Размещено на http://www.allbest.ru/

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ НОРМАТИВНОЙ ПРАВОВОЙ И МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ВО ВЬЕТНАМЕ

Специальность: 05.25.02 - Документалистика, документоведение, архивоведение

Автореферат

диссертации на соискание ученой

степени кандидата исторических наук

Чьеу Ван Кыонг

Москва - 2009

Работа выполнена в отделе документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Научный руководитель:доктор исторических наук,

профессор Ларин Михаил Васильевич

Официальные оппоненты:доктор исторических наук

Артизов Андрей Николаевич

кандидат исторических наук

Тюрина Елена Александровна

Ведущая организация:кафедра истории и организации

архивного дела Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета

Защита состоится 28 мая 2009 г. в 14-00 час. на заседании диссертационного совета Д. 316.001.01 при ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, 82.

С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке ВНИИДАД по адресу: 117393, Москва, ул. Профсоюзная, 82.

Автореферат разослан “ 27 ” апреля 2009 г.

Ученый секретарь

диссертационного совета,

доктор исторических наук И.В. Сабенникова

ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА РАБОТЫ

Управление документами и архивное дело рассматриваются во Вьетнаме в неразрывной связи, как единый предмет деятельности, подлежащий регулированию Государственным управлением делопроизводства и архивов (ГУДА) Министерства внутренних дел (МВД) Социалистической республики Вьетнам.

Управление документами и архивное дело обеспечивают создание и функционирование документов на всех стадиях их жизненного цикла. Управление документами выполняет задачу построения систем управленческих документов, организацию документального фонда и его использования для выполнения задач организации, т.е. на стадии «активного цикла». Однако требования к организации документального фонда, к учету и обеспечению сохранности документов должны учитывать необходимость формирования полноценного архивного фонда организации, её документального наследия; собственно формирование архивного фонда начинается в процессе систематизации документов, в процессе заведения дел и установления сроков хранения документов на основании перечней документов с указанием сроков хранения - нормативных документов, в обязательном порядке применяемых для отбора документов в состав Государственного архивного фонда Вьетнама.

Архивное дело как область деятельности, направленная на сохранение документов - исторических источников, сохранение документальных свидетельств и памяти общества, чрезвычайно важна для укрепления и развития государственности Вьетнама, для воспитания патриотизма и общественного самосознания.

Архивное дело тесно связано с решением проблем совершенствования управления документами и с другими социальными областями. В современных условиях при принятии управленческих решений во всех областях социальной жизни важно использовать исторический опыт, отраженный в архивных документах. Особенно большое значение имеет привлечение архивных документов к научным исследованиям в области социальных и гуманитарных наук.

Вышеназванные области деятельности нуждаются в эффективном управлении. Во Вьетнаме создана сеть центральных и местных государственных органов управления документами и архивами, которая включает в себя:

- Министерство внутренних дел, которое является высшим государственным органом управления организацией делопроизводства и архивного дела. На МВД возложены задачи подготовки проектов государственных нормативных правовых актов, представляемых на утверждение Правительству, подготовки других регламентирующих документов по управлению архивным делом, контроля за соблюдением правил делопроизводства и архивного дела;

- Государственное управление делопроизводства и архивов Вьетнама (ГУДА), которое входит в структуру Министерства внутренних дел, и занимается оперативным управлением делопроизводством и архивным делом;

- Государственные архивные центры, находящиеся в ведении Государственного управления делопроизводства и архивов. Эти центры имеют обязанности и права по комплектованию и обеспечению сохранности архивных документов; здесь хранятся архивные документы как центральных, так и провинциальных учреждений.

Вьетнамское Правительство уделяет большое внимание совершенствованию управления документами и архивным делом в стране, разрабатывая систему законодательных актов, составляющих правовую базу этих сфер деятельности. 4 сентября 1962 г. было создано Управление по архивам при Канцелярии Премьер-министра. После его создания, было принято Постановление Правительства № 142/ND-CP по вопросам делопроизводства и архивного дела от 28 сентября 1963 года Нгьем Ки Хонг. Сборник управленческих актов по делопроизводству и архивному делу. Изд. Политика государства. Ханой, 2004. С. 9-19, на вьетнамск. яз. Nghiкm k? H?ng, «Xвy d?ng, ban hаnh vгn b?n qu?n lэ nhа nэ?c v? cфng tбc vгn thэ lэu tr?», Nxb Chнnh tr? qu?c gia, Hа Nфi, 2004., в котором закреплены основные нормативные положения, определяющие порядок работы с документами в процессе деятельности государственных учреждений и предприятий, а также по обеспечению сохранности архивных документов. 26 декабря 1981 г. Правительство издало Постановление № 168/HDBT о создании Государственного архивного фонда (ГАФ) Вьетнама с целью хранения, управления и использования архивных документов для научных целей и деятельности государственных учреждений. Постановление определило, что «Государственный архивный фонд Вьетнама включает все документы, имеющие политическое, экономическое, культурное, научное, социальное, историческое значение для Социалистической республики Вьетнам, и все граждане Вьетнама обязаны хранить и защищать их» Там же. С. 245-246..

