Организационно-распорядительная документация

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РК

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

Делопроизводство

Усть - Каменогорск 2016

Тема работы является актуальной в настоящее время, так как управленческая деятельность осуществляется с помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и инструментом этой деятельности. Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, распорядительная документация занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов людей, которые в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом управленческой документации.

Руководство любой организации наделяется правом издавать распорядительные документы независимо от формы собственности, характера и содержания деятельности.

Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учётной, расчётно-денежной, отчётно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации. Особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация.

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Распорядительные документы при составлении должны соответствовать стандартам и законодательным актам

Решаемые задачи:

· с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

· их адресатом являются конкретные организации, структурные подразделения, должностные лица или работники;

· они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемых в организациях различных форм собственности, относятся постановления, решения, приказы, указания.

Требования которым должны соответствовать документы:

1. Законность. Все сведения, изложенные в документе, не должны противоречить действующим нормативно-правовым актам, определяющим действия участников процесса управления.

2. Достоверность. Сведения, содержащиеся в документе, должны в полной мере отвечать истине о фактах, событиях, людях, которых он касается.

3. Однозначность. Текст документа по смыслу должен быть однозначным, т.е. положения, приведенные в нем, не могут быть истолкованы двояко, по-разному.

4. Конкретность. Текст документа должен отвечать требованиям определенности таким образом, чтобы в нем были приведены все необходимые сведения, порождаемые знаменательными словами текста.

5. Полнота. Текст управленческого документа должен отвечать требованиям полноты, т.е. содержать все сведения, которые необходимы для обеспечения требуемого качества и эффективности управления.

6. Непротиворечивость. Сведения, приводимые в документе, не должны находиться в противоречии друг с другом, быть не согласованными между собой.

7. Понятность. Все сведения документа должны быть изложены языком ясным, понятным, несмотря на то, что он считается административным, официально-деловым.

8. Мотивированность. Содержание документа должно побуждать адресата к осуществлению целей, поставленных автором документа.

9. Юридическая значимость. Управленческий документ для обеспечения его юридической силы должен при оформлении иметь все требуемые, правильно составленные и оформленные реквизиты.

Виды распорядительных документов

С учётом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

· нормативные правовые акты и правовые акты республиканского уровня - акты, издаваемые Президентом Республики Казахстан, Парламентом Республики Казахстан, Правительством Республики Казахстан, центральными органами исполнительной власти (министерствами, агентствами, комитетами министерств), иными высшими и центральными органами;

· нормативные правовые акты и правовые акты, действующие на местном уровне - акты акимов областей, столицы, городов республиканского значения, акимов районов, городов, сельских округов, местных представительных органов;

· правовые акты руководителей организаций.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательным актам.

Документы подразделяются: коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов и распоряжений - включает следующие стадии:

1. инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

2. сбор и анализ информации по вопросу;

3. подготовка проекта распорядительного документа;

4. согласование проекта документа;

5. доработка проекта распорядительного документа по замечаниям;

6. передача проекта на перевод (в случае необходимости);

7. принятие решения (подписание документа);

8. доведение распорядительного документа до исполнителей.

Стадии подготовки распорядительного документа:

· Изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

· Процедуру составления и оформления распорядительного документа желательно описать в инструкции по делопроизводству. В ней излагаются последовательность работ над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа, как и всякого другого - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В первую очередь изучают законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по аналогичным вопросам.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достоверной и своевременной информации. Источниками такой информации, которыми могут быть:

· законодательные акты и нормативная документация;

· текущая документация организации;

· документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций;

· архивные документы;

· публикации в периодической печати;

· научные материалы и др.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ.

На верхнем поле справа проставляется слово «проект». Текст документа оформляется так же, как и в случае окончательного варианта документа. распорядительный документ управленческий документирование

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внёсшим проект, руководителями подразделений, для которых в проекте предусмотрены задания и поручения, а также руководителем службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания.

В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа.

При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом для рассмотрения руководителем.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Контроль за правильностью оформления проектов документов организации осуществляет служба ДОУ.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, то он оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Перевод осуществляется в соответствии с нормами Закона Республики Казахстан от 11 июля 1997 года № 151-I «О языках в Республике Казахстан» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24.11.2015).

Языком работы и делопроизводства государственных органов, организаций и органов местного самоуправления РК является государственном язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.

