Формирование и развитие системы документационного обеспечения управления проектами

Размещено на http: //www. allbest. ru/

АВТОРЕФЕРАТ

диссертации на соискание ученой степени

кандидата исторических наук

Специальность 05. 25.02 - Документалистика, документоведение, архивоведение

Формирование и развитие системы документационного обеспечения управления проектами

Ларин Михаил Михайлович

Москва 2010

Работа выполнена во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Научный руководитель: кандидат исторических наук, профессор Мингалев Валерий Сергеевич

Официальные оппоненты: доктор исторических наук Славко Татьяна Ивановна

кандидат исторических наук Рысков Олег Игоревич

Ведущая организация: ГОУВПО «Государственный университет управления»

Защита состоится 22 июня 2010 г. в 14-00 часов на заседании диссертационного совета Д. 316.001.01 при ВНИИДАД по адресу:

117393, Москва, ул. Профсоюзная 82 (7 этаж, актовый зал).

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная 82.

Автореферат разослан «21» мая 2010 г.

Ученый секретарь диссертационного совета, д.и.н. И.В. Сабенникова

1. Общая характеристика работы

Актуальность темы. Актуальность темы диссертации обусловливается глобальной тенденцией внедрения новых механизмов и методов в сферу управления. В современном менеджменте управление проектами - это методология организации, планирования, координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении всех стадий проектного цикла, направленная на эффективное достижение его целей на основе применения современных методов, техники и технологии управления для получения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Благодаря знаниям, накопленным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности и расширению масштабов их применения, управление проектами стало самостоятельной научной дисциплиной.

В соответствии с современными представлениями об управлении проектами, жизненный цикл проекта разделяется на прединвестиционную, инвестиционную и эксплуатационную стадии. На каждой стадии управления проектами выполняются различные функции и решаются задачи, которым соответствует определенный состав документов, обеспечивающих правовую, организационную, финансовую, социальную, кадровую и иную информационно-документационную поддержку выполняемых мероприятий.

Несмотря на широкое распространение в России и за рубежом проектного способа решения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, система документационного обеспечения управления проектами до сих пор исследована слабо, не определен необходимый и достаточный состав комплекса документов, обеспечивающий рациональное исполнение функций управления в рамках проекта.

Степень разработанности и изученности темы. Изучение опубликованных работ в обозначенной области показывает, что вопросы документационного обеспечения управления проектами (ДОУП) до настоящего времени в отечественной литературе как самостоятельные не ставились. Не удалось выявить и диссертационных исследований этой проблемы.

Среди немногочисленных российских изданий по данной теме следует выделить фундаментальную работу И.И. Мазура, В.Д. Шапиро и Н.Г. Ольдерогге «Управление проектами», всесторонне и глубоко освещающую все значимые вопросы управления проектами как составной части менеджмента. К сожалению, документационное обеспечение управления проектами представлено в ней только постановочно и фрагментарно. Л.О. Евдокимова и Л.С. Слесарева выделяют управление проектами как основной способ реализации инноваций, однако также не раскрывают вопросы ДОУП. В интересной работе С.А.Мишина, посвященной изучению отечественного опыта управления проектами, лишь в самой общей форме рассматриваются отдельные вопросы документационного обеспечения управления проектами. В частности, автор предпринимает попытку представить состав документации по основным стадиям проекта, что ему удается, однако, не в полной мере.

Актуальный материал по управлению проектами создания и внедрения корпоративных информационных систем имеется в книге А.Е. Сатуниной и Л.А. Сысоевой. Ряд изданий содержит рекомендации по вопросам программного обеспечения управления проектами, другие работы уделяют внимание адаптации западного опыта управления проектами, однако в них слабо отражены актуальные проблемы документирования процессов управления.

Изучение публикаций зарубежных авторов показывает, что управление проектами составляет обширный самостоятельный раздел современной теории и практики менеджмента. Количество изданных на русском языке работ зарубежных авторов растет от года к году. Все эти издания можно отнести к двум основным научным направлениям.

Первое направление представлено созданным в США в 1969 г. Институтом управления проектами - Project Management Institute (PMI). Разработанный институтом свод знаний по управлению проектами (PMBOK) получил признание во всем мире. В рамках этого направления особо отметим книгу «Управление проектами» под редакцией Д.К. Пинто, в которой собраны публикации целого ряда специалистов, объединенные в четыре части: 1) управление сферой проекта, взаимодействием проекта и организации; 2) управление целями проекта и планирование; 3) управление человеческими ресурсами; 4) управление интеграцией процессов проекта. ДОУП в этой работе не рассматривается.