4 сентября 1997 года Премьер-министр издал Инструктивное письмо № 762/TTg об улучшении архивного дела на ближайшую перспективу Там же. С. 247-248.. В нем говорилось о недостатках в работе архивной системы, и о задачах совершенствования этой работы, включая чёткое определение организационной системы архивного дела в центре и на местах, финансирование строительства новых архивохранилищ и их технического оснащения.

24 января 1998 года МВД издало Циркуляр № 40/1998/TCCP об организации работы по архивному делу в территориальных государственных учреждениях Там же. С. 471-474.. В Циркуляре говорится о создании архивных центров при канцеляриях народных комитетов областей и городов и при канцеляриях территориальных органов министерств и ведомств.

В 2001 г. Постоянным комитетом Национального собрания CРВ был издан Указ «О государственном архивном деле» Там же. С. 236-244.. А затем были изданы Постановление Правительства № 110/2004/ND-CP от 08 апреля 2004 г. о задачах совершенствования делопроизводства и Постановление Правительства № 111/2004/ND-CP от 08 апреля 2004 г., детально определяющие порядок выполнения Указа по организации хранения и обеспечения сохранности документов, входящих в Государственный архивный фонд Вьетнама Библиотека ГУДА. № 55..

Таким образом, начиная с 1960-х годов прошлого века по настоящее время, Правительство Вьетнама, МВД и ГУДА последовательно создают правовую основу государственного регулирования управления документами и архивного дела, что позволяет организовать выполнение задач по обеспечению сохранности документов на стадиях делопроизводства, ведомственного хранения и отбора документов на постоянное государственное хранение, т.е. сохранение документального наследия народа Вьетнама на единой рациональной основе. Однако в настоящее время нормативную, правовую и методическую базу делопроизводства и архивного дела нельзя считать окончательно сформированной; она нуждается в дальнейшем развитии и совершенствовании.

Актуальность темы исследования

Актуальность исследований нормативной правовой и методической базы, регламентирующей делопроизводство и архивное дело, на современном этапе определяется двумя основополагающими факторами: научно-техническим прогрессом в области информационных технологий, динамично меняющим устоявшиеся процедуры документационного обеспечения, документирования и систему документооборота, и начавшаяся во Вьетнаме административная реформа, которая вносит значительные коррективы в структуру государственного аппарата, перераспределяет полномочия и компетенцию органов управления, порядок их взаимодействия, что в свою очередь, отражается на системе управления документами.

Вопросы совершенствования системы управления документами в настоящее время являются одной из важных проблем административной реформы, которая проводится Вьетнамским Правительством. Главными задачами реформы являются совершенствование правовых основ функционирования административных органов, взаимоотношений государственных органов и порядка принятия решений и их выполнения, выделение непрофильных функций и преодоление бюрократических формальностей, исключение высокомерного отношении к гражданам, взяточничества, нарушений законов.

Совершенствование нормативной и правовой методической базы управления документами является одной из задач реформы. В настоящее время Дыонг Ван Хам - руководитель ГУДА Вьетнама - предполагает создание Закона об архивах, включающего одновременно вопросы регламентации систем документации и документационного обеспечения управления. Государственное управление делопроизводства и архивного дела, подытоживая итоги проведенной работы, постоянно исходит из того, что во Вьетнаме правовая регламентация еще не достаточна, и ей должно уделяться больше внимания Дыонг Ван Хам. Научная основа создания закона об архивах. Документы библиотеки ГУДА. Dэхng Vгn Kh?m, «Cх s? khoa h?c р? xвy d?ng Lu?t lэu tr?», Р? tаi NCKH c?p B?, Tаi li?u C?c Vгn thэ Lэu tr? Nhа nэ?c.; Он же «Государственное архивное дело и создание системы центральных и местных архивных органов», // Государственный организационный журнал, 2002, № 8. Dэхng Vгn Kh?m, «Cфng tбc lэu tr? nhа nэ?c v? xвy d?ng h? th?ng lэu tr? trung эхng vа р?a phэхng», T?p chн T? ch?c nhа nэ?c, (8), 2002.

Доклад об итогах 35 летней деятельности ГУДА (4/9/1962-4/9/1997) Библиотека ГУДА. 3-летие выполнения Инструкции № 726/TTg Премьер-министра в ведомствах, провинциях и городах, подчиненных центру (1997-2000 гг.). Библиотека ГУДА. Процесс формирования и развития ГУДА в течение 40 лет (1962-2002 гг.). Библиотека ГУДА. Проект генеральной планировки материально-технической базы обеспечения сохранности государственных архивных материалов до 2010 г. Библиотека ГУДА, 2001 г..

Современное управление документацией опирается на многочисленные нормативно установленные правила и методики документирования работы органов власти и других государственных организаций, взаимоотношений юридических лиц, организации документооборота, формирования и использования документальных фондов как информационного ресурса для выполнения задач управления и принятия управленческих решений.

Постоянный и значительный рост объемов создаваемой документации, несмотря на интенсивное и повсеместное внедрение в сферу управления информационных технологий и электронных документов, требует объяснения и выработки определенной научно- технической политики в этой области.

