Деловая переписка

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

на тему: «Деловая переписка»



ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Назначение и классификация деловых писем

2. Общие требования к структуре, стилю изложения и оформлению деловых писем

3. Язык и стиль делового письма

4. Письмо иностранному партнеру

Заключение

Библиографический список



ВВЕДЕНИЕ

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между субъектами хозяйствования, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи, роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо ? это документ, а более надёжного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет.

Переписка является инструментом оперативного информационного обмена на различных стадиях выработки, принятия и выполнения управленческих решений, при ведении справочной и аналитической работы, при установлении деловых связей и заключении сделок. Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим основным отличительным признаком переписки служит ее назначение ? обеспечение информационного обмена с применением средств связи.

Деловая переписка ведётся с помощью почтовой связи и электросвязи. Почтовой связью пересылаются письма и почтовые карточки. С помощью средств электросвязи осуществляется телефонная, телеграфная, факсимильная связь, передаются сообщения компьютерной электронной почты.

Письмо ? обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста ? пересылкой по почте. В настоящее время при подготовке и изготовлении деловых писем широко используются средства компьютерной техники.

По своему назначению переписка, как любая другая документация, подразделяется прежде всего на официальную и личную. Личная переписка ? это переписка между физическими лицами вне сферы их служебных (официальных) отношений (дружеские, любовные и т. п. послания). Письма с пометкой «Лично», поступающие в организации на имя конкретных работников, также относятся к личной, а не официальной переписке, что определяет особый порядок обработки этих документов.

В форме писем могут создаваться не только документы, служащие для ведения переписки частного или официального характера. Термин «письмо» используется также в названиях публикаций в средствах массовой информации («открытое письмо»), литературных и научных произведений.

Важным моментом при организации работы по подготовке и оформлению писем является наличие официально утверждённой формы письма или требований к его составу и содержанию. Так, выделяются типовые письма и письма в произвольной форме. Правила оформления и обработки деловых писем во многом определяются законодательством в области делопроизводства и связи.

письмо деловой бланк



1. НАЗНАЧЕНИЕ И КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловые письма ? самый распространённый вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов.

Деловое письмо ? это краткий (как правило, не более 1?2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Приступая к изучению особенностей подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть о разнообразии их видов. Заметим, что для классификации деловых писем существует немалое количество оценочных критериев.

В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:

а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) ? обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

б) по срокам исполнения ? исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

в) по объёму ? короткие, средние и длинные;

г) по виду содержащейся в них информации ? текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями);

д) по стилю изложения ? официальные и частные;

е) по комплектности ? с приложениями и без приложений;

ж) по композиции ? простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

з) но способу адресования ? направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

и) по информационному поводу для подготовки ? инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остаётся их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые классификационные категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).

В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учётом особенностей их функционального назначения может быть продолжена.

Так в группе официальных деловых писем следует выделить:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

1) письма-поздравления;

2) письма-приглашения;

3) письма-извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т. п.);

11) письма-открытки;

12) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т. п.);

13) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма-резюме.

Дадим далее краткую характеристику перечисленных видов деловых писем.

Письмо-просьба ? самая распространённая форма делового письма. Функциональное назначение ? изложение какой-либо просьбы, связанной с осуществлением организацией своей деятельности (созданием для этого соответствующих условий). Отличается однотемностью содержания, краткостью и конкретностью изложения (в противном случае существует опасность того, что адресат не поймёт, что именно от него требуется).

Письмо-сообщение ? также распространённая форма официального делового послания. Основное предназначение письма-сообщения ? целенаправленная передача адресату какой-либо конкретной информации, как правило, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя).

Письмо-запрос ? предназначено именно для запрашивания соответствующей информации. Особенностью данного вида писем является то, что они практически всегда предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и, как правило, в срок, установленный или отправителем запроса, или нормативно-правовым документом.

Письмо-заявление ? служит для официального предварительного информирования адресата о позиции отправителя по тому или иному. Как и письмо-просьба, является однотемным.

