Організація роботи зі службовими документами на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Івано-Франківський національний технічний університет нафти і газу

Кафедра соціальних комунікацій та права

КУРСОВИЙ ПРОЕКТ

на тему: "Організація роботи зі службовими документами на підприємстві"

Виконала: студентка групи ДМ-15-1

Тхорик Олеся

м. Івано-Франківськ - 2017 рік

Зміст

Вступ

Розділ 1. Загальна характеристика службових документів

1.1 Особливості службових документів

1.2 Класифікація службових документів

1.3 Вимоги до текстів службових документів

Розділ 2. Організація роботи зі службовими документами у ВАТ "Укртелеком"

2.1 Історія розвитку ВАТ "Укртелеком"

2.2 Порядок роботи зі службовими документами в Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком"

2.3 Використання службових документів в установі

Висновки

Список використаних джерел

Додатки



Вступ

Актуальність теми дослідження. У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Організація роботи зі службовими документами - головна задача управління у будь-якому закладі: від невеликого підприємства до державної установи або корпорації. Службові документи відіграють значну роль в організації документообігу кожного підприємства.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Більшість документів оформлюється за чіткими єдиними вимогами до оформлення документу, що сприяє оптимізації процесу документообігу.

Відкрите акціонерне товариство "Укртелеком" (надалі - ВАТ "Укртелеком") - це установа, яка займається організацією телекомунікаційного електрозв'язку. Організація роботи із службовими документами у кожному відділенні установи впливає на функціонування всієї організації і є надзвичайно важливим завданням. Створення, обробка, зберігання і передача таких документів вимагає великої відповідальності, сумлінності і кваліфікованості працівників. Тему досліджували такі науковці, як С.П. Бибик [1], А.Н. Діденко [5], М.В. Комова [11], С.Г. Кулешов [13], Ю. Палеха [15], Г.М. Швецова-Водка [18], С.В. Шевчук [19]та ін.

Наукова новизна курсової роботи полягає у дослідженні організації роботи зі службовими документами у ВАТ "Укртелеком".

Об'єктом дослідження є використання службових документів та організація роботи зі службовими документами у Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком".

Предметом дослідження є робота зі службовими документами у ВАТ "Укртелеком".

Мета дослідження полягає у визначенні особливостей службових документів та їх класифікації.

На основі сформульованих: об'єкта, предмета та мети дослідження поставимо такі завдання:

- визначити особливості службових документів;

- охарактеризувати класифікацію службових документів;

- висвітлити вимоги до текстів службових документів;

- розкрити історію розвитку ВАТ "Укртелеком";

- розглянути структуру та організацію діловиробничого процесу Івано-Франківської філії ВАТ "Укртелеком";

- дослідити використання службових документів в установі.

Методи дослідження. Для вирішення поставлених завдань на різних етапах написання було використано такі методи, як описовий, класифікації та метод аналізу і синтезу.

Структура курсової роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, переліку використаних джерел та двох додатків.

У першому розділі охарактеризовано особливості службових документів, їх класифікацію та вимоги до текстів службових документів.

У другому розділі висвітлено історію розвитку ВАТ "Укртелеком", організацію роботи зі службовими документами в Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком" та використання службових документів в установі.



Розділ 1. Загальна характеристика службових документів

1.1 Особливості службових документів

Службовий документ використовується в усіх сферах господарства країни. Він є носієм інформації, як необхідним елементом внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх підрозділів та управління ними. Інформація службового документа є основою для прийняття рішень, доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для ведення довідково-пошукової роботи [14, с. 28].

Згідно ДСТУ 2732:2004 службовий документ - це документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі своєї діяльності [6, с. 3].

Службові документи мають свої ознаки і властивості, виконують певні функції та поділяються на деякі види. Ознаки службового документа - це характерні риси, що вирізняють документ від інших матеріальних об'єктів. До основних ознак службового документа можна віднести: наявність семантики змісту (сукупність послідовно розміщених знаків, які передають зміст документа), стабільну матеріальну (речову) форму (форма документа мусить забезпечити йому довготривале зберігання), призначеність для використання в соціальній комунікації (статус документа мають лише ті об'єкти, які первинно призначені для збереження та передачі інформації в часі та просторі) та завершеність повідомлення [1].

