13

Размещено на http://www.allbest.ru/

Консультации по обеспечению информационно-компьютерными технологиями и применению новых информационных технологий в менеджменте сельскохозяйственных предприятий

М.П. Аяганова

Спрос на консалтинговые услуги по экономике и управлению, оказываемые аграрным предприятиям

Отличительной чертой развитой рыночной экономики является наличие сектора профессиональных услуг по экономике и управлению, оказываемых сельскохозяйственным предприятиям как в нашей стране, так и за рубежом независимыми консультационными, аудиторскими и трейнинговыми (образовательными) фирмами.

Оказание профессиональных услуг происходит преимущественно не путем разовых консультаций, а в форме консультационных (консалтинговых - от англ. consulting) проектов.

Субъектами, осуществляющими консультационные услуги, являются специальные фирмы и, реже, индивидуальные консультанты.

Таким образом, обыденное для отечественного менталитета восприятие понятия "консультант", как лица, время от времени занимающегося дачей советов или экспертных оценок в дополнение к своей основной профессиональной деятельности, является неверным для развитой рыночной экономики и объясняется незначительным, до недавнего времени, уровнем развития описанной выше сферы услуг в Казахстане.

На сегодняшний день, как показывает исследование [1; 14-19], существуют различные способы консультирования.

1. При экспертном консультировании консультант отвечает на вопрос: что нужно делать? Его рекомендации при этом носят однозначный и конкретный характер: "начать выпуск такого-то товара", "выйти на такой-то рынок", "установить такие-то цены", "внести такой-то пункт в контракт" и т.д.

2. Процессное (соучаствующее) консультирование предполагает совместную работу консультанта и клиента. Консультант отвечает на вопрос: как? - и затем, совместно с клиентом, на вопрос: что нужно делать?

3. При обучающем консультировании консультант не только отвечает на вопрос, как решить конкретную проблему клиента, но и стремится расширить его кругозор, используя данную проблему в качестве примера и стимула для обучения, старается развить его творческие способности.

4. Внутреннее консультирование заключается в том, что на предприятии создаются собственные консультационные подразделения для оказания услуг другим подразделениям. Вместе с тем практика показала, что внутреннее консультирование отнюдь не заменяет внешнее, оно лишь дополняет его.

Исторически первыми видами профессиональных услуг бизнесу были юридическое и бухгалтерское консультирование, существующие уже несколько сот лет. По мере усложнения экономики и соответствующего развития экономических наук формировалась новая область профессиональных услуг - консультирование по управлению и другим экономическим вопросам. Одним из первых профессиональных консультантов в этой области стал основатель теории научного управления предприятием Фредерик Тэйлор (автор известной концепции "тэйлоризма"). Первая фирма, консультирующая по управлению, - "Служба исследований бизнеса" (Business Research Services) была образована в 1914 г. в Чикаго.

Консультирование в области информационных технологий и систем (использование компьютеров и информационных систем в управлении)

В настоящее время на сельскохозяйственных предприятиях Казахстана процесс выработки эффективных управленческих решений предполагает сбор и обработку различной информации и ее анализ. Поэтому можно сказать, что в аграрном секторе экономики информация является основой управленческого процесса. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления - получение и переработка сведений о состоянии управляемого объекта и передача управляющих команд этому объекту. Следовательно, посредством информации реализуется взаимосвязь между органом управления и объектом управления или между различными уровнями управляющей системы.

Информация может быть как внешней (указания вышестоящих органов управления, требования документов системы законодательного и нормативного регулирования, сведения о состоянии развития науки и техники и т.п.), так и внутренней (сведения о ходе производственного процесса, о состоянии оборудования, о соблюдении технологии, о результатах деятельности отдельных участков и предприятия в целом).

Кроме того, информация может быть классифицирована по характеру содержащихся в ней сведений на распорядительную (поступающую от вышестоящих органов управления в виде сформулированных целей и задач, нормативов и т.п.) и осведомительную (внутреннюю) информацию.

Для целей управления вся информация может быть сгруппирована по следующим признакам [2-4]:

· источник возникновения: первичная и производная;

· способ фиксирования: устная и документированная;

· способ выражения: текстовая, цифровая, смешанная;

· характер фиксации данных: фиксируемая и нефиксируемая;

· направление движения: исходящая и нисходящая;

· степень стабильности: условно-постоянная и условно-переменная;

· назначение в процессе управления: распорядительная, отчетная, учетная, контрольная;

· принадлежность к функциям управления: финансовая, экономическая, техническая, конструкторская, оперативно-производственная;

· степень определенности: детерминированная и стохастическая;

· виды преобразования: стратегическая, текущая и оперативная.

