Основные понятия и термины архивоведения

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основные понятия и термины архивоведения

1. Понятие архива

Архивоведение -- это научная дисциплина, которая занимается изучением и разработкой теоретических, методических и организационных основ архивного дела. Объектом изучения теории и практики архивного дела являются текстовые документы на бумажной основе, научно-технические, кинофотодокументы, звукозаписи, микрофильмы и другие документы на различных документальных носителях, как подлежащие архивному хранению, так и хранящиеся в архивах.

Архивами называются учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов; а также совокупность документов, образующихся в результате деятельности учреждений, обществ или отдельных лиц.

Различают государственные архивы с постоянным и с пере-менным составом документов. Постоянно хранят документы центральные архивы общероссийского значения. Государственные архивы с переменным составом документов -- это районные и городские архивы, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов; они временно хранят документы, поступающие из учреждений районного (городского) звена, сельских учреждений.

Помимо государственных архивов существуют архивы в каждом учреждении, организации. Такие архивы называются ведомственными. Госархив получает дела, обработанные под контролем ведомственного архива. Государственные и ведомственные архивы различаются в правовом положении: госархивы -- самостоятельные учреждения; ведомственные архивы в большинстве случаев -- структурные подразделения организаций.

2. Единица хранения, дело

Классификационные принципы группировки единиц хранения. Отдельная группа документов, которые учитываются в архиве под самостоятельным номером, представляет собой единицу хранения. Обычно архивные материалы объединены по тематическому признаку или по видам документов, также это может быть отдельно выделенный документ. Каждая единица хранения является учетно-классификационной единицей в пределах архивного фонда. Группируются единицы хранения с учетом следующих классификационных принципов:

* структурный принцип применяется для группировки дел по их принадлежности к структурным подразделениям, в деятельности которых они образовались;

* хронологический принцип служит для группировки дел с учетом периодов времени (год, месяц и т.д.), к которому относятся документы;

* отраслевой, функциональный, тематический, предметно-вопросный принципы используются для группировки дел в соответствии с отраслями деятельности и функциями фондообразователя, по темам или вопросам, отраженным в содержании документов;

* номинальный принцип используется для группировки дел по их роду (дела, сборники, книги, журналы и т.д.) и видам документов (приказы, протоколы и т.д.);

* авторский принцип применятся для группировки дел по названиям учреждений или фамилий лиц, которые являются авторами документов;

* корреспондентский принцип служит для группировки дел по названиям учреждений или лицам, в результате переписки с которыми были заведены эти дела;

* географический принцип употребляется для группировки дел по определенным территориям, с которыми связаны авторы, корреспонденты или содержание документов.

Дело как единица хранения. Как правило, единицей хранений является дело. Если оно состоит из нескольких частей, то каждая из них представляет собой единицу хранения.

Дело -- это обособленная, связанная по содержанию совокупность документов учреждений, предприятий, организаций. Дела относятся к одному вопросу, событию, объекту и объединены единым процессом делопроизводства. Описание дел предполагает выявление и письменное обозначение на их обложках следующих обязательных характеристик: 1) название организации и ее структурной части; 2) индекс дела по номенклатуре; 3) заголовок дела; 4) крайние даты; 5) количество листов; 6) срок хранения; 7) архивный шифр. Эти характеристики в совокупности составляют элемент информации о деле, являющейся описью.

Характеристики дел, отличающихся от основного состава фонда по языку, способу воспроизведения, материалудополняются характеристиками с указанием этих особенностей. Дела, имеющие особо ценные документы, при их описании сопровождаются аннотацией, а также сведениями о подлинности, степени полноты и способе воспроизведения этих документов. При описании многотомных дел вводится характеристика, указывающая номер тома.

Отдельные структурные элементы описи дела. Состав и форма изложения информационных характеристик при описании дел с учетом дифференцированного подхода к описанию зависят от категории описываемых документов.

Название учреждения определяет фондовую принадлежность дела. Оно пишется в виде полного и в скобках официально принятого сокращенного наименования. Полное наименование учреждения пишется с указанием вышестоящего ведомства, в систему которого данное учреждение входит. Если название учреждения менялось, то на обложке указываются все наименования, которые учреждение имело в период, отраженный в документах дела. В случае, когда дело было заведено в одном учреждении, а закончено в другом, на обложку выносится наименование последнего учреждения, так как именно к его фонду следует относить данное дело. Название первого учреждения, если оно зафиксировано на обложке., не зачеркивается.

