Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОТЧЕТ

ПО УЧЕБНОЙ ПРАКТИКЕ

Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

Содержание

Введение

1. Организация архивной справочно - информационной работы по документам организации

1.1 Экспертиза ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами

1.2 Работа в системах электронного документооборота

1.3 Приём и рациональное размещение документов в архиве (в том числе документов по личному составу

1.4 Учёт и сохранность документов в архиве

1.5 Использование архивных документов в научных, справочных и практических целях

1.6 Организационно - методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве

2. Выполнение работ по профессии делопроизводитель

2.1 Приём и регистрация поступающей корреспонденции, направление её в структурные подразделения организации

2.2 Рассмотрение документов и передача их на исполнение с учётом резолюции руководителя организации

2.3 Отправление исполненной документации адресатам с применением современных видов орг. техники

2.4 Составление и оформление служебных документов. Формирование дел

2.5 Поиск документов по научно - справочному аппарату (картотекам) организации

2.6 Систематизация и хранение документов текущего архива. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации

2.7 Подготовка и передача документов на архивное хранении. Обеспечение сохранности архивных документов в организации

Заключение

Список литературы

Приложение

ВВЕДЕНИЕ

Учебная практика направлена на приобретение студентами первоначального практического опыта для последующего освоения общих (ОК) и профессиональных компетенций (ПК) по данным видам профессиональной деятельности.

Учебная практика базируется на общепрофессиональных дисциплинах, а также МДК, входящих в профессиональные модули. Учебная практика является первой ступенью в овладении профессиональными навыками.

Цель учебной практики - обеспечить последовательность овладения студентами системной профессиональных навыков и опытом практической работы.

Задачи учебной практики:

1) Расширение и закрепление теоретических знаний по обще-профессиональным дисциплинам и профессиональным модулям;

2) Формирование профессиональных умений;

3) Приобретение первичных умений обработки документов различных систем документации, работы в архиве организации, работы с нормативными и законодательными актами, справочной литературой и другими источниками.

1. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

Информационно - справочные документы - это документы, которые сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия и служащих основанием для издания распорядительных документов:

1) Письма;

2) Протокол;

3) Докладная записка;

4) Объяснительная записка;

5) Акт;

6) Телеграмма;

7) Справки

В ходе изучения данной темы мной было освоено, как разрабатывать и вести классификаторы, табели и другие справочники по документам организации. Способы осуществления экспертизы ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами. Вести работу в системах электронного документооборота. Обеспечивать прием и рациональное размещение документов в архиве (в т.ч. документов по личному составу). Обеспечивать учет и сохранность документов в архиве. Организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях. Осуществлять организационно-методическое руководство и контроль работы архива организации и за организацией документов в делопроизводстве. Все эти факторы способствуют грамотному ведению делопроизводства в организации (Приложение 1).

1.1 Экспертиза ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности проводится в несколько этапов:

· В делопроизводстве - при становлении дел и приготовлении их к отдаче в накопитель.

· В архиве - при подготовке дел для предоставления их на непрерывное сбережение.

После оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Ценность документов, как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Поэтому назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения до 10 лет и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

1.2 Работа в системе электронного документооборота

Работа в системе электронного документооборота - это система позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

· однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы;

· возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

· непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

· единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

· эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

· развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов.

Основные преимущества внедрения электронного документооборота:

· сокращение финансовых и временных издержек по созданию и обработке документов;

· эффективная организация документооборота дает повышение оперативности деятельности подразделений и служб компании;

· интеграция информации, содержащей данные в различных документах, для принятия руководством оперативных и обоснованных управленческих решений;

· создание условий для перехода от рутинного бумажного документооборота к перспективной безбумажной (электронной) технологии;

· оптимизацию бизнес-процессов связанных с делопроизводством и документооборотом на предприятии.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария (Приложение 2).

1.3 Прием и рациональное размещение документов в архиве (в том числе документов по личному составу)

Прием документов в архиве осуществляется работниками архива организации в присутствии работника структурного подразделения, который сдает документы. При реорганизации фирмы прием документов в архив организации осуществляется по другому сценарию. Сдачу документов в архив ликвидируемого предприятия, сроки, хранения которых еще не истекли, обязаны осуществлять ликвидационные комиссии.

Размещение фондов в хранилищах архивов - это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов.

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Организация хранения документов - это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.

Размещение документов в хранилищах должно быть рациональным. Документы должны размещаться в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Они составляются на карточках. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд, эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов.

Размещение фондов в хранилищах архивов - это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

1.4 Учет и сохранность документов в архиве

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля над их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения.

Архив обязан осуществлять учет и представлять их в том порядке, как прописано в законодательстве.