Большое значение для изучения поставленной темы имеет знакомство с работой Д. Дипроуз «Управление проектами», освещающей внутреннюю инфраструктуру управления проектами, в которой нашли место некоторые вопросы документационного обеспечения управления проектом. В учебнике, предназначенном для профессионального обучения и подготовки к сдаче экзамена на получение сертификата PMI специалистов в сфере управления проектами, приводится состав документов, относящихся в американской практике к разным стадиям проектирования, правда, без детального их рассмотрения.

Монография профессора Портлендского университета (США) Д. Милошевича освещает опыт систематизации и исследований бизнес-процессов по управлению проектами. J.W. Weiss (Bentley College) и R. K. Wysocki (The TMS Group) подготовили книгу, в которой изложены теоретические основы стадийности процесса управления проектами. Однако в названных работах ДОУП или не рассматривается, или представлено лишь частично, в связи с информационными процессами.

Второе направление можно условно назвать европейским, так как оно складывалось в ходе становления и развития Международной ассоциации управления проектами (IPMA - International Project Management Association). Представители этой школы также проявляют активность в публикации результатов исследовательской деятельности. Для понимания некоторой специфики европейского подхода большое значение имеет книга «Мир управления проектами», подготовленная известными специалистами по управлению проектами.

Знакомство с работами Ф.Оґ Коннэла, А.Орра, польских авторов М.Троцкого, Б.Груча и К.Огонька предоставляет возможность глубже понять механизмы и методы информационной составляющей управления проектами. Определенное значение для исследования проблемы имеют публикации других зарубежных авторов. Однако, специалисты и этого научного направления также, по нашему мнению, недооценивают значение ДОУП.

Интересной представляется работа М.Саттона по организации корпоративного документооборота. Она содержит полезный материал для разработки системы документационного обеспечения управления проектами, которая не была для автора предметом специального внимания. Аналогичный вывод можно сделать и в отношении работы Д.Марка.

Отечественные ученые - документоведы также этой проблемой специально не занимались, хотя отдельные ее аспекты попутно рассматривались рядом авторов в работах по организационному проектированию и научной организации управленческого труда, особенно в 1960-1980-х годах.

Таким образом, несмотря на актуальность проблемы, она пока слабо разработана учеными и недостаточно освещена в научной литературе. И если в целом вопросы управления проектами все же находят отражение в специальной литературе, журнальных публикациях, в сети Интернет, то вопросы теоретического обобщения практики документационного обеспечения управления проектами как части документоведения и ДОУ до сих пор вообще не рассматриваются в работах специалистов. Между тем, своевременность пристального внимания к проблеме трудно переоценить, учитывая повсеместное распространение проектного метода управления. Именно этими обстоятельствами определяется выбор темы диссертационного исследования. С учетом формирования в Российской Федерации концепции управления, нацеленного на результат, увеличения количества федеральных целевых программ и появления национальных проектов как средства решения важнейших социальных задач, данная проблема представляется весьма актуальной.

Объектом данного исследования является совокупность документов, образующихся в процессе инициирования, планирования и организации управления выполнением проектов.

Предметом исследования диссертации является формирование и развитие системы документационного обеспечения управления проектами.

Целью диссертационного исследования является анализ документационного обеспечения управления проектами и выявление проблем, связанных с его организацией и совершенствованием в современных социально-экономических и организационно-правовых условиях на основе информационных технологий.

Основные задачи исследования:

Для достижения поставленной цели в работе решаются следующие задачи:

- исследование истории и методологии управления проектами;

- анализ состава документации по управлению проектами на предмет его оптимизации и формирования системы документационного обеспечения управления проектом;

- разработка предложений по организации и совершенствованию системы документационного обеспечения управления проектами;

- изучение возможностей применения информационных технологий в ДОУП и разработка предложений по созданию типового электронного офиса управления проектом. документационный управление электронный

Хронологические рамки исследования обусловлены спецификой избранной темы. По некоторым направлениям они охватывают исторический период с момента возникновения методов научной организации труда и организационного проектирования в начале XX в. до настоящего времени, однако основная часть диссертации освещает проблемы управления проектами последних десятилетий.

Междисциплинарный характер исследования потребовал исторических ретроспекций разной глубины, в зависимости от целей работы.

В качестве рабочей гипотезы выдвигается положение о том, что широкое применение методологии управления проектами должно сопровождаться исследованием, разработкой и внедрением системы документационного обеспечения управления проектами в соответствии с достижениями отечественного документоведения и зарубежного опыта на базе современных программно-технологических решений.