Вслед за названием учреждения указывается название структурной части, к которой относится данное дело. Обозначение этой характеристики обеспечивает быструю классификацию дел в пределах фонда. Если название структурной части менялось, то при обозначении этой характеристики следует поступать так же, как при описании названия фонда.

Индекс дела представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. При описании дел в государственных архивах индексы дел, проставленные в делопроизводстве, сохраняются, так как облегчают систематизацию, показывают степень сохранности, полноты материалов фонда, способствуют ускорению поиска документов.

Архивный шифр дела определяется на основании описи и представляет собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является «адресом» каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. При использовании документов в печати, вьиаче справок, копий и выписей, а также при выделении не подлежащих хранению документов к уничтожению все ссылки даются на архивный шифр дела, в необходимых случаях в состав ссылочных данных включаются и номера листов дела.

Архивный шифр, состоящий из сокращенного обозначения названия архива, в котором хранится дело, номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи, указывается на обложке дела. Как правило, архивный шифр проставляется на обложке в специальном штампе, изготовляемом типографским способом, или штемпелем.

Датировка. Внутри дела документы должны быть расположены таким образом, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. Поэтому документы располагаются в хронологическом порядке: входящие -- по датам их поступления, копии исходящих -- по датам их составления (отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. Начальная и конечная даты дела называются его крайними датами, которые могут исчисляться и одним днем, и рядом лет.

Точность датировки зависит от категории фонда и информационных потребностей, предъявляемых к данному делу. Для распорядительной документации (приказов, протоколов) фондов первой и второй категорий, а также в заголовках, представляющих собой «дела», рекомендуется указание полной датировки (года, месяца и числа). Такие дела, как «материалы», «переписка» и др., заводимые по номенклатуре дел ежегодно, могут быть датированы лишь годом. Однако, если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложке следует указывать даты начала и окончания каждого тома. Отдельные документы или дела, для которых точная датировка имеет особое информационное значение (доклады, листовки), также обозначаются точными датами. Датировка в делах фондов третьей категории, как правило, может быть ограничена годом. Для планов, отчетов и других документов, которые датируются в заголовках, даты их составления на обложках дел не указываются. Если в деле имеются документы-приложения за более ранние годы, это оговаривается с новой строки после даты: «Имеются документы за... год».

За основу датировки берутся дата составления (для отпуска исходящего документа) и дата получения (для входящего документа). Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Стиль, по которому дело было датировано, не изменяется.

При невозможности точного определения даты приблизительные даты заключаются в квадратные скобки с указанием пределов точности: [не ранее 1927 г.]. При невозможности определения дат на обложке делается соответствующая оговорка: «без даты».

Элементы заголовка дела. Дело всегда имеет заголовок, который четко и в обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документов дела. При описании документов в государственных архивах заголовки, составленные в делопроизводстве, уточняются. Если в заголовках неточно или неполно изложены отдельные элементы, то они составляются заново. Основой для составления заголовков дел в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий служат наименования вложений.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Если дело будет состоять из нескольких томов и частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок дела обязательно вносится в опись. Он фиксируется в том виде, как написан на обложке дела, без изменений и сокращений. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми или типовыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются словами «то же». При наличии характеристик, присущих только данному делу, они вносятся в опись полностью после слов «то же». Если в деле есть аннотация, то она вносится в ту же графу описи, что и заголовок, но с новой строки, с отступом от левого края графы на 2--3 см. Так же указываются и внешние особенности дела:

* обозначение автора предоставляет возможность уяснить подлинный смысл и степень достоверности фактов, изложенных в документах дела; * корреспондент или адресат в составе элементов заголовка указывает на те организации и лица, с которыми был связан фондообразователь своей деятельностью;

* предмет (вопрос, факт, явление, событие) отражает содержание документов, освещаемых в деле. В составе заголовка этот элемент имеет особо важное значение и должен быть точно и ясно сформулирован;

* географический элемент в составе заголовка показывает территориальные связи фондообразователя. Причем обозначение местности (территории) в деле может относиться к указанию местонахождения как авторов документов, так и адресатов и корреспондентов. Кроме того, оно может показывать место событий, отраженных в содержании документов дела;

* хронологический элемент (даты начала и окончания дела) обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации дел по хронологическому признаку, облегчает раскрытие исторических связей между событиями и фактами, отраженными в документах дела.