Письмо-подтверждение ? служит исключительно для подтверждения какого-либо факта, например, получения организацией письма, высланного ранее адресатом. Используется в деловой переписке исключительно в качестве ответного.

Письмо-заказ также является ответным. Функциональное назначение подобных писем ? документирование заказа.

Письмо-предложение (оферта) ? классический пример коммерческой переписки. Такое письмо направляется в адрес делового партнёра для того, чтобы сделать ему официальное предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Различают твёрдую оферту и оферту без обязательства.

Письмо-дополнение ? служит для оперативного сообщения адресату какой-либо важной информации, которая ранее но каким-либо причинам не была ему передана в предыдущем письме. Письмо-дополнение всегда является как бы продолжением предыдущего послания.

Письмо-рекламация ? выражение письменных претензий в связи с неудовлетворительным исполнением адресатом взятых им на себя деловых обязательств.

Информационное письмо ? используется для развития деловых отношений с новыми партнёрами. Основное функциональное назначение письма ? информирование адресата с целью предоставления в его распоряжение конкретной информации относительно перспектив сотрудничества но возможно более широкому кругу направлений.

Гарантийное письмо ? предназначено для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений или действий отправителя, так или иначе затрагивающих деловые интересы адресата. Обязательными для гарантийного письма являются сведения об отправителе ? юридический и фактический адрес, банковские реквизиты и т. п., а также присутствие в тексте слова «Гарантирую».

Презентационное письмо ? имеет целью презентовать адресату какую-либо продукцию, организацию (производителя или распространителя продукции) или некое социально значимое событие ? к примеру, праздник организации. Презентационные письма никогда не рассылаются по одному, поскольку призваны проинформировать возможно большее количество людей.

Письмо прямой почтовой рассылки (директ-мейл, DM) ? имеет куда более конкретную и прозаическую цель ? побудить адресата к совершению покупки. Особенностью письма является то, что помимо описания предлагаемой продукции оно содержит ? в качестве приложения ? и бланк заказа для ее получения (по почте или с курьером), а в некоторых случаях ? и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления. Другой особенностью писем прямой почтовой рассылки является то, что они адресуются многим сотням, тысячам, а в отдельных случаях ? и сотням тысяч потенциальных покупателей.

Краткие письменные сообщения ? используются в целях немногословного срочного информирования адресата в связи с конкретным поводом (обстоятельствами). Среди кратких письменных обращений различают уведомления, напоминания и предупреждения, направляемые в адрес, как правило, последовательно, с определённым интервалом времени.

Сопроводительное письмо ? письмо, предназначенное для сопровождения прилагаемых к нему документов (материалов). Включает в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень с указанием их точных характеристик (названия, количества страниц и т. п.).

Письмо-поздравление ? самый распространённый вид частных деловых писем. В зависимости от характера взаимоотношений, сложившихся между отправителем и получателем. Характерной особенностью письма-поздравления является его благожелательный, дружелюбный и искренний тон. Присутствие в тексте слова «Поздравляю...» является обязательным.

Письмо-приглашение. Функциональное назначение письменного приглашения ? во-первых, известить адресата о том или ином торжественном или деловом мероприятии, во-вторых, пригласить его к участию в нем.

Письмо-извинение ? применяется в повседневной деловой переписке. Функциональное назначение такого письма ? принести адресату формальные извинения. Особенностью данного письма является подчёркнуто примирительный тон изложения, который, впрочем, не должен восприниматься адресатом как тон заискивающий.

Письма для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования используются в повседневной деловой переписке в связи с не слишком радостными событиями в жизни адресата. Функциональное назначение такого письма ? проявить к адресату внимание, выразить ему свою поддержку в непростую, подчас трагическую минуту.

Письмо по случаю представления (представительское письмо) незаменимо при заочном знакомстве с адресатом для установления с ним личных взаимоотношений. Особенностью письма ? является наличие у него в качестве приложения визитной карточки отправителя.

Письмо по случаю отъезда предназначено для выражения признательности со стороны уезжающего по отношению к остающейся (принимающей) стороне. Кроме того, такое письмо может содержать приглашение адресату к продолжению контактов (сотрудничества), в том числе и посредством ответного визита ? при условии, что это отвечает интересам и планам обеих сторон.

