Тайм-менеджмент в системе управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru/

На правах рукописи

Специальность 08.00.05 - Экономика и управление народным хозяйством

(теория управления экономическими системами)

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени

кандидата экономических наук

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Архангельский Глеб Алексеевич

Москва - 2005



Диссертация выполнена на кафедре Теории и практики конкуренции Московской Финансово-Промышленной Академии

Научный руководитель: доктор экономических наук, профессор

Лукашенко Марианна Анатольевна

Официальные оппоненты:

доктор экономических наук, профессор

Бандурин Александр Владимирович

кандидат экономических наук, доцент

Корсакова Алла Александровна

Ведущая организация:

МИПК Российской экономической академии им. Г.В.Плеханова

Защита диссертации состоится 24 ноября 2005 года в 14-00 часов на заседании диссертационного совета К 521.042.01 в Московской Финансово-Промышленной Академии по адресу: 129090, г. Москва, ул. Мещанская, д. 9/14.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке Академии.

Автореферат разослан 24 октября 2005 года.

Ученый секретарь диссертационного совета кандидат экономических наук Улитина Е.В.



Общая характеристика работы

Актуальность исследования

В экономике XXI века в связи с возрастанием темпов изменений и степени неопределенности экономической среды увеличивается потребность в повышении адаптивности организации, скорости ее реакции на изменения. Эта адаптивность становится одним из важнейших факторов конкурентоспособности организации как экономической системы. Одним из инструментов повышения адаптивности является корпоративное внедрение технологий тайм-менеджмента в качестве элемента системы управления организацией.

Термин «тайм-менеджмент» отражает наиболее распространенное определение сферы управленческой деятельности, оформившейся в самостоятельное направление менеджмента организации к 70-м г.г. XX века. Тайм-менеджмент включает в себя всю совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач. Иногда для обозначения таких технологий применяются также термины «самоменеджмент», «персональная (личная) организация труда», в отличие от общего менеджмента (корпоративной организации труда).

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента. Эта потребность обусловлена следующими факторами:

Растущие темпы изменений среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы. Особенно это актуально для мультипроектной деятельности, а также при большом количестве внешних запросов (от клиентов, поставщиков, субподрядчиков и т.п.), обращенных непосредственно к сотруднику и требующих от него самостоятельной расстановки приоритетов (без обращения к непосредственному руководителю) в условиях ограниченных ресурсов времени.

Возрастает удельный вес нематериальных активов в стоимости организации; «ключевые компетенты» и эффективность их работы становятся основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.

Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности - разработка новых продуктов, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ-менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.

Указанная потребность современных организаций в централизованном корпоративном внедрении тайм-менеджмента обусловила необходимость определить место технологий тайм-менеджмента в системе управления организацией, и соответственно, место тайм-менеджмента как научно-практической дисциплины в общем менеджменте.

Степень разработанности проблемы

Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х.Попова, среди западных - технологии Ст.Кови (США), Л.Зайверта (Германия), К.Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации.

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента оставлялось руководством организации на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента (напр. Ф.У.Тейлор) впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд. Директор Центрального Института Труда А.К.Гастев механистическому подходу в таком внедрении «сверху» противопоставил идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П.М.Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника. Основатель Теории решения изобретательских задач Г.С.Альтшуллер впервые указал на выработку с помощью хронометража «чувства времени», перерастающего в «чувство эффективности», изменяющее культуру человека и организации. Наконец, П.Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху», без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI веке.

Таким образом, можно выделить две основных ветви исследований: собственно тайм-менеджмент, и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент, являющегося центральным для исследования. При этом, анализируя современное состояние тайм-менеджмента, можно отметить следующее:

Наиболее распространенные технологии классического тайм-менеджмента основаны на жестком планировании, что делает их неадекватными динамично изменяющейся бизнес-среде, и требует разработки альтернативных технологий, позволяющих гибко реагировать на непредсказуемые изменения обстоятельств.

В современном менеджменте и тайм-менеджменте практически не рассматриваются вопросы корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, их использования в качестве инструмента управления организацией.

В современном менеджменте тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время. Между тем, сделанные в рамках отечественной школы тайм-менеджмента наблюдения позволяют ставить вопрос о применении тайм-менеджмента для развития организации, формирования корпоративной культуры, нацеленной на непрерывное повышение эффективности деятельности.