Основой методологии диссертационного исследования является реалистичный и всесторонний подход к анализу развития ДОУП. Методология работы представляет собой творческое соединение различных методов: общенаучных, собственно документоведческих и методов других наук. Для решения конкретных задач использовались методы сравнительно-исторического, системного исследования и структурно-функционального анализа, классификации и моделирования, статистического исследования, а также иные частные методы.

Ключевую роль в данной работе играет системный метод как направление научного познания, в основе которого лежит рассмотрение объектов как систем, т.е. раскрытие целостности объекта, выявление многообразных типов связей в нем и сведение их в единую картину. При подготовке диссертации использовались также методы организационного проектирования.

Источниковая база диссертации. С учетом недостаточной разработанности темы, при работе над диссертацией был использован широкий круг источников. Его можно разделить на следующие основные группы: законодательные и правительственные акты по вопросам организации управления, информатизации, управления документацией и делопроизводства, стандартизации; нормативные и методические, международные и национальные стандарты; методические разработки; научные отчеты, материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД. Кроме того, в процессе подготовки работы использован опыт научных исследований и организационного проектирования по вопросам документоведения, документационного обеспечения управления ВНИИДАД и компании «Летограф».

Среди источников в первую очередь следует выделить законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам организации управления, прямо или косвенно затрагивающие вопросы управления проектами. Важное значение для раскрытия темы диссертации имеют нормативные акты, характеризующие правовые основы системы управления в Российской Федерации: Конституция Российской Федерации, Гражданской кодекс Российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Федеральный конституционный закон «О Правительстве Российской Федерации», Указ Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти», Указ Президента Российской Федерации и Распоряжение Правительства Российской Федерации, содержащие основные положения по проведению административной реформы.

Контуры дальнейшего развития государственного управления обозначены в Концепции долгосрочного социально-экономического развития Российской Федерации на период до 2020 г., в соответствии с которой сформированы основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2012 г., включая реформирование системы управления. Порядок определения исполнителей государственных заказов (закупок) на основе которых, как правило, выполняются проектные работы, зафиксирован в Федеральном законе Российской Федерации от 21 июля 2005 г. «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в редакции Федерального закона от 31.12.2005 № 207-ФЗ).

Для изучения темы существенное значение имеют законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам информатизации. Кроме этого, направления и планы проведения мероприятий по информатизации деятельности федеральных органов государственной власти зафиксированы в «Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года», в положениях Федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)», в стратегии развития информационного общества, в Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации уполномоченные федеральные органы исполнительной власти должны обеспечивать опубликование перечней государственных услуг и требований к их качеству и доступности. Все эти акты со всей очевидностью указывают на то важное значение, которое придается на высшем уровне управления вопросам информатизации всех сторон жизни и деятельности российского общества.

Следует особо выделить законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам управления документацией и делопроизводства. Прежде всего, это Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от носителя информации, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. В последнее время этот круг источников пополнился за счет Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и Положения о системе межведомственного электронного документооборота.

К нормативно-методическим документам межведомственного назначения относятся Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук которые содержат положения, касающиеся фондирования, учета, использования и обеспечения сохранности архивных документов. Их дополняют правила работы с документами в архивах организаций, включающие рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, предназначенный для использования в качестве основного методического инструмента при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение. Вышеназванные акты имеют основополагающее значение при построении системы ДОУП.

Федеральный закон Российской Федерации «О техническом регулировании» раскрывает такие понятия как «технический регламент», «стандарт», «оценка соответствия», широко используемых в проектной деятельности.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. № 87 определен состав разделов проектной документации и требования к их содержанию, что имеет большое значение для исполнения проектных работ.

В российской практике управления проектами используются международные и национальные стандарты. Среди международных стандартов выделим те, которые относятся непосредственно к управлению проектами, к системам менеджмента качества, к информационным системам и технологиям, к вопросам управления документами. Многие из этих стандартов приняты в Российской Федерации как национальные.

В национальных российских стандартах определены основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций, закреплены требования к управлению документами, проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, документов НИОКР, терминологии в области делопроизводства, архивного дела, электронного обмена информацией.

Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Также стандартизированы вопросы защиты информации и использования электронной цифровой подписи.

В процессе подготовки диссертации была использована профильная методическая литература, привлечены данные научных отчетов и материалы исследований, хранящиеся во ВНИИДАД.

Самостоятельное значение для раскрытия темы диссертации имели публикации в сборниках трудов конференций, в частности, труды Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе», журнальная периодика и литература по вопросам документационного обеспечения управления и организационного проектирования.

В процессе работы были также использованы интернет-ресурсы. Удалось выявить около 50 сайтов, содержащих аналитическую информацию, библиографию, книги и статьи по различным аспектам управления проектами.