Представляется, что регламентация, регулирование, нормативное и методическое обеспечение управления документами требует привлечения комплексных, системных методов исследований этого сложного организма. Сравнительно новый термин «управление документами» (по-вьетнамски: van ban quan ly nha nuoc), получил признание в начале нашего века и закреплен международным стандартом ИСО 15489 - 2001 “Информация и документация - управление документами”. Данный стандарт признан Международным советом архивов (МСА) как важный международный документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документами, поддерживающий модель управления документами в процессе их полного жизненного цикла и тем самым способствующий сохранению архивного наследия. Поэтому он требует внимательного изучения и внедрения в практику с учетом истории развития и национальных особенностей системы работы с документами, сложившейся в управленческой практике во Вьетнаме.

Современное государственное регулирование в сфере управления документами нуждается в четко выработанных представлениях о документации как сложной системе, обладающей множеством элементов, разнообразием, взаимной обусловленностью составляющих ее компонентов, и находящейся в зависимости от структуры государственного аппарата, форм и методов управления целями и проектами, подведомственными организациями, способами принятия управленческих решений, принятыми в организациях управленческими процедурами.

Правильное и эффективное государственное регулирование работы с документами должно основываться на научно-теоретическом и научно-методическом обеспечении, позволяющем совершенствовать состав видов и разновидностей документов, обращающихся в управлении, формы и тексты управленческих документов, организацию движения и исполнения документов, формирование документальных фондов, справочного аппарата к документам в целях обеспечения оперативного поиска необходимой документной информации.

Совершенствование управления документами не может базироваться на субъективно принятых административных решениях, оно является составной частью научно-технического обеспечения, направленного на совершенствование государственного и хозяйственного управления в целом. В то же время задачи совершенствования управления документами путем его нормативно-методического обеспечения, могут решаться более эффективно, если внимательно изучать историю развития систем документации, организацию работы с документами, факторы и условия, определявшие направления развития и изменения, происходившие в документационном обеспечении управления.

В настоящее время необходимы, на наш взгляд, большая степень системности нормативной правовой и методической базы на основе анализа складывания комплекса организационных документов, регламентирующих делопроизводство и архивное дело во Вьетнаме, достижение более тесного взаимодействия участников процесса, развития нормативного и методического обеспечения работы с документами на всех стадиях их жизненного цикла, использования международного и зарубежного, в частности, российского опыта в формировании системы государственного регулирования в сфере документационного обеспечения и архивного дела. Особое значение проблемы нормативного и методического регулирования управления документами и архивным делом приобретают в связи с динамичным развитием во Вьетнаме информационных технологий.

Цель и задачи исследования

Целью настоящего исследования является изучение истории и обобщение опыта государственной регламентации управления документами, ее современного состояния и выработка основных направлений совершенствования нормативного правового и методического обеспечения этой деятельности.

Задачи исследования правовой нормативной и методической базы управления документами и архивного дела Вьетнама заключаются в том, чтобы на основе критического анализа, в историческом развитии комплекса нормативных и методических документов, регулирующих эту деятельность, выявления пробелов, противоречивых и устаревших норм и положений, выработать предложения по созданию концепции дальнейшего развития нормативного и методического регулирования управления документами и архивным делом, определить приоритетные направления нормативной и методической работы, а также дать предложения по классификации нормативных актов.

Объектом исследования является комплекс документов, отражающих историю и современное состояние правовой и нормативно-методической базы управления документацией и архивным делом.

Предмет исследования - история формирования нормативной и методической базы управления документами, анализ и оценка современного состояния нормативной правовой и методической базы управления документами и архивным делом, выявление пробелов в государственном регулировании этой сферы деятельности, а также выработка направлений их совершенствования на современном этапе.

Предмет и цели исследования обусловили необходимость постановки ряда задач, решение которых составило содержание данной диссертации. Учитывая особенности формирования нормативного и методического обеспечения управления документами и современное состояние научных исследований в данной области, в диссертации решаются задачи историко-теоретического характера:

исследование истории складывания нормативно-методической базы управления документами и архивным делом в соответствии с дифференциацией системы управления и государственного регулирования всех сторон общественной жизни;

исследование развития нормативно-методического обеспечения документирования, установления требований к формам документов, обеспечивающих их идентификацию и придающих документам юридическую значимость, вопросов унификации документов, организации документальных фондов учреждений, а также вопросов выделения и отбора документов для включения в состав Государственного архивного фонда СРВ;

изучение функций и организационного построения служб управления документами и архивных учреждений, выработка предложений по совершенствованию организации их работы;

выработка предложений по концепции и структуре законопроекта об архивном деле в Социалистической республике Вьетнам и развитию комплекса подзаконных актов, которые должны реализовать эффективную практику применения этого законодательного акта.

Обоснование хронологических рамок работы. Хронологические рамки исследования ограничены с одной стороны 1962 годом - временем основания Управления делопроизводства и архивов Вьетнама. Именно с этого момента начинается большая, постоянная и комплексная работа по созданию архивной службы страны, отвечающей современным требованиям и представлениям о государственном архивном деле. В этот период времени во Вьетнаме начинается систематическая работа в области совершенствования «документальной части делопроизводства», экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение, учета документов и создания системы научно-справочного аппарата.

Архивное дело Вьетнама развивалось в тесной связи с развитием архивного дела в СССР и в других социалистических странах в 60-80-х годах ХХ века. В этот период произошли существенные изменения в организации архивного дела, сложился системный подход к определению списков фондообразователей - источников комплектования архивов и принципы отбора документов на постоянное хранение на основе изучения положения учреждений в иерархической системе управления, функций учреждений и функций документов в управленческом процессе.

