Организационные особенности формирования системы управления проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Санкт-Петербургский государственный экономический университет г. Санкт-Петербург, Российская Федерация

Организационные особенности формирования системы управления проектами

Барановская Екатерина Васильевна

Магистрант Кафедра информатики

Муравьев Евгений Вячеславович

Магистрант Кафедра информатики

Аннотация

управление проект организационный структура

в статье рассматриваются существенные аспекты внедрения системы управления проектами, приводящие к техническим, документационным, информационным и организационным изменениям. Исследуется понятие Проектного офиса подразделения, Проектного офиса проекта и Проектного офиса Компании, их функций и структуры. Изучается особенности интеграции системы управления проектами в существующую организационную структуру предприятия.

Ключевые слова: Система управления проектами, проектный офис, организационная структура

Основная часть

Информационная система управления проектами (ИСУП) сегодня стала не только эффективным инструментом управления бизнеса через управление отдельными проектами, но и значительным конкурентным преимуществом, что особенно важно при функционировании в условиях рыночной экономики.

ИСУП при совместной работе с договорной системой позволяет своевременно обеспечить заинтересованных лиц достоверной и актуальной информацией по отдельным проектам на протяжении их жизненного цикла и бизнес-процессам всего предприятия. Полученные данные используются в целях управления рисками, управления изменениями. ИСУП так же обеспечивает координацию и согласованность действий и всех участников проекта, мониторинг и контроль выполнения работ проекта. Таким образом, сегодня ИСУП становится серьезным рычагом развития бизнеса.

Несмотря на описанные выше преимущества, необходимо осознавать, что при внедрении и дальнейшем использовании системы потребуются ресурсы (материальные, временный и трудовые). Особенно трудоёмким и затратным является процесс внедрения ИСУП на предприятии, включающий в себя изменения к компании сразу в нескольких аспектах:

1. Документационные изменение. Создание системы внутренних документов, описывающих, легализующих и регламентирующих деятельность компании в области СУП.

2. Изменения информационной системы компании. Система управления проектами может использовать различные информационные системы (наиболее распространённые MS Project, Oracle Primavera), которые должны быть внедрены в информационную систему компании. Изучается возможные пути взаимодействия существующего программного обеспечения и нового.

3. Технические изменения. Исследуется техническая возможность создать новую информационную систему: наличие достаточного места на сервере для нового приложения и новой базы данных, техническое соответствие АРМ требованиям ПО.

4. Изменение коммуникационных взаимодействий. Для функционирования новая система должна быть окружена информационными потоками, которые являются входными и выходными данными.

5. Организационные изменения. ИСУП, как человеко-машинная система, для корректного функционирования требует наличие обученного персонала, который будет заниматься ее эксплуатацией. Действия такого персонала должны быть основаны на различных инструкциях, регламентирующих информационное, техническое и организационное обеспечение.

Иногда персонал СУП организационно входит в состав какого-либо подразделения (департамента) предприятия, выполняющего работы данного проекта. Со сути данная система и создается для обслуживания одного подразделения (проектный офис подразделения) или проекта (проектный офис выделенного проекта).

При создании проектного офиса подразделения подразумевается создание СУП для каждого бизнес-направления. Главной задачей становится планирование, мониторинг и контроль деятельности отдельно взятого подразделения. Статистическая и аналитическая отчетность так же формируется по результатам работы конкретной организационной единицы. При большой численности предприятия для каждого подразделения могут быть образованы свои проектные офисы, деятельность которых регулируется проектным офисом компании (Рис.1).

Рис. 1 Проектный офис департамента

Проектный офис отдельного проекта создается на временной основе, функционируя только в течении жизненного цикла самого проекта. После умирания проекта проектный офис расформируется (Рис. 2).

Рис. 2 Проектный офис проекта

Круг влияния руководителя СУП в рассмотренных примерах сильно ограничен: кругом работ отдельного проекта или отдельного подразделения. Часто при таком построении СУП отсутствует системный, комплексный подход к управлению проектами предприятия.