Научная новизна и теоретическая значимость работы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фундаментальных теоретических и прикладных научных исследований в области ДОУП. Данная работа представляет собой первое исследование такого рода с использованием исторического подхода, а также приемов и методов документоведения и информатики. В диссертации последовательно формируется представление о том, что управление документацией в процессе проектной деятельности должно стать обязательным условием и направлением развития документационного обеспечения управления. Впервые подвергнут изучению состав документации, применяемой в управлении проектами, подготовлен примерный перечень комплекса видов документов по управлению проектами на всех стадиях жизненного цикла, разработаны основные положения проекта национального стандарта «Документационное обеспечение управления проектом», предложена принципиальная модель системы ДОУП.

Апробация работы. Главные положения диссертационной работы изложены в публикациях по теме исследования и апробированы автором в сообщениях на Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе» (2008, 2009).

Практическая значимость работы. Полученные результаты исследования могут быть применены в реальном управлении проектами, при разработке новых систем ДОУП, а также при подготовке учебных пособий по вопросам управления проектами и современного документоведения. Материалы диссертации использованы при подготовке программы курса «Информационно-документационное обеспечение управления проектами» на факультете документоведения Историко-архивного института РГГУ и в процессе оптимизации системы ДОУП в отделе консалтинга ВНИИДАД и ООО «Летограф».

Цель и задачи исследования обусловили структуру диссертации. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав и заключения, списка источников и литературы и приложений.

2. Содержание и основные выводы

В первой главе «История и методология управления проектами» раскрываются основные теоретические представления об управлении проектами в их историческом развитии. С переходом России к рыночной экономике резко возрос интерес к методам управления в условиях рынка. Одним из эффективных современных направлений в этой области является управление проектами (Project Management). Методы управления, включая сетевое планирование, использование информатики, вычислительной техники, развивались как на Западе, так и в нашей стране, в целом, одинаково. Однако масштабы их применения в нашей стране были существенно меньше. Причина в том, что управление проектами как специальное направление сформировалось в рыночной экономике, и эта практика не могла быть эффективно использована в условиях советской, излишне централизованной, административной системы управления, несмотря на огромный опыт в реализации масштабных проектов исключительного социально-экономического значения таких, как ГОЭЛРО, «Атомный проект», «Космический проект» и др.

Внедрение методологии управления проектами начало расширяться по мере формирования в России рыночных отношений, особенно после создания в 1990 г. Советской (позже Российской) ассоциации управления проектами - СОВНЕТ.

Современная концепция управления проектами представляет собой новую философию управления и находится на стыке многих дисциплин. Зародившись в недрах классического менеджмента, управление проектами к настоящему времени сформировалось как самостоятельная научная дисциплина. Методология управления проектами разрабатывается и совершенствуется как универсальный инструмент, направленный на эффективную реализацию самых различных проектов. Ее развитие поддерживается международными организациями: Международной ассоциацией управления проектами (IPMA) и Институтом управления проектами (PMI).

Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, которые имеют ряд общих признаков. Так, проект всегда направлен на достижение конкретных целей и определенных результатов; характеризуется координированным выполнением многочисленных, взаимосвязанных действий; имеет ограниченную целевыми установками протяженность во времени. Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Проект как система деятельности существует ровно столько времени, сколько требуется для получения конечного результата.

В качестве результата, в зависимости от типа/цели проекта, могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, учебная программа, реструктурированная организация, сертифицированная система качества и т.д.

Проекты, большие (мегапроекты) и малые (микропроекты), делятся на стадии. Типичный жизненный цикл проекта обычно представляется четырьмя стадиями: 1) концепция (определение целей); 2) планирование или проектирование; 3) выполнение или реализация; 4) окончание или применение.

При этом выделяют функции и структуру проекта. Функции управления проектом включают базовые виды деятельности, которые осуществляются на всех уровнях в выделенных предметных областях по проекту на протяжении всего жизненного цикла. Подсистемы управления проектом ориентированы на предметную область и формируются в зависимости от структуры предметных областей проекта. Основным элементом структуры проекта выступают его участники, поскольку именно через них обеспечивается практическая реализация замысла проекта и достижение поставленной в проекте цели.

Эффективность управления проектом во многом зависит от используемой при этом организационной структуры, под которой обычно понимается совокупность элементов организации (структурных подразделений и должностей) и связей между ними. Связи между структурными подразделениями и должностями могут быть либо вертикальные (административно-функциональные), по которым протекают административные процессы принятия решений, либо горизонтальные (технологические), по которым проходят процессы выполнения работ.

