Анализ бюджета рабочего времени менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Теоретически-методологическое исследование методов структурирования, планирования и использования бюджета рабочего времени менеджера

1.1 Понятие планирования и распределения рабочего времени руководителя в современной организации

1.2 Основные принципы планирования рабочего времени и их реализация в программных средствах организации

2. Методы разработки планирования и структурирования рабочего времени при осуществлении различных управленческих функций

2.1 Разработка и планирование рабочего дня по методу «Альпы»

2.2 Использование принципа Парето, при планировании рабочего времени руководителя

2.3 Правила использования рабочего времени Дуайта Эйзенхауэра

3. Рекомендации по совершенствованию планирования рабочего времени современного руководителя

Заключение

Список использованных источников

Введение

Актуальность данного исследования заключается в том, что в настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления. Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

На протяжении всего существования человеческого общества были те, кем руководят и, соответственно, кто руководит. Но люди до начала 20 века придавали мало значения самому понятию управление. Управляли руководители, опираясь на интуицию. В то же время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться и в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя. Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. Труд сотрудника руководящего звена является важной частью совокупного общественного труда. Эффективность работы компании (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью ежедневной работы руководителя. В свою очередь эффективность его деятельности обеспечивается рациональной организацией труда. Соответственно, чем эффективнее труд в управляющей системе, тем выше результаты совокупного труда. Но не стоит забывать, что руководитель является примером для всех сотрудников компании. Если руководитель грамотно планирует свой день, то все коллеги и подчиненные, впечатленные его знаниями, воспользуются его опытом.

Целью курсовой работы, является анализ бюджета рабочего времени менеджера и методы эффективного использования рабочего времени при планировании, структурировании и осуществлении управленческих функций.

Для решения поставленной цели, необходимо раскрыть следующие задачи:

1. Дать теоретически-методологическое обоснование методов структурирования, планирования и использования бюджета рабочего времени менеджера;

2. Охарактеризовать понятие планирования и распределения рабочего времени руководителя в современной организации;

3. Проанализировать основные принципы планирования рабочего времени и их реализация в программных средствах организации;

4. Дать характеристику основным методам разработки планирования и структурирования рабочего времени при осуществлении различных управленческих функций:

· Разработка и планирование рабочего дня по методу «Альпы»,

· Использование принципа Парето, при планировании рабочего времени руководителя,

· Правила использования рабочего времени Дуайта Эйзенхауэра.

5. Разработать рекомендации по совершенствованию планирования рабочего времени современного руководителя.

1. Теоретически-методологическое исследование методов структурирования, планирования и использования бюджета рабочего времени менеджера

1.1 Понятие планирования и распределения рабочего времени руководителя в современной организации

Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя сознательное осуществление своих действий. Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем, представлены на рисунке 1.

Рис. 1. - Цели, определяемые руководителем

рабочий время управленческий менеджер

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Предпосылкой достижения целей руководителем является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

Очевидным является факт, что готовность руководителя к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени. При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы, представленные на рисунке 2.

Рис. 2. - Вопросы необходимые при разработке плана рабочего времени

Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель должен ясно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

- правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название «период непредвиденной активности». Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность - это «период спонтанной активности»;

- анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;

- регулярность и системность планирования;

- реалистичность планирования;

- письменная форма формируемого плана;

- перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;

- установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия;

- установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;

- делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т.д. Бряткова Н.В. Организация планирования рабочего времени сотрудника и её особенности//Актуальные вопросы экономических наук. 2013.№ 31. С. 203 - 207.

Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

1.2 Основные принципы планирования рабочего времени и их реализация в программных средствах организации

При планировании рабочего времени руководителя методы, предусматривающие составление расписаний и организации деятельности по этим расписаниям на практике часто оказываются бесполезными. Для эффективной организации рабочего времени разработаны специальные методики, которые развиваются в прикладной области исследований, получившей название тайм-менеджмент.