Учет должен проводиться для всех документов, которые находятся в архиве, в том числе и для непрофильных документов. При проведении учета сотрудники должны давать каждому документу свой регистрационный номер. Номер является неотъемлемой частью каждого архива.

Основными единицами учета в архивах являются: архивный фонд (или архивная коллекция), единица хранения. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Особо ценные документы учитываются в соответствии с правилами. Учет листов дел постоянного хранения закрепляется листом-заверителем и указанием количества листов в описи дел.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда, архивной коллекции, описи, единицы хранения, единицы учета, которые указываются вслед за сокращенным названием архива (его официальной аббревиатурой) (Приложение 3).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, носителя звуковой информации.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов.

Обеспечение сохранности архивных документов - это комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:

· создание оптимальных условий хранения документов и дел;

· размещение документов и дел;

· проверка наличия и состояния документов и дел;

· соблюдение порядка выдачи дел.

1.5 Использование архивных документов в научных справочных и практических целях

Использование документов архива - комплекс работ по обеспечению информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Использование документов работниками архивов в личных (неслужебных) целях производится на общих основаниях во внеслужебное время.

Формами использования документов в архиве являются:

· информационное обеспечение пользователей (органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений и граждан) в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

· представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

· экспонирование документов на выставках;

· использование документов в средствах массовой информации;

· проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, «дней открытых дверей», лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

· выдача документов во временное пользование (Приложение 4);

· публикация документов в различных формах.

В процессе использования архивных документов участвуют две стороны - архив (федеральный, субъект Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию, и пользователь, которому нужна информация. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственный объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественный организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации.

Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации (Приложение 5).

1.6 Организационно-методическое руководство и контроль над работой архива организации и за организацией документов делопроизводства

Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, осуществляет организационно-методическое руководство и контроль над работой архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве организаций - источников его комплектования по следующим направлениям:

· методическая помощь и контроль над организацией документов в делопроизводстве;

· контроль над отбором документов и подготовкой к передаче на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу, обеспечением их сохранности;

· взаимодействие с экспертными комиссиями организаций;

· ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении, проведение паспортизации архивов организаций;

· повышение квалификации работников архивных и делопроизводственных служб.

Архив может оказывать организациям платные услуги и осуществлять работы по обеспечению сохранности документов, отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение, разработке нормативно-методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб и др.

Архив оказывает методическую и практическую помощь организациям в подготовке нормативно-методических пособий по организации документов в делопроизводстве и их внедрении. Архив совместно с организациями:

· рассматривает и готовит к согласованию соответствующим органам управления архивным делом или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями инструкции по делопроизводству, типовые, примерные, конкретные номенклатуры дел;

· проводит совещания, семинары и консультации по обмену опытом, внедрению государственных стандартов на документацию, систем документационного обеспечения управления.

При подготовке к согласованию инструкций по делопроизводству и номенклатур дел архив проверяет их соответствие требованиям государственных стандартов на документацию, типовым инструкциям по делопроизводству, правилам работы архивов государственных организаций.

Номенклатуры дел согласовываются с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в случае существенных изменений основных функций, задач, структуры организации, но не реже, чем один раз в пять лет.

Архив осуществляет контроль над организацией документов в делопроизводстве организаций - источников комплектования в ходе проведения комплексных и тематических проверок.

2. Выполнение работ по профессии делопроизводителя

Делопроизводитель - служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации.

Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:

1) Нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;

2) Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;

3) Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;

4) Приказами и распоряжениями руководства;

5) Настоящей должностной инструкцией (Приложение 6).

Обязанности делопроизводителя:

· Ведение документооборота компании;

· Регистрация и обработка корреспонденции;

· Ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;

· Контроль своевременного исполнения документов;

· Ведение архива документов;

· Знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации.

2.1 Прием и регистрация поступающей корреспонденции, направление ее в структурные подразделения организации

служебная документация архив корреспонденция

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурных подразделениях, созданных для ведения делопроизводства.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты вскрываются, за исключением писем в адрес общественных организаций и имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт (в двух экземплярах) по установленной форме, один из них направляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении доплатных писем.

Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета и затем передает (не вскрывая пакеты) ответственному за ведение делопроизводства.

На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистрационный помер проставляется в нарастающем порядке в течение года. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

2.2 Рассмотрение документов и передача их на исполнение с учетом резолюции руководителя организации

Предварительное рассмотрение документов осуществляет руководитель канцелярии учреждения или другая, предназначенная для этого лицо в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Целью предварительного рассмотрения документов является разделение их на те, которые требуют, обязательны для рассмотрения руководством (собственником) учреждения или непосредственно исполнителями в соответствии с их функциональными обязанностями, определение необходимости их регистрации, а также установление срока исполнения. Осуществляется он в день получения документов или в первый рабочий день в случае их поступления в нерабочее время. Поручение высших органов управления, телеграммы и телефонограммы следует рассматривать немедленно.