Объект, предмет и задачи исследования

Объектом исследования является система управления организацией, действующей в условиях динамично изменяющейся бизнес-среды.

Предмет исследования - методы и технологии тайм-менеджмента как элемент системы управления организацией.

Цель исследования - разработка методов, позволяющих сделать тайм-менеджмент элементом системы управления организацией. Для достижения этой цели в исследовании ставятся следующие задачи:

Исследование различных школ тайм-менеджмента, сравнительный анализ имеющихся подходов, установление места тайм-менеджмента в системе методов управления организацией;

Разработка методов тайм-менеджмента, адекватных современной динамично изменяющейся бизнес-среде;

Разработка методик внедрения тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией.

Теоретическая и методологическая основа исследования

Разработка подходов к гибкому планированию в условиях высокой неопределенности и динамично изменяющейся среды базируется на работах специалистов в области стратегического менеджмента (И.Ансофф, Р.Акофф, Г.Минцберг, и др.), а также философов, выделивших полученные в классической стратегии принципы работы с непредсказуемостью среды (фон Клаузевиц, Ф.Жюльен, В.Малявин). Задействуются также понятийный аппарат и идеи синергетики (И.Пригожин и др.) Используются работы классиков общей теории систем, разработавших основные принципы системного анализа деятельности (А.Богданов, Т.Котарбинский, С.П.Никаноров, О.С.Анисимов, и др.).

Разработка методов тайм-менеджмента продолжает идеи специалистов по научному менеджменту и научной организации труда (Ф.Тейлор, А.К.Гастев, П.М.Керженцев, Р.Уотермен, Т.Питерс, П.Друкер, и др.) и специалистов по тайм-менеджменту (Г.Х.Попов, Л.Зайверт, С.Кови, и др.) При выявлении и разрешении противоречий, характерных для классического тайм-менеджмента, использованы методы Теории решения изобретательских задач (Г.С.Альтшуллер, В.Г.Сибиряков, и др.) В разработке методов корпоративного внедрения тайм-менеджмента использован опыт и теоретические разработки социологов, специалистов по организационному развитию (А.И.Пригожин, В.С.Дудченко).

Для получения выводов и результатов использовались следующие методы: историко-генетический, историко-сравнительный, экспериментальный, абстрагирование, формализация, моделирование.

Эмпирическая основа исследования

Эмпирическую основу исследования составили:

Фактические данные, наблюдения и выводы, полученные автором в ходе пятилетней практики осуществления консультационных проектов по внедрению тайм-менеджмента в российских компаниях.

Результаты обмена опытом менеджеров и специалистов в ходе работы созданного автором интернет-проекта «Организация времени» www.improvement.ru (крупнейшего в интернете по данной тематике). Проект основан автором исследования в 2000 г, посещаемость по состоянию на 2005 г. около 15-20 тыс. чел. в месяц. Автор в рамках проекта выступил инициатором и редактором более 80 публикаций участников Тайм-менеджерского сообщества.

Научная новизна работы:

Методы тайм-менеджмента рассмотрены не изолированно, что характерно для классического подхода, но в контексте управления организацией. Таким образом, обосновано место тайм-менеджмента в общем менеджменте. Впервые разработаны технологии «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией, предполагающие разработку и внедрение корпоративных стандартов тайм-менеджмента в рамках общей системы корпоративных стандартов.

Доказано, что тайм-менеджмент может применяться не только как инструмент повышения эффективности использования времени (что характерно для классического похода), но и как инструмент развития организации. Таким образом, разрешено противоречие между принудительностью системы управления организацией и свободным применением техник тайм-менеджмента, в расчете на которое они создавались. Также обосновано применение тайм-менеджмента в качестве инструмента, изменяющего корпоративную культуру компании, создающего подготовленную среду, «почву» для любых организационных преобразований (реинжиниринга бизнес-процессов, внедрения систем менеджмента качества, корпоративных информационных систем и т.п.).