Основные принципы планирования рабочего времени. Замечено, что человек реально работает меньше, чем может ему показаться. Поэтому планирование рекомендуется начинать с хронометража работ и анализа полученных результатов.

Принципы планирования подразделяются на психологические и технические. Рассмотрим психологические принципы.

- Обзор и письменная фиксация. Все проблемы, обстоятельства, факторы, ресурсы, дела и задачи следует фиксировать письменно.

- Структурирование внимания. Сознание человека может работать только с одним объектом (мыслью, делом или документом). Предсознание человека может контролировать семь плюс (минус) два объекта. Занимаясь одной главной проблемой, можно держать в поле зрения еще 5-9 проблем. Подсознание может одновременно работать с существенно большим количеством объектов. Следует заниматься одной проблемой, имея в виду несколько проблем, и забывая на время о прочих проблемах.

- Переключение внимания. Необходимо управлять переключением внимания. Крупные дела следует выполнять в такой последовательности, чтобы обеспечивалось максимальное переключение внимания. Если начинается «ступор» в работе, то следует на время переключиться на другое дело. Мелкие дела, следует организовать так, чтобы внимание переключалось как можно реже. Целесообразно собирать однородные мелкие дела в блоки.

- Принятие решений. Для любой проблемы следует обрисовать ее, выписать пути возможного развития событий и, учитывая их, принимать решения.

- Выполнение решений. Лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем метаться в поисках наилучшего.

- Управление эмоциями. О проблемах не надо беспокоиться - их необходимо решать. Для проблем надо рассматривать возможные варианты развития событий и думать, как избежать наихудших вариантов и достичь лучших по возможности результатов.

- Управление работоспособностью. Чем сильнее загружен работник, тем больше необходим ему отдых. Раз в час обязателен пятиминутный перерыв. Оптимальным является пятнадцатиминутный перерыв.

Рассмотрим основные технические принципы. Архангельский Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - СПб.: Питер, 2013. С.75.

- Обзор деятельности. Все дела, которые необходимо выполнить, полезно записать на бумаге. По мере возможностей, их надо группировать по смыслу. После рисуется предстоящий год (от настоящего момента времени) в виде прямой линии с грубой разбивкой (по месяцам, самое большее - по неделям). На этой прямой приблизительно отмечаются события или сроки, от которых зависит результативность решения крупных задач.

- Определение направлений деятельности и ценностей. Необходимо структурировать список дел, выделив основные направления деятельности. Далее следует записать те базовые ценности, которыми хотелось бы руководствоваться при выполнении задач. После необходимо сопоставить список работ со списком базовых ценностей и избавиться от необязательных работ.

- Постановка целей и задач. Необходимо вернуться к списку всех дел, и выбрать из него самые важные и крупные дела, разбить их на более мелкие дела или задачи. Все это можно оформить в виде древовидных структур или в виде таблицы. Далее можно просмотреть список целей и задач, и проверить, нельзя ли какие-то из них делегировать (перепоручить или «купить» соответствующую услугу). Просматривая вспомогательные цели, следует подумать, нельзя ли достичь главных целей другим путем. Периодически список целей необходимо перепроверять, при необходимости переделывая его в зависимости от обстоятельств.

- Расстановка приоритетов. Просматривая список целей и задач, следует отметить их важность и срочность. При выборе приоритетных дел следует иметь в виду и правило Парето: 20 % дел обеспечивают 80 % результатов, и наоборот.

- Планирование на год. На бумаге рисуется подробный план работ в предстоящем году (от настоящего момента времени). Год удобно изобразить в виде прямой линии. Детальность разметки может быть разной: для загруженных месяцев - по дням, для менее загруженных месяцев - по неделям. В списке целей и задач для каждой цели определяются критические сроки. Для каждой цели выделяются наиболее крупные задачи, а также небольшие, но важные задачи. Исходя из критичности сроков, дела распределяются по графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее). Делать это можно, сверяясь с таблицей приоритетов. Если дел больше, чем позволяют сроки и ресурсы, то следует отсеять или делегировать «лишние» дела, либо отложить их на более далекую перспективу. Получившийся план года следует пересматривать каждую неделю или каждый месяц на год вперед (отсчитывая год от момента планирования методом скользящего планирования).