В ходе предварительного рассмотрения документов следует руководствоваться Положениями об учреждении и его структурных подразделениях, должностными инструкциями, классификаторами участков и вопросов деятельности учреждения, номенклатурами дел, схемами движения документов.

Руководству или владельцу учреждения, прежде всего, передаются документы правительственных и других вышестоящих органов, а также важнейшие документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности учреждения, и нуждаются в их решении. Другие документы передаются структурным подразделениям и исполнителям по назначению. Последствия рассмотрения документов фиксируются в резолюции.

С целью обеспечения ритмичности работы канцелярия по согласованию с руководством учреждения или его владельцем разрабатывает графики доставки корреспонденции подразделениям.

2.3 Отправление исполненной документации адресатам с применением современных видов организационной техники

Электронный документ -- информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком на рассылку. Каждому абоненту выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через почтовые ящики.

Поскольку при передаче документов по электронной почте возникает проблема заверение в подписи (авторизации документа), необходимо пользоваться специальной программой, что дает возможность применять электронную цифровую подпись или электронная подпись (при условии заключения соглашения об авторизации с определенным корреспондентом).

Виды документов, информация которых передается по электронной почте, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству с учетом технических и программных средств, функционирующих в учреждении.

В случае внедрения в учреждении системы электронного документооборота исполнителям обычно пересылается РКК документа с прикрепленным файлом, который содержит электронный образ документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и бумажный оригинал документа. Применение такой технологии дает возможность уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в учреждении, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей делопроизводственным персоналом.

2.4 Составление и оформление служебных документов. Формирование дел

Для грамотного составления и оформления служебных документов, необходимо обратиться к ГОСТу Р 6.30-97. Стандарта имеет большое значение прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты (элементы оформления официального документа) и определяет порядок их написания.

Служебные документы оформляются на бланках учреждений и частных нотариусов. Бланки изготовляются согласно требованиям нормативной документации. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения. Наименование вида документа (за исключением писем указывается на бланке). К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения, составляется заголовок, который должен быть максимально кратким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос «О чем документ».

Заголовки не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5. Документ адресуется учреждению, ее структурному подразделу или конкретному должностному лицу. Наименование учреждения и его структурного подраздела, которым адресуется письмо, отмечаются в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю учреждения или его заместителю наименования учреждения должно входить в состав наименования должности адресата. Почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которого присылается документ. При адресовании документа гражданину сначала отмечается почтовый адрес, а потом инициалы и фамилия получателя.

Датой документа является дата его подписания или утверждение. Дата на документе проставляется тремя парами арабских цифр (10.11.17), которые разделяются точками. Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними относится нуль. Допускается также такая последовательность написания даты: год, потом месяц и число месяца. В текстах документов, которые содержат ведомости финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления дат: 10 ноября 2017 г. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи, по левую сторону.

В состав подписи входят: наименование должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленное на бланке), личная подпись и ее расшифровка. При подписании документов, составленных комиссией, отмечаются не должности лиц, которые составили документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. В случаях, предусмотренных действующих законодательством, свою подпись на документах нотариус скрепляет соответствующей печатью. Отражение печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, которое подписало документ.

Формирование дел -- это группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими структурными подразделениями.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

· Распределение исполненных документов по делам;

· Расположение документов внутри дела;

· Оформление обложки дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

? помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре( в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики);

? включать в дело по одному экземпляру документа;

? помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

? помещать приложения вместе с основными документами;

? группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

? раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения (Приложение 7).

2.5 Поиск документов по научно-справочному аппарату организации

Научно-справочный аппарат (НСА) -- структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации.

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива организации -- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА данного архива определяется его видом, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Элементами СНСА архива являются описи, каталоги, базы данных, выполняющие функции этих справочников, а также указатели, обзоры документов, исторические справки к архивным фондам организации. Архивные справочники организации делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.

Каталог -- межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.

Каталогизация в архиве проводиться в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация). Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. Схема классификации документной информации - письменный документ, содержащий перечень классификационных делений каталога, расположенных в определенной последовательности, и предназначенный для распределения сведений из документов по этим делениям.

2.6 Систематизация и хранение документов текущего архива. Обеспечение сохранности, проходящей служебные документации

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации -- это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело -- это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком -- этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2017 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:

Основное назначение номенклатуры дел -- служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10).

Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения свыше 10 лет, а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь, для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

Обеспечение сохранности, проходящей служебной документации:

Обеспечение сохранности документов в архивах предполагает систему мероприятий, включающую рациональное размещение документов, контроль за их движением, физико-химическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению, создание условий, исключающих их утрату.

Систематизацией документов -- это классификация их путём группировки в определённые предметные комплексы, так называемые «дела». Этот процесс трудоёмкий, но именно он помогает значительно упростить работу с большим количеством документов, превратив поиск нужного документа из время затратной процедуры в простейшую.

Под формированием дел понимается отнесение дел к определенному комплексу и их систематизация внутри дела, посвященного конкретному виду и классу документной информации.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1) распределение исполненных документов по делам;

2) расположение документов внутри дела;

3) оформление обложки дела.

Дела хранятся в местах их формирования до передачи в архив организации - завершающего этапа работы с документами в технологии документационного обеспечения. Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Государственного архива. В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений (Приложение 8).

Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы; если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения (ГОСТ 16. 487--83).

Единицы хранения систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Схема систематизации единиц хранения является основанием для внутренней организации документов архивного фонда и закрепляется описями.

Для обеспечения сохранности проходящей системной документации в архиве осуществляется:

· комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и);

· комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Система мер по организации хранения обеспечивает сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения учитывается специфика видового состава документов архива.

2.7 Подготовка и передача документов на архивное хранении. Обеспечение сохранности архивных документов в организации

Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства.

Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению включает:

· экспертизу ценности документов;

· оформление документов, сдаваемых в архив;

· составление описи документов постоянного и долговременного хранения;

· обеспечение сохранности дел;

· передачу дел в архив.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел.

Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. Документы хранятся в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Обеспечение сохранности документов в архиве организации это комплекс мероприятий по:

· организации и соблюдению определенных требований к помещению архива;

· созданию оптимальных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещении архива;

· применению специальных средств хранения документов;

· соблюдению мер по охране и защите документов при их транспортировке.

Заключение

Учебная практика проходила с 7 ноября 2017 года по 11 ноября 2017 года по профессиональным модулям ПМ.02 Организация архивной и справочно - информационной работы по документам организации, ПМ.03 Выполнение работ по профессии Делопроизводитель по специальности 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение.

В течение практики у меня сформировались следующие компетенции:

1) Понимание сущности и социальной значимость своей профессии;

2) Принятие решений в стандартных и нестандартных ситуациях;

3) Ориентирование в условиях частой смены технологий в профессиональной деятельности;

4) Ведение работы в системах электронного документооборота и другое.

Считаю, что цель практики была достигнут. Навыки и умения, которые были получены во время прохождения учебной практики, помогут мне в прохождении производственной практики и в дальнейшей работе в сфере документационного обеспечения управления и архивоведения.

Список литературы

1. Андреева, В.И., Делопроизводство: организация и ведение: учебно - практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. КНОУС, 2007. - 248с.

2. Березина, Н.М., Лысенко, ЛМ.,Воронцова, Е.П.Современное делопроизводство.3-е изд. - СПб.: Питер, 2007. - 224с. Ил. - ( Серия «Современный офис - менеджер»).

3. Бурова Е.М. Архивоведение: (Теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева ; под ред. Е.М. Буровой; Рос.гос. гуманитарный ун-т. -М.: Изд.дом МЭИ, 2012.

4. Государственная система документационного обеспечения управления («Консультант - плюс»).

5. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). - М., 2006.

6. Дэгоева Ф.О. Образцы приказов по кадрам. - М.: ТК Велби, Изд -во Проспект , 2008. - 312 с.

7. Елизаветина Т., Денисова М. Делопроизводство на компьютере. 3-е изд. - М.: КУДИЦ - ОБРАЗ; СПб.: 2005. - 300с.

8. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - 4- изд. -М.: ИНФРА - М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 312с. - (Высшее образование)

9. Кирсанова, М.В.Современное делопроизводство / М.В.Кирсанова. -М.,2000.

10. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. -М ., 1999.

11. Макарова Н.В., Николайчук Г. С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. - СПб.: Питер,2004. - 411с.

12. МоисеевР.Н. Современное документоведение / Р.Н. Моисеев. -М .:АСТ: Восток - Запад, 2007. - 377с.

13. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти («Консультант - плюс»).

14. Петров Ю.А. Секретарское дело: настольная книга секретаря референта / Ю.А. Петров, -М.: Омск-Л, 2007. - 318 с.: табл. - /Секретарское дело/.

15. Стенюков М.В Образцы документов по делопроизводству. (руководство к составлению) -М .: «Приор - издат», 2005. - 176 с.

Размещено на Allbest.ru

...