Орловский государственный университет (в дальнейшем университет) является государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования (высшим учебным заведением) федерального подчинения. Управление университетом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом университета. Университет обладает автономией и несет ответственность за свою деятельность перед обществом, государством и каждым обучающимся.

В широком плане миссия университета и его стратегия развития должны формироваться не только исходя из представления о нем как о производителе образовательных услуг. Университет необходимо рассматривать как творческую среду, социокультурная функция которой заключается в производстве знаний и ценностей, создания концепций, теорий, методологии, технологий, информации. Миссия Орловского государственного университета состоит в реализации следующих ключевых компонентов:

образовательный ? сохранять и развивать классическое образование в регионе, осуществлять подготовку высококвалифицированных специалистов по фундаментальным и передовым направлениям, быть системообразующим центром образования в регионе;

научный ? сохранять и приумножать потенциал российской науки по ведущим направлениям на основе лучших отечественных традиций и мирового опыта, с учетом запросов региона;

документация управление электронный документооборот

культурный - быть центром культуры в регионе, содействуя изменению социальной среды, создавая определенную духовную атмосферу, обучая интеллигентному и конструктивному разрешению проблем, творческому подходу к реализации моделей жизнедеятельности, необходимости сочетания материальных и духовных компонентов на всех стадиях человеческой жизни;

инновационный ? служить центром развития инновационности в области управления и научных разработок, предоставлять качественное классическое образование с применением инновационных методов и технологий в подготовке специалистов, развивая инновационность мышления у молодого поколения;

предпринимательский ? развивать социально-ориентированную предпринимательскую активность, взаимодействовать с бизнесом и промышленными кругами, привлекая их к социальным программам университета, одновременно сохраняя академическую базу и традиции классического образования.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения.

Все поступающие на имя ректора вуза и в адрес вуза документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины. [6]

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в общем отделе университета, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Входящая документация

Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

В результате ведения правильного документооборота можно с помощью журнала регистрации в приёмной организации и анализа полученной информации составить наглядную таблицу, где будет представлена информация по каждому виду документа в динамике по годам, что подтверждают данные таблицы 1. По представленным данным можно определить структурную характеристику документооборота и установить динамику ее изменения.

Таблица 1 Анализ структуры документооборота

Анализ данных таблицы 1 позволил установить, что потоки внутренних документов сильнее сокращались, чем возрастали потоки входящих и исходящих документов.

Использование локальной сети позволяет обмениваться сообщениями между сотрудниками организации в виде электронной почты. Это как раз примерно в два раза сокращало количество служебных записок из года в год. Возросла деловая активность организации, выручка от реализации и соответственно растут потоки входящих и исходящих документов. Причём в последнем году потоки исходящих сообщений резко сократилось за счёт использование глобальной сети Интернет.

Проанализировав более подробно изменение объёма документооборота, определим:

- какие подразделения наиболее сильно загружают документами руководителя;

- есть ли характер сезонности работы и если есть, то определим пиковые значения.

В Орловском государственном университете функционируют различные структурные подразделения, но для анализа объёма документооборота будем рассматривать только основные подразделения. К числу таких подразделений можно отнести бухгалтерию, административный отдел, школу абитуриентов, подготовительные курсы, лицей, компьютерный колледж.

В таблице 2 представлена группировка видов документов по выделенным основным подразделениям. В этой таблице анализируется не только динамика общего количества документов по годам, но и производится анализ по основным подразделениям. В результате можно определить основные потоки информации в университете. Именно эти потоки документов необходимо в первую очередь автоматизировать.

Таблица 2 Группировка видов документов по подразделениям

Данные таблицы 2 показывают, что в административном отделе и в бухгалтерии количество документов возросло. Это является положительным моментом, так как при большой деловой активности в бухгалтерии увеличился поток финансовых документов, а в административном отделе увеличились объёмы входящих и исходящих документов.

В таблице 3 произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2017 года.

Данные таблицы 3 показывают, что в летний период снижается активность организации, так как большинство сотрудников именно в этот период уходят в отпуск. Так как основные подразделения в университете занимаются образовательной деятельностью, то из таблицы 3 видно резкое увеличение активности подразделений в начале учебного года с 1 сентября и снижение в период летних и осенних каникул.

В таблице 3 информация представлена помесячно для выявления сезонности.

Таблица 3 Текучий документооборот по месяцам

В период весенних каникул нет снижения активности, так как в этот период идёт более интенсивная подготовка школьников, абитуриентов к выпускным экзаменам и к поступлению в вуз.

В результате проведённого анализа, результаты которого приведены в п.2.1, выявлено, что основные потоки информации идут через бухгалтерию и административный отдел.

2.2 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

- многокритериальный поиск документов;

- контроль исполнения документов;

- регистрация документов;

- распределенная обработка документов в сети;

- распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;

- ведение нескольких картотек документов;

- работа с проектами документов;

- распределение находящихся на исполнении документов по "папкам" в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

- формирование стандартных отчетов;

- обмен документами по электронной почте;

- списание документов в дело;

- отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

- ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

- редактирование шаблонов выходных печатных форм.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рисунке 2 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.

Рисунок 2 Преимущества электронного документооборота

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.

В настоящее время электронный документооборот способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата.

Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов. Кроме того, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с бумажным - возможность вносить изменения в текст документа без лишних затрат бумаги. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переноситься с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. [9]

3. Совершенствование системы управления документооборотом в Орловском государственном университете

3.1 Мероприятия по внедрению электронной подписи в работе с документами