Письмо для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевое письмо) служит для укрепления сложившихся деловых и личных связей между участниками переписки. Основное функциональное назначение имиджевого письма ? в отсутствие формального повода продемонстрировать адресату своё внимание и уважение.

Благодарственное письмо направляется адресату с целью выразить благодарность ? за проявленное последним по отношению к отправителю внимание, либо за предпринятые адресатом усилия, направленные на обеспечение личного или делового благополучия отправителя письма.

Рекомендательное письмо ? особый вид частного делового письма, которое пишется в интересах третьего лица, не участвующего в переписке. Функциональное назначение письма ? отрекомендовать должным образом то или иное лицо адресату.

Мини-письма (малые эпистолярные формы) ? письма- шаблоны, письма-маятники и т. п. ? активно используются в деловой переписке прежде всего для экспресс-ответов. Особенностью мини-писем является повторяемость (стандартность) значительной части их содержания благодаря использованию шаблонного текста и присутствию в письме специального формуляра, облегчающего подготовку ответа для адресата. Другая особенность мини-писем ? «телеграфный» стиль изложения, впрочем, приемлемый в общении только с людьми, которых связывают с отправителем тесные деловые или личные взаимоотношения.

Письмо-открытка ? специфическая малая эпистолярная форма. Функциональное назначение писем-открыток ? ведение частной деловой переписки, не затрагивающей аспекты деловых взаимоотношений ее участников. Обычно содержат краткие сообщения личного характера, обмен которыми осуществляется в периоды, когда личные контакты между участниками деловой переписки по каким-либо причинам затруднены. Особенностью таких писем является их обязательное оформление на открытке (почтовой карточке с видом).

Письмо негативного содержания ? собирательная группа писем, включающая письма-отказы, письменные уведомления об увольнении, отказе в предоставлении вакансии, отказе в предоставлении денежной субсидии, письма с выражением неодобрения (порицания) чьих-либо действий и т. п.

Письмо для выражения согласия или отказа применяется для извещения адресата о согласии (отказе) отправителя от какого-либо предложения. Направляется в ответ на поступившее ранее от адресата письмо, содержащее какое-либо предложение ? чаще всего об участии в каком-либо мероприятии, проекте и т. п. Письмо в обязательном порядке должно содержать выражение благодарности за сделанное предложение.

Письмо для обращения в различные инстанции в частном порядке предназначено для письменного изложения конкретной просьбы или требования отправителя. Как правило, такие письма направляются в судебные органы, предприятия коммунального хозяйства, образовательные учреждения, транспортные организации, службы быта, сервиса и торговли и т. д. Функциональное назначение писем состоит в том, чтобы, во-первых, проинформировать о чем-либо адресата, во-вторых, побудить его к определённым действиям.

Письмо-резюме ? резюме отправителя, изложенное в форме стандартного делового письма. Инициативное письмо, высылаемое в адрес потенциального работодателя. Содержит наиболее существенные данные о биографии, об уровне образования и о профессиональном опыте отправителя. В обязательном порядке содержит указание о вакансии, на которую претендует отправитель, и об адресе (телефоне, E-mail и т. п.), по которому адресат может направить ответ.

2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ, СТИЛЮ ИЗЛОЖЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Структуру основного текста делового письма можно ? довольно условно ? разделить на информационную и служебную части.

Информационная часть ? это собственно текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку и потому представляющий наибольшую ценность для адресата. Служебная часть ? это вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

а) приветствие;

б) обращение к адресату;

в) лид-абзац;

г) заключительную формулу вежливости;

д) подпись отправителя;

е) постскриптум (постпостскриптум).

Первые три элемента предшествуют информационной части (тексту) делового письма, последующие три ? подытоживают ее.

Приветствие ? это обязательный элемент частного делового письма, который, впрочем, обычно отсутствует в официальных деловых письмах. Представляет собой начальную (вводную) формулу вежливости, предназначенную прежде всего для сокращения психологической дистанции между участниками деловой переписки и в конечном счёте ? для создания необходимых предпосылок для конструктивного невербального диалога. Во всех случаях приветствие предшествует обращению к адресату и тесно взаимосвязано с ним.

