В современных организациях документы являются основным способом представления информации. Управление документов напрямую влияет на эффективность управления предприятия в целом [2, 8-11, 14, 15, 19, 20, 25]. Поэтому в любой организации, рано или поздно, встают проблемы систематизации, обработки и хранения документов. Эти проблемы успешно решаются с помощью систем управления документами, которые должны базироваться на современных информационных технологиях [3, 4, 7].

2. Цель исследования

Обоснование целесообразности проектирования корпоративных систем управления документами с использованием облачных технологий.

3. Требования и решения управления документами

В современных организациях документы являются основным способом представления информации. Управление документов напрямую влияет на эффективность управления предприятия в целом [4, 6]. Поэтому в любой организации, рано или поздно, встают проблемы систематизации, обработки и хранения документов. Эти проблемы успешно решаются с помощью систем управления документами, которые должны базироваться на современных информационных технологиях.

При построении систем управления документами организациям следует учитывать требования документов:

приказ Минкомсвязи от 02 сентября 2011 г. (№ 221)"Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения";

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

ГОСТ Р 53898-2010 "Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению";

ГОСТ Р 54471-2011 "Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности";

MoReq-2 "Типовые требования по управлению электронными официальными документами" (обновленная и дополненная версия, 2008 год) - Model Requirements for the management of electronic records.

Приказ Минкомсвязи устанавливает:

правила организации и функционирования системы автоматизации делопроизводства и документооборота, обеспечивающие возможности внутреннего электронного документооборота;

минимальный набор функций, которые должна выполнять Система электронного документооборота (СЭД);

условия управления документами в рамках СЭД.

Требования определяют процессы управления документами, которые должны быть включены в СЭД. Это процедуры:

ввода документа;

доведения документа до пользователя СЭД;

согласования документа;

подписания документа;

фиксации ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД;

передачи документа (отправку);

хранения и учета документов (в соответствии с инструктивными документами делопроизводства), а также контроля исполнительской дисциплины, подготовки справочных материалов и списания документов для архива.

Спецификация MoReq-2 предназначена для формирования функциональных требований к процессам электронного документооборотом посредством систем управления электронными документами (СУЭОД).

Спецификация предполагает, что к числу пользователей СУЭОД относят не только администраторов, управляющих делами и архивистов, но и сотрудников административных, а также функциональных структур, ТОП-менеджеров организаций, использующих СУЭОД в повседневно при создании, получении, использовании официальных документов и принятии на их основе управленческих решений.

Современный бизнес требует специализированного программного обеспечения для управления электронными документами, которое может представлять из себя:

специализированный пакет,

несколько интегрированных пакетов,

заказную разработку,

комбинацию вышеперечисленного.

Система, построенная с учетом требований спецификации MoReq2, обеспечивает конфиденциальность и целостность путем сочетания возможностей информационных технологий документооборота с классической теорией документоведения и делопроизводства в управлении электронными официальными документами.

Очень важно, что требования MoReq2 направлены на то, чтобы обеспечить, что официальные документы, хранимые в СУЭОД, являются правовыми, т.е. имеют следующие характеристики:

аутентичность;

надежность;

целостность;

пригодность к использованию.

Эти характеристики официальных документов позволяют:

доказать подлинность документов;

установить лицо, которым они составлены или присланы;

установить время составления или предоставления;

установить степень надежности, а соответственно, доверия к их содержанию, и точности информации о фактах и действиях, отраженных в них;

установить целостность, отсутствие изменений;

показать, что они могут быть найдены, получены, представлены и интерпретированы.

MoReq2 содержит требования к классификации документов, которые обеспечивают сохранность электронных официальных документов наравне с иными документами организации и организацию в электронные дела. Эти требования также позволяют установить отношения (связи) между делами. Основные требования к системе классификации, предъявляемые спецификацией:

СУЭОД должна обеспечивать совместимость и поддержку схем классификации в деятельности организации. Это является напоминанием о потребности соответствия схемы классификации СУЭОД потребностям бизнес-процессов организаций.

СУЭОД должна сохранять внутреннюю целостность (ссылочную целостность и др.) независимо от:

исполнения административных обязанностей;

функций остальных пользователей;

надежности компонентов системы.

СУЭОД должна разграничивать права доступа к управлению схемой классификации (предоставлять их только администраторам системы.