Исследование доведено до настоящего времени, когда во Вьетнаме началась масштабная административная реформа, в ходе которой придается большое значение научной организации делопроизводства и архивного дела в стране.

Источниковая база исследования

Источниковой базой исследования являются законодательные акты Вьетнама, постановления и иные решения правительства, в которых отражается государственное регулирование управления документами и архивного дела, нормативные и методические документы министерств и ведомств, реализующих законодательство и установленные правительством нормы в этой области, в том числе управление делопроизводством и архивами МВД СРВ. В эту базу включаются не только документы, посвященные непосредственно управлению документами, но и документы, регулирующие юридические аспекты управления и вообще правовые отношения в обществе, информатизацию, административные реформы, изменения структур управленческих органов по мере развития нашего общества. Важной составной частью источниковой базы исследования являются документы, определяющие компетенцию и полномочия архивных учреждений в области управления документацией и реализацию их на практике. В источниковую базу включены также отдельные, регламентирующие работу с документами, инструкции и иные документы технологического характера, определяющие процедуры работы с документами в процессе управленческой деятельности Указанные документы находятся в составе архивного фонда Государственного управления делопроизводства и архивов (ГУДА), хранящегося в Библиотеке ГУДА..

В источниковую базу включены также делопроизводственные документы Управления делопроизводства и архивов МВД, отражающие историю создания, обсуждения, принятия и внедрения нормативных и методических документов, материалы совещаний и конференций, на которых обсуждались вопросы нормативного и методического обеспечения архивного дела.

С целью изучения опыта управления документами и архивным делом в России к исследованию привлечены опубликованные документы российских органов представительной и исполнительной власти.

Это, прежде всего, документы Государственной архивной службы России (затем Федерального архивного агентства), определявшие функции, права и ответственность архивных учреждений в условиях политических и социально-экономических преобразований в России, организацию и методы формирования и обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), порядок комплектования архивов и отбора документов, в том числе документов негосударственных организаций, на постоянное государственное хранение, организацию доступа к архивным документам и др. Сложившаяся в России нормативно-методическая база архивного дела, инициатива и настойчивость Федерального архивного агентства дали возможность в 2004 г. принять Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который является важнейшим источником при постановке задачи подготовки аналогичного законодательного акта Вьетнама.

Методологическая основа исследования

Методологической основой исследования является исторический подход к анализу складывания и развития документационных систем с учетом факторов социального, экономического и научно-технического характера, определявших особенности документационных систем. Анализ документации проводился на основе исследований проявления в документационных системах принципов организации информационных систем, а управление документами в значительной степени определяется организацией управления, управленческого труда, форм и методов решения задач, поставленных перед органами власти и организациями.

Важным исходным принципом анализа проблем, поставленных в диссертации, является изучение таких объективных факторов, как постоянная дифференциация документных систем по мере усложнения и увеличения задач, стоящих перед системой управления, стремление к унификации документов и технологий работы с ними, объективно обусловленное появлением и развитием электронных документов при сохранении принципов юридического обеспечения документной информации в процессах управления.

При работе над диссертацией использовалась совокупность современных методов, находящихся на вооружении документоведения и архивоведения: исторический, логический, системный, сравнительный и др. Особое значение в диссертации придается методам системного и аналитико-сопоставительного исследования, поскольку тема настоящей диссертации находится на стыке социально-гуманитарных, особенно исторических дисциплин.

В работе используются конкретно прикладные архивоведческие методы, критерии и принципы фондирования документов, отбора документов в состав Государственного архивного фонда.

Практической сферой применения данного исследования является система управления документами и практики архивного дела, прежде всего таких составляющих их частей как история и организация архивного дела, нормы и правила архивного дела, архивное право, организация архивных учреждений, формирование ГАФ и комплектование архивов.

Разработанность проблемы

Выбор темы настоящего исследования определяется недостаточной разработанностью проблемы. В документоведении и архивоведении Вьетнама по этой теме нет специальных исследований. Нет обобщающих трудов ни по истории делопроизводства во Вьетнаме, ни комплексных разработок по теории управления документами, которые могли бы служить строгой научной базой для прикладных исследований и разработки конкретных методик, инструкций и рекомендаций по совершенствованию отдельных систем документации и организации документов в отдельных системах управления.

В литературе имеются многочисленные работы, посвященные различным сторонам управления документацией, отдельным документным системам, правилам и процедурам подготовки документов, вопросам автоматизации делопроизводства, нормативно-методического регулирования работы с документами в определенных отраслях деятельности. Эти работы, часть из которых имеет и теоретическое и методическое значение, в совокупности составляют, главным образом, эмпирическую базу предпринятого нами исследования. Для настоящего исследования важно отметить, что авторами работ в этой области выступают специалисты из разных сфер науки и практики - архивисты, юристы, специалисты в области организации управления и управленческого труда, специалисты в области информационных технологий и т.п., что свидетельствует о многоаспектности проблемы, полифункциональности документации, о необходимости привлекать к документоведческим исследованиям управления документами данные и достижения различных научных дисциплин.