Рассмотренные выше ситуации подходят только в отдельных случаях для определенных компаний, когда система управления проектами не должна охватывать работу всего предприятия. В основном при внедрении СУП рекомендуется создавать отдельную организационную единицу - проектный офис, который будет независим от прочих подразделений и в то же время работать во взаимосвязи.

Проектный офис компании - подразделение (группа или отдел), которое обеспечивает поддержку функции управления проектами на предприятии, к которой относится методологическая, информационная, административная и технологическая поддержка.

К общим функциям проектного офиса относятся: создание единой методологической основы, процедур и правил деятельности предприятия в сфере управления проектами, формирование шаблонов и типизация проектов, обучение новых пользователей системы, контроль выполнения работ проектов, архивная деятельность, формирование и предоставление аналитических и статистических отчетов. Специфические функции проектного офиса определяются индивидуально для каждого предприятия исходя из особенностей его деятельности, целей и задач руководства.

При определении круга обязанностей и функций проектному офису передаются так же определенные ресурсы и полномочия, позволяющие выполнить поставленные цели и задачи.

Интеграция проектного офиса в существующую организационную систему тщательно проработке, ведь от правильности интеграции зависит эффективность всей системы. При выборе способа интеграции проектного офиса необходимо учитывать:

1. Цели и задачи создания проектного офиса.

2. Конфигурация существующей организационной структуры.

3. Значимость проектов на предприятии. Чем больше отдельно выделенных проектов и чем выше ценность от реализации проекта для предприятия, тем больше полномочий и функций будет передано проектному офису. Численность этого подразделения напрямую зависит от значимости проектов организации, место структурной единицы основано на функции проектов.

4. Функциональность проектного офиса. От объема функций, возложенных на проектный офис будет завесить численность новой организационной единице, что влияет на выбор формы: отдел, группа, подразделение и т.д.

5. Возможность тесной коммуникационной взаимосвязи с участниками проектов. Новая организационная структура должна учитывать возможность беспрепятственного движения необходимых потоков информации.

6. Независимость представителей проектного офиса от участников проекта. Одной из функций проектного офиса являет функция контроля всех участников проекта. По этой причине организационное подчинения проекта какому-либо из участников будет противоречит функции контроля.

Построение эффективной СУП, позволяющей решать различные управленческие задачи, возможно только при условии высокой заинтересованности руководства и мотивации персонала, вовлекаемого в систему. Внедрение СУП представляет собой длительный, дорогостоящий процесс, требующий серьезных изменений в самом предприятии. Помимо технических, информационных и документационных преобразований так же необходимы и организационные - выделение группы специально обученного персонала, обслуживающего СУП. Численность проектного офиса и его расположение в существующей организационной структуре зависит от множества факторов и является сложной и неоднозначной задачей.

Список литературы

1. Богданов В.В. Управление проектами. Корпоративная система - шаг за шагом. М.: Манн Иванов и Фербер, 2012. 248 с.

2. Мельникова Е.Ф. Primavera в управлении проектами энергетического инжиниринга // Информационные технологии в экономике, управлении и образовании: Сборник научных статей / под ред. проф. В.В. Трофимова и проф. В.Ф. Минакова. В двух частях. (грант РФФИ № 11-07-13452-офи_г от 13 июля 2011 г.)/ Ч. 1. СПб.: Изд-во СПбГУЭФ. 2011. 253 C.

3. Трофимов В.В. Управление проектами: учеб. Пособие. СПб.: СПбГУ ИТМО, 2010.

4. Трофимов В.В., Цветков А.В., Евсеев Д.А, Карпова В.С. «Primavera в управлении проектами». Практическое пособие. М.: Издательство ЗАО «ПМСОФТ», 2008.

Размещено на Allbest.ru