облачная технология управление документ

СУЭОД должна позволять без ограничений по уровням создавать иерархические схемы классификации.

СУЭОД должна путем конфигурации системы создавать схемы классификации.

СУЭОД должна обеспечивать экспортирование компонентов схем классификации.

В соответствии с MoReq2 организация должна контролировать доступ к официальным документам, который достигается путем определения и применения политики безопасности. В соответствии с политикой безопасности разграничение доступа к официальным документам выполняется по ролям работников организации. Права пользователей следует распределять централизованно, причем, возможностью одновременного доступа к нескольким информационным ресурсам (корпоративные системы, а также СУЭОД).

СУЭОД должна обеспечивать следующие требования к управлению доступом:

действия в СУЭОД должны производить только лица - уполномоченные пользователи, успешно идентифицированные, личность которых аутентифицирована (удостоверена),

ролям администраторов должно быть разрешено назначать доступ к официальным документам каждому из пользователей и/или роли пользователя и/или группе пользователей, а также срок доступа,

СУЭОД должна без лимитов позволять устанавливать роли или группы,

СУЭОД должна иметь пересекаемое множество групп пользователей, или быть пользователю за пределами групп.

Спецификация MoReq2 указывает на необходимость ведения протокола аудита - официального документа, в который записываются все действия, происходящие в СУЭОД. Выдвигаются следующие требования к ведению аудита:

обязательность ведения не допускающего редактирования протокола аудита, в котором должны храниться сведения:

о действиях с любыми официальными документами;

о выполнивших действия пользователях;

о хронологии таких действий.

автоматическая регистрация в протоколе аудита каждого доступа к официальным документам (прочтению, распечатыванию или иному действию).

поддержка протокола аудита такое время, которое требуются правилами работы, принятыми в организациях; Чаще - это весь жизненный цикл официальных документов.

регистрация в протоколе аудита всех изменений метаданных.

регистрация в протоколе аудита всех изменений в системе администрирования.

Создание полноценных систем управления документами организации невозможно без учета требований выше перечисленных ГОСТОов.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 - 2007 регулирует процессы управления документами организаций и:

распространяется на управление документами, которые создаются в организации или организация получает их;

устанавливает ответственность, политику, процедуры, системы и процессы, связанные с документами организации;

устанавливает руководящие указания для управления документами в процессе управления качеством и окружающей средой (как этого требуют национальные стандарты ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

дает методические рекомендации для проектирования и внедрения системы документооборота.

ГОСТ Р 53898-2010 регламентирует форматы, структуру и содержание электронных сообщений, обеспечивающих информационное взаимодействие СУЭОД. Стандарт устанавливает требования к информационному взаимодействию систем и устанавливает регламент обмена данными отправителей и получателей.

ГОСТ Р 54471-2011 описывает рекомендуемую практику электронного хранения информации в электронной форме. Требования стандарта применяются к электронным объектам в любой форме: отсканированные графические образы, электронные таблицы, подготовленные в текстовых редакторах документы, документы электронной почты, веб-контента, мгновенных сообщений, файлов чертежей, подготовленных с использованием систем автоматизированного проектирования, блогов, вики и т.д. Стандарт описывает набор мер и средств, которыми можно установить неизменность контента конкретных электронных объектов, созданных или существующих в информационных ресурсах, в заданном диапазоне времени. В соответствии с требованиями перечисленных нормативных документов, проектирование системы управления документами предполагает выбор подходящей среды хранения и носителей информации, средств физической защиты, процедур обработки и систем хранения данных [22, 23, 24].

Учитывая сегодняшние реалии, когда на предприятии имеет место и традиционный, и электронный документооборот:

требуется обеспечение параллельной работы и взаимодополнение электронной и традиционной систем;

система управления документами должна включать оба эти направления.

Учитывая выше изложенное, создать современную систему управления документами невозможно без применения современных информационных технологий.

Сегодня одним из трендом развития рынка информационных услуг, в том числе и в области электронного документооборота, является использование "облачных" технологий [1, 5, 18]. Применение облачных технологии в системах электронного документооборота позволяет расширить сферу применения этих систем и получить от применения этих информационных систем совершенно иное качество работ с документами организации.