- Планирование на неделю. Для недельного планирования необходимо проделать то же самое, что и с годовым планом. При этом следует оставлять резервы времени, особенно когда вероятны непредвиденные обстоятельства. Количество незанятых интервалов времени должно составлять до 40 % времени. Важнейшие дела необходимо ставить раньше других дел. Вечером каждого дня необходимо просматривать и уточнять недельный план, и выписывать дела на завтрашний день. При этом желательно распределять дела по убыванию важности, и выполнять их в том же порядке.

- Техника личной работы. Если нет времени на наведение порядка в документах и прочих источниках информации, то для начала можно упорядочить их по приоритетности (вложением 20-ти % усилий это даст 80 % порядка в делах). Все места активной работы (письменный стол, содержимое компьютера) должны быть разделены на три основных области. Первая - область важной информации, вторая - область информации второй степени важности и срочности и третья - область менее важной информации. Не так важно поддерживать порядок внутри областей, но важно четко разделять между собой эти области.

На основе вышеприведенных принципов тайм-менеджмента предложена методика планирования рабочего времени по методу структурирования внимания и даны рекомендации по реализации некоторых элементов методики в Microsoft Outlook и Microsoft Excell (без использования макросов).

Программные средства для планирования времени. Для организации работы пользователя разработаны органайзеры, электронные записные книжки, часы, календари, планировщики, программы ведения хронометража. Разработаны комплексы программ для составления расписаний и системы управления проектами, которые позволяют задавать зависимости между работами, строить диаграммы Ганта, сетевые диаграммы, рассчитывать критические пути проектов, оценивать загрузку ресурсов, стоимость проектов и т.д.

Программы Life Balance и My Life Organized позволяют строить список задач (ToDoList), подлежащих выполнению. Интерфейс обеих программ организован в виде окна с несколькими закладками, одна из которых содержит список задач и подзадач. Для каждой задачи задается ее важность и место выполнения. Атрибут важность в данных программах - приоритет по отношению к вышестоящей задаче. В Life Balance для задачи можно указать, что все ее подзадачи должны выполняться последовательно. Для каждой задачи задается список мест, где эта задача может быть выполнена. Одни места могут содержать в себе другие. Местам можно задавать дни и время работы. Для задачи может задаваться время ее выполнения. В Life Balance задачи могут быть регулярными и разовыми, а также иметь определенные сроки выполнения. В списке ToDoList задачи сортируются по их важности. С минимальным приоритетом в список текущих задач автоматически вносятся и «горящие задачи», т.е. задачи, до установленного срока завершения которых остается не более двойного времени, требуемого для их выполнения. При заполнении списков задач и подзадач в данных программах реализуются следующие принципы планирования: обзор и письменная фиксация, обзор деятельности, расстановка приоритетов. Список ToDoList можно рассматривать как реализацию принципа «Структурирование внимания».

Для наведения порядка в документах (принцип Техника личной работы) можно использовать программу Doc Organizer. Она предназначена для систематизации файлов различных типов, папок и гиперссылок. Категорий можно создать столько, сколько нужно, причём уровень вложенности не ограничен. Документ (папку, гиперссылку) можно добавлять и в несколько категорий, не создавая при этом дублей на диске. При этом сам документ остаётся на своём прежнем месте, в программу добавляется только ссылка на него. Программа имеет основные функции файл-менеджера: можно перемещать, копировать, удалять и реальные файлы, на которые ссылается Doc Organizer. Сотсков Ю.Н., Егорова Н.Г., Матвейчук Н.М., Петрова Е. А. Модели и комплекс программ для планирования рабочего времени // Информатика. - 2007. - № 4. - С. 23-36.