Выделяют следующие принципиальные организационные формы:

- функциональная структура, предполагающая использование существующей функциональной структуры родительской организации;

- дивизиональная форма организации управления (разновидность функциональной структуры), сформированная по региональному, продуктовому или технологическому признакам;

- проектная структура, при которой весь комплекс работ по проекту разрабатывается независимо от иерархической структуры родительской организации;

- матричная структура - форма, объединяющая преимущества проектной и функциональной структур управления.

При выборе организационной структуры для конкретного проекта необходимо учитывать, что помимо системы взаимоотношений участников и содержания проекта, на организационную структуру оказывают влияние определенные требования внешнего окружения.

При организации работы над проектом необходимо решить задачи подбора персонала и формирования из него команды проекта и организовать ее эффективную работу. Система управления командой проекта включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, подбор команды проекта, а также функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта.

Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из руководителя (менеджера) проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников. Специфика их деятельности заключается в том, что: команда как организационная структура существует на время реализации проекта; состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т.е. часть персонала привлекается на определенные периоды; члены команды могут работать над проектом некоторое время наряду с иной, основной деятельностью; члены команды проекта могут работать одновременно в различных организациях, осуществляя функции по реализации проекта параллельно с другой работой.

В главе делается вывод о том, что естественная эволюция теории и практики управления привела к созданию нового типа управленческой деятельности - управлению проектами. Этот вид деятельности отличается спецификой организации работ, однако в целом процесс его функционирования аналогичен деятельности любой организации, в связи с чем вопросы документационного обеспечения управления проектом имеют такое же важное значение, как и в работе любой организации.

Во второй главе «Исследование состава документации и процессов документирования по основным стадиям управления проектами» рассматриваются документальные комплексы по стадиям управления проектами.

Основным документом концептуальной стадии является концепция проекта, которая включает в себя: анализ проблемы и потребности в проекте; исходные данные; цели и задачи проекта; функции управления проектом.

Наряду с концепцией, важное значение придается разработке Устава проекта как основы для планирования, выполнения и контроля работ по проекту.

Анализ литературы показывает, что разные авторы выделяют различные группы документов, которые, по их мнению, необходимо составлять на данной стадии управления проектами. Например, предлагается отнести к концептуальной стадии такие документы как стратегический инвестиционный план, бизнес-план, технико-экономическое обоснование, проектное задание.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что среди специалистов нет ясного представления о минимально необходимой совокупности документов, реализующих задачу концептуализации проекта. Однако, имеющиеся источники и литература позволяют выявить видовой состав документов этого этапа управления проектами.

Рассматривая состав документов, которые создаются и используются на концептуальной стадии формирования проекта, можно заметить, что в Российской Федерации для этой стадии проектной деятельности состав документации четко определен для проектов, выполняемых по государственным заказам. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» государством установлен комплекс документов, определяющий концептуальную суть проектных предложений в ходе проводимых конкурсов, в том числе и в электронном виде. Основным документом этой фазы является государственный контракт, требования к его содержанию определены законом. Международный опыт контрактации, как государственного заказа, так и в рамках взаимоотношений между субъектами частного сектора, также позволил выработать стандартную схему контракта.

Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, формирующим во времени всю деятельность по реализации проекта. Основным документом фазы планирования проекта является сводный план осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Этот документ является определяющим при практической реализации проекта, он выполняет роль модели последовательности действий и прогноза состояния осуществления проекта.

Отношения головного исполнителя и соисполнителей проекта регулируются пакетом организационно-правовых документов. К ним следует отнести: договор между сторонами; дополнительное соглашение, включающее календарный план и техническое задание; смету расходов.

Организационно-правовая документация включает, прежде всего, комплекс договорной документации: контракт (договор генерального подряда), договорыгенерального подрядчика с организациями - исполнителями и соисполнителями (организациями и физическими лицами). Порядок оформления и содержание этих документов должны соответствовать положениям Гражданского кодекса Российской Федерации. К этой же группе документов относятся дополнительные соглашения об уточнении или изменении содержания договоров.

Следующая группа документов обеспечивает планирование управления персоналом. Это организационный план (документирование роли и ответственности отдельных лиц или групп за различные элементы проекта и взаимоотношений между ними), коллективные соглашения (с профсоюзами, ассоциациями или группами исполнителей), задания персоналу, распределение ответственности и план управления персоналом. К этой группе документов относятся также штатное расписание, расстановка, организационная структура и список персонала проекта. Следует также отметить группу документов, направленных на реализацию функции управления качеством проекта: политика качества, план управления качеством, внутренние стандарты и правила.