Основними властивостями службового документа повинні бути: атрибутивність (наявність невід'ємних складових без яких він не може існувати), функціональність (призначення для передачі в часі і просторі) та структурованість (тісний зв'язок елементів і підсистем, що забезпечує його єдність і цілісність), а також бути носієм і слугувати джерелом необхідної інформації, оскільки саме в документах інформація фіксується вперше; мати правову вагу, господарське значення, оскільки сам може слугувати письмовим доказом, засобом засвідчення чого-небудь; уможливлювати вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності установи [9, с. 44].

До функцій службових документів можна віднести ті функції, які відносяться до будь-якого виду документа, тобто загальні: інформаційно-комунікативна (спілкування, передача-прийом інформації та відповідна реакція на неї.), кумулятивна (здатність документа накопичувати, зосереджувати, зберігати й упорядковувати інформацію з метою її зберігання для сучасного й наступного поколінь), соціальна (документ виступає засобом передачі та обміну інформації, впливу на певні процеси та прийняття певних рішень) [10, с. 123].

Також існують спеціальні функції службового документа: управлінська (документи є засобом впливу, прийняття та реалізації різних рішень), правова (здатність документа бути засобом доведення, підтвердження якихось фактів), історична (документ може виступати джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства), пізнавальна (документ здатен бути засобом отримання та передання знань з метою вивчення процесів і явищ довкілля та суспільства), облікова (дає кількісну характеристику інформації, пов'язану з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами з метою їх аналізу й контролю) та гедонічна (здатність документа бути засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу). Знання функцій документа дає змогу з'ясувати і читацьке призначення, що допомагає якомога ефективніше використати його потенціальні можливості [11].

Отже, службові документи займають значне місце в житті будь-якої установи. Завдяки їм розвивається діловиробничий процес, поширюється інформація та розв'язуються управлінські завдання в будь-якій сфері. Вони мають свої ознаки і властивості, виконують певні функції та поділяються на деякі види. Однак, документ повинен певним чином оформлятися і мати юридичну силу згідно із чинним законодавством.

1.2 Класифікація службових документів

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців [18].

Основним нормативним документом, шо визначає систему управлінської документації як сукупність взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98 [4].

Відомий вчений Ю. Палеха подає класифікацію службових документів за такими ознаками: за змістом, за найменуванням, за способом фіксації інформації, за спеціалізацією, за призначенням, за місцем укладання, за походженням, за напрямом, за джерелами виникнення, за формою, за технікою відтворення, за доступом до інформації, за ступенем гласності, за терміном виконання, за складністю, за терміном зберігання, за юридичною силою, за призначенням створення [16].

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст. Тобто документи можуть поділятися на організаційно-розпорядчі; фінансово-розрахункові; постачально-збутові та інші.

В управлінській (службовій) діяльності установ і фірм особливе місце займає організаційно-розпорядча документація, яку поділяють на 5 груп: 1) організаційна - положення, правила, статути, інструкції; 2) розпорядча - розпорядження, постанови, накази; 3) довідково-інформаційна - листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти тощо; 4) з кадрових питань - заяви про працевлаштування, автобіографії, резюме, характеристики, накази по особовому складу, особові листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки тощо; 5) офіційно-особисті документи - пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки та доручення [3, с. 85].

За найменуванням існують такі службові документи: службовий лист, заява, протокол, довідка, акт, звіт, характеристика, пояснювальна записка тощо.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи як:

- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, малюнки, схеми, плани);

- фото- і кінодокумент - такі, шо створені способами фотографування й кінематографії;

- фонодокументи, - такі, шо створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію.

За спеціалізацією документи бувають загальні (з адміністративних питань), спеціалізовані (з фінансових, комерційних питань, трудових правовідносин та інші).

За призначенням документи класифікують на нормативно-правові, організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, документи колегіальних органів, документи з особового складу тощо.

За місцем укладання документи діляться на внутрішні, шо не виходять за межі установи, та зовнішні (що виходять за межі установи).

За походженням: офіційні, шо виконуються в установленому порядку, та офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності.

За напрямом розрізняють вхідні документи (ті, що підлягають реєстрації та ті, що не підлягають реєстрації) та вихідні. За джерелами виникнення: первинні і вторинні.

За формою розрізняють такі документи:

- індивідуальні (створюються у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації);

- типові (відображають однорідні питання й складаються за певними зразками: типові положення, типові інструкції та ін.);

- трафаретні (виготовляються друкарським способом, постійна інформація в них віддрукована, а для змінної залишаються вільні місця чи розробляються пропуски).

