Кадровое планирование в организации

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Кадровое планирование в организации

Кадровое планирование является одной из важных задач субъектов управления персоналом. Это относится к организациям и предприятиям различных форм собственности. Актуальна эта проблема и для государственной и муниципальной службы. Поэтому в данной теме излагаются общие подходы к планированию и прогнозированию потребности в персонале организации, дается понятийный аппарат, а также раскрывается технология планирования и содержание основных методов определения потребности в персонале.

1. Понятие и структура кадрового планирования в организации

Понятие кадрового планирования

Обладание работниками теми или иными качественными характеристиками определяет структуру персонала организации по категориям: руководители, специалисты, служащие, рабочие.

В системе государственной и муниципальной службы такое разделение осуществляется в соответствии с Реестром должностей государственной и муниципальной службы. Категории персонала структурируются по профессиям, должностям и квалификации. Структура персонала должна быть адекватна целям и задачам организации. Это порождает необходимость планировать потребность в персонале (кадровое планирование).

Кадровое планирование является важной составной частью управления персоналом. Оно дает ответ на ряд важных вопросов:

сколько сотрудников, какой квалификации, когда и где будут необходимы?

каким образом можно привлечь нужный и сократить излишний персонал?

как лучше использовать персонал в соответствии с его способностями?

каким образом обеспечить развитие кадров для более эффективного выполнения должностных обязанностей?

какие затраты потребуются на запланированные кадровые мероприятия?

Кадровое планирование реализуется посредством комплекса взаимосвязанных мероприятий, объединенных в стратегическом или оперативном плане работы с персоналом. Так, оперативный план работы с персоналом в организации включает планирование:

потребности в персонале;

найма работников;

служебной карьеры;

-- финансовых и материальных вложений в персонал.

Характерной чертой кадрового планирования является предварительная разработка прогноза потребности в персонале и подготовка опережающих кадровых решений. С прогнозированием потребности в кадрах связаны усилия по разработке мероприятий и путей достижения желаемого будущего кадрового состава организации. Поэтому под прогнозированием в организациях понимается такая система комплексных решений, на основе которой можно строить прогноз развития состава персонала с учетом развития самой организации.

При кадровом планировании разрабатываются комплексные планы, позволяющие упрощать проблему в целом до уровня, по которому она поддается решению соответствующим лицом (или группой лиц).

Исходным пунктом планирования является уточнение кадровых проблем и формулирование конкретных решений. Конкретизация целей и их реализация требуют необходимой информационной базы, а, следовательно, сбора и обработки необходимой информации о персонале. Этот шаг можно отнести к началу процесса планирования персонала.

Стратегическое планирование

Перспективное кадровое планирование осуществляют в форме стратегического планирования, которое охватывает далеко идущие решения, которые касаются различных вопросов деятельности организации. Планирование же краткосрочных мероприятий структурируется в зависимости от круга конкретно поставленных задач.

Под стратегическим планированием понимаются действия направленные на то, чтобы путем развития и использования имеющегося кадрового потенциала и ликвидации негативных последствий сделать организацию устойчивой к изменениям внешних требований и рыночных условий.

Стратегия в узком смысле слова рассматривается как результат процесса планирования, определяющий основное направление будущих кадровых мероприятий. В более широком смысле стратегия создает своеобразный образец, черты которого в течение длительного времени активно проявляются в последних решениях. Стратегия, как правило, требует долгосрочного предвидения и систематического анализа взаимосвязи с персоналом и с организацией.

Следует отметить, что, если работа с персоналом в организации без стратегической ориентации, ее можно охарактеризовать лишь как оперативно регулирующую функцию.

Оперативное планирование персонала состоит в разграничении отдельных составных частей. На начальной стадии оперативное планирование в сфере персонала ограничивается качественным аспектом, который затем дополняется рассмотрением различных групп работников.

На практике это дифференцирование отдельных функций и задач работы с персоналом. В качестве примера можно привести разделение задач кадрового планирования. При этом исходными позициями в процессе кадрового планирования являются стоящие перед организацией задачи, а также требования к количественному и качественному составу персонала. Несоответствие двух этих величин свидетельствует о наличии потребности в персонале, которая покрывается количественно путем привлечения персонала, а качественно - путем развития персонала.

При необходимости возможно и сокращение избыточного персонала. Следует заметить, что планирование стабилизации (сохранения) персонала нацелено на удержание работников организации, например, посредством поддержания соответствующего уровня заработной платы, социальных льгот и др.

2. Определение потребности в персонале организации

Потребность организации в персонале -- это установление необходимых количественных и качественных характеристик персонала, соответствующих выбранной стратегии развития организации.