Обращение к адресату ? обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, присутствует и в большинстве официальных деловых писем. Специфической особенностью обращения является употребление в конце его пунктуационного ? восклицательного ? знака, указывающего на особое значение, придаваемое отправителем письма факту обращения к адресату. Функциональное значение обращения к адресату ? создание предпосылки для смыслового и стилистического перехода от вводной части текста к основной. Чаще всего в качестве обращения к адресату используются либо имена собственные (фамилия, полное имя или имя, отчество адресата), либо имена существительные (наименование должности, титула, специального или почётного звания).

Лид-абзац ? начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, всего из одного предложения. В наиболее распространённых случаях лид-абзац предназначен:

а) для выражения адресату формальной благодарности (в частных деловых письмах);

б) пояснения мотивов и темы делового письма;

в) обеспечения смысловой и стилистической подводки к тексту делового письма.

Текст делового письма в общем случае состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. В наиболее общем случае текст делового письма включает вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста делового письма предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для делового письма, основная часть текста ? для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса, а заключительная часть ? для изложения выводов и просьб.

Заключительная формула вежливости ? это обязательный элемент частного делового письма, который, как правило, отсутствует в официальных деловых письмах. Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры делового письма. Подпись, во-первых, придаёт официальному деловому письму юридическую силу, во-вторых, удостоверяет личность отправителя.

Постскриптум (пост-постскриптум) представляет собой краткую ? не более 3?4 строк ? приписку к тексту делового письма, помещённую после подписи.

Это необязательный, но, тем не менее, достаточно постоянный элемент структуры делового письма. Основное функциональное назначение постскриптума ? оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.

Обратимся теперь к рассмотрению особенностей стиля изложения делового письма ? так называемого официально-делового стиля, представляющего собой функциональную разновидность русского языка и предназначенного для использования в процессе управления предприятием, в том числе и посредством деловой переписки.

Специфическими чертами официально-делового стиля являются следующие:

а) подчёркнутая официальность и деловитость, находящая своё выражение в своеобразных формах повседневного (в том числе письменного) общения между должностными лицами ? так называемой служебной субординации ? и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;

б) адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае ? отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;

в) устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в процессе подготовки деловых писем;

г) тематическая ограниченность деловых писем, в которых, как правило, не освещается более 1?2 вопросов одновременно;

д) лексическое и композиционное единообразие содержания делового письма;

е) исключительно нейтральный тон изложения делового письма;

ж) точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания делового письма;

з) лаконичность изложения, предполагающая краткость и ясность используемых в деловом письме формулировок.

Исходя из специфики официально-делового стиля при подготовке содержания делового письма целесообразно:

1. Излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями.

2. Применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.

3. Употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании.

4. Отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении, в соответствии с которым подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.

5. Не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов.

6. Отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения.

7. Избегать неоправданного употребления иностранных слов.

8. Использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается»), либо в повелительном («согласовать») наклонении.

Свои особенности имеет стилистическое оформление вводной, основной и заключительной частей текста делового письма.

Общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания делового письма:

1. Деловые письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и небрежения, граничащего с грубостью, не допускается.

2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по вносимым вами письменным обращениям словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Помните о том, что быстро ? хорошо не бывает. Лучше укажите, когда бы вы желали узнать о решении.

3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных, рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на дельные предложения, а в выводах ? предельно конкретны.

4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса. Дайте адресату подумать самому.

5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить» ? добросовестный подчинённый может затаить обиду, а не слишком умный начальник впасть в ярость, воспринимая невольный намёк слишком уж буквально.

6. В том случае, если вы извещаете кого-либо о том, что выполнение его поручения или просьбы не представляется возможным, не начинайте послание с констатации отказа ? изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определённых обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно вернуться.

7. Проявляйте известную дипломатию и в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по ещё менее насущным проблемам.

8. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придаёт письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как ваша попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или иного решения.