* формальные признаки документа содержат указание о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела.

При описании дела, состоящего из одного документа, его заголовок может быть ограничен обозначением вида (разновидности) документа, его автора, содержания и в некоторых случаях даты. При этом обозначение учреждения -- авторадо-кумента необходимо в заголовке, если документ получен из другого учреждения, и опускается, если описываются документы, созданные в данном учреждении. В заголовке дела, состоящего из документа внешнего обращения, помимо названных данных указывается адресат. При описании дел, состоящих из многих документов, в заголовках в обобщенном виде должны быть обозначены состав этихдокументов и их содержание. При этом обозначение составадокументов не должно заключаться в перечислении их разновидностей, а обозначение содержания -- в перечислении предметов, о которых говорится в тех или иных документах. Главное внимание должно быть обращено на составление суммированной (обобщенной) характеристики состава документов и предметов, подвергшихся документированию, которая бы ярко и ясно отражала функции и направления деятельности учреждения-фондообразователя.

Обозначение состава документов дела достигается путем указания рода или разновидностей его документов. Родовое понятие «материалы» применяется в тех случаях, когда описываемое дело состоит из документов различных разновидностей, относящихся к одному вопросу, но не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Понятие «дело» применяется главным образом в отношении судебных, следственных и личных (персональных) дел. Родовое понятие «переписка» применяется к комплексу документов-запросов и документов-ответов, который возник в результате обмена информацией между учреждениями или лицами по определенному кругу вопросов. При описании «переписки» в заголовке дела помимо рода указываются корреспонденты и вопросы его содержания.

Многие функции, направления и участки деятельности учреждении (управление, учет, планирование) документируются путем создания твердо установившихся, стабильных видов и разновидностей документов (приказов, распоряжений, планов, отчетов, инструкций и др.). Так, документы-приказы отражают распорядительные действия руководителя учреждения, документы-протоколы -- работу и решения коллегиальных органов. Эти документы объединяются в делопроизводстве в дела по их разновидностям. Обозначение разновидности документов во множественном числе будет одновременно и обозначением рода дела. Описание дела, состоящего из документов одной разновидности, совпадает с описанием одного документа. При описании в заголовке документа распорядительного или коллегиального характера (приказы, протоколы) указываются номера этих документов, их авторы, период времени, к которому они относятся, подлинность или копийность документов. Содержание такого рода документов, как правило, не раскрывается, так как оно касается многих вопросов. Содержание не раскрывается и в том случае, если обозначение состава документов дела в заголовке дает обобщенную информацию о его содержании.

Описание документов в заголовке не исчерпывается обозначением рода дела или разновидности документов, автора документов и времени создания, а требует самостоятельного обозначения предметов их содержания, которое может быть обозначено путем наименования действий, явлений, фактов, событий, лиц, географических наименований, о которых идет речь в тексте документов. К обозначению в заголовках предметов необходим дифференцированный подход в зависимости от категории фондов. Так, для уникальных и особо ценных документов отмечается способ воспроизведения, если это имеет существенное значение для обозначения их содержания (автограф выдающегося лица, гектографированная подпольная листовка и т. д.). К внешним особенностям документов и дел относятся особый материал обложки или переплета, наличие украшений, особый писчий материал, язык документов (отличный от языка, на котором написаны остальные документы фонда), оригинальные печати, миниатюры. Все эти особенности при описании уникальных и особо ценных документов обозначаются после заголовка, с новой строки, а при аннотировании -- после аннотации. На обложке ниже заголовка аннотации указываются дата (год) образования ее в делопроизводстве или крайние даты документов дела. Точность датировки зависит от категории фонда и информационных потребностей, предъявляемых к данному делу.

Количество листов и срок хранения дела. Учет состава дел ведется путем нумерации листов и имеет важное значение, поскольку обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. В архивной практике установился твердый порядок проведения нумерации листов, обеспечивающий учет и сохранность не только отдельных документов, но и каждого листа документа, поступающего в государственный архив. За датой на обложке дела с новой строки указывается количество его листов (например, «на 118 листах»). Обозначение количества листов необходимо в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела.

Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются, имеется в виду, что при ссылке на оборотные стороны листа документа будет проставляться номер листа с добавлением букв «об.». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркивается косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать.

Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа надпись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

В конце каждого дела на отдельном чистом листе делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния документов дела.

Ниже количества листов для дел временного хранения указывается срок хранения, а для дел постоянного хранения пишется: «хранить постоянно».

Внутренняя опись дел. К наиболее ценным делам составляется внутренняя опись. В ней перечисляются все документы, входящие и состав дела; указываются номера (индексы) документов, ихсодержание, даты, адресаты или авторы документов, номера листов. Внутренняя опись заверяется ее составителем. Листы внутренней описи нумеруются особой нумерацией. Количество листов обозначается в заверительной надписи после общего количества листов.

3. Архивный фонд, фондообразователь

Понятие архивного фонда, фондообразователя. Документальный фонд. Архивный фондом называется принятый на государственное хранение комплекс документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждений, организаций. предприятий, отдельного лица (семьи, рода), имеющих между собой исторические и (или) логические связи. Учреждения, организации, предприятия, войсковые части, отдельные лица и др., в деятельности которых образуются документы, называются фондообразователями. В состав Архивного Фонда РФ входят архивные документы независимо от источника их происхождения и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе управленческая, юридическая документация, документация, содержащая результаты конструкторских, технологических работ, документы на электронных носителях.

Архивный фонд выступает в качестве классификационной и учетной единицы, распространяемой на все комплексы документов, находящиеся в архивах, независимо от способа и техники их создания. Объем архивных фондов исчисляется количеством единиц хранения и может колебаться от одной единицы хранения до сотен тысяч единиц хранения.

Формируется архивный фонд из материалов документального фонда -- так называется вся совокупность документов (независимо от их ценности и места нахождения), возникших в процессе деятельности какого-либо фондообразователя. Особенность документального фонда состоит в том, что он включает материалы как с постоянными, так и с временными сроками хранения и не имеет стабильного состава. Важнейшую роль при классификации документов играет принцип недроби-мости архивных фондов. В соответствии с этим принципом комплектование архивов должно осуществляться таким образом, чтобы материалы одного фонда полностью концентрировались в одном архиве. В пределах архивного фонда учетно-классифи-кационной единицей является единица хранения документов. Архивные материалы включаются в состав Архивного Фонда РФ на основании экспертизы ценности и подлежат государственному учету. Дело фонда. Существует так называемое дело фонда, т.е. дело, заводимое в архиве для хранения документов по истории и состоянию архивного фонда. В дело фонда помещаются:

* историческая справка о фондообразователе;

* схема систематизации дел фонда;

* рабочая инструкция по обработке материалов;

* акты о приеме материалов;

* акты о выделении материалов к уничтожению как не подлежащих хранению;

* акты проверки наличия и состояния материалов;

* акты о неисправимом повреждении материалов;

* копии характеристик фонда, составленных для путеводителя;

* обзоры фонда;

* справки об использовании материалов фонда и др.

. Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся вделопроизводстве архива, то вдело фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения. Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда. Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Выполнение этого требования обеспечивает контроль за своевременным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений. Все листы фонда должны быть подшиты и пронумерованы; на документы дела фонда составляется внутренняя опись.

Проблемы фондообразования. В настоящее время социально-политические и экономические изменения в нашей стране поставили перед архивоведением и архивным делом ряд вопросов, требующих новых решений. К их числу относится фондирование документов, т.е. организация хранения и учета документации государственных и общественных организаций, отличающаяся от ранее существовавшей системы советских органов власти, организаций, предприятий и учреждений. Проблема заключается в том, что самостоятельным фондообразователем может быть организация, не зарегистрированная в установленном порядке и не имеющая статуса юридического лица. И в этом случае наибольшую трудность при фондировании документов вызывает вопрос, возник ли новый фондообразователь в результате происшедших с организацией изменений и из его документов надо создавать самостоятельный архивный фонд, или имела место реорганизация прежнего фондообразователя, и его архивный фонд следует продолжать.

В дополнительном изучении нуждается и вопрос создания объединенных архивных фондов. Решение вопросов фондирования неразрывно связано с практикой комплектования, поэтому уже на стадии включения фондообразователя в список источников комплектования следует продумывать порядок организации его документов в архиве. Необходимо, чтобы этой проблематике больше внимания уделяли архивные структуры, работающие с ведомствами: они первыми получают информацию о происходящих с фондообразователями изменениях и должны оперативно ставить и решать эти вопросы совместно с ВНИИДАД и научно-совещательными органами архивных учреждений.