Вопросами управления документами и архивным делом во Вьетнаме занимались многие исследователи. Среди них следует выделить работы таких ученых, как Дао Шиан Чук, Нгуен Шиан Хоа, Нгйем Ку Хонг, Нгуен Ван Тхам, Лйи Кьем Тхань Дао Шиан Чук. Теория и практика архивного дела. «Высшее и специальное образование», Ханой, 1990. Нгуен Шиан Хоа. Некоторые замечания об управлении документами в армии, Архивы Вьетнама, 1998, № 3. С. 9-12. Нгием Ки Хонг. Некоторые мысли о направлениях совершенствования и реформы архивного дела на современном этапе. Архивы Вьетнама, 1962. № 2. Нгуен Ван Тхам. Документы, регламентирующие и инструктирующие разработку актов по архивному делу. Изд. Политика государства, Ханой, 2001. Лый Кьем Тхань. Подготовка и опубликование законодательных актов. Изд. Статистика. Ханой, 2003.

Раo Xuвn Chъc, «Lэ lu?n vа th?c ti?n cфng tбc lэu tr?», Nxb Р?i h?c vа Giбo d?c chuyкnnghiкp, Hа N?i, 1990. Nguy?n Xuвn Hтa, «M?y э ki?n v? qu?n lэ tаi li?u lэu tr? Qu?c phтng», Lэu tr? Vi?t Nam, (3), tr. 9-12, Hа n?i, 1998. Nghiкm K? H?ng, «M?y suy nghi v? phэхng hэ?ng hoаn thi?n vа р?i m?i cфng tбc lэu tr? hi?n nay, Lэu tr? Vi?t nam», (2), 1996. Nguy?n vгn Thвm, «Nh?ng vгn b?n ch? р?o hэ?ng d?n so?n th?o vгn b?n vа cфng tбc vгn thэ lэu tr?», Nxb Chнnh tr? qu?c gia, Hа Nфi, 2001. Lэu Ki?m Thanh, «Xвy d?ng vа ban hаnh vгn b?n qu?n lэ qui ph?m phбp lu?t», Nxb Th?ng th?ng kк, Hа n?i, 2003..

В своей работе мы опирались в значительной мере на близкий нам опыт совершенствования нормативной правовой и методической базы управления документами и архивного дела в условиях коренных преобразований социально-политического и экономического устройства российского общества, с учетом рекомендаций МСА.

Вопросы управления документами, архивного дела требовали оперативного государственного регулирования. В 90-е годы ХХ века проблемы обеспечения сохранности документов Государственного архивного фонда СССР и формирования Архивного фонда Российской Федерации на основе правовых норм, широко обсуждались на многочисленных конференциях и семинарах, в архивной периодике. Среди работ, докладов, сообщений, статей необходимо, на наш взгляд, отметить, прежде всего, работы, посвященные общим, комплексным проблемам формирования новой нормативной правовой и методической базы управления документами и архивного дела.

Это доклады и выступления на конференциях и совещаниях руководителя архивной службы России В.П. Козлова, посвященные различным аспектам государственного регулирования архивного дела в условиях новой государственности и деятельности архивных учреждений, работы А.Н. Артизова, в которых последовательно проводится мысль о необходимости не только принятия Федерального закона об архивном деле, но и правовой регламентации архивного дела в законодательстве, связанном с гражданским и административным правом, работы М.В. Ларина, посвященные истории государственного регулирования управления документами и выработке конструктивных предложений по его совершенствованию в условиях динамичного развития информационных технологий, работы Е.А. Тюриной, связанные с комплектованием и обеспечением сохранности документов федеральных архивов в новой российской социально-экономической реальности Козлов, В.П. Итоги работы архивов России в 2000 г. как показатель политических, социально-экономических и общественных перемен на рубеже тысячелетий // Вестн. архивиста - 2001 - № 2(62); Он же. Результаты 2001 г. дают основания для сдержанного оптимизма // Отеч. архивы, - 2002 - № 2; Он же современное кадровое обеспечение архивных учреждений России и проблемы преподавания архивоведческих дисциплин: современная практика и перспективы. РГГУ, М., 2001; Он же Российские архивы в условиях административной реформы. // Вестн. архивиста - 2005 - № 1 (85); Он же. Музеи, библиотеки, архивы в системе исторической памяти. // Отеч. архивы - 2004 - № 6; Он же. Проблемы доступа в архивы и их использование. Некоторые размышления над опытом российских архивов 90-х годов XX века. М., 2004. Артизов А.Н. Проект Федерального закона об архивном деле в Российской Федерации и архивное законодательство. // Отеч. архивы - 2003 - № 5; Он же. О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации». // Вестн. архивиста - 2005 - № 1(85); Он же. Передача государственных полномочий в сфере архивного дела // Отеч. архивы - 2008 - № 6. Ларин М.В. Информационный менеджмент и управление документацией. В кн. Тезисы докладов и выступлений на международной конф. «Документ в административных структурах. М., 27-28 окт. 1994 г.». М., 1995. Он же. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность. В кн.: Доклады и сообщения на восьмой международной научно-практической конференции 21-22 ноября 2001 г. «Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления при переходе на информационные технологии. 21-22 ноября 2001 г. М., 2002. Он же. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления. В кн. Доклады и сообщения на 11-ой Международной научно-практической конференции 23-25 ноября 2004 г. М., 2005. Тюрина Е.А. Обеспечение сохранности документов советской эпохи. Комплектование документов в современных условиях. Оплата труда в архивах // Вестн. архивиста - 1999 - № 4-5 (52-53). Она же. Архив живет в постоянном движении. Интервью директора РГАЭ. // Отеч. Архивы - 2006 - № 6. Она же. Российский государственный архив экономики празднует 45-летие. // Вестн. архивиста - 2006 - № 6 (96)..