За технікою відтворення існують рукописні документи та відтворені механічним способом. За доступом до інформації: ті, шо містять відкриту (загального доступу) інформацію, та документи з обмеженим доступом (для службового користування).

За ступенем гласності конфіденційні та секретні. На секретних документах проставляється гриф обмеженості доступу "таємно", "цілком таємно", "особливої важливості". Цей гриф означає, шо з документом може бути ознайомлене тільки обмежене коло осіб.

За терміном виконання документи є звичайні, безстрокові, термінові і дуже термінові. Термін виконання документів встановлюється законом, відповідними правовими актами чи керівником. За складністю: прості (односкладні) та складні. За терміном зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового зберігання (до 10 років). За юридичною силою справжні (істинні), які можуть бути чинні та нечинні, втратили юридичну чинність і підроблені (фальшиві). За призначенням створення оригінали (взірці, дублікати, відпустки, витяги) та копії.

Отже, з метою кращого розуміння суті документування управлінської діяльності, вироблення специфічних вимог до окремих видів документів, документи прийнято поділяти на певні однорідні групи, тобто класифікувати. Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо. Класифікація службових документів забезпечує швидкий їх пошук, підвищує оперативність роботи з ними, прискорює виконання та здійснення належного контролю.



1.3 Вимоги до текстів службових документів

Текст (службового) документа - це зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом [6]. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата.

Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту ділового паперу повинні виконуватися певні вимоги, наведені у додатку А (Див. додаток А) [17, с. 249].

Текст документа складається з таких логічних елементів [5, с. 57]:

1) вступу, де зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші;

2) доказу, в якому викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали;

3) закінчення, в якому формулюється мета, заради якої складено документ.

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація - виділення окремих частин тексту, об'єднаних змістом, логічно завершених. Універсальним засобом рубрикації є абзац - відступ від початку рядка на п'ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку. Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин [2, с. 112].

У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації [13, с. 44]:

1) буквено-цифрова (традиційна);

2) цифрова (порівняно нова).

Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків - цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр [19, с. 35].

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами); 2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому); 3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже - використання одних і тих самих мовних засобів; 4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів [12, с. 92].

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил [19, с. 35]: службовий документ кореспонденція діловодство

1. Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила; Інститут просить Ректорат клопочеться. Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

2. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

3. Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

4. Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що; Нагадуємо Вам, що; Підтверджуємо з вдячністю; У порядку надання матеріальної допомоги; У порядку обміну досвідом; У зв'язку з вказівкою; Відповідно до попередньої домовленості; Відповідно до Вашого прохання тощо.

5. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи, беручи до уваги, розглянувши, вважаючи.

6. Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

7. Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

8. Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції слід замінити на Вами ще не висловлені пропозиції.

9. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний.

10. Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію, відкликати працівників.

11. У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую, пропоную.

12. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

Отже, текст - основний елемент будь-якого документа. Зміст і оформлення документів повинні свідчити про мовну майстерність та високу культуру діловодства управлінської діяльності. Тож при створенні тексту службового документа повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких - точність, достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Розділ 2. Організація роботи зі службовими документами у ВАТ "Укртелеком"

2.1 Історія розвитку ВАТ "Укртелеком"

Діяльність ВАТ "Укртелеком" регулюється установчими документами Товариства, законодавчими та іншими нормативно-правовими актами України. Ці документи відіграли велику роль у створенні і розвитку організації.

Після проголошення незалежності України в серпні 1991 року мережа електрозв'язку колишнього СРСР на території України повністю перейшла під юрисдикцію Міністерства зв'язку України. Підгалузь електрозв'язку в Україні значно відставала від розвинених країн як за рівнем технологій, так і за рівнем забезпечення попиту на послуги зв'язку. Зв'язок абонентів України з зарубіжними країнами здійснювався тільки через комутаційні телефонні та телеграфні станції Москви [8].

У 1991 році загальна кількість номерів телефонів становила 7630 тис., що складало 14,6 номера на 100 мешканців (на даний час кількість телефонів на 100 мешканців України складає 19,8).

У 1993 році було розроблено Концепцію розвитку телекомунікацій України, на базі якої Уряд затвердив Комплексну програму створення Єдиної національної системи зв'язку України.