С развитием новых информационных технологий образовался новый вид источников -- электронные документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме. Опыта хранения таких документов в нашей стране меньше, чем, например, на Западе. Вопрос об организации хранения электронных документов в государственных архивах требует дальнейшей разработки.

4. Архивные коллекции

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей (организаций или лиц), объединенных по тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому или какому-либо иному признаку, например «Мемуары», «Документы участников Великой Отечественной войны 1941-1945 гг.».

Признаки группировки документов могут сочетаться между собой. Выбор того или иного признака зависит от специфики документов и целей образований коллекции. В основе некоторых коллекций лежит принцип происхождения; такие коллекции сложились в процессе деятельности организации или лица. Основой образования других коллекций является принцип логической связи, т.е. комплексы собраны искусственно. В отличие от архивных фондов для архивных коллекций характерно преобладание не исторических, а логических связей . Обычно коллекции поступают в архив в виде уже сложившихся документальных комплексов или создаются из отдельных разрозненных документов, которых слишком мало для того, чтобы организовать из них самостоятельные архивные фонды.

Объединенный архивный фонд создается в государственном архиве исходя из требований целесообразности для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как наличие архивных коллекций уменьшает количество фондов, преимущественно мелких. Объединение фонда проводится на основе нескольких признаков, объединяющих материалы, после тщательного изучения документов. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, города, области и т.п.), принадлежности к одной отрасли экономики.

Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо частным лицом и поступить в таком виде в архив (коллекции древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.). В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) по которому объединяются документы.

Ра и ювидностью архивной коллекции является персональное собрание -- коллекция, состоящая из автографов и других документов какого-либо выдающегося деятеля, а также из материалов о нем, независимо от их происхождения.

Объем коллекций исчисляется количеством единиц хранения. Каждая коллекция учитывается как отдельный фонд.

5. Государственный архивный фонд

Государственный архивный фонд (ГАФ) представляет собой совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное государственное значение, независимо от времени их образования, техники и способа воспроизводства. В него входят все документальные материалы, находящиеся на государственном хранении, а также те материалы, которые в соответствии со специальными правилами подлежат передаче на государственное хранение из учреждений и организаций. ГАФ образован с целью централизованного учета и хранения Документов, их всестороннего изучения и использования. Единый государственный архивный фонд был образован в 1918 г. В состав ГАФ входят следующие группы документов.

1. Архивы дореволюционной России.

2.Документы, образованные в результате деятельности всех высших, центральных и местных органов государственной власти и государственного управления, прокуратуры, военных Учреждений, научных, учебных, культурно-просветительских организаций, предприятий и отдельных лиц Советской России; материалы учреждений, находящиеся за границей (посольства, консульства и т.д.).

3. Документы центральных и местных органов духовного управления, церквей и монастырей всех вероисповеданий.

4. Документы органов власти и управлений различных правительств, притязавших на государственную власть на какой-либо территории, входящей ныне в состав СССР (например, Сибирское правительство Колчака).

5. Документы государственных и общественных деятелей, ученых, деятелей культуры и искусства, дореволюционного периода и советской эпохи.

6. Письменные памятники истории, права, литературы, искусства; научно-техническая документация; кинофотофонодо-кументы; иллюстрированные, рукописные, печатные и другие материалы, выпускавшиеся со специальной целью агитации и пропаганды (плакаты, воззвания, листовки и др.); микрофотокопии документов.

7. Копии документов иностранных архивов, освещающих историю нашей страны.

На современном этапе к федеральной собственности ГАФ РФ относятся архивные фонды и архивные документы федеральных государственных архивов и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности федеральных органов государственной власти, Генеральной прокуратуры РФ, Центрального банка РФ и других банков, отнесенных к федеральной собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц. Негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства -- в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории России, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют государственные архивы, государственные музеи и библиотеки. Временное хранение документов государственной части Архивного фонда России осуществляют центральные органы исполнительной власти Российской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах. Документы ГАФ подлежат обязательной классификации, которая предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам. Наиболее общим классификационным признаком является признак группировки документов по историческим эпохам.

Документы ГАФ не могут продаваться и покупаться учреждениями, предприятиями или частными лицами.