Наиболее сложный и объемный состав документации сопровождает фазу выполнения проекта. Анализ современной российской оргпроектной практики позволяет выявить состав разрабатываемой при этом документации. Ее можно разделить на четыре группы:

- организационно-правовая документация;

- финансовая документация;

- научно-техническая документация;

- оргпроектная документация.

Комплекс организационно-правовой документации включает документы, регламентирующие ход проектных работ и организацию управления созданными для этого временными творческими коллективами (ВТК).

Отдельная группа документов отражает ход работы по проекту и включает протоколы и решения производственных совещаний, промежуточные информационные отчеты о ходе выполнения проекта, переписку.

Очень важной компонентой является финансовая документация. Основополагающими документами следует назвать финансовые разделы вышеназванных договоров и смету проекта. Кроме этого, все финансовые операции сопровождаются стандартным, строго регламентированным государством составом финансово-расчетной и бухгалтерской документации.

Важной частью документационного обеспечения управления проектами является научно-техническая документация, в которой отражаются основные результаты проведенной проектной работы. Формы отчетов о проектной деятельности, как правило, фиксируются в договоре (контракте), а содержание определяется требованиями заказчика, изложенными в техническом задании. Особые требования предъявляются к проектам НИОКР, которые должны оформляться в соответствии с действующим государственным стандартом.

Оргпроектная документация - это особый, специфический вид документации, отражающий процесс сбора, обработки, анализа первичных данных об объекте организационного проектирования. Состав этой документации зависит от применяемых методов проектирования: графических, матричных, математических, описательных и т.д. Примерами такого рода документации могут служить данные анкетирования, фотографии рабочего времени, графики, диаграммы, таблицы, схемы, математические модели, чертежи и др. Обычно эти документы включаются в отчеты в виде приложений, а зачастую просто накапливаются у разработчиков в качестве рабочих материалов. Вместе с тем, на наш взгляд, эта группа документов представляет самостоятельную ценность.

Состав документации на фазе завершения проекта также достаточно четко определен и в отечественной и зарубежной практике различается незначительно. Он обычно включает: программы, акты и протоколы приемо-сдаточных испытаний, отчеты об опытной эксплуатации, акты устранения недостатков, организационно-распорядительную документацию о сдаче-приемке проекта в эксплуатацию вместе с полным комплексом рабочей проектной документации, окончательный отчет и документы о финансовых расчетах.

Таким образом, на основе проведенного исследования можно сделать вывод о том, что управление проектами как сфера деятельности использует для реализации проектных задач значительный по объему и разнородный по составу комплекс документации, представленный документами различных унифицированных систем документации, а также документами, не входящими в унифицированные системы. Очевидно, что для управления таким документальным массивом, организации документационного обеспечения управления проектами необходима разработка специальной системы управления и ее организационно-методического обеспечения, которые позволят повысить эффективность работы с документами в ходе управления проектами.

В третьей главе «Тенденции и перспективы совершенствования организации и технологии документационного обеспечения управления проектами» исследуются вопросы разработки и применения методов моделирования информационной системы управления проектом, формирования системы документационного обеспечения управления проектом, а также использования информационных технологий и создания электронного офиса управления проектом.

При разрешении поставленных вопросов логично предположить, что система документационного обеспечения проекта, в основном, строится на общих принципах с другими типами управленческих организаций.

Для разработки модели системы документационного обеспечения управления проектами следует опираться на понятие «информационная система», понимая под информационной системой (ИС) совокупность организационных, технических, языковых, алгоритмических средств, технологических процессов и кадров, обеспечивающих сбор, накопление и хранение, обработку, передачу информации. Для организации управления проектом (УП) требуется, прежде всего, создание единой информационной системы, так как в процессе управления проектом происходит обмен информацией на различных уровнях управления.

Информационная система, в свою очередь, включает инструменты и технологии для сбора, хранения, обработки и распределения информации, полученной в результате управления проектами на всех стадиях для всех функций процесса управления и в интересах всех участников проекта в соответствии с их компетенцией и ответственностью.

Основные составные части информационной системы, призванные обеспечить наличие необходимой информации, доступность ее для пользователей и соответствующую квалификацию последних, представляют собой следующие организационно-технологические блоки: документирование; сбор документированной информации; хранение документированной информации (архив, библиотека); поиск информации; информационные коммуникации. Практическая реализация коммуникационных процессов в структуре проекта осуществляется в виде организации документооборота, бездокументных связей, информационных потоков в рамках действующей информационной системы и информационных сетей.