В комплексе программ Расписание по аналогии с Outlook работы разбиваются на следующие виды: прием граждан, встречи, задачи, делегированные задачи. Первые два вида работ (прием граждан, встречи) имеют фиксированное время начала и окончания. В расписании может изменяться только время выполнения задач. Задачи могут быть разовыми и повторяющимися. Время выполнения задач задается нижними и верхними границами. В списке делегированные задачи содержится информация об исполнителе делегированной задачи, сроке исполнения и отметке о выполнении. Имеется возможность просматривать списки работ, которые необходимо выполнить в течение недели и месяца. Программа позволяет планировать работы на день, неделю и месяц по методу структурирования внимания. Данные можно переносить из годового раздела в месячный, из месячного в недельный, из недельного в дневной (и обратно). При автоматическом планировании в список дневных (недельных, месячных) задач переносятся срочные и наиболее важные для этого периода задачи. После автоматического планирования следует выполнить пользовательскую корректировку полученных списков. Результатом выполнения процедуры построения расписания на день является упорядоченный список работ, которые необходимо выполнить пользователю в течение рабочего дня с указанием рекомендуемых интервалов выполнения, а также список дополнительных работ, которые можно выполнять при наличии времени. В дополнительный список попадают также повторяющиеся и просроченные задачи. Работы из дополнительного списка при необходимости следует делегировать. При построении списка обязательных работ рассматриваются только непросроченные задачи дневного масштаба, и предпочтение отдается задачам, которые пользователь пожелал выполнить раньше, а также задачам, имеющим наибольшее значение отношения важность/важность выполнения.

При этом суммарная занятость не превышает 60 % рабочего дня. Начало и окончание рабочего дня определяются при настройке комплекса программ. В комплексе программ «Расписание принципы Обзор» и «письменная фиксация и Обзор» деятельности реализованы в виде списков задач, «Расстановка приоритетов» - в виде списка значений (высокий, низкий, средний). Кроме того, реализованы принципы Планирование на год, Планирование на неделю, Планирование на день.

2. Методы разработки планирования и структурирования рабочего времени при осуществлении различных управленческих функций

При планировании своего рабочего дня как руководителю, так и любому сотруднику, важно учесть следующие правила:

- метод «Альпы» правило 60:40;

- правило 80:20 (принцип В. Парето);

- выделение срочных и важных задач (АБВ-планирование);

- фиксация планов;

- контроль и перенос несделанного;

- использование дневников времени. Рысаев И.Ш. Руководитель высшего звена: учеб.-метод. комплекс. - Уфа: РИО БАГСУ, 2008. С.31.

2.1 Разработка и планирование рабочего дня по методу «Альпы»

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели), представлен на рисунке 3.



Рис. 3 - Стадии разработки и планирования рабочего дня по методы «Альпы»

К дополнению рисунка 3, можно сказать, что перечень на первой стадии планирования, должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения. А на пятой, контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, насколько это возможно на месяц (год) вперед.

Важной составляющей эффективной деятельности руководителя является его умение принять решение о том, каким из задач, стоящих перед ним, следует придавать первостепенное, второстепенное и т.д. значение в практике повседневной работы. Каждый день руководителю приходится принимать решение об установлении приоритетов решаемых задач и проблем. В этой связи актуальным для любого руководителя является умение сознательно устанавливать однозначные приоритеты, последовательно и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей очередностью выполнения.

2.2 Использование принципа Парето, при планировании рабочего времени руководителя

В практике повседневной работы руководителю не рекомендуется первоначально браться за решение самых простых и легких задач, которые требуют минимальных затрат рабочего времени. Следует приступать к решению задач, сообразуясь с их значением и важностью.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы. Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем - многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В - в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

- Группа задач A составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.

- Группа задач Б составляет 20% общего количества, также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.

- Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю - 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. По данной группе руководителю рекомендуется определить возможность частичного делегирования задач другим исполнителям. В этом случае руководитель оставляет за собой контроль сроков и качества решения делегируемых задач. Делегируя решение задач данной группы, руководитель разгружает свое рабочее время, освобождая его для решения более важных дел. С другой стороны, он способствует повышению мотивации в работе своих подчиненных и росту их квалификации, доверяя им ответственные дела. Если задача не может быть делегирована другому исполнителю, то руководитель должен взяться за ее решение сам.

Основная опасность задач группы Б для руководителя состоит в том, что рано или поздно они переходят в состав задач группы А и должны решаться им лично в кратчайшие сроки.

Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям. Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств. Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

Принятие руководителем правильного решения по приоритетности выполнения намеченных мероприятий обеспечивает:

- работу только над действительно важными и необходимыми задачами;

- решение задач в соответствии с их неотложностью;

- достижение поставленных целей наилучшим образом (с наименьшими ресурсными потерями) с учетом складывающихся обстоятельств;

- исключение работ, которые могут быть выполнены другими исполнителями.

2.3 Правила использования рабочего времени Дуайта Эйзенхауэра

Своевременно принять руководителю правильное решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение, могут помочь предложенные американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром правила. Согласно этим правилам приоритетность выполнения намеченных к исполнению работ определяется с учетом таких критериев, как их важность и срочность. В зависимости от степени важности и срочности все задачи могут быть подразделены на четыре группы:

- Группа задач A - срочные/важные;

- Группа задач Б - срочные/менее важные;

- Группа задач В - менее срочные/важные;

- Группа задач Г - менее срочные/менее важные.

Задачи группы A руководитель должен решать сам в первую очередь.

Задачи группы Б должны быть делегированы другим исполнителям. Основная опасность задач данной группы для руководителя состоит в том, что если они не будут делегированы, то руководитель рискует попасть под «тиранию» их срочности. Необходимость делегирования этих задач вытекает и из того, что для их успешного решения не требуется наличия у исполнителя специальных знаний. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы.

Задачи группы В следует делегировать другим исполнителям, разгружая свое рабочее время и заботясь о повышении мотивации труда сотрудников. Однако следует помнить о том, что руководитель обязан проконтролировать сроки и качество решения делегированных задач. При невозможности делегирования руководитель должен сам взяться за решение задач данной группы.

Задачи группы Г представляют собой задачи несущественные и несрочные. От их решения в текущий момент времени должны воздерживаться как руководитель, так и другие сотрудники.

Последовательно применяя в практике работы метод АБВ и принцип Эйзенхауэра, руководитель может значительно повысить производительность, продуктивность и результативность своей повседневной деятельности.

Итак, подводя итог данному параграфу, можно сказать следующее, что при планировании дня необходимо учитывать следующее правило (правило 60:40): планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени; около 40% должно быть оставлено как резервное время для неожиданных дел.

Специалисты открыли такую закономерность: как правило, на работу тратится столько времени, сколько в распоряжении его имеется. Классическая формулировка этого явления принадлежит С. Паркинсону и носит его имя. Итак, закон Паркинсона: объем работы возрастает в той мере, в какой это необходимо, чтобы занять время, выделенное на ее выполнение.

Пожалуй, одна из основных проблем планирования - классификация, группировка разнообразных задач, дел и проблем, ежедневно встающих перед руководителем. По какому принципу сортировать задачи? Как поступать с каждой проблемой? Частично на эти вопросы дают описываемые ниже принцип Парето и АБВ-анализ Лапуста М.Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://businessman.3dn.ru/ publ/5-1-0-106..

Принцип, разработанный Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Применительно к управленческой деятельности он формируется так: в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. Если говорить о дневном цикле, то, поскольку для большинства людей утреннее время - самое продуктивное, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала - за немногие «жизненно важные» проблемы, а уж потом - за многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе. Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством:

- важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%;

- на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя;

- менее важные и несущественные задачи (категория В) - соответственно 65% и 15%.

И из принципа Парето и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов - важный творческий элемент работы руководителя.