6. Частные (личные) архивы

Фондом личного происхождения являются документы, переданные владельцем (собственником) на хранение в архив. Фон-дообразователями могут быть государственные, политические и общественные деятели, деятели науки и техники, литературы и искусства и другие лица, в процессе жизни которых образуются документы, представляющие определенную ценность.

Признаки классификации материалов фондов личного происхождения. В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователей: личные документы, рукописи, письма, материалы, свидетельствующие о политической, общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и др. В силу этого особенность классификации документов личных фондов состоит в том, что к ним не могут быть применены единая система построения фонда, а также общие признаки группировки, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. При классификации документов в пределах самых крупных групп могут применяться различные признаки группировки: тематический, предметно-вопросный, номинальный, жанровый, авторский, корреспондентский, хронологический и др.

Материалы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства, что дает возможность сохранить в архиве историческую последовательность их образования и организационную обособленность. Что касается документов личных фондов, то они, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Конкретное наименование разделов схемы I и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. Если в личном фонде находятся материалы родственников фондообразователя, то эти документы могут составить самостоятельные группы, созданные по авторскому признаку.

Материалы личных фондов на первой ступени классификации (т.е. при создании наиболее крупных групп) могут объединяться по нескольким признакам. В основу первоначальной группировки документов положены отдельные темы (биофафия в целом, служебная и общественная деятельность, творчество и др.) и виды документов (переписка). Такой признак классификации материалов называется тематическим и номинальным. Тематические разделы схемы отражают основные направления деятельности фондообразователя (служебной, общественной, личной жизни). Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. Например, в фондах государственных и общественных деятелей, а также деятелей народного хозяйства основную ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации материалов этих фондов они выносятся на первое место. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах писателей рукописи художественных произведений могут группироваться по жанрам (романы, повести, рассказы, очерки идр.), переписка -- по корреспондентам и т.д. Схемы классификации документов в таких типах фондов личного происхождения, как семейные и родовые фонды, определяются составом фондообразователей, характером их деятельности, видами документов и их количеством.

Виды и значение фондов личного происхождения. Частные фонды подразделяются на личные, семейные и родовые фонды. Личный фонд -- это совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица. Семейный фонд -- совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности членов одной семьи. Родовой фонд -- совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности представителей одного рода. В отличие от семейного фонда, который содержит материалы не более трех поколений, в родовом фонде представлены документы не менее четырех поколений.

Каждый личный фонд составляет единый комплекс документов, который не подлежит дроблению, даже если фондо-образователь жил на рубеже двух исторических эпох. Кроме того, личный фонд может содержать материалы, образовавшиеся после смерти фондообразователя: некрологи, статьи, воспоминания о нем и т.п.

В состав личного фонда помимо собственно личного архива фондообразователя (личные документы, рукописи, переписка и пр.) могут входить отдельные материалы близких родственников (родителей, жены или мужа, братьев и сестер и пр.), если эти документы имеют значение для характеристики фондообразователя. Если отдельные родственники основного фондообразователя сами являются выдающимися деятелями, то совокупность документации всех этих лиц образует не личный, а семейный фонд.

В состав родовых фондов помимо документов представителей рода могут входить материалы хозяйственных учреждений, например вотчинные управления, конторы.

Определение границ частных фондов связано с установлением хронологических рамок жизни фондообразоваелей.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, а также указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.

Важно отметить своеобразие частных архивов. Многие частные архивные материалы образовались в XIX в. Архивы государственных учреждений всегда подвергались со стороны правительства различным мероприятиям, например раздроблению, слиянию, упразднению, частичной концентрации архивов ит.п. Документальные материалы неоднократно являлись объектами реформаторских проектов. Однако что касается архивов отдельных лиц, то на них, как правило, правительственные мероприятия не распространялись. Частновладельческие архивы накапливались в частных руках как продукт частной жизни и частной деятельности либо отдельныхлиц, либо целых семейств и родов. Раньше такие архивы, обычно не наследовались государством на правах государственной собственности. После смерти того или иного обладателя архива или после прекращения той или иной фамилии или рода ихдокументальные материалы ожидала различная судьба. Они либо переходили в различные библиотеки и музеи в порядке завещания, дарения, покупки, либо распылялись по частным рукам. Иногда материалы конфисковывались правительством в карательном порядке и частью включались в существовавшие библиотеки, частью распределялись между различными учреждениями, частью «прилипали» к рукам сановников, производивших конфискацию, частью прямо уничтожались. В итоге всей этой разнообразной судьбы частные архивы приводились к крайнему распылению и к большим утратам.