Акты государственных органов разрабатываются на государственном языке, при необходимости - на русском языке.

Принятие решения, то есть подписание распорядительного документа руководителем - решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

После подписания служба ДОУ организации проводит регистрацию документа; с этого момента документ приобретает статус официально изданного.

Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и предоставляются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основании единоличных распорядительных полномочий в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчинённости.

Приказы по основной деятельности (приложение) издаются при:

1. Реорганизации, ликвидации организации;

2. Утверждении и изменении структуры и штатов;

3. Утверждении и (или) введении в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.)

4. Необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и т. д.

Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием в верхнем поле документа справа наименования «Проект».

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству Республики Казахстан, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован чётко, по возможности кратко и выражать основное содержание документа, а также должен отвечать на вопрос «О чём?».

Языком делопроизводства является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык

Документ на государственном языке и создаваемый одновременно аутентичный документ (подлинный, исходящий из первоисточника текст какого либо документа) на другом языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами в соответствии с СТ РК 1042-2001.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятие решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

К числу утверждаемых документов, например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколов и т.д. которые создаются в соответствии с приказом Комитета по управлению архивами от 29.04.2003 N33.

ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ. Служебное письмо - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, - пересылкой почтой.

Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным.

· Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения.

· Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.

В «Типовых правилах документировании и управления документацией в государственных и негосударственных организациях. Зарегистрированых в Министерстве юстиции Республики Казахстан 23 января 2015 года № 10129» сказано: «48. Содержанием писем могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии (рекламации), задания, сообщения, напоминания, ответы, просьбы, отзывы, предложения (оферта), замечания, извещения, приглашения, подтверждения и другие.

1. Запросы - (требование на непосредственный вывод данных или на их извлечение из базы данных, основанное на заданных условиях;

- это документ, который представляет собой официальное обращение физического лица или представителя юридического лица к другому юридическому лицу. Письма-запросы в большинстве случаев предваряют всю последующую работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой переписке и предназначены для запрашивания необходимой (недостающей) информации. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовыми документами.);

2. Уведомления - (документ, уведомляющий о чём-либо, содержащий извещение о чём-либо документ; который подтверждает закупку, поставки указанной продукции);

3. Соглашения - (документ, фиксирующий результат переговоров относительно какого-либо вопроса между заинтересованными сторонами);

4. Претензии (рекламации) - (заявление кредитора, покупателя, заказчика, выражающее протест должнику, поставщику, подрядчику по поводу нарушения условий соглашения, договора при обнаруженных недостатках в приобретенной продукции с требованием её замены, возмещения убытков и т. п.)

5. Задания - (поручение, указание или действие)

6. Сообщения - (Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

7. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения - письма небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

8. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации: "Сообщаем Вам, что…", "Доводим до Вашего сведения, что…", "Считаем необходимым поставить Вас в известность о…".

9. Письмо-сообщение оформляется на бланке письма.)

10. Напоминания - (Письмо-напоминание - деловое письмо, направляемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства, принятые договоренности или установленные законом нормы. Письмо-напоминание может сообщать о приближении установленных сроков, если у автора письма есть серьезные опасения об их возможном нарушении.

11. Напоминание. Как правило, к письму-напоминанию прибегают в тех случаях, когда нужно письменно зафиксировать факт нарушения обязательств или несоблюдения установленных норм и правил. Обычно письма-напоминания используются тогда, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров, личных встреч или если правилами взаимоотношений сторон предусмотрено только письменное общение.)

12. Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

13. Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

14. Отзыв - мнение о ком-нибудь или о чём-нибудь, оценка кого-нибудь или чего-нибудь; анализ, разбор, некоторая оценка публикации, произведения или продукта.

Документ в письменной форме, направляемый или представляемый ответчиком в арбитражный суд и лицам, участвующим в деле, с указанием возражений относительно предъявленных к нему требований истца по каждому доводу, содержащемуся в исковом заявлении, со ссылкой на законы и иные нормативные правовые акты, а также на доказательства, обосновывающие возражения.

15. Предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением о сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение. Оферта - предложение о заключении сделки, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определённому лицу, ограниченному или неограниченному кругу лиц. Если получатель (адресат) принимает оферту (выражает согласие, акцептует её), это означает заключение между сторонами предложенного договора на оговоренных в оферте условиях. Оферта может быть письменной или устной.