Организация рабочего времени дня руководителя должна соответствовать основному принципу «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

3. Рекомендации по совершенствованию планирования рабочего времени современного руководителя

Проведя исследования представленного выше материала можно предложить ряд рекомендаций по оптимизации организации рабочего дня:

1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на и более продолжительные сроки. Конечно, будут отклонения от него, и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться издаваемым специально деловым календарем.

2. Сориентируйтесь на главном. Запишите на отдельном листе в порядке важности дела, которые являются для вас самыми срочными. Сначала примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Далее так же поступите с делами № 2, 3 и т.д. Не переживайте, если к концу дня вы сможете решить только одну проблему, дело. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном.

3. Необходимо экономить время, затраченное на поиск контактной информации, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.

4. Работа не по шаблонам. Избегайте этого. Многие из нас являются жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы постоянно выполняем что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из имеющихся способов. Между тем практически любую работу можно усовершенствовать. Если вданный момент вы делаете что-то в последовательности А-Б-В-Г, измените порядок А-В-Б-Г. Вероятно, что получится намного быстрее. Также можно передать подчиненным часть простейших функций, которые не требуют особой квалификации.

5. Разработайте для вас и ваших подчиненных регламент времени. Он должен быть единым. Согласуйте его у ваших начальников с регламентацией времени. Помните, что рациональная регламентация времени, разработанная с системных позиций, может сэкономить до 1,5 часов в течение рабочего дня каждому руководителю.

6. Контролируйте систематически организацию своего труда, анализируйте, насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты.

7. Используйте время полностью. Всегда есть возможность немного пусть и немного, но увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время ожидания, поездок можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.

8. Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньше времени, чем на последовательное.

9. Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.

10. Рациональной загрузкой, эффективным использованием служебного времени обеспечьте полноценный отдых себе и своим подчиненным по его окончании. Не отдохнувший сотрудник равен половине полноценного.

Техники планирования рабочего времени подразумевают: использование технических средств (ежедневник, электронная записная книжка); методов оптимизации временных затрат (фотография рабочего дня, хронометраж рабочих операций, борьба с «ловушками времени»). После выявления «ловушки» важно каждый день бороться с ней, вырабатывать мероприятия по их устранению.

В целом хотелось бы сказать, что для правильной организации труда самым важным является личное желание сотрудника улучшить свой труд.

Используя основные положения АБВ-анализа, построим модель оптимального распределения рабочего времени.

Разделим все предполагаемые рабочие функции на 3 группы: важнейшие задачи, важные задачи и менее важные задачи, то есть категории А, Б, В. Критерием для подобного разделения будет служить непосредственное влияние на ход работ, трудовой процесс, количество ключевых клиентов, поскольку существование и финансовое положение фирмы зависит именно от этих параметров. Итак, к категории важнейших задач (А) отнесем:

- деловые переговоры с Заказчиком (и лично, и по телефону);

- подготовка отчетов, планов.

Категория важных задач (Б) будет состоять из следующих задач:

- обсуждение с руководящим составом (и лично, и по телефону);

- составление планов продаж с разбивкой по экипажам;

- оперативное совещание с линейными руководителями по текущим вопросам (и лично, и по телефону);

- посещение объектов производства.

К менее важным задачам (В) отнесем:

- изучение специализированной периодической литературы и СМИ;

- прием сотрудников по личным и деловым вопросам;

- работа с корреспонденцией;

- наведение порядка на рабочем месте.

Меняя содержание видов работ по задачам А, Б, В в схеме руководитель сам сможет составлять аналогичный план на неделю, месяц, который будет оптимальным и с экономической и с социальной сторон.

Заключение

В заключении данного исследования, можно сделать следующие выводы, что одно из главных преимуществ, которое достигается путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. В практике деятельности управленца считается, что десятиминутная подготовка рабочего дня позволит экономить до двух часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами. Принципиально важно в данном случае составить план рабочего дня в письменном виде.