Обосновано применение авторского непрожективного подхода к организации деятельности (состоящего в схеме действия «постановка «надцели» - анализ тенденций - их использование», в отличие от классического прожективного подхода «постановка цели - создание проекта достижения - реализация проекта»), как инструмента организации деятельности в условиях высокой неопределенности, создающего основу для разработки и внедрения гибких методов планирования, более адекватных динамично изменяющейся бизнес-среде, чем известные в классическом тайм-менеджменте

Результаты, полученные лично соискателем и выносимые на защиту

Выявлены границы и области оптимальной применимости «корпоративного тайм-менеджмента» как технологии на границе общего менеджмента и тайм-менеджмента, его роль и место в системе управления организацией. тайм менеджмент управление бизнес

Разработаны технологии гибкого планирования в условиях неопределенности, дополняющие технологии жесткого планирования, являющиеся основой классических методов тайм-менеджмента. В основе технологий гибкого планирования - авторский метод контекстного планирования, позволяющий кроме линейного времени («хроноса»), задействованного в классическом жестком планировании, эффективно управлять задачами, привязанными к нелинейному времени («кайросу»), непредвиденным благоприятным для исполнения задач обстоятельствам.

Разработаны принципы построения и логика внедрения корпоративных стандартов организации времени, как нового способа корпоративного внедрения тайм-менеджмента (в отличие от традиционного корпоративного обучения тайм-менеджменту), включающие схему сочетания «добровольных» и «принудительных» этапов внедрения, уровни формирования стандартов («глоссарий - командные договоренности / корпоративные стандарты - «инструменты»), а также типовые компоненты корпоративных стандартов тайм-менеджмента.

Разработана методики ТМ-диагностики и ТМ-аттестации, позволяющие оценить текущее состояние тайм-менеджмента в компании и измерить эффективность обучающих и внедренческих мероприятий. Методика ТМ-диагностики состоит в анкетировании топ-менеджмента компании, статистической обработке результатов, построении ТМ-профиля, анализе профиля с целью выявления приоритетных направлений внедрения технологий тайм-менеджмента. Методика ТМ-аттестации позволяет провести аналогичные действия в отношении конкретного сотрудника, а не команды менеджеров в целом.

Предложена и обоснована последовательность внедрения стандартов тайм-менеджмента на базе наиболее распространенных корпоративных информационных систем для персонального и командного планирования задач: MS Outlook и Lotus Notes. На основе практики проектов внедрения выделено несколько основных блоков-направлений, по каждому из которых сформулированы основные задачи, решаемые при построении и внедрении корпоративных стандартов.

Практическая значимость исследования

Материалы и выводы исследования могут быть использованы в процессе:

Разработки новых технологий тайм-менеджмента на основе предложенных в исследовании методов и подходов.

Подготовки учебных программ по тайм-менеджменту как для студенческой аудитории, так и в проектах корпоративного обучения; создания учебно-методических материалов по курсу и преподавания курса.

Реализации корпоративных проектов по разработке корпоративных стандартов тайм-менеджмента, при использовании тайм-менеджмента как инструмента организационного развития.

Апробация работы

Результаты исследования нашли отражение в монографии, статьях, опубликованных в научных и деловых изданиях, а также в выступлениях на научных конференциях, в т.ч. двух международных и одной всероссийской.

Под руководством автора исследования проведена разработка учебных программ и чтение пилотных учебных курсов в Московской Финансово-Промышленной Академии, Псковском Вольном университете (ф-т социологии), СПб ГУ-ВШЭ (ф-т менеджмента).

Разработанные в ходе исследования методы были внедрены в ходе корпоративных проектов, осуществленных под руководством автора исследования, в т.ч. в Группе компаний MC-Bauchemie-Russia, ОАО «Банк24.ру», Центральном банке Казахстана, РАО «ЕЭС России» и др.

Основные положения диссертации отражены в монографии общим объемом 18 п.л. и 9 статьях общим объемом 3.5 п.л.

Структура исследования

Работа включает введение, три главы и заключение.

Введение

Глава 1. Теоретические основы исследования

1.1 Сравнительный анализ подходов к тайм-менеджменту

1.2 Классификация основных проблем и направлений исследований в области тайм-менеджмента

1.3 Моделирование управления организацией для целей исследования

Глава 2. Разработка современных методов тайм-менеджмента

2.1 Границы корпоративного тайм-менеджмента и его структура

2.2 Непрожективный подход к организации деятельности

2.3 Разработка новых методов тайм-менеджмента и их преимущества по сравнению с классическими методами

Глава 3. Методы внедрения корпоративного тайм-менеджмента

3.1 Тайм-менеджмент как инструмент развития организации

3.2 Тайм-менеджмент как элемент системы корпоративных стандартов

3.3 Диагностика и этапы внедрения тайм-менеджмента в организации

Заключение

Список литературы

Основные проблемы, рассмотренные и обоснованные в работе

В соответствии с тремя ключевыми задачами исследования, выделены три основные научно-теоретические и практические проблемы:

Сравнительный анализ имеющихся подходов к тайм-менеджменту, выявление недостатков существующих подходов, обоснование авторского подхода к установлению места тайм-менеджмента в системе управления организацией;

Установление недостатков и ограничений классических методов тайм-менеджмента, разработка новых методов тайм-менеджмента, адекватных современной динамично изменяющейся бизнес-среде;

Анализ практики корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, выявление специфики и рисков такого внедрения, разработка методов внедрения тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией.