Охарактеризованное специфическое положение частных архивов придает им особое значение. В них отражались явления и факты, часто не нашедшие освещения в официальных документах. Будучи распылены по музеям и библиотекам, они создавали между архивами, с одной стороны, и музеями и библиотеками -- с другой, своеобразное переплетение, требуя от исследователей корректирования известий официальных источников данными, сосредоточенными в материалах рукописных отделений музеев и библиотек. Кроме того, поскольку в частные архивы разными путями просачивались и документы учрежденческих архивов, частные архивы сплошь и рядом существенно дополняли своими материалами официального происхождения фонды ведомственных архивов. Распыленные по частным рукам личные архивы ставили исследователей в зависимость от воли их собственников. Если многие правительственные архивы являлись для исследователей запретной зоной, то частные архивы могли быть вообще не доступны. архивный хранение частный дело

Типизация архивов частного происхождения в зависимости от состава документов. Характер состава материалов частных архивов определяется способами и целями накопления документальных материалов в частных руках. Если документы отлагались у данного лица как органический продукт его частной жизни и деятельности, то у такого лица формировался частный архивный фонд. При этом цели сохранения накопленного фонда могли быть различными. Собственник документальных материалов мог хранить их для подтверждения в нужных случаях своих прав на то или иное имущество, те или иные привилегии и т.п. Он мог хранить материалы и в целях освещения истории своего рода, от которого он унаследовал свои права и преимущества. Хозяйственная деятельность собственника такого архива требовала сохранения документов, в которых были зафиксированы те или иные итоги этой деятельности. Художник, писатель, ученый, политический и общественный деятель часто хранили материалы, в которых отразился процесс их творческой деятельности. Таким образом, в зависимости от охарактеризованных целей накопления и хранения материалов могли складываться частные архивы юридические, хозяйственные, генеалогические, литературные, научные и т.п. Само собой разумеется, что каждый из названных типов частных архивов существовал не в чистом виде, а с примесью материалов из других типов, но профиль его определялся преобладанием тех или иных материалов.

Если же материалы данного собственника являлись органическим отражением жизни и деятельности других лиц и данным собственником были специально собраны теми или иными способами, то такие материалы составляли искусственное собрание, или коллекцию. Здесь также могли быть разные цели. Одни коллекционеры собирали автографы известных людрй независимо от их содержания; другие, наоборот, подбирали материалы по содержанию на интересовавшие их темы; третьи коллекционировали документы по наиболее характерным и ярким палеографическим, геральдическим и тому подобным признакам; четвертые разными путями приобретали целые фонды или фрагменты фондов и смешивали их, группируя документы из названных фондов по различным произвольным признакам.

Таким образом, частные архивы распадаются на архивы фондового характера и коллекционного типа, но бывают и смешения частных архивов. Например, в составе коллекций могут быть архивные фонды, а в составе фондов могут оказаться отдельные коллекции. Различие заключается в том, что присутствие в составе коллекций целых архивных фондов или их частей не делает коллекцию фондовым архивом, так как находящиеся в ней фонды отложились вне собственника коллекции. Точно так же наличие в фондовом архиве той или иной коллекции не превращает такой архив в искусственное собрание, если эта коллекция оказалась в составе частного фонда как рабочий материал, нужный фондообразователю в его работе и, следовательно, органически сросшийся с его фондом.

История развития фондов частного происхождения. Ранние частные собрания документов представляли собой комплексы преимущественно хозяйственных и частноправовых документов наряду со списками культовых книг и литературных произведений. Эти собрания отражали как практическую деятельность их обладателей, так и их потребность в просвещении, их вкусы и интересы. Поместно-вотчинные архивы состояли из документов, являвшихся доказательствами прав на поместья и вотчины, а также отлагавшихся в результате хозяйственной Деятельности обладателей поместий и вотчин. В них хранились грамоты о пожаловании за службу земли, выписи из писцовых, переписных, межевых и других книг писцового дела, определявших границы и состав поместий и вотчин, раздельные акты, заемные, закладные и кабальные записи, т.е. все документы, в которых фиксировались как отношения к совладельцам-родственникам, так и отношения к крестьянам. Зарождается ведение в поместьях и вотчинах приходорасходных книг и отчетности. В собственно фамильных архивах хранились документы о родовитости и служебных заслугах предков, например родословные книги, разрядные книги (о прохождении службы), решения по местническим спорам, другие документы. Наряду с юридическими материалами в фамильных архивах сберегалась переписка родственников. Оба названных типа архивов не существовали в чистом виде: в одном и том же архиве хранились документы и поместно-вотчинного, и генеалогического характера. Далее количество и состав частных архивных материалов усложняются.