Время - самый ценный ресурс. Его нельзя накопить, восстановить или купить. Потраченное на пустяки время потеряно безвозвратно. Многие работники и руководители вовсе не планируют рабочее время, полагаясь на случайности. А между тем, грамотное планирование позволяет достигать целей в кратчайшие сроки и выполнять работу максимально качественно и эффективно.

По подсчетам экспертов, 80% всех задач решаются за 20% рабочего времени. Научившись управлять им при помощи систем рабочего планирования и некоторых нехитрых психологических приемов, вы существенно повысите производительность и заставите время работать на вас.

Умение планировать рабочее время особенно важно для руководителей и менеджеров. От того, насколько начальник владеет приемами тайм-менеджмента, зависит эффективность работы всей организации. Если ни руководитель, ни подчиненные не обладают этими навыками, наладить эффективную работу будет очень трудно.

Планирование рабочего процесса, расстановка приоритетов, грамотное определение целей и задач - все это поможет рационально использовать время и успевать больше в меньшие сроки. Но многие руководители предпочитают пускать дела на самотек. Результатом такого подхода становятся систематические переработки, срыв сроков, отсутствие в коллективе дисциплины и, в конечном итоге, неэффективный изматывающий труд.

Планирование позволяет учесть все задачи и ничего не упустить. Человеческая память - ненадежный инструмент, и работник может просто забыть о каком-то важном деле. План рабочего дня упростит запоминание и освободит внимание для более важных дел.

Кроме того, планирование помогает расставить приоритеты и сосредоточиться на решении самых важных и срочных задач, вместо того чтобы тратить львиную долю рабочего времени на второстепенные дела.

И, наконец, четкий план обеспечивает спокойное эмоциональное состояние. Когда человек не знает, чем он будет заниматься в течение дня, возникает подсознательный страх неизвестности, нервозность и растерянность. Имея перед глазами детальный план, человек спокоен и готов к работе.

Список использованных источников

1. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. - СПб.: Питер, 2013.

2. Архангельский Г.А. Формула времени: тайм-менеджмент на Outlook 2012. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.

3. Алехина О., Кулагова И. Проблемы эффективного использования потенциала руководителей на промышленных предприятиях // Проблемы теории и практики управления. - 2009. - № 2.

4. Бряткова Н.В. Организация планирования рабочего времени сотрудника и её особенности//Актуальные вопросы экономических наук. 2013.№ 31. С. 203 - 207.

5. Вишневская Н. Рынок рабочей силы - новые тенденции // Мировая экономика и международные отношения - 2013 - №8 - С. 20-21.

6. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала - М., 2012 - 400 с.

7. Вейе Г., Деринг У. Введение в экономику и организацию производства. Красноярск - 2014 - 250 с.

8. Герчиков В.И. Управление персоналом: работник - самый эффективный ресурс компании - М.: ИНФРА - 2007.

9. Егорова Н.Г. Планирование рабочего времени: основные принципы и их реализация в программных средствах//Перспективы развития информационных технологий. 2010. № 2. С. 258 - 263.

10. Зубкова А., Суетина Л., Брылев В. Нормирование труда в условиях становления рыночных отношений/ Российский экономический журнал - 2012. - №2.

11. Лапуста М.Г. Планирование и распределение рабочего времени руководителя [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://businessman.3dn.ru/ publ/5-1-0-106.

12. Организация времени [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.improvement.ru.

13. Рысаев И.Ш. Руководитель высшего звена: учеб.-метод. комплекс. - Уфа: РИО БАГСУ, 2008. С. 23.

14. Сотсков Ю.Н., Егорова Н.Г. Математические модели и программные средства для планирования рабочего времени // Экономика, моделирование, прогнозирование: сб. научных трудов / ГНУ «Научно-исследовательский институт министерства экономики Республики Беларусь». - Минск, 2009. - С. 196-217.

15. Сотсков Ю.Н., Егорова Н.Г., Матвейчук Н.М., Петрова Е. А. Модели и комплекс программ для планирования рабочего времени // Информатика. - 2007. - № 4. - С. 23-36.

Размещено на Allbest.ru

...