Установление роли и места тайм-менеджмента в системе управления организацией

В исследовании проводится сравнительный анализ различных подходов к тайм-менеджменту, а также классифицируются основные направления исследований в данной области и выделяются наиболее актуальные. Проводится историко-сравнительный анализ различных школ и направлений менеджмента, уделявших внимание вопросам тайм-менеджмента.

Выделено три основных этапа развития соответствующих технологий: научный менеджмент 20-х г.г.; классический тайм-менеджмент 50-х-90-х г.г.; современный тайм-менеджмент. Анализируется постепенное выделение тайм-менеджмента как самостоятельной дисциплины в рамках общего менеджмента, сравниваются сложившиеся в этой дисциплине основные школы и подходы.

Классификация основных проблем и направлений исследований в области тайм-менеджмента позволила выявить две основных ветви исследований: тайм-менеджмент как таковой, и направления общего менеджмента, затрагивающие вопросы эффективности отдельно взятого сотрудника организации. Показано, что эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в систему управления организацией. При этом в качестве основного противоречия, требующего разрешения, выделяется противоречие между принудительностью системы управления организацией и свободным применением, в расчете на которое создавались методы в рамках «тайм-менеджерской» ветви развития.

Моделирование управления организацией для целей исследования подразумевает анализ и классификацию проблем управления организацией и наиболее распространенных современных технологий, предлагающих различные решения этих проблем. В основу классификации при этом полагается различие функционирования и развития организации, как базовых составляющих деятельности. Итогом анализа является вывод: разработку новых методов тайм-менеджмента и способов их применения в рамках системы управления организацией целесообразно осуществлять по трем направлениям:

тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности деятельности ключевых менеджеров и специалистов;

тайм-менеджмент как элемент системы корпоративных стандартов

тайм-менеджмент как инструмент развития организации.

Разработка современных методов тайм-менеджмента

Для решения этой проблемы в первую очередь выявляются границы корпоративного тайм-менеджмента и его структура, для чего в первую очередь разграничиваются общий менеджмент и тайм-менеджмент. Основной вопрос, на который необходимо для этого ответить: является ли тайм-менеджмент сотрудника необходимым и отдельным элементом системы управления, или вопросы эффективного планирования работы сотрудника сводимы к общим вопросам налаживания эффективного менеджмента в организации?

Установлено, что налаживание тайм-менеджмента сотрудника организации сохраняет актуальность даже при гипотетически «идеально» налаженном менеджменте организации в следующих условиях: работа сотрудника организации не является механистической, несет в себе элементы творчества; сотрудник напрямую (без участия непосредственного руководителя) работает с внешними запросами (клиентов, других контрагентов организации); сотрудник получает задачи от нескольких руководителей одновременно (что характерно для мультипроектной деятельности). Все эти условия подразумевают необходимость самостоятельного определения сотрудником приоритетности текущих задач и порядка их выполнения в условиях ограниченных ресурсов времени. Таким образом, в этих условиях, широко распространенных в современной динамично изменяющейся бизнес-среде, технологии тайм-менеджмента способны дать дополнительный к влиянию регулярного менеджмента прирост эффективности деятельности организации и ее способности оперативно реагировать на запросы внешней среды.

Далее обосновывается целесообразность централизованного внедрения технологий тайм-менеджмента в организации, и дается определение корпоративного тайм-менеджмента, как совокупности технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией. Таким образом, если корпоративный менеджмент - путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности входящих в нее элементов, то корпоративный тайм-менеджмент - путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников - к повышению эффективности подразделения или организации.

