстрокові.

За рівнем доступу в установі виокремлюють:

загальнодоступні;

для службового користування (містять конфіденційну інформацію);

секретні (документи, що містять таємну інформацію).

За юридичною силою визначають документи ті, що:

мають юридичну силу (готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

не мають юридичної сили (ще не набрали, не можуть набрати, втратили юридичну чинність).

За послідовністю створення розрізняють:

оригінал примірник службового документа;

копію документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа або деяких його зовнішніх ознак;

витяг засвідчена копія частини тексту службового документа;

дублікат оригіналу повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку ж юридичну силу.

За строками зберігання виокремлюють документи:

постійного зберігання;

тимчасового (понад 10 та до 10 років) зберігання.

За надходженням документи поділяють на:

1. Офіційні створюються й оформлюються в установленому порядку;

2. Особові документи особового походження, що посвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також можуть містити біографічні або інші відомості;

3. Особисті документи, які створюються фізичними особами поза службовою діяльністю або містяться в її приватному користуванні;.

4. Індивідуальні створюють у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

5. Типові відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками.

Процес поділу документів, що циркулюють в установі і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства.



Висновки

Документи мають велике значення в управлінському процесі і є інструментами керування. Через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються рішення, документи є головним аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Документи становлять ядро документації установ, організацій тощо.

Завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, обробки, накопичування, зберігання, пошуку й використання інформації в управлінні, змінюється і система управління ними.

Саме через впровадженню в діловодство інформаційно-комунікаційних технологій збільшився і загальний обсяг інформації але без освоєння адміністративного менеджменту ці технології є неефективними. З позиції адміністрування, автоматизація управлінських процесів - це послуга, що дозволяє автоматизувати обробку інформації. Сенс впровадження інформаційних технологій втрачається, якщо не освоєна система адміністративного менеджменту.

Необхідно також відзначити, що комунікація і інформація це різні поняття але вони тісно пов'язані між собою. Інформація - це змістовна частина послання, а комунікація уособлює в собі метод передачі і трактування інформації.

Забезпечення раціонального функціонування діловодства в установі, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій, покладається на службу діловодства.

Служба діловодства це структурний підрозділ або одна особа, що забезпечує документообіг службових документів, тимчасове (до передання в архів) зберігання документаційного фонду та раціонально організовує роботу з документами в установі. Це вкрай необхідно для ефективної роботи апарату управління в цілому.



Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. Х.: Фолио, 2005. 491с.

2. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. К.: Довіра, 2007. 687 с.

3. Виханский О.С. Менеджмент: Підручник. / О.С. Виханский, А.І. Наумов, М.: Гардаріки, 2001. 528 с.

4. Гончарова Н.І. Навчальний посібник: Документаційне забезпечення менеджменту./ Вид-во “Центр навчальної літератури”, м. Київ, 2006. 259 с.

5. Чак Є. Д. «Чи правильно ми говоримо?» -- К.: Для учнів, студентів, учителів-словесників, широкого кола читачів./Євгенія Давидівна ЧАК, Освіта, художнє оформлення О. В. Пермяков 1997. -- 240 с.

6. Словник української мови: в 11 тт. / Словник української мови в 11 томах (СУМ-11); /АН УРСР. Інститут мовознавства; за ред. І.К. Білодіда. -- К.: Наукова думка, 1970--1980.

7. Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98. -- К.: Держстандарт України, 1999. -- 50 с. Діловодство й архівна справа.

8. Національний Стандарт України діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. ДСТУ 2732:2004. наказ Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 р. № 97.

9. Закони України «Про Інформацію» в редакції від 02.10.1992 № 2657-XII; «Про бібліотеки і бібліотечну справу» в редакції від 27.01.1995 № 32-95-ВР; «Про обов'язковий примірник документів» в редакції від 09.04.1999 № 595-XIV; «Про електронні документи й електронний документообіг» в редакції від 22.05.2003 р. № 851-IV; «Про Національний архівний фонд та архівні установи» в редакції від 24.12.1993 № 3814-XII.

10. Наказ, Порядок в редакції від 25.04.2005 № 49 Держкомархіву України «Порядок зберігання електронних документів в архівних установах».

11. Державний стандарт України про діловодство й архівну справу. (ДСТУ 2732-2004 від 2005-07-01).

Размещено на Allbest.ru

...