Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального учреждения «Оренбургский государственный университет»

ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Изотов Б.А.

Оренбург

Эффективность деятельности предприятия определяется правильностью принимаемых управленческих решений.

Управленческую информацию различают как:

- исходную, она кладется в основу принятия решений;

- организационную, она используется при реализации решений;

- регулирующую, она сопровождает управленческое решение и существует в виде определенных правил, предписаний, норм, рекомендаций;

- учетно-контрольную, она используется на завершающем этапе управленческого цикла.

Управленческую информацию классифицируют по различным принципам:

- характеру управленческого реагирования (требующая срочных решений, предназначенная для будущих решений);

- форме представления (документ, устно, компьютерным способом и т.д.);

- времени появления (оперативная, суточная, месячная, годовая и т.д.);

- уровню доступности (секретная, внутренняя, внешняя);

- функциональному назначению (плановая, финансовая, техническая, маркетинговая и т.д.);

- принадлежности к объекту управления (агрегат, участок, цех, предприятия и т.д.);

- степени обобщения в управленческом процессе (первичная, производная, итоговая и т.д.).

Служба информационного обеспечения предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

- ранжирование поступающей в фирму информации;

- экстренное оповещение менеджеров;

-сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;

- оценка тенденций и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;

- контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами потребления;

- анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;

-контроль движения заказов по структурным подразделениям фирмы;

- поддержание справочной системы руководителей;

- ведение электронного архива;

- поддержание экспертных систем для принятий решений руководителями;

- подготовка отчетных и плановых документов;

- поддержание системы контроля исполнения распоряжений;

- обработка информации по стандартным алгоритмам;

- поддержание электронной почты.

Подготовка информации для принятия решения состоит в совместной обработке нескольких массивов данных, получении вторичных данных, сопоставлении информации из различных периодов, оптимизационной выборке части сведений и т.д.

Полное представление о потоках информации в системе управления дают информационные модели документооборота. Они представляются в описательном, табличном, символьном, графическом видах. В информационной модели отображают этапы движения каждого документа и порции информации с указанием наименования, процедуры переработки, источника и потребителя. Для отдельно подразделения системы управления выделяют следующие виды используемой информации: входная, выходная, нормативно-справочная, вспомогательная [1].

Информационные технологии в сфере экономики управления - это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надежную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Информационная система (ИС) - упорядоченная совокупность документированной информации и информационных технологий.

Все виды информационных систем и сетей, технологии и средств их обеспечения составляют специальную отрасль экономической деятельности, развитие которой определяется государственной научно-технической и промышленной политикой информатизации.

В качестве основного классификационного признака автоматизированных информационных систем (АИС) целесообразно рассматривать особенности автоматизируемой профессиональной деятельности - процесса переработки входной информации для получения требуемой выходной информации, в котором АИС выступает в качестве инструмента должностного лица или групп-пы должностных лиц, участвующих в управлении организационной системы.

В соответствии с предложенным классификационным признаком можно выделить следующие АИС:

- автоматизированные системы управления (АСУ);

- системы поддержки принятия решений (СППР);

- автоматизированные информационно-вычислительные системы (АИВС);

- автоматизированные системы обучения (АСО);

- автоматизированные информационно справочные системы (АИСС).

Автоматизированная система управления представляет собой автоматизи-рованную систему, предназначенную для автоматизации всех или большинства задач управления, решаемых коллективным органом управления (министер-ством, дирекцией, правлением, службой, группой управления и т.д.). В зави-симости от объекта управления различают АСУ персоналом (АСУП) и АСУ техническими средствами (АСУТС).

Системы поддержки принятия решений - это интерактивные компью-терные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответствен-ных за принятия решений сотрудников. Программное обеспечение таких сис-тем позволяет пользователям определенным образом ставить ряд вопросов типа «что, если», получая в интерактивном режиме соответствующие рассматривае-мой ситуации варианты действий.

Искусственный интеллект (ИИ) - это информационная технология, конеч-ная цель которой состоит в создании компьютера, умеющего думать, видеть, слушать и чувствовать подобно человеческому существу. Наибольшее органи-зационное воздействие ИИ оказывает в области экспертных систем. Экспертная система (ЭС) пытается копировать мыслительные процессы, свойственные в ходе процесса принятия решений профессионалам и менеджерам. ЭС разраба-тывается посредством кодирования знаний специалиста из области правил принятия решений, которые записываются в компьютерную программу, моде-лирующую определенную стратегию решения задач. ЭС имеют значительное сходство с системами поддержки принятии решений. По существу, обе они обеспечивают высокий уровень, поддержки занятых решением рабочих задач пользователям. Однако ЭС применяются, как правило, для работы с повто-ряющимися проблемами в узких сферах деятельности и предлагают реко-мендации, тогда как системы поддержки решений используются в решении уникальных, имеющих сложную природу проблем.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из 3 основных элементов:

- технические средства обработки информации (компьютеры);

- внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);

- собственно информация, зафиксированная на соответствующих носите-лях.