16. Замечание - краткое суждение, высказанное устно или письменно по поводу чего-либо увиденного, услышанного, прочитанного.

17. Извещение - официальный документ с сообщением о чём-нибудь.

18. Приглашение - результат такого действия; предложение кому-либо пройти, прибыть куда-либо или совершить какое-либо действие.

19. Подтверждение - то, что подтверждает что-либо; то, чем подтверждается что-либо (Подтверждение оплаты, email, ставки НДС, личности госуслуги адреса, доступа к личным данным, о перечислении обязательных пенсионных взносови т.д.)

Письма организации готовятся на бланке:

1. как ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;

2. как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

3. как инициативные письма;

4. как сопроводительные письма к различным документам.

Помимо реквизитов, входящих в бланк, при написании письма оформляются реквизиты - адресат, заголовок, текст, отметка о наличии приложений (если они есть), подпись, отметка об исполнителе документа.

Если письмо является ответным, в реквизитах бланка указывается исходящий (индекс) и дата поступившего (инициативного) письма.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более организаций, оформляются на листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

Отметки о согласовании письма проставляются на экземплярах, остающихся в организации. Экземпляры таких писем также подписываются руководителем организации.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а также в соответствии с установленным регламентом. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями организаций или структурных подразделений.

Текст письма, как правило, имеет одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без основания и другие.

Если текст письма состоит из двух частей - констатирующей и заключительной, в первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Обратные конструкции текста (заключение - констатация) возможны в письмах-отказах.

В письмах используют следующие формы изложения:

1) от первого лица множественного числа ("просим предоставить", "направляем Вам");

2) от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

3) от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает");

Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В Конституции Республики Казахстан (Статья 2) сказано, что Казахстан является унитарным государством с президентской формой правления.

В унитарном государстве есть единые для всей страны высшие органы государственной власти, единые правовая система и конституция.

Распорядительные документы предприятий должны строго соответствовать всем законам и нормативным правовые актам государства.

Выполнение данного контрольного задания даёт возможность правильной работы с распорядительными документами, редактировать приказы, составлять протоколы, заявления и служебные письма и т.д. в соответствии с Законами Республики Казахстан.

Делопроизводитель должен обладать пунктуальностью, ответственностью, компетентностью, иметь творческий подход к делу, обладать качеством дипломата, уметь быстро находить решение в создавшейся ситуации, уметь работать с людьми, использовать все свои знания в разработке своих документов.

Список литературы

1. Нормативные правовые акты:

1.1 Конституция Республики Казахстан от 30 августа 1995 г. С изменениями от 2 февраля 2011 года.

1.2 Гражданский кодекс Республики Казахстан утверждён Законом РК от 20.12.2004 № 13 (вводится в действие с 01.01.2005).

1.3 Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V. По состоянию на 06.04.2016.

1.4 Административный кодекс РК от 05 июля 2014 года № 235-V ЗРК.

1.5 Закон Республики Казахстан О языках в Республике Казахстан.

1.6 Государственный стандарт Республики Казахстан делопроизводство и архивное дело СТ РК 1037-2001 Срок действия стандарта продлен на пять лет с 22 февраля 2013 года (ИУС № 3, 2013 г.).

1.7 Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 23 января 2015 года № 10129 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях».

1.8 СТ РК 1042-2001. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

1.9 Иерархия нормативных правовых актов 2 декабря 2015 Согласно Закона Республики Казахстан «О нормативных правовых актах»№213 от 24 марта 1998 года..

2. Специальная литература:

2.1. Адельгужин Ахтям Ахметович.

2.2. Делопроизводство в Р.К. образцы документов: 2.4 Распорядительные документы Россия.

2.3. Кузнецова Т.В. «Секретарское дело» Изд. 3-е, исправленное ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", специальный выпуск журнала «Секретарское дело», 1999.

2.4. Правила оформления организационно-распорядительных документов.

2.5. Протокол, система распорядительной документации.

2.6. Распорядительные документы: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение (Профессиональное училище №11 г. Кургана.

2.7. Современная система документооборота.

2.8. Учебник/Под ред. О63 проф. В.А. Кудряева. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с. (Серия «Высшее образование»).ISBN 5-16-000494-7.

2.9. ЭЛЕКТРОННОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО

Размещено на Allbest.ru

...