Для більш ефективного управління галуззю Міністерство зв'язку прийняло радикальне рішення про її розподіл на дві підгалузі - пошту та електрозв'язок - і створення на базі державних підприємств зв'язку двох об'єднань: Українського об'єднання поштового зв'язку "Укрпошта" та Українського об'єднання електрозв'язку "Укртелеком" (до 1994 року - "Укрелектрозв'язок"), на якого було покладено функції та повноваження національного оператора електрозв'язку в Україні.

На час створення об'єднання "Укртелеком" до його складу входили лише сім підприємств та організацій, а саме: Українське підприємство міжнародного та міжміського зв'язку та телебачення "Укртек", "Київський телеграф", Київська міська радіотрансляційна мережа, Центр інформаційних технологій, Державний Інститут по розвідуванню та проектуванню засобів та споруд зв'язку "Укрзв'язокпроект", Державний Інститут по проектуванню засобів та споруд зв'язку "Дніпрозв'язок" та "Закарпаттелеком".

Наступним визначним кроком стало приєднання ще 22 обласних, Кримського республіканського і Севастопольського міського підприємств електрозв'язку, Українського державного підприємства супутникового зв'язку "Укрзв'язоксупутник", "Дніпротелеком".

У квітні 1998 року об'єднання "Укртелеком" було реорганізовано в єдине підприємство з дворівневою вертикальною структурою управління. Державні підприємства електрозв'язку, які входили до складу об'єднання, набули статусу філій Українського державного підприємства електрозв'язку "Укртелеком" [8].

5 січня 2000 року було зареєстровано відкрите акціонерне товариство "Укртелеком". 13 липня 2000 року Верховна Рада України прийняла Закон України "Про особливості приватизації відкритого акціонерного товариства "Укртелеком", а 16 листопада 2000 року Кабінет Міністрів України ухвалив рішення про початок приватизації "Укртелекому". В складі підприємства створені вертикальні організаційні структури з експлуатації первинної мережі зв'язку, з експлуатації місцевих мереж зв'язку та радіофікації тощо.

Отже, починаючи з 1991 року мережа електрозв'язку колишнього СРСР на території України повністю перейшла під юрисдикцію Міністерства зв'язку України. Проте, розвиток галузі електрозв'язку нашої держави був значно нижчим у порівнянні з іншими розвиненими державами, а зв'язок абонентів України із зарубіжними країнами здійснювався тільки через комутаційні телефонні та телеграфні станції Москви. Однак, починаючи з 1993 року почали створювати різні програми з метою розвитку телекомунікацій України, а також відбувся її поділ на 2 галузі - пошту та електрозв'язок. У квітні 1998 року об'єднання "Укртелеком" було реорганізовано в єдине. 5 січня 2000 року було зареєстровано відкрите акціонерне товариство "Укртелеком".

2.2 Порядок роботи зі службовими документами в Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком"

Сьогодні "Укртелеком" - це підприємство, що має у своєму складі 30 філій, у тому числі 27 регіональних філій. Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком" підпорядковані відділення зв'язку області, що експлуатують 457 автоматичних телефонних станцій ємкістю 228726 номерів і складають підвідомчу мережу установи [7]. Вона надає населенню такі основні послуги: місцевий телефонний зв'язок, документальний зв'язок, послуги таксофонів, послуги Інтернет та Frame Relay, проводові мовлення.

Правильна організація роботи із службовими документами передбачає оптимальну організаційну побудову служби, вибір раціональної системи діловодства, чіткий розподіл функцій між працівниками, нормування праці кожного працівника, правильне визначення кількісного складу працівників, застосування обчислювальної техніки, організаційне та методичне керівництво діловодством. Тому у ВАТ "Укртелеком" встановлені єдині вимоги до створення та опрацювання документації. Вони містяться в рішенні Про схвалення Інструкції з діловодства Національної комісії з питань регулювання зв'язку України, положеннях та інструкціях Державного комітету зв'язку та інформатизації України.

Згідно з цими вимогами у ВАТ "Укртелеком" використовують змішану форму роботи з документами, тобто частина операцій здійснюється канцелярією, деякі - структурними підрозділами. Івано-Франківська філія складається з таких підрозділів:

- технічна частина, яка виявляє пошкодження обладнання і телефонних ліній та усуває їх;

- фінансово-економічний відділ, що проводить бухгалтерський облік та керує фінансовими операціями;

- відділ маркетингу, який надає різні послуги населенню;

- відділ будівництва, що відповідає за створення нових відділень зв'язку в Івано-Франківській області.