В структуре корпоративного тайм-менеджмента выделяется несколько логических уровней: язык, общий глоссарий терминов тайм-менеджмента; командные договоренности, устные либо формализованные письменно; регламенты - корпоративные стандарты, соблюдение которых подкреплено формальными стимулами; «инструменты», воплощающие в себе регламенты или договоренности. Здесь «договоренности» и «инструменты» - авторские дополнения к стандартному подходу тотального управления качеством (глоссарий и базирующиеся на нем стандарты), отражающие специфику внедряемых технологий, затрагивающих «личную» работу и индивидуальный стиль сотрудника, и потому требующих большей «мягкости» внедрения.

В качестве теоретической основы разработки и внедрения гибких методов тайм-менеджмента, адекватных динамично изменяющейся бизнес-среде, обосновывается непрожективный подход к организации деятельности. Подход является ответом на жесткость, негибкость классических методов планирования, неэффективность их использования в непредсказуемых, быстро меняющихся ситуациях, а также людьми, по психологическому типу не склонными к жесткому планированию и упорядочению. «Прожективному» подходу, в рамках которого всякому действию предшествует создание проекта, плана, и т.п., далее воплощаемого в реальность (зачастую «сопротивляющуюся» и «ломающую» планы), противопоставлен альтернативный подход. Для его разработки проанализированы и обобщены достижения исследователей европейской стратегической мысли, классиков китайской военной стратегии, а также авторов Теории решения изобретательских задач. Достижения классической китайской стратегии и ТРИЗ как технологий, принципиально ориентированных на ситуации высокой неопределенности, полагаются в основу разработанного непрожективного подхода. В этих технологиях выделяются несколько общих черт: несвязанность жесткой целью и ориентация на «надцель»; «экономность» стратегического действия; ориентация на внутренние закономерности развития ситуации в большей степени, чем на жесткий план; акцент на анализ исходных условий и позиций, внутренний потенциал ситуации, в большей степени, чем на планирование.

Под прожективным подходом (см. рис.1, последовательности пунктов соответствует последовательность черных стрелок) понимается такой подход к организации деятельности, который предполагает на начальном этапе ее проектирования:

анализ исходной системы (ситуации) и построение ее модели на уровне А (модели невысокого уровня абстрактности - конкретные задачи, проекты);

фиксацию «ущербности» ситуации с точки зрения моделей уровня АА (модели высокого уровня абстрактности - общие критерии);

построение на уровне А образа желаемого будущего состояния интересующей нас системы (постановку конкретной измеримой цели);

подбор средств (действий и ресурсов), позволяющих перестроить систему на уровне К (конкретные управляемые объекты) до этого состояния;

создание проекта использования этих средств.

На этапе осуществления проекта этот подход предполагает:

оценку отклонения ожидаемого результата проекта от намеченной цели и действия, направленные на приближение этого результата к цели (на рис.1 оценка обозначена треугольником);

внесение корректив в цель и средства ее достижения при поступлении новой информации (скользящее планирование; на рис. 1 для простоты не отражено).

Рис. 1. Схема прожективного подхода к организации деятельности



Непрожективный подход (см. рис. 2) предполагает на начальном этапе:

фиксацию «ущербности» исходной ситуации с точки зрения критериев уровня АА.

построение на уровне АА общих требований к будущему состоянию системы (постановку достаточно абстрактной надцели);

рассмотрение тенденций развития системы (ситуации) на уровне К, поиск тех из них, которые должны привести к достижению надцели;

создание условий, при которых эти тенденции и возможности, заложенные в системе, могли бы проявиться в полной мере при минимуме активного вмешательства.

На этапе деятельности непрожективный подход предполагает:

оценку отклонения ожидаемого будущего состояния системы от соответствия надцели и действия, направленные на устранение факторов, мешающих ситуации самостоятельно приближаться к требованиям надцели (на рис. 2 «поддержание процессов»; оценка обозначена треугольником);

использование изменений системы (ситуации) в качестве ресурсов, усиливающих закономерное самостоятельное развитие ситуации в сторону соответствия требованиям надцели.

Рис. 2. Схема непрожективного подхода к организации деятельности.

Определены области оптимальной применимости подходов: «задачная» ситуация для прожективного (существует затруднение на уровне К, точная модель этого затруднения на уровне А), «проблемная» для непрожективного (затруднение на уровне К не имеет точного решения, «отражения» на уровне А, его фиксация возможна лишь на уровне АА, в форме общего направления движения или общих критериев, но не конкретной постановки задачи). Отсюда следует необходимость применения непрожективного подхода в ситуации высокой неопределенности и изменчивости среды, когда затруднено «жесткое» планирование, точное и детальное проектирование будущего.

