Види та значення інформації в управлінні підприємством

Размещено на http://www.Allbest.ru/

Размещено на http://www.Allbest.ru/

Державний університет телекомунікацій

Види та значення інформації в управлінні підприємством

Петькун С.М., к.філос.н, доцент,

Анотація

У статті розглянуто поняття «інформації» та її роль в управлінні підприємством. Зазначено, що інформація - це головний елемент будь-якої з функцій управління, що у системі управління підприємством інформація - це набір даних про функціонування підприємства, на підставі яких приймаються економічно обумовлені рішення. Так на стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної інформації. Проаналізовано та охарактеризовано управлінську та економічну інформацію. Управлінська інформація може включати в себе економічні, технологічні, соціальні, юридичні, демографічні та інші пов'язані види даних. Зазначено, що різновидом управлінської інформації є економічна інформація, тобто ті економічні дані, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників характер планової та фактичної виробничо-господарської діяльності, причинні взаємозв'язки між системою управління та об'єктами управління. Подано класифікацію інформації за різними ознаками, зокрема, управлінської інформації.

Ключові слова: Інформація, управління підприємством, управлінська інформація, економічна інформація.

Петькун Светлана Михайловна. Виды и значение информации в управлении предприятием

В статье рассмотрено понятие «информации» и ее роль в управлении предприятием. Указано, что информация - это главный элемент любой из функций управления, в системе управления предприятием информация - это набор данных о функционировании предприятия, на основании которых принимаются экономически обусловленные решения. Так на стадии разработки управленческих решений и аналитической деятельности большую роль играют возможности обработки отобранной информации. Проанализированы и охарактеризованы управленческую и экономическую информацию. Управленческая информация может включать в себя экономические, технологические, социальные, юридические, демографические и другие связанные виды данных. Указано, что разновидностью управленческой информации является экономическая информация, то есть экономические данные, отражающие через систему натуральных, трудовых и стоимостных показателей характер плановой и фактической производственно-хозяйственной деятельности, причинные взаимосвязи между системой управления и объектами управления. Представлена классификация информации по разным признакам, в частности, управленческой информации.

Ключевые слова: Информация, управление предприятием, управленческая информация, экономическая информация.

Petkun Svetlana. The types and value of information in enterprise management

The article discusses the concept of "information" and its role in business management. It is noted that the information - a key element of any management functions, the enterprise management information system - a set of data on the operation of the business for which due to economic decision taken. So in development management solutions and analytical activities selected information processing capabilities play an important role. Analyzed and characterized the administrative and economic information. Management information may include economic, technological, social, legal, demographic and other related types of data. Indicated that management information is a kind of economic information, that the economic data reflecting through the natural, human nature and cost indicators planned and actual production and business activities, causal relationships between system administration and facilities management. Classification of information on various grounds, including management information.

Keywords: information, management, information management, economic information.

Постановка проблеми

Ефективне управління підприємством - це складне комплексне завдання, яке потребує оптимальної взаємодії різного роду ресурсів. Сучасні тенденції розвитку економіки вимагають активного впровадження інформаційних технологій у процес управління підприємством, що підвищує його конкурентоздатність, а, отже, здатність зайняти найбільш вигідну позицію на економічному ринку.

Важливим завданням є передача інформації конкретним ланкам так, щоб ті правильно сприйняли інформацію і зрозуміли її потенційну користь. Це істотно, оскільки при неправильному уявленні навіть найцінніша інформація може виявитися даремною.

Інформація є зв'язуючою основою процесу управління, оскільки містить необхідні для оцінки ситуацій та прийняття управлінських рішень відомості, завдяки яким керівник отримує змогу діяти свідомо та аргументовано. Процес управління потребує постійного засвоєння та оброблення інформації, необхідного для підтримання стабільності та розвитку виробничо-господарської організації. Достовірна інформація про стан соціо-техно-економічної системи та її взаємозв'язки із зовнішнім середовищем забезпечує її раціональне функціонування, збереження цілісності, якісної специфіки. Непоінформо-ваність, суб'єктивізм, необґрунтовані рішення та дії, несумісні з ефективним управлінням підприємства.

Успішне управління підприємством, у першу чергу, залежить від своєчасної, об'єктивної та точної інформації. Саме тому необхідно надати визначення сутності, ролі та змісту поняття «інформація».

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Фундаментальними дослідженнями інформації займались: Д. Тапскотт, Н. Гарнхемом, М. Кастельс, В.З. Коган, А Макадамс, Ф. Махлуп, М. Хеллгрен, Н.А. Зайцева, В.М. Гужва, М.М. Скопень, В.Ф. Ситник, Т.А. Писаревська, Н.В. Єрьоміна, О.С. Краєва, Г. Бобруль, Е. Попов, Г.І. Купалова, М.С. Пушкар та інші.