У кожному з цих підрозділів є своя номенклатура справ, де зберігаються документи. Відділ канцелярії опрацьовує вхідну і вихідну інформацію (телеграми, листи, факси тощо), організаційні (статут, установча угода, штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку) та розпорядчі (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення) документи у підрозділах.

Документообігом філії управляє група при керівництві (директор, референт директора, секретар та оператори комп'ютерного набору) (Див. додаток Б).

Основними завданнями Івано-Франківської філії ВАТ "Укртелеком" у сфері діловедення є: встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами і скорочення кількості документів. Відповідно до цих завдань структурні підрозділи та відділ канцелярії виконують таку роботу із службовими документами:

- розробляють номенклатури та описи справ філії і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

- організовують за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечують документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи;

- здійснюють роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;

- організовують друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- контролюють якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі підпорядкованих відділеннях, вживають заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнюють і аналізують дані про хід і результати цієї роботи;

- здійснюють приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- реалізують єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності філії і підвідомчих відділень, для передачі на державне зберігання;

- удосконалюють форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної техніки;

- здійснюють організаційно-методичне керівництво роботою з документами у філії та підвідомчій мережі;

- організовують підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;

- впроваджують державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи у філії та підвідомчій мережі;

- завіряють печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

При цьому структурні підрозділи та відділ канцелярії Івано-Франківської філії ВАТ "Укртелеком" керуються Законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади, місцевого та регіонального самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типової інструкції з діловодства, розпорядчими документами вищої і самої установи, вказівками архівних органів та ін.

Отже, Івано-Франківська філія ВАТ "Укртелеком" має свою структуру, яка складається з таких підрозділів: технічна частина, фінансово-економічний відділ, відділ маркетингу, відділ будівництва, відділ канцелярії. Кожний підрозділ має свою номенклатуру справ та виконує певні завдання, зокрема контролюють якість підготовки і оформлення документів, розробляють номенклатури та описи справ філії, забезпечують документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи, здійснюють приймання тощо.

2.3 Використання службових документів в установі

Правильне використання службових документів безпосередньо впливає на функціонування підприємства і на якість наданих населенню послуг. У Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком" порядок роботи з документами чітко встановлений.

Установа постійно підтримує зв'язок із іншими закладами та населенням за допомогою добре організованої роботи із вхідними та вихідними документами. Уся кореспонденція, що надходить до Івано-Франківської філії ВАТ "Укртелеком" поштою, факсом чи доставляється кур'єром, приймається канцелярією, референтом директора або секретарем. У канцелярії розкриваються всі конверти за винятком іменних листів, тих, що мають напис "особисто" чи адресованих громадським організаціям установи (профком тощо), які передаються за призначенням.

Для реєстрації вхідних і створюваних документів в Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком" застосовуються реєстраційно-контрольні картки, придатні для обробки засобами обчислювальної техніки. Автоматизована реєстрація документів в філії проводиться двома операторами комп'ютерного набору. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки або шляхом прямого вводу в ПК з документа реквізитів реєстрації.

Діловодство в кожному структурному підрозділі Івано-Франківської філії ВАТ "Укртелеком" покладається на одного з працівників-діловодів. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

Діловод підрозділу щодня у встановлений час одержує кореспонденцію від секретаря, референта директора чи в канцелярії. На кожному зареєстрованому документі у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс свого підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

Уся вихідна кореспонденція Івано-Франківської філії ВАТ "Укртелеком" обробляється та відправляється канцелярією. Зазвичай вона відправляється у день її одержання від структурних підрозділів або наступного дня.

Оригінали наказів, планів, протоколів тощо необхідно залишати в установах - авторах цих документів. Підрозділам надсилаються їх другі примірники.

Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати в канцелярію до встановленої години. Діловод реєструє вихідні документи в журналі реєстрації вихідних документів, їм присвоюється номер, який складається з літер імені та прізвища документа, індексу структурного підрозділу та порядкового номера документа з початку року.

Для того, щоб забезпечити своєчасне здійснення документів, у Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком" виконується контроль за їх виконанням. Він покладається на канцелярію. У структурних підрозділах контроль здійснюють діловоди.

