Офисные инновации: главное – результат

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационно-аналитическое управление Аппарата Законодательного Собрания Нижегородской области

Офисные инновации: главное - результат

А.П. Костерин, И.В. Нефедов

Значительное ускорение современного ритма жизни приводит нас к тому, что мы начинаемся задумываться о таких, вроде бы, традиционных и прочно вошедших в нашу жизнь понятиях, как «офис», ставить под сомнение наше представления о классическом офисе. Попробуем разобраться в том, что представляет собой офис сейчас и каким он будет в ближайшем будущем. офис виртуальный электронный документооборот

Так что же такое офис? Офис - это учреждение, на входе и выходе которого не материальные изделия, сырье, полуфабрикаты, инструменты, комплектующие, а «бумаги»/услуги. Важной особенностью работы офиса является то, что это не только источник конечных информационных услуг, но и источник решений, регламентирующих поведение людей или распределение материальных ресурсов. Понятие «офис» имеет четко выраженное дуалистическое содержание: материальное, подразумевающее конторское помещение и оборудование, и организационно-абстрактное, подразумевающее формы и структуру управления, взаимодействие сотрудников и их поведение.

Изначально материальное понятие офиса было более важной составляющей. Для организации работы необходимо было создать некоторые условия успешного, оперативного взаимодействия. Понятно, что в условиях, когда все сотрудники находятся в одном помещении или здании, возможности коммуникации значительно упрощались. Создание контор было экономически и логически оправданным. Поместите людей в одно помещение, создайте структуру и правила взаимодействия и результат будет. И до сих пор многим сложно представить себе офисную, бумажную работу, на которую не надо «ходить».

Однако сейчас, в эпоху новых информационных технологий, когда уровень коммуникационных возможностей зачастую превышает уровень потребностей в них, необходимость в материальном компоненте офиса отпадает. По крайней мере, в привычном понимании. Уже сейчас во многих офисах можно наблюдать ситуацию, когда сотрудники, находящиеся в одном помещении, прибегают к виртуальному общению, используя системы мгновенных сообщений. И хотя внешне это выглядит как тихая спокойная молчаливая индивидуальная работа, на самом деле в кабинетах ведется активное обсуждение тех или иных вопросов, решение проблем и совместных задач. Внедрение систем электронного документооборота в организациях исключает необходимость передачи документов «из рук в руки». Руководитель дает поручения и осуществляет контроль за их исполнением, а сотрудник получает, отрабатывает и отчитывается по этим поручениям, при этом они могут не пересекаться лично - в этом нет технической необходимости. Важна лишь скорость передачи информации, скорость взаимодействия. А широко распространенные автоматизированные системы документооборота позволяют передавать поручения фактически моментально, при этом не важно, где именно находятся стороны взаимодействия. Необходимо лишь наличие интернета, что сейчас не является сколько-либо значимой проблемой. Современные технологии позволяют осуществлять оперативное и эффективное взаимодействие с подчиненными, руководителями, коллегами или партнерами, физически находясь не только в разных частях города, но и в разных странах. Причем с такой же скоростью и качеством, как будто собеседник находится в соседней комнате или сидит рядом. Таким образом, необходимость наличия офиса на материальном (конторском) уровне отпадает. Широко распространившиеся в последнее время способы коммуникации открыли возможность создания виртуальных офисов (виртуальный офис - веб-ресурс или его часть, позволяющие географически разобщенным сотрудникам компании организационно взаимодействовать посредством единой системы обмена, хранения, обработки и передачи информации).

Впервые термины «виртуальный офис» и «обслуживаемый офис» ввела в 1978 году компания Servcorp. Однако Крис Керн (англ. Chris Kern) утверждает, что создал неологизм «виртуальный офис» для статьи в журнале, опубликованном в 1983 году.

Термин «виртуальный офис», в общем смысле, подразумевает профессиональное общение в режиме он-лайн. Физическое местонахождение такого офиса уже не играет главной роли. На первое место выходит профессионализм сотрудников и оперативность решения задач.

Виртуальный принцип работы - фактически это будущее для всех организаций, которые стремятся:

установить связь по всему миру, включая как небольшие города, так и мегаполисы;

открыть представительства в крупных городах или за границей;

гарантировать, что ничего не важно, кроме таланта, навыков, способностей и вежливости работника (как ранее ограничивающее физическое местонахождение);

расширить возможность выбора сотрудников при найме и обеспечить им более удобные производственные условия, меньшее напряжение и более сбалансированный образ жизни, повышая при этом производительность труда, экономя время и деньги;

иметь более гибкий штат.