Исследование вопросов формирования системы документационного обеспечения управления проектами, проведенное на основе анализа современной ситуации со всей очевидностью указывает на недостаточный уровень их проработки. Это отражается также и в нормативных документах, имеющих статус стандартов: РМВОК, IPMА, НТК и др. Важно отметить, что среди стандартов ISO, которые являются базовыми для управления проектами, отсутствуют стандарты по информации и документации, в частности, ISO 15489 «Управление документами». При разработке системы ДОУП могут также использоваться унифицированные системы документации.

Исследование показало, что в системе управления документацией структурируются следующие основные подсистемы:

- подсистема нормативно-правового обеспечения,

- подсистема информационного обеспечения,

- подсистема технического обеспечения, включающая комплекс проектно-технической и эксплуатационной документации;

- подсистема программного обеспечения;

- подсистема организационного и кадрового обеспечения;

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489 стратегия управления документами проекта основывается на разработке и внедрении в практику политики, процедур и правил документирования, а также проектирование и внедрение систем управления документами, соответствующих текущим потребностями организации и нормативной среде.

Процесс внедрения системы управления документами включает:

а) проектирование системы управления документами;

б) документирование процессов управления документами (разработку инструкций);

в) профессиональную подготовку сотрудников, работающих с документами;

г) разработку табеля форм документов, форматов, стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;

д) определение сроков хранения документов.

Правила работы с документами должны регламентироваться на уровне родительской организации. Проектная команда может иметь некоторую степень независимости от родительской организации, однако полномочия проектной команды в части установления правил работы с документами должны быть сведены к минимуму. Служба, отвечающая в родительской организации за функционирование системы ДОУ, обязана корректировать правила по мере возникновения новых факторов, влияющих на состав и технологию ДОУ.

Управление документооборотом проекта должно соответствовать общей системе делопроизводства родительской организации. В рамках системы управления проектами должен быть определен порядок передачи документов из архива проекта в архив родительской организации.

Исследование проблемы использования информационных технологий и создания электронного офиса проекта позволило установить основные виды информационных технологий, применяемых в управлении проектами и выявить основные программные продукты, поддерживающие данные технологии. При этом следует обратить внимание на следующие положения.

Принципиальным отличием информационной системы управления проектом от других, например, корпоративных информационных систем, является то, что большинство корпоративных информационных систем разрабатывается для поддержки отдельных функций. Такие системы структурированы по подразделениям или функциям организаций, а информационная система управления проектом объединяет данные из различных подразделений организаций, относящиеся к конкретному проекту. При выборе программного продукта пользователю необходимо, прежде всего, понять, для решения каких задач создана система управления проектами.

В процессе исследования выявлено, что стандартные офисные приложения (пакеты) ориентированы на определенный тип задач (планирование, контроль, расчеты, финансовые операции и т.п.). Вместе с тем, управление проектами включает в себя гораздо большее число системных задач. В этом случае целесообразно рассмотреть возможность сочетания в программном комплексе проекта многофункциональных информационных систем (например, «Летограф») с типовыми офисными пакетами. Такое сочетание, по нашему мнению, даст возможность организовать электронный офис проекта.

Идеология офиса, трактует его не только и не столько как отдельное, оборудованное компьютерной и оргтехникой помещение (помещения), в котором осуществляется управление проектом, а как инфраструктуру, обеспечивающую все процессы управления проектом.

Выводы

В заключении подведены итоги исследования и представлены основные выводы.

1. Управление проектами представляет собой комплекс процессов, процедур и операций по организации, планированию, контролю и координации трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленных на эффективное достижение его целей при применении современных методов, техники и технологии управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта. Проект представляет собой единое неразрывное целое - систему, в которой выделяются логически связанные между собой элементы (стадии), в целом составляющие жизненный цикл проекта, определяющий порядок выполнения всей совокупности задач проекта и суть каждой из них.

Отметим, что управление проектами как самостоятельное научное направление еще не нашло значимого места в теории и практике отечественного менеджмента и документоведения, что приводит к тому, что каждый проект выполняется на основе индивидуальных подходов к управлению им. Однако анализ литературы и практический опыт позволяют выделить общие закономерности.

В процессе управления проектом выделяются функции управления проектом и подсистемы системы управления проектом по основным предметным областям, а также организационная структура, под которой понимается совокупность элементов проекта (должностей и структурных подразделений) и связей между ними. В диссертационном исследовании показано, что организационная структура - это наиболее важный механизм управления проектами, поскольку она дает возможность реализовать всю совокупность функций, процессов и операций, необходимых для достижения поставленных перед проектом целей. Организационная структура является основой формирования и осуществления деятельности персонала (команды) проекта.