9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле, безупречным по содержанию и исполнению.

10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела.

Следующее предложение первого абзаца, как правило, формулируется таким образом, чтобы вплотную подвести адресата к ознакомлению с содержанием основной части текста делового письма, например, так:

1) В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением...;

2) Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о...;

3) Суть нашего предложения заключается в следующем ....

Для стилистического оформления основной части текста с учётом функционального назначения делового письма рекомендуются следующие стандартные формулировки:

1) Как известно уважаемому г-ну директору, планом генерального развития компании на ... год предусмотрено выполнение ...;

2) Согласно плану поставок продукции на ... квартал ... года наша организация обязалась ...;

3) Для организации рабочей встречи представителей наших компаний предлагается следующий вариант ее проведения: дата встречи ? ..., место встречи ? ..., основные вопросы повестки дня ?...;

4) В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнёрам комплексные услуги по...;

5) Во-первых, квалификация специалистов Вашего предприятия оценивается исключительно высоко. Во-вторых,....

Содержание последующих предложений и абзацев должно строиться таким образом, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось все более целостное понимание освещаемого в тексте делового письма вопроса.

Для завершения основной части текста и обеспечения плавного логического и стилистического перехода к заключительной его части рекомендуется использование следующих стандартных формулировок:

1) Такова основная идея нашего делового предложения ...;

2) Вы можете получить от нашего представителя всю интересующую Вас дополнительную и справочную информацию о...;

3) Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес....

И, наконец, для стилистического оформления заключительной части текста делового письма предлагаются следующие стандартные формулировки:

1) Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса ...;

2) Пользуясь случаем, мы хотели бы ещё раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения...;

3) Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения ....

Отметим, что для оформления деловых писем используются или бланки предприятия установленного образца, или листы писчей бумаги (последние чаще применяются для частных деловых писем.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 для деловых писем применяются следующие виды бланков:

а) общий бланк;

б) угловой бланк письма;

в) продольный бланк письма;

г) продольный бланк должностного лица;

д) продольный бланк структурного подразделения.

Для оформления деловых писем, объем текста которых превышает размеры бланка (листа) формата А4, могут применяться листы для продолжения делового письма, содержащие, как правило, в верхнем колонтитуле название предприятия и краткий пояснительный текст.

При использовании листов для продолжения содержание делового письма следует располагать таким образом, чтобы на заключительный лист попадало по меньшей мере 4 строки основного текста, а также следующие за ней стандартные служебные части содержания (подпись, отметка о примечании и т. п.).

Требования к писчей бумаге, используемой для подготовки и оформления деловых писем, основываются на положениях ОСТ 29.115-88, соответствующим образом адаптированных с учётом специфики настоящего пособия.

Кроме того, этот документ содержит конкретные указания по оформлению текста делового письма на писчей бумаге. Согласно этим требованиям текст деловою письма печатается черным цветом на одной стороне писчей бумаги белого цвета формата А4 или близкого к нему с размером шрифта высотой не менее 2 мм для строчных литер, через полтора интервала, строчными буквами (кроме заглавных и аббревиатур в соответствии с правилами грамматики).

Отпечатки всех знаков должны иметь равномерную насыщенность и визуально резкие края. Обнаруженные опечатки, описки и иные неточности допускается исправлять рукописным способом, но без повреждения листов, помарок и следов неполного удаления прежнего текста.

Опечатки, обнаруженные в окончательно оформленном варианте делового письма, допускается закрашивать с помощью «штриха» с последующим написанием окончательного варианта фрагмента текста печатными буквами ручкой соответствующего цвета.

При оформлении деловых писем, кроме того, допускается использование приёмов компьютерной вёрстки, улучшающих восприятие содержания, в том числе:

а) выделение наиболее важных в смысловом отношении фрагментов текста подчёркиванием;

б) выделение наименований руководящих документов, упоминаемых в тексте, полужирным шрифтом;

в) выделение вводных слов разделов текста, фамилий упоминаемых по тексту лиц прописными буквами (иногда ? в сочетании с разрядкой);

г) выделение ключевых слов, терминов, формулировок выводов и предложений курсивом.

