Сущность управления проектом

Управление проектами -- интегрированный процесс. Действия (или их отсутствие) в одном направлении обычно влияют и на остальные направления. Такая взаимосвязь заставляет балансировать между задачами проекта -- часто улучшение в одной области может быть достигнуто лишь за счет ухудшения в другой. Для лучшего понимания интегрированной природы управления проектами опишем его через процессы, из которых оно состоит, и их взаимосвязи.

Проект состоит из процессов. Процесс -- это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

· процессы управления проектами -- касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);

· процессы, ориентированные на продукт -- касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

В проектах процессы управления проектами и процессы, ориентированные на продукт, накладываются и взаимодействуют. Например, цели проекта не могут быть определены при отсутствии понимания того, как создать продукт.

Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:

· процессы инициации -- принятие решения о начале выполнения проекта;

· процессы планирования -- определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;

· процессы исполнения -- координация людей и других ресурсов для выполнения плана;

· процессы анализа -- определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;

· процессы управления -- определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;

· процессы завершения -- формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.

Процессы инициации

Инициация включает единственный подпроцесс -- авторизацию, то есть решение начать следующую фазу проекта.

Процессы планирования

Планирование имеет большое значение для проекта, поскольку проект содержит то, что ранее не выполнялось.

Естественно, что планирование включает сравнительно много процессов. Однако не следует считать, что управление проектами -- это в основном планирование.

Усилия, прилагаемые для планирования, следует соизмерять с целями проекта и полезностью полученной информации.

Напомним, что следует различать цели проекта и цели продукта проекта, под которым понимается продукция (или услуги), созданная или произведенная в результате исполнения проекта.

· Цели продукта -- это свойства и функции, которыми должна обладать продукция проекта.

· Цели проекта -- это работа, которую нужно выполнить для производства продукта с заданными свойствами.

В ходе исполнения проекта эти процессы многократно повторяются. Изменениям могут подвергнуться цели проекта, его бюджет, ресурсы и т. д. Кроме того, планирование проекта -- это не точная наука. Различные команды проекта могут разработать различные планы для одного и того же проекта. А пакеты управления проектами могут составить различные расписания выполнения работ при одних и тех же исходных данных.

Некоторые из процессов планирования имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и выполняются в одном порядке практически во всех проектах. Так, например, сначала следует определить, из каких работ состоит проект, а уж затем рассчитывать сроки выполнения и стоимость проекта. Эти основные процессы выполняются по нескольку раз на протяжении каждой фазы проекта.

Кроме перечисленных основных процессов планирования имеется ряд вспомогательных процессов, необходимость в использовании которых сильно зависит от природы конкретного проекта:

· планирование качества -- определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и того, как этих стандартов достичь;

· планирование организации -- определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

· назначение персонала -- назначение человеческих ресурсов на выполнение работ проекта;

· планирование взаимодействия -- определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта;

· идентификация риска -- определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

· оценка риска -- оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

· разработка реагирования -- определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

· планирование поставок -- определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

· подготовка условий -- выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Взаимосвязи между вспомогательными подпроцессами, как и само их наличие, в большой мере зависят от природы проекта.

3. Процессы исполнения и контроля

Под исполнением подразумеваются процессы реализации составленного плана. Исполнение проекта должно регулярно измеряться и анализироваться для того, чтобы выявить отклонения от намеченного плана и оценить их влияние на проект. Регулярное измерение параметров проекта и идентификация возникающих отклонений далее также относится к процессам исполнения и именуется контролем исполнения. Контроль исполнения следует проводить по всем параметрам, входящим в план проекта.

Как и в планировании, процессы исполнения можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным можно отнести сам процесс исполнения плана проекта.

Среди вспомогательных процессов отметим:

· учет исполнения -- подготовка и распределение необходимой для участников проекта информации с требуемой периодичностью;

· подтверждение качества -- регулярная оценка исполнения проекта с целью подтверждения соответствия принятым стандартам качества;

· подготовка предложений -- сбор рекомендаций, отзывов, предложений, заявок и т. д.;

· выбор поставщиков -- оценка предложений, выбор поставщиков и подрядчиков и заключение контрактов;

· контроль контрактов -- контроль исполнения контрактов поставщиками и подрядчиками;

· развитие команды проекта -- повышение квалификации участников команды проекта.