Мета статті. Визначення ролі, сутності, змісту та класифікація за видами інформації у процесі управління підприємством.

Виклад основного матеріалу

Різноманітність сфер економічної діяльності призводить до появи великої кількості інформаційних систем економічного характеру, оскільки вони містять у собі особливості структури управління, схеми управлінських цілей та предметних технологій [1]. На сьогодні одним з актуальних завдань для багатьох українських підприємств є оперативність управління. З метою підвищення конкурентоздатності підприємствам необхідна своєчасна реакція на зміни, які відбуваються у зовнішньому середовищі.

У зв'язку з цим Д. Тапскотт дає визначення підприємству «нового типу» - «це підприємство, яке працює у режимі реального часу і постійно, без найменшого гальмування підлаштовується до умов діяльності, які змінюються, завдячуючи оперативності отримання інформації [2, с. 78]. То що ж таке інформація?

Саме поняття «інформація» є досить абстрактним, і досі ведуться суперечки чи є вона матеріальною субстанцією, так як на неї не діють закони фізики в повному обсязі. Наприклад, якщо віддати частину фізичного тіла іншому об'єкту (якимось чином його розділити), воно зменшиться, якщо ж з кимось поділитися інформацією її стане більше. Тож сам термін "інформація" (лат. informatio) означає "пояснення", "викладення", "повідомлення". Він набув ужитку ще наприкінці XIX сторіччя, але спочатку використовувався лише щодо засобів зв'язку. З розвитком науки і техніки інформацію почали розглядати залежно від конкретного змісту з виокремленням її різновидів, які стосуються різних сфер людської діяльності.

Нині під інформацією розуміють сукупність корисних відомостей, які є об'єктом збирання, реєстрації, зберігання, передавання й перетворення. Інформація є одним із ресурсів, який може накопичуватися, реалізуватися, поновлюватися, є придатним для колективного використання та (на відміну від інших ресурсів) у процесі споживання не втрачає своїх якостей.

Інформація - це головний елемент будь-якої з функцій управління. Володіння повною, достовірною, актуальною та оперативною інформацією уможливлює отримання ринкових переваг, знижує фінансовий ризик, ефективно підтримує прийняття рішень. Нині інформацію розглядають у нерозривній єдності з комп'ютерними системами, які забезпечують її збирання, реєстрацію, зберігання, передавання й перетворення. За допомогою комп'ютерів усю інформацію можна швидко одержати, "відсортувати" у заздалегідь визначеному порядку, що позбавляє необхідності переглядати стоси паперів у пошуках потрібних відомостей. Комп'ютери не створюють інформацію із нічого, але вони здатні надзвичайно швидко сприймати, сортувати, аналізувати та інтерпретувати її за допомогою програмних засобів, розроблених людиною.

У системі управління підприємством інформація являє собою набір даних про функціонування підприємства, на підставі яких приймаються економічно обумовлені рішення, тобто це дані про стан об'єкта управління, які мають особливе значення для управлінського персоналу в ході виконання ним своїх функцій. У цілому інформацію можна розглядати як засіб зменшення невизначеності у діяльності підприємства, який сприяє досягненню конкретних цілей того чи іншого суб'єкта. Так Г. Бобруль дає визначення процесу управління підприємством - «це процес оцінки і аналізу інформації. Від того, наскільки інформація якісна за своїм змістом, часом і можливістю опрацювання, залежить якість управлінського рішення» [3, с.135]. Він також виділяє інформацію як головний фактор, що впливає на якість управління підприємством.

Наукові погляди на інформацію як філософську та економічну категорію давно сформувались. Але термін "інформація" визначають по різному в залежності від області її застосування та наукової галузі.

Існуючі у закордонних учених точки зору на інформацію добре систематизував Ф. Махлуп:

1) інформація -- процес передачі знань, сигналу чи повідомлення;

2) інформацією є поточні дані про перемінні величини в деякій галузі діяльності, систематизовані відомості щодо основних причиних зв'язків, котрі містяться у знанні як понятті більш загального класу, по відношенню до якого інформація є підлеглою;

3) інформація є знання, які передані кимось іншим чи набуті шляхом власного дослідження чи вивчення;

4) інформація є знання про якусь особливу подію, випадок чи щось схоже [4].

Коган В.З. виділив з усіх визначень спільні моменти. Це чотири компоненти:

1) процес пізнання чогось, про що передається інформація;

2) того, хто передає інформацію;

3) того, хто сприймає інформацію;

4) самої інформації [5].

Отже, інформація - це багатофункціональний об'єкт. Вона створюється й застосовується в усіх сферах діяльності і забезпечує виконання безліч різноманітних функцій і завдань, що постають перед найрізноманітнішими суб'єктами - органами державної влади, місцевого самоврядування, фізичними і юридичними особами, іншими соціальними утвореннями.