Для разработки новых методов тайм-менеджмента и их сравнения с классическими методами в качестве основы классификации методов взят кибернетический «рефлексивный контур» С.П.Никанорова, как наиболее удобный инвариантный «конструкт» в проектировании организации. Все технологии тайм-менеджмента, соответственно, разбиты по трем основным функциям контура: анализ («персональный управленческий учет»), моделирование, принятие решений («персональное стратегическое планирование») и регулирование, реализация решений («персональное оперативное управление).

1. Методы анализа и оценки личной эффективности. Систематизированы и обобщены классические подходы к хронометражу и анализу личного времени. Разработаны авторские технологии, общей чертой которых является переход от принятого в отечественной школе тайм-менеджмента учета времени к учету и анализу личной производительности труда, измеряемой как с помощью объективных, так и субъективных, оценочных показателей.

2. Методы моделирования - принятия решений и планирования. Ключевой разработанный здесь метод - контекстное планирование, являющееся альтернативой классическому жесткому планированию. Классическое планирование ориентировано на жесткое, астрономическое, линейное время («хронос», древнегреч.); контекстное планирование является одной из реализаций непрожективного подхода и опирается на гибкое, ситуационное время («кайрос», в переводе с древнегреч. «удачный момент»), позволяя повысить эффективность реагирования на непредвиденные обстоятельства с помощью упорядочения задач по «кайросам», «контекстам». Также разработаны подходы «персональный проектный менеджмент» (переход в личной работе от «функционального» управления, характерного для классического тайм-менеджмента, к «проектному») и ряд технологий расстановки приоритетов и их связи с планированием.

3. Методы регулирования - реализации решений. Разработан «метод ограниченного хаоса», являющийся приложением непрожективного подхода к процессам оперативного регулирования личной работы. Разобран «стереотип порядка», характерный для классического тайм-менеджмента, показана его неоптимальность и достижение максимальной эффективности личной работы не на максимальном, а на оптимальном (определяемом ситуационно) значении уровня упорядоченности. Дан ряд практических приложений: упорядочение информации в личной работе, методика ведения творческой картотеки, создание «место хаоса» в любом управлении и регламентации.

Также описана разработанная автором методика внедрения тайм-менеджмента в личной работе сотрудника организации - пособие «Учебный органайзер», содержащее теоретические блоки, практические задания и рабочие бланки, распределенные на несколько учебных недель. Разобраны типичные проблемы, возникающие при внедрении тайм-менеджмента в личной работе. Сформулированы основные требования к программным продуктам, могущим быть носителями предложенных методов, даны примеры реализации методов в наиболее распространенных системах (MS Outlook, Lotus Notes).

Методы внедрения корпоративного тайм-менеджмента

Проблема внедрения тайм-менеджмента как элемента системы управления организацией рассмотрена в следующих аспектах: способы использование тайм-менеджмента для развития организации; применения тайм-менеджмента в качестве элемента корпоративных стандартов; диагностики тайм-менеджмента в организации. Также обоснована логика корпоративного внедрения тайм-менеджмента.

При анализе тайм-менеджмента как инструмента развития организации выделено ключевое противоречие управления в условиях растущей неопределенности - между стремлением менеджера к подконтрольности ситуации и необходимостью все более высокого уровня самостоятельности в принятии решений сотрудниками, в силу необходимости быстрого реагирования организации на запросы внешней среды. Делается вывод о целесообразности «управления через картины мира», контроле не столько за принимаемыми сотрудниками решениями, сколько за моделями, на основе которых они принимают решения (2-я функция рефлексивного контура). Таким образом обосновывается возможность повышения адаптивности организации, скорости ее реагирования на изменения внешней среды, за счет внедрения тайм-менеджмента в корпоративную культуру компании, которая и является совокупностью таких моделей, механизмов принятия решений (аксиом, стереотипов, критериев, и т.п.), существующих у каждого сотрудника компании.

Такое применение тайм-менеджмента является авторской разработкой, развивающей идею «организационно-трудовой бациллы» А.К.Гастева. Это подход к повышению корпоративной эффективности «снизу вверх», от личной мотивации сотрудника организации невосполнимостью времени его жизни, противоположный (и взаимодополняющий) к обычному подходу «сверху вниз», когда эффективность личной работы сотрудника является результатом выстроенной корпоративной системы управления. Описываются механизмы действия «тайм-менеджерской бациллы», во-первых стимулирующей повышение эффективности «снизу» и во-вторых, облегчающей внедрение организационных преобразований «сверху».