Поддержка виртуальных офисов - это хороший способ для органов власти стимулировать развитие предпринимателей, которые хотят закрепить и расширить свое местоположение на рынке, избавляя их от соблюдения требований фиксированного штата и других препятствий, создаваемых различными инфраструктурами.

Виртуальный офис - это работа на дому, которая, по нашему мнению, имеет больше плюсов, чем минусов. Минимизация офисного пространства дает возможность организации платить меньшую аренду. Накладные расходы на офис низки, и в то же время сохраняется имидж профессионального офиса. Более того, так как сотрудники работают, не выходя из дома, то им не приходится ежедневно тратить активное время и силы на дорогу, контроль улучшается, т.к. он осуществляется не по присутствию на рабочем месте, а по результатам труда. Кроме того, результаты исследования The Economist Intelligence Unit «Готовимся к росту: будущие драйверы роста производительности» показали, что на рост производительности труда наибольшее влияние оказывают гибкий график, оплата работы по результатам и возможность работать удаленно Joanne McKenna, Press Liaison. Результаты исследования Economist Intelligence Unit: «Human-capital management remains key to increasing productivity», 21 марта 2011 http://www.eiuresources.com/mediadir/default.asp?PR=2011032102.

Сейчас пользователями виртуального офиса являются: юридические фирмы; иностранные фирмы; фирмы, работа в которых предполагает частые командировки; компании, занимающиеся недвижимостью; ипотечные компании; агентства по подбору персонала; сетевые компании. Кроме того, всеми преимуществами такого рода организации труда пользуются: домашние предприниматели, бухгалтеры, юристы, мобильный торговый персонал, домашний сервис обслуживания (кровля, электричество, ландшафт, строительство, реконструкция и т.д.), бизнес-консультанты, посредники, брокеры/консультанты по финансовым планированиям акций, тренеры/инструкторы, экономисты.

Считаем, что данный список в ближайшее время может и должен пополниться госслужащими. Переход на надомный способ работы для большого количества госслужащих - оптимальный вариант. При этом можно сохранить некоторые «присутственные» места, необходимые в тех случаях, когда у человека нет своего рабочего места, когда он приходит в офис - государственное здание - для того, чтобы провести какое-то совместное мероприятие, подготовить какой-то совместный документ. Все остальное он может делать вне офиса посредством интернет-сообщений, системы электронного документооборота, то есть эффективно используя то, что уже в органах государственной власти внедрено.

Возможно сохранение рабочих помещений для подразделений, которые работают с особенно важной информацией, к примеру, персональными данными и служебными документами, которые не могут вращаться в свободном доступе - бухгалтерия, кадровые службы, канцелярия. А вот сотрудники, занимающиеся планированием или анализом, вполне могли бы работать на дому.

Может возникнуть вопрос контроля над деятельностью госслужащих. Но какой контроль за деятельностью чиновников принят сейчас в большинстве органов власти? Контролируется не то, что чиновники делают, а ведется учет того, какое количество времени они находятся на работе. И это порочная система, которая не дает никакого представления о том, что реально делает человек… Представляется возможным ввести новую систему планирования и отчетности за работу. Такую, при которой человек понимает: у него есть перечень задач на сегодня, которые он обязательно должен выполнить. А где именно он их выполняет: дома, в кафе, на работе, в переговорной комнате, в этом офисе или в офисе через дорогу - он определяет сам. Выполнил все за восемь часов - хорошо. Выполнил за два часа - тем лучше для него, но тем хуже для его руководителя, который неправильно распределяет человеческие и временные ресурсы Ирина Постникова, Екатерина Князева. Интервью Интернет-журналу «Соль» руководителя аппарата администрации пермского края Макара Германа. «Он не сможет совершить таинство», 11 марта 2011. - http://saltt.ru/node/7956.

Похожей точки зрения придерживается и Губернатор Кировской области Никита Юрьевич Белых: «Я думаю, в работе должны уйти в прошлое бумаги, большие совещания, на которые съезжаются люди из разных районов и городов. Им на смену в полном объеме придут электронный документооборот, видеоконференции. И эта задача простая только на первый взгляд - ведь она потребует не просто механической установки новых программ, а в значительной степени изменения менталитета и подходов к работе со стороны госслужащих» Никита Белых. Интервью в блоге Алены Поповой: «Государство в 21 веке:», 23 марта 2011. - http://www.gosbook.ru/node/18782.