Закон України «Про інформацію» (від 02.10.1992 р.) під інформацією розуміє документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Дія цього Закону поширюється на інформаційні відносини, які виникають у всіх сферах життя і діяльності суспільства і держави при одержанні, використанні, поширенні та зберіганні інформації [6].

Інформація представляє собою настільки загальне поняття, що пояснити його однією фразою дуже складно. Корисною є уніфікація різних тлумачень терміна "інформація". На думку багатьох авторів, під інформацією потрібно розуміти відомості про об'єкти і суб'єкти оточуючого середовища, їх кількісні та якісні характеристики, які сприймають різні інформаційні системи в процесі своєї життєдіяльності та обмінюються ними.

Одночасно з цим існує така позиція, якої дотримується Е. Попов, інформація визначається як відомості (дані), які мають змістовний характер, є результатом інтелектуальної діяльності людини, мають певну цінність для конкретного споживача за рахунок зниження невизначеності при прийнятті рішень [7]. аналітичний економічний управлінський інформація

З точки зору управлінської діяльності підприємства інформація являє собою сукупність відомостей про стан керуючої і керованої підсистеми, а так само і навколишнього середовища [8, с. 174].

За допомогою інформації циклічно повторюються стадії процесу управління - отримання, переробки відомостей про стан керованого об'єкта і передачі йому команд керівників.

У процесі управління головна роль інформації - усунення невизначеності. «Інформація дозволяє впорядкувати господарські процеси і узгодити їх із зовнішнім середовищем і внутрішніми потребами підприємства. Усуваючи або знижуючи невизначеність, інформація визначає стратегію фірми і способи досягнення поставлених цілей » [9, с. 222].

При оцінці управлінської ситуації найбільше значення мають види інформації, що визначають можливість комплексного та системного підходу до даного процесу, а в подальшому до розробки управлінських рішень. На стадії розробки управлінських рішень і аналітичної діяльності велику роль відіграють можливості обробки відібраної для одержаного рішення інформації, що залежить від форми її представлення. Оскільки інформація є одним із найважливіших ресурсів сучасного бізнесу, роль інформаційних технологій в отриманні якісної інформації зростає. Критерії визначення якості інформації на даний час розробляються науковцями, але єдина система цих критеріїв поки що не сформована. Так, виділяють різноманітні види інформації, існують підходи до визначення принципів класифікації видів інформації. Наприклад, Г.І. Купалова класифікує інформацію, яка використовується в економічному аналізі та призначена для прийняття управлінських рішень за відповідними класифікаційними ознаками, а саме:

- за функціональним призначенням інформація може бути:

планова, нормативно-правова, облікова, звітна, адміністративна, масова,інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого самоврядування, інформація про особу, інформація довідково-енциклопедичного характеру, соціологічна;

- за змінністю:

постійні (умовно-постійні) і змінні;

- залежно від причетності до об'єкта управління інформація поділяється на:

внутрішню і зовнішню, вхідну і вихідну;

- за предметом дослідження інформація поділяється на:

основну і допоміжну;

- за об'єктом вивчення виділяють інформацію:

загальну та часткову;

- залежно від способу зображення інформація може бути подана у такому вигляді:

текстова, цифрова, алфавітна, алфавітно-цифрова, графічна, таблична, за допомогою

мультимедіа;

- за формою подання інформація поділяється на:

письмову та усну;

- за ознакою насиченості інформація поділяється на:

недостатню, достатню та надлишкову [10, с. 51].

М.С. Пушкар класифікує інформацію за такими критеріями як:

- сфера економіки:

виробнича і невиробнича інформація;

- сталість у часі:

довідкова, нормативна, фактична;

- рівень виникнення:

первинна, проміжна , вторинна, і т.д.;

- повнота задоволення потреб:

недостатня, достатня, зайва;

- стабільність:

стабільна, змінна, умовно-постійна;

- технологія обробки:

вхідна, вихідна;

- якість:

достовірна, недостовірна;

- планування:

операційна , тактична, стратегічна;

- стандарт:

офіційна, неофіційна;

- за походженням:

зовнішня і внутрішня;

- відкритість:

закрита, відкрита, доступна, недоступна [11, с. 254].