Обязательными реквизитами делового письма являются:

1. Эмблема (логотип) организации.

2. Код организации по ОКПО.

3. ОГРН организации.

4. ИНН/КПП организации.

5. Наименование отправителя (организации и, в зависимости от вида бланка, соответствующего структурного подразделения или должностного лица организации).

6. Справочные данные об организации.

7. Дата.

8. Регистрационный номер.

9. Ссылка на дату и регистрационный номер поступившего документа.

10. Место составления.

11. Адресат (справочные данные о получателе).

12. Заголовок к тексту.

13. Текст.

14. Отметка о наличии приложения.

15. Подпись.

16. Гриф согласования.

17. Оттиск печати.

18. Отметка об исполнителе.

3. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Язык профессионального общения требует однозначности толкования основных ключевых понятий, выраженных в терминах. Для документационного обеспечения управления это особенно важно: язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на неё, и неточное употребление того или иного термина может иметь юридические последствия.

Понятие ? это представление об общем, наиболее существенном, особенном в изучаемых явлениях и предметах. Понятия выражают себя в словах. Именно слова связывают понятие с предметом или явлением. Эта связь осуществляется через значение слова. Значение показывает, что мы вкладываем в то или иное понятие, какие представления связываем с ним.

Научные понятия обозначаются специальными словами ? терминами.

Термин ? это слово или устойчивое словосочетание, которому предписано определенное научное или специальное понятие.

На язык и стиль официальной документации распространяются законы составления служебных текстовых документов в аспекте так называемого официально-делового стиля речи. Этот стиль имеет свои специфические отличия от разговорной речи и других стилей литературного языка (научного, публицистического, художественного).

В официально-деловом стиле речи выделяются подстили:

- законодательный,

- инструктивно-методический,

- организационно-распорядительный,

- статистический,

- технический,

- дипломатический и т. д.

Официально-деловой стиль речи, по единодушному мнению специалистов, ? наименее исследованный стиль. Лингвисты всегда выделяли язык служебных документов в особую разновидность стилей речи, описывали его отдельные особенности, констатировали его автономность, однако фундаментальные исследования этого стиля стали проводиться лишь в самое последнее время.

При подготовке текста делового письма должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания, полнота информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествования, нейтральность тона изложения, средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. Такой стиль изложения можно назвать формально-логическим.

Язык служебных документов отличают следующие особенности:

- нейтральность тона изложения,

- неличный характер изложения, унификация (трафаретизация),

- типизация речевых средств и стандартизация терминов,

- сужение диапазона используемых речевых средств,

- высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определённых участках текстов документов, своеобразная модальность.

Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста является статус авторства. Очевидно, что технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя.

4. ПИСЬМО ИНОСТРАННОМУ ПАРТНЁРУ

Письмо иностранному партнёру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правилах их составления. Современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (№_ письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение). Адрес получателя состоит из расположенных в следующей последовательности:

имени и фамилии получателя;

наименования компании;

номера дома, улицы;

города;

штата (графства), почтового округа, указанного цифрами;

страны.

Рисунок 1 Пример написания делового письмаиностранному партнёру



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, ? роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надёжного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту ? бумажные перфокарты, перфокарты ? гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо ? перспективная часть документооборота.



БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Кузнецов, И. Н. Деловое письмо : учебно-справочное пособие для бакалавров / И. Н. Кузнецов; авт.-сост. И. Н. Кузнецов. ? 5-е изд. ? М.: Дашков и К°, 2013. ? 196 с.

2. Борисова, Е. Элементы стиля: Принципы убедительного делового письма [Электронный ресурс] / Елена Борисова. ? М.: Альпина Бизнес Букс, 2014. ? 125 с. ? Режим доступа: http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=521729

3. Быкова, Т. А. Делопроизводство: учеб. / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина; под ред. Т. В. Кузнецовой. ? 3 изд., перераб. и доп. ?М. : НИЦ ИНФРА-М, 2013. ? 364 с.

Размещено на Allbest.ru

...