Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение высшего образования

«Омский государственный технический университет»

Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело»

РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Основы делопроизводства и документооборота»

на тему: «Справка: виды, характеристика, реквизиты и оформление»

Проверил: доцент

Емелина И.А.

Выполнила студентка:

Группы ГМУ-144

Максимова А.В.

Омск 2017



Содержание

Введение

ГЛАВА 1. Понятие справки и общая характеристика документа

1.1 Виды справок

ГЛАВА 2. Реквизиты справок и особенности оформления

Заключение

Список использованной литературы

Приложение



Введение

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т. е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Цель реферата - рассмотреть виды справок, общую характеристику документа, реквизиты справок, особенности оформления.



ГЛАВА 1. Понятие справки и общая характеристика документа

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справка выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.

Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки - для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию - оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) [5, c. 56].

Внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа - оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

1.1 Виды справок

Справки бывают служебные и личные.

Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) (Приложение 1).

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.) (Приложение 2).

Форма справки зависит от назначения и содержания.

Справки, связанные с основной деятельностью организации, подразделяют на внешние и внутренние:

Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию. Оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации или его заместителем.

Внутренние справки составляются для представления руководству организации или не рассмотрение коллегиального органа. Оформляются на стандартном листе бумаги и подписываются составителем.

Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков [5, c. 113].

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации аналогично внешним докладным запискам, внутренние - на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

Справка о комплектовании книжных фондов в 1-м полугодии 2016 г.

Справка о количестве посадочных мест, предоставленных авиакомпанией «Аэрофлот» в 2016 г.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров) и заверяются печатью.

Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом. В сводке концентрируется информация из различных источников по определенным параметрам, связанным одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т. п.) [6, c. 88]. справка реквизит архивный документ

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другую организацию - руководителем.



ГЛАВА 2. Реквизиты справок и особенности оформления

Обязательными реквизитами справки являются: наименование организации (для внутренней - наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера)[8, c. 191].

Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат» [2].

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный - приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения - исполнители, точные даты либо хронологические рамки [7, c. 89].

Текст справки, состоит из двух частей:

- первой части излагаются факты, послужившие основанием или поводом для её составления;

- во второй приводится конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Тест справки может состоять только из одной второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, её текст оформляется виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, её текс может состоять из нескольких разделов.

Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.) Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты:

1)наименование организации;

2)наименование вида документа;

3) дата

4) место составления

5) адресат

6)заголовок к тексту,

7) текст

8)подпись [8, c. 133].

Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

Справки служебного характера составляются на бланках форматаА5,подписываются двумя лицами (руководитель организации и главный бухгалтер или руководителем и заведующим отделом кадром) и заверяются печатью.

Справки личного характера, выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, заработной платы, трудового стажа и др. Справка содержит следующие реквизиты:

1)наименование организации;

2)наименование вида документа;

3)дата;

4)регистрационный номер;

5)текст;

6) подписи;

7) печать [7, c. 92].

Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вносится от руки или на компьютере.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже).Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана…», «Настоящим подтверждается, что…………..действительно работает…» и т.д.

Кроме названых выше справок все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива хранимых документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка- официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных(№ описи, № дела, №№ листов).

Архивные справки составляются обязательно на офисных бланках (предпочтительно-общих), с обозначением названия «Архивная справка». В справке приводятся названия документов, их даты, регистрационные индексы; сведения излагаются в хронологической последовательности событий, а не документов, которыми пользовались при её составлении.

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенной копии документов. Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «Незаверенная копия». Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи справки.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый её лист. Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающегося в архиве, указывая расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового и послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подавшегося в архив [5, c. 59].

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними достоверное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.



Заключение

Таким образом, сделаем следующие выводы.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных факторов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера.

Справка выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию. Справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Справки имеют определенный набор реквизитов в зависимости от вида справки.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.



Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2004.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

4. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». 20.02.95 г. // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.

5. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта. Ростов-на-Дону. 2011.

6. Березина Н.М., Воронкова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. М., 2015.

7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2012.

8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез» 2014.



Приложение 1

Образец оформления справки о наличии строительных материалов на складе

ОТРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАГНИТ»

(ОАО «МАГНИТ»)

Генеральному директоруООО «Магнит»

В.М.Кузнецову

СПРАВКА

02.06.2016 №55

О наличии строительных материалов на складе

На 01 .06.2016складе имеются следующие строительные материалы:

1.Доски	150 куб.м
2. Линолеум	300 кв.м
3.Краска масляная зеленая	500 кг
4.Цемент	120 кг

Заведующая складом Н.Г.Романова



Приложение 2

Образец оформления справки личного характера с места учебы

ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

им. Ф.М. ДОСТОЕВСКОГО

(ОмГУ)

644077, г. Омск, проспект Мира, 55 - I корпус

СПРАВКА

017 № 78

Свиридов Геннадий Викторович обучается на юридическом факультете по специальности «Юриспруденция» в группе 344 группе III курса.

Дана для предъявления по месту требования.

Начальник ОК Подпись Н.И. Петров

Размещено на Allbest.ru

...