Контроль за виконанням документів відображається у реєстраційно-контрольних картках, додаткові примірники яких розраховуються на ПК при взятті документів на контроль. На лівому полі першої сторінки документа проставляється штамп "Контроль" або літера "К", після чого документ передається виконавцеві. Контроль за виконанням документів проводиться також за допомогою комп'ютерної техніки.

Якісне надання послуг ВАТ "Укртелеком" населенню неможливе без прийому пропозицій, скарг і заяв громадян. Вони надходять як усні, так і письмові, і приймаються у робочі дні тижня протягом 12 годин, у суботу - протягом 8 годин. Письмові заяви можуть пересилатися поштою, телеграфом, вручатися особисто. Усні - висловлюються на особистому прийомі чи передаються по телефону. Останні узагальнюються письмово у вигляді довідки. Письмові та усні пропозиції, заяви, скарги мають однакову силу і підлягають ретельній перевірці.

У структурних підрозділах Івано-Франківської філії ВАТ "Укртелеком" ведуться журнали реєстрації пропозицій, заяв і скарг. Термін розгляду заяв і скарг громадян не повинен перевищувати 1 місяця. При цьому заяви і скарги, що не вимагають додаткового вивчення і перевірки, підлягають розгляду невідкладно, в усякому разі не пізніше 15 днів з дня надходження. Строк розгляду питань, що містяться у пропозиціях, заявах тощо, рахується з моменту їх надходження до організації.

Встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів для державного зберігання у процесі діловодства забезпечує номенклатура справ. У Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком" канцелярією ведеться індивідуальна номенклатура справ. Вона складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів. Номенклатуру справ кожного структурного підрозділу розробляє діловод із залученням провідних спеціалістів.

Отже, Івано-Франківській філія ВАТ "Укртелеком" має чітко встановлений порядок роботи з документи. Використання службових документів в установі добре організоване, що полегшує роботу працівників, покращує співпрацю з підпорядкованими відділеннями та партнерами і забезпечує якісне надання послуг, а формування індивідуальної номенклатури справ дозволяє вести формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом і різновидом та відбір документів для державного зберігання.

Висновки

Службовий документ - це документ, який створила або отримала установа (чи інший суб'єкт господарювання) в процесі своєї діяльності. Службові документи займають значне місце в житті будь-якої установи. Завдяки їм розвивається діловиробничий процес, поширюється інформація та розв'язуються управлінські завдання в будь-якій сфері. Вони мають свої ознаки і властивості, виконують певні функції та поділяються на деякі види. Однак, документ повинен певним чином оформлятися і мати юридичну силу згідно із чинним законодавством.

Документи можна класифікувати за різними ознаками, зокрема, за змістом, походженням, формою, за місцем складання, за термінами зберігання тощо. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Класифікація службових документів забезпечує швидкий їх пошук, прискорює виконання та здійснення належного контролю.

Текст (службового) документа - це зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст документа складається з таких логічних елементів, як вступ, доказ та закінчення. При створенні тексту службового документа повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких - точність, достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Починаючи з 1993 року почали створювати різні програми з метою розвитку телекомунікацій України, а також відбувся її поділ на 2 галузі - пошту та електрозв'язок. У квітні 1998 року об'єднання "Укртелеком" було реорганізовано в єдине підприємство з дворівневою вертикальною структурою управління, а державні підприємства електрозв'язку, які входили до складу об'єднання, набули статусу філій Українського державного підприємства електрозв'язку "Укртелеком". 5 січня 2000 року було зареєстровано відкрите акціонерне товариство "Укртелеком".

Івано-Франківська філія ВАТ "Укртелеком" має свою структуру, яка складається з таких підрозділів: технічна частина, фінансово-економічний відділ, відділ маркетингу, відділ будівництва, відділ канцелярії. Кожний підрозділ має свою номенклатуру справ та виконує певні завдання, зокрема контролюють якість підготовки і оформлення документів, розробляють номенклатури та описи справ філії, забезпечують документаційне й організаційно-технічне обслуговування роботи, здійснюють приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів тощо.

Івано-Франківській філія ВАТ "Укртелеком" має чітко встановлений порядок роботи з документи. Використання службових документів в установі добре організоване, що полегшує роботу працівників, покращує співпрацю з підпорядкованими відділеннями та партнерами і забезпечує якісне надання послуг, а формування індивідуальної номенклатури справ дозволяє вести формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом і різновидом та відбір документів для державного зберігання.