Между тем, при использовании подобных информационных систем следует учитывать возможные риски, например, расположение вычислительных центров с информацией вне территории России. Однако, нельзя забывать и о преимуществах, которые несут облачные технологии [6, 13, 16, 17, 21]: сокращение капитальных вложений в инфраструктуру, затрат на ее поддержание, специалистов [12] и т.п. При всем этом, риски не станут неотвратимыми, если их учитывать и управлять ими.

Каждая организации, принимая решение о строительстве системы управления документами на основе "облачных" технологии должна ответить на вопросы:

какая корпоративная информация будет храниться, использоваться и быть доступна через облачную среду;

как будет осуществляться уничтожение копий информации;

как будет обеспечиваться режим безопасности для документов, имеющих ограничения по доступу;

где территориально расположены сервера с информацией, хранящейся в "облаке";

как будет осуществляться отслеживание сроков хранения и уничтожения документов после истечения срока хранения;

как поставщик облачных услуг организовал систему обеспечения информационной безопасности;

как поставщик услуг осуществляет контроль доступа к информации.

У построения систем управления документами на основе "облачных" технологии могут быть конкуренты:

системы электронного документооборота, интегрированные с портальными технологиями. Портал позволяет организовать единое информационно-коммуникативное пространство организации.

системы электронного документооборота, интегрированные с мобильными рабочими местами. Появление таких систем связано с увеличением популярности планшетов. Часто интерес руководителей к работе с электронным документооборотом преобразует планшет в автоматизированное мобильное рабочее место руководителя организации.

Сегодня на российском рынке СЭД можно отметить следующие продукты "облачных" технологий:

"ELLF" на платформе Alfresco;

"Five" на платформе Microsoft SharePoint Server;

СЭД "Облачный Канцлер" на платформе IBM Notes/Domino;

"Практика" компании "Системы документооборота";

"Битрикс24" компании "1С-Битрикс".

Облачные решения, в том числе и в области электронного документооборота, позволяют не покупать программный продукт в коробке, а арендовать его, осуществлять плату за возможность доступа и использования. Использование такого рода решений удобно и тем, что не привязывает сотрудника организации к компьютеру, работать можно из любой точки, где есть Интернет, т.е. имеется возможности организации удаленного доступа к документационным ресурсам организации и таким образом организовать более оперативное принятие решений и управление организацией.

Одним из примеров "облачной" СЭД является "Битрикс24". К системе можно обратиться с сайта http://www.bitrix24.ru/. На сегодняшний день более 450 тыс. организаций используют эту систему, позволяющую упростить рабочие процессы обсуждения и согласования документов, контроля поручений, работы с клиентами. Приятным бонусом является то, что при подключении до 12 человек пользователей сервис предоставляется бесплатно.

"Битрикс 24" предлагает комплект инструментов для организации работы компании:

управление задачами и проектами помогает руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении;

управление документами "онлайн" позволяет организовать совместную работу с документами; через внешние онлайн сервисы MS Office Online можно открывать, просматривать и редактировать онлайн любые файлы популярных форматов;

совместная работа с файлами позволяет организовать удобный обмен файлами, доступ к файлам с мобильного устройства, защиту от случайного удаления;

планирование встреч и собраний позволяет объединить на одной календарной сетке личные календари сотрудника с календарями рабочих групп и задачами, включить напоминания о предстоящих событиях;

почтовый сервер для организации предоставляется бесплатно, имеет неограниченный объем места и настроен на уведомления о новых письмах;

CRM (Customer Relationship Management) - система управления взаимоотношениями с клиентами позволяет вести базу контактов и компаний, с которыми сотрудничает организация, фиксирует события (от звонков, писем до встреч, сделок), происходящих в компании;

виртуальная АТС позволяет "не привязываться" к рабочему столу с телефонным аппаратом - звонить можно из любой точки, где есть Интернет;

управление персоналом включает множество важных вопросов от структуры организации до персональных страниц сотрудников;

корпоративная социальная сеть упрощает рабочие процессы в организации: обсуждения, постановка и контроль задач, управление продажами и другое;

мобильность - доступность на мобильных телефонах и планшетах.

Для бесплатной регистрации (при числе пользователей до 12 человек) необходимо указать свой e-mail. На указанный адрес будет отправлено письмо с инструкцией следующих действий. После перехода по ссылке из письма, необходимо заполнить форму на сайте.

4. Выводы