Тайм-менеджмент как элемент системы корпоративных стандартов требует рассмотрения взаимодействия «изменения культуры» и «внедрения стандартов» в корпоративном внедрении тайм-менеджмента. Разработана по аналогии с известной схемой научения («от неосознанного незнания к неосознанному знанию») схема оптимизации принуждения:

Неосознанное непринуждение - этап стихийного состояния тайм-менеджмента в компании.

Осознанное непринуждение - обучение, первичный «засев ТМ-бациллы» в корпоративную культуру, мотивация на добровольное применение методов.

Осознанное принуждение - корпоративные ТМ-стандарты, стимулирование к обязательному применению.

Неосознанное принуждение - внедренность методов в корпоративной культуре на уровне навыков, общепринятых «самоочевидных» обычаев и традиций.

Структура внедрения корпоративных стандартов персональной организации труда рассматривается в привязке к наиболее распространенным IT-решениям (MS Outlook и Lotus Notes). На основе практики проектов внедрения выделено несколько основных блоков-направлений, по каждому из которых сформулированы задачи, решаемые при разработке корпоративных стандартов:

Учет и анализ расходов времени

Жесткое краткосрочное планирование и бюджетирование времени

Гибкое краткосрочное планирование

Долгосрочное планирование

Управление входящей информацией и e-mail

Управление контактами

Командное планирование; управление делегированными задачами

Синхронизация с мобильными устройствами.

Диагностика тайм-менеджмента в организации осуществляется с помощью авторских методик ТМ-диагностики и ТМ-аттестации. С помощью анонимного анкетирования группы менеджеров выясняется состояние тайм-менеджмента в компании / подразделении (диагностика), либо в личной работе конкретных сотрудников (аттестация), по десяти основным критериям, построенным на основе рефлексивного контура:

Материализованность и обозримость задач и информации

Измеримость результатов, времени и эффективности.

Системность, согласованность, скоординированность работы

Гибкость деятельности, простота планирования и реагирования

Целеориентированность, определенность направления

Приоритизированность, сфокусированность на главном

Инвестиционность, ориентация на развитие

Своевременность исполнения

Контролируемость исполнения

Легкость работы

ТМ-профиль организации строится по трем основным направлениям:

Личный тайм-менеджмент топ-менеджеров;

Командный тайм-менеджмент - вопросы взаимодействия «по горизонтали» в команде топ-менеджеров;

Корпоративный тайм-менеджмент - вопросы внедрения тайм-менеджмента в работе подчиненных топ-менеджерам подразделений.

При составлении ТМ-профиля подразделения, как правило, проводится анализ только по первым двум направлениям. См. на рис. 3 пример ТМ-профиля, составленного в ходе корпоративного ТМ-проекта на основе анкетирования команды топ-менеджеров ОАО «Банк24.ру» (Екатеринбург).



Рис. 3. Пример ТМ-профиля (ОАО «Банк24.ру»). Три контура отражают ситуацию в части личного, командного и корпоративного тайм-менеджмента.

Общий анализ ТМ-профиля организации (либо одного из ее подразделений) позволяет выявить наиболее актуальные направления обучения, составить Карту проблем и решений в области управления временем, а также оценить эффективность обучения или внедрения технологий тайм-менеджмента. Результаты ТМ-аттестации конкретного сотрудника являются основой для составления личного плана повышения эффективности.

При разработке логики внедрения тайм-менеджмента в организации обоснованы основные логические шаги внедрения «бациллы эффективности», основанные на непрожективном подходе к организации деятельности: 1. «Начальный посев» ТМ-бациллы, 2. «Создание мотивов» для самостоятельного повышения эффективности с помощью измерителей; 3. «Оформление порядка» - корректировка, закрепление и формализация «выращенного» на предыдущих стадиях.

Также выделены типовые логические этапы корпоративного ТМ-проекта: 1. Проект «личного реинжиниринга» для первого лица организации, 2. Пилотный проект в одном из подразделений, 3. Общее внедрение в организации.