Список використаних джерел

1. Бибик С.П. Ділові документи та правові папери [Текст]: Листи. Протоколи. Заяви. Договори. Угоди [Електронний ресурс]/ С.П. Бибик, Г.М. Сюта. - Х.: Фоліо, 2005. - 493 с. - Режим доступу: http://books.dokladno.com/text.php?f= Bybyk_Sіuta_Dіlovі_dokumenty_ta_pravovі_papery_2005_OCR&p=0.

2. Глущик С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів / С.В. Глущик, О. B. Дияк, С.В. Шевчук. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.: А.С. К., 2001. - С. 112-120.

3. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян / А.С. Головач. - Донецьк: Сталкер, 1997. - С. 85.

4. Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98 - На заміну ДК 010-96; чинний від 01.06.1999. - К.: Держстандарт України, 1999. - 50 с.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. / А.Н. Діденко. - К.: Либідь, 2001. - С. 57.

6. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732:2004. - [Чинний від 2005-07-01]. - К.: Національний стандарт України, 2005. - 32 с. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://іub.at.ua/_ld/0/27_2732-2004.pdf.

7. Івано-Франківська філія ВАТ Укртелеком: Про філію [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.іf.ukrtelecom.ua/about.

8. Історія компанії ВАТ "Укртелеком" [електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.ukrtelecom.ua/about/today/hіstory.

9. Карпенко О.О., Матліна М.М. Сучасне діловодство: навч. посібник / О.О. Карпенко, М.М. Матліна - Х.: ун-т "Харк. авіац. ін-т", 2009. - С. 44.

10. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / В.П. Козоріз, Н.І. Лапицька. - К.: МАУП, 2002. - С. 123.

11. Комова М.В. Документознавство [Електронний ресурс]/ М.В. Комова. - Львів: Тріада плюс, 2006. - 294 с. - Режим доступу: http://vk.com/doc131767199_265878047hash=51ffe517943f72ed9d&dl=a66200442ad59c3452.

12. Кузнєцова Т.В. Документи і діловодство: учбовий посібник / Т.В. Кузнєцова, Л.В. Санкіна, Т.А. Бикова. - М.: Колектив авторів, 2000. - С. 92.

13. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: навч. пос. / С.Г. Кулешов. - К.: КНУКІМ, 2003. - С. 44.

14. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посіб. / О.В. Лоза. - К.: УААУ, 1997. - С. 28.

15. Палеха Ю.І. Загальне діловодство [Електронний ресурс]/ Ю.І. Палеха, Н.О. Леміш. - К.: Ліра-К, 2009. - Режим доступу: http://pіdruchnіkі.com/ 1674020851339/dokumentoznavstvo/zagalne_dokumentoznavstvo.

16. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посібник / Ю. Палеха. - К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003. - С. 249.

17. Сокирник І.В. Діловодство, Хмельницький, 2001. [Електронний ресурс]- Режим доступу: http://buklіb.net/books/28359/.

18. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: навч. посібник для студентів ін-тів культури / Г.М. Швецова-Водка. - К.: Книжкова палата України, 1998. - С. 76.

19. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення [Текст]: навч. посіб. / С.В. Шевчук. - 6-те вид., випр. і допов. - К.: Алерта, 2008. - С. 35.



Додаток А. Вимоги при створенні тестів службових документів

№	Вимоги	Характеристика
1.	Точність	Досягається вживанням слів тільки в словниковому значенні, широким використанням термінів, цифрових даних. Не допускається двозначність тлумачення слів.
2.	Достовірність	Відображення фактичного стану справи, неупереджений опис і оцінка подій.
3.	Об'єктивність змісту	Забезпечується точно знайденими фактами, констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних. Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінювальних моментів у викладі тексту.
4.	Нейтральність тону	Відсутність емоційності, тобто особистий суб'єктивний момент не повинен проявлятися у діловому тексті.
5.	Максимальна стислість	Стислість досягається насамперед відбором необхідної та достатньої інформації, виключенням повторень та зайвих подробиць. Другорядні факти, що не впливають на вирішення питання, краще відкинути.
6.	Повнота інформації	В документі повинна бути викладена вся інформація, необхідна для вирішення питання, поставленого у документі. Саме неповнота інформації найчастіше змушує запитувати відсутні відомості, породжує листування і затримує вирішення питання.



Додаток Б. Документообіг в Івано-Франківській філії ВАТ "Укртелеком"

Размещено на Allbest.ru

...