Отдельно необходимо отметить работы Е.В. Старостина и Т.И. Хорхординой, других ученых РГГУ, которые рассматривают и оценивают современное состояние и современные проблемы развития нормативной и методической базы архивного дела на основе глубокого анализа теоретических и методических достижений наших предшественников, определивших преемственность основ архивного дела в различных социально политических условиях Старостин, Е.В. О некоторых проблемах развития архивного дела. // Вестн. Архивиста - 1998 - № 2 (44); Он же. Архивы России. Методологические аспекты архивоведческого знания. Учебн. метод.пособие. РГГУ, М., 2001. Хорхордина Т.И. Архивист и новая реальность // Вестн.архивиста - 1995 - № 6 (30). Она же. История отечества и архивы. 1917-1980-е гг. РГГУ, М., 1994. Она же. Российская наука об архивах. Теория. Люди (XVI - нач. XX в.) РГГУ, М., 2003 г..

Научная новизна исследования заключается в том, что впервые в отечественной историографии проведено комплексное изучение истории документации и делопроизводства, истории развития организационных основ управления документами и архивным делом, нормативного и методического обеспечения делопроизводства и архивного дела во Вьетнаме, проведен анализ современного состояния правового и методического обеспечения работы с документами в управлении, показана неразрывная связь и взаимозависимость управления документами и архивным делам на протяжении полного жизненного цикла документов. В диссертации предпринята попытка сформировать основы кодификации законодательных и нормативных актов в области управления документами, обобщен практический опыт работы делопроизводственных служб в органах управления и организациях, а также роль архивных учреждений в совершенствовании управления документами. Все это дает основание предложить некоторые направления совершенствования нормативной правовой и методической базы управления документами и архивного дела.

История развития нормативного и методического обеспечения управления документами и архивного дела важна для понимания современного положения в этой области и для выработки основных направлений дальнейшего развития нормативного и методического обеспечения. В диссертации обобщен опыт предшествующих лет, который необходимо использовать при решении современных задач развития управления документацией и архивного дела.

Апробация результатов

Материалы данного исследования использованы при подготовке выступлений автора на конференциях и совещаниях, посвященных вопросам совершенствования управления документацией и архивным делом. Некоторые вопросы, непосредственно связанные с темой диссертации, а также с подготовкой специалистов по делопроизводству и архивному делу во Вьетнаме были доложены на международных научно-практических конференциях «Документация в информационном обществе», проходивших в Москве в 2005-2007 гг.

Материалы диссертации использованы также при подготовке учебных программ и планов обучения специалистов в Училище по делопроизводству и архивному делу в г. Ханое.

Диссертация, представляющая исторические сведения, помогает специалистам совершенствовать нормативно правовую и методическую базы управления документами, использовать исторический опыт управления документами и архивного дела, создавать правовую базу единого управления архивным делом и государственными архивами, дать историко-правовое обоснование для Закона об архивах Вьетнама.

Основное содержание

Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка источников и литературы.

Во введении обосновывается актуальность темы диссертационной работы, формулируются цель и задачи работы, определяются ее научная новизна и практическое использование результатов работы.

В первой главе «Анализ нормативно-методической базы управления документами и архивным делом» рассматриваются теоретические основы построения систем управленческих документов, выделяются разные типы управленческих документов, которые существуют во Вьетнаме, рассматривается понятие «управленческий документ». В этой главе обосновывается актуальность совершенствования системы нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу во Вьетнаме, анализируются функции этих документов, определяются принципы и методы, совершенствования системы нормативных и методических документов по делопроизводству и архивному делу во Вьетнаме.

Во второй главе «Организация управления документами и архивным делом Вьетнама» раcсматриваются проблемы формирования структуры Управления делопроизводства и архива Вьетнама. В главе приведены данные о том, когда и при каких обстоятельствах было создано Архивное управление Вьетнама, проанализированы условия и причины его создания. С 1962 г. до сегодняшнего дня Государственное архивное управление Вьетнама несколько раз меняло название. Это зависело от изменений в системе органов исполнительной власти, экономики и политики. В 1982 г. был принят «Указ о хранении архивных документов». По этому указу архивное управление подчинялось Премьер-министру, и имело название Государственное архивное управление Вьетнама. В 2001 г. был принят Указ, по которому Архивное управление Вьетнама было передано в состав Министерства внутренних дел. И сейчас оно называется Государственное управление делопроизводством и архивами Вьетнама.