Выявлены специфические именно для тайм-менеджмента риски проекта внедрения: тайм-менеджмент делает людей более свободными, усиливает осознание личных целей и ценностей, которые (будучи осознаны) могут либо повысить мотивацию сотрудника вносить более сильный вклад в достижение корпоративных целей, либо наоборот, разойтись с последними.

Намечены несколько ключевых направлений исследований в области оценки экономической эффективности внедрения тайм-менеджмента, в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором внедряется тайм-менеджмент. По убыванию сложности оценки:

Подразделения, непосредственно «продающие время» сотрудников. Экономия времени аудитора, консультанта, юриста, и т.п. специалистов, напрямую выражается в деньгах, в зависимости от размера стоимости часа этого специалиста для клиента.

Отделы продаж. При уменьшении расходов времени менеджеров по продажам на вспомогательные операции и увеличение - на непосредственное общение с потенциальными клиентами, можно прогнозировать практически линейное увеличение объемов продаж (возможны исключения, обусловленные рыночной ситуацией). Также целесообразна оценка скорости реагирования на запросы потенциальных клиентов и сравнение ее с аналогичными параметрами работы конкурентов, как одного из ключевых факторов конкурентоспособности.

Сервисные подразделения, непосредственно взаимодействующие с клиентом. В данном случае при эффективной организации времени увеличивается качество сервиса для клиента, которое может быть связано с финансовыми показателями через ценовую политику, политику скидок, сравнение с ценовой политикой и уровнем сервиса конкурентов.

Внутренние подразделения, не взаимодействующие с клиентом. В данном случае связь временных показателей с финансовыми может быть проведена через размеры фонда оплаты труда либо уровень лояльности персонала (более организованная и предсказуемая деятельность, меньшее количество стрессов и «переработок» повышают лояльность сотрудника, которую нетрудно связать с финансовыми показателями в условиях недостаточного качества предложения на рынке труда).

Отдельного исследования заслуживает тайм-менеджмент в работе топ-менеджеров и ключевых специалистов. Здесь возможна двоякая оценка:

Непосредственная оценка стоимости сэкономленного времени, через размер компенсации топ-менеджера.

Оценка скорости продвижения ключевых проектов, через установление связи увеличения еженедельного бюджета времени, которое топ-менеджер может уделять руководимому им проекту, со снижением сроков реализации этого проекта. Скорость реализации проектов, направленных на развитие компании (внедрение новых систем управления, запуск новых продуктов, и т.п.), как правило допускает прямое либо косвенное связывание с финансовыми показателями работы компании.



Список опубликованных работ по теме диссертации

1. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. Монография. СПб.: Питер, 2003, 2004. -18,0 п.л.

2. Архангельский Г.А. Методика ТМ-диагностики. // Управление персоналом, 2004, No 13. - 0.2 п.л.

3. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: «бацилла эффективности» в управлении фирмой. // Менеджмент сегодня, 2004, No 3.-0.3 п.л.

4. Архангельский Г.А. Непрожективный подход к организации деятельности. // Эффективность и стратегия в хаосе и неопределенности. Менеджмент сегодня, 2003, No 1. - 0.5 п.л.

5. Архангельский Г.А. Метод ограниченного хаоса: от кластерного анализа к технологии развития систем. // Социология: методология, методы, математические модели. Научный журнал РАН. 2002, No 15. -1.2 п.л.

6. Архангельский Г.А. Непрожективный подход к организации деятельности. // Вестник молодых ученых, серия «Экономические науки», 2002, No 6. - 0.5 п.л.

7. Архангельский Г.А. Корпоративный стандарт организации времени персонала и его место в системе управления фирмой. // «Российские предприятия в условиях рыночных реформ». Сб. докладов конференции. СПб.: ГУАП, 2002. - 0.2 п.л.

8. Архангельский Г.А. Тайм-менеджмент и стратегия фирмы // «Человек в условиях становления рыночной экономики в современном российском обществе: проблемы и перспективы». Сб. докладов конференции. СПб.: ГУАП, 2001. -0.2 п.л.

9. Архангельский Г.А. Метод структурирования внимания. // «Менеджмент, маркетинг, информатизация образования: теория и практика». Сб. докладов международной конференции. Оренбург: ОГПУ, 2001. - 0.2 п.л.

10. Архангельский Г.А. Построение показателей эффективности использования рабочего времени менеджеров. // Международная школа-семинар БИКАМП. Сб. докладов конференции. СПб.: ГУАП, 2001 . - 0.2 п.л.

Размещено на Allbest.ru

...