Создание ВИС базируется на следующих основных принципах:

- унификация и многократность использования информации, что позво-ляет существенно сократить дублирование и ограничить количество исполь-зуемых показателей, уменьшить объем информационных потоков и повысить степень использования информации;

- совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;

- многовариантность расчетов в процессе подготовке и принятия управ-ленческих решений, дающая возможность их оптимизации.

Проектирование, создание и использование в организации внутрифирмен-ной информационной системы направлены на достижения следующих важ-нейших целей:

- автоматизацию административно-управленческого труда на основе использования информационной технологии;

- повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;

- создание системы доступа, хранения, обновления и обработки инфор-мации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;

- непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

К основным функциям ВИС можно отнести:

- определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема;

- разработку программного обеспечения, создание и использование банков данных;

- определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретения и их эксплуатации;

- координацию всех работ по информационному обслуживанию;

- автоматизированную обработку и выдачу документов и текстовой информации.

Современные информационные технологии все более широко охватывают не только управленческие, но и сами производственные процессы, обеспечивая возможность создания интегрированных компьютерных систем, объединяющих в единый информационный процесс научные исследования, разработки, производство, маркетинг, финансы и другие сферы хозяйственной деятельности и функции коммерческой организации [2].

Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности предприятия, включая финансы, производство, сбыт, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, сервисное обслуживание и проектные работы. Информационная система позволяет отслеживать критические параметры при оценке деятельности предприятия [3].

Целостная система информационной поддержки финансовых решений имеет три уровня: анализ, учет, управление и планирование. Она включает финансовый, налоговый, отчетные календари в которых фиксируются ежедневные финансовые операции и представляются структурированные данные итогового анализа.

Составными частями системы являются:

- главная книга;

- счета дебиторов (обработка счетов-фактур, учет графика платежей, анализ дебиторской задолженности, поддержка оперативного управления кредитами);

- счета кредиторов (учет поступающих счетов-фактур, их сверка, учет оплаты);

- управление денежными средствами (обработка платежей и поступлений денежный, поддержка электронных банковских операций, прогноз движения банковских средств);

- финансовые планы (разработка и сравнение вариантов плана, сравнение фактических и отчетных показателей);

- распределение затрат (учет косвенных расходов, расчет себестоимости продукции, анализ затрат предприятия);

- финансовые отчеты (генерация отчетов в виде таблиц, графиков, фай-лов);

- основные средства (создание реестра основных средств, автоматическое осуществление проводок по операциям с основными средствами).

Кроме вышеперечисленных структурных элементов системы следует выделить блоки отдельных подсистем, входящих и дополняющих единую систему, в которую входят:

Подсистема «производство» объединяет блоки:

- управление производством и его планирование (управление выполне-нием заказов, отпуск материалов, подготовка отчетов о выполнении операции, учет выпуска продукции, времени работы персонала и оборудования, анализ состояния незавершенного производства);

- учет затрат (расчет нормативной себестоимости продукции);

- спецификация изделий (сопровождение изготавливаемых и закупаемых элементов товарной продукции);

- планирование потребности в мощностях (планирование потребностей в материалах, узлах, загрузки оборудования).

При многозвенном производстве это подсистема позволяет вести упра-вление серийным выпуском изделий, отслеживать работу каждого подразде-ления предприятия.

Подсистема «снабжение» обеспечивает сопровождение решений по пла-нированию и управлению складскими операциями. Подсистема увязывает сбыт, снабжение и складское хозяйство и включает:

- управление продажами (ведение и оценка контрактов с заказчиками, статистическая обработка продаж);

- управление закупками (ведение базы данных по поставщикам, проверка надежности поставщиков);

- управление запасами (отслеживание изменений материальных запасов, прогноз потребностей в резервных запасах и времени выполнения заказов, выработка рекомендаций по местам складирования и распределения товаров внутри склада);

- управление партиями товаров (отслеживание партий товаров на стадиях закупки комплектующих, сборки или производства, обслуживание, текущего ремонта).

Подсистема «транспорт» позволяет поддерживать экспедиторские и тран-спортные решения. Она включает модули:

- управление заказами на транспортировку и хранение;

- определение оптимальных маршрутов;

- учетов автотранспорта;

- учет горюче-смазочных материалов;

- расчет стоимости услуг транспортировки;

- планирование потребности в материалах.