В главе рассматриваются изменения в функциях и обязанностях центрального органа управления архивным делом, в сети архивов и архивных учреждений в хронологических рамках диссертации, развитие муниципальных архивных отделов и государственных архивов, а также организация ведомственного хранения архивных документов. В диссертационном исследовании показано, как вместе с развитием архивного дела, изменилась сеть архивных учреждений. Отделы и учреждения, подчиненные Государственному управлению делопроизводства и архивов, расширяются по количеству и качеству. Принадлежащие Управлению отделы и учреждения: в 1962 г.: 4 отдела, 2 учреждения, в 2001 г.: 6 отделов, 10 учреждений. Сеть местных государственных архивов тоже расширяется. Во всех министерствах и в провинциях имеются архивные отделы и архивные центры (провинциальные архивные управления, в которых имеются хранилища).

Здесь же приведены и дана характеристика нормативных правовых актов в области архивного дела и вопросов регулирования отдельных сторон управления документами и архивного дела, проведен анализ полноты и достаточности правовой регламентации на протяжении исследуемого периода, а также рассмотрены вопросы кадрового обеспечения и повышения квалификации кадров.

На основе такого анализа предлагаются направления совершенствования нормативной и методической базы управления документами и архивного дела, направленные на создание системы правовой регламентации и комплекса законодательных актов по архивному делу, в которых найдут отражение не только вопросы регулирования архивного дела, но и развития архивного образования и повышения квалификации архивных работников.

Правовую основу регламентации взаимоотношений архивных учреждений и организаций - фондообразователей создают нормативные правовые акты (особенно Указ государственного архива 2001 г. и Постановления Правительства № 110/2004/ND-CP от 8 апреля 2004 г. и № 111/2004/ND-CP от 8 апреля 2004 г., в которых содержатся конкретные нормы).

ГУДА не только обеспечивает сохранность документов государственных организаций, но и документов общественных организаций, частных архивов (Указ об архивах 2001 г. и Постановления № 110/2004/ND-CP и № 111/2004/ND-CP). Премьер-министр решает вопросы ввоза и вывоза ценных архивных документов. Правовые положения отражены в Указе и постановлениях.

В последнее время совершенствуется кадровый состав архивных работников. Во Вьетнаме имеются социально-научный гуманитарный институт и два училища, в которых преподают архивное дело. Многие архивисты получают среднее и высшее архивное образование в зарубежных странах, особенно в России, Германии, Франции и других странах. Правительство Вьетнама много заботится об архивном образовании и повышении квалификации архивных работников.

В третьей главе «Мероприятия по совершенствованию нормативной правовой и методической базы управления документами и архивным делом» рассматриваются вопросы современного состояния и совершенствования документов, регламентирующих управление документами и архивное дело, построения их как системы, показываются социальные, политические, научно-технические факторы, определяющие управление документами и архивным делом, рассматриваются конкретные виды регулирующих документов. В главе предлагается принятие закона об архивном деле, обосновывается предмет регулирования этого законодательного акта, предлагается состав подзаконных актов, которые необходимо будет принять в развитие Закона об архивном деле.

Государственная нормативно правовая документация по делопроизводству и архивному делу, в общем, находится в системе государственной управленческой документации. С момента образования Государственного управления делопроизводства и архивного дела (ГУДА) при Резиденции Премьер-министра (1962 г.), являющегося штабным органом Компартии и Государства Вьетнама по работе в области делопроизводства и архивного дела, началось формирование современной системы регламентации делопроизводства и системы архивного дела в стране.

Начиная с этого времени, во Вьетнаме произошли большие изменения, в делопроизводстве и в архивном деле также имеется движение вперед. Нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу, документы инструктивного характера, шаг за шагом были усовершенствованы, возросло их количество и качество. Для всестороннего совершенствования делопроизводства и архивного дела нужна система государственной нормативной документации, включающая: Закон, постановления, указания, циркуляры, решения, инструкции. Совокупность этих документов делает регламентацию этой деятельностям целостной. Закон о делопроизводстве и архивном деле в настоящее время еще не принят. Действует соответствующий Указ, однако, на наш взгляд, он по своей юридической природе недостаточен для государственного регулирования этой области деятельности, присущей всем органам, как центральным, так и местным, независимо от масштабов их деятельности. Регламентация Законами всех сфер деятельности является абсолютной необходимостью для любой общественной области в современных условиях. Развитие той или одной области обычно тесно связано с наличием правовых актов (законов) для этой области. В развитом правовом государстве не может отсутствовать Закон. При наличии Закона об архивном деле должна быть создана также система документов, для развертывания и исполнения закона, т.е. система подзаконных актов.

По-нашему мнению, полная модель системы государственной управленческой документации, регламентирующей делопроизводство и архивное дело, должна включать в себя Закон об архивном деле. В диссертационном исследовании предлагается структура и основные положения проекта Закона об архивном деле. Они могут использоваться при совершенствовании правовой базы управления документами и архивным делом. В главе предложена структура проекта Закона об архивном деле:

1. Введение

- Значение государственных архивных документов;

- Цели издания закона об архивном деле;

- Издание закона на основе Конституции Социалистической Республики Вьетнам;

- Предмет регламентации.