Все виды информации, используемой в процессе управления, составляют информационную систему, которая представляет собой организационно оформленную совокупность информационных потоков, документов, каналов связи, технических средств, обеспечивающих взаимосвязь между элементами системы. В зависимости от объемов обрабатываемой информации, а также приемов и методов обработки все информационные системы делятся на:

· простые, в которых сравнительно небольшие объемы однородной информации обрабатывают ся вручную или с использованием простейших приспособлений;

· смешанные, в которых сбор информации осуществляется вручную, а обработка - с использованием средств вычислительной техники;

· информационно-справочные, выдающие информацию о состоянии управляемого объекта;

· экспертные, в которых автоматизирована не только обработка информации, но и выработка простейших рекомендаций, используемых при подготовке управленческих решений.

Для обеспечения процесса управления необходимой информацией на аграрном предприятии организуются следующие виды учета:

· бухгалтерский - система сбора и обобщения финансовых показателей деятельности предприятия. Оценка данных бухгалтерского учета производится, как правило, по окончании очередного отчетного периода (месяца, квартала, года);

· статистический - система сбора и обобщения количественных, стоимостных, технических и иных аналогичных показателей, характеризующих обеспеченность предприятия отдельными видами ресурсов и их состояние. В силу большого объема показателей статистической отчетности периоды ее обобщения несколько больше, чем периоды обобщения бухгалтерской информации (квартал или год);

· оперативный - система сбора и обобщения показателей о текущем состоянии управляемой системы. Сроки представления оперативной информации органу управления должны быть предельно минимальными (по некоторым видам информации - ежедневно, еженедельно, по декадно). Анализ данных оперативного учета позволяет своевременно реагировать на изменения в состоянии объекта управления - усиливать положительные тенденции и нивелировать негативные.

На отечественных аграрных предприятиях, в силу специфики сельскохозяйственного производства, особое значение в последнее время приобретает обеспечение их информационно-компьютерными технологиями. За последние десятилетия обеспеченность информационно-компьютерными технологиями стала серьезным фактором конкурентоспособности и успеха во всех областях бизнеса.

Поэтому, несмотря на увеличение числа специалистов в области информационных систем и программистов на предприятиях, руководство компаний заинтересовано в получении услуг от фирм, специализирующихся на подборе информационных технологий и их использовании. Эти фирмы оказывают услуги по применению новых информационных технологий в менеджменте и приспособлению стандартных программ к потребностям данного предприятия, выбору оборудования и интеграции вычислительных систем.

Цели разработки консалтинговых проектов

Консалтинг является компонентом информационного менеджмента как составляющая процесса создания автоматизированных информационных систем.

В процессе разработки консалтинговых проектов преследуются следующие цели [5; 77]:

1) представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм;

2) формирование новой организационной структуры управления на основе анализа предложений по реорганизации;

3) упорядочение информационных потоков, в том числе документооборота;

4) выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешней средой;

5) анализ требований и проектирование спецификаций корпоративных информационных систем;

6) выработка рекомендаций и предложений по применимости существующих систем управления.

Этапы разработки консалтинговых проектов

Структура подхода к разработке консалтинговых проектов, как показывает исследование [5; 78-83], может быть представлена в виде схемы (см. рис.).

Этап 1 (анализ первичных требований и планирование работ) предваряет инициацию работ над проектом. Его основные задачи:

· предварительное изучение задачи;

· анализ первичных бизнес-требований;

· предварительная экономическая оценка проекта;

· построение плана-графика выполнения работ;

· создание и обучение совместной рабочей группы.

Важнейшими на данном этапе являются и организационные мероприятия: должны быть изданы соответствующие приказы по проведению работ, назначены ответственные по направлениям - без подобной поддержки со стороны руководства предприятия бессмысленно вообще затевать консалтинговый проект.

Первый шаг собственно разработки - предварительное изучение задачи, которое должно ответить на ряд вопросов:

· В чем заключаются недостатки существующей ситуации?

· Какие улучшения возможны?

· На кого окажет влияние новая система?

На данном этапе целесообразно построить обзорную диаграмму потоков данных для оценки существующей ситуации с целью ее использования для подгонки всех фрагментов друг к другу и выявления недостатков.

Предварительное изучение может потребовать от двух дней до четырех недель. К его окончанию аналитик должен разумно оценить преимущества внедрений новой системы, а также обосновать временные затраты и стоимость следующего шага разработки - детальное изучение. Результаты предварительного изучения рассматриваются руководством соответствующего уровня, на их основе может быть санкционирована возможность детального изучения.

Детальное изучение, включающее этапы 2-4, строится на фактах, выявленных во время предварительного изучения и проведения обследования деятельности предприятия, и предполагает более детальное и точное документирование ограничений существующей системы, а также уточнение функций этой системы до уровня, необходимого для написания спецификаций новой (модернизированной) системы.

В рамках этапа 2 (проведение обследования деятельности предприятия) осуществляется:

· предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;

· определение оргштатной и топологической структур предприятия;

· определение перечня целевых задач (функций) предприятия;

· анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;

· определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.

При этом выявляются функциональная деятельность каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.

Длительность обследования составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных видов деятельности предприятия и информационных связей между этими видами.