Виды потребности

В теории и практике различают следующие виды потребности в персонале:

потребность в обучении персонала, которая определяется различием в уровне квалификации и профессиональных знаний, необходимом для выполнения должностных обязанностей, и тем, которым обладает выполняющий их работник;

потребность в персонале качественная - это совокупность работников различной квалификации с точки зрения задач, подлежащих выполнению в конкретный период, и требований, предъявляемых конкретной должностью;

потребность в персонале количественная -- это численность работников определенной квалификации, необходимых организации для реализации стоящих перед нею задач;

потребность отдельного работника -- это осознание отсутствия (дефицита) чего-либо, вызывающего у сотрудника побуждение к действию.

Конечная цель определения потребности в персонале состоит в установлении его количества, необходимого для надежного выполнения работниками должностных и профессиональных обязанностей. В этом случае принимаются решения о потребности в них -- количестве и качестве, времени и продолжительности, а также месте.

Количественная потребность в персонале подразумевает число работников определенного возраста и пола, необходимых для исполнения возложенных на них функций. Если учитывается квалификация персонала, то в этом случае говорят об определении качественной потребности в персонале.

Задача состоит в определении требований, обусловленных конкретной должностью или профессией, для того чтобы можно было согласовать с этими требованиями профессиональные возможности имеющихся работников и работ, подлежащих отбору, и добиться их равномерного соответствия.

Определение качественной и количественной потребности в персонале на практике неразделимо и поэтому осуществляется одновременно. Однако данные о потребности в персонале бесполезны, если нет данных о времени и продолжительности потребности в них. Временной аспект является критерием, позволяющим определить потребность в персонале. Обучение персонала также требует соответствующих расчетов во времени. В целом потребность в персонале устанавливается на определенное время или к определенному сроку. Кроме того, должно быть запланировано время, необходимое для отбора работников, потребность в которых должна быть спланирована.

Переход от краткосрочного к среднесрочному планированию потребности в персонале осуществляется постоянно. Однако определение среднесрочной и долгосрочной потребности в персонале требует корректировки общего плана. В целом потребность в персонале определяется в соответствии с плановым штатным составом конкретной организации.

Сравнение планового штатного состава с имеющимся наличным персоналом позволяет выявить либо нормальное удовлетворение потребности, либо недостаток или излишек персонала организации.

В случае превышения потребности в персонале по качественным, количественным, временным или локальным показателям, принимаются корректирующие меры, которые выражаются в высвобождении персонала.

Целесообразно определить потребность персонала с учетом двух взаимосвязанных фаз: в данное время и на будущее.

Перед определением потребности в персонале целесообразно сначала проанализировать имеющийся в организации кадровый состав с количественной и качественной стороны и на этой основе оценить будущий кадровый состав с помощью имеющихся инструментов -- информационной техники и методик оценки персонала в количественном и качественном отношении.

Следует заметить, что качественное и количественное определение потребности в персонале создает основу для планирования издержек организации, целью которого является снижение расходов на оплату персонала.

Технология установления потребности в персонале

Исходным пунктом для определения будущей потребности в персонале является установление необходимого кадрового состава в настоящее время. Для этого в организации ведется учет вида работ;

времени назначения на должность;

увольнения в связи с достижением определенного возраста;

намеченных перемещений или повышений по службе;

краткой характеристики работника;

должностного оклада;

компенсаций и др.

Для указанного анализа могут быть учтены и другие данные, необходимые для планирования персонала в организации.

Плановое количество персонала складывается из потребного количества работников организации и его резерва. При этом потребное количество задействованных работников соответствует общему расчетному количеству персонала за вычетом того персонала, который отсутствует в связи с отпусками, болезнью, несчастными случаями и др.

Потребность в восполнении персонала возникает в виде разницы между количеством принятых на должность и количеством освобожденных (уволенных) работников за плановый период плюс потребность в покрытии отставания (недобор) за предыдущий период (потребность в восполнении = штатный состав на данный момент) минус фактический состав на данный момент. Она возникает в результате текучести и движения персонала в связи с уходом на пенсию, призывом в армию, инвалидностью, повышением по службе, перемещением, увольнением и др. Кроме того, потребность в персонале возникает в связи с расширением функциональных обязанностей должностных лиц, изменением организационной структуры организации и др.

В целом численность и качество персонала должны быть рассчитаны так, чтобы выполнялись долгосрочные задачи организации, так как нехватка персонала ставит под угрозу выполнение задач, а переизбыток его вызывает излишние финансовые расходы.

Исходным моментом, как было отмечено выше, является определение потребности в персонале. При наличии необходимой информации руководство организации предпринимает шаги по установлению контактов с будущими работниками. Сначала рассматриваются возможности привлечения персонала, существующие внутри самой организации. После установления контактов с требуемыми работниками производится отбор соответствующих кандидатов. Предпосылкой для этого является описание требований вакантных должностей и квалификации претендентов, включая возможности повышения квалификации.