Подсистема «управление проектом» ориентирована на поддержание управленческих решений при разработке новой техники. Эта подсистема включает средства управление крупными долгосрочными инвестиционными проектами, начиная с предварительной оценки бюджета и заканчивая оценкой всего комплекса выполненного проекта:

- сетевое планирование (планирование и корректировка графика изготов-ления продукции по стадиям выполнения проекта);

- управление конструкторскими данными (поддержание системы проект-но-конструкторских разработок, внесение изменений, отслеживание сделанных изменений при изготовлении);

- бюджетирование проекта (разработка и анализ планового бюджета проекта на всех стадиях от появления идеи до получения опытного образца готового изделия);

- оперативно корректировать изделие под требования заказчика.

Подсистема «сервис» предназначена для поддержки решений по управ-лению сервисными услугами, пред - и послепродажного и специального обслу-живания. Она обеспечивает:

- выполнение регламентных работ;

- планово-предупредительные мероприятия;

- ремонт и устранение неисправностей;

- гарантийный ремонт.

Подсистема «сервис» включает также:

- модули управления профилактическим обслуживанием и текущего ремонта (формирования графика работ, подготовка заказов на обслуживание, расчет доходов);

- управление договорами на обслуживание;

- разработку графиков обслуживания и ремонта (планирование занятости персонала, подготовка оперативных заданий на ремонт, определение приори-тетов заказов);

- анализ затрат.

Подсистема «управленческий контроль» обеспечивает руководителей обобщенной информацией по деятельности предприятия. Она состоит из блоков:

- анализ показателей деятельности (расчет и анализ показателей по направлениям деятельности);

- мониторинг показателей (отслеживание изменений показателей, их значения по отношению к критическим уровням, наглядное представление данных);

- ретроспективный анализ и прогнозирование.

Подсистема обеспечивает подготовку отчетов по типовым и специальным формам.

Информационная система опирается на современные программные продукты и современные средства вычислительной техники. Она создается с помощью языков программирования четвертого поколения, операционных систем, таких как UNIX и Windows. Идеология построения управленческих информационных систем обеспечивает максимальную гибкость при расшире-нии функциональных возможностей, инвариантность по отношению к исполь-зуемым интерфейсам и базам данных.

Из широко распространенных локальных компьютерных систем следует выделить:

- система бухгалтерского учета "1С", "Финансы без проблем", "Парус", "Супербухгалтерия", "Турбобухгалтер";

- системы правового обеспечения "Гарант", "ИНЕК";

- системы поддержки рабочих мест руководителя «Директор», «Руководитель архива», «Проектировщик», «Суперменеджер»;

- системы поддержки документооборота предприятия «АТЛАНТ», «Делопроизводство».

Малыми интегрированными системами являются: Concorde XAL, Exact, NS-2000, Platinum, PRO/MIS, Scala, SunSistems, «Босс-корпорация»; средними интегрированными системами - JD Edwards, MFR-PRO, SytiLine (SYMIX); крупными интегрированными системами - SAP R/3, BAAN, Oracle Aplication,BPCS.

В сложном мире компьютерных информационных систем современным менеджерам требуется прежде всего эффективно использовать возможности серверных операционных систем, обеспечивающих высокую производитель-ность, простой запуск многих серверных приложений, телекоммуникационные функции, осуществляя тем самым руководство персоналом, оснащенным компьютерами.

Современные сетевые операционные системы(ОС) (например, Microsoft Windows NT Server) - надежная платформа для управления информационной системы любого масштаба: от простейшей сети из нескольких персональных компьютеров до сложной гетерогенной системы на сотни тысяч пользователей.

Система безопасности современных ОС обеспечивает сертифициро-ванную защиту информации и системных служб от несанкционированного доступа и от неквалифицированных действий пользователей.

Разработчики информационных систем, менеджеры используют возможности сетевых операционных систем для объединения различных рабочих станций с персональными компьютерами для интенсивной обработки данных с помощью методов вытесняющей многозадачности, что дает пользователям возможность выполнять одновременно несколько приложений без потери производительности [4].

Первоочередным условием и главным залогом успешного развития бизнеса на сегодняшний день остается информация. В системе коммуникаций немаловажную роль играют информационные технологии. Интернет стал частью повседневной жизни любого человека. Через сети Интернет можно осуществлять различные операции купли-продажи, игры на биржах, поиск информации относительно новостей науки, экономики, искусства, медицины и т.д. Посредствам сети Интернет производится налаживание новых каналов связи, поиск новых клиентов и знакомств.

Список литературы

управленческий решение информационный эффективность

1. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд.2-е, доп. и перераб. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003г. - 230 с.

2. Балдин К.В. Информационные системы в экономике: Учебник / К.В. Балдин. - 3-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2008г. - 395 с.

3. Гринберг А.С. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов / А.С. Гринберг. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003г. - 416 с.

4. Глухов В. В. Менеджмент: Учебник для вузов / В.В. Глухов. - 3-е изд. - СПб.: Питер, 2007г. - 608 с.

Размещено на Allbest.ru

...