Необходимо понимать при этом, что материальный уровень офиса не исчезает полностью, а трансформируется в современную виртуальную форму. Для организации рабочего места «на дому» требуется компьютер с выходом в интернет, микрофон, наушники, веб-камера. Руководителям, имеющим право подписи, необходима также электронная цифровая подпись. Основными инструментами взаимодействия становятся Skype, ICQ, e-mail, СЭДД (система электронного документооборота), Google Docs или аналоги. Для проведения совещаний и переговоров возможно использование систем Веб-конференций. Стоит отметить, что возможность предоставления сотрудникам доступа к необходимым производственным мощностям и программному обеспечению не зависит от того, какого уровня его персональный компьютер, ноутбук, нетбук или какое-то еще более мобильное устройство по типу iPhone, с которого он выходит в сеть. Необходимым условием является лишь наличие широкополосного доступа в интернет. Это становится возможным благодаря набирающим обороты и популярность облачным технологиям. Облачные технологии предоставляют компьютерные ресурсы и мощности пользователю как Интернет-сервис. Причем количество решений и возможностей предоставления программного обеспечения как услуги (Software as a service - SaaS) растет большими темпами. Исследования показали, что благодаря облачным технологиям экономика развитых европейских стран (Великобритания, Германия, Италия, Испания и Франция) к 2015 году будет получать дополнительно по 177,3 млрд. евро в год. А косвенные экономические выгоды в результате дополнительной ВДС во всех пяти странах к 2015 году составят в совокупности 280 млрд. евро - по 60 млрд. в год, а косвенная и индуцированная занятость в период между 2010 и 2015 гг. может достичь 2 396 000 работников Отчет Центра экономических и бизнес-исследований (CEBR) «Облачные дивиденды - 2011». - http://uk.emc.com/microsites/2010/cloud-dividend/index.htm.

Положительный опыт постепенного перехода к виртуальному офису накоплен в Татарстане, где в Государственном Совете активно используется система «Мобильный офис». Под «Мобильным офисом» понимается переносной компьютер (ноутбук, карманный персональный компьютер, смартфон), оснащенный соответствующим программным обеспечением и предоставляющий доступ к ресурсам внутренней сети Государственного Совета через сеть Интернет, по схеме, обеспечивающей необходимый уровень конфиденциальности при обмене информацией. «Мобильный офис» позволяет получать документы в электронном виде, рассматривать их, налагать резолюции и тут же отправлять обратно, находясь в любой точке планеты, где есть доступ в Интернет, что является крайне удобным для организации оперативной работы с поступающей официальной документацией. Документы «заливаются» в ноутбук с установленным специальным программным обеспечением, а резолюцию можно набирать на клавиатуре, написать при помощи компьютерного пера - стилуса (ввод данных осуществляется за счет прикосновений или проведении линий пером по поверхности экрана), либо наговорить, затем подписать электронной цифровой подписью, и все это автоматически поступает в отдел документационного обеспечения для регистрации и отправки исполнителям.

Особенно важно начать автоматизацию и виртуализацию офиса с верхнего, руководящего звена. Обычно именно неподготовленность руководителя и не готовность принимать новые технологии и новые подходы к способам и методикам работы являются стопором в инновационном развитии организации.

Готовность руководителя участвовать в создании и использовании виртуального офиса - необходимое условие для реализации этого принципа. Но необходимым и достаточным условием будет готовность к работе в новых условиях со стороны всех сотрудников: от руководителя до менеджера самого нижнего звена. И хотя принцип офисной работы в мировой истории появился относительно недавно, он прочно укрепился в сознании. Во многом это связано с тем, что офис - это искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. Несомненно, внедрение виртуального офиса потребует изменения психологии сотрудников, их подхода к работе. Сотруднику, находящемуся дома, требуется самоконтроль. К тому же коллективный труд позволяет замаскировать собственное бездействие, а работа на дому требует индивидуальности и самостоятельности в принятии решений.

Прогресс развития новых технологий, новых знаний и расширения сознания человека не остановить, и то, как реагирует человек на эти изменения, показывает современность данного человека, его готовность и нацеленность на будущее. Смена эпох, постиндустриальное, информационное общество, в котором мы живем, не позволяют опираться в полной мере на опыт прошлого и действовать в соответствии с принципом «Хорошо как у деда. Хорошо как жили раньше», а требует изучать новые перспективы, возможности и уверенно смотреть в будущее.

Размещено на Allbest.ru