Итак, под потребностью в персонале понимают потребность в работниках, нужных для будущего целенаправленного выполнения задач конкретной организации, в количественном, качественном и пространственном отношении. Другими словами, определение потребности в персонале представляет собой расчет необходимого числа работников по их квалификации, времени занятости и расстановке в соответствии с текущими и перспективными задачами организации. Расчет производится на основе сравнения потребности в персонале и фактического состояния обеспеченности на определенную дату и представляет собой информационную основу для принятия управленческих решений в области привлечения персонала, его подготовки и переподготовки.

При планировании потребности в персонале следует различать:

общую потребность, представляющую собой всю численность персонала, необходимую организации для выполнения должностных функций;

дополнительную потребность, представляющую количество работников, которое необходимо в планируемом периоде дополнительно к имеющейся численности базового года, обусловленной текущими нуждами организации.

При разработке штата на первом этапе с позиции целесообразности исходят из имеющихся в организации (занятых и вакантных) должностей. С течением времени штат может приблизиться к «должному» благодаря тому, что при любом расширении и изменении штат рассматривается с позиции:

необходима ли еще данная должность;

соответствует ли ее организационное включение, прежде всего в отношении выполнения должностных обязанностей, принципам целесообразности и рационализации;

оптимальным ли образом организована работа и др.

При планировании потребности в персонале следует учитывать также возможности замены и переводов. В этих случаях в штате, наряду с признаками деятельности, следует учитывать также группы должностей, на которых заняты штатные единицы.

В каждом случае в определении потребности в персонале рекомендуется участие руководителей структурных подразделений, а также работников, в отношении которых принимаются решения.

Опыт показывает, что среди методов долгосрочного определения потребности в персонале можно выделить ориентированные на прошлое и на будущее.

Методы, ориентированные на прошлый опыт, базируются на оценке статистических данных и исходят из предположения, что их можно перенести на будущее развитие. К таким методам относятся:

экстраполяция главных тенденций;

вывод по аналогии;

регрессионные и корреляционные методы;

экономические модели.

Так, при экстраполяции главных тенденций количественная потребность в персонале рассматривается единовременно во временном масштабе, т.е. в рамках единичного прогноза развития потребности ставится в зависимость только от времени.

Регрессионные и корреляционные расчеты являются математическими методами, которые анализируют отношение между переменными величинами. Особое значение при прогнозировании потребности в персонале имеет систематический учет мнения экспертов.

При определении потребности в персонале с помощью экономических моделей делается попытка стимулировать будущую количественную потребность на основе простых или более сложных регрессивных анализов и расчетов.

кадровый планирование персонал

3. Особенности планирования персонала в государственном и муниципальном управлении

Основная задача кадрового планирования состоит в обеспечении органов государственной власти необходимым числом квалифицированных служащих с минимальными затратами при отборе и решении вопросов профессионального развития. Несовершенное планирование кадровых потребностей, а тем более его отсутствие, являются причиной того, что отбор государственных служащих ведется бессистемно, методом "латания дыр", срочного подбора претендентов на освобождающие вакансии.

Особенность планирования персонала на государственную и муниципальную службу заключается в том, что оно базируется на штатном расписании, плане замещения вакантных государственных должностей, плане организационного развития органа государственной власти. Наиболее приемлемым является использование штатно-номенклатурного метода, который позволяет определить как число государственных служащих на основе штатных расписаний, так и их качественные характеристики.

Основой для планирования служат квалификационные требования по государственным должностям государственной службы, а также порядок присвоения и сохранения квалификационных разрядов государственным служащим, которые определены соответствующими нормативно-правовыми документами.

От качества разработки штата, должностных инструкций зависит достоверность расчетов, которые используются при формировании различных разделов кадрового плана.

Выводы

Эффективная работа с персоналом в организации, как показывает теория и практика управления, зависит от форм и методов планирования и прогнозирования потребности в персонале. При этом кадровое планирование включает выявление необходимого количественного и качественного состава работников организации, а также применение соответствующих форм их найма, использования и развития. При этом важно определить основные факторы, оказывающие значительное влияние на процессы планирования.

Наряду с планированием персонала в организации следует уделять внимание определению потребности в персонале на ближайшую или долговременную перспективу. Потребность организации в персонале во многом зависит от выбранной стратегии ее развития. Усвоение процессов, связанных с планированием персонала и определением потребности в нем, создает условия и возможности эффективного функционирования организации и дальнейшего развития с учетом ее миссии и целей.

Контрольные вопросы

Для каких целей предназначено кадровое планирование?

Раскройте содержание оперативного плана работы с персоналом.

В чем заключаются стратегические цели планирования персонала?

Раскройте содержание количественного и качественного планирования персонала.

Дайте понятие «определение потребности в персонале» и раскройте его содержание.

Изложите виды потребности в персонале и раскройте их содержание.

Изложите схематически сущность планирования потребности в персонале.

Раскройте содержание методов определения потребности в персонале.

Определите разницу между планированием персонала и определением потребности в персонале.

Размещено на Allbest.ru