У даній статті розглядається управлінська та економічна інформація. Управлінська інформація - це вид інформації, що включає в себе, як найважливішу підмножину, економічну інформацію і містить відомості про процеси розподілу, обміну та споживання ресурсів, забезпечуючи виконання завдань організаційно-економічного управління на конкретному рівні господарювання. Така інформація може включати в себе економічні, технологічні, соціальні, юридичні, демографічні та інші пов'язані види даних. За видами управління інформація поділяється на оперативну - це первинна інформація, необхідна на найнижчому рівні управління для реалізації планів і складанням звітів; тактичну - це інформація отримана в результаті обробки і узагальнення оперативної, призначається для використання керівниками середньої ланки, забезпечує контроль за виконання стратегічних планів; стратегічну - це звіти, зведення, прогнози, що отримані на основі тактичної інформації, що використовується для здійснення довготривалого планування і розробки стратегічної політики підприємства вищими ланками управління підприємства.

За стадіями управління слід виділити: прогнозну, планову, облікову, нормативну, аналітичну інформацію. Прогнозну інформацію пов'язують з функцією прогнозування, планову - з плануванням (стратегічним, техніко-економічним, оперативно-виробничим); облікову - з управлінським, фінансовим обліком; аналітичну - з функцією економічного аналізу. Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад, для формування цін, тарифікації. Нормативну інформацію можна умовно поділити на нормативно-правову та нормативно-довідкову.

Різновидом управлінської інформації є економічна інформація, тобто ті економічні дані, що відображають через систему натуральних, трудових і вартісних показників характер планової та фактичної виробничо-господарської діяльності, причинні взаємозв'язки між системою управління та об'єктами управління.

Економічна інформація - це така інформація, яка характеризує виробничі відносини та їх взаємозв'язок. До цієї категорії, якщо розглядати її більш широко, можна віднести всю сукупність даних, які характеризують функціонування економічної системи та управління нею, включаючи в себе наступні етапи: планування; облік; контроль; регулювання (безпосередньо на об'єктах господарювання). Економічну інформацію класифікують за рядом ознак. Залежно від здійснюваних в управлінні функцій розрізняють планову, облікову та регулюючу інформацію.

Планова інформація в структурі економічної інформації займає 8-10%. Вона містить директивні вказівки про розвиток конкретного об'єкта управління та його складових.

Облікова інформація в системі економічної охоплює в середньому 88-90%, відображаючи господарські процеси у вигляді натуральних, трудових і вартісних показників. Складовими частинами облікової інформації є бухгалтерські, звітно-статистичні та оперативні дані.

Регулююча інформація займає в середньому майже 2% від загального обсягу економічної інформації. На її основі приймають рішення щодо регулювання параметрів виробництва або планових завдань.

За стадіями утворення економічну інформацію поділяють на первинну та похідну. Первинна інформація відображає виробничо-господарські процеси в момент їх проходження. Це, як правило, бухгалтерська інформація, збір якої переважно здійснюється вручну і заноситься на носій типу «первинний документ».

Похідна інформація є результатом обчислень і поділяється на проміжну, що підлягає подальшій обробці, та результативну. Як первинна, так і похідна економічна інформація може бути змінною (робочою, оперативною) і постійною.

Список використаної літератури

1. Наконечна-Львівська Н.В. Концептуалізація облікових систем / Н.В. Наконечна-Львівська // Науковий вісник НЛТУ України. - 2009. - № 19. - С.191-198.

2. Дон Тапскотт. Электронно-цифровое общество / Дон Тапскотт. - K. : INT-press, М.: Рефл-бук, 1999. - 432 с.

3. Бобруль Г.И. Информация и информационные технологии в стратегическом управлении посреднической организацией / Г.И. Бобруль // Актуальні проблеми економіки. - 2006. - №5. - С. 135-143.

4. Махлуп Ф. Производство и распространение знаний в США. - М., 1966. - С. 36-37.

5. Коган В.З. Теория информационного взаимодействия: Философско-социологические очерки. - Новосибирск: Изд-во Новосибирск. ун-та, 1991. - С. 18.

6. Закон України «Проінформацію» // Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1992, N48, ст. 650

7. Попов Е. Управление издержками производства и потребления информации / Е. Попов, А. Коновалов //Проблемы теории и практики управления. - 2007. - №2 - С. 16-25.

8. Морозова Н.А. Управление коммуникациями в организации / Н.А. Морозова // Вестник ВГУ. Серия: Экономика и управление. - 2010. - №2. - С. 173-181.

9. Крупяк Т.П. Аналіз інформаційних потреб підприємства / Т.П. Крупяк // Актуальні проблеми економіки. - 2008 - № 1 - С. 220-227.

10. Купалова Г.І. Теорія економічного аналізу: [навчальний посібник] / Купалова Г.І. - Бібліотека українських підручників, 2008. - 587 с.

11. Пушкар М.С. Ідеальна система обліку: концепція, архітектура, інформація: [монографія] / М.С. Пушкар, М.Г. Чумаченко. - Тернопіль: Карт-бланш, 2011. - 336 с. Размещено на Allbest.ru