Таким образом, исследование истории и методологии управления проектом приводит к заключению, что проект - это специфическая организация, обладающая всеми существенными признаками организации за исключением периода действия, ибо проект всегда имеет конкретный срок начала и завершения. Рассматривая проект как специфическую организацию, следует указать на то, что управление проектом основано на тех же принципах и в рамках той же методологии, которые актуальны для современных организаций. Следовательно, можно сделать вывод о том, что и в сфере документационного обеспечения управления проектами должны соблюдаться общепринятые нормы.

2. Управление проектами использует для реализации проектных задач значительный по объему и разнородный по составу комплекс документации, который представлен документами различных унифицированных систем документации, а также документами, не входящими в унифицированные системы.

Исследование показало, что состав документации зависит от стадии проекта. На первой стадии центральными являются концепция проекта и устав проекта. Остальная документация носит вспомогательный, обеспечивающий характер и делопроизводство по ней не подчиняется каким-либо нормативам.

Однако, если проект выполняется по государственному заказу, то в этом случае законодательством России установлен состав документации для участников конкурса, в том числе и в электронном виде. Вместе с тем, следует отметить, что четко сформулированы требования лишь к государственному контракту. Виды и формы остальной конкурсной документации устанавливаются организаторами конкурса. На наш взгляд, отсутствие унифицированных форм документов для процедуры госзакупок является недостатком, требующим устранения.

На второй стадии управления проектами основными документами являются плановые и организационно-правовые документы, устанавливающие основные параметры проекта. Эта группа представлена как унифицированными формами документов, так и большим количеством видов вспомогательной документации.

Самый объемный и сложный состав документов сопровождает стадию выполнения проекта, поскольку он в полном объеме обеспечивает реализацию управления ходом выполнения проекта, включая правовые, организационные, финансовые, научно-технические, кадровые и другие вопросы.

В результате изучения имеющихся источников и литературы, удалось составить сводный перечень видов документов по управлению проектами, предлагаемый стандартами PMI и IPМА, а также различными авторами. На основе проведенного анализа разработан примерный рекомендуемый перечень видов документов по управлению проектами.

На наш взгляд, система документации по управлению проектами заслуживает пристального внимания со стороны документоведов и архивистов в качестве предмета серьезного научного исследования как совокупность современных уникальных документальных комплексов, которые должны найти свое место в теории и практике документационного обеспечения управления и архивного дела.

3. На основе проведенного исследования можно сделать вывод о том, что до сих пор не создано методики организации управления проектами, включая его документационное обеспечение. Очевидно, что для управления документальным массивом проекта и организации документационного обеспечения управления проектами необходима разработка системы и организационно-методического обеспечения, которое позволит построить единообразную систему работы с документами в ходе управления проектами. В качестве предварительного решения предлагается разработанный нами проект стандарта «Документационное обеспечение управления проектами», гармонизированный с ГОСТ Р ISO 15489 «Управление документами».

Предложенный проект или его возможные альтернативные варианты позволят значительно укрепить нормативно-методическую базу СДОУП и вплотную приблизиться к реализации автоматизированной информационной системы управления проектом, разработанная примерная модель и описание которой также представлена в диссертации в качестве платформенной основы.

При этом традиционное делопроизводство, более прогрессивные системы документационного обеспечения управления, автоматизированные системы управления документацией и иные автоматизированные системы и технические средства обработки информации объединяются в единую систему на общей методической платформе под единым руководством. Другими словами, опыт управления документацией интегрируется с возможностями современной техники и технологий. В диссертации разработана принципиальная модель системы ДОУП на базе интеграции программного комплекса «Летограф» со стандартными офисными пакетами ряда производителей по различным задачам управления проектами.

Таким образом, документационное обеспечение является важной составной частью управления проектами и как специфический вид деятельности нуждается в серьезном осмыслении с целью выработки соответствующих современным условиям методических основ, организационных и технологических решений в целях повышения эффективности управления проектами.

По теме диссертации опубликованы следующие работы автора

1. Ларин, М.М. Документационное обеспечение управления проектами (отечественный и зарубежный опыт) // Отечественные архивы. - 2010. - №2. - C.48-54.

2. Ларин, М.М. Информационно-документационное обеспечение управления проектами // Документация в информационном обществе. Корпоративный документооборот. Доклады и сообщения на XV Международной научно-практической конференции, 21-22 октября 2008 г. - М., 2009. - С.285-290.

3. Ларин, М.М. Организация документационного обеспечения проектом (на примере ФЦП Электронная Россия) // Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами. Доклады и сообщения на XVI Международной научно-практической конференции, 26-27 ноября 2009. -М., 2010. - С.450-456.

Размещено на Allbest.ru

...