2. Содержание закона

Глава 1. Общие определения

Государственные архивные документы

Основные понятия, применяемые в законе

Обязанности государства в области архивного дела

Обязанности государственных органов и обществ в управлении архивным делом

Обязанности архивных органов и архивных кадров

Обязанности государственных органов, обществ и граждан, используемых государственные архивные документы

Документы по личному составу

Уникальные и особо ценные документы

Финансовое обеспечение архивного дела

Запрещенные действия

Глава 2. Управление, комплектование и хранение архивных документов

Управление документами в делопроизводстве

Комплектование архивов организации

Полномочия руководителя ведомства и организаций в работе по отбору документов на хранение в архиве организации

Определение организаций, передающих документы на государственное хранение

Сроки передачи документов на государственное хранение

Передача документов ликвидированных организаций на государственное хранение

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Условия и режимы хранения архивных документов

Учет архивных документов

Глава 3. Использование архивных документов

Принципы доступа и использования архивных документов

Полномочия по разрешению использования архивных документов

Порядок обеспечения запросов на архивную информацию

Порядок опубликования архивных документов

Полномочия и обязанности органов и граждан, использующих архивные документы

Вывоз архивных документов за границу

Глава 4. Государственное управление архивным делом

Содержание государственного управления архивным делом

Структура государственных органов управления архивным делом

Глава 5. Права и ответственность работников, поощрения и наказание за нарушение установленных положений

Глава 6. Заключительные положения

Для того, чтобы создать Закон об архивах, внести вклад в совершенствование системы государственной правовой нормативной документации, регламентирующей делопроизводство и архивное дело, необходимо проводить мероприятия и выработать конкретные методы развертывания этой работы, делать всё для того, чтобы все общество понимало значение архивных материалов как национального наследия нашей страны.

В заключении диссертации подведены итоги проведенного исследования. Основные результаты исследования показывают, что Правительство Социалистической республики Вьетнам на протяжении всего рассматриваемого периода уделяло значительное внимание совершенствованию делопроизводства и архивного дела. Архивисты страны сформировали и постоянно пополняют Государственный архивный фонд и обеспечивают сохранность документального наследия общества. Однако возникают новые требования и к делопроизводству и к архивному делу, вызванные ростом объемов документооборота, увеличением социально-правовых запросов со стороны населения, повышающимися потребностями использования архивных документов в качестве исторических источников для социальных наук.

В исследовании показано, что развитие организационных основ и технологий управления документами и современные задачи совершенствования архивного дела в стране определяются проводимыми во Вьетнаме социально-экономическими преобразованиями, развитием рыночных отношений в социалистическом обществе, реформами управления направленными на повышение эффективности государственных органов, а также развитием информационных технологий, обеспечивающих оперативность и эффективность управления, внедрением электронного документирования и документооборота, что определяет состав управленческой документации, передаваемой по установленным срокам и правилам на государственное постоянное хранение в государственные архивы.

Исследование показывает, что в настоящее время сложившаяся система правовой нормативно-методической базы управления документами и архивным делом нуждается в системном преобразовании, что уровень ее развития позволяет и актуализирует принятие закона об архивном деле в СРВ, который бы устанавливал основные положения, обеспечивающие полноту и качество формируемых в учреждениях документальных фондов, определял ответственность за их сохранность, своевременность передачи документов постоянного срока хранения в состав Государственного архивного фонда Вьетнама.

Делопроизводство и архивное дело во Вьетнаме находятся в постоянном развитии. В значительной мере это развитие должно обеспечиваться совершенствованием нормативной правовой и методической базы делопроизводства и архивного дела.

документооборот управление государственный

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ДИССЕРТАЦИИ ОТРАЖАЮТ СЛЕДУЮЩИЕ ПУБЛИКАЦИИ АВТОРА

На русском языке:

Чьеу Ван Кыонг. Развитие законодательного и нормативно-методического обеспечения управления документацией во Вьетнаме (1945-2005 гг.) // Доклады и сообщения на 13-ой международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: Законодательство и стандарты» 22-23 ноября 2005 г. Москва 2006, с. 121-126.

Чьеу Ван Кыонг. Развитие системы государственного управления архивным делом во Вьетнаме // Отечественные архивы. - 2008, № 5, с.48 - 50.

На вьетнамском языке:

Чьеу Ван Кыонг, Чан Хоанг, Та Май Нгы, Дыонг Ван Хам. Архивное дело. Учебное пособие. Ханой: Культура и информация, 2006. - 370 с.

Tri?u Vгn Cэ?ng, Tr?n Hoаng, Dэхng Vгn Kh?m, T? Mai Mg?. «Nghi?p v? cфng tбc lэu tr?» Giбo trмnh dщng trong cбc trэ?ng trung c?p vгn thэ lэu tr?. NXB Vгn hуa thфng tin, Hа n?i, 2006. - 370 с.

Чьеу Ван Кыонг, Нгуен Мань Кыонг, Дыонг Ван Хам. «Разработка управленческих актов». Учебное пособие, Ханой: Культура и информация, 2005. - 118 с.

Tri?u Vгn Cэ?ng, Nguy?n M?nh Cэ?ng, Dэхng Vгn Kh?m,. «So?n th?o vгn b?n». Giбo trмnh dщng trong trэ?ng trung c?p vгn thэ lэu tr? TЭ 1. NXB Vгn hуa thфng tin, Hа n?i, 2005. - 118 с.

Чьеу Ван Кыонг, Чан Ньи Нгием «Разработка, издание управленческих актов и делопроизводство». Ханой: Политика государства, 2006. - 445 с.

Размещено на Allbest.ru

...