4. Процессы анализа

Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта.

Анализ плана означает определение того, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта предъявляемым к проекту требованиям и ожиданиям участников проекта. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа плана может быть принятие решения о необходимости изменения начальных условий и составления новой версии плана либо принятие разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем служит основой для измерения исполнения. В дальнейшем изложении анализ плана не выделяется в качестве отдельной группы процессов, а включается в группу процессов планирования, делая эту группу процессов по своей природе итеративной. Таким образом, под процессами анализа в дальнейшем понимаются процессы анализа исполнения.

Процессы анализа исполнения предназначены для оценки состояния и прогноза успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о необходимости корректирующих воздействий, выбор которых осуществляется в процессах управления изменениями.

Процессы анализа также можно подразделить на основные и вспомогательные.

К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

· анализ сроков -- определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным;

· анализ стоимости -- определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным;

· анализ качества -- мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта;

· подтверждение целей -- процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т. д.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают:

· оценку исполнения -- анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

· анализ ресурсов -- определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия) либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов). управление проект контроль

В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий.

5. Процессы управления

Управление исполнением проекта -- это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Если исполнение проекта происходит в соответствии с намеченным планом, то управление фактически сводится к исполнению -- доведению до участников проекта плановых заданий и контролю их реализации. Эти процессы нами включены в процессы исполнения.

Другое дело, если в процессе реализации возникли отклонения, анализ которых показал, что необходимо определение и применение корректирующих воздействий. В этом случае требуется найти оптимальные корректирующие воздействия, скорректировать план оставшихся работ и согласовать намеченные изменения со всеми участниками проекта. Итак, процессы управления предназначаются для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта. Такие процессы управления часто называются управлением изменениями и инициируются процессами анализа.

К основным процессам управления, встречающимся практически в каждом проекте, относятся:

· общее управление изменениями -- определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;

· управление ресурсами -- внесение изменений в состав и назначения ресурсов на работы проекта;

· управление целями -- корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;

· управление качеством -- разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.

Среди вспомогательных процессов управления отметим:

· управление рисками -- реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;

· управление контрактами -- координация работы (суб)подрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.

Процессы завершения

Завершение проекта сопровождается следующими процессами:

· закрытие контрактов -- завершение и закрытие контрактов, включая разрешение всех возникших споров;

· административное завершение -- подготовка, сбор и распределение информации, необходимой для формального завершения проекта.

Методы и технологии реализации перечисленных процессов, их интеграция составляют сущность управления проектами. Обратите внимание, что все перечисленные процессы приложимы к проектам любой природы -- и к строительным, и к информационным, и к любым другим. Однако имеются и существенные отличия в управлении проектами различных типов. Следует также отметить, что успешное внедрение системы управления проектами связано с определенной организационной перестройкой и с внедрением специализированных программных средств. Перечисленные вопросы, а также специализированные методы решения отдельных задач управления проектами, технология, опыт и проблемы внедрения будут раскрыты в последующих публикациях.

Список источников

1..Ансофф И. Стратегическое управление. /Под ред. Л. И. Евенко. Пер. с англ. -- М.: Экономика, 2009. -- 358 с.

2. Анфилатов В. С., Емельянов А. А., Кукушкин А. А. Системный анализ в управлении. -- М.: Финансы и статистика, 2010. -- 367 с.

3.Боронина, Л. Н. Основы управления проектами : [учеб. пособие] / Л. Н. Боронина, З. В. Сенук ; М-во образования и науки Рос. Федерации, Урал. федер. ун-т. - Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2015. -- 112 с. ISBN 978-5-7996-1416-4

4. Виленский П. Л., Лифшиц В. Н., Смоляк С. А. Оценка эффективности инвестиционных проектов: Теория и практика: Учеб. -- практ. пособие. -- М.: Дело, 2010. -- 832 с.

5.Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник. -- 3-е изд. -- М.: Экономистъ, 2009. -- 356с.

Размещено на Allbest.ru