На этапе 3 (построение моделей деятельности предприятия) осуществляются обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов:

· модель "как есть", представляющая собой "снимок" - положение дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействие подразделений, принятые технологии, автоматизирован ные и неавтоматизированные бизнес-процессы и т.д.) на момент обследования и позволяющая понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;

· модель "как должно быть", интегрирующая перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющая сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.

Главный результат детального изучения - этап 4 - построение системного проекта (модели требований), являющегося первой фазой разработки собственно системы автоматизации (именно фазой анализа требований к системе), на которой требования заказчика уточняются, формализуются документируются. Системный проект строится на основе модели "как должно быть" и результатов обследования предприятия в части выявления требований к будущей системе.

При презентации системного проекта аналитик должен быть готов услышать больше критических замечаний, чем при использовании традиционных подходов, так как на диаграмме легче понять и обнаружить какие-либо несоответствия и ошибки. В результате презентации принимается решение о продолжении разработки или ее прекращении, а также устанавливается сумма бюджета проекта, поэтому аналитику необходимо создать несколько альтернативных моделей систем, имеющих разный набор преимуществ и предполагающих различные капиталовложения.

По завершении данного этапа (после согласования системного проекта с заказчиком) изменяется роль консультанта. Отныне он становится на сторону заказчика, одной из его основных функций на всех последующих этапах работ будет контроль на соответствие требованиям, зафиксированным в системном проекте.

Отметим, что для построения каждой из требуемых моделей необходима интенсивная работа 6-7 квалифицированных системных аналитиков в течение 2-4 месяцев.

После выбора системного проекта на основе выявленных и согласованных требований осуществляется разработка предложений по автоматизации - этап 5, включающий:

· составление перечня автоматизированных рабочих мест предприятия и способов взаимодействия между ними;

· анализ применимости существующих систем управления предприятиями (прежде всего классов MRP и ERP) для решения требуемых задач и формирование рекомендаций по выбору такой системы;

· совместное с заказчиком принятие решения о выборе конкретной системы управления предприятием или разработке собственной системы;

· разработка требований к техническим средствам;

· разработка требований к программным средствам;

· разработка предложений по этапам и срокам автоматизации.

На этапе 6 на основании принятых решений по автоматизации осуществляется преобразование системного проекта в технический проект (модель реализации), включающее следующие действия:

· уточнение логической модели (разработка подробной логики каждого процесса с использова нием диаграмм потоков данных и спецификаций процессов);

· проектирование физической базы данных;

· построение иерархии функций модулей, подлежащих программированию;

· оценка затрат на реализацию.

Перечисленные работы должны выполняться консультантами совместно с проектировщиками системы: именно здесь и находится граница, разделяющая консалтинг и разработку. Тем не менее желательно, чтобы на этапе реализации системы консультант также действовал в интересах заказчика, а именно: контролировал соответствие создаваемой программной системы системному и техническому проектам, а также участвовал в работах по ее расширению и модификации, так как планирование расширений должно осуществляться на основе модели требований.

Проведение обследования

Обследование - важнейший и определяющий этап выполнения консалтинговых проектов. На его основе осуществляется вся последующая деятельность. Длительность обследования обычно составляет 1-2 недели. По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных видов деятельности предприятия и информационных связей между этими видами. В дальнейшем на основании согласованных моделей верхнего уровня и осуществляется построение детальных моделей.

Необходимо отметить, что каждый из участвующих в проекте системных аналитиков должен обследовать не более 2-3 видов деятельности предприятия (например, таких, как учет кадров, бухгалтерия, маркетинг, ремонт оборудования, перевозки и т.п.), для того чтобы тщательно в них разобраться. Современное предприятие является сложной системой, состоящей из крупных взаимоувязанных подсистем (видов деятельности), а возможности человека в одновременном охвате большого количества таких подсистем ограничены, поэтому здесь в полной мере должен использоваться принцип "разделяй и властвуй". И в этой связи вызывают недоумение заявления некоторых компаний о готовности провести обследование предприятия (обычно культивирующего 15-25 видов деятельности) за 1-2 дня силами в 2-3 человека.

консалтинговый аграрный консультирование информационная система

Исходной информацией при проведении обследования и выполнении дальнейших этапов служат:

· данные по оргштатной структуре предприятия;

· информация о принятых технологиях деятельности;

· стратегические цели и перспективы развития;

· результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);

· предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;

· нормативно-справочная документация;

· данные по имеющимся на предприятии средствам и системам автоматизации;

· опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.

При проведении обследования целесообразно применять такие методы, как анкетирование, сбор документов, интервьюирование.

Список литературы

1. Уткин Э.А. Консалтинг: Учебник. - М.: Ассоциация авторов и издат. "ТАНДЕМ". Изд-во ЭКМОС, 1998. - 256 с.

2. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2003. - 415 с.

3. Информационный менеджмент / Под науч. ред. Н.М. Абдикеева. - М.: ИНФРА - М, 2009. - 400 с.

4. Костров А.В. Основы информационного менеджмента: Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 336 с.

5. Информационные технологии управления: Учеб. пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА - М, 2001. - 261 с.

Размещено на Allbest.ru

...