В XVIII в. растут ценнейшие частные коллекции рукописей и отдельных документов исторического, литературного и научно-художественного характера. Связи молодой Российской империи с Западной Европой, тяга господствующего класса к овладению знаниями и самообразованию, интерес отдельных представителей его к культуре, науке, искусству, потребность на разных поприщах государственной деятельности в познании как природных богатств страны, так и ее прошлого -- все это способствовало возникновению в данный период типа энциклопедически образованного любителя-коллекционера, который по своей общественно-государственной деятельности мог быть и крупным администратором, и военным деятелем, и дипломатом. Собирательская деятельность этих коллекционеров показывает, что в XVIII в. в рядах господствовавшего класса в первую очередь действительно ощущалась потребность в собирании и сохранении исторических памятников, рассеянных по частным рукам, но разрешалась она созданием лишь новых частных коллекций.

XIX столетие, с его зарождением и развитием капитализма, дало новый толчок образованию частных архивов. Уже в старых вотчинных архивах появляются новые документальные отложения, свидетельствующие о внедрении в помещичье хозяйство вольнонаемного труда, например, документы о найме и увольнении сельскохозяйственных рабочих, ведомости об уплате им жалованья и др. На смену крепостной фабрике пришли капиталистические предприятия, явившиеся новыми фондообразователями частных архивов. Тип частного поместно-вотчинного архива дополняется типом частного фабрично-заводского архива. Меняется и тип коллекционера. Крупные коллекционеры выдвигаются из рядов купечества. В ХГХ в. коллекционерство становится в значительной мере коммерческим делом: книгопродавцы, торговцы старой книгой -- антиквары скупают из частных рук старинные рукописи и документы. Наряду с коллекционерами-одиночками в XIX в. появляются и коллективные коллекционеры частных архивов. Так, с возникновением в Петербурге и Москве ученых исторических археографических и историко-литературных обществ и организаций в их распоряжение стали поступать в порядке покупки или дарения материалы из частных архивов. В значительно больших размерах концентрировались собрания документов из частных архивов в рукописных отделах Петербургской публичной библиотеки, Исторического музея, Третьяковской галереи и др. Серьезную работу по собиранию материалов личных фондов деятелей литературы и искусства начали проводить возникшие в последней трети XIX -- начале XX в. мемориальные музеи, например музей А.С. Пушкина при Александровском лицее, Пушкинский дом, музеи М.Ю. Лермонтова, М.И. Глинки, Л.Н. Толстого и др. Собирало частные архивы и старейшее ученое учреждение страны -- Академия наук, библиотека которой сконцентрировала в то время в своем рукописном отделении архивы многих революционных и общественных деятелей. В глубинных местах России роль коллективных коллекционеров пытались взять на себя, да и то лишь в некоторой степени, губернские ученые архивные комиссии.

В начале XX в. категория частновладельческих архивов обогатилась архивами монополистических организаций русского и иностранного капитала-- банков, акционерных обществ, синдикатов. Отлагавшиеся в данных архивах документальные материалы -- уставы этих организаций, списки учредителей и акционеров, ежегодные отчеты и балансы оборотов, а главное -- журналы заседаний советов, протоколы общих собраний членов, переписка и договоры с владельцами отдельных предприятий и проч. -- отражали политику монополистического капитала в экономике страны, направленную на достижение сверхприбылей за счет разорения и обнищания трудящихся масс, милитаризации народного хозяйства, развязывания империалистических войн. Банки, помимо сосредоточения в своих архивах указанных материалов, непосредственно связанных с деятельностью, открыли У себя частным лицам приют для хранения в сейфах ценностей, в том числе и частных архивов и коллекций.

В XIX -- начале XX в. большое развитие получили личные архивы революционеров, общественных деятелей, писателей, ученых, художников.

Размещено на Allbest.ru